“Año de la unidad, la paz

y el desarrollo” TRANSFERENCIA
2023
DE LA
DOCUMENTACIÓN
INFORME

Administración de Empresas

Profesor:
Juan Ochoa Saravia

Autoras:
Ruth Bravo Aquino
Jacqueline Delgado Godoy
 ÍNDICE

INTRODUCCIÓN .....................................................................................................................2
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVO .............................................3
1.- DEFINICIÓN: ...................................................................................................................3
2.- IMPORTANCIA: ..............................................................................................................3
3.- ¿QUÉ SE DEBE OBSERVAR EN LOS PROCESOS PARA LA TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL? ..................................................................................................................4
LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS EN UN CENTRO DE SALUD .....................5
CONCLUSIONES ......................................................................................................................7
RECOMENDACIONES ............................................................................................................8
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................9
INTRODUCCIÓN

En la actualidad, la transferencia de archivos es un proceso importante en la gestión de una

empresa ya que nos permite realizar seguimientos de los documentos, mejorar el manejo de la
misma y poder concretar actividades en un menor tiempo permitiendo la eficiencia tanto dentro
como fuera de la empresa.

En el presente informe con tema “TRANSFERENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN” veremos

la definición, importancia y los detalles del proceso de la transferencia de documentos, teniendo
un pequeño ejemplo de la transferencia de documentos del Ministerio de Salud (MINSA).
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVO

1.- DEFINICIÓN:

En el sitio web del Archivo municipal de Valladolid, nos dice que la transferencia es un
proceso en el cual un documento pasa entre las areas de una empresa, para ser almacenado,
dependiendo de su importancia se dara su debido tiempo de permanencia en la empresa (2020).

En el sitio web de BIBLIODOC, tambien nos dice que la tranferencia documental es uno de
los procesos que se encuentra en el ciclo vital de los documentos (2020).

Con respecto a lo que significa la transferencia de documentos, se interpreta que es uno de los
procesos que sigue el documento, en su ciclo de vida, desde su elaboracion y todo el recorido
que hace hasta que este pierda su valor.

Su objetivo es facilitar el movimiento de los documentos a traves de diferentes áreas, para que
asi se pueda dar su debida valoracion, tratamiento y preservacion.

2.- IMPORTANCIA:

• Accesibilidad a la información
• Mantener un equilibrio y orden en la producción de documentos
• Evitar la acumulación de documentos
• Facilitar el control de documentos
• Concentrar y mantener la información importante
• La preservación y conservación de los documentos
• La transferencia de los documentos debe apoyarse con un registro de todos los documentos.
Contendrá los datos de las series, subseries, unidades documentales, fechas, otros.
3.- ¿QUÉ SE DEBE OBSERVAR EN LOS PROCESOS PARA LA
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?
La preparación de los documentos: al finalizar la tramitación de los expedientes, se hará la
individualización de cada uno, llevando un orden en carpetillas donde figurara sus datos
identificativos, de esta manera se eliminarán los posibles duplicados, y/o otros elementos
ajenos a ello. Finalizando ello, se acomodarán en cajas para ser almacenados.

El registro de relaciones de entrega: se hará un registro de entrega de los documentos que

se han transferido. En ellas contendrá los datos de: nombre de quien realiza la transferencia,
nombre de quien recibe y la serie documental.

Formalización de solicitud de transferencia: terminado los tramites anteriores se hará el

formulario de solicitud de transferencia.

FIGURA N°01: la imagen proviene de una presentación en Slideshare.

En la imagen mostrada se observa los procesos que sigue el documento una vez transferido.

Iniciado el movimiento del documento de un lugar a otro, se negará el ingreso a los

documentos que no estén conforme a las TRD (Tablas de Retención Documental).

Luego es el Gerente General quien se encarga de recibirlos junto con los registros de los
documentos.

Por último, son almacenados y custodiados en el archivo central.

LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS EN UN CENTRO DE
SALUD
Todo documento inicia con su elaboración y debido llenado, en este caso práctico se muestra
el llenado de HIS de manera física.

El llenado de HIS, consiste en la codificación al Sistema de Salud (HIS MINSA). En él, los
médicos o personal de salud realizaran el llenado especificando las actividades y evaluaciones
que hacen a un paciente; en este formato que está orientado en satisfacer las necesidades del
centro de salud para así poder almacenar, procesar y reinterpretar los datos.

FIGURA N°02: la imagen proviene del Manual de Registro y Codificación en la consulta ambulatoria.

En la imagen mostrada se pude observar los siguientes datos:

• La fecha en la que es efectuado

• Los nombre y apellidos del personal medico
• Sello y la especialidad del medico
• El número de DNI y nombres completos del paciente
• El numero de la historia clínica
• La actividad que realiza el medico en ese día
• La codificación

Terminado el llenado del formulario, este será trasladado al área de estadística para ser registrado
en el sistema HIS MINSA.
Durante el proceso, terminado el llenado de los formularios, se hace su debido seguimiento antes
de ser subidos al sistema. Se debe revisar minuciosamente y asegurar si los datos del paciente
están conforme, la denominación y el código; de esta manera evitar y prevenir fallas o posibles
copias al ser registrados.

Un ejemplo de los posibles errores que se cometen:

FIGURA N°03: imagen fotográfica sacada de una presentación SlidePlayer.

En la foto se puede apreciar la falta por parte del personal médico:

• No marcar el cuadro que pide especificar el género del paciente.

• Error de llenado al momento de especificar la edad del paciente (cuadro nulo)
• No se especifica el estado del paciente: Nuevo (N), Continuador (C) o Reingresante (R)
CONCLUSIONES
Tenemos entendido que la transferencia, es el traslado de un documento de un lugar a otro. En
caso de ser más de un documento, se realiza el traslado a un centro de almacenamiento, siendo
éste un espacio físico o virtual, permitiendo su conservación para requerimientos futuros.

El proceso de transferencia permite realizar el seguimiento efectivo, reduciendo el tiempo de

búsqueda de documentos esenciales para los diversos procesos y actividades de la empresa.
Permite mantener el orden administrativo y el efectivo manejo y almacenamiento de la
información de la empresa.

Cabe destacar que el proceso de transferencia de la documentación permanece en constante

cambios superficiales según las actividades y los requerimientos de la empresa, sin embargo, la
finalidad sigue siendo la misma para todas.
RECOMENDACIONES
Al tratarse de documentos que son de suma importancia para una empresa, se debe tener los
conocimientos necesarios con respecto a su realización, su traslado, la importancia, y tipos de
documentos con los cuales trabaja la empresa, y así saber cuáles serán para almacenar y cuáles
no.
BIBLIOGRAFÍA

BIBLIODOC. (06 de 11 de 2020). BIBLIODOC. Obtenido de https://www.bibliodoc.com/es/nov-

999-noticias/6212-transferencias-de-documentos

Municipal, A. (08 de 06 de 2020). Ayuntamiento de Valladolid. Obtenido de

https://archivomunicipalvalladolid.es/transferencias-documentales/