SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y VERSIÓN: 01

SALUD EN EL TRABAJO FECHA: ABRIL 2017

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS CÓDIGO: PR-SGSST 17
INTERNAS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA AL SISTEMA DE

GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

INSTITUTO AMERICANO DE FORMACIÓN E INVESTIGACIÓN

ABRIL 2017
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS CÓDIGO: PR-SGSST 17
INTERNAS

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................................2

1. OBJETIVO...........................................................................................................................................2

2. ALCANCE............................................................................................................................................2

3. DEFINICIONES...................................................................................................................................2

4. ASPECTOS A CONSIDERAR............................................................................................................5

5. TECNICAS DE AUDITORIA................................................................................................................5

6. CONDICIONES GENERERALES.......................................................................................................6

7. CONTENIDO DE LAS AUDITORIAS..................................................................................................7

8. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES............................................................................................7

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INTRODUCCIÓN

El presente documento está dirigido al Procedimiento y Funciones de Auditoría Interna de

INSTITUTO AMERICANO DE FORMACIÓN E INVESTIGACIÓN., en él recopilan todas las
inquietudes y aportes de las Auditorías Internas, las cuales tiene como objetivo proveer a los
Auditores de los elementos técnicos y legales, que les permitan desarrollar su función fiscalizadora
con calidad, profesionalismo, eficiencia y eficacia, en la evaluación de los recursos financieros y
administrativos, para el desarrollo de sus actividades.

1. OBJETIVO

Verificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo, por medio de la planificación, ejecución, control y seguimiento de las auditorías internas,
la información de sus resultados y el mantenimiento de los registros que se deriven de su aplicación.

2. ALCANCE

Inicia con la programación del ciclo de auditorías y finaliza con la evaluación de la competencia
técnica de los Auditores Internos. Aplica páralas Auditorías Internas de cumplimiento a los requisitos
de las normas aplicables al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

3. DEFINICIONES

 Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de una auditoria. Para el sistema de gestión el

alcance de la auditoria puede incluir la definición de los criterios de auditoría, procesos y/o áreas
a auditar.

 Auditado: Macroproceso, proceso, procedimiento, servicio o requisito al que se le aplica la

auditoria. Para el sistema de gestión el auditado se define de acuerdo a la estructura de la
auditoria programada.

 Líder del Equipo Auditor: Persona que por su experiencia o conocimiento lidera una auditoria.
Tiene autonomía para preparar la ejecución de la auditoria, conciliar con los auditados, liderar las
reuniones de apertura y cierre de auditorías, actuar en el esclarecimiento de eventuales dudas
que surjan durante la ejecución de la auditoría y en la solución de posibles problemas.

 Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia del

cumplimiento de requisitos, por el cual se evalúa objetivamente la medida en la cual se cumplen
los criterios de auditoría.

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 Auditoria Complementaria: Es aquella que se programa teniendo en consideración la importancia

de los procesos, procedimientos, servicios o requisitos y puede ser posterior a las auditorias
ejecutadas.

 Auditoria Documental: Es aquella que se ejecuta realizando la verificación de documentos donde

se encuentra la información del cumplimiento de los criterios de auditoría y no necesariamente
requiere realizar una visita al auditado.

 Auditoria Extraordinaria: Es la auditoria que no se encuentra detallada en el programa de

auditorías, pero que es necesario realizar teniendo en cuenta el desempeño del proceso,
procedimiento, servicio o requisito.

 Auditoria Ordinaria: Es la auditoria que se encuentra detallada en el programa de auditorías y que

es necesario realizar teniendo en cuenta el des empeño del proceso, procedimiento, servicio o
requisito.

 Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo a través de
los siguientes pasos:
 Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores,
encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden mejorar y determinando
ideas para solucionar esos problemas.
 Hacer: Implementación de las medidas planificadas.
 Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo los
resultados deseados.
 Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la seguridad y salud
de los trabajadores.

 Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

 Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la misma.

 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

 Coordinador de Auditoría: Persona responsable de la gestión del programa de Auditoría Interna,

coordina las actividades de las auditorías y del Equipo Auditor, es responsable de consolidar los
resultados y controlar los registros.
 Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia en la verificación y sobre el cual se evalúa el cumplimiento.

 Equipo auditor: Persona o grupo de personas que llevan a cabo una auditoria. El equipo auditor
se conformará de acuerdo a la estructura de la auditoría programada y puede incluir auditores,

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auditores en formación y/o expertos técnicos si los requiere la auditoria. A un auditor del equipo
se le designa como líder del mismo.

 Evaluación de la conformidad: Demostración del cumplimiento de los requisitos especificados

relativos al producto, proceso, sistema, persona u organismo.

 Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información

presentada por el auditado y/o recolectada para la verificación de los criterios de auditoría.

 Experto Técnico: Persona que suministra un conocimiento específico o experiencia (relacionada

con la Institución, proceso o actividad que va a ser auditada) al equipo auditor.

 Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria contra los

criterios de auditoría. Definen la conformidad, no conformidad u observaciones de los criterios de
la auditoria.

 No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

 Observación: Hallazgo con tendencia al incumplimiento de un requisito. Cumplimiento parcial de

un requisito.

 Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados en una auditoria.

 Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

 Requisito especificado: Necesidad o expectativa establecida.

 Sistema de Gestión: Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y

evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción de los usuarios en la
prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y
de desarrollo de tales entidades

4. ASPECTOS A CONSIDERAR

En la reunión de apertura de la auditoria se realiza las siguientes actividades:

 Presentar el equipo auditor.

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 Presentar el objetivo de la auditoria.

 Presentar el plan de auditoria.
 Presentar metodología de la auditoria.
 Confirmar los canales de comunicación.
 Responder inquietudes de los auditados.

En la reunión de cierre de la auditoria se debe explicar:

 Que la evidencia recopilada se basó en una muestra de la información disponible.

 El método de la presentación de la información.
 La forma en que se manejaron los hallazgos.
 Presentación de hallazgos, conclusiones y recomendaciones de mejora.
 Forma de manejo de las actividades posteriores a la auditoria relacionadas con: acciones
correctivas y manejo de quejas de auditoria.

5. TECNICAS DE AUDITORIA

Dentro de las técnicas de Auditoria que pueden ser empleadas para obtener evidencias suficientes
sobre las cuales emitir hallazgos, no conformidades, observaciones y/o oportunidades de mejora,
conclusiones y recomendaciones respecto a la auditoria, necesarios para alcanzar los objetivos de
auditoria establecidos:

 Encuestas.
 Entrevistas.
 Observación y análisis de actividades y procedimientos.
 Pruebas selectivas.
 Revisión documental y de registros.
 Resumen de datos e indicadores.

6. CONDICIONES GENERERALES

 La persona responsable de la gestión del programa de auditoría interna debe garantizar y

dejar evidencia, en el momento de la selección de auditores, de la independencia de los
mismos con el auditado.

 Los hallazgos de la auditoria y las conclusiones deben referenciar las evidencias de la

auditoria.

 La persona responsable de la gestión del programa de auditoría interna debe garantizar y

definir claramente los criterios de selección de los auditores de acuerdo al tipo de auditoría,
norma a auditar, proceso a auditar, y competencias necesarias para alcanzar los objetivos
de la auditoria.

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 En el caso de no estar presente el líder del proceso en la ejecución de la auditoria, debe

nombrar formalmente (físico o magnético) un delegado.

 Las auditorías internas podrán ser realizadas por personal de la empresa y/o externo,
siempre y cuando tenga el perfil y la competencia de acuerdo al sistema de gestión a
evaluar y las normas que va auditar.

 Los auditores propuestos son susceptibles de modificación cuando se presenten dificultades

para el desarrollo de la auditoría.

 Puede haber variación en las fechas programadas en el plan de auditoría, previo acuerdo
escrito entre auditados y auditores, en donde se presente la justificación correspondiente.
Dichos cambios deben ser notificados a la persona responsable de la gestión del programa
de auditoría interna.

 Cada sistema de gestión será autónomo en la periodicidad de realización de las auditorías

internas y su aprobación.

 Se presentan dificultades para la aprobación de los informes de auditoría interna por

desacuerdo entre las partes, el Coordinador de Auditoria debe realizar una revisión técnica
para verificar el cumplimiento de los criterios de auditoría y la evidencia presentada, así
como orientar a los auditados.

7. CONTENIDO DE LAS AUDITORIAS

Las auditorías abarcarán la evaluación de los siguientes aspectos como mínimo:

 El cumplimiento de la Política de SST.

 La evaluación de la participación de los trabajadores.

 El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas.

 La competencia y la capacitación de los trabajadores en SST.

 La documentación en SST.

 La forma de comunicar la SST a los trabajadores y su efectividad.

 La planificación, desarrollo y aplicación del SG-SST.

 La gestión del cambio.

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 La prevención, preparación y respuesta ante emergencias.

 La consideración de la SST en las nuevas adquisiciones.

 El alcance y aplicación de la SST, en los proveedores y contratistas.

 La supervisión y medición de los resultados.

 El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales y su

efecto sobre el mejoramiento de la SST en la empresa.

 La evaluación por parte de la alta dirección.

 Las acciones preventivas, correctivas y de mejora.

8. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO/

DOCUMENTO

1. Elaborar Programa de Auditorías, Gerente Programa de

estableciendo objetivo y alcance de la Auditorías
auditoria. Internas

2. Presentar a las áreas involucradas, el Gerente Programa de

Programa de Auditorías para su Auditorías
conocimiento. Internas

3. Gestionar su divulgación y publicación Gerente Correo Electrónico

mediante el correo institucional.

4. Convocar al equipo auditor, para comunicar Gerente Listado de

las directrices sobre la ejecución de las asistencia a
auditorías internas. reuniones

5. Preparar los formatos, formularios y listas de Gerente Lista de Chequeo

chequeo a utilizar en la auditoria, Auditorías
relacionando en la lista de chequeo los Internas.
criterios a evaluar durante el desarrollo de la
auditoria.

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6. Realizar reunión de apertura con los Equipo Auditor Acta de Reunión.

auditados y participantes invitados al proceso
informando sobre el objetivo, alcance de la
auditoria y demás consideraciones.

Lista de Chequeo
7. Ejecutar el Plan de Auditoria Interna. Equipo Auditor Auditorías
Los hallazgos pueden ser de tres tipos: Internas
Conformidad, No Conformidad y Observación

8. Realizar reunión de cierre presentando a los Equipo Auditor Acta de Reunión

auditados los resultados de la auditoria,
destacando fortalezas encontradas,
informando los hallazgos y las conclusiones
de la auditoria.

9. Elaborar y presentar el informe de auditoría Equipo Auditor Informe d

interna a las áreas involucradas para su Auditorias.
aprobación.

10. Remitir informe de auditoría a las áreas Equipo Auditor Registro de

auditadas, requiriendo la elaboración de los Acciones
Planes de Mejoramiento correspondientes. Correctivas,
Preventivas y
Mejora Continua.

11. Programar los seguimientos a los planes de Gerente Formato de

mejoramiento documentados. Acciones
Correctivas,
Preventivas y
Mejora Continua

12. Realizar los seguimientos al cumplimiento de Gerente Formato de

las Acciones definidas de los planes de Acciones
mejoramiento conforme al procedimiento de Correctivas,
Acciones Correctivas, Preventivas y Mejora Preventivas y
Continua. Mejora Continua

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ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

ITEM DONDE SE REALIZO CAMBIO REALIZADO FECHA DEL CAMBIO

EL CAMBIO

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