HB-SIG-PGCA-05 Control de La Documentación. Rev2

2 RUBEN GOÑE BERROSPI 19/10/2016 ANA MARIA YELO 20/10/2016 AURELIO ZEGARRA 22/10/2016
Rev Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Toda la información contenida en el presente documento es confidencial y

de propiedad de H.B. ESTRUCTURAS METÁLICAS S.A.S. SUCURSAL EN
PERÚ, estando prohibida su reproducción total o parcial sin autorización
HB-SIG-PGCA-05 Rev. 2
previa de la empresa.
HB-SIG-PGCA-05-CONTROL DE LA
DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS
PROCEDIMIENTO CONTROL DE LA Revisión:2 Edición: 2016 Página 2 de 16
Revisado por : Aprobado por:
DOCUMENTACIÓN Elaborado por:
ANA MARIA AURELIO
RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA
ÍNDICE
1 OBJETIVO ............................................................................................................. 3
2 ALCANCE.............................................................................................................. 3
3 REFERENCIAS. .................................................................................................... 3
4 DEFINICIONES. .................................................................................................... 3
5 RESPONSABILIDADES. ....................................................................................... 5
6 CONTENIDO. ........................................................................................................ 5
6.1 General........................................................................................................... 5
6.2 Documentos internos. ..................................................................................... 6
6.2.1 Codificación del Manual ................................................................................... 6
6.2.2 Procedimientos del manual de prevención de riesgos laborales ....................... 6
6.2.3 Registros y formatos......................................................................................... 7
6.2.3.1 Formatos ....................................................................................................... 7
6.2.3.2 Registros ....................................................................................................... 8
6.3 Documentos Externos .................................................................................... 9
7 ELABORACIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN ...................................................... 10
8 ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN ...................................................................... 10
9 DISTRIBUCIÓN Y DIVULGACIÓN ...................................................................... 10
10 RECUPERACIÓN, TIEMPO DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN ...................... 11
10.1 Recuperación .................................................................................................. 11
10.2 Tiempo de retención ........................................................................................ 11
10.3 Disposición ...................................................................................................... 11
11 DOCUMENTOS OBSOLETOS ........................................................................ 12
12 PROTECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS ......................................................... 12
13 CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................ 12
14 FORMATO VALIDEZ DE DOCUMENTOS ....................................................... 13
15 DIAGRAMA DE FLUJO: Control de la Documentación. ................................... 15
ANA MARIA AURELIO
RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA
1 OBJETIVO
Describir la dinámica de trabajo del H.B. ESTRUCTURAS METÁLICAS S.A.S.
SUCURSAL EN PERÚ, para la gestión de la documentación generada o utilizada
en las actividades que están sujetas al Sistema Integrado de Gestión de Calidad,
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
2 ALCANCE.
Documentos generados o empleados en todas las actividades que estén sujetas al
Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente.
Es de aplicación entre otra, a la siguiente documentación:

➢ Documentación de Calidad Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
➢ Manual de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
➢ Procedimientos.
➢ Mapas de Procesos.
➢ Registros.
➢ Documentación externa.
➢ Planos del Cliente.
➢ Normas.
➢ Legislación.
➢ Permisos, licencias, autorizaciones.
➢ EIA, DIA.
3 REFERENCIAS.
• Normas vigentes OHSAS 18001:2007, ISO 9001 e ISO 14001:2015.
• HB-SIG-MCASSOMA “Manual de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente de H.B. ESTRUCTURAS METÁLICAS S.A.S. SUCURSAL EN
PERÚ.
4 DEFINICIONES.
• Distribución: es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se

entrega a los interesados para su aplicación.
• Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución
pero que inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema
Integrado de HB SADELEC.
ANA MARIA AURELIO
RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA
Entre los documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes,

decretos, resoluciones, manuales, contratos, especificacines técnicas, bases
administrativas entre otros.
• Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha
o contenido.
• Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que
proporciona evidencia de una acción.
• Guía: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece
recomendaciones, sugerencias u orientaciones sobre un tema específico.
• Listado Maestro de Documentos: Lista en la cual se relacionan los
documentos controlados de HB SADELEC.
• Manual del Sistema Integrado de Gestión: es el documento que describe en
forma genérica el Sistema Integrado de Gestión, incluye entre otros la política
integrada del sistema y el alcance del mismo.
• Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en
los documentos. Pueden ser de forma o de fondo.
• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién
hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.
• Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan
para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
• Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al
documento. La primera versión corresponde al número uno (1.0), para la
segunda versión correspondería al número dos (2.0).
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RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA
5 RESPONSABILIDADES.
CONTROL DE
MODIFICACION Y
DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA
ACTUALIZACION EN
LA LISTA MAESTRA
Política de
Coordinador Director
Seguridad Calidad Gerente HSEQ Coordinador HSEQ
HSEQ General
y Medio Ambiente
Manual de Calidad,
Seguridad, Salud Coordinador Director
Gerente HSEQ Coordinador HSEQ
Ocupacional y HSEQ General
Medio Ambiente
Procedimientos Gerente HSEQ Coordinador HSEQ
HSEQ General
Mapas de Coordinador Director

Gerente HSEQ Coordinador HSEQ
procesos HSEQ General
Registros Gerente HSEQ Coordinador HSEQ
HSEQ General
Formatos Gerente HSEQ Coordinador HSEQ
HSEQ General
Requisitos legales
y otros requisitos Gerente HSEQ Coordinador HSEQ
HSEQ General
aplicables.
Todos estos documentos serán expuestos en el Comité de seguridad mensual, para

ponerlos en conocimiento de los representantes de los trabajadores.
6 CONTENIDO.
6.1 General.
El Departamento de HSEQ debe elaborar una relación actualizada de los
documentos y formatos de registros existentes y vigentes en H.B.
ESTRUCTURAS METÁLICAS S.A.S. SUCURSAL EN PERÚ, que se reflejará en
el documento HB-SIG-SSOMAC-001. Lista maestra de documentos
El Departamento de HSEQ puede efectuar la distribución del Manual, de los

Procedimientos y Formatos mediante copias en soporte digital: serán subidas al
Servidor (intranet de HB SADELEC) o enviadas mediante correo electrónico, para
evitar que el personal maneje procedimientos o formatos obsoletos.
Cuando se crea o modifica algún Manual, un Procedimiento o Registro, se

actualiza la lista maestra HB-SSOMAC-001 y se manda un email informativo al
personal.
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RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA
6.2 Documentos internos.
6.2.1 Codificación del Manual
• El Manual de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente se

identifica mediante el código HB-SIG-MCASSOMA.
• La primera versión del Manual se identifica con el número de revisión 0.
• Todas las hojas del Manual llevarán un encabezado en el que figura el logotipo
de HB SADELEC, el código del Manual, el título del Manual, el número de hojas
y número de revisión.
• La portada del Manual se numerará como hoja 1, y contendrá los cuadros donde
aparecen las personas que elaboran, revisan y aprueban el Manual, junto a la
fecha en la que se aprobó el documento.
• El Manual se encuentra a disposición de todo el personal a través de la red
informática interna. Esta distribución tiene consideración de copia no controlada.
6.2.2 Procedimientos del manual de prevención de riesgos laborales
Los procedimientos generales se elaboran de acuerdo a la siguiente estructura:

Objetivo, Alcance, Documentos de referencias, Definiciones, Desarrollo,
Responsabilidades, Registros, Anexos.
Los Procedimientos del Sistema se identifican y numeran mediante un código

mixto de letras y números, con la siguiente estructura: HB_SIG-PGXXX_YY,
donde:
- HB: hace referencia al nombre de la empresa.
- SIG: hace referencia al sistema integrado de gestión.
- PG: hace referencia a un Procedimiento General.
- XXX puede ser:
➢ SSO: hace referencia a que el documento es un Procedimiento
General de Seguridad y Salud Ocupacional.
➢ CA: hace referencia a que el documento es un Procedimiento General
de Calidad.
➢ MA: hace referencia a que el documento es un Procedimiento
General de Medio Ambiente.
➢ ADM: hace referencia a que el documento es un Procedimiento
General de Administración.
➢ TE: hace referencia a que el documento es un Procedimiento General
de Tesorería.
➢ CONT: hace referencia a que el documento es un Procedimiento
General de Contabilidad
➢ COMP: hace referencia a que el documento es un Procedimiento
General de Compras
➢ RH: hace referencia a que el documento es un Procedimiento
General de Recursos Humanos.
ANA MARIA AURELIO
RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA
➢ DIS: hace referencia a que el documento es un Procedimiento de

Diseño.
➢ ING: hace referencia a que el documento es un Procedimiento de
Ingenieria.
➢ CD: hace referencia a que el documento es un Procedimiento de
Control Documentario.
➢ AQ: hace referencia a que el documento es un Procedimiento de
Adquisición.
➢ PYC: hace referencia a que el documento es un Procedimiento de
Planificación y control.
➢ CYP: hace referencia a que el documento es un Procedimiento de
Costos y Presupuestos.
➢ TI: hace referencia a que el documento es un Procedimiento de
montaje de equipos.
➢ TIC: hace referencia a que el documento es un Procedimiento
General de Tecnología de la Comunicación e Información.
- YY: hace referencia al número que se le asigna a ese procedimiento (01,
02,...).
El modelo del encabezado será el siguiente:
6.2.3 Registros y formatos
6.2.3.1 Formatos
El encabezado del formato llevará el código del formato, el número de revisión del
formato, el título y la fecha en que se rellena.
Cuando se elabore una nueva revisión de un formato, los formatos que se

produzcan a partir de la fecha de recepción utilizarán el nuevo formato con el
número de revisión actualizada.
Para los formatos generados a partir del presente Sistema Integrado de Gestión.
Estos formatos se identifican y numeran mediante un código mixto de letras y
números, con la siguiente estructura: HB-SIG-PGXXX_FRMYY, donde:
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RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA

- SIG: hace referencia al sistema Integrado de gestión.
- PG: hace referencia a que el documento es un Procedimiento General.
- FRM: hace referencia al formato.
- XXX puede ser:
➢ SSO: hace referencia a que el documento es un Registro General de
Seguridad y Salud Ocupacional.
➢ CA: hace referencia a que el documento es un Registro General de
Calidad.
➢ MA: hace referencia a que el documento es un Registro General de Medio
Ambiente.
➢ ADM: hace referencia a que el documento es un Registro General de
Administración.
➢ TE: hace referencia a que el documento es un Registro General de
Tesoreria.
➢ COMP: hace referencia a que el documento es un Registro General de
Compras
➢ RH: hace referencia a que el documento es un Registro General de
Recursos Humanos.
➢ CONT: hace referencia a que el documento es un Registro General de
Contabilidad.
➢ DIS: hace referencia a que el documento es un Registro General de
Diseño.
➢ CD: hace referencia a que Registro de Control Documentario.
➢ AQ: hace referencia a que el documento es un Registro de Adquisición.
➢ PYC: hace referencia a que el documento es un Registro de Planificación
y control.
➢ CYP: hace referencia a que el documento es un Registro de Costos y
Presupuestos.
➢ TI: hace referencia a que el documento es un Procedimiento de Montaje
de Equipos.
➢ TIC: hace referencia a que el documento es un Registro General de
- YY: tiene valor numérico, con dos dígitos que numeran consecutivamente los
formatos de cada procedimiento.
6.2.3.2 Registros
Cada registro es elaborado con el documento que lo rige, cuando exista. Los
registros son claros, legibles y están identificados con la actividad a que se
refieren.
Para los registros generados a partir del presente Sistema Integrado de Gestión.
Estos registros se identifican y numeran mediante un código mixto de letras y
números, con la siguiente estructura: HB-SIG-PGXXX_REYY, donde:
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RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA

- SIG: hace referencia al Sistema Integrado de Gestión.
- PG: hace referencia a que el documento es un Procedimiento General.
- XXX puede ser:(ídem que en formatos)
- RE: hace referencia a que es un Registro.
- YY: tiene valor numérico, con dos dígitos que numeran consecutivamente los
registros
• NOTA: Se han definido 8 Registros, que son los registros que establece
la RM-050-2013TR. Formatos referenciales.
6.3 Documentos Externos
La documentación externa es la no generada por el presente Sistema Integrado

de Gestión, pero que tiene incidencia en el mismo. En particular, se considera
documentación externa la siguiente:
• Documentos y registros externos a la Empresa (por ejemplo, resultados de
reconocimientos médicos, notificaciones de la Autoridad Laboral, pliego de
condiciones de Clientes, información seguridad proporcionada por Clientes y
Contratas, registros y contratos de mantenimiento externo, registros de
formación emitidos por entidades externas, certificados de calidad etc.)
Los documentos y registros externos se identificarán, en caso de existir, en cada
uno de los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión, señalando allí quién
los ha de gestionar. Los documentos se almacenarán teniendo en cuenta las
obligaciones legales, la posibilidad de utilizar la información que contienen, etc.).
Página 10 de
PROCEDIMIENTO CONTROL DE LA Revisión:2 Edición: 2016
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RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA
7 ELABORACIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN

Cada documento es elaborado, revisado y aprobado de acuerdo a lo que se indica
en la tabla de responsabilidades del apartado 5. En la portada de cada documento
se registra el nombre, fecha y firma de las personas que elaboraron, revisaron y
aprobaron el documento. De igual manera, tendrán que ser aprobados por el Comité
de seguridad en las reuniones mensuales los relativos a seguridad.
El área legal revisará aquellos procedimientos de seguridad, salud y medio

ambiente para ver si están recogidos todos los requisitos legales en el cumplimiento
de dichos procedimientos y realizará inspecciones para verificar el cumplimiento.
Una vez que el área legal ha hecho su revisión HSEQ de nuevo validará todo el
proceso de verificación.
Se debe actualizar la versión de los documentos que generen cambios significativos

(contenido o estructura del documento) y deben ser aprobados nuevamente por el
cargo responcable.
Cada vez que cambie la versión de un documento, será actualizado en la Lista
Maestra.
8 ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN
El archivo de la documentación en materia de Seguridad, Calidad o Medio

Ambiente, lo efectuará el Departamento de HSEQ
El archivo de la documentación de las diferentes obras se efectuará en la ubicación

de las mismas, por motivos de operatividad tanto los Jefes de Proyecto y
supervisores realizarán el archivo de la documentación, paralelamente al
Departamento de HSEQ. En el caso de la documentación de obra, una vez
finalizada la misma los Jefes de Proyecto serán los responsables de mandar esa
documentación a la Oficina central de HB SADELEC.
La documentación generada deberá ser fácilmente localizable, almacenándose en

carpetas claramente identificadas. Asimismo, se podrán almacenar en medio
electrónico.
9 DISTRIBUCIÓN Y DIVULGACIÓN
Una vez creado un documento nuevo, su distribución y divulgación se realizará a
través de HSEQ de manera inmediata al personal responsable del proceso para su
cumplimiento vía correo electrónico, los cambios o modificaciones en el mismo, de
igual manera se les comunicará al personal implicado, para evitar que se manejen
documentos obsoletos.
Página 11 de
16
ANA MARIA AURELIO
RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA
Asi mismo, se les informará de la localización o ruta de acceso donde pueden

encontrar y consultar el documento.
10 RECUPERACIÓN, TIEMPO DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN
10.1 Recuperación
Los documentos sólo pueden ser recuperados por los responsables de su
archivo. El período durante el cual, cada registro del sistema es archivado, se
definirá en la Lista Maestra. Si se establece por contrato un período de
conservación diferente para cualquiera de ellos, éstos se mantienen a
disposición del cliente durante el período de tiempo estipulado.
10.2 Tiempo de retención

• Tal como lo indica el D.S.005-2012-TR en el artículo 35:
✓ El registro de enfermedades ocupacionales debe conservarse por un
período de veinte (20) años.
✓ Los registros de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos por un
periodo de diez (10) años posteriores al suceso.
✓ Los demás registros por un periodo de cinco (5) años posteriores al
suceso.
✓ Toda la documentación relacionada con la elaboración y desarrollo de la
Historia Clínica Ocupacional será mantenida archivada por espacio de 40
años; aun cuando el trabajador, haya dejado de laborar en la empresa.
✓ La documentación generada por el SIG tendrá una conservación de (3)
años.
• Para la exhibición a que hace referencia el artí culo 88º de la Ley, el empleador
cuenta con un archivo activo donde figuran los eventos de los últimos doce
(12) meses de ocurrido el suceso, luego de lo cual pasa a un archivo pasivo
que se deberá conservar por los plazos señalados en el párrafo precedente.
Estos archivos pueden ser llevados por el empleador en medios físicos o
digitales. Si la Inspección del Trabajo requiere información de períodos
anteriores a los últimos doce (12) meses a que se refiere el artículo 88° de la
Ley, debe otorgar un plazo razonable para que el empleador presente dicha
información.
10.3 Disposición
Al término del tiempo de retención, el responsable de su resguardo podrá

destruirlos o resguardarlos en un medio electrónico o impreso debidamente
identificado.
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RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA
11 DOCUMENTOS OBSOLETOS
Los documentos obsoletos no deben conservarse de manera física en los

puestos de trabajo, si por algún motivo se conservan, se deben guardar en una
carpeta con el nombre: OBSOLETOS, para evitar su utilización. De igual manera,
si se conservan documentos obsoletos en medio magnéticos, se deben
conservar en una carpeta en el mismo medio con el nombre: OBSOLETOS para
evitar su utilización.
Se conservará en medio electrónico como mínimo la revisión anterior de cada
documento del SGC en la carpeta HSEQ de la Intranet.
Para cada obra el Departamento de HSEQ mandará toda la documentación
referida a Seguridad, salud y Medio ambiente, cualquier cambio en la
documentación se comunicará a los responsables por correo electrónico,
quedando la versión antigua como obsoleta.
Para el caso de planos cuando comienza la obra, el Coordinador de obra debe

entregar al Residente o Supervisor los planos y especificaciones técnicas
correspondientes a la obra. En los planos y especificaciones técnicas recibidas
debe aparecer el número de la revisión. Estos planos serán distribuidos por el
Supervisor a las respectivas áreas quedando identificados en el registro de
distribución de planos y especificaciones. La copia original la archivará en su
oficina. Cuando se recibe una nueva revisión el Supervisor es el responsable de
requisar los planos antiguos, para destruirlos o que queden archivados en un
folder como obsoletos.
12 PROTECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
• Con el fin de que no se produzca una pérdida de la información recogida en

formato electrónico esta será situada en un servidor de la empresa el cual está
sometido a la normativa de mantenimiento de copias de seguridad y protección
de datos tanto ante eventuales caídas eléctricas, fallos técnicos o ataques
externos (antivirus, antispyware, cortafuegos).
• Las carpetas de acceso a documentos son carpetas restringidas en
modificación por las partes no interesadas, teniendo sólo acceso a lectura.
• El archivo de área de Salud (historias clínicas), lo realizará el médico
ocupacional que estará bajo su custodia para reservar la confidencialidad de
dicha documentación.
13 CONTROL DE CAMBIOS
Cuando se actualice un documento al final incluirá el apartado control de
cambios, donde se especifica la revisión, la descripción de lo que se ha
cambiado y la fecha.
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ANA MARIA AURELIO
RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA
El Coordinador de HSEQ cuando realice algún cambio lo notificará al Gerente

de HSEQ, comprobando que se actualice la lista maestra.
14 FORMATO VALIDEZ DE DOCUMENTOS
Cuando se cree un documento nuevo, se verificará mediante el formato de Validez de

Documentos HB-SIG-PGCA-FRM.18 que cumple con todos los requisitos:
-Encabezado
-Codificación y formato estándar.
-Reflejo de la normativa aplicable al mismo
HB-SIG-PGCA.FRM.18
Rev: 0 Fecha: 15/10/2016

FORMATO VALIDEZ DE DOCUMENTOS Elaborado por: Revisado por Aprobado por
Coord. HSEQ Gerente. HSEQ DG
DOCUMENTACIÓN A COMPROBAR SI NO OBSERVACIONES
La primera página del procedimiento incluye el título, código,

fecha de elaboración (redacción), numero de versión (o
Portada: revisión), nombre y firmas de las personas que lo han
preparado, revisado y aprobado (y de quien realiza el control
de calidad, si aplica).
Índice: Se ha incorporado el indice
Aparece su código de identificación, revisión (versión), fecha

de elaboración (edición), Elaborado, Revisado y Aprobado;
Encabezado
nombre del procedimiento, paginas y logo de la empresa en
el lado izquierdo.
En el objetivo se describe un resumen del propósito y

Objeto y alcance: contenido del procedimiento. Además, en el alcance se
explican los puntos que incluye (y que no incluye) el mismo.
Se describen los responsables (personas o departamentos)

Responsabilidades: encargados de realizar las actividades y cumplimiento que
se explican en el procedimiento.
Se enumeran los documentos que han influido en la
elaboración del presente procedimiento. (por ejemplo la
Referencias: legislación aplicable, el manual de gestión, etc.) y se hace la
revisión de la normativa para verificar los artículos
relacionados con el procedimiento.
Desarrollo o Descripción
Se hace una descripción de la actividad a realizar.
o Contenido
Anexos Tiene la necesidad de incorporar Anexos.
DOCUMENTOS TERMINADOS SI NO OBSERVACIONES
Lista Maestra: Se ha incorporado el documento en la lista maestra.
Se ha distribuido a los responsables que aplica el

Distribución:
procedimiento.
Se ha definido su almacenamiento según el Procedimiento

Almacenamiento:
de control de documentos.
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ANA MARIA AURELIO
RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA
CONTROL DE CAMBIOS
REV DESCRIPCIÓN FECHA
Se ha incorporado el control de documentos obsoletos,el

2 22/10/2016
tiempo de retención, recuperación y protección.
Página 15 de
16
ANA MARIA AURELIO
RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA
15 DIAGRAMA DE FLUJO: Control de la Documentación.
Necesidad de Elaborar
Creación de Documento
un Documento establecido
Necesidad de Revisar Documento

Modificación de (Legal/HSEQ/Área
un Documento Responsable)
Aprobar
Documento
Subir el
Actualizar documento a Actualizar Lista
Control de la Intranet de Maestra
Modificación HB SADELEC
Página 16 de
16
ANA MARIA AURELIO
RUBÉN GOÑE
YELO ZEGARRA

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2 RUBEN GOÑE BERROSPI 19/10/2016 ANA MARIA YELO 20/10/2016 AURELIO ZEGARRA 22/10/2016

Rev Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha

Toda la información contenida en el presente documento es confidencial y

Es de aplicación entre otra, a la siguiente documentación:

• Distribución: es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se

Entre los documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes,

Mapas de Coordinador Director

Todos estos documentos serán expuestos en el Comité de seguridad mensual, para

El Departamento de HSEQ puede efectuar la distribución del Manual, de los

Cuando se crea o modifica algún Manual, un Procedimiento o Registro, se

6.2 Documentos internos.

6.2.1 Codificación del Manual

• El Manual de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente se

6.2.2 Procedimientos del manual de prevención de riesgos laborales

Los procedimientos generales se elaboran de acuerdo a la siguiente estructura:

Los Procedimientos del Sistema se identifican y numeran mediante un código

➢ DIS: hace referencia a que el documento es un Procedimiento de

El modelo del encabezado será el siguiente:

6.2.3 Registros y formatos

Cuando se elabore una nueva revisión de un formato, los formatos que se

- HB: hace referencia al nombre de la empresa.

- HB: hace referencia al nombre de la empresa.

6.3 Documentos Externos

La documentación externa es la no generada por el presente Sistema Integrado

7 ELABORACIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN

El área legal revisará aquellos procedimientos de seguridad, salud y medio

Se debe actualizar la versión de los documentos que generen cambios significativos

El archivo de la documentación en materia de Seguridad, Calidad o Medio

El archivo de la documentación de las diferentes obras se efectuará en la ubicación

La documentación generada deberá ser fácilmente localizable, almacenándose en

Asi mismo, se les informará de la localización o ruta de acceso donde pueden

10 RECUPERACIÓN, TIEMPO DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN

10.2 Tiempo de retención

Al término del tiempo de retención, el responsable de su resguardo podrá

Los documentos obsoletos no deben conservarse de manera física en los

Para el caso de planos cuando comienza la obra, el Coordinador de obra debe

12 PROTECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

• Con el fin de que no se produzca una pérdida de la información recogida en

El Coordinador de HSEQ cuando realice algún cambio lo notificará al Gerente

14 FORMATO VALIDEZ DE DOCUMENTOS

Cuando se cree un documento nuevo, se verificará mediante el formato de Validez de

Rev: 0 Fecha: 15/10/2016

Coord. HSEQ Gerente. HSEQ DG

DOCUMENTACIÓN A COMPROBAR SI NO OBSERVACIONES

La primera página del procedimiento incluye el título, código,

Índice: Se ha incorporado el indice

Aparece su código de identificación, revisión (versión), fecha

En el objetivo se describe un resumen del propósito y

Se describen los responsables (personas o departamentos)

Anexos Tiene la necesidad de incorporar Anexos.

DOCUMENTOS TERMINADOS SI NO OBSERVACIONES

Lista Maestra: Se ha incorporado el documento en la lista maestra.

Se ha distribuido a los responsables que aplica el

Se ha definido su almacenamiento según el Procedimiento

REV DESCRIPCIÓN FECHA

Se ha incorporado el control de documentos obsoletos,el

15 DIAGRAMA DE FLUJO: Control de la Documentación.

Necesidad de Revisar Documento

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