CONVENIO AMPLIACIN DE COBERTURA FE Y ALEGRA

CENTRO: COMERCIO_SENA
NOMBRE DEL INSTRUCTOR: EUNICE SOTELO GUEVARA
NOMBRE DEL APRENDIZ: __________________________________
FECHA: ______________________________________________

Valoracin _____

PROGRAMA DE FORMACION: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

PROYECTO DE FORMACION:
COMPETENCIA:
RAP:
OBJETIVO: OFRECER A LOS APRENDICES CONCEPTUALIZACION Y AL MISMO TIOEMPO REALIZACION DE TALLERES
RECIBO DE DOCUMENTOS: El recibo de documentos es una de las tareas ms importantes en el tratamiento de las
comunicaciones empresariales. Por lo tanto, se debe crear un control que permita comprobar el recibo y tramitacin
de las comunicaciones recibidas, estableciendo responsabilidades por medio de personas encargadas de esta labor.
(Las comunicaciones pueden ser en forma personal, por mensajero, por buzn, correo nacional, electrnico y fax).
PASOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS
1. Recepcin: consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y conductos, estos pueden
ser directos o indirectos.
Directos: Son las comunicaciones entregadas en la ventanilla de la unidad de correspondencia de una empresa.
En las comunicaciones de recepcin directa se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Si la comunicacin est dirigida a la empresa o a un funcionario
- Si se trata de una comunicacin oficial
- Si el sobre viene en buen estado
Indirecto: son las comunicaciones recibidas por correo o medios electrnicos.
En las comunicaciones de recepcin indirecta se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Si el asunto del que trata corresponde a la dependencia a la que va dirigida
- Si estn firmadas
- Si la fecha es actual
- Si menciona anexos
2. Clasificacin: Consiste en separar los documentos por grupos.
a. Comunicaciones oficiales: Segn el artculo segundo del acuerdo 060 del 2001 son todas aquellas recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una empresa (comunicaciones radicables)
b. Comunicaciones personales: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a ttulo personal
citando o no el cargo del funcionario. No generan trmites para las instituciones.
c. Documentos contables
d. Folletos, revistas y publicaciones
e. Propaganda (comunicaciones no radicables)
PASOS PARA LA RADICACIN DE DOCUMENTOS OFICIALES
3. Apertura: Abrir el sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extraccin de los documentos y sus
anexos.
4. Revisin: Revisar las comunicaciones oficiales para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de
la persona o empresa que los remite, direccin donde se va a enviar la respuesta y el asunto correspondiente. Si es
competencia de la empresa se proceder a la radicacin. Si la comunicacin no est firmada se considera annima y
ser remitida a la oficina de su competencia sin radicar.
5. Radicacin: radicar un documento es ubicarlo en la empresa. Tambin radicacin es un procedimiento de la
empresa por la cual se asignan nmeros consecutivos a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o envo. El trmite empieza a contar a partir del da siguiente de radicado.
PROCEDIMIENTO PARA RADICAR COMUNICACIONES OFICIALES
Se efecta mediante un sello que indica que es propiedad de la empresa. Se conoce con el nombre de sello
radicado, se puede aplicar en forma manual, mecnico o automatizado. Se debe colocar el nmero de orden en que
se recibi, la fecha, quin lo recibi, si se dio respuesta y en qu fecha, u otros datos, si se encuentra en trmite o
est archivado. Cuando el documento se presenta en forma personal se entregar de inmediato una copia con el
radicado.
SELLO RADICADOR
Nmero de radicacin _________________________Fecha de recibo ________________________
Pase A __________________
Atendido por: _________________ _____________________________ ____________________
Respuesta # ____________________
Fecha________________________________________
Archivado en : _____________________________________________________________________
- Se coloca el sello en el extremo superior derecho del documento.
6. Registro. Anotar los datos ms importantes del documento en un formato de registro para su control y trmite

dentro de la empresa.
Datos del registro:
- Nombre de la persona o empresa remitente o destinataria
- Nombre o cdigo de la dependencia
- Nmero de radicacin
- Nombre del funcionario responsable del trmite
- Anexos
- Tiempo de respuesta
7. Distribucin o reparto: Se reparten las comunicaciones en las oficinas que deben tramitarlas. Para asegurar la
reserva de documento, estos se envan en un sobre de manila o carpetas plsticas debidamente marcadas y
acompaadas de un formato de control de entrega de correspondencia.
CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRMITE: Vigilar que las comunicaciones sean tramitadas, hacer un
seguimiento mediante un formato recordatorio de correspondencia, recibo y tramitacin
DOCUMENTOS NO RADICABLES: Las comunicaciones personales, no deben abrirse, se le coloca la fecha de
recibo en el sobre y se le imprime un sello con la siguiente informacin:
Si no es personal, favor devolver al departamento administrativo de documentos para su tramitacin.
DOCUMENTOS CONTABLES: Se controla mediante un formato de control de documentos contables.
FOLLETOS, REVISTAS Y PUBLICASCIONES: El control de su rotacin es funcin de la dependencia encargada del
recibo y despacho de documentos.
Cuando es una suscripcin y viene dirigida a la empresa se controla su rotacin mediante un formato de folletos y
revistas que se coloca en la primera pgina de la revista.
PROPAGANDA: No requiere ningn control de la empresa.
ACTIVIDADES
1. Elabore un mapa conceptual sobre el recibo y despacho de documentos
2. Prepare un Guion para una dramatizacin sobre el recibo y despacho de documentos en grupos de cuatro
aprendices
3. Investigar sobre los siguientes formatos, hacer los modelos y llenarlos con los datos que cada uno exige.
- Formato de correspondencia externa recibida
- Formato de registro interno de correspondencia recibida
- Formato de rotacin de folletos y revistas
- Formato de control de documentos contables
- Formato de control de correspondencia interna enviada
- Formato de recordatorio de correspondencia recibida y en tramitacin
- Formato de aviso de traspaso de documento
4. Complete con sus datos el sello radicador de la gua. Debe volver a hacerlo.
5- Consulte sobre el sello Radicador- Tipos de sellos y pegue fotos de ellos
6- Consulte que otros elementos son utilizados en la prctica de la Archivstica pega imgenes
7- Elabore un flujograma desde el momento en que se recibe el Documento hasta cuando se despacha
8- Consulta Definicin Formato y Ejemplo De: TVD- TRD- TCD

9- Consulta en la Institucin Fe y Alegra SENA que tipo de Formatos relacionados con la Gestin
documental son utilizados en sus procesos. Antalos en Forma de lista y solicita muy respetuosamente
una breve explicacin de cada uno de ellos, anota lo explicado por la persona que le atienda.
10- Explica en un Cuadro sinptico la Ley 594 de 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN COLOMBIA
11- Genera un Glosario Archivstico.
12- que procedimiento se debe seguir al RECIBIR Documentacin en una empresa?
13- Que relacin guarda la Gestin Documental con Servicio al Cliente? - justifica ampliamente respuesta
14- Realiza un mapa conceptual con la normatividad en Gestin Documental para Colombia
15- La siguiente imagen corresponde a: Explica brevemente

JVENES AN EL TRABAJO AUTONOMO ES LA SEMILLA DEL CONOCIMIENTO PERDURABLE.

Eunice