ALY.SGP.PG.

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INSTRUCTIVO
GESTION DE PROYECTOS Revisin : A
Fecha : 02 /01/2017
ARRANQUE Y COORDINACIN CON LA Pgina 1 de 5
OFICINA PRINCIPAL

1. OBJETIVO

Denir las acciones a tomarse por parte del equipo del Proyecto a n de arrancar la ejecucin del
mismo, obteniendo todo el soporte necesario por parte de la Ocina Principal.

2. DESARROLLO

Con base en la informacin que se va recibiendo durante el proceso de Transferencia, el Gerente

de Proyecto y su equipo revisar y analizar las acciones a ser tomadas y los requerimientos a ser
cubiertos para dar inicio a la ejecucin del Proyecto. Estas acciones configuran el Plan de Arranque
del Proyecto.

El Plan de Arranque de ne las acciones tcnicas, administrativas, legales y comerciales que

garanticen un inicio fluido de la Ejecucin del Proyecto; as mismo, incluir los responsables y fecha
lmite de cumplimiento de dichas acciones. Los responsables pueden ser tanto integrantes del
equipo del Proyecto como de las reas de Soporte de la Ocina Principal.

2.1. Sesiones de Coordinacin

En funcin a los requerimientos del Proyecto, el Gerente de Proyecto determinar la necesidad de

realizar sesiones de trabajo con las distintas reas de Soporte a n de lograr una coordinacin
ecaz. Los asistentes a las sesiones sern designados por la Gerencia del Proyecto y las gerencias
de las reas de Soporte respectivas, y debern tener capacidad de decisin sobre los temas a
tratarse y los acuerdos que debern ser tomados. En caso se considere necesario, se podr tener
asistentes adicionales a las sesiones, como por ejemplo el Gerente de Divisin o el Responsable de
la Propuesta.

Todas las sesiones de trabajo deben iniciar con una breve explicacin por parte del equipo del
Proyecto de las generalidades del mismo, a n de que las reas de Soporte tengan un mejor
entendimiento de las caractersticas del Proyecto: alcances, plazos, ubicacin, accesos,
organigrama, requerimientos para el arranque, etc. Como parte de esta introduccin se har la
presentacin de los responsables de interaccin entre las reas de Soporte y el Proyecto. En
principio, se sostendrn las siguientes sesiones:

Equipos y Logstica
Es convocada por el Gerente de Equipos y Logstica, en coordinacin con el Gerente de Proyecto.
Los acuerdos tomados definiran los alcances y responsabilidades tanto del equipo del Proyecto
como de la Gerencia de Equipos y Logstica, y son base para la elaboracin del Plan de Arranque
y el planeamiento del Proyecto.

Agenda:
Equipos mayores / menores / herramientas:
Monto de Equipos del Proyecto.
Listado / Cronograma de Equipos.
Exposicin de tarifas y sus alcances consideradas en el Presupuesto.
Disponibilidad de equipos propios y de terceros.
Decisin de alquiler / compra.
Determinacin de tarifas y alcances.
Denicin de responsabilidades del Proyecto y de Ocina Principal.
Responsable de alquiler / compra en el Proyecto y en Ocina Principal.
Requerimientos de infraestructura y movilizacin.
Denicin del Jefe de Equipos asignado al Proyecto.
Denicin de los alcances y responsabilidades del rea de Mantenimiento de Equipos
del Proyecto.
Definicion de la infraestructura requerida por el rea de Mantenimiento de Equipos del
Proyecto.
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Logstica:
Monto de Materiales del Proyecto.
Listado / Cronograma de Materiales Crticos y No Crticos.
Exposicin de costos de materiales y sus alcances considerados en el Presupuesto.
Disponibilidad de proveedores establecidos y por establecer.
Denicin de suministros a ser comprados por el Proyecto y por Ocina Principal
(Matriz de Alcance).
Mecanismos de seleccin de proveedores.
Niveles de aprobacin de compras.
Responsable de compras en el Proyecto y en O cina Principal.
Responsable de generacin de rdenes de Compra en el Proyecto y en Ocina Principal.
Responsable del Control Logstico en el Proyecto (Matriz de Responsabilidades).
Acuerdos ya establecidos de rdenes de Compra.
Requerimientos de transportistas.

Administracin y Finanzas

Es convocada por el Gerente de Administracin y Finanzas, en coordinacin con el Gerente de

Proyecto. En esta sesin se toman acuerdos para la aplicacin de la normatividad contable y
tributaria, de los procedimientos y lineamientos de administracin de personal, gestin de servicios
generales, responsabilidad social y administracin nanciera.
Previamente, el equipo del Proyecto llenar el registro adjunto ALY.SGP.PG.05-F.03 Lista de
Vericacin de Administracin y Contabilidad, y lo enviar al Gerente de Administracin y Finanzas
quien, en coordinacin con el Contador General y el Jefe de Administracin, analizarn la
informacin proporcionada en el Check List y denirn los procedimientos a seguir en las situaciones
no estndares identicadas.
Finalmente, en la sesin de coordinacin se denirn los lineamientos a seguir en los temas
detallados en la agenda y en las situaciones no estndares identi cadas. Adicionalmente, en caso
se identiquen de temas controversiales, se analizar en conjunto la particularidad del Proyecto y
se denirn los procedimientos a seguir en dichos temas.
Agenda:

Administracin:
Listado / Cronograma de Mano de Obra por categora / especialidad.
Requerimientos de personal local.
Convenio Colectivo.
Manejo de sindicatos.
Generacin de poderes.
Requerimientos de permisos / certi cados / licencias.
Requerimientos de Sistemas y Comunicaciones del Proyecto.
Requerimientos de servicios generales del Proyecto.
De nicin de organizacin de la Administracin del Proyecto.
Participacin del administrador en el control del Costo Indirecto.

Finanzas:

Flujo de caja presupuestal.
Requerimientos de anzas y/o garantas.
Requerimientos de seguros.
Manejo de adelantos, amortizaciones y/o retenciones.
Apertura de cuentas.
Procedimiento de requerimiento de fondos.
Solicitud de emisin de facturas para cobro de valorizacin.
Capital de trabajo.

Contabilidad:
Temas tributarios.
Contingencias tributarias.
Pago de detracciones de acuerdo a cronograma establecido.
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Sustentos documentarios de operaciones.

Estados nancieros.

Responsabilidad Social:

Requerimientos del Cliente.

Requerimientos de personal local.
Evaluacin del frente interno.
Evaluacin del frente externo.
Identicacin de factores principales.
Denicin de acciones a tomar y asignacin de responsables.
Denicin de necesidad de elaboracin de un Plan de Responsabilidad Social.

Sistemas y Comunicaciones
Es convocada por el Gerente de Sistemas y Comunicaciones, en coordinacin con el Gerente de
Proyecto. En esta reunin se coordinan los recursos de soporte requeridos por el Proyecto para la
adecuada ejecucin del mismo.

Agenda:
Establecimiento del cronograma de entrega e instalacin de los equipos y sistemas
Informticos.
Denicin del sistema de comunicacin a utilizar en el Proyecto.
Establecimiento del cronograma de entrega e instalacin de los equipos y sistemas de
comunicacin.
Coordinar la adquisicin o alquiler de equipos de comunicacin, servicios de operadores
de comunicacin radial, telefnica o de datos.

Control de Gestin de Proyectos

Es convocada por el Jefe de Control de Gestin de Proyectos, en coordinacin con el Gerente de
Proyecto. El objetivo es ayudar al equipo de Proyecto a determinar los componentes del Sistema
de Gestin de Proyectos de ALYABE que debern adoptar para su ejecucin, y a identicar los
factores claves de xito del mismo. En funcin a la complejidad e importancia del Proyecto, el
Gerente de Divisin puede requerir que CGP lleve a cabo un proceso de Implementacin en el
Proyecto, lo cual deber ser aprobado por el Gerente General.

Agenda:
Aplicabilidad inicial del Sistema de Gestin de Proyectos de ALYABE.
Identi cacin de factores claves de xito.
Mecanismos de seguimiento y monitoreo.
Identi cacin de procesos especiales que deban ser diseados.
De nicin de herramientas de gestin necesarias.
De nicin de capacitaciones necesarias.
De nicin de hitos de gestin: primer look ahead, primer IP, primer Panel de Control.

Recursos Humanos
Es convocada por el Gerente de Recursos Humanos, en coordinacin con el Gerente de Proyecto.

Agenda:
Requerimientos de personal empleado.
Requerimientos de personal externo.
Requerimientos de especialistas.
Requerimientos de capacitacin.
Coordinacin de fechas programadas de capacitacin del personal (por ejemplo:
Semana de Induccin para Ingenieros Jvenes, CAME, Formacin de Gerentes de
Proyecto, etc)
Mecanismos y fechas de evaluacin de desempeo.
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Prevencin de Riesgos y Gestin Ambiental

Es convocada por el Jefe de Prevencin de Riesgos y Gestin Ambiental, en coordinacin
con el Gerente de Proyecto.
Agenda:
Requerimientos de PdR y GA del Cliente.
Identi cacin de actividades / requerimientos crticos.
De nicin del Jefe de PdR y GA asignado al Proyecto.
De nicin de los lineamientos para la elaboracin del Plan de PdR y GA del Proyecto
Control de Calidad
Es convocada por el Jefe del rea de Control de Calidad, en coordinacin con el Gerente de
Proyecto.
Agenda:
Requerimientos de Control de Calidad del Cliente.
Identi cacin de actividades / requerimientos crticos.
De nicin del Jefe de Control de Calidad asignado al Proyecto.
De nicin de los lineamientos para la elaboracin del Plan de QA/QC del Proyecto
Comercial y Legal
Es convocada por el Gerente de Proyecto, en funcin a la evaluacin los Riesgos y Oportunidades
Comerciales y Legales. Asistirn el Asesor Legal y/o el Gerente Comercial. Se deber coordinar
tambin la informacin a ser presentada por el Gerente Comercial en la Reunin de Transferencia y
Arranque
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.
Agenda:
Requerimientos del Cliente.
Legislacin pertinente.
Necesidad de asesora / soporte en la negociacin del Contrato.
En caso lo amerite, se deber dejar constancia de los acuerdos tomados por medio de un acta, la cual
ser distribuida a los involucrados al da siguiente de la sesin de trabajo. El encargado de elaborar
esta acta es el Responsable del Proyecto designado.
2.2. Plan de Arranque
El Plan de Arranque debe cubrir un plazo adecuado, no menor a 4 semanas. La de nicin de actividades,
fechas y responsables se registrar en el formato GYM.SGP.PG.05-F.01 Plan de Arranque, el cual se
adjunta, y el estado de su cumplimento ser revisado de manera semanal por el Gerente de Proyecto.
Los temas que debe cubrir el Plan de Arranque se detallan a continuacin. Esta relacin debe ser
considerada como referencial y adecuarse a las caractersticas y necesidades de cada Proyecto:
Trmites ante el Cliente:
Orden de Proceder / Carta de Intencin.
Cobranza de adelantos.
Preparar los documentos que son exigencias contractuales: Plan de Seguridad, Plan de Calidad,
Medio Ambiente, etc
Permisos y trmites para ingreso al sitio (exmenes mdicos, inducciones, emisin de fotochecks,
etc).
Temas a tratar en posible Reunin de Inicio con el Cliente (KOM)
Temas Organizativos:
Organigrama del Proyecto y plan de ingreso al Proyecto.
Gestin Contractual (Estudio del contrato, Anlisis FODA y Gua de Gestin Contractual).
Gestiones Administrativas: Cdigo interno del Proyecto; anzas, seguros, poderes; permisos ante
el Ministerio de Trabajo; licencias municipales u otras, etc.; inscripciones en AFP, ONP, ESSALUD,
etc.; cuentas corrientes; etc.

Requerimientos de servicios y campamentos iniciales.

Instalaciones provisionales.
Instalacin de sistemas informticos y de comunicacin.
Temas de Construccin:
Relacin de equipos propios y de terceros considerados y posibilidades de movilizacin.
Reclutamiento de personal obrero local y forneo.
Relacin de Suministros Principales y Proveedores considerados.
Inicio de la gestin de compra de suministros crticos.
Inicio de la construccin.
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Se dejar constancia del cumplimiento de las coordinaciones descritas lneas arriba en el registro
GYM.SGP.PG.05-F.02 Veri cacin de Coordinacin con reas de Soporte, el cual se adjunta al
presente documento.
2.3. Matriz de Responsabilidades

3. REFERENCIAS Y ANEXOS
3.1. Buenas Prcticas
La Carta de Intencin emitida por el Cliente debe contener los compromisos y garantas mnimos
necesarios para poder iniciar con la ejecucin del Proyecto, en caso se prevea que la rma del
Contrato pueda tomar un tiempo considerable. Para dar inicio a las actividades del Arranque, se
debe solicitar al Cliente que la Carta de Intencin contenga, entre otras cosas, el compromiso de
pago de las valorizaciones
que se vayan generando durante la negociacin del contrato. En caso
se considere necesario, se podr solicitar soporte al rea Legal y/o a la Gerencia Comercial.
3.2. Documentos Relacionados
8
GYM.SGP.PG.04 Transferencia
GYM.SGP.PG.06 Reunin de Transferencia y Arranque
3.3. Anexos
GYM.SGP.PG.05-F01 Plan de Arranque
GYM.SGP.PG.05-F02 Coordinacin con reas de Soporte
GYM.SGP.PG.05-F03 Lista de Veri cacin de Administracin y Contabilidad