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Contraloría General de la República Código: XX-XXXX-XX

Versión: XX.
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Vigencia: / /201X

LA CONTRALORÍA
GENERALDELAREPÚBLICA

GUIA

SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE


PARA LA RECONSTRUCCION CON CAMBIOS

NOMBRE CARGO FIRMA FECHA


Especialista del
Mariel Elena Chiroque Sotelo Departamento de Desarrollo / /
e Innovación
Especialista del
Elaborado por: Susan Farfán Giove Departamento de Desarrollo
e Innovación
Especialista del
Rina Gamboa Cortez Departamento de Desarrollo
e Innovación
Gerente ( e ) del
Erika Carrera Torres Departamento de Desarrollo / /
e Innovación
Revisado por:
Gerente Central de
Carlos Vargas Mas / /
Desarrollo Estratégico

Aprobado por: Oswaldo Yupanqui Alvarado Vice Contralor / /


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CONTENIDO

1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. SIGLAS Y DEFINICIONES 3

4. MARCO LEGAL 4

5. RESPONSABILIDADES 4

6. MARCO DE LA RECONSTRUCCIÓN CON CAMBIOS 4

7. RÉGIMEN ESPECIAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EN LA 7

RECONSTRUCCIÓN CON CAMBIOS

8. DESARROLLO 89

9. REFERENCIAS DOCUMENTALES 2122

10. REGISTROS 2122

11. CONTROL DE CAMBIOS 2122

12. ANEXOS 22

“Cualquier impresión no es válida para el SGC”


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1. OBJETIVO

La presente guía tiene como objetivo orientar y dotar de herramientas que permitan el
desarrollo del servicio de control simultáneo bajo la modalidad “Control Concurrente para la
Reconstrucción con Cambios”.

2. ALCANCE

La aplicación de la presente guía es de carácter orientador y de uso interno por parte de los
Órganos del Sistema de la Contraloría General de la República, responsables de ejercer el
control gubernamental, según su ámbito de control.

La presente guía desarrolla el método de evaluación en el servicio de control simultáneo


bajo la modalidad “Control Concurrente para la Reconstrucción con Cambios” e incluye
herramientas tipo, que permitirán la identificación oportuna de situaciones que afectan o
podrían afectar negativa y sustancialmente el resultado o el logro de los objetivos del
proceso en curso materia de control.

3. SIGLAS Y DEFINICIONES

3.1 Siglas

Contraloría : Contraloría General de la República.


Ley N° 30556 : Ley que aprueba disposiciones de carácter
extraordinario para las intervenciones del gobierno
nacional frente a desastres y que dispone la creación
de la autoridad para la reconstrucción con cambios.
OCI : Órgano de Control Institucional.
Órganos del Sistema : Contraloría General de la República, Órgano de Control
Institucional y Sociedad de Auditoria designada.
SCS : Servicio de Control Simultáneo.
Sistema : Sistema Nacional de Control.
SOA : Sociedad de Auditoria designada.
AS : Adjudicación Simplificada.
CC : Control Concurrente.
LCE : Ley de Contrataciones del Estado y su modificatoria.
RLCE : Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y
sus modificatorias.

3.2 Definiciones

Actividad: Conjunto de tareas afines y coordinadas requeridas para lograr un


resultado, los cuales normalmente se desarrollan dentro un proceso de cualquier nivel.

Tarea: Pasos a seguir para la ejecución de una actividad

Procesos: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las


cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Riesgo: La posibilidad de que un evento ocurra y afecte negativamente a la


consecución de los objetivos

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Situación Adversa: La situación adversa es la concretización de un riesgo


previamente identificado para un determinado hito. Se relaciona con un incumplimiento
de las disposiciones legales, contractuales, normativa interna, normas técnicas u otra
análoga, que afecta o podría afectar sustancialmente la continuidad del proceso en
curso materia de control, o el producto intermedio y el resultado o el logro de los
objetivos del citado proceso, respecto de la cual la entidad tiene la posibilidad de
adoptar alguna acción correctiva.

4. MARCO LEGAL

 Constitución Política del Perú de 1993.


 Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República.
 Resolución de Contraloría N° 273-2014-CG, que aprueba las Normas Generales de
Control Gubernamental.
 Ley N° 29622, Ley que modifica la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional
de Control y de la Contraloría General de la República, y amplía las facultades en el
proceso para sancionar en materia de responsabilidad administrativa funcional.
 Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado, modificado por Decreto Legislativo 1341.
 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante Decreto
Supremo N° 350-2015-EF, modificado por Decreto Supremo N° 056-2017-EF.
 Ley Nº 30556, Ley que aprueba disposiciones de carácter extraordinario para las
intervenciones del Gobierno Nacional frente a desastres y que dispone la creación de
la Autoridad para la Reconstrucción con Cambios.
 Resolución de Contraloría N° 432-2016-CG, que aprueba la Directiva N° 017-2016-
CG/DPROCAL “Control Simultáneo”.
 Resolución de Contraloría N° 361-2017-CG, que aprueba el “Plan de Acción de Control
de la Reconstrucción con Cambios”, periodo 2017-2020.
 Resolución de Contraloría N° 405-2017-CG, que aprueba la Directiva N° 005-2017-
CG/DPROCAL “Control Concurrente para la Reconstrucción con Cambio”.
 Reglamento Nacional de Edificaciones (RNE) y sus modificatorias, Decreto Supremo
N°11-2006-Vivienda y sus modificatoria vigentes.

5. RESPONSABILIDADES

La correcta utilización de esta guía es responsabilidad de las unidades orgánicas


vinculadas al proceso de control concurrente para la Reconstrucción con Cambios.

6. MARCO DE LA RECONSTRUCCIÓN CON CAMBIOS

6.1 Reconstrucción con Cambios

En el marco de la Ley N° 30556 se declaró de carácter prioritaria, de interés nacional


y necesidad pública la implementación y ejecución de un plan integral para la
rehabilitación, reposición, reconstrucción y construcción de la infraestructura de uso
público de calidad, incluyendo salud, educación, programas de vivienda de interés
social y reactivación económica de los sectores productivos, con enfoque de gestión
de riesgos de desastres, que incluya intervenciones que en conjunto tienen alto
impacto económico, social y ambiental, como consecuencia de acciones que
califiquen como nivel de emergencia 4 y 5 en las zonas de riesgo alto y muy alto, de
conformidad con la legislación sobre la materia, así como las intervenciones de
alcance nacional en dichas zonas.

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El numeral 7.1. del artículo 7 de la Ley N° 30566, ha autorizado a las entidades,


únicamente para cumplir sus objetivos y finalidades, a realizar las contrataciones de
bienes, servicios, obras y consultorías conforme a la adjudicación simplificada
prevista en la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

Asimismo, dispone que para la ejecución de obras públicas sea aplicable la


modalidad de ejecución contractual Concurso Oferta bajo el Sistema de Precios
Unitarios, el mismo que implica la elaboración de expediente técnico y la ejecución de
la obra por parte del contratista.

Por su parte, el numeral 7.4 establece que las contrataciones de bienes, servicios,
obras y consultorías que se ejecuten en el marco de la Ley N° 30556 se someten al
control gubernamental, con el fin de garantizar un control eficaz sin afectar el
dinamismo de su ejecución.

El control simultáneo está a cargo de la Contraloría, la cual podrá desarrollarlo


directamente o a través de cualquier órgano del Sistema; sin perjuicio del control
previo y posterior que corresponda.

6.2 Las Intervenciones de la Reconstrucción y el Componente de Cambios

Las intervenciones de la Reconstrucción con Cambios según su finalidad de agrupan


de la siguiente manera:
clasifican en tres tipos:

- Reconstrucción con Cambios: para rehabilitar y reconstruir la infraestructura Formatted: Indent: Left: 0.59", Hanging: 0.2", Space After:
dañada por el Fenómeno “El Niño Costero”, con un componente de cambio. 12 pt, Add space between paragraphs of the same style

- Prevención y Desarrollo Urbano: para realizar obras y actividades de prevención


de inundaciones pluviales y de movimiento de masas, junto con planes de
desarrollo urbano.

- Fortalecimiento de capacidades institucionales y otras inversiones: esto


debido a que las entidades tendrán que administrar montos que sobrepasan, en la
mayoría de los casos, el presupuesto en construcción de obras que normalmente
manejan.

Gráfico N° 01: Inversión total de la Reconstrucción con Cambios por tipo de


intervención (Millones de soles)

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Fuente: Adaptado del Plan de la Reconstrucción al que se refiere la Ley N° 30556.

Componentes de cambio por Sector

Las intervenciones que se realizan en cada sector involucran componentes de


cambio, los que garantizarán una mayor resiliencia de la infraestructura ante futuras
lluvias, debiendo considerar lo siguiente:

i. Todas las obras de reconstrucción de viviendas, locales escolares,


establecimientos de salud, entre otros, se realizarán en zonas seguras o de
riesgo mitigable para reducir la vulnerabilidad de la infraestructura y sobre todo
de la población.
ii. Todas las intervenciones incorporarán materiales de calidad que incrementen la
resiliencia de la infraestructura ante el clima de cada región.
iii. En la gran mayoría de casos, se adicionarán componentes de drenaje y
captación de aguas pluviales a la infraestructura existente.

La reconstrucción con cambios de infraestructura afectada estará enfocada en


agricultura, transportes, salud, educación, vivienda, saneamiento y pistas y veredas.
En este contexto, según el Plan de Reconstrucción con Cambios los componentes de
cambio por sectores, son los siguientes:

SECTOR COMPONENTE DE CAMBIO


 Uso de materiales adecuados, más resistentes, como muros de
concreto armado.
 Captación de aguas pluviales a través de techos adecuados y
canaletas.
Educación  Disminución del uso de agua, mediante la reutilización de aguas grises.
 Equipos ahorradores de agua, como griferías ecológicas, inodoros con
tanque para doble descarga o urinarios secos.
 Uso de paneles solares, principalmente en zonas con escaso acceso a
energía eléctrica.
 Infraestructura con materiales adecuados y resistentes a la humedad.
Salud  Nuevo y moderno equipamiento.
 Mejora de la provisión y el alcance de los centros de salud.
 Cambio de materiales de tubería de concreto o asbesto cemento por
tuberías de PVC.
 Protección de infraestructura sanitaria, a partir de la construcción y
Saneamiento rehabilitación de cercos perimétricos o muros de contención.
 Reubicación de los componentes de los sistemas de agua y
alcantarillado hacia zonas seguras.
 Optimización del tratamiento del agua y aguas residuales.
Carreteras:
 Pavimentación de los tramos más críticos y de mayor tránsito con una
solución básica que permita resistir las lluvias.
 Mejoras en el drenaje (alcantarillas, cunetas, puentes y pontones).
 Cambios de trazo en zonas vulnerables.
Transporte  Algunos tramos se construirán en concreto.
Caminos:
 Mejoras en el drenaje (alcantarillas, cunetas, puentes y pontones).
 Cambios en el trazo y diseño del talud.
Puentes
 Nuevas estructuras de acero
 Viviendas ubicadas en zonas seguras o de riesgo mitigable.
Vivienda  Viviendas sostenibles.
 Viviendas construidas con material noble.

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Fuente: Plan Integral de Reconstrucción Cambios, Tabla N° 2.


Elaborado por: Departamento de Desarrollo e Innovación

Estas intervenciones consisten en la realización de procesos de diversa índole, tales


como los siguientes:

Intervenciones según Formatted: Font: (Default) Arial


Intervención Tipo de proceso
su finalidad
Obras por contrata Formatted Table
Obras de reconstrucción de
Obras por administración directa
infraestructura (rehabilitación,
Obras por impuestos
reposición, reconstrucción)
Otros
Diversas actividades u
Acciones para reubicación
operaciones
Estudios, actividades u
Acciones para la optimización
operaciones diversas
Reconstrucción con Contratación de servicios o
Equipamiento Formatted: Font: (Default) Arial
cambios bienes
Mobiliario Contratación de bienes
Mantenimiento preventivo Contratación de servicios
Bonos familiares habitacionales
(BFH), en las modalidades de:
- Para reforzamiento de Diversas actividades u
viviendas operaciones
- Construcción en sitio propio
- Adquisición de vivienda nueva
Actividades y obras para:
- Control de inundaciones
fluviales
Contratación de servicios y
Prevención y - Control de inundaciones Formatted: Font: (Default) Arial
obras
Desarrollo Urbano pluviales
- Control de movimiento de
masas
Planes de desarrollo urbano Estudios y obras
Diversas actividades u
Fortalecimiento de Diversos Formatted: Font: (Default) Arial
operaciones
capacidades
Actividades para la generación
institucionales y otras Diversas actividades u
de capacidades productivas y
inversiones operaciones
turísticas
Fuente: Ley N° 30556 y Plan Integral de Reconstrucción Cambios Formatted: Font: Not Bold
Elaborado por: Departamento de Desarrollo e Innovación

7. RÉGIMEN ESPECIAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EN LA RECONSTRUCCIÓN CON


CAMBIOS

Para el desarrollo de las intervenciones en el marco de la Ley N° 30566, se ha autorizado


a las entidades, únicamente para cumplir sus objetivos y finalidades, a realizar las
contrataciones de bienes, servicios, obras y consultorías conforme a la
adjudicación simplificada prevista en la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado
y su Reglamento.

Asimismo, se dispone que para la ejecución de obras públicas sea aplicable la


modalidad de ejecución contractual Concurso Oferta bajo el Sistema de Precios
Unitarios, el mismo que implica la elaboración de Expediente Técnico y la ejecución de la
obra por parte del contratista.

7.1. Contrataciones del Estado

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Los procesos de contratación pública regulados por Ley N° 30225 y su Reglamento


están orientados a maximizar el valor de los recursos públicos que se invierten. De tal
manera que estos se efectúen en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de
precio y calidad, permitiendo el cumplimiento de los fines públicos y que tengan un
impacto positivo en las condiciones de vida de los ciudadanos.

Los procesos de contratación son desarrollados por la entidad pública, como


destinataria de los fondos públicos asignados a la contratación.

De conformidad a la Ley N° 30225 y su Reglamento, el proceso de contratación


comprende las fases de:

a) Actuaciones Preparatorias
b) Procedimiento de Selección
c) Ejecución Contractual.

7.1.1 Adjudicación simplificada

Es una modalidad del procedimiento de selección breve, cuenta con etapas,


plazos y requisitos flexibles para la contratación de bienes, servicios, obras y
consultorías.

Al respecto, el numeral 7.1 de la Ley N° 30556, autoriza a las entidades a


realizar la Adjudicación Simplificada prevista en la Ley N° 30225, sin que
resulte aplicable el límite fijado para dicha modalidad en las leyes de
presupuesto.

7.1.2 Concurso oferta a precios unitarios - Modalidad de ejecución contractual


para las obras que se ejecuten en el marco de la reconstrucción con
cambios

La Décima Cuarta Disposición Complementaria Final del Reglamento de la Ley


N° 30225, establece que:

“Mediante Resolución del Titular, las entidades del Poder Ejecutivo pueden
aprobar la ejecución de obras bajo la modalidad de concurso oferta. Esta
facultad es indelegable.

Mediante la modalidad de ejecución contractual de concurso oferta, el


postor debe ofertar la elaboración del expediente técnico y la ejecución de la
obra. (…)

En la contratación de obras bajo esta modalidad debe anexarse al


expediente de contratación el estudio de preinversión y el informe técnico
que sustentó la declaratoria de viabilidad, conforme al Sistema Nacional de
Programación Multianual y Gestión de Inversiones. (…)”.

Al respecto, el numeral 7.1 de la Ley N° 30556, dispone que para la ejecución


de obras públicas en el marco de la reconstrucción con cambios, es aplicable la
modalidad de ejecución contractual concurso oferta bajo el sistema de precios
unitarios.

Asimismo, señala que previamente a la ejecución de obras públicas, la entidad


correspondiente debe emitir el Informe Técnico que sustente la contratación en
la modalidad de concurso oferta bajo el sistema de precios unitarios.

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Con relación a lo señalado, el artículo 14° del Reglamento de la Ley N° 30225,


señala que el sistema de precios unitarios se aplica cuando no puede
conocerse con exactitud o precisión las cantidades o magnitudes requeridas.
Bajo este sistema, el postor formula su oferta económica proponiendo precios
unitarios, en función de las cantidades referenciales contenidas en los
documentos del procedimiento selección y que se valorizan en relación a su
ejecución real, durante un determinado plazo de ejecución.

Igualmente, el citado artículo señala que, en el caso de obras, el postor formula


su oferta proponiendo precios unitarios considerando las partidas contenidas
en los documentos del procedimiento, las condiciones previstas en los planos y
especificaciones técnicas, y las cantidades referenciales que se valorizan en
relación a su ejecución real y por un determinado plazo de ejecución.

8. DESARROLLO

8.1 Control Concurrente

El Control Concurrente para la Reconstrucción con cambios es una modalidad ad hoc


de control simultáneo.

El control concurrente es aquella evaluación que se realiza a una o más tareas o


actividades de un proceso en curso seleccionado, con el objeto de alertar
oportunamente al Titular de la entidad y a las instancias competentes sobre la
existencia de situaciones adversas que afectan o podrían afectar el resultado o el logro
de los objetivos del proceso en curso materia de control, a fin que se adopten las
acciones correctivas que correspondan.

El control concurrente para la reconstrucción con cambios se aplica a los procesos en


curso siguientes:

- Proceso de contratación de bienes, servicios, obras y consultorías, en el marco de


la Ley N° 30556.

- Cualquier tipo de intervención, operación, transacción, proyecto, programa u otro en


el que se utilicen o gestionen recursos públicos en el marco de la Ley N° 30556.

Gráfico N° 02: Control Concurrente

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Elaborado por: Departamento de Desarrollo e Innovación

8.2 Modelo de acompañamiento de control por Hitos en el Control Concurrente para


la Reconstrucción con Cambios

El Control Concurrente para la Reconstrucción con Cambios, establece el modelo de


acompañamiento de control por hitos, el cual consiste en la evaluación realizada a
una o más tareas o actividades asociadas a un producto intermedio de un proceso en
curso materia de control.

A continuación se muestra el Modelo de Acompañamiento de Control por Hitos, con la


estructura general para el desarrollo del Control Concurrente. Comprende etapas,
actividades definidas para fines de control, productos intermedios e hitos de control
vinculados al momento en el cual se va a ejercer el control concurrente de un proceso
en curso materia de control.

Gráfico N° 03: Modelo de acompañamiento de control por Hitos


Formatted: Not Highlight

Elaborado por: Departamento de Desarrollo e Innovación Formatted: Indent: Left: 0.69"

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La metodología para el desarrollo del control concurrente de acuerdo al


acompañamiento por hitos de control, requiere llevar a cabo la realización secuencial
de los siguientes pasos:

a) Conocer el proceso: Para fines del control concurrente, se debe recopilar


documentación e información mediante la utilización de diferentes técnicas de
control, para lograr el cabal conocimiento, comprensión y entendimiento del
proceso materia de control.

El proceso está conformado por el conjunto de actividades mutuamente


relacionada o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados.

b) Definición de las Etapas para evaluar el proceso materia de control: Las


etapas son un conjunto de actividades a evaluar para fines de control,
seleccionadas por su importancia en la incidencia de cumplimiento normativo y que
resultan en productos intermedios de un proceso en curso materia de control.

Considerando que las etapas se establecen para fines de control, pueden tomarse
como referencias las fases o etapas que se hayan definido en la normativa que
regula el proceso en curso materia de control o establecerse otras diferentes.

c) Identificación de las Actividades que componen la Etapa: Las actividades son


el conjunto de tareas afines y coordinadas requeridas para lograr un resultado
dentro en una etapa seleccionada para fines de un proceso en curso.

Las actividades son las establecidas para fines de control, para lo cual pueden
tomarse como referencia las que se hayan definido en la normativa que regula el
proceso en curso materia de control o establecerse otras diferentes.

d) Selección de los Productos intermedios: Los productos intermedios son los


resultados parciales obtenidos de forma secuencial y que constituyen un producto
cerrado a la culminación de una etapa dentro del proceso en curso materia de
control y que para las etapas sucesivas son utilizados como insumo para la
producción del producto final.

Para fines del control concurrente, los productos intermedios son seleccionados
según los objetivos de la intervención y deben estar asociados a un hito.

e) Determinación de los Hitos de control: El hito de control es la oportunidad o


momento seleccionado para el ejercicio del control concurrente y se encuentra
asociado a los productos intermedios de una etapa del proceso en curso materia
de control.

Para la determinación de los hitos de control se requiere que previamente se hayan


identificado los riesgos que puedan afectar negativamente al producto intermedio,
lo cual va a determinar el momento en el que resulte más eficiente realizar el
control concurrente y en el cual la entidad pueda adoptar alguna medida correctiva.

f) Diseñar los Procedimiento de control: El Procedimiento de control comprende


una o más técnicas de control (técnicas de obtención de evidencia: física,
documental, testimonial y analítica)1 de cuya ejecución permite evaluar una o más

1
En la Guía de Técnicas de Auditoría (GU-SCPACU-02) aprobada el 31 de marzo de 2015, se desarrollan Formatted: Justified, Indent: Left: 0", Hanging: 0.1", Space
los conceptos, criterios y terminología para la aplicación de estas técnicas, que permitirán obtener After: 0 pt, Line spacing: single

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tareas o actividades, que se encuentren vinculadas al producto intermedio y el


objetivo de control.

g) Desarrollo de los Procedimientos de control: Mediante la aplicación de los


procedimientos de control se obtiene evidencia suficiente y apropiada que permite
fundamentar las conclusiones de la comisión de control. El desarrollo de los
procedimientos de control debe ser documentado.

h) Resultado del control concurrente: Está constituido por los Informes de Control
Concurrente emitidos para cada uno de los hitos de control, en los cuales se
advirtieron situaciones adversas.
Formatted: Font: (Default) Arial, 10 pt
h)i) De no advertirse establecerse situaciones adversas, la comisión de control no Formatted: Left, Indent: Left: 0.5", Space After: 10 pt, Line
emite ningún Informe, salvo que determine que la entidad no corrigió las spacing: Multiple 1.15 li, No bullets or numbering, Tab stops:
situaciones adversas comunicadas en informes de hitos anteriores (de Not at 0.3" + 0.98"
corresponder).

8.3 Planeamiento del Control Concurrente

El planeamiento constituye la actividad previa al proceso del control concurrente, en


la que se debe tomar conocimiento del proceso materia de control, a fin de estudiar
sus características y plantear, de manera preliminar, la estrategia de la evaluación.

El planeamiento está a cargo de la unidad orgánica a cargo del servicio, la cual


después de tomar conocimiento del proceso materia de control, puede proceder a
establecer las etapas, actividades, productos intermedios y la oportunidad de
establecer el hito de control.

Considerando el momento en el que resulte más eficiente realizar el control


concurrente un hito de control, puede establecerse:

a) Después de la emisión del producto intermedio.


b) Antes de la emisión del producto intermedio.

Una vez establecido el hito de control, relacionado con un producto intermedio, se


puede determinar evaluar las actividades precedentes al hito, las actividades
precedentes y posteriores o las únicamente las actividades posteriores al hito, según
el objetivo de control que se haya establecido.

Para establecer el hito de control se debe considerar la identificación de aquellos


riesgos que:
 Producto del análisis y valoración, se presentan con alta probabilidad e impacto
de ocurrencia;
 Podrían afectar de forma inmediata a la actividad evaluada y a su producto
intermedio; y
 Podrían afectar de manera sustancial al objetivo del proceso en curso materia de
control.

El control concurrente se debe procurar iniciar en el primer hito de control establecido


y considerar la evaluación de todos los hitos de control definidos en el planeamiento,

evidencia suficiente y apropiada para sustentar la opinión de la comisión de control. En la ejecución


del servicio de control corresponde a la comisión de control utilizar su criterio profesional para la
obtención de las evidencias y su valoración. Formatted: Spanish (Peru)

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los cuales deben abarcar el proceso en curso materia de control, desde su inicio
hasta el final.

8.4 Proceso del Control Concurrente para la Reconstrucción con Cambios

El proceso del control concurrente para la reconstrucción con cambios se desarrolla


mediante las etapas de:

 Planificación,
 Ejecución, y
 Elaboración y comunicación del Informe de Control Concurrente.

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Gráfico N° 04: Etapas de la Acción Concurrente para la


Reconstrucción con Cambios

Elaborado por: Departamento de Desarrollo e Innovación.

8.4.1. Etapa de Planificación

Comprende la definición de la estrategia para el desarrollo de la acción


concurrente para la reconstrucción con cambios, acorde a la naturaleza de la
materia de control, sus singularidades o circunstancias; así como, a la
oportunidad y alcance de los procedimientos que deban aplicarse.

Gráfico N° 05: Etapa de Planificación

Elaborado por: Departamento de Desarrollo e Innovación.

La planificación en esta modalidad del servicio de control simultáneo, se


efectúa por única vez, atendiendo a que la evaluación es recurrente respecto
del mismo proceso en curso.

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Actividades a seguir:

1) Conformar comisión de control

La comisión de control es el equipo responsable del desarrollo del control


concurrente para la reconstrucción con cambios y se conforma por un
supervisor, jefe e integrantes.

El Jefe de OCI o el gerente de la unidad orgánica a cargo del servicio de


control concurrente, debe procurar la continuidad del supervisor desde el
inicio hasta la culminación del control concurrente para la reconstrucción
con cambios, esto significa que estará presente en todos los hitos de
control identificados para la evaluación del proceso en curso materia de
control.

2) Registrar el servicio de control concurrente en el aplicativo

El Control Concurrente se inicia cuando el responsable de la unidad


orgánica designa al supervisor y los integrantes responsables del desarrollo
del servicio de control concurrente.

El jefe de la comisión de control registra la Orden de Servicio del Control


Concurrente en el aplicativo establecido por la Contraloría. Se apertura una
Orden de Servicio por cada hito de control a evaluar.

3) Investigación de aspectos generales del proceso materia de control

La comisión de control solicita información a la entidad, respecto a las


fechas estimadas para la emisión de los productos intermedios del proceso
en curso materia de control, a efectos de establecer un cronograma
estimado con todos los hitos de control previamente identificados.

4) Gestionar recursos y materiales para la comisión de control

El gerente de la unidad orgánica a cargo del servicio de control concurrente


solicita mediante memorandos, dirigidos a las unidades orgánicas de apoyo
de la Contraloría que correspondan, el suministro de los recursos logísticos
y económicos para el desarrollo del servicio de control concurrente.

El Jefe de OCI debe gestionar en la entidad la asignación de los recursos


logísticos y económicos necesarios para el desarrollo del servicio de control
concurrente.

5) Elaborar Plan de Control Concurrente

El Supervisor y el Jefe de la comisión de control elaboran el Plan de


Control Concurrente, el cual comprende todos los hitos de control a
desarrollar, teniendo en consideración lo siguiente:

“Cualquier impresión no es válida para el SGC”


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 Información del proceso de Planeamiento.


 Información que obtienen de la entidad o de otras fuentes respecto a la
materia de control.
 Las etapas del proceso, los hitos de control y los riesgos asociados a
cada producto intermedio, entre otros aspectos, que establezca la
Contraloría, para fines de control.

El Plan de Control Concurrente contiene, como mínimo, la información


siguiente:

a) Objetivos Específicos para cada hito de control, según la naturaleza del


proceso materia de control.

b) Alcance: Identificación del Proceso materia de control, fecha de su


inicio y fin, su objetivo, las actividades y tareas que lo componen.

c) Plazo del control concurrente y Cronograma: Debe procurarse que el


plazo del control concurrente, coincida con el plazo del proceso en
curso materia de control.

El Cronograma comprende las fechas estimadas de ocurrencia de


todos los hitos de control a evaluar y se relacionan con las actividades
que originan uno o más productos intermedios a evaluar.

Se debe considerar que el modelo de control concurrente implica un


acompañamiento a la obra o proyecto desde su inicio (expediente de
contratación) hasta su final (liquidación), por lo que el plazo del plan
debe abarcar las fechas estimadas de inicio y fin, así como las fechas
estimadas en las cuales se darán los hitos definidos.

d) Procedimientos de control aplicables.

La comisión debe establecer los procedimientos de control que


considere necesarios para lograr los objetivos que se definan en el
Plan de Control Concurrente.

El Plan de Control Concurrente debe ser suscrito por el Supervisor y Jefe


de la comisión de control y debe contemplar todos los hitos de control.

6) Elaboración de instrumentos de verificación

Los instrumentos de verificación complementan los procedimientos del


control concurrente y tienen como propósito orientar y facilitar el desarrollo
de las técnicas de control, tales como, inspección, observación,
comprobación, comparación, análisis cualitativo y cuantitativo, indagación,
conciliación, entrevistas, entre otras que a criterio de la comisión de control
resulten necesarias para el desarrollo del servicio de control concurrente.

Los instrumentos de verificación que se pueden desarrollar son los


siguientes: cuestionarios, entrevistas, fichas de observación, listas de
chequeo, flujogramas, entre otros.

7) Elaboración y aprobación del documento de acreditación

“Cualquier impresión no es válida para el SGC”


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El Jefe de OCI o el gerente de la unidad orgánica a cargo del servicio de


control emiten el documento de acreditación, dirigido al titular de la entidad
bajo su ámbito de control.

Cabe precisar que, se debe emitir solo un documento de acreditación en el


que se comprenda todo el proceso materia de control; sin perjuicio que se
comunique al titular de la entidad, cuando se incorpore un nuevo integrante
y/o especialista a la comisión de control.

Una vez recibido el documento de acreditación por la entidad bajo control,


se registra el documento de acreditación en el aplicativo establecido por la
Contraloría.

8) Acreditación e instalación de la comisión de control

La comisión de control se presenta ante el titular de la entidad o funcionario


que este designe.

El jefe de la comisión comunica el inicio, los objetivos y el alcance del


servicio de control concurrente; así mismo, solicita que se otorguen las
facilidades a la comisión de control para el desarrollo de sus actividades.

8.4.2 Etapa de Ejecución

En esta etapa la comisión de control desarrolla los procedimientos establecidos


en el Plan de Control Concurrente para la reconstrucción con cambios, y de ser
el caso, se identifica las situaciones adversas.

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Gráfico N° 06: Etapa de Ejecución

Elaborado por: Departamento de Desarrollo e Innovación.

Actividades a seguir:

1) Reunión con los funcionarios responsables de las actividades materia


de control

Acreditada e instalada la comisión de control para el control del primer hito,


debe requerir una reunión inicial con los funcionarios responsables de las
actividades o tareas materia de control, a fin de explicar de forma general
cómo se llevará a cabo el control concurrente mediante el acompañamiento
por hitos de control, así como, tomar conocimiento del proceso en curso y
las actividades sujetas a evaluación.

EnPara los demás hitos de control, la comisión de control puede llevar a


cabo reuniones con los funcionarios responsables de las actividades o
tareas a evaluar, para tomar conocimiento de los aspectos relevantes del
proceso, estimar con mayor precisión las fechas en la cuales se llevarán a
cabo los hitos de control y de las limitaciones del entorno socio-ambiental u
otros.

2) Requerimiento de información de la implementación de


recomendaciones de hitos evaluados con anterioridad

Tratándose del segundo hito de control concurrente, la comisión debe


tomar conocimiento de las acciones correctivas adoptadas por la entidad
respecto de la situación adversa que se haya identificado en el primer hito,
con la finalidad de determinar si ya se dejó de afectar el resultado o logro
de los objetivos del proceso.

Si la entidad no ha llevado a cabo acciones correctivas respecto a la


situación adversa identificada en el hito anterior pero que aún puede ser
corregida, la comisión debe comunicar ello en el próximo Informe de
Control Concurrente que emita.

De haberse generado un efecto irreversible, es decir cuando ya no es


factible efectuar ninguna acción correctiva respecto de la situación adversa
identificada, la comisión de control debe comunicar a su unidad orgánica a
fin de que se evalúe la programación de un servicio de control posterior.

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Sin perjuicio de lo señalado, la comisión de control continúa con el control


concurrente en los hitos de control que se encuentren pendientes.

3) Desarrollo de los procedimientos

La comisión de control ejecuta los procedimientos contenidos en el Plan del


Control Concurrente. Adicionalmente, en los casos en que se requiera, la
comisión de control podrá definir la selección de una muestra respecto de
la cual realizará su evaluación.

El procedimiento establecido en el Plan de Control Concurrente, se ejecuta


con la finalidad de obtener las evidencias suficientes y apropiadas que
sustenten las conclusiones de la comisión de control.

Durante el desarrollo del procedimiento, la comisión de control puede


solicitar la opinión de un experto.

La comisión de control puede solicitar tener acceso a la información y


documentación original, la misma que debe ser devuelta al funcionario
responsable de la entidad que la proporcionó. Se debe cautelar que dicho
acceso no impida la continuidad de las actividades a cargo de la entidad,
por lo que se debe efectuar su contrastación o revisión de manera
inmediata y puntual.

Asimismo, la comisión de control puede solicitar el acceso a los lugares en


los que se desarrolla el proceso en curso materia de control concurrente, a
los ambientes de la entidad o a cualquier otro relacionado a la materia de
control.

4) Identificación de situaciones adversas

La situación adversa es la concretización de un riesgo previamente


identificado para un determinado hito.

Se relaciona con un incumplimiento de las disposiciones legales,


contractuales, normativa interna, normas técnicas u otra análoga, que
afecta o podría afectar sustancialmente la continuidad del proceso en curso
materia de control, o el producto intermedio y el resultado o el logro de los
objetivos del citado proceso, respecto de la cual la entidad tiene la
posibilidad de adoptar alguna acción correctiva.

5) Reunión al finalizar la etapa de ejecución en cada hito, con los


funcionarios de la entidad

Al finalizar la etapa de ejecución de cada hito, la comisión de control puede


informar a la entidad el resultado de su evaluación y las situaciones
adversas identificadas, a fin de obtener sus comentarios verbales y permitir
que, de ser el caso, la entidad adopte las acciones correctivas de manera
inmediata. Dicha reunión se puede llevar a cabo con los funcionarios y
servidores de la entidad vinculados a las actividades evaluadas.

La comunicación entre la comisión de control y la entidad, respecto a la


realización de la reunión final, puede realizarse a través del medio que
permita su rápida atención o mediante coordinaciones directas.

De no haberse identificado situaciones adversas, no es necesario llevar a


cabo la reunión final.

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8.4.3 Elaboración y comunicación del Informe de Control Concurrente

Efectuada la evaluación de la evidencia competente y relevante obtenida y de


identificarse situaciones adversas, se emite el Informe correspondiente.

Gráfico N° 07: Elaboración y comunicación del Informe de Control Concurrente

Elaborado por: Departamento de Desarrollo e Innovación.

Actividades a seguir:

1) Redacción de situaciones adversas en el informe

La comisión de control redacta la situación adversa y sus elementos,


conforme se detalla a continuación:

a) Condición: Es la narración de la situación adversa que se redacta de


manera objetiva, concreta, cronológica, con un lenguaje sencillo,
preciso y claro, identificando la evidencia obtenida en forma ordenada,
detallada y vinculada a la situación descrita. Se puede complementar la
descripción con gráficos, cuadros, fotografías u otros, que permitan su
mejor comprensión.

La situación adversa debe ser concordante con los objetivos


específicos de los hitos de control.

b) Criterio: Son las especificaciones técnicas, términos de referencia,


bases administrativas, expediente técnico, normas técnicas,
disposiciones legales o contractual, disposiciones internas aprobadas
por la entidad, u otro análogo que se ha incumplido.

c) Afectación negativa: Explicación breve de cómo se ha afectado o


podría afectarse, indistintamente:

- La continuidad del proceso en curso materia de control; o

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- El producto intermedio y el resultado o el logro de los objetivos del


citado proceso, que es materia de control; o
- Se ha generado un potencial perjuicio económico respecto del cual
se puede efectuar una acción correctiva.

Cada una de las situaciones adversas debe tener una sumilla.

2) Elaboración de Informe de Control Concurrente

El Informe de Control Concurrente es el documento resultante del control


concurrente para la reconstrucción con cambios por cada hito de control,
que contiene las situaciones adversas identificadas.

En dicho documento se describe de forma objetiva, clara y precisa la


situación adversa identificada y sus elementos, la evidencia que la
sustenta y sus conclusiones.

3) Elaborar Resumen Ejecutivo

El Resumen Ejecutivo es el documento que presenta de manera sucinta el


Informe de Control Concurrente, con el objetivo de dar a conocer a los
ciudadanos, en un lenguaje sencillo, las situaciones adversas identificadas
en cada hito de control del proceso en curso evaluado.

4) Aprobación y Comunicación de Informe de Control Concurrente

El Supervisor y Jefe de la comisión de control suscriben el Informe de


Control Concurrente para la reconstrucción con cambios.

En el caso de la Contraloría, el Informe de Control Concurrente es


aprobado por la unidad orgánica a cargo del control concurrente, de
acuerdo a las disposiciones internas establecidas.

Tratándose de los otros órganos del Sistema, el Informe de Control


Concurrente es aprobado por el Jefe del OCI o el socio que corresponda de
la SOA.

El Informe de Control Concurrente es remitido al Titular de la entidad,


mediante documento suscrito por el órgano del Sistema que tuvo a su
cargo el control concurrente para la reconstrucción con cambios, a fin que
adopte las acciones correctivas que correspondan.

Asimismo, se remite dicho informe a la Autoridad para la Reconstrucción


con cambios, para las acciones que correspondan conforme a su
competencia y al ente técnico rector o a las instituciones competentes,
según las disposiciones internas que establezca la Contraloría. Tratándose
de procesos de contratación del Estado, el Informe de Control Concurrente
se remite al OSCE, para las acciones que correspondan conforme a su
competencia.

5) Concluir el servicio de control concurrente en el aplicativo

Emitido el Informe de Control Concurrente se concluye la Orden de


Servicio en el aplicativo correspondiente.

De no haberse emitido ningún Informe de Control Concurrente se cierra la


Orden de Servicio con una Hoja Informativa que sustente que de la

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evaluación realizada no se identificaron situaciones adversas, debido,


entre otras, a situaciones como las siguientes:

a) Se desarrollaron los procedimientos establecidos y efectuado la


evaluación selectiva correspondiente se advierte que la entidad llevó a
cabo sus actividades y la emisión del producto intermedio conforme a
la normativa aplicable.

b) Se presentaron limitaciones de acceso a la información u otros, que


impidieron el desarrollo integral de los procedimientos; por lo cual la
comisión no puede concluir la evaluación.

8.5 Documentación del servicio

El control concurrente para la reconstrucción con cambios debe ser documentado, a


fin de efectuar las revisiones correspondientes orientadas a garantizar la calidad de
los resultados.

Como regla general, el control concurrente puede ser documentado mediante copias
simples; excepcionalmente, cuando a criterio de la comisión de control sea necesario,
se documentará el mencionado servicio de control con copias autenticadas de
documentos que resulten relevantes.

Los archivos para el Control Concurrente son los siguientes:

8.5.1 Archivo de Planificación, contiene la documentación interna y externa


relacionada al Plan de Control Concurrente, con la cual se define el proceso en
curso, las etapas de control, los productos intermedios, el hito de control, los
riesgos y las actividades a evaluar. Asimismo, contiene el cronograma de
intervenciones de control concurrente a lo largo del proceso materia de control.

8.5.2 Archivo de Ejecución, contiene los papeles de trabajo, físicamente o en


archivo digital elaborados por la comisión de control, correspondientes al
desarrollo de los procedimientos contenidos en el plan de control concurrente,
así como los documentos externos relacionados a ellos, los cuales permitirán
sustentar las situaciones adversas identificadas en todos los hitos de control.

La comisión de control debe cautelar la custodia de los originales de la


documentación generada durante el desarrollo del control concurrente, tales
como actas, cuestionarios, encuestas, resultados de pruebas, mediciones o
ensayos, etc., toda vez que las técnicas aplicadas para obtener dichas
evidencias en algunos casos no podrían volver a realizarse y podrían
requerirse nuevamente como evidencia en los casos que se determine la
realización de un servicio de control posterior.

8.5.3 Archivo de Correspondencia, contiene los documentos remitidos y recibidos


durante el control concurrente tales como; memorándum, oficios, entre otros.
Mediante la documentación de correspondencia se sustenta la atención y la
consistencia de lo requerido por la comisión y los plazos de atención de la
entidad.

8.5.4 Archivo de Informes, contiene todos los informes del control concurrente, en
medios físicos o digitales, emitidos por cada hito de control del proceso en
curso evaluado; Asimismo, contiene las hojas Informativas que se hubieran
emitido, cuando no resultó necesario la emisión de un Informe de Control
Concurrente.

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8.6 Control de calidad

Se debe efectuar el control de calidad al Informe del Control Concurrente, de acuerdo


a lo establecido en las Normas Generales de Control Gubernamental.

La responsabilidad del control de calidad corresponde a la comisión de control que


desarrolla la acción concurrente para la reconstrucción con cambios y a la unidad
orgánica encargada de la implementación del Plan de Acción de Control de la
Reconstrucción con Cambios.

8.7 Publicación de resultados del Control Concurrente

Conforme al principio de publicidad establecido en el literal p) del artículo 9° de la Ley


N° 27785, la Contraloría publicará en el portal web institucional
(www.contraloria.gob.pe) y en los medios de comunicación que considere pertinentes,
48 horas después de su comunicación a la entidad, como mínimo la información
siguiente:

a) El Informe de Control Concurrente para la Reconstrucción con Cambios.


b) Resumen Ejecutivo.

La difusión de los resultados se efectuará conforme a las disposiciones emitidas por


la Contraloría y la normativa vigente.

8.8 Desarrollo los Hitos de Control establecidos para el Proceso de contratación de


obras mediante adjudicación simplificada y bajo la modalidad de ejecución
contractual Concurso Oferta

En el Anexo N° 5 de la presente guía, se muestran los hitos de control y detalla en el


Anexo N° 5, los listados de procedimientos de control (por hito) para el caso de obras
contratadas mediante el procedimiento de selección de adjudicación simplificada y
modalidad de ejecución contractual concurso oferta, bajo el sistema de precios
unitarios, dado que la aplicación de esta forma de contratación para ejecutar obras
públicas está dispuesta la Ley N° 30556.

Cada Los listados de procedimientos, por hito de control, contiene: objetivo del control
concurrente en el hito, oportunidad de realización, objetivos, actividades a evaluar,
procedimientos de control y criterio; para cada procedimiento se ha elaborado un
formato con los aspectos a evaluar por cada actividad, los principales riesgos de
cada actividad a evaluar, así como los rubros donde se consignarán los resultados de
la evaluación: la indicación del cumplimiento de requisitos técnicos normativos de los
aspectos evaluados y el resumen de la evaluación efectuada, cuyos resultados
respaldarán las conclusiones del control concurrente en el hito.

Cabe precisar que la comisión puede considerar el desarrollo de procedimientos


alternativos o incluir procedimientos adicionales de ser necesario que a su criterio
resulten necesarios para cumplir el objetivo del control concurrente.

Resulta Es necesario precisar que la comisión no se debe limitnar a verificar un


listado de cumplimiento de cada unoa de los aspecto a evaluar, sino que debe
concluir su la evaluación del hito con una conclusión que responda al respecto al
objetivo por el cual se estableció el hito a evaluar.

Formatted: Indent: Left: 0.59", Tab stops: 0.3", Centered


9. REFERENCIAS DOCUMENTALES Formatted: Indent: Left: 0", Hanging: 0.3", Space After: 0
pt

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CÓDIGO DESCRIPCIÓN
N/A N/A

10. REGISTROS

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO


N/A N/A

11. CONTROL DE CAMBIOS

Control de cambios
Versión Fecha Descripción del (los) cambio(s)
00 Versión inicial

12. ANEXOS

Anexo N° 1: Modelo de oficio Oficio de acreditación Formatted Table

Anexo N° 2: Modelo de plan Plan de control concurrente

Anexo N° 3: Modelo de Informe

Anexo N° 4: Modelo de Oficio de comunicación de informe

Hitos de Control y Listados de Procedimientos – - Para procesos de


Anexo N° 5: contratación de obras mediante adjudicación simplificada y bajo la
modalidad de ejecución contractual Concurso Oferta.

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