PRESENTAR TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Katherin Vanessa Palacios Hurtado

Complejo Tecnológico Agroindustrial, Pecuario y Turístico, SENA Regional Antioquia

Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales de la organización

Adriana María Quintero Salas

02 de febrero de 2024
ACTIVIDAD No.8 PRESENTAR TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

1.¿Qué son transferencias documentales y para qué sirven?

Las transferencias documentales son el proceso de trasladar archivos, documentos y
registros de una entidad a otra, generalmente de una oficina o departamento a un
archivo central o histórico. Estas transferencias son parte del ciclo de vida de los
documentos y sirven para garantizar la preservación, organización y acceso a la
información histórica y administrativa de una organización. Es decir, permiten gestionar
adecuadamente la documentación, conservarla de manera ordenada y facilitar su
consulta en el futuro.

2. ¿Escribir y definir los diferentes tipos de transferencias documentales?

Las transferencias documentales son el proceso de transferir documentos de un lugar a
otro, generalmente de una institución a un archivo central o histórico. Los diferentes
tipos de transferencias documentales incluyen:
 Transferencia Documental Permanente: Consiste en la transferencia de
documentos que tienen valor histórico o legal y que deben conservarse de forma
permanente. Estos documentos suelen ser transferidos a archivos históricos o
nacionales.
 Transferencia Documental Temporal: Implica la transferencia de documentos
que aún son necesarios para referencia o uso operativo, pero que ya no se
utilizan con tanta frecuencia en la institución. Estos documentos se transfieren a
un archivo intermedio o depósito.
  Transferencia Documental Selectiva: Se refiere a la transferencia de
documentos específicos, generalmente aquellos que tienen un valor significativo,
a un archivo designado para su preservación y conservación.
Estos tipos de transferencias documentales son importantes para garantizar la
preservación y acceso adecuado a la información histórica y legal. Si necesitas más
detalles sobre algún tipo en particular o tienes alguna otra pregunta, no dudes en
preguntar.
3. ¿Escribir las recomendaciones para realizar transferencias primarias?
Las transferencias documentales primarias son transferencias de fondos que requieren la
presentación de documentación adicional para respaldar la transacción. Aquí tienes
algunas recomendaciones para realizar este tipo de transferencias de manera efectiva:
 Documentación requerida: Asegúrate de tener toda la documentación necesaria
para respaldar la transferencia, como facturas comerciales, documentos de
exportación/importación, certificados de origen, cartas de crédito u otros
documentos relevantes según el tipo de transacción.
 Conoce los requisitos legales: Infórmate sobre los requisitos legales y
regulaciones relacionadas con las transferencias documentales en tu país y en el
país de destino. Esto incluye normativas aduaneras, requisitos bancarios y
cualquier restricción o sanción comercial que pueda afectar la transacción.
 Asesoramiento profesional: Si no estás familiarizado con el proceso de
transferencias documentales, considera buscar asesoramiento profesional de un
experto en comercio internacional, un agente aduanal o un especialista en
finanzas comerciales. Ellos podrán brindarte orientación sobre los pasos a seguir
y los requisitos específicos.
 Verifica la precisión de la documentación: Antes de enviar los documentos,
verifica que estén completos, precisos y cumplan con los requisitos establecidos
por las autoridades aduaneras y financieras. Cualquier error o falta de
información puede retrasar la transacción.
 Comunicación con el destinatario: Si estás enviando los documentos a un
socio comercial en el extranjero, mantén una comunicación clara y fluida con
ellos para asegurarte de que están al tanto de los documentos enviados y puedan
cumplir con los requisitos del país destino.
 Seguimiento y confirmación: Realiza un seguimiento cercano del estado de los
documentos enviados y asegúrate de obtener confirmación por parte del
destinatario una vez que hayan sido recibidos.
Recuerda que las transferencias documentales primarias suelen estar asociadas a
operaciones comerciales internacionales, por lo que es importante estar al tanto de las
regulaciones comerciales internacionales y contar con el apoyo adecuado para
garantizar su éxito.
4. Redacté según lo investigado, ¿cual es el procedimiento para realizar una
transferencia documental?.

 Verifique los tiempos de retención de cada TRD.

 Organice los archivos de gestión de su oficina.
 Aliste los archivos a transferir y registre en el inventario documental.
 Solicite la transferencia y registre el inventario documental.
 Conozca el procedimiento y formatos asociados a transferencia y eliminaciones:

https://www.santamarta.gov.co/sites/default/files/
procedimiento_de_transferencia_documental.pdf
5. dibujar o recortar las siguientes referencias de cajas: x100 x 200 x300

6. Elaborar un modelo de acta para efectuar transferencias documentales