AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

Gerencia de Desarrollo de Capacidades

y Rendimiento del Servicio Civil

Pautas para gestionar

las oportunidades
de mejora para el
desempeño individual
e institucional

identificadas en la etapa
de Seguimiento
 1

Durante la etapa de Seguimiento

de la Gestión del Rendimiento (GDR),
se pueden identificar oportunidades
de mejora, para el desempeño
1
individual e institucional.
Al finalizar la etapa de seguimiento,
la Oficina de Recursos Humanos,
o la que haga sus veces, la consolida
y la pone en conocimiento de los órganos
o unidades orgánicas a fin de que puedan
decidir sobre su implementación.2

1
Numeral 6.1.2 de la Directiva del Subsistema de Gestión del Rendimiento
2
Numeral 6.2.3 de la directiva
1 ¿En qué consiste la etapa de Seguimiento? 2

La etapa de Seguimiento de la Gestión del Rendimiento, corresponde al periodo en el que el/la

evaluado/a realiza las acciones necesarias para el cumplimiento de las metas establecidas en la etapa
de planificación, contando con la retroalimentación, orientación y apoyo de su evaluador/a.

A continuación se presentan algunos elementos importantes sobre esta etapa:

Cuándo inicia?
Inmediatamente después de la definición de metas en la etapa
de Planificación de acuerdo al cronograma.

Cuál es su duración?
Como mínimo 6 meses calendarios, sin exceder del 31 de
diciembre del año en curso.

Cuál es su objetivo?
Observar el avance sobre las metas, identificando las
dificultades para su cumplimiento, oportunidades de mejora y,
de ser el caso, proponiendo acciones correctivas para el logro
de las metas.

2 Acciones clave durante la etapa de Seguimiento

Algunas de las acciones principales que se realizan durante la etapa de seguimiento son:

Las evidencias son el medio de verificación que el/la servidor/a

debe entregar en los plazos establecidos, para evidenciar su
Documentación nivel de avance sobre las metas establecidas. Su entrega
y presentación de
evidencias deberá darse a través de un reporte consolidado y/o la
descripción de la fuente donde se encuentran las evidencias.
Asimismo, el registro de evidencias debe darse en al menos
una oportunidad dentro de la etapa.
 3

Tienen como objetivo revisar el avance alcanzado en las metas

establecidas, así como comentar y brindar retroalimentación
Reuniones sobre el desempeño del/de la evaluado/a, a fin de plantear
de seguimiento y
retroalimentación recomendaciones, acciones correctivas o de mejora; y también
reforzar de manera positiva los logros de los/as evaluados/as.
Debe realizarse una reunión como mínimo dentro de la etapa.

Durante esta etapa, principalmente en la reunión de

seguimiento, se pueden identificar dificultades en el logro de
Identificación de las metas, a fin de ejecutar y proponer las acciones correctivas y
dificultades y oportunidades
de mejora recomendaciones que sean necesarias. Asimismo, se recogen
las oportunidades de mejora para el desempeño a nivel
individual, como acciones de capacitación y a nivel
institucional, como mejores propuestas para los procesos y
documentos de gestión de la institución.

La información que se recoge durante la reunión de seguimiento, en cuanto a las dificultades y las
acciones correctivas o recomendaciones correspondientes, se registra en el Formato para la Gestión del
Rendimiento, de acuerdo a lo indicado en la guía para la GDR.

De manera adicional y en coordinación con la Oficina de Recursos Humanos, los/as evaluadores/as

pueden registrar información complementaria referida a las oportunidades de mejora en el órgano,
unidad orgánica o entidad, así como a las necesidades de capacitación siempre que contribuyan de
manera significativa a la mejora del desempeño del/de la servidor/a, está información complementaria
puede registrarse en un formato complementario para este fin (ver Tabla 1).

IMPORTANTE:
El formato de la Tabla 1 se utiliza de manera complementaria, únicamente cuando el/la
evaluador/a identifica oportunidades de mejora, ya sea a nivel institucional o a nivel de
capacitación, que vayan a impactar decisivamente sobre el desempeño individual o
colectivo.
 4

Tabla 1: Formato complementario para el recojo de las necesidades de capacitación y oportunidades de mejora identificadas en la etapa de Seguimiento

FORMATO COMPLEMENTARIO PARA EL RECOJO DE INFORMACIÓN

Necesidades de capacitación y oportunidades de mejora identificadas en la Etapa de Seguimiento
INICIO FIN
NOMBRE DE LA ENTIDAD PERIODO DE ETAPA DE SEGUIMIENTO
DD/MM/AA DD/MM/AA

DATOS GENERALES SERVIDOR/A EVALUADO/A SERVIDOR/A EVALUADOR/A

NOMBRE

PUESTO

SEGMENTO

ÓRGANO O UNIDAD ORGÁNICA

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN OPORTUNIDADES DE MEJORA

PLAZO
Identificadas en el periodo Identificadas en el periodo
Correspondiente al periodo de recojo
de información
Capacitación Tipo de Responsable de
Objetivo de la Capacitación requerida Beneficio Función propuesta Materia Explicación de la oportunidad de mejora identificada Tipo de mejora
acción la mejora

Coincide con al menos Propuestas de temáticas de capacitación Referidas las mejoras en documentos de
uno de los plazos requeridas para aportar a la solución de gestión o de procesos, o a iniciativas cuya
establecidos para la un problema o necesidad que se ha implementación tendría un impacto en el
reunión de seguimiento identificado. desempeño individual o grupal.
en el formato único
para la GDR.
 5

A Pautas para el llenado de las necesidades de capacitación

Para el llenado de las necesidades de capacitación se deberán completar los siguientes puntos 3 :

Objetivo de la capacitación requerida

En este campo se ha de formular un objetivo que, de alcanzarse, aportará a la solución de

un problema o necesidad que está afectando significativamente el desempeño individual o
colectivo. Alcanzar este objetivo requiere de la capacitación a proponer.

Beneficio

El beneficio es alto si la capacitación a proponer aporta a la mejora institucional,

intermedio si aporta a la mejora del órgano o unidad
orgánica o baja si aporta a la mejora de la ejecución
de las funciones del servidor. En consecuencia, el 3 Beneficio alto
beneficio estará en relación al alcance del problema
o la necesidad que se han identificado.
2 Beneficio intermedio

1 Beneficio bajo

Función

Corresponde al tipo de función que realiza el servidor:

Las funciones sustantivas se refieren a aquellas que realizan los

servidores/as que prestan servicio en los órganos de línea. Las
funciones de administración interna son aquellas que realizan
Sustantivas o de
3 administración interna los servidores/as que trabajan en órganos de asesoramiento o
apoyo u otros que no son de línea (en ambos casos, los/las
servidores/as no deben realizar funciones de soporte o
complemento).

Son aquellas realizadas por los directivos de la entidad (quienes

2 Directivas
están a cargo de un órgano o unidad orgánica según el ROF).

De Soporte Funciones de apoyo, soporte o complemento, ya sea en órganos

1 o Complemento de línea o de administración interna.

3
Para mayor información sobre los campos revisar las normas para la gestión del proceso de capacitación.
 6

Nivel de objetivo

El objetivo de capacitación para la necesidad identificada con este formato, es de nivel de

DESEMPEÑO (valor 3), porque se orienta a la solución de un problema que requiere la
aplicación de los conocimientos y/o habilidades adquiridos en la capacitación. Por lo tanto,
ya no es necesario registrarlo y se toma ese valor por defecto por lo que no es necesario
registrarlo.

Capacitación propuesta

Nombre sugerido de la capacitación.

Materias

Estas pueden ser:

1.8 Planeamiento
1.1 Abastecimiento Estratégico 3.3 Desarrollo territorial

1.2 Contabilidad 1.9 Presupuesto Público 3.4 Género

1.10 Gestión de
1.3 Control 3.5 Integridad
Recursos Humanos

1.4 Defensa Judicial

1.11 Tesorería 3.7 Interculturalidad
del Estado

1.5 Endeudamiento 3.8 Transformación

2. Políticas Sectoriales y gobierno digital
Público

3.1 Calidad del Servicio 4. Programas o

1.6 Inversión Pública aplicativos informáticos
al Ciudadano

1.7 Modernización de la
3.2 Derechos Humanos 5. Habilidades blandas
Gestión Pública

6. Generales/otros
 7

Tipo de acción

En este punto se indica si la acción de capacitación propuesta es del tipo: taller, curso,
programa o diplomado o de otro tipo.

RECUERDA:

En caso surjan dudas respecto a los tipos de acción de capacitación, se debe

coordinar con la Oficina de Recursos Humanos, o quien haga de sus veces, para
aclarar estas dudas.

B Oportunidades de mejora

Por otro lado, para el llenado de las oportunidades de mejora se han de completar los siguientes
campos:

Explicación de la oportunidad de mejora identificada

Se refiere a la descripción concisa de la mejora requerida que se ha identificado y de su

impacto en el desempeño personal o institucional.

Tipo de mejora

Referido al campo sobre el cual se dará la mejora identificada.

Este puede ser:

1 MOF o Perfiles
4 Procesos o
procedimientos

2 POI
5 Organización del trabajo
interno o dentro del área

3 Otro documento
de gestión 6 Otros
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Responsable de la mejora

Se refiere a quién es el encargado de la implementación de la mejora identificada. El/la

responsable puede ser:

1 ORH
5 Otro órgano o unidad
orgánica de administración

2 Planeamiento y/o
presupuesto 6 Otro órgano de la entidad

3 El/la mismo/a servidor/a

7 Una entidad externa

4 El órgano o unidad orgánica

IMPORTANTE:

Se debe tener en cuenta que la información registrada en este formato no se aplicará de

manera inmediata, sino que su implementación requerirá de evaluación previa, por lo que
podría implementarse en el siguiente ciclo.
 9

Tabla 2: Ejemplo de formato complementario para el recojo de las necesidades de capacitación y oportunidades de mejora identificadas en la etapa de Seguimiento

FORMATO COMPLEMENTARIO PARA EL RECOJO DE INFORMACIÓN

Necesidades de capacitación y oportunidades de mejora identificadas en la Etapa de Seguimiento
INICIO FIN
NOMBRE DE LA ENTIDAD Municipalidad de Asturia PERIODO DE ETAPA DE SEGUIMIENTO
05/04/2019 28/11/2019

DATOS GENERALES SERVIDOR/A EVALUADO/A SERVIDOR/A EVALUADOR/A

NOMBRE Alberto Buendía Roxana Zapata

PUESTO Especialista en seguridad de la información Jefe de la unidad de tecnologías de la información

SEGMENTO Personal ejecutor Mando Medio

ÓRGANO O UNIDAD ORGÁNICA Unidad de tecnologías de la información Unidad de tecnologías de la información

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN OPORTUNIDADES DE MEJORA

PLAZO
Identificadas en el periodo Identificadas en el periodo
Correspondiente al periodo de recojo
de información
Objetivo de la Capacitación Capacitación Tipo de Responsable de
Beneficio Función Materia Explicación de la oportunidad de mejora identificada Tipo de mejora
requerida propuesta acción la mejora

3.8
Diseñar el plan de seguridad Seguridad de Transformación
05/04/2019 - 10/06/2019 de la información de acuerdo 3. Alto 3. Sustantivas la información y gobierno 1. Curso -- -- --
a la ISO 27001 con ISO 27001 digital

-- Diseño del procedimiento para el monitoreo 4. Proceso o 2. Planeamiento

11/06/2019 - 15/08/2019 -- -- -- -- -- y evaluación de los aplicativos y plataformas procedimiento y/o presupuesto 4
de atención al ciudadano.

4
En este ejemplo el supuesto es que el área de modernización, encargada del diseño del procedimiento, pertenece a la oficina de planeamiento de la entidad.
 10

IMPORTANTE:
Si bien el formato permite registrar información sobre las necesidades de capacitación y
las oportunidades de mejora, no es de carácter obligatorio completar ambos campos
durante un mismo periodo de seguimiento.

2.1 Formato para la consolidación de las necesidades de capacitación

identificadas en la etapa de Seguimiento

Este formato puede ser usado por la Oficina de Recursos Humanos, o quien haga de sus veces, como
una herramienta para consolidar y organizar las necesidades de capacitación identificadas por los/as
evaluadores/as durante el seguimiento. Una vez completo este formato servirá como insumo para la
elaboración del PDP del ciclo siguiente.

El formato está compuesto por los siguientes campos:

Tabla 3: Pautas para la consolidación de las Necesidades de Capacitación identificadas en la Etapa de Seguimiento

PAUTA PARA LA CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Necesidades de capacitación identificadas en la Etapa de Seguimiento del Ciclo de
Gestión del Rendimiento
NOMBRE DE LA ENTIDAD CICLO

Órgano o unidad Nombre de Tipo de Capacitación Nivel

Puesto Prioridad Beneficio Función
orgánica servidor/a Acción propuesta objetivos

Datos de la
Datos de la necesidad
Datos generales del/la evaluado/a necesidad de
de capacitación
capacitación

De la necesidad
de capacitación
 11

Para el llenado del formato:

Trasladar los datos generales del/de la evaluado/a desde los formatos

1
complementarios.

Trasladar la información de las necesidades de capacitación indicadas en los

2
formatos complementarios: tipo de acción, beneficio, función y nivel de objetivos.

Completar la columna prioridad: dado que la consolidación es antes de evaluar y

3 otorgar la calificación correspondiente a la etapa de evaluación, la prioridad es "C1"
para todos los casos.

Ordenar la tabla de manera descendente de acuerdo al siguiente orden: primero la

4
columna beneficio, la columna función y nivel objetivo.

Ordenada la tabla se tiene la información consolidada de acuerdo a la prioridad y la

5 pertinencia de las acciones de capacitación, este último criterio determinado por el
beneficio, función y nivel de objetivos.

Si la entidad utiliza el SISCA para la GDC, las necesidades de capacitación

deben ser registradas también en esta la herramienta informática, a fin de
que la consolidación propuesta en el numeral 2.1 sea automática.

2.2 Formato para la consolidación de las oportunidades de mejora

identificadas en la etapa de Seguimiento

Al igual que el formato anterior, este puede ser usado también por la Oficina de Recursos Humanos, o
quien haga de sus veces, para la consolidación de las oportunidades de mejora identificadas y está
compuesto por los siguientes campos:

Tabla 4: Pauta para la consolidación de las oportunidades de mejora identificadas en la Etapa de Seguimiento.

PAUTA PARA LA CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Oportunidades de mejora identificadas en la Etapa de Seguimiento del Ciclo
de Gestión del Rendimiento
NOMBRE DE LA ENTIDAD CICLO

Órgano o unidad Responsable

Explicación de la oportunidad de mejora identificada Tipo de mejora
orgánica de la mejora
 12

Este formato se llena de la siguiente manera:

Trasladar la información correspondiente a las oportunidades de mejora desde los

1
formatos complementarios.

Ordenar la información de acuerdo a los responsables de la mejora y por el tipo de

2 mejora. La tabla consolidada se denomina "Oportunidades de mejora para el
desempeño individual e institucional".

Consolidada la información, esta se pone en conocimiento de los órganos y

3 unidades orgánicas que correspondan (de acuerdo al numeral 6.1.2, tercer párrafo
y el numeral 6.2.3 de la Directiva vigente para la GDR).

3 Beneficios del uso de los formatos complementarios

La identificación de las acciones de capacitación por parte del/de la evaluador/a para su inclusión en los
formatos complementarios les permitirá:

Tener conocimiento claro de las necesidades de capacitación prioritarias

de los/las servidores/as a su cargo e identificadas en el trabajo mismo
durante el ciclo de GDR.

Identificar necesidades de capacitación que además de impactar en el

desempeño individual, contribuyan a la mejora del despeño y resultados
del equipo.

Conocer el impacto que tiene el desempeño de los/as servidores civiles

sobre el desarrollo de los procesos o procedimientos del área, al
identificar de forma clara el objetivo que se quiere alcanzar con las
necesidades de capacitación y las acciones de mejora propuestas.

Conocer las fortalezas y áreas de mejora de los procesos y/o

procedimientos de trabajo dentro del equipo, órgano o unidad orgánica,
y así impulsar la implementación de las acciones de mejora identificadas.
 13

De otro lado, la consolidación de la información identificada en la etapa de seguimiento contribuirá a:

Contar con un insumo directo para la elaboración del PDP del siguiente
ciclo.

Conocer cuáles son las necesidades de capacitación más requeridas por

los/as servidores/as civiles y proponer acciones transversales.

Identificar los procesos, procedimientos, documentos de gestión, entre

otras que requieran mayor atención, de acuerdo a las oportunidades de
mejora identificadas.

Finalmente:

Tal como se ha mencionado previamente, el uso del formato complementario y de los formatos de
consolidación, se da previa coordinación de la Oficina de Recursos Humanos con los/as
evaluadores/as durante la etapa de seguimiento.

La información consolidada, previa evaluación de los órganos o unidades orgánicas

correspondientes, puede servir de insumo para los procesos de capacitación, organización del
trabajo y su distribución, y para otros procesos de Recursos Humanos.

Asimismo, esta información consolidada puede servir de insumo para otros sistemas
administrativos como planeamiento, presupuesto, modernización, entre otros.