Apoyar y acompañar la implementación, evaluación y seguimiento al sistema de calidad

y control interno.

Como elemento fundamental de ese objetivo se diseño lo que se diseño fue el manual de
calidad que se empezo por ese tema en atencion de que la camara de comercio de
girardot alto magdalena tequendama, lo que se pretende es que en el proximo año la
camara se certifique en calidad entonces se diseño el manual de calidad.

Manual de calidad: como un preambulo del manual de calidad y un requisito para el

sistema de calidad y de la planeaacion estrategica dentro del desarrollo del primer
objetivo tambien se adelanto en la matriz dofa se hizo un diagnostico situacional de la
empresa analizando el ambiente interno y externo y se estan priorizando algunas de ellas
para la planeacion del proximo año.

Tambien se hizo un taller participatico con el personal de la institucion y se actualizo la

mision y la vision esto fue lo que ya quedo y se hizo uno cambios menores.

Dentro de ese objetivo y tambien con miras a la informacion documetada que establece la
norma ISO 9001- VERSION 2015 Se diseño la pirmida documental. Le da una gerarquia a
los documentos es decir del que tiene mayor relevancio institucional al que tiene menor
relevancia. Se le asigno unos codigos a las dependencias que existen en el organigrama.

1. *Implementación del sistema de calidad:*

- Lideré la planificación y ejecución de la implementación del sistema de calidad,
definiendo claramente los procesos y procedimientos necesarios.

2. *Apoyo en evaluaciones periódicas:*

- Colaboré estrechamente con los equipos para realizar auditorías regulares,
identificando áreas de mejora y proponiendo soluciones específicas para optimizar los
procesos.

*Procesos Operativos:*
- Se necesitaba evaluar la eficiencia y coherencia de los procesos clave para garantizar
una ejecución efectiva de las actividades diarias.

2. *Cumplimiento Normativo:*
- Era esencial calificar la adhesión de la empresa a las normativas y estándares de la
industria para evitar riesgos legales y garantizar la integridad del negocio.

3. *Control Interno:*
- Se buscaba evaluar la efectividad de los controles internos implementados para
prevenir y detectar irregularidades en los procesos empresariales.

4. *Capacitación del Personal:*

 - La calificación se requería para medir la eficacia de los programas de capacitación,
asegurando que el personal estuviera adecuadamente preparado para cumplir con los
estándares de calidad.

5. *Gestión de la Calidad:*
- Se necesitaba una evaluación en áreas específicas de gestión de calidad para garantizar
que los estándares y procedimientos estuvieran siendo aplicados de manera consistente y
efectiva.

Estas áreas fueron identificadas y evaluadas para fortalecer la calidad general de la

empresa y cumplir con los objetivos establecidos.

Revisar la estructura organizacional y mapa de procesos

Este mapa de procesos lo unico que se hace fue la actualizacion es ampliarle los procesos
de la direccion administrativa y financiera donde se tenian 4 dependencias principales y
ahora se tienen 7 eso tambien en atencion al analisis que se hizo de organigrama
dentro del organigrama se hicieron algunas sugerencias de crear algunos cargos como por
ejemplo el de crear una adicion juridica para contratacion sin embargo la decisión que se
tomo fue continuar con el organigrama que existe dado que creae el nuevo cargo hacia
necesario modificar el presupuesto y en este momento no es optimo para la camara de
comercio hacer modificaciones al presupuesto.

1. *Optimización de la Estructura Organizativa:*

- Proponer ajustes en la estructura organizativa para mejorar la eficiencia, la
comunicación y la toma de decisiones, asegurando una distribución efectiva de
responsabilidades.

2. *Integración de Tecnología:*
- Sugerir la implementación de herramientas tecnológicas para agilizar los procesos
dentro de la estructura organizativa, mejorando la productividad y la coordinación entre
los departamentos.

3. *Diseño de Procesos Eficientes:*

- Revisar y rediseñar los procesos existentes para eliminar redundancias, identificar áreas
de mejora y garantizar una ejecución más eficiente de las actividades clave.

4. *Mapeo de Procesos Claros:*

- Mejorar la claridad y comprensión del mapa de procesos mediante la creación de
documentación detallada, describiendo de manera precisa cada paso y las interconexiones
entre los procesos.
5. *Identificación de Puntos de Control:*
- Establecer puntos de control y métricas clave en el mapa de procesos para facilitar la
evaluación continua y asegurar la conformidad con los objetivos organizativos.

6. *Formación y Comunicación:*
- Desarrollar programas de formación para el personal sobre la nueva estructura y
procesos, garantizando una transición suave y una comprensión clara de las
responsabilidades y expectativas.

Un mapa de procesos es una representación gráfica que muestra las actividades y pasos
que se llevan a cabo en un proceso específico dentro de una organización. Este diagrama
proporciona una visión visual y detallada de cómo fluyen las tareas desde el inicio hasta la
conclusión, identificando los roles, las interacciones y las decisiones clave a lo largo del
camino.

Apoyar y acompañar el diseño de procesos y procedimientos de la Dirección Jurídica y de

Registros Públicos, Dirección Administrativa y Financiera, Dirección de Promoción y
Desarrollo Empresarial y entregar propuestas para el mejoramiento de los procesos y
procedimientos mencionados.

Inicialmente se tomaron los procesos que ya existian y se hicieron algunas modificaciones

primero en el formato para la caracterizacion de proceso se modifico la estructura y
actualizar la informacion que se contiene en ellos.

Para el formato de procedimientos se dejo la misma estructura solo se retiro una columna
que tenia antes el formato que consistia en los puntos de control y se dejo dentro del
formato general. Segudamente ya en el formato actualizado se materializo la
documentacion del proceso en este caso en la caracterizacion del proceso lo que se hizo
fue identificar los procedimientos que contiene esa direccion y se dejaron identificados 8.

Caracterizacion el procedimiento para promocion y desarrollo se dejaron documentados 8

procedimientos.

Apoyar la elaboración del manual de procedimientos para la baja de activos.

Se hizo la revision del manual de procedimientos ya que estaba como manual y no como
procedimiento sin embargo en atencion a que se debia priotizar otras actividades
entonces simplemente se hizo la revision algunas recomendaciones las cuales seran
aplicadas proximamente-
Realizar las demás actividades inherentes al objeto del contrato que sean asignadas por
el supervisor y/o Presidenta Ejecutiva - Participación en ferias de la entidad

En la elaboracion de instrumetos archivisticos dentro de los cuales el primer fue el cuadro

de series y subseries documentales esta estructura obedece segundo cuadro de
clasificacion documental exigencias del archivo general de la nacionSe participo en los
objetivos que tiene promocion y desarrollo dentro de los cuales