EMPRESA FASTMOVE LTDA

ATENCIÓN AL USUARIO

Que hace - que aporta y fortalezas en cuanto al servicio del usuario.

Es una empresa de transporte de carga en Colombia con cubrimiento a más de 1.100

destinos.

Se enfoca en el transporte de mercancía por tierra,agua y aire para las empresas que
requieren movilizar cargas desde los 500 kilos en adelante.

Aporta una gama de servicios que genera desarrollo a fabricantes ,importadores y

exportadores y distribuidores de cualquier producto.

Esta empresa garantiza la satisfacción del cliente reduce el volumen de quejas aumenta los
ingresos y fomenta la lealtad ofreciendo.

OPORTUNIDAD: cuenta con una disponibilidad de vehículos a cualquier hora en cualquier

momento y en todo lugar para optimizar tiempo creando así momentos bde verdad
positivos con los usuarios.

A la hora de analizar lo que respecta a la atención al usuario respecta a cómo es el trato

que se tiene al cliente alrededor de sus inquietudes y como prestarle un servicio adecuado,
puesto que esto es importante para el desarrollo no solo de la empresa sino a su vez el de
el servicio; esto nos da claridad que cada aspecto cuenta en la imagen de nuestra empresa;
somos una empresa que tiene en cuenta el concepto cuidar de una manera excelente,
puesto a que esto repercute a largo plazo en nuestra imagen, además el cliente es lo más
importante para nosotros, como Fastmovel, estamos dispuestos a entregar el mejor servicio
de logística de calidad y la mejor atención en cuanto al proceso archivístico que

ARCHIVO.
La gestión documental en el ámbito de la logística y el transporte en Colombia es de vital
importancia para asegurar la eficiencia en las operaciones y cumplir con las normativas
correspondientes. La unidad encargada de archivos en una empresa de este sector
desempeña un papel esencial al proporcionar diversos servicios que van más allá de la
mera organización de documentos. Estos servicios están alineados con las pautas
establecidas por el Archivo General de la Nación como y cubren aspectos esenciales de la
gestión documental; adicionalmente posee un archivo central y archivos por cada una de las
sedes ubicadas en distintas regiones del país.

INVENTARIO DOCUMENTAL Y CLASIFICACIÓN: El archivo cuenta con el debido

inventario documental, en donde se realiza una breve descripción de cada documento para
su posterior consulta, el personal es especializado y poseen el suficiente nivel de
conocimiento para proporcionarle al usuario (empleado/empleador) el documento que desee
consultar, cada documento se clasifica respetando el principio de procedencia y se
actualizan de manera periódica el inventario, también se garantiza el adecuado uso de los
instrumentos archivísticos necesarios para la consulta de los archivos contenidos en el
acervo documental.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES: El archivo tiene equipos y elementos

destinados a la conservación, respaldo de documentos digitales; implementando los
lineamientos de la G.INF.07 del 2017 para garantizar su seguridad, trámite, confidencialidad
y accesibilidad de consulta para los usuarios.
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN: La unidad archivística proporciona una adecuada
conservación de sus archivos teniendo en cuenta los reglamentos y las pautas establecidas,
el acervo documental se conserva en una instalación con temperatura ideal, se desinfectan
los documentos y se utilizan implementos de seguridad a la hora de manipularlos, el usuario
puede estar seguro de que la documentación que consulta cumple con la norma de
preservación.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Igualmente se aseguran procedimientos de trituración

de documentación que se sustenta en la ley 594 del 2000 (AGN) y se realiza el proceso de
trámite de eliminación de documentación de acuerdo a la ley anteriormente mencionada,
algunos archivos no pasan por proceso de eliminación debido a su importancia en el marco
histórico de la empresa y se preservan adecuadamente en caso de requerir consulta por
parte de los usuarios.
CONSULTA/ACCESO A DOCUMENTOS: Al estar los documentos debidamente
categorizados, ordenados y al ser manipulados por un personal especializado que les hace
seguimiento a los documentos en trámite, se garantiza eficacia de respuesta a cualquier
inquietud que el usuario tenga, siempre y cuando este procedimiento se realice teniendo en
cuenta las tablas de retención documental.

EVALUACIÓN/CONTROL DE CALIDAD: Los procedimientos realizados por el personal

profesional son debidamente evaluados, es decir, se lleva un control de calidad, se generan
resultados y se mejora donde haya debilidad, teniendo en cuenta el tipo de usuario que
frecuenta el archivo (empleados), todo esto a través de encuestas de satisfacción para
identificar lo más problemático y plantear estrategias de mejoramiento.
Servicios A Futuro Y A Mejorar: Lo que la empresa puede ofrecer al usuario y lo que puede
mejorar pasando el tiempo y adquiriendo la experiencia.

La Digitalización De Los Documentos: Para la correcta conservación del documento, ya

que en estado físico puede deteriorarse y causar pérdida de información, además la
digitalización puede facilitar la búsqueda de datos utilizando OCR, también se puede utilizar
diferentes aplicativos para la extracción de información; EJEMPLO: Tipología documental,
folios e imágenes.

QUE PERMITE :

· Preservar los documentos originales del deterioro por su uso y generar copias de
seguridad.

· Preservar solo el contenido informativo.

· Agilizar y descentralizar la consulta de los documentos digitalizados

IMPLEMENTACIÓN: La Empresa Realiza la digitalización de toda su documentación, para

conservar su archivo, mediante un software y una persona que tenga el conocimiento para
realizar dicha función, con el fin de preservar el archivo y acoplarse a la ley 4 del 13 de abril
de 2012, cero papel y así implementar lo digital en su totalidad a futuro.

La Clasificación De Documentos: Categorizar la documentación generada por el sistema

hace que la búsqueda sea aún más eficiente, ya que las organizaciones producen gran
variedad de documentos. Al identificar los procesos clave de la empresa, comprenderemos
su estructura, lo que nos dará una base para realizar esta clasificación.

QUE PERMITE:

· Efectividad

· Eficacia

· Flexibilidad

· Universalidad

IMPLEMENTACIÓN: Para la implementación de esto la empresa adquirió diferentes

tipos de programas, como alfabéticos , cronológicos, numéricos, temáticos, geográficos
o alfanuméricos, ya con estos programas implementados, la empresa clasifica y
digitaliza la documentación.