Cómo evitar que tu

evaluación de competencias
de empleados sea un mero
trámite inútil
Vamos a contaros una historia relacionada con la
evaluación de competencias. Seguro que os suena. Es
viernes, faltan dos horas para terminar la jornada laboral
y disfrutar de un merecido fin de semana. Sin embargo
los responsables de talento de la empresa no están muy
contentos. Más bien están algo nerviosos y enfadados. Y
es que no es un viernes cualquiera, es la fecha límite
que se ha establecido para que se rellenaran las
evaluaciones de competencias de los empleados.

Han tenido tres semanas completas para rellenar y

entregar esas evaluaciones, y ayer jueves solo un 5% de
ellos lo había hecho. Desesperados, envían un email a los
líderes de equipo y departamentos con un último aviso.
Ni siquiera escriben un texto en cuerpo de email, basta
con el asunto: “¡Por favor, recordad enviar hoy las
evaluaciones de competencias! ¡Último día!”.

A los 10 minutos reciben un 30% de las evaluaciones de

empleados. ¡A los 10 minutos! No saben qué les enfada
más, que solo hayan dedicado 10 minutos a la
evaluación y las hayan rellenado deprisa y corriendo,
o que saben que el 45% de evaluaciones restantes las
van a recibir fuera de plazo. Eso sí, no las van a recibir
fuera de plazo para dedicarles tiempo y hacerlas con
cariño. Las van a hacer en 10 minutos también.

Deciden abrir un par de evaluaciones para confirmar las

sospechas. Que casualidad, todos los empleados
tienen la misma nota. Algunos jefes de equipo han
puesto a todos sus empleados un 3 sobre 5, ni bien ni
mal, no vale la pena pisarse los dedos tomando
decisiones. En otros departamentos los líderes han sido
más generosos: todos los empleados tienen la nota
máxima en cada una de las competencias. ¡Qué
maravilla! Llevaban meses quejándose de que existen
fricciones y problemas que no les permiten alcanzar sus
objetivos. Así que los responsables de talento se alegran
al ver que lo han solucionado todo en los últimos 10
minutos.

El departamento de talento se lo toma a risa, qué hacer

sino. Pero las risas se apagan. Se dan cuenta que van a
estar dos o tres semanas trabajando en un informe
con datos totalmente irreales que nadie va a tomarse
en serio. Se dan cuenta de que ha tirado trabajo a la
basura, y de que todavía van a tirar más trabajo a la
basura.

¿Te suena esta historia? Seguro que sí. Esto se repite en

cientos y miles de empresas de todo el mundo, así que si
te ocurre en la tuya no deberías sentirte mal. Pero tiene
solución. En esta guía vamos a ayudarte a que las
evaluaciones de competencias se tomen en serio.
Vamos a darte pautas para que las evaluaciones dejen de
ser una formalidad inutil y la empresa y te aporte valor
real. Valor para que tus empleados crezcan, valor para
alcanzar los objetivos del departamento y de la empresa.
Y valor para que tus empleados estén más satisfechos en
la empresa. Mejorando las evaluaciones
absolutamente todos vais a salir ganando.

No te rindas con la evaluación de

competencias: Estos son sus
beneficios.
Hemos querido dedicar una parte a hablar de las
bondades de la evaluación de competencias porque no
queremos que os rindáis con ella. Muchas empresas han
acabado prescindiendo de las evaluaciones de
empleados precisamente porque sabían que acababan
siendo totalmente inútiles. Y es totalmente lógico. Si vas
a tirar horas de trabajo a la basura, vale la pena centrar
esas horas en otras tareas que sí aportan valor (¿os
suena la metodología lean?). Pero las evaluaciones no
son inútiles, todo lo contrario. Las evaluaciones de
desempeño y competencias pueden ser grandes
herramientas para hacer crecer el talento y la
empresa. Pero para sacar todo su potencial
necesitamos mejorar la calidad de los datos y la
implicación de los empleados. ¡En esto consiste esta
guía!

Una buena evaluación de empleados permite:

Detectar necesidades a tiempo para adelantarse a

ellas
Darle feedback a los empleados para que sientan
que sus esfuerzos están siendo reconocidos. No se
trata de “pillar” a los empleados haciendo las cosas
mal, sino “pillarlos” haciendo las cosas bien.
Detectar qué áreas o empleados necesitan mejorar,
y darles un empujón en la dirección apropiada. Si
trabajamos los puntos débiles lograremos súper
empleados capaces de todo.
Asegurarnos que la empresa marcha sobre el rail
adecuado y al ritmo adecuado para alcanzar
objetivos.
Tener datos objetivos y reales sobre lo que
escuchamos en los pasillos. Porque tomar
decisiones difíciles es menos difícil si tenemos datos
que nos dan la razón.
Así que si estás pensando en deshacerte de la evaluación
en tu empresa, piénsatelo dos veces. El problema no es
la evaluación, sino la metodología. Dale otra
oportunidad y benefíciate de su poder.

Paso 1: Demuestra a tus empleados las

consecuencias de la evaluación de
competencias

Como ya hemos dicho, muchas empresas deciden

rendirse con la evaluación porque la ven inútil. Y si tú has
llegado a esta guía puede que estés en una situación
similar. Lo que quizá no sabes es que quizá hay otros en
tu empresa que ya se han rendido antes que tú: los
que rellenan la evaluación. Ya sean los líderes de
equipo, o los propios empleados con su auto-evaluación.
Si las evaluaciones de desempeño o de competencias no
tienen una consecuencia tangible, los empleados van a
tener la sensación de que no sirven para nada. Y a nadie
le gusta dedicarle tiempo a tareas inútiles. Nos llena
de frustración realizar tareas por obligación que sabemos
que no sirven para nada. Y las evaluaciones no son una
excepción.

Hay que tener mucho ojo con las evaluaciones porque

pueden crear una espiral negativa de la cual es muy difícil
salir. Los empleados tienen la sensación de que no sirven
para nada, y por lo tanto las hacen deprisa, corriendo y
mal. Las evaluaciones pasan a ser tareas que nos
quitamos de encima cuanto antes y la la forma más
rápida posible. Esto provoca unos resultados
cuestionables y de poca calidad. Que a su vez provoca
que el departamento de recursos humanos también
empiece a tratar esta tarea como un mero trámite que
hay que hacer por obligación. Esto alimenta la
sensación de inutilidad entre los empleados, y el
bucle empieza otra vez, pero esta vez de forma más
grave.

Puede que te interese: 61 competencias que las

empresas digitales miden y fomentan entre sus
empleados

El primer paso para que los empleados se tomen en serio

las evaluaciones de desempeño y de competencias es
que las consecuencias de sus resultados se perciban en
su día a día. Y eso no consiste únicamente en hacer una
reunión informando de los resultados. No se trata
únicamente de dar una palmadita en la espalda para
bien y para mal.

Hagámonos las siguientes preguntas:

¿Cuando detectamos áreas de mejora, tomamos

medidas para mejorarlas? ¿Añadimos nuevas
herramientas de trabajo? ¿Cambiamos las
metodologías? ¿Las formaciones recibidas
dependen de los resultados de las evaluaciones?
Cuando un empleado obtiene malos resultados
en una evaluación, ¿le damos un camino concreto
a seguir para mejorar? ¿O solo le informamos
esperando a que lo solucione por su cuenta?
(¡Sorpresa! No lo consigue porque no sabe ni por
dónde empezar).
¿Cuando un empleado obtiene buenos resultados lo
felicitamos correctamente? ¿Sabes que si no lo
hacemos posiblemente deje de hacer un trabajo de
10? Porque cuando no existe diferencia entre el 10 y
el 5, vamos a por el aprobado raspadito, que es más
cómodo.
¿Existe algún tipo de variable en el sueldo que
depende de sus resultados en las evaluaciones?
¿Sacamos a relucir datos de las evaluaciones en la
toma de decisiones importantes, como en un
despido o un ascenso?
Si nadie nota la diferencia entre puntuar
correctamente y puntuar de forma aleatoria, es lógico
que los empleados vean estas evaluaciones como un
mero trámite inútil.

¿Y qué podemos hacer si realmente no hay

consecuencias a simple vista pero sí hay consecuencias?
Pues las comunicamos. Hagamos un fuerte trabajo de
comunicación para que los empleados y los
evaluadores comprendan que estas evaluaciones son
importantes. Durante el próximo periodo de evaluación
podemos enviar una serie de emails explicando para qué
se utilizan los resultados de evaluaciones aunque esos
resultados no se vean a simple vista. Si tu equipo
comprende que esa tarea es importante, la cumplirá
con más cariño y detalle.
Paso 2: Aumenta la frecuencia de
evaluación de empleados
Aumenta la frecuencia de evaluación. Puede que os
hayáis llevado las manos a la cabeza. Si ya cuesta evaluar
una vez al año o dos veces al año como mucho, ¿Cómo
voy a hacerlo más veces? Pues porque estamos ya en el
siglo XXI, existen infinidad de herramientas digitales
que nos facilitan la vida a la hora de evaluar y
procesar los resultados y los datos.

Si sigues evaluando en papel o con un documento de

Excel que viaja a través de emails (y nunca sabes cual
es la versión más actualizada, y los evaluadores
tampoco) es lógico que te agobies al aumentar el
periodo de evaluación. Pero quizá va siendo hora de
digilizarse. Que no lo hacemos por capricho y por vivir
una jornada laboral más cómoda. Lo hacemos también
porque la competencia sí está digitalándose, y una
empresa que mide más (y bien), mejora más (y bien).
Y si una herramienta de evaluación de competencias nos
permite agilizar el proceso y volverlo 20 veces más
rápido, nos podemos tomar la libertad de aumentar la
frecuencia de evaluación.

Aumentar la frecuencia de la evaluación de competencias

conlleva una serie de ventajas geniales para todas las
partes de la empresa: evaluadores, empleados y
dirección.

Ventajas para evaluadores.

Vamos a empezar por las ventajas para los evaluadores.

Muchas veces nos quejamos de los malos resultados de
las evaluaciones por que los evaluadores son unos
descuidados que quieren acabar la tarea lo antes posible.
Puede que en algunos casos sea cierto. Pero muchas
veces simplemente ocurre porque el ejercicio de
resumir el desempeño de todo un año en una única
nota es una responsabilidad muy grande.
Especialmente si no te acuerdas de todo lo que ha
ocurrido durante un año. Es en estos casos cuando
ocurre algunos de los siguientes escenarios:

1. No me acuerdo de nada de lo que ocurrido durante

 todo un año. Nadie ha sido perfecto, todos han
tenido sus más y sus menos aunque no recuerde
qué exactamente. Le pongo a todos una nota que
no es ni bien ni mal. Un 3 sobre 5 por ejemplo. O
un 5 sobre 10 (dependiendo de la escala que
utilicemos).
2. No me acuerdo de nada tampoco, pero no quiero
poner a nadie en un compromiso porque es culpa
mía que no me acuerde. Así que le pongo a todos
la máxima nota. Un 5 sobre 5, o un 10 sobre 10.
3. No me acuerdo de lo que ha ocurrido durante el
último año, pero sí me acuerdo de lo que ha ocurrido
en el último mes. Así que generalizo y baso las
notas de todo un año en la experiencia que he
tenido en las últimas semanas. Las notas no serán
idénticas en todos los empleados, pero serán igual
de poco realistas.

Aumentar la frecuencia de evaluación aumenta las

probabilidades de que las notas sean más realistas.
Es difícil que recuerde y sintetice todo un año en un único
número. Pero no es tan difícil recordar y sintetizar un
periodo de un mes o dos meses en un único número.

Pero tengamos en cuenta que para aumentar la

frecuencia de evaluación puede que tengamos que
cambiar la metodología de evaluación. Necesitamos una
metodología muy ágil. Si te cuesta un mes de trabajo
gestionar las evaluaciones anuales, no puedes
simplemente multiplicar ese proceso por cinco.
Existen herramientas de evaluación de competencias
que nos permiten evaluar de forma muy rápida. Desde
una hoja de cálculo de Google colaborativa y en la nube,
hasta herramientas más centradas en la evaluación como
Zeppelean. Estas herramientas permiten evaluar a un
equipo entero en 15 minutos, y hacerlo bien.

Ventajas para empleados

La principal ventaja que obtienen los empleados es

obtener feedback sobre su rendimiento de forma
frecuente. Muchas veces la frustración dentro de una
empresa ocurre porque no se reconoce el trabajo bien
hecho. Y darle feedback al empleado una vez al año no
es suficiente. Imagínate que te pasas un año entero
haciendo exámenes pero nunca te dieran la nota. O peor,
que te la dieran pero no existiera diferencia entre obtener
un 10 o un 5.

Pero lo más importante de todo: aumentando la

frecuencia de las evaluaciones de empleados les
hacemos ver que la mejora continua no es un evento
que ocurre una vez al año. Les hacemos ver que la
mejora continua es un esfuerzo que hay que integrar en
el día a día. Aquí podemos leer más sobre cómo la
empresa “La Tienda Home” consiguió que los
empleados integraran la mejora en su día a día.

Ventajas para la empresa

Las ventajas para la empresa al realizar evaluaciones más

frecuentes son muy claras: Tenemos más datos, y estos
datos son más realistas. Esto nos permite tomar mejores
decisiones para hacer crecer nuestro talento. Y con
esto volvemos al paso 1. Tomar decisiones con los datos
es demostrarle a los empleados que las evaluaciones son
útiles y se deben tomar en serio.

Además evaluar de forma más frecuente nos permite

mejorar más rápido que nuestros competidores. Esta
empresa (La Tienda Home) evalúa algunas
competencias cada semana. ¡Cada semana! Imaginate
tener el poder de detectar problemas y solucionarlos
semana a semana, y no año a año. Es lógico que esta
empresa sea líder en su sector. Aquí podéis leer más
sobre su proceso de evaluación.

Paso 3: Haz evidente el progreso y el

crecimiento de los empleados y los
equipos
Otra ventaja de utilizar herramientas digitales es poder
acceder a gráficos y datos con la evolución de nuestro
talento. Esto puede parecer una tontería, pero no lo es.
Observar el crecimiento y la evaluación es muy
motivador.

¿A que ver la evolución tras meses de dieta y

gimnasio te motiva? ¿A qué ver que has mejorado
mucho tocando el piano o la guitarra te motiva? Lo
mismo ocurre con tu desempeño profesional.

De hecho, los primeros meses de dieta y gimnasio

siempre suelen ser los más difíciles porque es difícil notar
resultados. Al no existir una evolución es fácil
desmotivarnos. Pero en el momento en el que vemos
una clara evolución y un claro crecimiento, seguimos
trabajando para que la evolución no pare. Lo mismo
ocurre con nuestras evaluaciones. Esto ayuda a que las
evaluaciones se tomen en serio por parte de los
empleado y los equipos. Más aún si saben que los
resultados van a quedarse plasmados en un informe
progresivo, que no puntual.

Paso 4: Recompensa la diligencia. La

puntualidad tiene premio
Si entregar las evaluaciones de competencias o
desempeño a tiempo es todo un reto, ¿has pensado en
crear un pequeño aliciente para los más puntuales?

En el paso siguiente hablaremos un poco más sobre

recompensas y mecánicas de juego, pero por ejemplo
Zeppelean premia a los evaluadores más puntuales.
Cumplir evaluaciones da monedas virtuales a los
evaluadores. Pero la cantidad de monedas que reciben
como premio desciende conforme se acerca la fecha
límite. De esta manera Zeppelean consigue que los
evaluadores (o los empleados que se autoevalúan) no
dejen esta tarea para el último momento.

Paso 5 (opcional): ¿Y si convertimos la

evaluación en un juego?
Este paso es el más diferente de todos. Pero también es
el que ha conseguido que miles de evaluadores sean
diligentes y realistas a la hora de evaluar: Convertir la
evaluación en un juego.

Puede que te interese: Evaluación de competencias

y gamificación. Guía completa para entender sus
ventajas.

Puede que te interese: Cómo aplicar gamificación

en la evaluación de competencias y desempeño.
Guía paso a paso.

Zeppelean premia de forma automática a los

evaluadores y los evaluados con recompensas virtuales,
como monedas y cromos. Hay premio virtual por evaluar
a tiempo. Hay premio virtual por mejorar los resultados
evaluación tras evaluación… En definitiva, gracias a los
elementos de juego los empleados disfrutan haciendo
y recibiendo evaluaciones. Y esto puede ser clave para
conseguir unas evaluaciones que se tomen en serio: que
los empleados se enamoren del proceso. Porque si los
empleados se enamoran del proceso, los resultados
llegan solos.

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