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PLANIFICACIÓN Y
CONTROL DE
PROYECTOS
TERRAMOVE SAC

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CONTENIDO
1. OBJETIVO .........................................................................................................................3

2. ALCANCE ..........................................................................................................................3

3. DEFINICIONES .................................................................................................................3

4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................3

5. DESARROLLO .................................................................................................................3

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1. OBJETIVO
Establecer la metodología para planificar, programar y medir el avance de los proyectos en
costo y tiempo asignados a Terramove (TMV).

2. ALCANCE
Aplica a todos las Obras que ejecuta TERRAMOVE

3. DEFINICIONES
 Seguimiento: Es observar o registrar lo que está ocurriendo en el proyecto.
 Control: Implementar acciones correctivas cuando algo está fuera de lo planeado.
 Entregables: Cualquier producto, servicio o resultado único y variable que debe de ser
producido para completar un proceso, una fase o un proyecto.
 EDT o WBS: Estructura de descomposición del trabajo, representa todo el trabajo
(Alcance) que se debe de realizar en un proyecto. Establece los límites del trabajo, es
una descomposición jerarquica del trabajo a ejecutar por el equipo de proyecto.
 3WLHA: (Three Week Look Ahead) programa de tres semanas, en donde se analiza
las actividades ejecutadas de la semana anterior, se compara con la semana actual y
se proyecta la semana siguiente.
 Curva S: Es la curva que muestra la línea base del desempeño esperado del proyecto,
es utilizado como herramienta de control, para poder comparar el programado respecto
a lo ejecutado.

4. RESPONSABILIDADES
El Gerente de Proyecto y los jefes de proyecto son los responsables de asegurar el
cumplimiento del presente documento bajo supervisión de la jefatura de control de proyectos.

5. DESARROLLO
Para desarrollar el plan de control de proyectos se ha considerado 03 Etapas:

 FASE INICIO: Actividades antes del INICIO de la ejecución de la Obra


 FASE EJECUCIÓN: Actividades durante la ejecución de la obra.
 FASE CIERRE: Actividades Durante el CIERRE y DESMOVILIZACION de la Obra.

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5.1 FASE DE INICIO

5.1.1 Requisitos Previos:

 Recepción de documentos de licitación aprobados (presupuesto, alcance, etc)


 Organización y desarrollo del equipo de trabajo en obra (Organigrama)
 Revisar el Contrato o borrador de contrato y/o modificaciones y acortar comentarios.
 Disponer del Sistema de Gestión de Seguridad, Calidad y Medio Ambiente
 Difundir y entregar procedimientos de control de avance y control de
costos.

5.1.2 Recursos

5.2.2.1 Equipos

De acuerdo a las necesidades y la magnitud de la obra

5.2.2.2 Materiales Consumibles

Todo lo necesario según alcance, cumpliendo las especificaciones técnicas


aprobados por el cliente.

5.2.2.3 Personal (equipo de obra)

 Gerente de Proyecto
 Gerente de construcción.
 Jefe de control de proyectos.
 Ingeniero de programación (manejo P6 y/o Ms Project)
 Ingeniero de control de costos.

5.1.3 Actividades a Ejecutar durante la FASE DE INICIO de la Obra:

5.1.3.1. Programación y control:

 Análisis de alcance, consideraciones y excepciones (Contrato).


 Revisión y Análisis de plan de trabajo.
 Elaboración del W.B.S (Work Breakdown Structure)
 Elaboración de cronograma inicial con P6 y/o Ms Project.
 Implementación de Formatos de control (Reportes diario,
Programación diario, 3W, Reporte semanal, etc).
 Desarrollo de la línea base en HH (Curva S).

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 Plan de control de recursos en cantidad (Mano de obra, Equipos y


herramientas)

5.1.3.2. Control de Costos:

 Asignación de Recursos por partida o entregables (Fases)


 Resultado Operativo (Estimaciones de costos)
 Flujo de Caja (Proyecciones financieras mensuales)
 Informe Semanal de Producción (ISP) en costo.
 Curva S Programada en costos.
 Formatos de reportes de control.

5.1.3.3. Recursos Humanos:

 El organigrama de Obra (staff)


 Definir manual de funciones y responsabilidades por puesto.

 Plan de Movilización del Personal
 Establecer escalas Salariales y Beneficios
 Políticas Particulares de Obra.

5.1.3.4. Comunicaciones (CONTROL DOCUMENTARIO):

 Comunicaciones de Obra con el Cliente, staff corporativo y equipo


de obra (Matriz de directorio).
 Matriz de comunicaciones.
 Flujograma del proceso documentario con el cliente.
 Formatos de control documentario.
 Matriz general de control documentario.

5.1.3.5. Riesgos:

 Identificación de los riesgos (procedimiento de plan de riesgos)


 Análisis cuantitativo y cualitativo.
 Plan de respuesta al riesgo

5.1.3.6. Previsión de Recursos

 Plan de adquisición de recursos (Histograma).


 Programa de utilización de equipos y vehículos (Histograma).
 Determinación de Materiales o equipos Críticos y No Críticos
 Identificar proveedores según necesidad del proyecto.

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5.1.3.7. Seguridad / Medio Ambiente, se debe considerar:

 El Plan de Seguridad de la Obra


 El Plan de Gestión Ambiental de la Obra.
 Plan de Contingencia.
 Formato Check list de entrega de equipos.

5.1.3.8. Calidad

 Elaborar el Plan de Calidad.

5.1.3.9. Verificación de facilidades en obra:

 Disponibilidad de Energía Eléctrica en Obra


 Disponibilidad de agua de consumo para Obra
 Disponibilidad de líneas telefónicas (Cobertura de operador) y otros
medios de comunicaciones en la Obra.
 Disponibilidad de Alimentación y Alojamiento.
 Disponibilidad de proveedores de materiales, equipos, vehículos,
combustible, locales, etc.
 Requerimiento de formatos, útiles de escritorio, muebles y enseres.

5.1.3.10. Documentación a Presentar:

El Gerente de proyecto o Jefe de control de proyectos obra será responsable de


presentar la siguiente documentación elaborada en esta Fase de Inicio:

 Cronograma Inicial de obra


 Plan de Fases (paquete de partidas o entregables)
 Resultado Operativo Inicial
 Flujo de Caja
 Informe Semanal de Producción
 Curva S inicial
 Organigrama de Obra
 Plan de movilización de personal (Según histograma)
 Políticas Particulares de Obra (Régimen de permanencia en obra)
 Matriz de Comunicaciones
 Riesgos (Identificados, analizados y con un plan de respuesta)
 Listado de Materiales Críticos y No Críticos
 Programa de Adquisición de Materiales
 Programa de utilización de equipos y vehículos (control HM)

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5.1.3.11. Aprobación del Informe Inicial

Toda la documentación será presentada y sustentada ante la Gerencia de Operaciones y Jefe de


planeamiento y control corporativo quienes se encargarán de su aprobación.

5.2 FASE EJECUCIÓN

Actividades a ejecutar durante la Construcción:

5.2.1. Movilización de Recursos

 Movilización de Equipos
 Movilización de personal
 Movilización de Materiales

5.2.2. Programación y control

 Actualización de cronograma
 Actualización del Metrado
 El programa de 3 WLA o 4 WLA.
 Programa Semanal
 Programa Diario
 Reporte Diario.
 Actualización diario o semanal de matriz de progreso de avance físico.
 Gestión de ampliación (sustentados)
 Reporte Fotografico.

5.2.3. Control de costos

 El resultado operativo (R.O.)


 El Informe semanal de producción (ISP) en costos (valor ganado).
 Curva S
 Valorización del mes (aprobación final).
 Flujo de Caja
 Control de Cartas Fianzas
 Cambios y adicionales – Reclamos (consolidación de sustentos).
 Valorización de terceros (proveedores).
 Control de Recursos en costo (HH, HM, suministros adicionales, etc)
 Desarrollo de presupuestos de obra (a escala menor).

5.2.4. Riesgos

 Monitoreo y control de los riesgos

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5.2.5. SSOMA

 Verificar cumplimiento del Programa de SSOMA


 Monitoreo y Control de las Actividades de SSOMA
 Auditorias del Sistema de Gestión de SSOMA

5.2.6. Calidad

 La matriz de calidad
 La curva de liberación
 Registro de inspección de ensayos
 Registros y control estadístico de Calidad
 Registros de Calibración de Instrumentos
 Registro de Avances de Obra (protocolos).
 Auditoria del sistema de Seguridad / Medio Ambiente y Sistema de
Calidad

5.2.7. Información Semanal de Obra

El Gerente de proyecto o Jefe de control de proyecto es el responsable de enviar


semanalmente vía e-mail a la Gerencia de Operaciones y al Jefe de Planeamiento y
Control corporativo lo siguiente:

 Resumen Semanal (síntesis)


 Informe Semanal de Producción (ISP).
 Curva S.
 Programa de tres o cuatro Semanas.
 Personal y equipos en Obra.
 Lista de RQs Pendientes de Atención.
 Movimiento de almacén de Materiales Críticos.
 Estado de los adicionales
 Resumen Económico de Administración
 Resumen documentario (log de documentos)
 Reporte estadístico de Calidad
 Copia de cuaderno de obra (reporte diario).
 Copia de cartas recibidas y emitidas.

5.2.8. Informe Mensual

El Gerente o Jefe de control de proyectos es el responsable de enviar


mensualmente vía e-mail a la Gerencia de Operaciones al Jefe de Planeamiento y
Control corporativo lo siguiente:

 Resumen Ejecutivo.

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 Resultado Operativo
Análisis del Resultado Pendiente
Compatibilizar con el Resultado Contable
Comentarios del Resultado Operativo del mes y del total de la
obra.
 Flujo de Caja
 Cronograma actualizado
 Organigrama Actualizado
 Informe SSOMA
 Informe de Calidad
 Valorización
 Informe de Almacén
Movimiento de Almacén (Materiales)
Inventario (Equipos y Herramientas)
 Cronograma Actualizado de adquisición de Materiales
 Registro Fotográfico
* Se debe enviar una copia impresa para el área de Planeamiento y Control.

5.3 FASE CIERRE Y DESMOVILIZACION:

5.3.1 Plan de Cierre:

 Desarrollo y mantención de check list de cierre.


 Elaboración de Plan de Cierre
 Elaboración del Plan de desmovilización

5.3.2 Actividades a Ejecutar durante el CIERRE de la Obra

5.3.2.1. Oficina Técnica (Control de proyectos)

 La retroalimentación (Estadísticas de Rendimientos)


 Lecciones aprendidas (la buenas practicas).
 Liquidación Final con el Cliente (Según check list de cierre).

5.3.2.2. Calidad

 El dossier de calidad

5.3.2.3. Administración

 El cierre administrativo y almacenes

5.3.3 Documentaciones

5.3.3.1 Documentaciones típicas con el cliente

 Planos As Built
 Memoria descriptiva de la Obra Ejecutada

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 Especificaciones técnicas de la obra ejecutada.


 Inventario de los materiales instalados en General.
 Archivos electrónicos de toda la información indicada
anteriormente
 Suscripción del acta de Recepción Provisional
 Elaboración y entrega de la liquidación final de la Obra.
 Protocolos de Fabrica de los materiales suministrados
 Pólizas adquiridas en Obra, con la relación del personal que ha
participado en cada sección de obra
 Anexo fotográfico, cronológico de la ejecución de la obra
 Aprobación de la liquidación de Obra por parte del cliente.
 Otros documentos solicitado por el cliente.

5.3.3.2 Documentaciones típicas con sede central

La siguiente documentación será entregada por el Gerente o


Jefe de Obra a control documentario de TERRAMOVE.

 Informe final de la Obra


 El Resultado Operativo final de la obra.
 Dossier de Calidad
 Informe Final de Seguridad y medio ambiente
 Obtener libre adeudo de Almacén
 Obtener libre adeudo de Equipos
 Obtener libre adeudo Administrativo
 Obtener libre adeudos de terceros en Obra como: proveedor
de vehículos, proveedor de alimentos, proveedor de
alojamiento, etc.
 Copia de cuaderno de Obra o reportes diarios validados por el
cliente.
 Cartas, actas o transmittals emitidas y recibidas.
 Listado de personal recomendable con sus respectivos datos.
 Informe del performance de los proveedores.

5.3.4 Liquidaciones:

 Liquidación de Valorizaciones con el Cliente (Libre adeudo)


 Liquidación de Materiales con el Cliente (Libre adeudo).
 Liquidación con los proveedores (Libre adeudo).

5.3.5 Actividades a ejecutar durante la DESMOVILIZACION de la Obra:

5.3.5.1 Personal

Ingeniero responsable designado para esta actividad


Administrador de la Obra o asistente según corresponda

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5.3.5.2 Desmovilización final:

 Desmovilización del Activo Fijo de la Empresa


 Desmovilización de Materiales Sobrantes de la Empresa
 Limpieza del Área de Trabajo y Restauración de los sitios
ocupados
 Desmovilización del Personal

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