GUIA NUMERO 34

SISTEMA DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

Integrantes “Grupo 01”:

- Lozada Tesen William

- Núñez Cerquera Marita
- Villaverde Llagas Xiomara

Durante las entrevistas y las observaciones de campo llevadas a cabo con el personal de la
empresa en la etapa preliminar de la auditoría, se obtiene la siguiente información sobre el flujo
de las transacciones:

A. Entrevista con el jefe del Almacén

1. Se revisan periódicamente los mínimos de existencias con base en la información del sistema
AS400.
2. No se trabaja con puntos de reorden.
3. Por las mercancías que se encuentran en nivel mínimo, se elabora requisición de compra en
original y copia.
4. La requisición de compra se autoriza por el jefe del Almacén.
5. El original se envía a la Gerencia de Compras y la copia se archiva en el consecutivo del
Almacén.
6. Las requisiciones se numeran en el momento de su expedición.

B. Entrevista con el Gerente de Compras

7. El Gerente revisa que la requisición esté autorizada y, después, el Jefe de Compras la captura
en el sistema AS400. La computadora selecciona el mejor proveedor, desde el punto de vista del
precio más bajo.
8. El sistema emite automáticamente el pedido en original y 5 copias.
9. El Gerente de Compras revisa el pedido y lo autoriza.
10. El Director de Finanzas autoriza sólo los pedidos que a juicio del Gerente de Compras son
muy importantes; la razón es que “el principio de delegación implica confianza en el
subordinado”.
11. La distribución del pedido es la siguiente:
a. Original Proveedor
b. Copia 1 Almacén
c. Copia 2 Contabilidad
d. Copia 3 Consecutivo-Compras
 e. Copia 4 Expediente proveedor-Compras
f. Copia 5 Control de Calidad
12. En caso de que el Gerente de Compras no autorice el pedido, se reinicia el proceso en el
paso B7 anterior.

C. Proveedor
13. Con base en los datos del pedido, surte mercancías.
14. Los embarques se envían con remisión en original y copia.

D. Entrevista con el jefe del Almacén

15. Cualquier empleado del Área de Recepción o el jefe del Almacén recibe el embarque de
mercancías.
16. Para tal efecto, se extrae el pedido correspondiente del “Back Order”.
17. Se verifica el embarque contra el pedido y la remisión.
18. Si el embarque es correcto, la persona que recibió firma y sella de “recibido” únicamente la
remisión del proveedor; devuelve copia y conserva el original.
19. Con base en la remisión, la persona que recibió formula manualmente un informe de
mercancías recibidas (IMR) en original y cinco copias.
20. Con base en los datos de la remisión, el Jefe del Almacén aprueba el IMR que se distribuye
como sigue:
a. Original Con la remisión, a Contabilidad
b. Copia 1 Almacén, para captura en el sistema
c. Copia 2 Consecutivo en el Almacén
d. Copia 3 Compras, expediente del proveedor
e. Copia 4 Compras, consecutivo
f. Copia 5 Control de Calidad
21. Si el embarque no se aprueba, queda sujeto al procedimiento de devolución de mercancías.
22. Con base en la copia 1 del IMR, un Analista del Almacén efectúa la captura en el sistema de
cómputo con el siguiente efecto contable:

3000: Inventarios $20,000

Cuentas por Pagar (CP) $20,000

23. Con base en el pedido y en el IMR, Control de Calidad efectúa muestreos sobre las
mercancías, a fin de cerciorarse de que se cumplen los estándares pactados. 24. Las pruebas de
Control de Calidad deben llevarse a cabo dentro de los cuatro días siguientes a la captura del
IMR en el sistema de cómputo.
25. En caso de que existan deficiencias en los estándares de calidad, dicho departa- mento emite
memorando a la Gerencia de Compras para que efectúe la reclama- ción correspondiente e
informe a Contabilidad.

E. Entrevista con el Gerente de Compras

26. Con base en la copia 3 del IMR se efectúan comparaciones contra el pedido y, después,
dicho IMR se archiva en el expediente del proveedor.
27. La copia 4 del IMR no tiene un fin especioso y se archiva en un consecutivo como
referencia de consulta.

F. Entrevista con el Gerente de Contabilidad

28. En Contabilidad se compara el IMR contra la remisión del proveedor.
29. Se utilizan los datos del IMR como cifras de control para validar la captura de la compra
efectuada por el Almacén.
30. Se captura el IMR y, por interfase, se genera el siguiente asiento contable: Cuentas por

Pagar (CP) $20,000

10000: Proveedores $20,000

FIN DEL SISTEMA DE COMPRAS

Información adicional
• El 2 de enero del presente ejercicio se emitió la primera requisición del año, cuyo folio fue el
2518; el 30 de junio, fin del periodo auditado, se emitió la última de ellas, con el folio 3093.
• El Director de Sistemas comenta que el archivo de proveedores se actualiza por el Gerente de
Compras, quien tiene una CLAVE DE SEGURIDAD con facultades operativas dentro del Menú
respectivo del AS400.
• El Gerente de Compras señala que el archivo de proveedores no se ha actualiza- do, porque el
comportamiento de los precios ha sido uniforme; no han ocurrido aumentos importantes. La
calidad de las mercancías ha cubierto los estándares establecidos.

Trabajo a desarrollar
a. Es necesario identificar y redactar los riesgos y las áreas de oportunidad que
existen en el anterior sistema de compras.
Riesgos:
 La carencia de puntos de reorden puede ocasionar situaciones de escasez,
comprometiendo la continuidad operativa de la empresa.
 La autorización selectiva de pedidos a cargo del director de Finanzas podría
generar demoras y afectar la eficiencia del proceso de adquisiciones.
  La falta de actualización del registro de proveedores podría propiciar errores en
la elección de proveedores, afectando la confiabilidad de la información.
 La falta de seguimiento en el Control de Calidad puede dar lugar a la aceptación
de productos que no cumplen con los estándares establecidos.
 La dependencia del sistema AS400 para la captura y selección de proveedores
representa un riesgo en cuanto a seguridad informática y disponibilidad del
sistema.
Áreas de Oportunidad:
 Introducir puntos de reorden podría optimizar el nivel de existencias y prevenir
situaciones de escasez.
 Definir criterios claros para la autorización de pedidos tiene el potencial de
mejorar la eficiencia y transparencia del proceso.
 Garantizar actualizaciones periódicas del archivo de proveedores aseguraría que
la información esté siempre actualizada y sea confiable.
 Reforzar el seguimiento en el Control de Calidad aseguraría que solo se acepten
mercancías que cumplan con los estándares establecidos.
 Explorar alternativas o medidas de respaldo para el sistema AS400 reduciría la
dependencia y mitigaría los riesgos asociados a posibles fallas.
b. Las recomendaciones de auditoría que sean necesarias deben anotarse en la cédula
respectiva de la sección 3. Las hay y son numerosas.
Recomendaciones de Auditoría:
1. Introducción de puntos de reorden
Se sugiere considerar la implementación de puntos de reorden con el fin de
prevenir la falta de existencias y asegurar un nivel óptimo de inventario.
2. Establecimiento de Criterios transparentes para la autorización de pedidos
Se propone establecer criterios claros y objetivos para la autorización de
pedidos, evitando la discrecionalidad en la selección de pedidos importantes
por parte del Director de Finanzas
3. Mantenimiento regular del archivo de proveedores
Es recomendable garantizar la actualización periódica del archivo de
proveedores, incluso en casos de comportamiento uniforme de los precios,
con el objetivo de prevenir posibles errores en la selección de proveedores.
4. Reforzamiento del Control de Calidad
Se aconseja fortalecer los procedimientos de Control de Calidad,
asegurando que las pruebas se realicen en un plazo de cuatro días después
de la captura del IMR en el sistema, y que cualquier deficiencia se informa
de inmediato de la Gerencia de Compras y a Contabilidad
5. Evaluación de Alternativas al Sistema AS400
 Se sugiere evaluar alternativas al sistema AS400 y desarrollar medidas de
respaldo para garantizar la seguridad y disponibilidad del sistema
6. Supervisión de la Actualización del Archivo de Proveedores
Se propone implementar un proceso de seguimiento para verificar que el
Gerente de Compras cumpla con la actualización del archivo de
proveedores, incluso en ausencia de aumentos significativos en los precios.
7. Revisión de la Política de Delegación de Autoridad
Se aconseja revisar la política de delegación de autoridad con el objetivo de
asegurar que la confianza en los subordinados no comprometa la integridad
del proceso de compras
8. Establecimiento de Plazos para el Control de Calidad
Se recomienda establecer plazos claros para las pruebas de Control de
Calidad, garantizando que se realicen dentro de un periodo específico
después de la captura del IMR en el sistema.
9. Actualización Secuencial de la Numeración de Requisiciones
Es necesario verificar la actualización adecuada de la numeración de
requisiciones, asegurando que se lleve a cabo de manera secuencial y sin
omisiones.
10. Mejora en la Seguridad de la Clave del Gerente de Compras
Se aconseja revisar y fortalecer la seguridad en el uso de la Clave de
Seguridad del Gerente de Compras para prevenir accesos no autorizados.
Estas recomendaciones tienen como objetivo mejorar la eficiencia, transparencia y
confiabilidad del sistema de compras, así como mitigar los riesgos identificados durante
la auditoría.

c. Emitir diagnóstico y hacerlo constar en el cuestionario de control interno

respectivo: ¿Es confiable, medianamente confiable o no confiable la información
que deriva del sistema?
 Confiabilidad de la Información: Medianamente Confiable
 A pesar de que el sistema cuenta con algunos mecanismos de control y
procedimientos, se identifican áreas de mejora y riesgos que inciden en la fiabilidad
de la información generada por el sistema de compras. A continuación, se detallan
los elementos que contribuyen a este diagnóstico:
 Puntos Positivos:

 La revisión periódica de los niveles mínimos de existencias y la numeración

de requisiciones aportan cierto grado de control sobre el inventario y la
trazabilidad de las transacciones.

 El proceso de autorización de pedidos y la distribución de copias facilitan

un adecuado seguimiento y registro de las transacciones.
 Áreas de Oportunidad y Riesgos:
  La ausencia de puntos de reorden podría ocasionar problemas en el
inventario y afectar la continuidad operativa.

 La autorización selectiva de pedidos por el Director de Finanzas podría

generar demoras y afectar la eficiencia del proceso.

 La falta de actualización del archivo de proveedores podría resultar en

errores en la selección de proveedores.

 La dependencia exclusiva del sistema AS400 sin medidas de respaldo

podría representar un riesgo de seguridad y disponibilidad.

 La falta de actualización del archivo de proveedores, junto con la

uniformidad de precios, podría dar lugar a decisiones desinformadas en la
selección de proveedores.

 La falta de seguimiento en el Control de Calidad podría conllevar a la

aceptación de productos que no cumplen con los estándares.
 Recomendaciones Implementadas:

 Se sugiere la implementación de puntos de reorden, el establecimiento de

criterios claros para la autorización de pedidos y actualizaciones regulares
del archivo de proveedores como mejoras necesarias
 Cuestionamientos Adicionales:

 ¿Existen medidas de respaldo para asegurar la continuidad operativa en

caso de fallas en el sistema AS400?

 ¿Cómo se garantiza la actualización del archivo de proveedores, incluso en

situaciones de precios uniformes?

 ¿Se llevan a cabo evaluaciones periódicas de la efectividad de los controles

internos establecidos?
Este análisis refleja que, a pesar de contar con algunos controles, la carencia de
ciertas mejoras prácticas y la presencia de riesgos impactan la confiabilidad de la
información generada por el sistema de compras.