Que es evaluación de proyectos

¿Qué es la evaluación de un proyecto?

La evaluación de los proyectos es un proceso de valoración en el cual se
analizan todos los elementos que intervienen en el proyecto con el fin de
determinar su viabilidad y eficacia, calcular los posibles riesgos y determinar las
respuestas. Se trata de una fase fundamental, con independencia de sus
características y tamaño del proyecto en cuestión.
No obstante, el término evaluar implica mucho más que valorar. Este concepto
supone la recogida y análisis de datos de manera continua.

¿Por qué es importante la evaluación de proyectos?

La importancia de la evaluación de proyectos radica en que supone
implementar un seguimiento y control que permita establecer una comparación
para poder determinar y medir la evolución del proyecto, detectar desviaciones
y necesidades y establecer las medidas de mejora necesarias a lo largo del
proceso. Además, todo proceso de evaluación precisa de un monitoreo, un
seguimiento y control continuo que permita:
Comprobar que el proyecto evoluciona conforme al plan diseñado.
Detectar amenazas y oportunidades, anticiparse a ellas y tomar las decisiones
oportunas en cada momento.
A pesar de la importancia de este proceso para alcanzar el éxito, en muchas
empresas la evaluación de un proyecto es una fase que pasa casi inadvertida.
Estas organizaciones suelen centrarse solo en los resultados finales, sin tener
presente el resto de etapas que componen un proyecto ni los elementos y
factores que intervienen. Esta visión reducida del proceso de evaluación impide
que se detecten errores y problemas a tiempo, a lo largo del proceso y, por
tanto, que se busquen soluciones que prevengan o mitiguen las posibles
consecuencias. Una evaluación continua y bien definida puede prevenir
algunas de las causas por las que fracasan los proyectos y contribuye en la
consecución de los objetivos propuestos.

¿Cuáles son los métodos y criterios de evaluación de un proyecto?

Todo proyecto puede valorarse en base a dos tipos de metodología de
evaluación, cada uno de sus criterios: la cuantitativa y la cualitativa.
Los análisis cuantitativos se basan en datos medibles y cuantificables que son
recogidos y analizados mediante la estadística. Son muy estructurados,
extremadamente objetivos, y se usan para cuantificar un fenómeno. Se orienta
a los resultados. Algunos de los criterios de evaluación cuantitativos son: las
revisiones de desempeño, el análisis de tendencias o el análisis de valor
acumulado.
Los análisis cualitativos es una técnica descriptiva que se basa en datos
narrativos. Se trata de análisis más subjetivos que se emplean para describir
un fenómeno. Se orienta a los procesos. Algunos de los criterios de evaluación
cualitativos son: las entrevistas, las reuniones o los reportes.

¿Cómo se lleva a cabo la evaluación de proyectos?

La forma de llevar a cabo la evaluación de proyectos dependerá de muchos
factores: de cómo lo está gestionando el Director de Proyectos, de su
experiencia, de los recursos al alcance, de las posibilidades, del riesgo que
pueda asumir el proyecto… En cualquier caso, es primordial elegir un método
de evaluación y los indicadores de desempeño que se emplearán para
monitorizarlo.
Entre las formas más comunes de evaluar proyectos se encuentran
las auditorías, las reuniones de estado, el seguimiento de presupuesto, los
grupos de enfoque, las entrevistas, el control de plazos…
La evaluación de programas es un instrumento de gestión. Es un proceso de
duración determinada que trata de valorar de manera sistemática y objetiva
la pertinencia, el rendimiento y el éxito de los programas y proyectos concluidos
y en curso. La evaluación se realiza con carácter selectivo para dar respuesta a
determinadas preguntas e impartir orientación a los encargados de tomar
decisiones y los administradores de programas, así como para obtener
información que permita determinar si las teorías e hipótesis básicas que se
utilizaron al formular el programa resultaron válidas, qué surtió efecto o no, y
por qué.
El incluir un plan de evaluación en su planificación demuestra que su
organización toma en serio sus objetivos programáticos y que ha establecido
un sistema para medir y entender el progreso de sus objetivos. Un número
creciente de fundaciones espera ver un componente de evaluación en los
proyectos que apoyan.

Objetivos de una evaluación de proyectos

La necesidad de evaluar proyectos radica en los beneficios que aporta.
Usualmente, los objetivos de una evaluación de proyecto que se persiguen son:
 Medir el desempeño
En la evaluación de proyectos analiza si el proyecto cumple con los objetivos
previstos dentro de los plazos y presupuestos establecidos.
 Recopilar datos históricos y mejores prácticas
Analizando el desempeño, puede ver qué es lo que funciona bien y qué es lo
que fracasa o simplemente no tiene ningún resultado. A base de eso, se
aprende y se hace una comparativa para los futuros proyectos, los éxitos y
fracasos, dando forma a mejores prácticas para proyectos futuros.
 Garantizar rendición de cuentas
El seguimiento de desempeño y la evaluación sirven para garantizar que los
responsables del trabajo dentro del proyecto sean conscientes de que trabajan
para cierto resultado que se evaluará.
 Tomar decisiones a base de datos
La toma de decisiones basada en datos ayuda a adoptar medidas y acciones
basadas en hechos, lo cual es mucho mejor que la intuición. Los resultados de
la evaluación pueden guiar las decisiones estratégicas, incluida la continuación,
modificación o terminación de un proyecto.

Cómo evaluar un proyecto

Paso 1. Definir objetivos de evaluación

Como en cualquier actividad, hay que tener un objetivo en mente. Describa
claramente lo que pretende lograr con la evaluación. Puede ser la evaluación
del impacto del proyecto, la eficiencia, el retorno de la inversión o cualquier otra
variable que sea relevante para su proyecto.
Paso 2. Establecer criterios de evaluación
Establezca los indicadores con los que evaluará el proyecto. Los criterios
comunes incluyen alcance, cronograma, costo, calidad y satisfacción de las
partes interesadas. Vaya a esta sección para ver más ejemplos.
Paso 3. Elegir métodos de evaluación
La evaluación de proyectos no es un proceso aleatorio. Debe elegir algunos
métodos cualitativos o cuantitativos (o una combinación de ambos) y construir
el proceso en torno a ellos. Dentro de los métodos cualitativos, puede optar por
entrevistas o grupos focales, mientras que para los métodos cuantitativos
pueden ser métricas y análisis de datos estadísticos. Vea más ejemplos aqui.
Paso 4. Recopilar los datos requeridos
Según los criterios de evaluación y el método de evaluación, comience a
buscar los datos relevantes. Por ejemplo, pueden ser informes de proyectos,
registros financieros, comentarios de las partes interesadas, respuestas a
encuestas o métricas de desempeño.
Este paso es importante ya que la calidad de los datos define en gran medida
el resultado. Los consejos más importantes al respecto pueden ser:
Utilice métodos adecuados de recopilación de datos y fuentes confiables.
Utilice herramientas especiales para la recopilación y gestión eficiente de
datos: programas de gestión de proyectos, software de gestión documental,
plataformas de encuestas en línea y herramientas de análisis de datos, etc.
Siempre verifique que los datos sean precisos y estén completos.
Si utiliza herramientas analíticas, no se olvide de limpiar los datos antes de
ingresarlos en el software.
Paso 5. Analizar e interpretar los datos recopilados
Analice los datos que ha logrado recopilar y saque conclusiones significativas.
Con estas conclusiones podrá evaluar el desempeño del proyecto o cualquier
otro aspecto relacionado con el proyecto de acuerdo con sus objetivos.
Paso 6. Documentar los hallazgos
Cree un documento, normalmente un informe, para recopilar todos los
hallazgos. El objetivo principal de este paso es documentar los resultados de la
evaluación, ya sea para referencias futuras o para implementar las medidas
necesarias si esta evaluación se lleva a cabo en el proyecto en curso.
Esto puede implicar ajustar los planes del proyecto, hacer una asignación de
recursos más óptima, implementar ajustes en el presupuesto del proyecto o
cambiar las estrategias de gestión. Los informes de evaluación también pueden
incluir éxitos, desafíos y áreas de mejora.

Biblografia

https://www.obsbusiness.school/blog/la-evaluacion-de-un-proyecto-herramienta-clave-para-
evitar-el-fracaso

https://learning.candid.org/resources/knowledge-base/evaluaci%C3%B3n-de-programas-
program-evaluation/

https://blog.ganttpro.com/es/evaluacion-del-proyecto/

https://feptgu.eco.catedras.unc.edu.ar/unidad-1-2/que-es-un-proyecto/formulacion-y-
evaluacion-de-proyectos/