Unidad temática n° 4: Planificación

Es la función administrativa que involucra la definición de los objetivos de la organización, el

establecimiento de estrategias para lograrlos y el desarrollo de planes para integrar y coordinar las
actividades laborales. Por lo tanto, tiene que ver tanto con los fines (el qué) como con los medios (el
cómo

Cuando empleamos el término planear, nos referimos a la planeación formal. En la planeación

formal se definen los objetivos específicos a lograr en un periodo determinado. Estos objetivos se
estipulan por escrito para que todos los miembros de la organización tengan conocimiento de los
mismos, lo cual reduce la ambigüedad y da lugar a un entendimiento compartido de qué se tiene
que hacer para conseguirlos. Por último, el propósito de los planes específicos radica precisamente
en señalar cómo se lograrán los objetivos.

Importancia: Proporciona la dirección para coordinar entre los gerentes y empleados la consecución
de la meta general. Plasmar en un documento, la dirección o rumbo que se establece sobre una
organización. si no perseguirían obj distintos. Permiten enfocar los esfuerzos (dado que los recursos
son finitos, establece prioridades) Reduce la incertidumbre, se anticipan al cambio, estan preparados
para cuando surja. Minimiza el desperdicio y la redundancia. Establece los objetivos y estándares
utilizados para el control sino carecerían de parámetros.

¿Vale la pena planear? Problemas si no se planifica: No se conoce el rumbo de la empresa. No es

posible controlar. No se puede medir los resultados, no existe métodos o criterios para tomar
decisiones. No es posible proyectar a futuro a la empresa

Las desventajas de la planificación: crea demasiada rigidez (no toman en cuenta las variaciones de
condiciones), no es posible planear cambios en un ambiente turbulento, los sistemas no pueden
reemplazar la intuición ni la creatividad, enfoca la atención de la gerencia en competir dentro de la
estructura industrial de hoy más que en la de mañana.

Tipos de planes
*Según su alcance:
Estratégicos abarcan a toda
la org y determinan los
objetivos generales de la
misma. Operativos: abarcan
un área operativa de la org
*Según su marco temporal:
Largo plazo más allá de tres
años. Corto plazo planes cubren un año más o menos. *Según su especificidad: Direccionales son
flexibles y establecen lineamientos generales. Específicos definidos con mucha claridad y no dan
lugar a interpretación, ej incrementar 8 por ciento la producción generada por su unidad de trabajo
en un periodo de 12 meses. *Según frecuencia de uso: Un solo uso planes específicos que satisfacen
algo particular. Permanentes de implementación continua, ofrecen una guía para el desempeño de
actividades repetitivas.

Propósitos: Función o tarea básica de la empresa o institución. Sinergia

Objetivos o metas: Fines que se persiguen por medio de una actividad.

Estrategias: Determinación de los objetivos básicos a LP y la adopción de los cursos de acción y la

asignación de recursos humanos para su cumplimiento
Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento de la toma de
decisiones
Procedimientos: Método para el manejo de actividades futuras. Secuencias cronológicas de
actividades requeridas

Reglas: Reflejan una decisión administrativa

Proceso formal de la planificación Estrategica

1) Formulación de Metas /del Obj. Gral. en términos concretos.
2) Análisis Ambiental (¿Qué hay en el ambiente? Oport. y Amenazas) como lo harán los
competidores, proveedores, clientes, organismos gubernamentales y otros factores.
3) Análisis Interno (Fort. Y Deb. de la Org.) Análisis de recursos
4) Formulación de alternativas y elección de la estrategia empresarial (¿Qué hacer?) identificar,
evaluar y seleccionar enfoques estratégicos opcionales, Toma de decisiones
5) Elaboración de la planificación estratégica (¿Cómo hacer?)
6) Implantación de la planificación estratégica mediante planes tácticos y operacionales.

OBJETIVOS y planes: establece la base de todas las demás actividades que ejecutan los
gerentes al organizar, dirigir y controlar. Consta de dos factores relevantes: objetivos y planes

Los objetivos (metas)son resultados que se desea lograr. funcionan como guía de las decisiones y
representan los criterios a partir de los cuales serán medidos los resultados obtenidos por el trabajo.
(antes de poder establecer los planes). Los planes son documentos en los que se especifica cómo se
lograrán los objetivos. Normalmente en ellos se incluyen la asignación de recursos, los cronogramas
y otras acciones necesarias para que se cumplan.

Tipos de objetivos

No hay un único objetivo (digamos generar utilidades, podrá derivar en comportamientos antiéticos)
las emp podrían estar interesadas en aumentar su participación de mercado, mantener el
entusiasmo de sus empleados y lograr prácticas laborales sustentables desde la perspectiva
ecológica. Para que estos sean eficaces deben cumplir las siguientes características:

Deben constituir un reto,

pero ser realistas, deben ser
establecidos en término
específicos y cuantificables,
deben estar muy apoyados
por los superiores, han de ser capaces de generar entusiasmo en los subordinados. Han de ser
comunicados a todos los subordinados involucrados. Deben ser puestos por escrito. Han de ser
comentados regularmente en las reuniones, deben poseer Claridad: debe estar claramente definido,
que no revista ninguna duda para los responsables. deben ser Flexibles: Pueden ser modificados
Coherente: debe servir a la empresa. Los objetivos por áreas funcionales deben ser coherentes entre
sí, es decir no deben contradecirse

Los objetivos de una organización pueden clasificarse en dos categorías: estratégicos se relacionan
con todas las demás á reas de su desempeño, (queremos convertirnos en la organización de noticias
más influyente del mundo) o financieros solo resultados financieros de la organización (aumentar
entre 3 y 5 por ciento promedio anual sus ventas e ingresos)

Obj estratégicos son los Objetivos establecidos, se vinculan con anuncios realizados por las
organizaciones respecto de la meta que asegura perseguir. (pueden encontrarse en los estatutos de
la organización o en los anuncios departamento de RRPP) estos objetivos no son adecuados,
entonces le falta una descripción significativa de lo en realidad quieren lograr

Si se quiere saber cuáles son los Objetivos reales, aquellos que en realidad están relacionadas con las
acciones de quienes componen la organización, habrá que prestar atención a lo que hacen sus
miembros. Acción define prioridad. Ej relacion estrecha en uni pero salones repletos.

ESTABLECIMIENTO DE objetivos y desarrollo de planes

Los objetivos se configuran en
una jerarquía que abarca desde
el objetivo global hasta los
individuales específicos. Todos
están interconectados…
Entonces, la obtención de uno
de ellos depende del logro del
resto. Si no estuviesen
interconectados y no se
apoyaran entre sí, los
empleados podrían seguir obj
para su propio departamento,
pero, perjudiciales para la
Organización en su totalidad.

Modelos de establecimiento de objetivos

Como comentamos antes,

los objetivos dan dirección
a todas las decisiones y
actividades administrativas
y representan los
parámetros que sirven de
base para medir los logros
conseguidos. Todos los
miembros de la
organización deben orientar
sus esfuerzos hacia la
consecución de dichos objetivos, mismos que pueden ser establecidos mediante un proceso
tradicional o a través del modelo de administración por objetivos.

Modelo Tradicional: Los objetivos son determinados por los directivos de la organización
que se dividen y pasan a distintos niveles. se convierten en subobjetivos para cada área de la misma.
Al infiltrarse guían las labores de los empleados individuales para el logro de las metas generales.
Gerentes de alto nivel pueden ver el “panorama general”. Ej el presidente le informa al
vicepresidente de producción sus expectativas respecto de los costos de manufactura el año
próximo e indica al vicepresidente de marketing cuál es el nivel de ventas que desea alcanzar a lo
largo del año. Esos objetivos pasan al siguiente nivel organizacional, en donde se definen cuáles son
las responsabilidades de ese nivel en particular; luego pasan al siguiente nivel, y así
consecutivamente. En algún momento posterior, se hace una evaluación del desempeño para
determinar si los objetivos asignados a cada nivel fueron alcanzados. Técnicamente es así pero no
siempre ocurre, algunos problemas son: convertir los objetivos estratégicos de amplio alcance en
metas departamentales, de equipo o individuales resulta una tarea frustrante y compleja. Además,
cuando los gerentes de alto nivel definen las metas ambiguas como “generar utilidades suficientes”
o “aumentar el liderazgo en el mercado”, los gerentes de cada uno de esos niveles introducen sus
sesgos personales para hacerlos más específicos, perdiéndose la claridad definen los objetivos.

Cadena de medios y fines es cuando la jerarquía de los obj de la org está claramente definida,
formando así una red integrada de objetivos. Las metas de más alto nivel (o fines) están vinculadas
con los objetivos de nivel más bajo (medios) para su consecución. Los objetivos alcanzados en los
niveles más bajos se convierten en los medios para cumplir las metas =fines del nivel siguiente de
igual manera en el siguiente nivel consecutivamente. así debe funcionar el modelo tradicional.

En lugar de usar el establecimiento tradicional de objetivos, muchas organizaciones emplean

La administración por objetivos (APO), es un sistema de administración en el que los

empleados y jefes determinan metas específicas de desempeño, revisan periódicamente el progreso
hacia tales metas y se distribuyen las recompensas de acuerdo con ese progreso. En vez de utilizar
los objetivos sólo para asegurarse de que los empleados estén haciendo lo que se supone que deben
hacer, la APO los usa también para motivarlos.

Los programas constan de cuatro elementos: especificidad de metas, toma de decisiones

participativa, un plazo explicito y retroalimentación

El atractivo de APO hace mayor hincapié en que los empleados se esfuercen por cumplir los
objetivos que ellos mismos contribuyeron a establecer. Qué tan bien funciona la APO- puede
aumentar el nivel de desempeño de los empleados y la productividad organizacional. ¿este modelo
es relevante para las organizaciones actuales? Si se le considera exclusivamente como una forma de
establecer objetivos, éste puede ser también un buen método para motivar a los empleados

PASOS

Un problema de
los APO es que no
siempre son
eficaces en
tiempos de
cambios
ambientales
dinámicos. Un
programa APO
necesita alguna estabilidad para que los empleados dirijan su trabajo a la consecución de las metas.
Otro problema es que llega a ser contraproducente el celo de los empleados por cumplir sus metas
sin consideración por sus compañeros de la unidad.
PASOS DE LA FIJACION DE METAS: Revisar la misión de la organización, las metas deben reflejar lo
que dice la misión. Evaluar los recursos disponibles. Determinar las metas individualmente o con
aportes de otros. Escribir las metas y comunicarlas a quienes tienen que saberlas. Revisar los
resultados.

Desarrollo de planes: se ve influenciado por tres factores de contingencia y también por el modelo
de planeación que se utilice.

FACTORES DE CONTINGENCIA EN LA PLANEACIÓN

El nivel en la organización: En su mayor parte, los gerentes de nivel bajo se concentran en la

planeación operativa y los de nivel alto lo hacen en la planeación estratégica

El grado de incertidumbre en el entorno: Cuando el entorno es muy inseguro los planes deben ser
específicos pero flexibles. Los gerentes deben estar preparados para modificar los planes que hayan
implementado. Incluso, habrá ocasiones en que tendrán que tomar la opción de cancelarlos por
completo Asimismo es importante que los prosigan las actividades de planeación formal.

Duración de los compromisos futuros: marco temporal de los planes. Los planes deben extenderse
tanto tiempo como sea necesario para satisfacer los compromisos adquiridos al momento de su
concepción. Desarrollar planes que abarquen demasiado o muy poco tiempo resulta ineficiente e
ineficaz. AT&T y Apple subestimaron enormemente la popularidad del teléfono. La red de AT&T
“simplemente fue incapaz de manejar tanto tráfico”.

Modelos de planeación

En el modelo tradicional, la planeación es tarea específica de los gerentes de alto nivel, aunque
suelen recibir el apoyo de un departamento de planeación formal (de un grupo de especialistas cuya
responsabilidad exclusiva es ayudar a establecer y formular los planes). Planes desarrollados fluyen
hacia abajo por los gerentes de alto nivel hasta los demás. planeación gerencial rigurosa, sistemática
y coordinada, a medida que pasan de un área a otra, los planes son ajustados a las necesidades
particulares. Una de las quejas más recurrentes fue que “los planes son documentos que prepara el
personal corporativo de planeación y cuyo único destino es el olvido” Sólo puede ser efectivo si los
gerentes comprenden la importancia de crear documentos que los integrantes de la organización
realmente usen.

Otro modelo de planeación consiste en buscar una mayor participación de los miembros en el
proceso. son desarrollados por los mismos integrantes de cada nivel organizacional y de cada unidad
de trabajo con la consigna de satisfacer necesidades específicas.C uando los miembros de la
organización se involucran activamente en la planeación, visualizan los planes como algo más que
una serie de propósitos consignados en un papel.

TEMAS CONTEMPORÁNEOS relativos a la planeación

De forma más específica, hablaremos de la planeación eficaz en entornos dinámicos y luego veremos
cómo pueden aprovechar los gerentes la inteligencia competitiva y otras formas de análisis del
entorno.

¿Qué pueden hacer los gerentes para desarrollar planes eficaces en entornos dinámicos? el
almacenamiento de información computarizada en “nubes” está revolucionando las industrias de
todo tipo, desde la de servicios financieros hasta las de atención médica e ingeniería.27 Las
empresas aprovechan las redes sociales para establecer conexiones con clientes, empleados y
empleados potenciales.

¿Cómo es posible esperar que los gerentes hagan planes eficaces cuando el entorno externo cambia
todo el tiempo? La incertidumbre del entorno afecta los tipos de planes desarrollados por los
gerentes. En vista de que los entornos dinámicos son más la norma que una excepción.

Para resultar útiles en los entornos inciertos, es preciso que los planes incluyan cierto nivel de
especificidad, pero sin llegar a ser inamovibles. Los planes sirven como mapas de ruta, pero podría
modificarse debido a las condiciones dinámicas del mercado.

La flexibilidad es relevante que los gerentes se mantengan alerta ante los cambios del entorno que
pudieran ejercer un impacto sobre la implementación y que sepan responder según se requiera. No
abandonar la planeación formal si se quiere ver algún efecto en el desempeño organizacional.

Es recomendable que la jerarquía organizacional sea menos estática para poder generar planes más
eficientes en los entornos dinámicos. Esto implica permitir que los niveles más bajos de la
organización establezcan sus propios objetivos y desarrollen sus planes particulares, ya que hay poco
tiempo para que éstos sean determinados por la dirección y fluyan hacia abajo. Por consiguiente, es
preciso que los gerentes enseñen a sus subordinados cómo establecer objetivos y hacer planes y
que, a su vez, aprendan a confiar en ellos.

¿Qué pueden hacer los gerentes para aprovechar el examen del entorno? El análisis del entorno
externo que llevan a cabo los gerentes puede verse mejorado por el examen (o scanning) del
entorno, involucra la revisión detallada de la información para detectar las tendencias emergentes=
contribuirá a establecer los objetivos y los planes en el futuro inmediato. La inteligencia de la
competencia, que es el proceso de obtener información sobre los competidores para que los
gerentes puedan anticipar sus acciones en lugar de limitarse a reaccionar a ellas. sobre los
competidores: ¿quiénes son?, ¿qué están haciendo?, ¿de qué manera nos afectan sus acciones? no
equivale a hacer espionaje corporativo, evitar la posibilidad de que provenga de fuentes ilegales o
no éticas. La publicidad, los materiales promocionales, los boletines de prensa, los reportes
presentados ante organismos gubernamentales, los informes anuales, las solicitudes de personal, los
reportajes noticiosos, la información difundida en Internet y los estudios de la industria constituyen
fuentes de información fácilmente accesibles. Las bases de datos electrónicas permitan conocer
datos más específicos sobre una industria= comprar acceso a las bases de datos. Participar en
exposiciones comerciales e interrogar a su propio personal de ventas también pueden ser buenas
fuentes de información sobre los competidores. Comprar productos de la competencia cada cierto
tiempo y piden a sus empleados que los evalúen para averiguar cuáles son sus innovaciones
técnicas. Es complejo y más si es sobre competidores en todo el mundo.
PLANEACION TÁCTICA
Conversión e interpretación de las decisiones estratégicas en planes concretos en el nivel
departamental. En el nivel intermedio de la empresa, la planeación se denomina planeación táctica y
representa la unión entre la planeación estratégica y los planes operacionales orientados a la
ejecución de las tareas y operaciones

CARACTERISTICAS

1. La planeación es un proceso permanente y continuo realizado en la empresa.

2. Incluye la previsión, es una relación entre tareas por hacer y el tiempo disponible para hacerlas.
3. Funciona como medio de orientación del proceso decisorio. racionalidad

4. Selecciona determinado curso de acción entre varias alternativas teniendo en cuenta sus
consecuencias futuras y las posibilidades de realización.

5. Es sistemática, es una totalidad conformada por el sistema y los subsistemas, así como por las
relaciones internas y externas.

6. Es iterativa, Flexible por eventos nuevos y diferentes en el exterior e interior de la empresa.

7. Es una técnica de asignación de recursos estudiada y decidida con anticipación.

8. Es una técnica cíclica permite mediciones y evaluaciones para efectuar una nueva planeación.

9. Es una función administrativa que interactúa dinámicamente con las demás.

10. Es una técnica de coordinación. De varias act para conseguir con eficacia los obj deseados

11. Es una técnica de cambio e innovación

La planeación táctica es el conjunto de la toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen

propósitos más limitados, plazos más cortos, áreas menos amplias y niveles inferiores de la jerarquía
de la organización.

La distinción entre la planeación estratégica y táctica debe hacerse siempre en términos relativos
porque, en términos absolutos, ambos ocupan los dos extremos de un continuo de posibilidades. Las
diferencias más importantes en la planeación táctica son:

-Nivel de decisiones: la planeación táctica se decide y desarrolla en los escalones medios de la

empresa, es decir, en el nivel intermedio.

-Dimensión temporal: está dimensionada a mediano plazo.

-Amplitud de efectos: abarca partes de la empresa, su amplitud es departamental.

Para comprender mejor la planeación es necesario comprender el PROCESO DECISORIO

La toma de decisiones es el núcleo de la responsabilidad administrativa

Elementos del Proceso decisorio

¿Quién toma las decisiones? individuo o grupo de individuos

Objetivos- propósitos que pretende alcanzar.

Sistema de valores criterios de preferencia empleados para elegir.

Cursos de acción diferentes secuencias de acción

Estados de la naturaleza aspectos del ambiente que involucran a quien toma la decisión y que
afectan la elección de cursos de acción.

Consecuencias efectos resultantes de un determinado curso de acción y un determinado estado de

la naturaleza.

IMPLEMENTACIÓN DE PLANES TÁCTICOS: son implementados mediante las políticas

Los planes tácticos representan un intento de la empresa para integrar el proceso decisorio y
alinearlo a la estrategia diseñada para orientar el nivel operacional en sus tareas para alcanzar lo obj.
Para conseguir esta integración, los planes tácticos deben complementarse con la Política: Líneas de
orientación que delimita la acción, pero no el tiempo.

La política son los planes trazados para enfrentar los problemas que no tienen solución rutinaria.
establece fronteras dentro de las cuales deben tomarse las decisiones. Su propósito es guiar a las
personas que deben desarrollar otros tipos de planes para que puedan conocer cuándo hacer o no
hacer excepciones. Presenta mayor flexibilidad (podrán ocurrir ciertos desvíos cuando las
condiciones lo permitan) que los procedimientos y las reglas. siempre será una guía para la toma de
decisiones en la empresa. La política es general y amplia. Sí las guías para la toma de decisión se
vuelven muy formales, específicas y restrictivas, dejan de ser política para transformarse en
procedimientos o normas y reglamentos.

Clases de políticas (en cuanto al nivel en que funcionan):

Global de la empresa: desarrollada en el nivel instituciona. Las demás políticas deberán adecuarse a
ella. Es el caso de la política relacionada con los accionistas, clientes, proveedores, competidores,
empleados, etc.

Política administrativa: desarrollada en el nivel intermedio, se relaciona con aspectos internos de la

empresa. Es el caso de la política de producción, mercadológica, financiera, de mantenimiento, etc.
Política operacional: desarrollada para que la ponga en práctica el nivel operacional de la empresa,
como la política de reducción de costos, de compras, de salarios, de control de calidad, etc.

Dependiendo del caso, algunas políticas operacionales pueden convertirse en políticas adm incluso
globales. Es el c aso del control de calidad promocionan la calidad garantizada.

Planificación Operacional
Se preocupa básicamente por el “qué hacer” y por el “Cómo hacer”. Se refiere a las tareas y
operaciones realizadas en el nivel operacional. Se orienta a la optimización y maximización de los
resultados. Se caracteriza por la forma detallada en que se establece las tareas y operaciones, por el
corto plazo y por la amplitud que aborda una tarea. se orienta hacia la eficiencia-medios

Procedimientos: relacionados con los métodos para ejecutar actividades. Serie de pasos detallados
que indican como cumplir una tarea para alcanzar un obj preestablecidos, constituyen una guia para
actuar. Clases:

Flujograma vertical: refleja la secuencia de una rutina mediante filas (representan las diversas tareas
o actividades), y columnas (representan los símbolos de las tareas, los empleados, las tareas
ejecutadas, el espacio requerido para la ejecución y el tiempo). Procedimiento ejecutado por varios
empleados (cada uno desempeña una tarea diferente) o para describir una rutina ejecutada por una
sola persona.

Flujograma horizontal: utiliza los mismos símbolos del flujograma vertical. Hace énfasis en los
órganos o las personas involucradas en determinado procedimiento o rutina. Permite redistribución
de tareas, coordinación e integración.

Presupuestos: son los planes operacionales relacionado s con el dinero manejado en determinado
periodo. Generalmente abarcan un año. Ejemplos: flujo de caja, presupuestos departamentales de
gastos, beneficios sociales de los empleados, reparaciones y mantenimiento de máquinas y equipos,
costos directos de producción, los gastos de promoción y publicidad.

Programas: relacionados con el tiempo. correlacionan tiempo y actividades que deben ejecutarse.
Los métodos son programas sencillos o complejos. Detalla que actividades hay que hacer, quien
hace cada una y cuando hay que terminarlas. Algunos instrumentos útiles de programación son:

Cronograma: El más sencillo, es una gráfica de doble entrada en que las filas configuran las tareas o
act y las columnas definen los periodos, generalmente días o meses.

Diagrama de Gantt: en la cual se comparan la producción actual y la planeada con el lapso del
tiempo. Cuyas columnas marcan el tiempo en semanas o meses y en el eje horizontal las actividades
a programar. Es útil para evaluar si una actividad esta adelantada, a tiempo o retrasada.

Graficas de cargas: es una modificación de la gráfica de Gantt, programan la capacidad por áreas de
trabajo. en vez de anotarse las actividades se anotan departamentos o recursos.

Pert: se utiliza para proyectos grandes, como ser desarrollo de un producto nuevo, que requieren
coordinar cientos de actividades, algunas de las cuales se tienen que realizar simultáneamente con
otras y otras no pueden iniciarse hasta haberse completado las anteriores.

Eventos representan puntos de inicio o la finalización actividades principales (son los círculos del
PERT).

Actividades, que ocurren dentro de los eventos, representan el tiempo o los recursos necesarios
para avanzar de un evento a otro. se representan por flechas.

Tiempo de inactividad el que se puede demorar una actividad sin atrasar todo el proyecto.

Ruta crítica secuencia más larga de actividades de una red, aquella cuyos eventos y actividades
consumen más tiempo, carecen de holgura(inactividad).

Aunque el PERT no puede evitar errores, retrasos, cambios ni eventos imprevistos, da margen a las
acciones correctivas inmediatas.

Normas y reglamentos: relacionados con el comportamiento exigido a las personas. Especifican

cómo deben comportarse las personas en determinadas situaciones y generalmente destacan lo que
las personas deben hacer o no, y lo que pueden hacer. Se diferencian de las políticas porque son
bastante específico se restringen el grado de libertad de las personas en determinadas situaciones.