MATERIAL DE APOYO ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

DESPACHO DE DOCUMENTOS

Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el despacho

sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En este caso, las dependencias
no escriben el número y la fecha a la correspondencia que generen, lo hará la oficina encargada.

Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:

 Presentación de los documentos: estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas
autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despacho.
 Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando presente
errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos
incompletos, entre otros.
 Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias.

Consecutivo de correspondencia:

Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia despachada.

Se conservan en carpetas especiales.

DISTRIBUCION O REPARTO

Una vez registradas las comunicaciones oficiales, se procede al reparto y distribución de las
mismas, a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas.

En una entidad pequeña, donde la secretaria es la responsable del recibo de la documentación, es

ella misma quien hace las entregas personalmente ya que por lo regular el personal está ubicado
en oficinas contiguas o despachos colectivos y por lo tanto su desplazamiento es un área muy
limitada.

Las entidades que cuentan con una oficina de archivo y correspondencia, normalizan la entrega de
la documentación entre oficinas, por medio de un mensajero interno o patinador, el cual hace
recorridos en horas fijas.

Para asegurar la reserva de los documentos, estos se envían entre sobres de manila o carpetas
plásticas, debidamente marcados y acompañados de un formato de control de entrega de
correspondencia.

CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE

Este control consiste en vigilar que las comunicaciones sigan su curso normal sin demora ni
extravío en toda la secuencia del trámite.

Una vez entregadas las comunicaciones recibidas a la dependencia u oficina que debe atender el
asunto, es función de la oficina encargada del recibo y despacho de documentos hacer el
seguimiento de su tramitación, para ello se utiliza un formato recordatorio de correspondencia
recibida y en tramitación.

Cuando una dependencia requiere traspasar documentos a otra para que los atienda o se entere
de su contenido, se emplea un formato aviso de traspaso de documentos para informar a la oficina
de correspondencia y archivo para que esta actualice el registro.

Es importante anotar que cada entidad normaliza el diseño de sus formatos de registro y control,
de acuerdo con sus necesidades y con los requerimientos legales.
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1. ANALISIS DE CASOS

La empresa ABC PRODUCTOS Y DISEÑOS LTDA. Requiere enviar paquetes, correspondencia

y dinero a diferentes partes de Colombia y el mundo para lo cual le solicita la siguiente
información:

TIPO DE ENVIOS CARACTERISTICAS PRINCIPALES

Normal Certificado

Documentos

ENVÍOS
NACIONALES

Mercancía

Valores

Exportación de
currier

Exportación de
mercancía
ENVÍO
INTERNACIONALES

Documentos
Masivos

Carga internacional

Mudanzas
Internacionales
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