LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN –

ESCENARIO 7

ALEXANDER BAUTISTA ROJAS 100349759

DAVID ALEJANDRO DELGADO AYALA 100085450
JENIFER DANIELA RAMIREZ ZULUAGA 100350662

TUTOR
ANDRÉS LEONARDO PABÓN FORERO
ESTADO DEL ARTE DE LA GESTIÓN Y DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA
INFORMACIÓN

LOS RETOS QUE DEBE AFRONTAR EL BUSINESS INTELLIGENCE PARA

GESTIONAR LOS DATOS CORRECTAMENTE

POLITECNICO GRANCOLOMBIA

BOGOTA D.C
La importancia de la gestión de la información en la compañía Quick
Quick es una firma especializada en el desarrollo de tecnología destinada a
mejorar la eficiencia de las operaciones logísticas. En donde se ofrecen sistemas
que asisten a empresas de gran envergadura en las siguientes áreas:
1. Planificación de rutas en distribución de productos.
2. Supervisión del personal encargado de las entregas.
3. Comunicación proactiva con los clientes finales acerca del estado de sus
compras.

Informe sobre la gestión de la información

Como gerentes de Business Intelligence, hacemos entrega de nuestro informe
basado en la gestión de la información de la compañía Quick mostrando las
oportunidades de mejora aplicables a la misma.
Previo a nuestro diagnóstico realizado a la compañía Quick sobre cómo es llevado
a cabo la gestión de la información se presenta lo siguiente:
 Estrategia de gestión de la información:

La gestión de la información para nosotros como una compañía del sector

logístico es fundamental para el éxito de nuestra operación.

La estrategia que será presentada está basada en la gestión de la

información permitiéndonos optimizar nuestras operaciones, tomar
decisiones informadas y mantener la competitividad en un entorno
empresarial en constante evolución. Para ello se presentan lo siguiente:

- Objetivos de la Estrategia de Gestión de la Información:

1. Optimización Operacional: Se Mejora la eficiencia de las operaciones

logísticas a través de la gestión adecuada de la información en nuestras
métricas de entregas efectivas sobre los productos y/o servicios
designados por nuestros clientes.

2. Toma de Decisiones Informadas: Facilitar la toma de decisiones

estratégicas y operativas basadas en nuestro tablero de indicadores
datos confiables y oportunos, revisando novedades en cierre de los
servicios finalizados, servicios programados y cumplidos, tiempo de
entrega, servicios por tipología de vehículos.
 3. Mejora de la Experiencia del Cliente: Proporcionamos información en
tiempo real a nuestros clientes sobre la visibilidad y la satisfacción por
cada entrega efectuada.

4. Cumplimiento Regulatorio: Cumplimos con las regulaciones y

estándares de seguridad de la información basados en la norma
ISO/27001.

5. Gestión de Riesgos: Identificar y mitigar los riesgos relacionados con la

seguridad de la información.

 Esta estrategia de la gestión de la información es de conocimiento de todos

los colaboradores de Quick, siendo notificada en reuniones informativas
tanto a nivel de dirección como en todos los niveles de la organización en
donde se presenta la estrategia, capacitando al personal sobre ello,
documentando esta estrategia compartida por correo electrónico, entre
otros medios.

 Nuestra información proviene del Big Data que se obtiene de la siguiente

manera:

- Plataforma web: Nuestra plataforma digital nos permite registrar los

datos por cada servicio gestionado en tiempo real, control de
inventarios, seguimiento a la flota vehicular, y programar rutas
inteligentes para nuestros conductores.

- App de servicios: Nuestra aplicación nos permite obtener los estados

de entrega por cada servicio gestionado, en donde nos permite entregar
firma digital, evidencias fotográficas, y novedades de entrega.

 Los canales y medios de divulgación sobre nuestra estrategia de gestión de

la información son los siguientes:

- Correo electrónico
- Whatsapp
- Zendesk
- Documentos internos
- Reuniones
- Notion

 La información que obtenemos a través de nuestra pagina web y nuestra

app la utilizamos para lo siguiente:
 - Medir la efectivad de nuestros conductores
- Tomar decisiones sobre situaciones den entrega en tiempo real
- Mostrar una gestión sobre la optimización de los recursos para la
reducción en los costos de entrega
- Análisis de los tiempos muertos operativos
- Análisis sobre los cuellos de botella que se generan en la bodega
- Control de entradas y salidas de los productos.

Basándonos en los siguientes hallazgos encontrados durante nuestra fase de

diagnóstico:
Hallazgos en:
1. Usuarios: En la revisión de los usuarios de Quick tanto internos como
sus colaboradores y externos como sus clientes, en la plataforma de
tecnología encontramos que el acceso a la información de la misma está
limitada al perfil que tenga cada usuario.

2. Procesos: En la revisión de los procesos logísticos de Quick se evalúan

los flujos de entrega que se tienen actualmente con los clientes,
basados en la recogida de los productos a entregar en donde al final de
cada entrega se debe documentar físicamente firmas de recibido de los
productos y copia de las facturas por cada entrega, adicional al control
de inventarios físico.

3. Estrategias: En la revisión por áreas encontramos que el área de

bodega tiene un problema con el control de los inventarios basados en
las canastillas que se utilizan para alojar la mercancía, ya que muchas
de estas no retornan al centro de distribución, este impedimento nace de
que no se tienen etiquetadas las canastillas.

4. Cultura Organizacional: En Quick hemos identificado que todo el

personal tiene en su mente que somos una empresa de antaño de
logística tradicional en la cual solo nos debemos preocupar por recoger
y entregar mercancía en donde no se da el valor agregado de medir la
información y datos de valor por todo el proceso de logística basado en
estándares tecnológicos.
Se plantean las siguientes oportunidades de mejora por cada item presentado:
Oportunidades de mejora:
1. Usuarios: Se plantea Implementar en la plataforma un perfil con permisos
de consulta para los clientes en donde tengan acceso y mejoras a integrar
un modelo de indicadores que muestre la efectividad y seguimiento de los
resultados de entrega, separando así este perfil de los otros perfiles
operativos que cumplen con el rol de gestionar las entregas de los servicios
(más temas operacionales).

2. Procesos: Se plantea mejorar la plataforma actual en donde se puedan

escanear las facturas y toma de evidencias digitales por medio de la app
usada para dichas entregas y demás, esto con el fin de que toda esta
información quede digital y sea alojada en la plataforma sirviendo esta
como una base maestra en donde se pueda analizar dicha información por
medio de indicadores que ayuden a evaluar la efectividad por cada entrega
gestionada.

3. Estrategias: Se plantea que por cada entrega despachada desde la

bodega halla una etiqueta pegada por cada canastilla que vaya saliendo, la
cual tenga un código de barras que esta pueda ser leído y cargado a la
plataforma en la cual identifique a que cliente se dispone esta entrega y que
conductor le fue asignada esta canastilla.

4. Cultura Organizacional: Se plantea educar y capacitar a los empleados

para que adquieran las habilidades necesarias para utilizar nuestra
tecnología como la plataforma para control y seguimiento de nuestros
servicios y nuestra aplicación para la toma de evidencias y tiempos de
entrega.