Fase 3 - Realizar la Planeación y organización en un caso empresarial

Sara J. Garcia Castillo

CC. 1.026.581.423

Jeannethe Huertas Suarez

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios -ECACEN

Programa de Fundamentos de Administración

Bogotá, 2022.
 Introducción

GURU SAFETY SAS fue creada y fundada por Aracely Castillo Linares y ha sido

reconocida dentro del gremio por su experiencia y alianzas laborales mediante contratos con

importantes empresas como lo fue AGUA DE BOGOTA, MALOKA, INVIAS, entre otras.

GURY SAFETY es una empresa colombiana de ropa para trabajo que marca diferencia a

nivel nacional, por la calidad de sus productos, el nivel de detalles de las prendas y el servicio que

ofrece a todos sus clientes.

Objetivos
Objetivo General

Ser la empresa más grande en suministro de dotación, calzado y elementos de protección

personal.

Objetivo Específico

• Crear alianzas estratégicas con empresas del estado para suministrarles la dotación.

• Tecnificar todos los procesos involucrados en la confección.

• Certificarse con las normas necesarias que avalen la calidad de sus procesos.

• Inyección de mayor capital para invertir en más maquinaria.

 Desarrollo de la actividad principal

1. Análisis de la organización:

GURU SAFETY fue creada y fundada el 6 de junio de 2007, en la ciudad de Bogotá D.C.,

brinda el servicio de confección y suministro de dotación y elementos de protección personal para

la seguridad de los empleados y así minimizar las posibilidades de riesgo biológico y/o accidentes

de trabajo.

También es una empresa que cubre el mercado de oficinistas y toda profesión que implique

una presentación adecuada y pulcra.

Tabla No. 1. Características de la empresa Gurú Safety And Protectión SAS.

2. Factores claves del éxito (FCE) Gurú Safety And Protección SAS

Según Sánchez (2016), expresa que los factores claves del éxito, son las actividades que la

empresa tiene que efectuar bien, para alcanzar el éxito en el sector económico en el que se

encuentra la organización.
Tabla No. 2. Factores calves del éxito de Gurú Safety And Protectión SAS.

Fuente: Propia

Según David (2013), expresa en su libro Administración estratégica que Las fortalezas y

debilidades internas, son las actividades que una organización puede controlar y cuyo desempeño

es muy bueno o malo. Estas actividades, están relacionadas con la administración, marketing,

finanzas y contabilidad, producción y operaciones, investigación y desarrollo y sistemas de

administración de información de una empresa.

“Las organizaciones se esfuerzan por encontrar estrategias que capitalicen las fortalezas

internas y eliminen las debilidades internas”. (Fred David, 2013, p. 11).

Tabla 3 Fortalezas de la Organización Guru Safety And Protection SAS.

 La empresa cuenta con un musculo de producción muy optimo, debido a que cuenta con

el personal calificado para cumplir con el objeto social de la empresa y que sigue los procesos de

producción, lo que colabora con la competitividad y prestigio de la empresa.

Tabla 4. Debilidades de la Organización Guru Safety And Protection SAS.

Fuente: Propia

Fuente: Propia

La empresa en su parte administrativa ha tenido fuertes acontecimientos, lo cual ha

debilitado su prestigio en cuanto a entregas, por otra parte, su musculo financieros puede verse

afectado debido a la perdida de información financiera imposibilitando el acceso a préstamos

bancarios.

Según David (2013), dice que las oportunidades y amenazas externas, se refieren a las

tendencias y acontecimientos económicos, sociales, culturales, demográficos, ambientales,

políticos, legales, gubernamentales, tecnológicos y competitivos que podrían beneficiar o

perjudicar de modo significativo a una organización en el futuro.

Las oportunidades y amenazas siempre están fuera del control de una sola empresa, es ahí,

el uso de la palabra externas. (Fred David, 2013, p. 26).

Tabla 5. Oportunidades de la Organización Guru Safety And Protection SAS.

Fuente: Propia

La empresa al producir un bien tan indispensable como es el vestir, tiene muy buenas

oportunidades para ingresar en grandes mercados como lo son por medio de las licitaciones.

Tabla 6. Amenazas de la Organización Guru Safety And Protection SAS:

Fuente: Propia

La empresa se ha visto afectada por la pandemia, debido a que ha escaseado ciertas

referencias de telas que para la empresa son indispensable manejar en su inventario, también se
han encarecido los insumos provocando así que el margen de utilidad disminuya ya que los

clientes no aceptan el alza de precios.

Planeación

1. De acuerdo con el análisis que realizó en las Debilidades, Fortaleza, Oportunidades y

Amenazas (DOFA), se analizó la situación actual y el futuro deseado para la empresa así:

Tabla 7. Situación de la Empresa Guru Safety And Protection SAS.

Situación actual Futuro deseado de la empresa

Fortalezas: La empresa desea en su futuro tener un buen equipo de contabilidad,
• Producción capaz de cumplir con informes financieros mensuales y
• Competitividad presentación de impuestos a tiempo, así como también que el rindan
• Recurso un presupuesto mensual para así facilitar su límite de gastos.
Humano
También desea generar más empleo para así organizar su parte
Debilidades logística y lograr entregas a tiempo y satisfactorias, así como
• Contabilidad también en su parte de Marketing y diseño de modas para contar
• Investigación y con un diseño innovador y con aun mas calidad generando un sello
desarrollo de marca cuando se trata de reconocimiento.
• Logística
Oportunidades La empresa debido a la emergencia sanitaria ha tenido
• Gubernamental complicaciones en cuanto a materia prima y pago de clientes,
• Económico generando un ciclo en que si no paga el cliente, Guru se estanca
• Social también en sus pagos, por eso mismo la empresa a futuro desea que
su musculo financiero sea lo suficientemente fuerte como para
Amenazas poder suplir este tipo de situaciones sin que afecte sus procesos
• Económico internos, también proyecta que en un futuro tendrá aliados
• Ambiental estratégicos para fortalecer su presencia en el mercado.
• Demográfico
Fuente: Propia

2. La función de planeación para la empresa:

 Investíguese si esta empresa seleccionada posee una misión y visión formal. Si ya posee una

misión y visión establecida, evalúela y redefínala de acuerdo con los niveles competitivos de

hoy. Si la compañía carece de una exposición de la misión y visión, elabórelas.

Tabla 8. Misión y Visión de Guru Safety And Protection SAS:

Misión Visión

Guru Safety and Protection existe para ser la
empresa líder en el suministro y
comercialización de ropa de trabajo superando
la expectativa del cliente gracias a nuestros
altos estándares de calidad. Entendemos las
necesidades del mercado, por lo que estamos
comprometidos con fabricar productos que
generen un ambiente y condiciones seguras de
trabajo para cada uno de los clientes.
Para el 2022, buscamos posicionarnos como
una empresa líder en el mercado nacional e
internacional implementando soluciones
tecnológicas e innovadoras que permitan
añadir un valor agregado a nuestros productos
y contribuyan al desarrollo de la industria de
confección en Colombia. A su vez, mediante la
mejora continua en la compañía buscamos
crecer profesionalmente, satisfacer de mejor
forma las necesidades del mercado y ofrecer el
mejor servicio al cliente.

Fuente: Propia

Tabla 9. Objetivos a corto, mediano y largo plazo de Guru Safety And Protection SAS.

Fuente: Propia

Valores corporativos:

• Calidad: Soluciones eficientes en cada uno de los procesos.

 • Cumplimiento: de los compromisos adquiridos hacia nuestros cliente internos y

externos.

• Honestidad: Coherencia absoluta entre los que ofertamos y entregamos.

• Servicio: Disposición total para atender los requerimientos de nuestros clientes,

proveedores y colaboradores.

• Liderazgo: Capacidad para cumplir con objetivos y avances.

Tabla 10. Políticas de Guru Safety And Protection SAS.

Política de satisfacción del Política de pago a Capacitación de producción

cliente proveedores

Conocer al cliente y sus La programación de pagos Pulir los conocimientos y las

necesidades. estará a cargo del gerente habilidades que requieren los
general. empleados para realizar su
Verificar las necesidades del actividad mediante
cliente y la oportunidad de la Se hará pagos de acuerdo con capacitaciones constantes.
empresa de cubrirlas. los plazos establecidos con los
proveedores Mejorar los tiempos de
Evaluar si los procesos producción con estrategias
generan los resultados La cancelación de facturas y/o para minimizar el tiempo
esperados por los clientes. cuentas de cobro a los perdido entre operación.
proveedores se hará con la
Actuar en situación de presentación de la factura. Eliminación de gastos
problemas y procurar evitar innecesarios.
situación así en el futuro. Días de Pago: se efectuará los
pagos una vez por semana los
Ofrecer una asistencia fluida y días viernes.
congruente mediante los
múltiples canales de
comunicación.
Fuente: Propia

Tabla 11. Presupuesto de Guru Safety And Protection SAS.

Recursos Gerencia Área Área Área Área
Administrativa Financiera Comercial Operativa
Humanos (1) (1) Asistente (1) (2) (1) Jefe de
Gerente Administrativa Contador Vendedores producción
General (1) Cortador
(1) Mensajero
(1)
Supernumerario
(3) Control de
Calidad
(15) Maquina
(1) Auxiliar de
planta
Técnicos (1) (1) (1) (2) (1) Cortadora
Computador Computador de Computador Computadore vertical
portátil mesa. de mesa. s de mesa. (1) Cortadora
(1) (1) Impresora (1) Impresora extremos
Impresora (1) Cortadora
circular
(1) Mesa de corte
(10) Maquinas
planas
(2) Dos agujas
(4) Fileteadoras
(2) Rematadoras
(1) Empretinadora
(1) Collarín
(1) Presilladora
(1) Ojaladora
(1) Botonadora
(1) Tachadora
(1) Termofijadora
(1) Selladora
(2) Cerradoras
Material Papelería Papelería Papelería Papelería Telas
Rematadoras
Hilos e hilazas
Cremalleras
Botones
Velcros
Brochas
Cintas
 Financier Gerente Asistente Contador Vendedores Jefe de
o General Administrativa $2.000.000 $1.500.000 + producción
$6.000.000 $1.500.000 comisiones $1.700.000
en promedio El resto de
(1.000.000) personal en esta
área gana el
SMLV
$1.000.000
Fuente: Propia

Organización

Tabla 12. Organigrama de Guru Safety And Protection SAS.

GERENTE
GENERAL

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO COMERCIAL FINANCIERO PRODUCCIONRO

Asist. Administrativa Vendedores Contador Jefe de producción

Operarios

Mensajero

Auxiliar de Bodega

Auxiliar de planta

Fuente: Propia
Tabla 13. Cargos y funciones:
No. Cargo
1 Gerente General
2 Asistente Administrativa
3 Contador
4. Vendedores
5 Jefe de producción
6 Mensajero
7 Auxiliar de bodega
8 Auxiliar de planta
Funciones
Organizar los recursos de la entidad.
Estudiar los diferentes asuntos financieros, administrativos.
Hacer de líder de los diversos equipos.
Darle seguimiento a todas las actividades se puede ir
verificando que los resultados obtenidos se ajusten a los
planes previamente establecidos.
Apoyar el área contable.
Programar pagos.
Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos,
correspondencia tanto entrantes como salientes.
Coordinar la ruta para mensajería.
Redactar y revisar documentos, tales como recibos, reportes,
memos, hojas de cálculos y otros documentos
administrativos
Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales,
incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros
documentos administrativos.
Coordinar y agendar reuniones, entrevistas y otros.
Registrar las operaciones de la empresa
Presentar impuestos antes los entes fiscales.
Emitir informes financieros.
Mantener los libros contables actualizados.
Presentar informes anuales como exógenas, renta y cámara
de comercio.
Digitalizar la información.
Cumplir con los requerimientos directivos.
Llevar registro de las ventas diarias.
Visitar clientes potenciales.
Elaborar cotizaciones y órdenes de compra.
Llevar un registro de insumos, suministros y productos.
Promocionar los productos o servicios.
Hacer telemercadeo.
Cumplir metas.
Revisión de ordenes de pedido.
Supervisión de autorizaciones de diseño.
Ejecuta, enruta y dirige la línea de producción.
Programa mantenimiento de las maquinas.
Direcciona el proceso de control de calidad.
Gestiona la logística de entrega.
Entrega los pedidos.
Compra de los insumos y materias primas.
Recibir mercancía.
Despacha mercancía.
Inventario de la mercancía.
Facilita el trabajo del área de producción.
 Esta involucrado en todos lo procesos de producción como
apoyo.
9 Operarios Confeccionar.
Cumplir con tiempo de producción.
Fuente: Propia
Tabla 14. Asignación de recursos materiales, técnico y financieros:

No. Cargo Asignación de recursos

1 Gerente General
2 Asistente
Administrativa
3 Contador
4. Vendedores
5 Jefe de producción
6 Mensajero
7 Auxiliar de bodega
8 Auxiliar de planta
9 Operarios
Fuente: Propia
Computador, impresora, papelería, nomina.
Computador, impresora, papelería, nomina.
Computador, impresora, papelería, nomina.
Computador, impresora, papelería, nomina.
Computador, impresora, papelería, nomina.
Nomina, Camioneta, moto, nomina.
Materia prima, insumos, nomina.
Materia prima, insumos, nomina.
Materia prima, insumos, nomina, maquinaria.
 Conclusión.

Después del análisis realizado podemos concluir que la empresa se plantea objetivos reales

que van de acuerdo con sus posibilidades dentro del mercado y dentro del análisis financiero, tiene

todas las herramientas para mantenerse en el mercado ya que cuenta con un producto indispensable

y el cual sus precios son competitivos, le falta organización logística y financiera, pero cuenta con

la experiencia y el recurso humano que los ha traído hasta hoy como una marca reconocida en las

dotaciones.
 Bibliografía

Covey, S (2005). Competitividad en las organizaciones sobre la base de la confianza.

Trasformando la confianza en una ventaja competitiva. Editorial Gestión. Estados Unidos.

Recuperado de https://www.gestion.com.do/pdf/013/013-stephen-mr-covey.pdf

Cipriano, Luna González, Alfredo (2014). Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria.

Recuperador de http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564