Código: SST-PR-15

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS

INTERNAS Versión: 01
Fecha:15-11.2017

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

FIRMA

NOMBRE

CARGO

FECHA 15-11-2017

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSION N° DESCRIPCION DEL CAMBIO
APROBACION
Primera emisión del documento según los
01
requerimientos del Decreto 1072 del 2015
 Código: SST-PR-15
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
INTERNAS Versión: 01
Fecha:15-11.2017

CONTENIDO

1. OBJETO

Establecer los lineamientos para la realización de auditorías internas del sistema de gestión
de seguridad y salud en el trabajo del MyC INTEGRLES S.A.S. definir la metodología de
evaluación, calificación y mantenimiento de la competencia de los Auditores internos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos, proyectos y áreas de MyC
INTEGRALES S.A.S. así como para todas las auditorías internas, subcontratadas o
realizadas por terceros la empresa.

3. DEFINICIONES Y SIGLAS

Auditoría: Proceso sistemático e independiente y documentado para obtener evidencias de

la Auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoría.

Auditado: Organización que es auditada.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una Auditoría.

Auditor responsable: Persona que ha sido designada para dirigir una Auditoría.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Equipo Auditor: Uno o más auditores que desarrollan una auditoría.

4. CLASIFICACIÓN:

Auditoría interna: Se aplica al sistema de gestión implantados para los proyectos, contratos
y procesos de la Empresa. Esta auditoría puede extenderse a los contratistas y
proveedores.

Auditoría de segunda parte: Es la realizada por o en nombre de un cliente a la empresas.

Auditoría Externa: Son las realizadas por entidades Certificadoras, normalizadoras al

Sistema de Gestión implantado en la empresa.

Cualquiera de las anteriores Auditorías puede clasificarse a su vez en:

(A) Auditoría de Documentación o suficiencia: Se aplica con el fin de determinar hasta

qué punto el sistema de gestión documentado, cumple con los requisitos de las normas de
gestión, los requisitos legales y el manual de gestión de la Empresa.
 Código: SST-PR-15
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
INTERNAS Versión: 01
Fecha:15-11.2017

(B) Auditoría de Conformidad: Se utiliza para definir hasta qué punto el Sistema de
Gestión Integrado documentado ha sido implementado y entendido por los usuarios, en
otras palabras, si las actividades están siendo ejecutadas de acuerdo con el sistema.

(C) Auditoria de seguimiento: Se busca identificar “In Situ” el efectivo cierre de las “NO
CONFORMIDADES” detectadas en las auditorías previas.

5. CONDICIONES GENERALES

Los documentos y datos concernientes a este procedimiento deben estar disponibles y en

lugares adecuados para su conservación, consulta y control.

Las copias controladas deben ser conservadas en buen estado por los funcionarios
asignados o autorizados.

En concordancia con el Decreto 1072 de 2015, es deber de MyC INTEGRALES S.A.S

verificar periódicamente y durante el desarrollo de las actividades, el cumplimiento de la
normatividad en seguridad y salud en el trabajo, por parte de los trabajadores,
proveedores, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas.

6. CONTENIDO

Las auditorías internas pueden ser efectuadas por personal de la empresa que no tenga
responsabilidad directa en las áreas auditadas, o pueden ser contratadas con personal o
entidades externas, asegurando la imparcialidad e independencia de los auditores. En todo
caso la Empresa verifica la experiencia y entrenamiento del auditor asignado, manteniendo
los registros correspondientes.

Para planeación y ejecución de las auditorías se consideran los siguientes aspectos:

6.1 Frecuencia de las Auditorías:

Para proyectos:

La frecuencia de las auditorías a proyectos se define teniendo en cuenta su

duración y los siguientes criterios:

 Hasta 3 meses: No habrá auditoría en sitio, solamente se hace seguimiento de

escritorio a la documentación.

 De 4 a 6 meses: Una auditoría al 20% del avance físico o dependiendo de las

actividades que se desarrollen, que afecten la calidad del producto o la
seguridad y salud en el trabajo.

 De 7 a 12 meses: Una al 20% y otra al 80% del avance físico del proyecto/
contrato.
 Código: SST-PR-15
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
INTERNAS Versión: 01
Fecha:15-11.2017

 Más de 13 meses: Una auditoría al 20% del avance físico y otra en el sexto
mes, las siguientes deben tener como máximo un intervalo de 6 meses.

 Quejas cliente y otras partes interesadas.

 Resultado de auditorías anteriores: Cuando durante la auditoría interna se

levanten No Conformidades por incumplimiento de la Norma y/o que las
mismas sean repetitivas y que a criterio del Líder del Proceso afecte el
desempeño del mismo.

Para oficina principal

Para la oficina, se programan las auditorias teniendo en cuenta los siguientes

criterios:

 Los procesos son auditados como mínimo una (1) vez al año.

 Resultado de auditorías anteriores: Cuando durante la Auditoría interna se

levanten No Conformidades por incumplimiento de las normas de gestión, los
requisitos legales, los documentos del sistema de gestión integrado y/o que las
mismas sean repetitivas y afecten el desempeño de los Procesos o la
Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Desempeño y criticidad de los procesos: Cuando en el desarrollo del proceso

se detecten No Conformidades u observaciones que a corto o mediano plazo
afecten el desempeño del proceso, la salud y seguridad en el trabajo y puedan
convertirse en incumplimiento de requisitos normativos o legales.

 Quejas del cliente

6.2 Programación de Auditorías

Se detalla mediante un cronograma, en el cual se programa de común acuerdo con

el responsable del Sistema de Gestión Integrado, los integrantes del COPASST y
los líderes de proceso, considerando la importancia de las actividades, las fechas
de ejecución, los riesgos para ejecutarlo y la disponibilidad de auditores y
auditados. Se documenta en el formato Programa de auditorías.

6.3 Calificación de auditores

La calificación de auditores ya sea de la empresa o contratados, se realiza bajo

responsabilidad del Líder del proceso de Gestión Integrada en el formato
CALIFICACIÓN DE AUDITORES, de acuerdo con los siguientes criterios:

6.3.1 Educación: Los candidatos a auditores deben tener mínimo estudios

técnicos.

6.3.2 Experiencia específica: Mínimo 4 meses con la empresa o 6 meses en el

área de calidad de otra empresa.
 Código: SST-PR-15
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
INTERNAS Versión: 01
Fecha:15-11.2017

6.3.3 Entrenamiento teórico: En análisis y aplicación de normas de calidad y

seguridad y salud en el trabajo, curso de auditor interno aprobado y
conocimiento de requisitos legales en seguridad y salud en el trabajo).

6.3.4 Entrenamiento práctico: Acompañamiento a mínimo 2 auditorías en

calidad, seguridad y salud en el trabajo de procesos específicos.

6.4 Selección de Auditor líder

Para cada auditoría el líder del proceso Gestión Integrada indica el auditor que
coordinará la auditoría, teniendo en cuenta que el elegido haya actuado como
auditor calificado en al menos 1 auditoría completa a un sistema de gestión de
calidad, seguridad y salud en el trabajo.

6.5 Planificación

El auditor asignado realiza una lectura de la información que se va a verificar y

diligencia el formato Plan de auditoría al SGSST, el cual es enviado al auditado con
mínimo tres días de anticipación a la fecha de auditoría acordada. Si la auditoría se
va a realizar a un contratista, el plan de auditoría es enviado mínimo 8 días antes.

Durante la planificación de las auditorías, se tiene en cuenta el alcance descrito en

el Decreto 1072 de 2015.

6.6 Hoja de chequeo

El auditor responsable, con suficiente anterioridad a la fecha en que se encuentra

programada la auditoría, elabora la hoja de chequeo de la misma en el formato
Hoja de chequeo de auditoría, en la cual se deben cubrir todos los numerales que
apliquen al proceso, proyecto o contratista.

6.7 Ejecución de la auditoría

La auditoría inicia con la reunión de apertura en la cual participan los auditados,

explicándoles el objetivo, alcance y metodología de la auditoria.

Se deja registro de los participantes en el formato Asistencia a auditoría. En la

realización de la auditoria se tiene en cuenta lo siguiente:

 Entrevistar a los responsables e involucrados en el proceso o proyecto,

analizando los puntos claves de la hoja de chequeo y anotando los hallazgos y
comentarios.

 Evidenciar que el sistema de gestión funciona eficazmente de acuerdo con los

criterios definidos para la auditoría.

 Tener en cuenta requisitos legales.

 Código: SST-PR-15
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
INTERNAS Versión: 01
Fecha:15-11.2017

Después de las entrevistas, redactar los hallazgos de la auditoría, teniendo en

cuenta el requisito, lugar, proceso y la evidencia. El registro se deja en el formato
Hoja de chequeo de auditoría.

Al final de la auditoría realizar una reunión de cierre en la cual se presenta un

resumen verbal al auditado con las conclusiones y hallazgos obtenidos en la
auditoria (no conformidades, observaciones y evidencias).

6.8 Informe de Auditoría:

El informe de auditoría emitido por el Auditor líder, debe seguir los lineamientos
establecidos en el formato Informe de auditoría. Los resultados de la auditoría
deben ser conocidos por el líder del proceso o proyecto auditado y por la Gerencia.

6.9 Plan de acción de auditoría

El líder del proceso o proyecto auditado debe dar tratamiento inmediato a las no
conformidades y observaciones detectadas buscando la causa raíz de las mismas
para luego definir las acciones correctivas y/o preventivas a tomar.

6.10 Seguimiento a resultados de auditoría

El líder del proceso de Gestión integrada, en conjunto con los auditores (cuando
aplique), realizan un seguimiento a los procesos auditados, para verificar el
cumplimiento y la eficacia de las actividades o compromisos resultantes de la
auditoria que dan tratamiento a las no conformidades y/o observaciones.

6.11 Mantenimiento de la calificación de auditores

Con el propósito de permanecer en actualización constante a los auditores

calificados, se realiza una evaluación cada año bajo la responsabilidad del líder del
proceso de Gestión integrada, para la cual se tienen en cuenta los siguientes
criterios, entre otro, los cuales se registran en el formato Evaluación de auditores:

 Elaboración de listas de chequeo

 Conocimientos básicos de las normas de gestión
 Conocimientos básicos de requisitos legales de SST
 Redacción de hallazgos
 Cumplimiento de tiempos de auditoría

7. REGISTROS

Los formatos de registros relacionados a continuación pueden consultarse en el

correspondiente listado.
 Código: SST-PR-15
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
INTERNAS Versión: 01
Fecha:15-11.2017

 Reporte de oportunidad de mejora

 Calificación de auditores
 Evaluación de auditores
 Hoja de chequeo de auditoría
 Informe de auditoría
 Plan de Auditoría
 Programa de auditorías
 Asistencia a auditoría

8. REFERENCIAS

 NTC – ISO 9001-2008

 Decreto 1072 de 2015
 MN-002 Manual de funciones