En esta actividad van a Investigar y resumir del tema 2 de su 

programa de clases: La
planeación y administración de proyectos. El proceso de planeación y las herramientas
de apoyo. Los mecanismos de control de proyectos. El equipo de trabajo. Citar
ejemplos.
- La planeación y administración de proyectos. El proceso de planeación y las
herramientas de apoyo. Los mecanismos de control de proyectos. El equipo de trabajo.
Control de Costos asociados.
La planificación de proyectos  forma parte de la gestión de  proyectos, la cual se vale
de cronogramas tales como diagramas de Gantt para del progreso dentro del entorno
del  proyecto. Es el proceso para cuantificar el tiempo y recursos que
un proyecto costará.

La administración de proyectos es la técnica o metodología utilizada para alcanzar

objetivos en un tiempo estimado.
El volumen de trabajo, sumado a unas variables y unos requisitos cada vez más
complejos han dado lugar a que cada vez más empresas e instituciones administren su
trabajo por proyectos. Sin embargo, antes de conocer más detalles sobre la
administración de proyectos, es importante tener claro  qué es un proyecto.
 
LA IMPORTANCIA DE LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
 

Trabajar utilizando una correcta administración por proyectos supone una gran
ventaja si queremos mejorar la productividad de la empresa y obtener rutas de trabajo
óptimas para los recursos con los que contamos. Esta mejora continua está basada,
especialmente en proyectos de producción, en el método Kaizen.
Así pues, administrar proyectos significa también llevar una gestión equilibrando,
separando las urgencias de las tareas que realmente son importantes para el cliente. Y
es que cada proyecto tiene unas características diferentes, lo que lleva a ajustarse más
a las expectativas de cada cliente o dueño del proyecto.

Principales objetivos de la administración de proyectos. Este método de trabajo

persigue las siguientes claves:
 Aumento de productividad
 Eficacia de resultados dirigido a las exigencias del cliente
 Control de riesgos
 Gestión de costes y plazos
Proceso de planificación de un proyecto

De acuerdo al PMBOK, el Grupo del Proceso de Planificación está compuesto por

aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y
refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos
objetivos. Los procesos de planificación desarrollan el plan para la dirección del
proyecto y los documentos del proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo. La
naturaleza multidimensional de la dirección de proyectos genera bucles de
retroalimentación repetidos que permiten un análisis adicional. A medida que se
recopilan o se comprenden más características o informaciones sobre el proyecto,
puede ser necesaria una mayor planificación. Los cambios importantes que ocurren a
lo largo del ciclo de vida del proyecto generan la necesidad de reconsiderar uno o más
de los procesos de planificación y, posiblemente, algunos de los procesos de iniciación.
Esta incorporación progresiva de detalles al plan para la dirección del proyecto recibe
generalmente el nombre de “planificación gradual”, para indicar que la planificación
y la documentación son procesos repetitivos y continuos.

El resultado esperado de estos procesos debe cubrir los siguientes aspectos:

• Alcance.
• Tiempo.
• Costos.
• Calidad.
• Comunicación.
• Riesgos.
• Adquisiciones.
5 de apoyo herramientas para la gestión de proyectos
.
Trello: Una herramienta online básica para la gestión de proyectos de forma
colaborativa que utiliza una metodología Kanban de una forma súper visual.

Es posible usar Trello tanto para la gestión de grandes proyectos como para pequeñas
tareas personales. Es bastante fácil de usar, con una interfaz muy intuitiva y con
funcionalidades drag and drop, que es básicamente esto que ves en el GIF de abajo.

 Asana: Las aplicaciones online de creación de listas de tareas suelen ser muy simples
para cumplir con los objetivos de un gran proyecto, pero esto no ocurre con Asana.

Vas a encontrarte con un panel vacío, pero la clave está en que vas a poder crear
diferentes equipos (como el equipo de ventas, equipo de contabilidad, etc.) y diferentes
proyectos asignados a estos equipos. Y, además, vas a poder comprobar en todo
momento cómo se encuentra cada proyecto.

Redbooth: Conocido anteriormente como Teambox, Redbooth  es un gestor de tareas y

proyectos colaborativos muy intuitivo y fácil de usar.
Dapulse: Esta herramienta online para gestión de proyectos es la resultante de mezclar
uso fácil e intuitivo e interfaz amigable y atractiva.

Podríamos decir que su punto fuerte es la usabilidad. Puedes crear procesos y tareas,
asignarlas a diferentes equipos de trabajo y en un panel de control muy simple pero
llamativo, podrás ver cómo va todo.

Noysi: Una herramienta que nos ha sorprendido debido a que no la hemos conocido
hasta hace realmente poco.

Es una herramienta cuyo principal punto fuerte radica en la comunicación interna.

Muchos la catalogan ya como  el ‘WhatsApp de las empresas’, ya que sus fundadores
tienen la idea de cambiar la forma en la que las empresas se comunican actualmente.
Los mecanismos de control de proyectos.
El control es una función que se realiza mediante parámetros que han sido establecidos
anteriormente al acaecimiento del fenómeno controlado, es decir, el mecanismo de
control es fruto de una planificación y, por lo tanto, apunta al futuro.  El sistema de
control se proyecta sobre la base de previsiones del futuro y debe ser suficientemente
flexible para permitir adaptaciones y ajustes que se originen en discrepancias entre el
resultado previsto y el ocurrido.

EL CONTROL EN PROYECTOS

Hay casos en que unas mismas situaciones se repiten durante un periodo relativamente
prolongado de tiempo (planes permanentes), de tal manera que los posibles
acaecimientos se conocen con un razonable grado de certeza.  En el caso, por ejemplo,
de las operaciones repetitivas, de producción en línea o por pedido, donde los
parámetros de control, una vez establecidos, permanecen estables por un periodo de
tiempo determinado, solo se modifican cuando se intenta efectuar cambios en el
proceso de producción, en el modelo de calidad, en los niveles de existencias, etc.  En
ese caso, es posible programar el funcionamiento del sistema de control, es decir,
establecer normas para que responda automáticamente a las situaciones que ocurren
con frecuencia, informándonos solamente de los sucesos excepcionales.  Así, la acción
administrativa se hace presente únicamente en los casos de excepción.
Tipos de equipos de trabajo que se pueden encontrar en un
proyecto
La  presencia de un líder o su ausencia, la variedad de las misiones que les sean
encomendadas y la forma de plantear las tareas a llevar a cabo marcarán la
diferencia entre unos tipos de equipos de trabajo y otros. En un entorno de proyecto,
los más comunes son los tres siguientes:
 Equipos de trabajo funcionales: este tipo de grupos humanos están compuestos por
miembros de la organización de varios niveles verticales diferentes dentro de la
jerarquía de la empresa; por lo tanto, las funciones que realizarán sus integrantes son
muy variadas. Un equipo funcional típico tendrá varios subordinados y un responsable,
con autoridad suficiente para administrar tanto las operaciones internas, como las
relaciones del grupo con individuos ajenos a él. Los rasgos que definen a este tipo de
equipo de trabajo son:

 Los miembros del equipo generalmente tienen diferentes responsabilidades,

pero todo el trabajo se orienta al cumplimiento de una misma función, en
relación con una fase de proyecto o con un entregable.

 Cuando es ésta la distribución escogida para el proyecto se cuenta con más de

un equipo de trabajo, ya que cada función se delegaría en un diferente.

 Los equipos funcionales se pueden dar en proyectos de todo tipo e

independientemente de su tamaño.

Equipos de trabajo multifuncionales: combinan expertos de varias áreas. Estos

especialistas se integran en el equipo de forma independiente, o como parte, a su vez,
de un equipo funcional. Su principal característica viene definida por el hecho de que
todos ellos desarrollan su labor cooperativamente, orientándola hacia algún objetivo
concreto de la organización o centrándose en alguna de las metas de proyecto. Este es
uno de los tipos de equipos de trabajo más completos ya que:

 Debido a que sus miembros son considerados expertos en su área funcional, por
lo general están capacitados para tomar decisiones por su cuenta, sin necesidad
de consultar a la dirección de proyecto.

 La distribución de la responsabilidad sobre los entregables y tareas a realizar

en un proyecto en equipos multifuncionales mejora la coordinación de las
actividades interdependientes entre las diferentes subunidades.

 Cada miembro del equipo aporta una perspectiva única al grupo, que enriquece
los resultados, aunque puede, en ocasiones, dificultar la gestión.

 Equipos de trabajo autónomos: especialmente en proyectos globales es frecuente

encontrar equipos de trabajo autónomos. La convivencia de diferentes idiomas y
distintas localizaciones geográficas plantean la necesidad de reconocer la autonomía
de los grupos de trabajo, como única forma de adaptarse al dinamismo de un entorno
de estas características. Esta solución práctica requiere de una mayor claridad en la
gestión y de un proceso de selección exhaustivo de los miembros de cada equipo.
Además de escoger a los individuos por su cualificación y experiencia, es preciso
asegurarse de que la integración con el resto de integrantes será la óptima, para
minimizar la aparición de problemas de comunicación en el futuro.