GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para la Elaboración del Programa de

Código: PG-PLN-AUR Página: 1 de 8
Adquisición y Uso de Recursos

Procedimiento para la Elaboración del Programa de

Adquisición y Uso de Recursos

CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS

Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Alejandro Aranzana Jorge Morán Melquíades Damián
0 12-01-12 Emisión Rodolfo Lagos Jefe de Control de Gerente Gestión de
Ing. de Planeamiento Proyectos Operaciones

Firmas de la revisión vigente

 UNIDAD DE GESTION DE OPERACIONES

Procedimiento para la Elaboración del Programa de

Código: PG-PLN-AUR Página: 2 de 8
Adquisición y Uso de Recursos

Tabla de contenido

Tabla de contenido ...................................................................................................................................... 2

1. Propósito. ............................................................................................................................................. 3
2. Alcance. ................................................................................................................................................ 3
3. Documentos de referencia. .................................................................................................................. 3
4. Definiciones. ......................................................................................................................................... 3
4.1 Cronograma General del Proyecto ............................................................................................... 3
4.2 Recursos ....................................................................................................................................... 3
4.3 Programa....................................................................................................................................... 3
5. Procedimiento ...................................................................................................................................... 3
5.1 Generalidades ............................................................................................................................... 3
Documentación requerida ........................................................................................................................... 3
5.2 Programa de Adquisición y Uso de Materiales ............................................................................. 4
5.2.1 Utilización de la hoja de Análisis de Costos Unitarios con sus respectivas fases ................ 4
5.2.2 Asignar fases a las actividades del cronograma ................................................................... 4
5.2.3 Cálculo de cantidad de materiales por mes .......................................................................... 6
5.2.4 Selección de materiales más incidentes ................................................................................ 7
5.3 Programa de Uso de Equipos ....................................................................................................... 7
6. Actualización del Programa.................................................................................................................. 7
7. Modo de Aceptación ............................................................................................................................. 8
8. Responsabilidades. .............................................................................................................................. 8
9. Anexo. .................................................................................................................................................. 8
 UNIDAD DE GESTION DE OPERACIONES

Procedimiento para la Elaboración del Programa de

Código: PG-PLN-AUR Página: 3 de 8
Adquisición y Uso de Recursos

1. Propósito.
Planificar la adquisición y uso de los recursos del proyecto, para su disponibilidad oportuna en obra.

2. Alcance.
Este procedimiento rige para todas las obras de Cosapi S.A., o en las que participe en asociación
con otras empresas, siempre que el Comité Técnico Administrativo (CTA) de la asociación lo
apruebe, y se aplica a nivel nacional e internacional.

3. Documentos de referencia.
IT-PLN-PEC Guía para la Elaboración del Plan de Ejecución de la
Construcción
PG-PLN-CRO Rev.01 Procedimiento para la Elaboración del Cronograma
FG-COM-01-C Relación de materiales y servicios críticos
4. Definiciones.
4.1 Cronograma General del Proyecto
Es un cronograma que contiene hitos y actividades agrupadas por entregables del WBS, que
muestra la ruta crítica y plazo total del proyecto. Se elabora al inicio del proyecto y se actualiza
durante su ejecución. Puede estar referido a un cronograma contractual o una meta interna.

4.2 Recursos
Son medios físicos y concretos que permiten conseguir el objetivo de una actividad. Ejemplo:
mano de obra, equipos, herramientas, materiales, dinero, etc.

4.3 Programa
Documento que contiene en una lista de actividades ordenadas, con sus respectivas fechas de
inicio y fin.

5. Procedimiento
5.1 Generalidades

El Programa de Adquisición y Uso de recursos es elaborado a partir del cronograma general

del proyecto por el ingeniero de planeamiento, en coordinación con el área de producción. En
este documento se reflejan las cantidades y fechas requeridas de los principales recursos a
emplearse en el proyecto.
Para su elaboración se tendrán en cuenta los materiales más incidentes en coordinación con la
oficina técnica, identificando las cantidades totales esperadas y fechas requeridas, para que su
adquisición pueda ser gestionada oportunamente por el área de procura. Asimismo, se
elaborará un programa de uso de equipos, identificando cantidades y su permanencia en obra.

Documentación requerida
Plan de ejecución de la construcción.
Acta de Reunión de Coordinación (estrategia de movilización).
Procedimientos constructivos que apliquen según el plan de construcción.
Relación de materiales y servicios críticos.
Cronograma general del proyecto.
 UNIDAD DE GESTION DE OPERACIONES

Procedimiento para la Elaboración del Programa de

Código: PG-PLN-AUR Página: 4 de 8
Adquisición y Uso de Recursos

5.2 Programa de Adquisición y Uso de Materiales

5.2.1 Utilización de la hoja de Análisis de Costos Unitarios con sus respectivas fases
Los materiales a utilizar en las actividades del proyecto son agrupados según su fase y
proceso, a partir del Análisis de Costos Unitarios suministrado por el área de Presupuestos.

Es función del ingeniero de Costos la realización de este trabajo para la elaboración de su RO

inicial (RO Cero).

El resultado de este trabajo es un listado de recursos agrupados de acuerdo a las fases del
proyecto (con sus respectivas cantidades), las que hacen referencia a entregables del WBS.

Fig.1 – Colocación de la fase correspondiente a las partidas presupuestales del Análisis de

Costo Unitario.

5.2.2 Asignar fases a las actividades del cronograma

Las actividades del cronograma deben contar con una fase asignada (en Primavera Project
Management es posible la asignación mediante los activities codes). Luego de ello, las
actividades deberán ser agrupadas por fases. Con esta nueva distribución, y los respectivos
porcentajes de avance planeado de las actividades, se puede obtener una distribución del
avance mensual planeado para cada fase.
 UNIDAD DE GESTION DE OPERACIONES

Procedimiento para la Elaboración del Programa de

Código: PG-PLN-AUR Página: 5 de 8
Adquisición y Uso de Recursos

Fig.2 – Colocación de la fase correspondiente a las actividades del cronograma

Fig.3 – Ordenamiento de las actividades del cronograma según las fases del proyecto. A partir
de este ordenamiento se emitirá un reporte en Excel organizado por las fases definidas.
 UNIDAD DE GESTION DE OPERACIONES

Procedimiento para la Elaboración del Programa de

Código: PG-PLN-AUR Página: 6 de 8
Adquisición y Uso de Recursos

Fig.4 – Porcentaje de avance por período de acuerdo a las fases del proyecto.

5.2.3 Cálculo de cantidad de materiales por mes

Los porcentajes de avance planificado por fase y por mes son multiplicados por las cantidades
totales previstas de los recursos identificados en el punto 5.2.1. Con ello, se obtiene un listado
de materiales con sus respectivas cantidades distribuidas por mes y por fase. En esta lista
pueden existir materiales que se repiten para diferentes fases. Estos materiales se agruparán
de manera que se obtengan las cantidades de cada material, distribuidas en el tiempo.

Fig.5 – Cantidades previstas por mes de los diferentes materiales del proyecto, de acuerdo a
los costos unitarios y la distribución del avance previsto según el cronograma.
 UNIDAD DE GESTION DE OPERACIONES

Procedimiento para la Elaboración del Programa de

Código: PG-PLN-AUR Página: 7 de 8
Adquisición y Uso de Recursos

5.2.4 Selección de materiales más incidentes

Del listado de materiales obtenido en el punto 5.2.3, se seleccionarán aquellos que se
consideren críticos en el proyecto, de acuerdo a su costo, disponibilidad, necesidad de
importación, entre otros. Estos materiales serán consignados en un registro, el cual se
denomina Programa de Adquisición y Uso de materiales (según formato predefinido). Para la
selección, puede tomarse como referencia la Relación de materiales y servicios críticos (según
documento FG-COM-01-C), resultado de la Reunión de Coordinación.

Fig.6 – Selección de los materiales incidentes y publicación en el Formato del Programa de

Adquisición de Recursos.

Finalmente, los materiales y sus cantidades deberán ser validados por el responsable de
producción, a fin de que pueda evaluar la necesidad de incorporar contingencias a las
cantidades demandadas según su distribución en el tiempo. Similarmente, aprobará las fechas
de requerimiento por material.

5.3 Programa de Uso de Equipos

El Programa de Uso de Equipos es elaborado siguiendo la misma metodología que la del

programa de materiales. Adicionalmente se deberán considerar detalles para casos
específicos. Por ejemplo, en el caso de carreteras, debe evaluarse la necesidad de contar con
equipo adicional, por tenerse frentes de trabajo muy distanciados que no permitirían compartir
recursos.

6. Actualización del Programa

El programa de adquisición y uso de recursos debe actualizarse cada vez que exista un cambio en
el cronograma general. Para mantener la confiabilidad del programa, se deben revisar los
requerimientos de la planificación intermedia, para prever la llegada oportuna de los recursos.
 UNIDAD DE GESTION DE OPERACIONES

Procedimiento para la Elaboración del Programa de

Código: PG-PLN-AUR Página: 8 de 8
Adquisición y Uso de Recursos

7. Modo de Aceptación

El ingeniero de planeamiento someterá el programa de adquisición y uso de recursos a revisión por

el Equipo de Dirección del Proyecto. Completadas las revisiones se entrega el programa al Gerente
del Proyecto para su aprobación final.

8. Responsabilidades.

El Equipo de Dirección del proyecto es responsable por las estimaciones y las consideraciones
establecidas para el planeamiento inicial de la obra.
Las áreas de Procura y Equipos, respectivamente, son las responsables de proveer los recursos
solicitados según las fechas del programa de adquisición y uso de recursos.
El Ingeniero de Planeamiento es el encargado de la elaboración y actualización del programa. El
ingeniero de Oficina Técnica se encargará de hacer seguimiento al programa.

9. Anexo.

01.Formato estándar del Programa de Adquisición y Uso de Recursos.