PROGRAMACIN Y CONTROL DE PROYECTOS Cdigo: NS-048

Estado: Vigente
Versin: 0,0
Origen: EAAB-Norma Tcnica
Tipo Doc.: Norma Tc. de Servicio
Elaborada

INFORMACION GENERAL
Tema: CONSTRUCCIN ACUEDUCTO, CONSTRUCCIN ALCANTARILLADO, DISEO ACUEDUCTO, DISEO
ALCANTARILLADO, MANTENIMIENTO ACUEDUCTO, MANTENIMIENTO ALCANTARILLADO
Comit: Subcomit Construccin Acueducto; Subcomit de Construccin - Alcantarillado; Subcomit de Diseo -
Alcantarillado; Subcomit Diseo - Acueducto
Antecedentes:
Vigente desde: 07/08/2002

Contenido del Documento :

0. TABLA DE CONTENIDO

1 ALCANCE
2 DOCUMENTOS RELACIONADOS
3 TERMINOLOGA
4 REQUISITOS
4.1 DEFINICIN DE LAS ACTIVIDADES
4.1.1 Estructura de Distribucin del Trabajo
4.2 SECUENCIA DE EJECUCIN DE LAS ACTIVIDADES
4.3 DETERMINACIN DE LOS TIEMPOS DE DURACIN DE LAS ACTIVIDADES
4.4 DISTRIBUCIN DE RECURSOS
4.5 DETERMINACIN DE LOS TEMS DE GRANDES PAGOS
4.6 DETERMINACIN DE LA RUTA CRTICA DEL PROYECTO
4.6.1 Diagrama de Barras
4.6.2 Flujo de Inversin
4.7 CONTROL DE AVANCE DEL PROYECTO

ANEXO. FORMATOS

Formato No. 1. Cuadro de presentacin de las actividades a realizar dentro del proyecto
Formato No. 2. Cuadro de la presentacin de los recursos propuestos
Formato No. 3. Captulos - Grandes partidas (Avance financiero. Curva costo - tiempo)

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 1. ALCANCE

La presente norma tiene como objeto dar los lineamientos necesarios para la programacin y
control de proyectos, acorde a lo estipulado por la Empresa.

Esta norma aplica a todos los proyectos de consultora, construccin, operacin o mantenimiento

2. DOCUMENTOS RELACIONADOS

EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOT - ESP. Manual de

Interventora. Bogot: EAAB-ESP, 2000.

JAMES M ANTALL, RONALD W. WOODHEAD. Mtodo de la Ruta Crtica y sus aplicaciones a la

construccin. Segunda edicin. Editorial Limusa, 1999.

JORGE NORIEGA SANTOS, Trayectoria critica Programacin y control de Proyectos. Tercera

edicin . Bhanda editores, 1989.

3. TERMINOLOGA

3.1 ACTIVIDAD

Es el conjunto de operaciones o tareas que es necesario hacer para llevar a cabo la realizacin
del proyecto.

3.2 ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

A este grupo pertenecen todas y cada una de las actividades involucradas en la planeacin,
organizacin, direccin, coordinacin y control del proyecto.

3.3 ACTIVIDAD FINANCIERA

En este grupo se encuentran todas las actividades que tienen que ver con el manejo de los
recursos financieros del proyecto.

3.4 ACTIVIDAD QUE PRECEDE.

Es aquella que debe estar terminada inmediatamente antes de la actividad que se esta
realizando.

3.5 ACTIVIDAD QUE SIGUE

Es aquella actividad que puede iniciarse inmediatamente despus de la actividad que se esta
realizando.

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 3.6 ACTIVIDAD SIMULTANEA

Es la actividad que puede desarrollarse al mismo tiempo de la actividad que esta en proceso.

3.7 ACTIVIDAD TCNICA

En este grupo se involucran todas las actividades que tienen relacin con el desarrollo de un
proceso.

3.8 CAPITULO

Es el comprendido por un grupo de actividades a desarrollar dentro del proyecto.

3.9 CONTROL DE PROYECTOS

Es el proceso de seguimiento realizado a un proyecto, tiene como objeto la verificacin de las

actividades a desarrollar y el cumplimiento de los objetivos establecidos desde la fase de
planeacin; su costo, calidad y tiempo de ejecucin son las variables a controlar.

3.10 COSTO DIRECTO

Es la inversin directa realizada en cada actividad.

3.11 COSTO INDIRECTO

Son los costos administrativos sufragados para la realizacin de las actividades.

3.12 COSTO TOTAL

Es la sumatoria de los costos directos ms los costos indirectos.

3.13 CRITICAL PATH METHOD CPM

Es un mtodo que permite definir la ruta crtica de un proyecto, basado en actividades, es

determinstico y est orientado a quien lo ejecuta.

3.14 CURVAS DE COSTO TIEMPO

Es la presentacin detallada del costo y tiempo de las actividades obtenidas a partir de un

presupuesto, realizada para un proyecto especifico.

3.15 DURACIN FIJA

Es el tiempo de duracin de una actividad que depende de factores externos al proyecto.

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 3.16 DURACIN DEPENDIENTE

Es el tiempo de duracin de la actividad la cual se puede realizar con los recursos propios del
proyecto.

3.17 EVENTO

Es el principio o fin de una o varias actividades; no consume tiempo, no consume recursos, solo
es un punto de control.

3.18 FLUCTUACIN HOLGURA

Cantidad de tiempo que se puede demorar el inicio o terminacin de una actividad sin que se
retrase la terminacin del proyecto.

3.19 HOLGURA LIBRE

Es el margen de tiempo que tiene una actividad para atrasarse en su iniciacin o terminacin sin
que ello afecte el inicio de la actividad que sigue.

3.20 HOLGURA TOTAL

Es el margen de tiempo que tiene una actividad de atrasarse en su inicio o terminacin sin
afectar el tiempo final de ejecucin de todo el proyecto.

3.21 PLANEACIN

Es la etapa del proyecto en la cual se conoce que se va a realizar y como se va a hacer,

estableciendo objetivos claros y precisos.

3.22 RECURSO

Son los elementos que se utilizan para la ejecucin de las diferentes actividades que intervienen
en la realizacin de un proyecto.

3.23 RECURSOS FINANCIEROS

Dinero que se emplea para la realizacin de las actividades.

3.24 RECURSOS HUMANOS

Personas que intervienen en la ejecucin de las actividades .

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 3.25 RECURSO MATERIALES

Materia prima y equipo que se emplea en la ejecucin de las actividades.

3.26 RECURSO TECNOLGICO

Elementos tecnolgicos tales como software til, equipos (computadores)

3.27 RECURSO TIEMPO

Margen de fechas disponible para la ejecucin de un proyecto.

3.28 RUTA CRITICA

Se define como la ruta con tiempo de holgura cero.

3.29 SECUENCIA

Indica el orden o prelacin de una actividad en relacin con las dems.

3.30 TAREA

Son las labores realizadas por un grupo de personas en un sitio determinado

4. REQUISITOS

Para la realizacin de las labores de programacin y control de proyectos se debe presentar para
aprobacin de la EAAB, la metodologa a seguir en la ejecucin de las actividades propias del
proyecto, en donde se defina los recursos humanos, fsicos, tecnolgicos y financieros a ser
utilizados en el desarrollo del proyecto. La programacin debe realizarse optimizando los recursos
fsicos y financieros propuestos, para el perodo de ejecucin del mismo.

El control de avance fsico y financiero se debe presentar quincenalmente en los proyectos de

consultora y semanalmente en los contratos de obra y mantenimiento.

Para realizar la programacin se deben tener en cuenta como mnimo los siguientes aspectos:

4.1 DEFINICIN DE LAS ACTIVIDADES

Se determinarn las actividades del proyecto, las cuales se deben definir de una manera
concreta, deben tener un propsito nico, una duracin especfica y ser administrables; sus
estimativos de tiempo y costo debern poder obtenerse con facilidad.

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 4.1.1 Estructura de Distribucin del Trabajo

Para la definicin de actividades, se puede emplear la metodologa de la estructura de distribucin

del trabajo (EDT) siguiendo para ello los siguientes pasos:

Paso 1: Dividir el proyecto en sus objetivos principales, de manera tal que el proyecto quede
claramente definido por ellos.

Paso 2: Fragmentar cada objetivo en las actividades que es necesario llevar a cabo para
alcanzarlo.

Paso 3: En el caso de actividades que carezcan de una o ms caractersticas, se debern

dividir o agrupar hasta que tengan caractersticas definidas.

Paso 4: Elaborar una lista de todas las actividades, indicando la descripcin de cada actividad
y sus caractersticas.

4.2 SECUENCIA DE EJECUCIN DE LAS ACTIVIDADES

Una vez realizada la lista de actividades, se proceder a determinar las relaciones de precedencia
o la secuencia de ejecucin entre ellas. En este proceso se debe definir las actividades
precedentes, las actividades simultneas y las actividades que siguen, para lograr el objetivo
propuesto.

La secuencia de las actividades se debe presentar en un formato que contenga como mnimo el
tem, descripcin o nombre de la actividad, unidad en la que se mide la actividad, cantidad a
ejecutar, actividad que precede y actividad que sigue, como ejemplo se muestra el Formato No. 1
anexo a la presente norma.

4.3 DETERMINACIN DE LOS TIEMPOS DE EJECUCIN DE LAS ACTIVIDADES

Una vez determinadas las actividades y su secuencia de ejecucin, se contina con la

determinacin de los tiempos de ejecucin de cada una de estas, teniendo como base los
recursos propuestos y rendimientos definidos para el proyecto. En este proceso es importante
tener presente las demoras que pueda tener cada una de las actividades a realizar.

En terminos generales, la duracin de las actividades se debe estimar con base en los recursos
requeridos para el proyecto.

En la determinacin del tiempo se debe tener en cuenta la dependencia entre actividades y los
eventos que condicionan la duracin de estas, para de esta forma definir con exactitud el tiempo
final de ejecucin del proyecto y a su vez determinar de los recursos necesarios para completar
cada actividad.

Se deben contemplar los tiempos mnimos definidos para la realizacin del proceso por parte de
las Entidades personas relacionadas con dicha actividad en caso de tener duraciones fijas. Se
presentar para aprobacin de la Empresa los tiempos definidos en las duraciones fijas as
como, su justificacin.

El proyecto deber presentar cero holgura total.

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 4.4 PRESENTACION DE ACTIVIDADES Y DISTRIBUCIN DE RECURSOS

Se debe presentar un cuadro con cada una de las actividades que componen el proyecto con su
numero de item respectivo, unidad de medida, cantidad a ejecutar, duracin, holgura libre,
actvidad(es) precedente(s) y actividad(es) que sigue(n), recursos requeridos para desarrollarla, un
ejemplo se presenta en el Formato 1 anexo a la presente norma.

Todas las actividades establecidas debern tener estimativos de duracin y costos.

Las actividades que presenten holguras libres, se debern ajustar dentro de su margen de
fluctuacin, de modo que la demanda peridica de los recursos sea la ms conveniente para la
EAAB.

Se elaborar una programacin y distribucin de recursos, de tal forma que su utilizacin sea la
optima a lo largo del proyecto, evitanto en todo momento tener iniciaciones adelantadas o
terminaciones tardas.

Se debe presentar un cuadro de recursos propuestos para el proyecto el cual sirve de base para
determinar las duraciones de cada actividad, este cuadro debe contener como mnimo
codificacin del recurso, descripcin, tipo, cantidad disponible, rendimiento, costo por hora. Un
ejemplo se presenta en el Formato No.2 anexo a la presente norma.

4.5 DETERMINACIN DE CAPITULOS O TEMS DE GRANDES PAGOS

Se debe definir los tems de grandes pagos captulos que forman parte del proyecto. Cada
captulo debe tener el recurso financiero asignado para su ejecucin en el tiempo definido para el
proyecto as como, la duracin del mismo y la relacin de actividades que la componen.

Se debera presentar un cuadro que contenga como mnimo los capitulos, su duracin, costo
inicial y costo ejecutado a la fecha, un ejemplo se presenta en el Formato No. 3 anexo a la
presente norma.

4.6 DETERMINACIN DE LA RUTA CRTICA DEL PROYECTO

Se deber definir la ruta crtica (secuencia de actividades con cero holgura libre) del proyecto que
permita establecer el tiempo de ejecucin real del mismo, en el desarrollo de la misma se debe
tener en cuenta las limitantes que puede presentar el proyecto, los recursos asignados a las
diferentes actividades as como las duraciones fijas y dependientes de recursos.

4.6.1 Diagrama de Barras

Se debe presentar para aprobacin de la Empresa el diagrama de barras que permita dar claridad
a la secuencia de ejecucin de las actividades a realizar dentro de la ejecucin del proyecto, se
debe igualmente definir por medio de flechas la ruta crtica definida. La identificacin de la ruta
crtica debe realizarse en color diferente al de las actividades fuera de la ruta critica.

En este diagrama se deben visualizar los eventos o puntos de control.

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 4.6.2 Flujo de Inversin

En el flujo de inversin del proyecto se debe presentar la distribucin de los recursos financieros
en el tiempo para cada uno de los captulos tems de grandes partidas, definidos previamente,
presentando como mnimo lo definido en el Formato No 3. Avance financiero

4.7 CONTROL DE AVANCE DEL PROYECTO

La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP, realizar los controles a las

actividades, recursos y restricciones presentados en la ejecucin de los trabajos control de las
actividades as como, los recursos financieros, se deber utilizar un software que permita
correlacionar la programacin realizada, la duracin de cada actividad, as como el control de los
recursos financieros propuestos y realizados en cada actividad, finalmente el flujo financiero de
todo el proyecto.

El programa utilizado deber permitir la emisin de reportes de acuerdo a lo definido en el

numeral 4. de la presente norma, los cuales debern incluir entre otros:

- Avance fsico de cada una de las actividades contempladas en la realizacin del proyecto.
- Flujo de inversin por captulos en el cual se contemplarn los costos directos e indirectos de
cada una de las actividades en ejecucin.
- Curvas de costo - tiempo de los captulos, esto es los tems de grandes partidas de pago
previsto y los realizados a la fecha de corte.
- Informe de los cambios y reevaluar la ruta crtica.

Los informes de avance de las actividades del proyecto debern permitir a la empresa:

- Ampliar los informes

- Revisarlo y actualizarlo de inmediato.
- Entender y Valorar sin tardanza el efecto de un cambio.
- Establecer el criterio para la asignacin y programacin de recursos.

Los documentos a ser entregados son los definidos a continuacin previa la realizacin de las
labores pertinentes al contrato:

z Metodologa detallada de las labores a realizar

z Cuadro de actividades
z Cuadro de captulos
z Cuadro de recursos para el proyecto
z Cuadro de recursos por actividad
z Cuadro de inversin por capitulo
z Diagrama de barras con la Ruta crtica definida

Para los informes de avance del proyecto se debe presentar la siguiente informacin:

z Formato de actividades
z Flujo de inversin total y a la fecha de corte
z Diagrama de barras por captulos con el porcentaje de avance de cada uno a la fecha de
corte.

Documento controlado, su reproduccin est sujeta a previo permiso por escrito de la Empresa. Pag 8
 ANEXO. FORMATOS

NS-048.xls
Anexo

Documento controlado, su reproduccin est sujeta a previo permiso por escrito de la Empresa. Pag 9
 FORMATO No. 2

CUADRO DE PRESENTACION DE RECURSOS

CAPACIDAD/ COSTO x
CODIGO RECURSO UNIDAD CANTIDAD
RENDIMIENTO UNIDAD