PLANEACION DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

ROBLES HERNÁNDEZ KELLY JANETH

FUNDACION UNVERSITARIA DEL AREA ANDINA

ADMINISTRACION DE EMPRESAS
BOGOTÁ
2023
 INTRODUCCIÓN

El siguiente trabajo, tiene como finalidad conocer todos los aspectos sobre la
auditoria en las empresas, debido a que es una herramienta fundamental en las
organizaciones, al momento de analizar la competitividad y eficacia por la
constante evolución.
También se tiene en cuenta que todas las empresas deben de evaluar la
efectividad de sus procesos según lo requiera cada situación, es por ello, que la
auditoria administrativa se ha convertido en un proceso esencial, que permite
identificar áreas de mejora, optimizar recursos y garantizar el cumplimiento de los
objetivos estratégicos.
 PROCEDIMIENTO AUDITORIA.

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO.

Unificar los criterios y establecer los responsables y las actividades para realizar
Auditoría Interna, conforme a las disposiciones legales vigentes.

2. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA INTERNA.

✓ OBJETIVO GENERAL.

Realizar auditorías internas, para acompañar, asesorar, valorar el riesgo, y evaluar que
el Sistema de Gestión de Calidad Seguridad y Salud en el Trabajo, de LOGICTRANS
MULTIMODAL SAS conforme con las disposiciones legales vigentes; con las actividades
misionales, administrativas, técnicas y financieras; y con los planes, programas y
procedimientos aplicables, bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia.

✓ OBJETIVOS ESPECIFICOS.

1. Establecer la coherencia de los objetivos, planes y programas de cada

dependencia con el Plan Estratégico de LOGICTRANS MULTIMODAL SAS
2. Verificar la efectividad de las actividades del Plan Estratégico en cada uno de los
procesos o dependencias para alcanzar los objetivos corporativos.
3. Determinar el adecuado funcionamiento de los procesos y procedimientos
establecidos y si los mismos garantizan los resultados previstos.
4. Determinar la eficiencia y eficacia en el manejo del Talento Humano y de los
recursos financieros, físicos y de información.
5. Establecer si las diferentes dependencias y procesos de la Contraloría utilizan
adecuados sistemas de información y comunicación que permitan la confiabilidad
de los reportes generados a nivel interno y externo. Así mismo establecer la
existencia de controles en la identificación, almacenamiento, protección y
recuperación de los documentos y registros que se manejan por cada uno de los
procesos.
 ✓ Fases.

El procedimiento de Auditoría Interna está fundamentado en las Normas de Auditoría

para Sistemas de Gestión ISO 19011. Comprende las fases de:

• Plan de Auditoria Interna - PAI

• Proceso de Auditoría
• Consolidación del Informe con destino a la Revisión por parte de la Alta Dirección, y
• Mantenimiento de Registros de la Auditoría Interna

✓ Plan de Auditoría.

Definición de las dependencias o procesos a Auditar.

El coordinador SIG, mediante el análisis y aplicación de criterios técnicos determinarán
los procesos o dependencias objeto de la Auditoria.

La información requerida para la definición de las dependencias o procesos a auditar se

relaciona con:

• Resultados de la evaluación anterior del Sistema de Gestión por cada dependencia o

proceso.
• Resultados de la revisión efectuada por la Alta Dirección al Sistema de Gestión de
Calidad y decisiones tomadas producto de la misma.
• Nivel de desarrollo del Sistema de Control Interno o de Gestión de Calidad en cada
una de las dependencias o procesos.
• Cambios significativos de los Objetivos Corporativos y del Plan Estratégico de la
Entidad.
• Actividades de alta incidencia sobre los resultados, alto impacto y/o alto riesgo.
• Resultados de las Auditorías Internas anteriores.
• Indicadores de desempeño de los procesos.
• Cambios en los procesos.
• Nuevos procesos / nuevos productos.
• Ajustes tecnológicos.
• Cambios relevantes en requisitos y normatividad legal aplicable.
• Cronograma de actividades claves de la organización que determinan su operación
(vacaciones, cierres de períodos fiscales, proyectos especiales, entre otros).
• Solicitudes de Auditoría Interna por parte de los directivos, los responsables del
proceso y otros interesados.
• Revisión de la Alta Dirección
• Disponibilidad del equipo auditor.
• Recursos disponibles (físicos, financieros, tecnológicos, de información, entre otros).
•
Cuando se presente una solicitud de Auditoría Interna por parte del responsable de una
dependencia o proceso, éste deberá definir el objetivo, el alcance y las líneas de
auditoría a evaluar, la cual será analizada y aprobada, con el fin de programar su
realización.

✓ Elaboración, aprobación y comunicación.

• En la definición se tendrán en cuenta las normas constitucionales y legales, los

requisitos establecidos por los Sistemas de Gestión de Calidad y la Planeación
Estratégica para asegurar que se verifique su cumplimiento y adecuación.
• Se debe garantizar la coordinación con los responsables de cada dependencia o
proceso, para la programación

✓ Selección del equipo auditor.

Los criterios a tener en cuenta para la selección se fundamentan en los establecidos por
la Gerencia del Talento Humano, considerando lo siguiente:

• Educación: Se requiere formación profesional o experiencia de dos años en gestión

administrativa y operativa.
• Experiencia: Haber desarrollado actividades relacionadas con Auditoria, control y
evaluación de procesos, mínimo seis meses.
• Formación: Haber recibido y aprobado la capacitación en:
Sistema de Gestión de Calidad
Auditoria
• Habilidades: Poseer las siguientes habilidades, las cuales serán evaluadas por la
Gerencia del Talento Humano:
Observación
Análisis y síntesis de datos
Pensamiento crítico
Comunicación
Liderazgo

Lo anterior debe ser certificado por la Gerencia del Talento Humano. Esta Gerencia
mantendrá el registro de los Auditores Internos competentes e informará al coordinador
de Calidad al respecto.

Los Auditores Internos de otras dependencias serán solicitados al Gerente del Talento
Humano, con el visto bueno del Jefe Inmediato. Estos Auditores únicamente participarán
en las Auditorias relacionadas con el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO
9001 y con el Manual de Calidad de LOGICTRANS MULTIMODAL SAS.
Para garantizar independencia en la ejecución de la Auditoría, ningún Auditor podrá
auditar su propio proceso. Así mismo, se tendrá en cuenta cualquier otra inhabilidad o
impedimento que pueda existir, la cual debe ser informada oportunamente al
Coordinador de Calidad, quien decidirá al respecto. Ello garantiza imparcialidad de juicio
para confiar en el resultado de la Auditoría.

✓ Formación del equipo auditor.

Si el director del Talento Humano considera, como resultado de la selección y evaluación

anterior, que las necesidades de formación y capacitación se deben reforzar, hará el
requerimiento al Coordinador de Calidad, para la realización de actividades de
actualización y formación.

✓ Determinación de otros recursos necesarios para realizar el proceso auditor.

El director del Talento Humano determina los otros recursos de tipo financiero y logístico
(técnicos, económicos, de tiempo entre otros) con bases definidas previamente de
manera técnica, de tal forma que éste sea objetivo y alcanzable para realizar la Auditoria
Interna.

El objetivo de la auditoría es el que da sentido a la misma y orienta los esfuerzos para

evaluar los aspectos que son relevantes para la Contraloría, por ejemplo, Planes
Estratégico, y de Acción, gestión de la dependencia, cumplimiento de actividades,
administración de recursos, contratación, presupuesto, avance de las fases del Sistema
de Control Interno, seguimiento de actividades para eliminar las causa de las No
Conformidades y Observaciones, etc. Por lo tanto, el objetivo de la auditoría debe
describir el estado final deseado y medir el logro alcanzado con los recursos utilizados y
debe permitir la evaluación de su cumplimiento

El alcance de la auditoría tiene como propósito definir límites para el desarrollo de la

auditoria expresado en términos de: procesos, dependencias, documentos, partes de un
documento, registros, entre otros, los que se definen teniendo en cuenta los resultados
de auditorías anteriores y, los requerimientos formulados por la Gerencia General o por
los responsables de cada dependencia o proceso.

Los criterios o referentes, es decir el o los requisitos de tipo legal, organizacional o de

norma ISO que el auditor debe verificar en la dependencia o proceso seleccionado. Las
líneas de auditoría son las actividades claves o de mayor importancia que requieren ser
auditadas dentro de una dependencia o proceso. Estas líneas deben ser evaluadas con
criterio integral, que involucre aspectos de gestión, de estados contables o financieros y
de disposiciones legales, así como los mecanismos de control que contienen.
Como ejemplos de líneas de auditoría que pueden incluirse dentro del proceso de
Auditorías Internas están:

• Los Planes Estratégico, de acción y de mejoramiento.

• Los procedimientos para medir e informar sobre la efectividad de los programas.
• Los sistemas de información del Talento Humano.
• Los controles ejercidos sobre los sistemas de procesamiento electrónico de datos
empleados para el manejo de las transacciones administrativas y financieras.
• El manejo y control del Talento Humano y de los recursos físicos y financieros.
• Los requisitos específicos de la Norma ISO a verificar.
• Los términos de referencia comprenden las fechas y los recursos de tipo financiero,
físico y logísticos necesarios para ejecutar la Auditoría Interna.

✓ Desarrollo del Proceso de la Auditoría Interna.

Se desarrollan las actividades encaminadas a preparar y ejecutar el plan de trabajo de

auditoría, así como la comunicación de los resultados a los responsables de
dependencia o proceso auditado mediante el informe y posteriormente se realizará el
seguimiento a las acciones correctivas o preventivas del caso, si las hubiere.

✓ Estudio Preliminar.

Tiene como propósito que el equipo de auditoría conozca y comprenda de manera

integral la dependencia o proceso al cual ha sido asignado. Para lograr este
conocimiento y comprensión es necesario estudiar y analizar información y datos
relacionados con: objetivos, funciones, propósito, entorno, organización interna y talento
humano, procesos y procedimientos, productos y servicios, infraestructura informática,
sistemas de información, información contable, presupuestal y financiera (donde se
requiera), resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno, informes de
auditoría y de rendición de la cuenta, evaluaciones anteriores, indicadores de gestión,
mapas de riesgo, etc.

✓ Validación del Memorando de Encargo.

La Validación del Encargo de Auditoría es parte fundamental del proceso auditor, por
cuanto proporciona al Coordinador de Calidad un primer reporte del conocimiento y
entendimiento inicial logrado por los auditores sobre el proceso o dependencia y la
viabilidad y el compromiso para desarrollar el encargo de auditoría asignado.
Esta validación se fundamenta en el conocimiento que los auditores obtengan como
resultado del estudio preliminar efectuado y se realiza en Mesa de Trabajo ante el
Coordinador de Gestión dentro de los diez (10) días hábiles siguientes de haber recibido
el encargo. Por su parte el Coordinador de Gestión se pronunciará en las Mesas de
Trabajo sobre las condiciones que se aprueba la validación.

En caso de generarse controversias sobre la validación que no sean dirimidas por el

Coordinador de Gestión, éste las trasladará para estudio, análisis y resolución al Comité
Técnico.

✓ Preparación de la Auditoria.

El conocimiento y entendimiento de la dependencia o proceso permite a los auditores,

ante todo, proponer un Plan de Trabajo con cronograma de actividades para desarrollar
en la auditoría. Para su elaboración se deben considerar los siguientes aspectos:

• El Plan de trabajo debe ser elaborado por el equipo auditor, en el formato establecido
para tal fin, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la validación definitiva del
respectivo Memorando de Encargo, y presentarlo al Coordinador de Gestión, para su
aprobación y firma.
• Debe responder a los objetivos generales o particulares y al alcance formulados en el
PAI y definidos en el Memorando de Encargo.
• Será comunicado en forma previa y por escrito al responsable del proceso o
dependencia a auditar, por parte del Coordinador de Calidad.
• El Plan de trabajo debe contener, entre otras, las siguientes actividades a realizar:
Reunión de Apertura
Conocimiento de la dependencia o proceso auditado
Entrevistas con los funcionarios
Elaboración y desarrollo de procedimientos
Elaboración del reporte de Fortalezas
No Conformidades y Observaciones
Reunión de Cierre y
Elaboración del Informe Final.
• El auditor o equipo auditor son los responsables de elaborar los papeles de trabajo,
que hacen parte de la preparación de la auditoría. En su elaboración se debe tener
claridad sobre los procesos, respecto a cuál es el producto o servicio, sus entradas,
sus salidas, la asignación de recursos y los controles establecidos, así como los
criterios de evaluación o referentes.
 ✓ Reunión de Apertura de la Auditoria.

Se realiza con el responsable del proceso o dependencia a auditar y el auditor o equipo

auditor. En esta reunión se informa el objetivo y el alcance de la auditoria, se revisa y se
confirma el Plan de Trabajo y se aclaran las inquietudes que puedan surgir.

✓ Programas de Auditoría Interna.

Se constituyen en la guía para el desarrollo del trabajo, a fin de no obviar u olvidar los
procedimientos que llevarán al evaluador o auditor a emitir un juicio. Definidos, los
objetivos, las líneas de auditoria, validado el memorando de encargo y aprobado el Plan
de Trabajo, el paso siguiente es elaborar los Programas de Auditoría, los cuales deben
ser preparados por el equipo auditor y aprobados en Mesa de Trabajo por el
Coordinador de Gestión. La preparación de estos programas, se realiza en el formato
diseñado para tal fin.

El auditor o equipo auditor debe tener presente que un programa de auditoría contiene:
los objetivos de la auditoría inicialmente establecidos, los criterios específicos de
auditoría y los procedimientos, los cuales reflejan un esquema detallado del trabajo a
realizar por parte de los auditores, el alcance, la extensión y la oportunidad de las
pruebas a realizar.

✓ Ejecución de la Auditoria.

El auditor o equipo auditor son los responsables de desarrollar el Plan de Trabajo y los
Programas de Auditoria y de recolectar la información que permiten evidenciar y
sustentar los hallazgos positivos (Fortalezas) y negativos (Observaciones y No
Conformidades)

El auditor o equipo de auditores deberá obtener evidencia comprobada suficiente y

competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su opinión
y concepto, mediante la aplicación de técnicas y herramientas de auditoria.

El auditor en los papeles de trabajo u hojas de verificación, además de documentar los

procedimientos de auditoria debe posibilitar y suministrar pruebas suficientes que
garanticen la validez de los hallazgos.

Cada vez que se obtiene evidencia, se debe validar el hallazgo en Mesa de Trabajo con
la participación del Coordinador de Gestión determinando si se tratan de Observaciones
o No Conformidades, y se acuerda la comunicación del mismo al responsable del
proceso auditado, quien dispondrá de 10 días hábiles para dar respuesta y/o tomar las
acciones correctivas o preventivas a que haya lugar.
 ✓ Reunión de cierre.

El Coordinador de Gestión y/o auditor líder o equipo auditor efectuará la reunión de

cierre de la auditoria con el responsable del proceso o dependencias auditada y quienes
participaron en la auditoría para presentar las fortalezas, Observaciones y No
Conformidades, de la cual se levanta un acta. En esta reunión se debe establecer el
compromiso por parte del responsable del proceso o dependencias auditada para tomar
las acciones para solucionar los hallazgos presentados, acordando el término para el
cierre de las Observaciones o No Conformidades.

✓ Informe de Auditoría.

Debe ser elaborado por el auditor o equipo auditor y traduce fielmente las conclusiones
de la reunión de cierre. Lo revisa el Coordinador de Gestión, lo firma el auditor o auditor
líder y lo aprueba el director de la Oficina, quien lo remite al auditado. El informe se
elabora en los términos y condiciones que define la plantilla. Toma de acciones
correctivas o preventivas: El responsable del proceso o dependencia auditada debe
asegurar que se tomen sin demora las acciones que permitan eliminar las causas de las
Observaciones y No Conformidades detectadas a lo largo de la auditoría y los términos
establecido en la reunión de cierre.

Las acciones efectivas que se realicen en cada dependencia para eliminar las causas de
las Observaciones y de las No Conformidades y se reflejarán como hallazgos positivos
en el informe final de Auditoría.

✓ Seguimiento de las acciones correctivas o preventivas.

Es responsabilidad del auditor, en el desarrollo de la auditoría hacer seguimiento al

cumplimiento de las acciones tomadas por el auditado para verificar su eficacia y el
cierre de las No Conformidades y Observaciones detectadas. El seguimiento sobre las
acciones preventivas y correctivas de las Observaciones y No Conformidades
manifestadas en el Informe Final, se hará en la auditoría interna siguiente. Para ambos
casos se elaborará en el formato acta de seguimiento.

✓ Consolidación del Informe con destino a la Revisión de la Alta Dirección.

Los Profesionales Especializados, con base en los resultados de los informes

presentados por los auditores procederán a preparar el Informe Consolidado con destino
a la revisión por parte de la Alta Dirección, el cual es analizado por el Comité Técnico y
aprobado por el Representante de la Dirección, quien lo firma y lo remite al Gerente
General.
 ✓ Mantenimiento de Registros de la Auditoría Interna.

Se establecen como registros obligatorios los siguientes:

• Plan de Auditoría
• Plan de Trabajo
• Ayudas de memoria
• Reporte de No Conformidades y Observaciones
• Acta de reunión de cierre
• Informe de Auditoría
• Acta de Seguimiento de Acciones Correctivas o Preventivas

Los Papeles de Trabajo, constituyen la principal evidencia de la tarea de auditoría

realizada y de las conclusiones alcanzadas que se reportan en el Informe. Por lo tanto, al
finalizar cada vigencia deben ser entregados, siguiendo los lineamientos y
procedimientos establecidos por LOGICTRANS MULTIMODAL SAS.

Se presentan algunos formatos de Papeles de Trabajo que pueden ser utilizados por el
auditor en el desarrollo de los procedimientos, pero se aclara que éste es autónomo de
diseñar otros que considere convenientes para realizar las pruebas de auditoría que se
requieran, pero en todo caso deben guardar el esquema y el encabezado de la plantilla
señalada. De igual forma se utilizará la referenciación y marcas aprobadas por el Comité
Técnico.

✓ Seguimiento, Control y Monitoreo del Proceso Auditor.

El control y monitoreo es una función administrativa, objetiva, sistemática y profesional

que orienta y evalúa permanentemente las actividades realizadas por los auditores en el
desarrollo de las Auditorías Internas, para que los objetivos y las metas previstas se
cumplan de manera económica, eficiente y eficaz.

Esta función es desarrollada por el Coordinador de Gestión a través de las Mesas de

Trabajo que éste convoque para tal fin, y en ella se dejarán conclusiones que reflejen el
avance de la auditoria, validación de hallazgos y limitaciones presentadas, lo que será
informado al Comité Técnico y al director de la Oficina comprende actividades como:

• Estimular la participación de los auditores, motivando sus aportes e iniciativas.

• Proporcionar a los auditores calidad profesional y confianza sobre el trabajo que se
ejecuta y sus resultados.
• Velar porque los integrantes del equipo auditor tengan claro entendimiento de los
objetivos y del plan de auditoría.
• Apoyar para que el proceso auditor se desarrolle de manera adecuada por parte de
cada uno de los integrantes del equipo de auditoría, lo cual implica el cumplimiento
de Normas de Auditoría y demás disposiciones.
• Verificar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría y de cada evaluación
específica, mediante la utilización de técnicas, herramientas y procedimientos
establecidos.
• Conocer el avance de las Auditorías Internas por cada Proceso o Dependencia
evaluada.

El Coordinador de Calidad realizará la labor de supervisión y monitoreo durante todo el

proceso auditor y dejará constancia de ello en sus Papeles de Trabajo. Además,
reportará periódicamente al Representante de la Dirección cualquier novedad que se
presente. Finalizada cada vigencia y dentro de los 30 días siguientes, rendirá un Informe
por escrito sobre los resultados de la supervisión realizada en donde se exprese el
cumplimiento de los objetivos, relaciones de los auditores con los funcionarios de las
dependencias auditadas y recomendaciones para futuras Auditorías Internas.

Con el fin de garantizar el adecuado seguimiento control y monitoreo, el Coordinador de

Gestión convocará a Mesas de Trabajo con los auditores, cada vez que éste o el equipo
auditor lo consideren conveniente. Los resultados obtenidos serán plasmados en Ayudas
de Memoria (original para el equipo auditor y copia para el Coordinador), las cuales
deben ser firmadas por quienes participaron en ella, pero no requiere la aprobación
formal.

Este documento formará parte de los Papeles de Trabajo y su conservación y archivo

estará a cargo del auditor líder.
 CONCLUSIONES

Se puede concluir con el trabajo realizado, que se debe de tener una planeación al
momento de realizar la auditoria, con el fin de saber y proporcionar una evaluación
exacta del proceso de la empresa y así identificar oportunidades para mejorar la
efectividad en las áreas.

De igual forma, detallar los recursos humanos, financieros y materiales permitidos,

para optimizar y obtener un mejor equilibrio entre costos y resultados, teniendo en
cuenta que se enfatiza la importancia de la trasparencia y la rendición de cuentas
en la gestión administrativa, para así mejorar la confianza interna y externa.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Información empresa LOGICTRANS MULTIMODAL SAS.