Diagnostico de Archivo 2017

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA GENERAL Código:
SUBPROCESO: GESTION DOCUMENTAL Vigencia desde:

Versión: 02
DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
Página 1 de ___

ALCALDIA DE NEIVA
LILIANA TRUJILLO URIBE. Secretaria General
Fecha de elaboración Versión 1: 20 de junio de 2012

Fecha de actualización Versión 2: 31 de Agosto de 2017
Elaborado por: RUTH SANCHEZ BERNAL
Dependencia: Secretaría General
Responsable de su elaboración: Secretaría General
Fecha de publicación:
Archivo - Carrera 1G Bis No. 13A - 25 Tel.:8710912
Neiva – Huila C.P. 410010
e-mail: dilma.perdomo@alcaldianeiva.gov.co
ruth.sanchez@alcaldianeiva.gov.co
www.alcaldianeiva.gov.co
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del link SIG www.alcaldianeiva.gov.co. La copia o impresión diferente a la publicada,
será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad.
Versión: 02
Página 1 de ___
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION……………………………………………………………………………………….3
1. OBJETIVO GENERAL………………………………………………………………………………3
2. ALCANCE…………………………………………………………………………………………….3
3. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA INSTITUCIÓN………………………………………..4
3.1 Antecedentes de los archivos……………………………………………………………………4
4. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD………………………………………………….5
4.1 Misión………………………………………………………………………………………………..5
4.2 Visión………………………………………………………………………………………………...5
4.3 Valores……………………………………………………………………………………………….5
4.4 Estructura Organizacional…………………………………………………………………………6
5. METODOLOGIA……………………………………………………………………………………..7
5.1 Fuentes de Información……………………………………………………………………………7
5.2 Criterios de búsqueda de información relativa a la Gestión Documental…………………….7
5.3 Criterios relacionados con la Gestión Documental en el marco del
Decreto 2609 de 2012………………………………………………………………………………….8
6. GLOSARIO ASOCIADO……………………………………………………………………………11
7. BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………………………...13
8. REGISTRO FOTOGRAFICO………………………………………………………………………14

Versión: 02
Página 1 de ___
INTRODUCCION
La nueva política archivística se plantea con fundamento en que los documentos son el lenguaje
legitimo y natural de la administración y por lo mismo su manejo, trámite y organización debe
contribuir a la eficiencia, eficacia y transparencia de la misma; son instrumentos de control y se
constituyen en centros de información necesarios para el funcionamiento de un Estado de Derecho y
en parte esencial de la memoria colectiva de la Nación.
Jorge Palacios Preciado.
La presente actualización que se efectúa al Diagnóstico Integral de Archivos realizado al acervo

documental de la Alcaldía del municipio de Neiva, debe convertirse en un instrumento básico
para la toma de decisiones en materia archivística, que permita priorizar los aspectos más
críticos que ha arrojado en su elaboración, donde se evaluaron las condiciones en que se
encuentran los archivos en materia administrativa, de servicios, locativos, la ubicación de los
depósitos, la prevención de desastres, el mantenimiento, los procesos archivísticos, la
preservación documental, el estado de conservación y demás criterios establecidos en la
publicación "Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos"1 emitido por el Archivo General de la
Nación y de la revisión bibliográfica referida a los archivos.
1. OBJETIVO GENERAL
Actualizar el diagnostico integral de archivos del acervo documental de la Alcaldía de Neiva, con
el fin de evaluar el estado actual de los archivos y de definir las acciones tendientes a la
recuperación del patrimonio documental del municipio, conforme a cumplimiento de la Ley 594
"Ley General de Archivos".
2. ALCANCE
El diagnóstico incluye todos los procesos de la Gestión Documental establecidos en el Decreto

2609 de 2012, compilado en el Decreto 1080 de 2015. Se destacan con mayor relevancia los
aspectos técnicos y archivísticos que deben ser tenidos en cuenta para una correcta gestión de
los documentos en el municipio.
_________________________________
1
JAIMES SANCHEZ, Luis Ernesto y GARCIA, Maria Clemencia. “Pautas para diagnóstico integral de archivos”, AGN,
Bogotá, 2003.

Versión: 02
Página 1 de ___
3. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA INSTITUCIÓN
En el documento Así cumplimos nuestro compromiso con Neiva se hace referencia a que hacia
junio de 1781, ya se hablaba en Neiva de la figura del Alcalde, "Ante el desacato el Alcalde sale
buscando apoyo de los custodios del tabaco..." pero no existen archivos que permitan realizar
la reseña histórica de la entidad denominada Alcaldía de Neiva.
Sin embargo todo hace suponer que históricamente la entidad nació al momento de la
fundación de Neiva – el 24 de mayo de 1612 - y oficialmente a finales de 1813 cuando los
patriotas de la Provincia convocaron al Colegio Revisor Electoral para elegir definitivamente al
Presidente del entonces denominado Estado, otros dignatarios y su representante en el
Congreso y que finalizó con la firma del Acta de Independencia Absoluta de la Provincia
sancionada el 8 de febrero de 1814.2
De finales del siglo XIX a principios del siglo XX la Alcaldía de Neiva funcionó en la Carrera 5
entre Calles 9 y 10, donde hoy se encuentran construidas las oficinas de Telecom.
Posteriormente su sede administrativa fue trasladada a la Avenida La Toma con Carrera 7,
mientras se adecuaba el edificio donde hoy se encuentra (Carrera 5 esquina con la Calle 10) y
que fue entregado en comodato a la Alcaldía de Neiva, por la gobernación del Huila
3.1 Antecedentes de los archivos
Al igual que otras oficinas por razones de espacio y por no contarse con una sede
administrativa propia que permitiera adecuar una oficina para el archivo, éste siempre ha estado
abandonado en patios y bodegas en condiciones que no permiten su inalterabilidad, su
recuperación y su conservación.
Según el historiador Camilo Francisco Salas cuando la alcaldía salió del terreno donde hoy
funciona Telecom, el archivo fue trasladado al Permanente Central (Calle 14 entre Carreras 4 y
5) donde fue abandonado quedando a merced de las inclemencias del tiempo, las alimañas, los
animales y el hombre.
Cuenta el historiador Salas que el archivo "no solo sirvió de comida a un asno que allí
mantenían sino también de papel higiénico para los presos que eran llevados al Permanente”
También anota que los documentos se encontraban esparcidos por los corredores internos del
edificio Municipal, en total desorden y expuestos a todo tipo de riesgos. Aún hoy se encuentran
carpetas amarradas armando pilas en los rincones de algunas oficinas.3
___________________________________
2
ALCALDIA DE NEIVA. “Así cumplimos nuestro compromiso con Neiva” documento histórico, cultual geográfico,
administrativo y de gestión, Editora Surcolombiana S.A. Neiva, 1997.
3
SALAS, Camilo Francisco, datos recopilados de charlas informales como Historiador Academia Huilense de Historia. 2001.

Versión: 02
Página 1 de ___
4. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD
El Plan de Desarrollo 2016-2019 "Neiva La Razón de Todos" Eje Estratégico Desarrollo

Institucional, cuyo objetivo general es promover una Administración Pública transparente y
coherente con las necesidades de la comunidad, donde se fortalezca el manejo de la
administración pública, evidenciando la necesidad de administrar los recursos públicos bajo los
principios constitucionales de igualdad, mérito, moralidad, eficacia, economía, imparcialidad,
transparencia, celeridad y publicidad.4
4.1 Misión
Servir a la comunidad, promover la prosperidad general, prestar los servicios públicos que
determine la constitución y la ley, construir obras públicas que demande el progresos local,
ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, la convivencia
ciudadana, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes constitucionales que le corresponden como fundamento en los
principios orientadores de la función pública.5
4.2 Visión
Neiva y su área de influencia será una región ambiental y económicamente sostenible; culta,
socialmente educativa y solidaria, con sólidos valores, donde el avance científico y tecnológico
nos inserte competitivamente en el mundo globalizado, para la convivencia y el bienestar de sus
habitantes.6
4.3 Valores
El Plan de Desarrollo se enmarca dentro de los siguientes principios y valores específicos o

especiales, basados en la consideración fundamental de que el accionar político y la gestión
pública, es una empresa democrática y colectiva que debe anteponer el interés general al
interés particular en la construcción del bienestar común de la población Neivana.7
______________________________
4
www.alcaldianeiva.gov.co. Plan de Desarrollo 2016-2016. Neiva La Razón de Todos, Gobierno Transparente.
5
Ibid.
6
. Ibid.
7
. Ibid
 Responsabilidad de la Función Pública.

 Planificación.
Versión: 02
Página 1 de ___
 Identidad Cultural.
 Participación Ciudadana.
 Equidad Social.
 Transparencia.
 Sentido de Pertenencia y Defensa de lo público.
 Tolerancia.
 Responsabilidad Social.
4.4 Estructura Organizacional
A través del Decreto 0590 del 10 de octubre de 2016, "Por el cual se establece la Estructura de
la Alcaldía del municipio de Neiva, se señalan las funciones de sus dependencias y se dictan
otras disposiciones", la entidad se transforma fusionando unas dependencias, prescindiendo de
unas Direcciones y escindiendo otras, quedando integrada así: (Se diseña en el siguiente
cuadro para de acuerdo a la para la construcción de TRD)
OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTRATACION
OFICINA DE PAZ Y DERECHOS HUMANOS
OFICINA DE GESTION DEL RIESGO
Dirección de Justicia
SECRETARIA DE GOBIERNO
Dirección de Convivencia y
Seguridad
SECRETARIA DE EDUCACION
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE SALUD
SECRETARIA DE EQUIDAD E INCLUSION
SECRETARIA DE CULTURA
SECRETARIA DE DEPORTE Y RECREACION
SECRETARIA DE TIC Y COMPETITIVIDAD
SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA
SECRETARIA DE VIVIENDA Y HABITAT
SECRETARIA DE MOVILIDAD
SECRETARIA DE AMBIENTE Y DESARROLLO
RURAL SOSTENIBLE
SECRETARIA DE PLANEACION Y Dirección de Prospectiva

ORDENAMIENTO
SECRETARIA DE HACIENDA Dirección de Rentas
SECRETARIA JURIDICA
SECRETARIA GENERAL
5. METODOLOGIA

Versión: 02
Página 1 de ___
Para la recolección de la información se utilizó la herramienta recomendada por el Archivo

General de la Nación "Pautas para el Diagnóstico Integral de Archivos", cuyos formatos son
metodológicamente imprescindibles para la compilación de datos que son el insumo para el
análisis y priorización de actividades a seguir; en la misma medida se hizo la Inspección ocular
a los depósitos de archivo.
5.1 Fuentes de Información.
La información que se recolectó para identificar el estado de la Gestión Documental en el

municipio se obtuvo de proyectos anteriores y del seguimiento y análisis de fuentes
bibliográficas obtenidas en el proceso de investigación, de visitas a las dependencias e
indagación con los funcionarios de la Alcaldía. Igualmente se tuvieron en cuenta los hallazgos y
planes de mejoramiento realizados por la Oficina de Control Interno de la Entidad y el Archivo
General de la Nación.
5.2 Criterios de búsqueda de información relativa a la Gestión Documental
ITEM CONCEPTO ANALISIS

1 Diagnóstico General de Elaborado en el año 2012, se convierte en fuente de
Archivos información para la actualización del presente diagnóstico.
2 Búsqueda de manuales, En el año 2012 se realizó un proceso de elaboración de
guías, procedimientos procedimientos, caracterización, mapa de riesgos, en la
para el proceso de gestión documental, pero al no continuar actualizándolos en
Gestión Documental. concordancia con los cambios orgánico-funcionales, quedaron
rezagados y sin utilidad alguna.
3 Instrumentos archivísticos En el año 2007 el municipio contó con una Tabla de Retención
Documental elaborada y aprobada en el marco del Decreto
4124 de 2004, pero no se actualizo en los cambios de
estructura orgánica que hubo durante el periodo comprendido
del 2008 al 2012.
Con la derogatoria del Decreto 4124 de 2004 y el surgimiento

de nuevas normas relacionadas con la gestión documental, se
cambian los procedimientos y las instancias para evaluar y
aprobar las TRD y TVD.
En el año 2015 se retoma la actualización de la TRD en

concordancia con el Decreto 137 del "Por el cual se establece
la estructura organizacional interna del municipio de Neiva",
con el apoyo de una profesional contratada para esta actividad.
La TRD queda ajustada y se aprueba por el Comité Interno de
Archivo en el 2016. Debido a la nueva estructura orgánica que
surge a través del Decreto 0590 de 2016, esta nueva versión
de TRD queda desactualizada y en el año 2017 se procede a
su actualización con el apoyo de una profesional en el área
para esta labor. Debido a que las versiones de TRD anteriores
a 2016 se aplicaron de forma parcial, se procedió a solicitar un
concepto al Archivo General de la Nación y se siguieron sus
recomendaciones, ya que indicaba elaborar una nueva TRD

Versión: 02
Página 1 de ___
con base en la última estructura orgánica y a la documentación

producida anteriormente, elaborar y aplicar TVD.
4 Planes de mejoramiento El municipio cuenta con planes de mejoramiento suscritos con
la Oficina de Control Interno y el Archivo General de la Nación.
5 Comité Interno de Archivo A través de la Resolución 0380 de 2015, se conformó el
Comité interno de Archivo y se derogaron las Resoluciones
anteriores.
6 Sistemas de Información En el año 2012 se adquirió un software para la gestión
para el Proceso de documental, en al 2014 se adquirió otra herramienta
Gestión Documental. informática para la ventanilla única.
5.3 Criterios relacionados con la Gestión Documental en el marco del Decreto 2609 de
2012.
PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL (Art. 9° Decreto 2609 de 2012)

PROCESO HALLAZGO
No se ha construido la Política de Gestión Documental
Los instrumentos archivísticos: No se ha elaborado el PINAR; El PGD se

encuentra desactualizado; las TRD y CCD quedaron desactualizados con
respecto al Decreto municipal 0590 de 2016; no se cuenta con el Modelo de
Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos; Banco
PLANEACION
Terminológico y Tablas de Control de Acceso.

Se han adquirido dos (2) Software para ventanilla y la Gestión Documental,
pero uno fue declarado obsoleto y el que está en uso no cuenta con las
TRD parametrizadas para la administración de las comunicaciones oficiales
en el marco del Acuerdo AGN-060 de 2001. (En el año 2007 las TRD fueron
debidamente aprobadas en el marco del Decreto Nacional 4124 de 2004
vigente para la época, en el 2015 se actualizaron con el Decreto municipal
137 de 2015 y en el año 2016 se cuenta con nueva estructura orgánico-
funcional a través del Decreto municipal 0590 de 2016).
Los procedimientos de la Gestión Documental se encuentran
desactualizados.
Los formatos para la producción documental no se han elaborado con base
en las normas ICONTEC.
El Sistema de Información para el registro y radicación de las
comunicaciones oficiales no se encuentra operando para las
comunicaciones que se despachan de la entidad, estas se encuentran a
criterio de cada dependencia, lo cual es complejo para el control de
PRODUCCIÓN
respuestas.
Producción de copias. Se ha establecido imprimir original y copia, pero el
nivel de desconfianza del servidor público frente al control documental hace
que se produzca un mayor volumen o duplicidad.
Digitalización. En la ventanilla única se digitalizan las comunicaciones y se
envían por el aplicativo, pero en todas las dependencias cuentan con
escáneres sub-utilizados, porque no se utiliza en debida forma el software ni
se aplican TRD (Series y Subseries) para la conformación de expedientes.
Uso del correo electrónico institucional. la frecuencia es alta y funciona en
doble vía.
Servicio de Reprografía. Se encuentra contratado con empresa externa.
Versión: 02
Página 1 de ___
El procedimiento para radicar y registrar la correspondencia está

desactualizado con respecto al sistema de información, no se cuenta con
una guía de ventanilla única que oriente al usuario interno a hacer uso de la
herramienta.
Procedimiento de clasificación en ventanilla única. Al no conocerse las
funciones de las dependencias, las comunicaciones son clasificadas por el
nombre del destinatario sin verificar el asunto.
Procedimiento de distribución de comunicaciones oficiales. Igual que el
anterior, por no conocer las funciones propias de cada dependencia,
algunas se saturan como en el caso del Despacho del Alcalde, de un gran
cumulo de correspondencia.
Programación para la distribución. En la oficina de correspondencia no está
establecido de manera oficial un horario de distribución de las
GESTION Y TRAMITE
comunicaciones.
Medios de distribución de las comunicaciones oficiales. No está establecido
a través de una directiva o guía, esta se hace con el poco personal que hay
y con una empresa externa.
Controles para la correspondencia. A pesar de haber un software de
ventanilla única, este no se está utilizando correctamente y no se hace
trazabilidad ni las alertas funcionan para el seguimiento a las respuestas.
Tiempos de respuestas. Al direccionar las comunicaciones oficiales de
manera incorrecta y saturar algunas dependencias, cuando se redireccionan
a la oficina que tiene la competencia para generar la respuesta, la
comunicación llega en muchas oportunidades vencidos los tiempos de
respuesta que otorga la Ley.
Comunicaciones a través del correo electrónico. Algunas dependencias no
cuentan con servicio de internet; en el edificio central este servicio no
funciona de forma eficiente y al no contar con una guía de la buena
utilización de este servicio, en muchas oportunidades no es utilizado
adecuadamente.
Consulta. A través del proceso de calidad se cuenta con los formatos de
préstamo de documentos que están disponibles en la página web del
municipio, pero muchas dependencias no lo utilizan por desconocimiento o
por la costumbre del libro radicador.
Archivos de Gestión. Al no contar con las TRD actualizadas, aprobadas,
convalidadas y difundidas, los funcionarios siguen aplicando criterios
personales para archivar.
Inventarios documentales. El Formato Unico de Inventario disponible en la
página web del municipio no es utilizado, solamente cuando se va a hacer el
empalme con cambio de administración o en las transferencias al Archivo es
ORGANIZACIÓN
utilizado, es decir, en los archivos de gestión no se cuenta con el inventario

real de los documentos a cargo de cada dependencia.
Rotulación de expedientes de archivo. No se aplica en todas las
dependencias.
Documentos de apoyo. En todas las dependencias hay gran cantidad de
documentos de apoyo, como normas, copias, y material que no es archivo,
ocupando anaqueles y archivadores junto a los documentos de archivo.
Organización del Archivo Central. En el municipio hay dos instalaciones que
contienen documentación de Archivo Central, de conservación total y del
fondo acumulado de la entidad. No están conformados los archivos
conforme lo establece la Ley 594 de 2000.

Versión: 02
Página 1 de ___
Descripción documental. Las transferencias primarias y secundarias no se

han hecho con base en las TRD y TVD por las razones antes expuestas.
Utilización de metadatos para la descripción. Como se mencionó
anteriormente, el software no tiene parametrizadas las TRD.
Las transferencias documentales. Al no contar con TRD en funcionamiento
y la conformación de los archivos en sus 3 fases, las transferencias no se
TRANSFERENCIA
realizan con el cronograma de transferencia. En el Archivo Central de la

carrera 4ta. no se reciben documentos desde el año 2000 y al archivo
municipal, se ha trasferido documentación del año 2000 en adelante, pero
también se ha recibido documentación de otros depósitos.
Documentos electrónicos. En el municipio de Neiva se han adelantado
varios procesos de digitalización de documentos, desafortunadamente no
ha habido un programa o lineamiento para la migración, o conversión de
documentos electrónicos de archivo en un Sistema Integrado de
Conservación -SIC-, ni se cuenta con un repositorio, propio o alquilado.
Eliminación de documentos. Este procedimiento fue excluido en el proceso
de Gestión Documental por encontrarse desactualizado con respecto al
Acuerdo 04 de 2013 y la normatividad medio-ambiental. Está en
DISPOSICION DE
DOCUMENTOS
actualización y aprobación por parte del Comité Interno de Archivo.

Microfilmación o digitalización de expedientes conforme a las Series y
subseries descritas en las TRD. El instrumento archivístico TRD está en
proceso de actualización con base en el Decreto municipal 0590 de 2016.
Elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental - TVD -.
De acuerdo al Plan de Mejoramiento Archivístico suscrito con el AGN, se ha
dispuesto elaborar y aplicar las TVD hasta el año 2019, por el gran volumen
documental existente en el fondo acumulado.
Sistema Integrado de Conservación – SIC - Se tiene previsto elaborar el
diagnóstico y la formulación de la solución con la Secretaría de las TIC.
PRESERVACIÓN A
LARGO PLAZO
Plan de Conservación Documental. Una vez se cuente con el Sistema

Integrado de Conservación se derivan el programa y los planes a ejecutar
para la conservación documental, el cual debe ser implementado y debe
hacerse el seguimiento y el control.
Procedimiento para la conservación de los documentos electrónicos de
archivo. El procedimiento debe integrarse al Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA- que al ser implementado
debe garantizar la preservación de los documentos descritos en las TRD.
Los criterios de valoración se establecen en las TRD y se deben evaluar las
particularidades de la diplomática documental y condiciones técnicas de
VALORACION
producción de los documentos físicos y electrónicos.

Programa de Documentos vitales. Establecido este programa propio del
PGD, se determinan qué documentación es esencial para la operación del
ejercicio gubernamental como entidad estatal.
Criterios de selección. En las TRD se establecen los criterios de selección,
se requiere con base en la producción documental de la entidad establecer
los valores cuantitativos y cualitativos de los mismos.
6. GLOSARIO ASOCIADO

Versión: 02
Página 1 de ___
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor

sustantivo, histórico o cultural.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa,
la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a

los principios y procesos archivísticos.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la
documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este
tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,
depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se

identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora (fondo, sección, serie, asunto).
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas

para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden

técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el

análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.

Versión: 02
Página 1 de ___
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada

de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una
que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier

etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de
valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción.
Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida,

almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante
su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización

archivística.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera

exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o

cultural.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el

cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los
trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el

cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no
deben mezclarse con los de otras.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión
o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración

documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos
de carácter representativo para su conservación permanente.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que

aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y
funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

Versión: 02
Página 1 de ___
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se

asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de

éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental
vigentes.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros
elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del ciclo vital.
7. BIBLIOGRAFÍA
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 05 de 2013: Por el cual se

establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos
en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Bogotá, D.C.: El AGN,
2013.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 04 de 2013: Por el cual se

reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Bogotá, D.C.: El AGN, 2013.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 03 de 2013: Por medio del cual se
reglamentan parcialmente el Decretos 2578 de 2012, se y se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Bogotá, D.C.: El AGN, 2013.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 060 de 2001: Pautas para la

administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas. Bogotá, D.C.: El AGN, 2001.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 594 de 2000. Por medio de

la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá, D.C.: El
Congreso, 2000.
8. REGISTRO FOTOGRAFICO


Diagnostico de Archivo 2017

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Diagnostico de Archivo 2017

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA GENERAL Código:

SUBPROCESO: GESTION DOCUMENTAL Vigencia desde:

DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

Fecha de elaboración Versión 1: 20 de junio de 2012

Archivo - Carrera 1G Bis No. 13A - 25 Tel.:8710912

DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

Jorge Palacios Preciado.

La presente actualización que se efectúa al Diagnóstico Integral de Archivos realizado al acervo

El diagnóstico incluye todos los procesos de la Gestión Documental establecidos en el Decreto

Archivo - Carrera 1G Bis No. 13A - 25 Tel.:8710912

3. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA INSTITUCIÓN

3.1 Antecedentes de los archivos

Archivo - Carrera 1G Bis No. 13A - 25 Tel.:8710912

4. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD

El Plan de Desarrollo 2016-2019 "Neiva La Razón de Todos" Eje Estratégico Desarrollo

El Plan de Desarrollo se enmarca dentro de los siguientes principios y valores específicos o

 Responsabilidad de la Función Pública.

4.4 Estructura Organizacional

OFICINA DE CONTROL INTERNO

SECRETARIA DE PLANEACION Y Dirección de Prospectiva

SECRETARIA DE HACIENDA Dirección de Rentas

Archivo - Carrera 1G Bis No. 13A - 25 Tel.:8710912

Para la recolección de la información se utilizó la herramienta recomendada por el Archivo

5.1 Fuentes de Información.

La información que se recolectó para identificar el estado de la Gestión Documental en el

5.2 Criterios de búsqueda de información relativa a la Gestión Documental

ITEM CONCEPTO ANALISIS

Con la derogatoria del Decreto 4124 de 2004 y el surgimiento

En el año 2015 se retoma la actualización de la TRD en

Archivo - Carrera 1G Bis No. 13A - 25 Tel.:8710912

con base en la última estructura orgánica y a la documentación

PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL (Art. 9° Decreto 2609 de 2012)

Los instrumentos archivísticos: No se ha elaborado el PINAR; El PGD se

Terminológico y Tablas de Control de Acceso.

El procedimiento para radicar y registrar la correspondencia está

utilizado, es decir, en los archivos de gestión no se cuenta con el inventario

Archivo - Carrera 1G Bis No. 13A - 25 Tel.:8710912

Descripción documental. Las transferencias primarias y secundarias no se

realizan con el cronograma de transferencia. En el Archivo Central de la

actualización y aprobación por parte del Comité Interno de Archivo.

Plan de Conservación Documental. Una vez se cuente con el Sistema

producción de los documentos físicos y electrónicos.

Archivo - Carrera 1G Bis No. 13A - 25 Tel.:8710912

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el

Archivo - Carrera 1G Bis No. 13A - 25 Tel.:8710912

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier

Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida,

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido