Contenido

¿Qué es una organización? ..................................................................................................................... 2

Componentes de una organización ......................................................................................................... 2
Estructura ................................................................................................................................................ 3
Sistematización ....................................................................................................................................... 4
Agrupación y asignación ......................................................................................................................... 4
Criterios de departamentalización .......................................................................................................... 4
Cómo funciona ........................................................................................................................................ 5
Estructura Organizacional....................................................................................................................... 5
Elementos de una estructura organizacional.......................................................................................... 6
Cadena de mando y amplitud de control ................................................................................................ 7
Amplitud de control ................................................................................................................................ 7
Autoridad y responsabilidad ................................................................................................................... 8
¿Qué es una organización?
Una organización es un sistema social formado por un grupo de personas enfocadas
en un objetivo en común a lograr dentro de un tiempo, espacio y cultura determinada.
En toda organización se plantean normas, metas y ejes que ayudan a lograr la misión.

Componentes de una organización

Existen ciertos elementos que conforman la mayoría de las organizaciones, estos
suelen ser:
• Un fin: Objetivo o propósito a cumplir por el que nace la organización. Debe
estar claramente delimitado y ser conocido por todos los miembros de la
organización. Por ejemplo: Producir calzado de seguridad.
• Miembros: Individuos que se reparten las actividades o trabajos necesarios
para el cumplimiento de las metas u objetivos. Por ejemplo: Los directivos y
empleados de una fábrica de calzado.
• Un grupo de tareas: Actividades que llevan adelante los miembros de la
organización para el cumplimiento de objetivos. Por ejemplo: La división de
tareas dentro de la fábrica para la confección del calzado.
• Recursos: Instrumentos o bienes necesarios para llevar adelante el objetivo de
la organización. Por ejemplo: La inversión y la maquinaria necesaria para la
fabricación del calzado.
• Normas: Instrucciones, reglas y consignas que guían el actuar de los miembros
de la institución. Por ejemplo: Las normas de seguridad a la hora de manipular
la maquinaria dentro de la fábrica.

Organización en administración
La “Organización” es la segunda etapa del proceso administrativo, en esta se crea
un sistema organizado para lograr las metas y objetivos establecidos en la etapa de
planeación.
Organizar es el proceso de utilizar cualquier conjunto de recursos en una estructura
que facilite la realización de planes. Tiene como resultado el ordenamiento de las
partes de un todo o la división de un todo en partes ordenadas, según algún criterio o
principio de clasificación.

Importancia de la organización
La organización es de mucho interés en las empresas, los motivos son:
• Ayuda a lograr los objetivos planteados.
• Ayuda a utilizar mejor los medios y recursos disponibles.
• Ayuda a tener una mejor comprensión y comunicación entre los miembros de
la empresa.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

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Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

Objetivos de la organización
El objetivo es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar las funciones y los recursos,
es decir, mostrar que todo resulte sencillo y fácil para quienes trabajan en la empresa
y para los clientes.

Principios de la organización
La Organización se basa en principios que deben seguirse para obtener un mejor
desempeño:
• Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organización deben
relacionarse con los objetivos y los propósitos de la empresa, la existencia de
un puesto o área sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los
objetivos.
• Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea
posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor
campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
• Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
• Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada
función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán
reportarse más que a un sólo jefe.
• Difusión: La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad
debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos
miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.
• Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse
en equilibrio (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos).
• Equilibrio: En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación de
los principios o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global
de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa.

Elementos de la organización
Los elementos de la organización hacen posible el desarrollo de un plan de acción:

Estructura
Implica el establecimiento del marco fundamental en la que opera el grupo social, ya
que establece la disposición y la afinidad de las funciones, jerarquías y las actividades
necesarias para lograr los objetivos planteados.

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Sistematización
Todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente
al fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y asignación
Agrupando actividades y asignando responsabilidades favorece la especialización.

Criterios de departamentalización
Los criterios de departamentalización son los que nos permitirán realizar la división y
el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas con la
finalidad de aplicar un modelo de organización especifico. Para llegar a determinar
esos criterios se tiene que aplicar el siguiente procedimiento:
• Listar todas las funciones de la empresa
• Clasificar según su función
• Agruparlas según orden jerárquico
• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas
• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las
funciones y los puestos.
• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán
relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las
funciones involucradas.

Funciones
Constituyen la acción innata de la empresa en general, representan los fines
esenciales y básicos que se pueden realizar para que la organización exista y
permanezca.
Se define la función como agrupamiento de las principales unidades de trabajo. La
unión lógica de las actividades a fines.

Obligaciones
Un deber o una obligación se define como la actividad que debe de realizar un
individuo con base en el puesto que ocupa dentro de la organización.
Las obligaciones recaen en el subordinado que tiene que obedecer ordenes o seguir
instrucciones.
De ahí que la ejecución de un conjunto de tareas, labores y trabajos sea la realización
coordinada y orgánica de las actividades y en consecuencia de las funciones.

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Responsabilidades
Puede definirse como la obligación de responder a la ejecución de los deberes
asignados. La responsabilidad tiene carácter personal, por consiguiente, no se puede
delegar.

Cómo funciona
Un director de auditoría interna es responsable de que se cumplan las actividades de
su unidad orgánica y las funciones, pero no se puede realizar ambas por sí mismo,
en consecuencia, tiene que delegar autoridad a cada persona de su unidad para que
estos cumplan con sus respectivas responsabilidades.

Estructura Organizacional
La estructura organizacional es el modelo jerárquico que una empresa usa para
facilitar la dirección y administración de sus actividades. A través de la estructura
organizacional la empresa fija roles, funciones y responsabilidades; establece
objetivos; crea procesos y define protocolos y; diseña estrategias de mejoramiento.
La estructura organizacional genera orden en una empresa identificando y
clasificando las actividades de la empresa, agrupando en divisiones o departamentos,
asignando autoridades para la toma de decisiones y seguimiento.
Para que una estructura organizacional cumpla con sus propósitos debe:
a) Tener objetivos precisos, reales y medibles.
b) Definir puntualmente la jerarquía, deberes y actividades de cada persona
dentro de la organización.
Un organigrama representa la estructura jerárquica de la empresa, los cargos y
funciones y las líneas oficiales de comunicación. El organigrama de una empresa
dependerá de su naturaleza y dimensión, pero siempre debe promover la interacción
y comunicación entre las áreas de la empresa.
Una adecuada estructura organizacional mejora la operación y productividad a través
del orden, control y coordinación.
Existen diferentes tipos de organizaciones según su estructura:
- Organización en línea: Quien toma todas las decisiones y tienen la
responsabilidad del mando es una sola persona. El jefe superior asigna y
distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportaran solo a él.
- Organización funcional: Compuesta por diversos gerentes, cada cual
especializado en determinadas áreas. Permite asignar funciones a los
diferentes subordinados que se agrupan de acuerdo con cada uno de los
campos de acción.
- Organización staff: Se orienta hacia adentro para asesorar a las demás áreas.
Su actividad consiste en planear, pensar, sugerir, recomendar, asesorar y
prestar servicios especializados.

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 - Organización en comité: Consiste en asignar los diversos asuntos
administrativos a un grupo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar
una decisión en conjunto.
- Organización matricial: Consiste en la agrupación de los recursos humanos y
materiales de forma temporal a diferentes proyectos. Se forman equipos con
integrantes de varias áreas con un objetivo en común: el proyecto. Los equipos
dejan de existir al finalizar el proyecto.
- Organización virtual: Promueve la realización de alianzas temporales entre
personas, instituciones y empresas, con el propósito de realizar tareas
específicas enlazadas mediante el empleo de las tecnologías de información.
No es una estructura permanente y es pensada para ofrecer un producto o
servicio específico.

Elementos de una estructura organizacional

Los elementos forman la base de la estructura organizacional y son esenciales para
el desarrollo organizacional exitoso. Una estructura bien diseñada puede mejorar la
comunicación, la toma de decisiones y la eficiencia general de una organización.
Estos son los elementos de la estructura organizacional que debes considerar:
- Departamentos y unidades funcionales: Los departamentos representan
divisiones específicas dentro de la organización, cada uno con su propia área
de responsabilidad. Pueden incluir ventas, marketing, recursos humanos,
finanzas, producción, entre otros.
- Jerarquía organizativa: La jerarquía define la estructura de autoridad y
responsabilidad en la organización. Esto incluye niveles como la alta dirección,
la gerencia intermedia y los empleados de nivel operativo.
- Órganos de Dirección: Estos son los grupos o individuos encargados de tomar
decisiones estratégicas y supervisar el funcionamiento general de la
organización. Incluyen la junta directiva y la alta dirección.
- Cadena de mando: La cadena de mando es la línea de autoridad que fluye
desde la alta dirección hacia abajo en la organización. Establece quién reporta
a quién y cómo se toman las decisiones.
- Roles y responsabilidades: Cada puesto de trabajo tiene roles y
responsabilidades específicas que se deben cumplir. Definir estos roles es
fundamental para la claridad y la eficiencia en la organización.
- Comunicación interna: La estructura define cómo fluye la comunicación dentro
de la organización. Puede ser de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba o
bidireccional, dependiendo de la cultura y las necesidades organizativas.
- Normas y procedimientos: Establece las reglas y procedimientos que guían el
comportamiento y las operaciones dentro de la organización. Esto incluye
políticas de recursos humanos, políticas de calidad y más.
- Cultura organizacional: La estructura influye en la cultura de la organización.
Define los valores, las creencias y las normas compartidas por los empleados.
- Estrategia organizacional: La estructura debe estar alineada con la estrategia
de la organización. Debe apoyar los objetivos y la misión de la empresa.

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 - Flexibilidad: En un entorno empresarial en constante cambio, la estructura
debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a nuevas
oportunidades y desafíos.
- Capacidad de escalabilidad: Debe permitir el crecimiento de la organización
sin perder eficiencia ni efectividad.
- Evaluación y mejora continua: La estructura debe ser objeto de revisión y
mejora constante para garantizar su eficacia y eficiencia.

Cadena de mando y amplitud de control

A los niveles jerárquicos se los conoce como cadena de mando o jerarquía. En la
cadena de mando se definen los niveles de autoridad. Hay tres conceptos
relacionados con la cadena de mando:
Autoridad: poder institucionalizado, inherente a un puesto administrativo. Dar órdenes
y esperar que los que están debajo las cumplan.
Responsabilidad: a los integrantes de una empresa se les del derecho de realizar
algo, también adquieren la obligación de hacerlo y de cumplirlo correctamente.
Unidad de mando: Cada individuo debe tener un único superior.

Amplitud de control
Una forma de lograr la integración es mediante la amplitud de control. Esto define la
cantidad de subordinados que un directivo puede supervisar de manera eficaz y
eficiente. Para determinar la amplitud de control hay que identificar el nivel jerárquico
en cuestión, ya que cuanto más se asciende en la escala jerárquica, el número de
individuos por supervisar se reduce, por la complejidad de las tareas. Debemos
considerar que la amplitud de control es variable. Por este motivo, no solo hay que
considerar el nivel jerárquico, sino también el tipo de organización y la capacidad de
reducir el tiempo que le dedica cada directivo a cada uno de sus subordinados. Los
factores fundamentales para tener una amplitud efectiva son:
1. Capacitación de los subordinados: cuanto mejor sea la capacitación, preparación y
experiencia que tengan los subordinados, menor será el número de relaciones
necesarias con su superior.
2. Claridad de la delegación de autoridad: la delegación de autoridad con claridad y
precisión como síntoma de eficiencia y eficacia de la empresa. Si un gerente delega
con total claridad una tarea bien definida, un subordinado bien capacitado podrá
llevarla a cabo sin ningún problema, requiriendo el mínimo tiempo y atención.
3.Claridad de los planes: si los planes están bien definidos, quienes los ejecuten
cuentan con autoridad suficiente y los empleados entienden lo que se espera de ellos,
resultaran operativos y la demanda por parte de los directivos será baja.
4.Uso de estándares objetivos: para asegurarse el cumplimiento de la planificación,
se deben haber diseñado el sistema de control y los estándares que será medidos. Si
estos últimos son consistentes, se puede evidenciar cualquier desviación.

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5.Técnicas de comunicación: no es lo mismo comunicar cada plan, instrucción, regla
u orden de forma verbal que por medio de un manual.
6.Cantidad de contacto personal necesario: hay muchas situaciones que demandan
el contacto directo como, temas de índole política, estratégica y el caso de las
evaluaciones de los empleados para las cuales es conveniente que sus resultados se
comuniquen personalmente. El grado de contacto dependerá mucho del tipo de
trabajo que se realice y del nivel jerárquico en el que se encuentre el directivo.

Autoridad y responsabilidad
La autoridad se puede delegar. En cambio, la responsabilidad nunca puede ser
totalmente transferida. Las autoridades pueden dar autoridad para realizar ciertas
actividades, aunque la última obligación es dar respuesta por parte de la organización.
Además, las personas que llevan a cabo estas responsabilidades deben
comprometerse.
Es la capacidad de dar órdenes y esperar obediencia de los demás, esto genera más
responsabilidades. * Representa la fuerza inherente para ordenar dar instrucciones y;
Asumir responsabilidades. * No puede existir la autoridad sin su correlativa
responsabilidad, que debe ser equivalente a aquella.
Dentro de una organización, es importante entender, reconocer y saber cada uno de
los lineamientos que se vamos a representar, es el paso primordial para poder
conformar un excelente trabajo en equipo, es por esta razón que debemos saber
perfectamente cómo manejar tanto la autoridad como la responsabilidad.
La dirección nace ante la gran abundancia de funciones para asignar y controlar al
personal, con el fin de alcanzar los objetivos. Ésta, además, tiene algunos principios:
Principio de unidad de mando: Este principio bastante demostrado por Fayol, hace
énfasis en que un subordinado tenga un solo superior. El objetivo de este principio es
evitar conflictos, ya que al tener dos superiores el subordinado no sabrá a quién
dirigirse y además pueden presentarse órdenes contradictorias.
Principio de delegación: Es aquel en el que se asignan labores, enfocándose en los
objetivos. La delegación tiene en cuenta la asignación de tareas, delegación de
autoridad y exigencia de autoridad; la persona encargada de delegar tiene que exigir
a las personas que delega responsabilidad ante la situación a realizar. La persona
que delega debe tener presente que es necesario que la autoridad que delega debe
ser cien por ciento sincera (receptividad), además debe dar consejos bien
intencionados a los subordinados para que éstos entiendan muy bien su labor en la
empresa, debe confiar en los subordinados y realizar controles periódicos.
Principio de amplitud de control: Tiene que ver con el número de personas al que un
individuo puede delegar autoridad. Hay que tener presente que este número es
limitado y depende del nivel jerárquico de la persona que controle. Entre mayor sea
el número de subordinados que se manejen, menor es el control que se realiza sobre
todos ellos. Esta limitación se implanta para evitar la confusión de los subordinados y
para que ésta sea lo más efectiva posible. Una variable decisoria en el proceso que

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determina el número de personas que se va a controlar es la personalidad del jefe y
también de la dificultad de la situación que se va a dirigir o supervisar.
Las organizaciones deben saber qué autoridad se tiene sobre la empresa, es decir,
la capacidad de formular tareas, pero también es necesario conocer la
responsabilidad que se tiene de cumplir con las tareas. Lo anterior se hace para que
una situación no se preste para conflictos como el de culpar a un subordinado por no
hacer algo, conociendo de antemano que no tenía la autoridad suficiente para hacerlo,
o en un caso contrario cuando la autoridad que se ejerce excede la que se tiene.
De allí surge el principio de responsabilidad y autoridad: “La responsabilidad debe
corresponder un grado de autoridad que permita asimilarla, y a la autoridad debe
corresponder un grado de responsabilidad que dé contenido al objetivo”.
A su vez la autoridad y el poder son medios de influencia sobre el comportamiento de
los demás, esta influencia se puede realizar por medio de la persuasión, sanción,
recompensas, etc. Poder significar potencial para ejercer influencia. La autoridad
representa el poder institucionalizado, es decir, cuando se tiene un título que la
acredite, y es la clave en el proceso administrativo; representa el poder legal o el
derecho de mandar o de actuar.

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