InstructivoAct Progr Circ 013

Instructivo
Actualización de la Programación de
proyectos
CONTROL DE VERSIONES
Versión Fecha Descripción Autores
Se crea instructivo conforme las nuevas funcionalidades
Grupo Gestión de
0.0 22/04/2021 para actualizar la programación de la línea base de
Información -DVR.
medición del desempeño del proyecto en Gesproy 3.0
Manual de Usuario Fecha: 22/04/2021
MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

Instructivo Actualización de la Programación Página 3 de 28
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ...................................................................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................ 4
EVALÚE LA CONDICIÓN ACTUAL DEL PROYECTO ....................................................................................... 5
1.1 ¿CUÁL ES LA METODOLOGÍA DE PROGRAMACIÓN ACTUAL? ................................................................ 6
1.2 PROYECTO EN METODOLOGÍA 2 CON EJECUCIÓN A ACTUALIZAR LA PROGRAMACIÓN EN
METODOLOGÍA 2. ............................................................................................................................................. 8
1.3 PROYECTO EN METODOLOGÍA 2 SIN EJECUCIÓN A ACTUALIZAR LA PROGRAMACIÓN EN LA
METODOLOGÍA 2. ........................................................................................................................................... 12
1.4 PROYECTO EN METODOLOGÍA 1 SIN EJECUCIÓN A ACTUALIZAR LA PROGRAMACIÓN EN
METODOLOGÍA 2. ........................................................................................................................................... 14
1.5 PROYECTO EN METODOLOGÍA 1 SIN EJECUCIÓN A ACTUALIZAR LA PROGRAMACIÓN EN
METODOLOGÍA 1. ........................................................................................................................................... 17
METODOLOGÍA 2. ........................................................................................................................................... 21
METODOLOGÍA 1. ........................................................................................................................................... 24

INTRODUCCIÓN
Producto de las disposiciones de la Circular 0013-4 de 2021, a partir del 15 de junio de 2021, se fijará la
programación de actividades que se encuentre vigente a este corte en el GESPROY SGR, con el objeto de definir
la línea base de la medición de desempeño del proyecto realizada actualmente a través del Índice de Gestión de
Proyectos de Regalías versión 2.0.
Para este proceso se ha dispuesto funcionalidades temporales en el aplicativo para que las entidades ejecutoras
de proyectos de regalías revisen la programación de la ejecución y si lo consideran pertinente adelantes la
actualización de la programación. Este instructivo explica de manera detallada el proceso en cada caso de
programación bajo el cual se está ejecutando el proyecto actualmente.

Evalúe la condición actual del proyecto
Considerando que la programación de actividades del proyecto vigente a 15 de junio de 2021 se fijará como línea
base para la medición del Índice de Gestión de proyectos de Regalias, se invita a las entidades ejecutoras a revisar
dichas programaciones y hacer uso de las nuevas funcionalidades de Gesproy para el proceso de actualización de
la programación en caso de que se requiera. Se recomienda lo siguiente:
a. Desde Gesproy 3.0, en el home proyecto en la línea de tiempo puede identificar las condiciones actuales
de programación del proyecto:
Identifique el horizonte de
ejecución programado. Para este
caso la ejecución del proyecto se
Identifique la ejecución reportada. Para
programó entre julio de 2020 y
este caso a modo de ejemplo la ejecución
marzo de 2021.
del proyecto se efectúa desde septiembre
de 2020 y su último periodo reportado es
diciembre de 2020.
b. En el detalle de cada proyecto en la sección Ejecución/Desempeño del proyecto podrá identificar el

avance programado en cada periodo según el horizonte de ejecución definido, cómo ha sido la ejecución
reportada y las desviaciones en el cumplimiento de la programación, cumplimiento del costo y el retraso
que actualmente tiene el proyecto.
c. El responsable del proyecto debe validar si la programación del proyecto refleja las condiciones de
tiempo y costo mensual bajo las cuales se tiene previsto terminar el proyecto; de lo contrario podrá
actualizar la programación con el fin de reflejar las nuevas condiciones de tiempo y costo que tendrá el
proyecto hasta su terminación.

¡Importante!
Gesproy 3.0 dispone una nueva funcionalidad que le permite descargar en formato xls el histórico de los
reportes de ejecución.
Para cualquiera de los casos de actualización de la programación descargue una copia de seguridad de sus
registros de ejecución.
• Desde el perfil de responsable del proyecto (elabora y revisa) en la sección Ejecución/Registro

de avance Ejecución encuentra la opción “Descargar archivo de ejecución actual”.
• Este archivo le será de utilidad para los casos en los que el proceso de actualización de la
programación le elimine la ejecución.
Antes de cualquier proceso de actualización de la programación

haga la copia de seguridad de la ejecución reportada.
✓ Tenga en cuenta que al eliminar la programación y/o ejecución se deberá actualizar la programación
en el menor tiempo posible, un proyecto es inconsistente si su estado es “en ejecución” o “terminado”
y no cuenta con la programación.
✓ La modificación de la programación incluye acciones que sólo se puede realizar desde el usuario del
Representante Legal de la entidad, valide en cada caso según corresponda.
1.1 ¿Cuál es la metodología de programación actual?

Puede revisar en la sección Programación/Programación de actividades la metodología en la que se
encuentra programado el proyecto:
Metodología 1: El sistema le indica el mensaje de metodología actual en la parte inferior de la opción actual.
Existen proyectos antes del 05 de noviembre de 2020 que fueron programados bajo el concepto “orientado
a entregables” esta opción fue una versión preliminar de la metodología 2. A partir de esta fecha los proyectos

programados bajo esta funcionalidad se clasificaron en Metodología 1 y se pueden identificar con el mensaje en
la parte inferior de las opciones de programación.
Metodología 2: Corresponde a la programación que se elaboró a partir de la estructura desglosada de

trabajo, donde se definieron las actividades a partir de las cuales se ejecutará cada entregable, su duración,
cantidad y valor total y el sistema generó el diagrama de Gantt.
¿Actualmente su proyecto se encuentra programado en Metodología 1 o

Metodología 2?
(Seleccione según la condición de su proyecto y la actualización de la programación que quiere generar)
con ejecución a metodología 2

Metodologia 2
sin ejecución a metodología 2
a metodologia 2
sin ejecución
a metodología 1
Metodología 1
a metodología 2
con ejecución
a metodología 1
1.2 Proyecto en metodología 2 con ejecución a actualizar la programación en
metodología 2.
En la sección de programación/programación de actividades se visualiza la selección de la metodología, si el
proyecto tiene actividades de supervisión o interventoría ejecutadas por otra entidad (si aplica), fecha de inicio
del proyecto, estructura desglosada de trabajo, diagrama de Gantt y curva S.
✓ Para actualizar la programación en la metodología 2 con reporte de ejecución se requiere eliminar la

ejecución existente y abrir la programación para editar la información de actividades, precedencias y
diagrama de Gantt:
• El representante legal de la entidad deberá ingresar con su usuario al proyecto y eliminar la

programación existente, desde la sección Ejecución/ Registro avance de ejecución en el botón
“Eliminar ejecución”.
• El aplicativo le genera mensajes informativos que se deben conocer y aceptar para continuar
con el proceso.

• Se debe seleccionar la causal por la cual se está eliminando la ejecución.
con el proceso.
• Una vez aprobado se realiza el proceso de eliminación de la ejecución.


• Se confirma visualizando el valor en cero $0 de actividades en la sección de

programación/programación de actividades.
• Con el mismo perfil del representante legal, en la sección Programación/Programación de

actividades se podrá abrir la programación para realizar los ajustes que se requieran:
• El proceso, elimina la tabla de distribución de actividades por periodo y le permite al usuario

responsable del proyecto (elabora y revisa), borrar las rutas del diagrama de Gantt.

• Este proceso le permitirá al usuario agregar nuevas actividades bajo las cuales se ejecutarán
los entregables, editar la información de las actividades, como duración, valor y precedencias,
con lo cual se actualizará de nuevo el diagrama de Gantt.
• Con el usuario responsable del proyecto (elabora y revisa), podrá continuar con el proceso de
actualización de la programación detallada en el manual de Gesproy 3.0, sección Programación
disponible en la página web www.sgr.gov.co, en el siguiente link.
https://www.sgr.gov.co/LinkClick.aspx?fileticket=Tk3DIQ4WaAI%3d&tabid=316
1.3 Proyecto en metodología 2 sin ejecución a actualizar la programación
en la metodología 2.
En la sección de programación/programación de actividades se visualiza el valor programado, y la curva S con el
valor planeado.
• Con el usuario del representante legal (aprueba y envía), en la sección

Programación/Programación de actividades se podrá abrir la programación para realizar los
ajustes que se requieran:

• El proceso, elimina la tabla de distribución de actividades por periodo y le permite al usuario

responsable del proyecto (elabora y revisa), borrar las rutas del diagrama de Gantt.
• Este proceso le permitirá al usuario agregar nuevas actividades bajo las cuales se ejecutarán
los entregables, editar la información de las actividades, como duración, valor y precedencias,
con lo cual se ajustará de nuevo el diagrama de Gantt.
• Con el usuario del responsable del proyecto (elabora y revisa), podrá continuar con el proceso
de actualización de la programación detallado en el manual de Gesproy 3.0, sección
Programación disponible en la página web www.sgr.gov.co, en el siguiente link.

1.4 Proyecto en metodología 1 sin ejecución a actualizar la programación en

metodología 2.
En la sección de programación/programación de actividades se visualiza el valor programado y la curva S, donde
se identifica que el proyecto no tiene ejecución registrada.
✓ Para actualizar la programación en la metodología 2 se requiere eliminar la programación y/o ejecución

existente:

con el proceso.

• Se debe seleccionar la causal por la cual se está eliminando la programación.
con el proceso.
• Una vez aprobado se realiza el proceso de eliminación de la programación.


• Se confirma visualizando el valor de actividades en la sección de programación/programación

de actividades.
• Con el usuario del responsable del proyecto (elabora y revisa), desde la sección programación
/programación de actividades se selecciona “Nueva metodología”. El proceso de programación
se detalla en el manual de Gesproy 3.0, sección Programación disponible en la página web
www.sgr.gov.co, en el siguiente link.
1.5 Proyecto en metodología 1 sin ejecución a actualizar la programación en
metodología 1.
En la sección de programación/programación de actividades se visualiza el valor programado y la curva S, donde
se identifica que el proyecto no tiene ejecución registrada.
✓ Para actualizar la programación en la misma metodología (Metodología 1 a Metodología 1).
• No requiere eliminar ninguna información.

• En la sección Programación/Programación de actividades, de clic en el botón crear proceso de
cargue masivo de información”
• Diligencie la información del formulario, según lo siguiente:
Tipo de cargue Seleccionar cargue de Reprogramaciones

Año inicio Reprogramado año de inicio de la programación
Mes inicio reprogramado mes de inicio de la programación
Duración total estimada para la ejecución del
Meses de duración del proyecto 100% de las actividades definidas en la
formulación
Causas Reprogramación Seleccionar la causa que corresponda al caso

Justificación de la Describa las causas por las cuales reprograma

reprogramación el proyecto
• Una vez guarde la información del formulario el sistema le permite descargar el archivo Excel
en el botón “Plantilla Cargue”.
• El archivo de Excel que se descarga corresponde a la plantilla de reprogramación (actualización

de la programación), las columnas se diligencian así:
Columna Descripción Orientación

A Producto_MGA No se puede modificar la información
corresponde a la cadena de valor definida en
B Actividad_MGA
la MGA
Puede editar, agregar o eliminar actividades,
el objetivo es que describan las acciones que
C Actividad
desarrollará para ejecutar la actividad MGA
definida en la columna anterior.
Unidad de medida de la actividad, debe ser
D Unidad_medida
consistente con la cantidad definida.
E Fecha_inicio Fecha de inicio de ejecución de la actividad.
Fecha de terminación de ejecución de la
F Fecha_terminación
actividad
Cantidad de la actividad, debe ser
G Valor o cantidad total
consistente con la unidad de medida.
H Valor total Valor total de la actividad
Debe digitarse cero (0) para todas las
I Porc_ponderacion
actividades
Debe marcarse S o N conforme se ejecuten
J Aporte_especie
las actividades.
K en De acuerdo con la duración definida en el
Periodos de programación
adelante formulario inicial, se generarán tantas


columnas como meses se hayan registrado.
En cada periodo se debe registrar la cantidad
que planea ejecutar por actividad. El total de
las cantidades definidas en estas columnas
debe ser igual al total de las cantidades
(columna G). La distribución en el tiempo
debe guardar consistencia con las fechas de
inicio y terminación definidas en las
columnas E y F respectivamente.
• Una vez termine de diligenciar el archivo de Excel de acuerdo con el horizonte de actualización
de la programación de su proyecto, elimine la fila 1 que contiene los títulos.
• Guarde el archivo de Excel en formato CVS y ciérrelo.
• En Gesproy 3.0, en el botón “Cargar Archivo Plano del Proceso” adjunte el archivo de Excel
grabado en el punto anterior.

• El sistema le confirmará el cargue exitoso de la actualización de la programación:
En caso de que el sistema genere errores, este le informará el tipo de error a corregir.
✓ Como está actualizada la programación en metodología 1, deberá cargar nuevamente la relación de

contratos por cada actividad. Esta opción se encuentra disponible en la sección ejecución/Registro
avances de ejecución.
En el manual de Gesproy 3.0 / Ejecución numeral 2.2.1.2 Paso a paso para el registro de contratación se
encuentra en detalle del proceso, disponible en el siguiente link:
https://www.sgr.gov.co/LinkClick.aspx?fileticket=ONaD5nWgaI0%3d&tabid=316
• Registrada la plantilla de contratación, el proyecto está listo para iniciar el reporte de ejecución
de acuerdo con lo definido en el manual Gesproy – SGR / Ejecución numeral 2.2.1 Cargue de
EJECUCIÓN.

1.6 Proyecto en metodología 1 con ejecución a actualizar la programación

en metodología 2.
En la sección de programación/programación de actividades se visualiza el valor programado, el valor ejecutado
y la curva S con los indicadores de desempeño a la última ejecución reportada.
✓ Para actualizar la programación en la metodología 2 se requiere eliminar la programación y ejecución

existente:

• Se generan mensajes informativos que se deben conocer y aceptar para continuar con el
proceso.

• Se debe seleccionar la causal por la cual se está eliminando la programación.
• Se generan mensajes informativos que se deben conocer y aceptar para continuar con el
proceso.
• Una vez aprobado se realiza el proceso de eliminación de la programación.


• Se confirma visualizando el valor de actividades en la sección de programación/programación

de actividades.
• Con el usuario del responsable del proyecto (elabora y revisa), desde la sección programación
/programación de actividades se selecciona “Nueva metodología”.
El proceso de programación se detalla en el manual de Gesproy 3.0, sección Programación
disponible en la página web www.sgr.gov.co, en el siguiente link.
1.7 Proyecto en metodología 1 con ejecución a actualizar la programación
en metodología 1.
En la sección de programación/programación de actividades se visualiza el valor programado, el valor ejecutado
y la curva S con los indicadores de desempeño a la última ejecución reportada.
• Si la ejecución está registrada de manera correcta, con el usuario del responsable del proyecto
(elabora y revisa), desde la sección Programación/Programación de actividades, cree un
proceso de cargue masivo de información:
• Se abrirá un formulario con los datos para la actualización de la programación, los cuales debe
diligenciar con las siguientes condiciones:
Tipo de cargue Seleccionar cargue de Reprogramaciones

Año inicio Reprogramado año en el que reportó la primera ejecución
mes en el que reportó la primera ejecución, para
Mes inicio reprogramado el ejemplo se identifica que la primera ejecución
se reportó en el mes de abril de 2020.

Duración total estimada para la ejecución del

100% de las actividades definidas en la
Meses de duración del proyecto formulación, debe incluir el tiempo durante el
cual ha reportado la ejecución más el tiempo
que estima terminar la ejecución pendiente.
Causas Reprogramación Seleccionar la causa que corresponda al caso
Justificación de la Describa las causas por las cuales reprograma
reprogramación el proyecto
• Una vez grabadas las condiciones de actualización de la programación el sistema le permite

descargar el archivo Excel en el botón “Plantilla Cargue”.
• El archivo de Excel que se descarga corresponde a la plantilla para proceder a la actualización

de la programación, las columnas se diligencian así:

A Producto_MGA No se puede modificar la información
corresponde a la cadena de valor definida en
B Actividad_MGA
la MGA
Puede editar, agregar o eliminar actividades,
C Actividad
el objetivo es que describan las acciones que


desarrollará para ejecutar la actividad MGA
definida en la columna anterior. Siempre y
cuando no elimine las actividades con
reporte de ejecución.
Unidad de medida de la actividad, debe ser
D Unidad_medida
consistente con la cantidad definida.
E Fecha_inicio Fecha de inicio de ejecución de la actividad.
Fecha de terminación de ejecución de la
F Fecha_terminación
actividad
Cantidad de la actividad, debe ser
G Valor o cantidad total
consistente con la unidad de medida.
H Valor total Valor total de la actividad
Debe digitarse cero (0) para todas las
I Porc_ponderacion
actividades
Debe marcarse S o N conforme se ejecuten
J Aporte_especie
las actividades.
De acuerdo con la duración definida en el
formulario inicial, se generarán tantas
columnas como meses se hayan registrado.
En cada periodo, a partir del siguiente
periodo en el que tiene reportado ejecución
(para el ejemplo a partir de junio de 2020)
debe registrar las cantidades que le fltan por
K en
Periodos de programación ejecutar. El total de las cantidades definidas
adelante
en estas columnas debe ser igual al total de
las cantidades (columna G). La distribución
en el tiempo debe guardar consistencia con
las fechas de inicio y terminación definidas
en las columnas E y F respectivamente. Los
periodos en los que ya ha reportado
ejecución NO SON MODIFICABLES.
• Una vez termine de diligenciar el archivo de Excel de acuerdo con el horizonte de programación
de su proyecto, elimine la fila 1 que contiene los títulos.
• Guarde el archivo de Excel en formato CVS y ciérrelo.


• En Gesproy 3.0, en el botón “Cargar Archivo Plano del Proceso” adjunte el archivo de Excel
grabado en el punto anterior.
• El sistema le confirmará el cargue exitoso de la programación actualizada:


En caso de que el sistema genere errores, este le informará el tipo de error a corregir.
• Se visualizará una nueva curva de desempeño, alineada a la ejecución registrada:
✓ Como está actualizando la programación en metodología 1, deberá cargar nuevamente la relación de

contratos por cada actividad. Esta opción se encuentra disponible en la sección ejecución/Registro
avances de ejecución.
En el manual de Gesproy 3.0 / Ejecución numeral 2.2.1.2 Paso a paso para el registro de contratación
encuentra en detalle del proceso, disponible en el siguiente link:
• Registrada la plantilla de contratación, el proyecto está listo para iniciar el reporte de ejecución
de acuerdo con lo definido en el manual Gesproy – SGR / Ejecución numeral 2.2.1 Cargue de
EJECUCIÓN.

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Evalúe la condición actual del proyecto

b. En el detalle de cada proyecto en la sección Ejecución/Desempeño del proyecto podrá identificar el

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

• Desde el perfil de responsable del proyecto (elabora y revisa) en la sección Ejecución/Registro

Antes de cualquier proceso de actualización de la programación

1.1 ¿Cuál es la metodología de programación actual?

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

Metodología 2: Corresponde a la programación que se elaboró a partir de la estructura desglosada de

¿Actualmente su proyecto se encuentra programado en Metodología 1 o

con ejecución a metodología 2

✓ Para actualizar la programación en la metodología 2 con reporte de ejecución se requiere eliminar la

• El representante legal de la entidad deberá ingresar con su usuario al proyecto y eliminar la

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

• Se debe seleccionar la causal por la cual se está eliminando la ejecución.

• Una vez aprobado se realiza el proceso de eliminación de la ejecución.

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

• Se confirma visualizando el valor en cero $0 de actividades en la sección de

• Con el mismo perfil del representante legal, en la sección Programación/Programación de

• El proceso, elimina la tabla de distribución de actividades por periodo y le permite al usuario

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

• Con el usuario del representante legal (aprueba y envía), en la sección

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

• El proceso, elimina la tabla de distribución de actividades por periodo y le permite al usuario

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

1.4 Proyecto en metodología 1 sin ejecución a actualizar la programación en

✓ Para actualizar la programación en la metodología 2 se requiere eliminar la programación y/o ejecución

• El representante legal de la entidad deberá ingresar con su usuario al proyecto y eliminar la

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

• Se debe seleccionar la causal por la cual se está eliminando la programación.

• Una vez aprobado se realiza el proceso de eliminación de la programación.

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

• Se confirma visualizando el valor de actividades en la sección de programación/programación

✓ Para actualizar la programación en la misma metodología (Metodología 1 a Metodología 1).

• No requiere eliminar ninguna información.

• Diligencie la información del formulario, según lo siguiente:

Tipo de cargue Seleccionar cargue de Reprogramaciones

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

Justificación de la Describa las causas por las cuales reprograma

• El archivo de Excel que se descarga corresponde a la plantilla de reprogramación (actualización

Columna Descripción Orientación

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

Columna Descripción Orientación

• Guarde el archivo de Excel en formato CVS y ciérrelo.

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

• El sistema le confirmará el cargue exitoso de la actualización de la programación:

✓ Como está actualizada la programación en metodología 1, deberá cargar nuevamente la relación de

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

1.6 Proyecto en metodología 1 con ejecución a actualizar la programación

✓ Para actualizar la programación en la metodología 2 se requiere eliminar la programación y ejecución

• El representante legal de la entidad deberá ingresar con su usuario al proyecto y eliminar la

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

• Se debe seleccionar la causal por la cual se está eliminando la programación.

• Una vez aprobado se realiza el proceso de eliminación de la programación.

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

• Se confirma visualizando el valor de actividades en la sección de programación/programación

Tipo de cargue Seleccionar cargue de Reprogramaciones

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

Duración total estimada para la ejecución del

• Una vez grabadas las condiciones de actualización de la programación el sistema le permite