Los 4 factores de éxito en un proyecto de TI

En el mundo de TI (Tecnologías de la Información) el tema que a todos nos interesa es ¿Cómo

tener un proyecto de éxito?, pero lo primero que debemos aclarar es lo que entendemos por
éxito en un proyecto de TI.

¿En qué consiste un proyecto de TI?

Consiste en tener un proyecto a tiempo, en costo y expectativas de ambas partes, con el cliente
satisfecho por el alcance, funcionalidad, servicio y el proveedor obtenga la remuneración
económica esperada, además de recomendaciones, más oportunidades de proyectos, prestigio,
aprendizaje, etc.
Habiendo definido previamente lo que nos gustaría tener en un proyecto exitoso, lo que sigue es
definir qué es lo que requerimos para asegurar o al menos tener un grado importante de
certidumbre que sobreviviremos a todas los retos que implica un proyecto de TI.
Para muchas empresas tanto clientes como consultorías, definen el éxito de un proyecto en una
buena administración del mismo, es decir, que un Project Manager (certificado de preferencia)
te puede ayudar a que tu proyecto tenga el fin esperado… pero oh! SORPRESA ¡Tu proyecto
sigue retrasándose (eso sí, todo bien controlado y notificado)!, tus costos se incrementan, la
relación cliente-proveedor empieza a friccionarse y salvo que alguno ceda, terminará el
proyecto con un final inesperado. Con usuarios finales molestos, insatisfechos y/o pagando un
presupuesto que no tenían contemplado para cubrir a medias sus necesidades.
Si te suena familiar el caso, entonces debemos considerar los siguientes 4 factores que desde
antes de iniciar un proyecto de TI que te darán un nivel de certeza de que tu proyecto será todo
un éxito.

4 Factores de Éxito
Los 4 factores tienen una secuencia, donde se van sentando los cimientos del camino al éxito de
nuestro proyecto, en la medida que avancemos mostraremos la dependencia de las acciones y
decisiones de cada nivel con su respectivo nivel previo.
Si alguno de los factores no cubre las bases esperadas, los factores siguientes (de abajo hacia
arriba) tendrán que superar las expectativas que compensen las deficiencias de los anteriores de
lo contrario nuestro proyecto puede estar condenado al fracaso inclusive desde antes de iniciar
el mismo.
Para esto definimos los 4 factores implicados en un proyecto de TI, que son la negociación,
tecnología, metodología y los recursos.

1. Negociación
La etapa de negociación es la parte medular de un proyecto, desde aquí podrás
identificar rápidamente si tu proyecto tiene los argumentos para ser exitoso, o
está en riesgo el alcance y las expectativas de ambas partes.
Esta etapa la partimos en 2 importantes rubros, la negociación interna del
cliente (usuario final) y la negociación con el proveedor de servicios o el
departamento de TI.
a) Negociación Interna
Esta negociación suele ser la que define las directrices de todo lo involucrado
en el proyecto, donde se determinan los 2 puntos claves de todo el proyecto; la
duración pretendida y el presupuesto asignado al proyecto. Regularmente esta
negociación se da por un intermediario interno de TI con el usuario final que
regularmente no conoce de TI
Para la duración, es posible que este abierta a negociación o que el usuario
final espere un plan de trabajo del proveedor, pero el primer punto en contra
del éxito de tu proyecto es el caso más común, el proyecto debe estar tal fecha,
no importa cuando empieces, ni si están los requerimientos mínimos para
empezar a la brevedad dicho proyecto.
Para el presupuesto, este puede ser aprobado de la manera tradicional,
consigue al menos 3 propuestas económicas y la que nos convenza en costo
beneficio esa será la indicada. Lamentablemente el caso más común es
seleccionar la propuesta más económica (no necesariamente la mejor
propuesta en alcance o beneficios) y tomarla de base para negociar con los
otros proveedores que pudieran tener una mejor propuesta integral, esto puede
terminar en 2 escenarios: una guerra de precios entre los proveedores si el
proyecto vale la pena, o que seleccionen la propuesta más económica, con las
implicaciones que veremos en los otros factores de éxito.
b) Negociación Externa (para departamento de TI o proveedor externo)
Esta negociación se da entre el intermediario con el usuario final y el
departamento de TI de la empresa o el proveedor de servicios de TI.
Esta etapa es donde el proveedor analiza los requerimientos del proyecto y
hace una estimación de costo y tiempo, por diferentes factores es posible que
los mismos requerimientos difieran en precio y costo entre varios proveedores
del servicio. Es aquí donde las limitantes si es que hay de tiempo y
presupuesto para el proyecto toman la mayor importancia.
En un escenario sano, el decidir por la mejor propuesta en costo-beneficio-
tiempo suele ser la más acertada, lamentablemente el caso más común, es que
se tome la propuesta del proveedor que dijo 4 semanas, cuando todos los
demás al menos dijeron 8 y el costo sea en esa proporción o peor aún, con
tarifas mucho más bajas.
Al finalizar esta etapa, ya puede influir de manera positiva o negativa en
los otros factores.
Recomendación
Se debe analizar detalladamente el costo-beneficio del proyecto, ponderarlo en
valor de negocio y tomar la decisión con base en esto último. Si el proyecto
está limitado por el tiempo desde antes de empezar, está en riesgo el éxito del
proyecto, así como un presupuesto limitado y no en valor del negocio. Lo que
será otro riesgo adicional a tu proyecto. Si el proyecto no aporta un valor
tangible y medible es necesario reconsiderar si debería de desarrollarse.

2. Tecnología
Este factor es el siguiente en la secuencia del camino al éxito de tu proyecto
de TI, ¿Qué tecnología hay que usar?
En primera instancia la selección de la tecnología puede ser por los siguientes
factores:
a) Costo (definido en la negociación interna)
El costo cuando es una limitante, puede hacer que la tecnología seleccionada
dependa de ello, por lo cual puede optarse por una tecnología Open Source o
por una tecnología de renombre (donde las 2 son consideradas excelentes
opciones, solo que hay que considerar el impacto en los otros factores).
b) Infraestructura o políticas de la empresa
La infraestructura o políticas de la empresa definen que tecnologías deberían
usarse, muchas veces independientemente del tipo de proyecto.
c) Propuesta del proveedor seleccionado
El proveedor seleccionado puede hacer una recomendación de tecnología que
va en función a su propuesta económica, esto en determinados momentos
podrá marcar una pauta importante en si no es una tecnología “estándar” podrá
generar dependencia por mucho tiempo con dicho proveedor.
Recomendación

La selección de la tecnología es el siguiente factor en importancia, ya que todo

el esfuerzo de desarrollo se hará sobre cierta plataforma tecnológica, para lo
cual se debe considerar lo siguiente: si no es altamente justificable, no
selecciones una tecnología de cierto nicho de mercado. Es decir, existen
infinidad de tecnologías, pero según tu ubicación geográfica o cultura
tecnológica de tu país es posible que sea difícil encontrar recursos de ciertos
tipos de tecnología. Para lo cual podrás generar una dependencia total con tu
proveedor, además que si llegaras a encontrar apoyo en ese mismo nicho será
mucho más caro que una tecnología “estándar”.
Aunque no es una regla escrita, si es claro que en las localidades y a nivel
país, se adoptan afinidades con ciertas tecnologías para lo cual es fácil
conseguir apoyo para algunas, y para otras es necesario traer consultores de
otras localidades o países con los costos que eso requiere.
Por decir un ejemplo, en México, encontrar apoyo para aplicaciones .Net de
Microsoft es mucho más fácil y económico que encontrar el mismo apoyo para
tecnologías como JAVA, lo cual resulta que un consultor con conocimiento en
JAVA sea más difícil de conseguir y obviamente más caro, esto no indica que
una tecnología sea mejor que otra, recomendamos el siguiente artículo
de Salarios y Factores .

3. Metodología
Ya que decidimos las variables de presupuesto, tiempo y tecnología,
tendremos que decidir que metodología de trabajo tendremos que usar. Esto
debido a que según las características de nuestro proyecto, podremos
implementar de una u otra forma de trabajo, la más adecuada para cumplir las
expectativas funcionales y de negocio esperadas.
Definimos brevemente metodología, entendemos que son las reglas, políticas,
técnicas y procedimientos para el seguimiento del desarrollo de un proyecto.
Para esto existen muchas metodologías documentadas y en diferentes
clasificaciones (tradicionales, ágiles, etc.) y otras son adaptadas a cada
empresa (propietarias, pueden contener mezclas de metodologías).
Habiendo definido la metodología nos enfrentamos a la dependencia de los
primeros 2 factores de la siguiente manera.
La negociación de tiempo y presupuesto nos puede indicar el camino a seguir
en la selección de la metodología, primeramente para adoptar una metodología
tradicional (RUP por ejemplo) es necesario tener el tiempo y presupuesto
adecuado, es decir; estas implican un costo mayor en horas hombre en
documentar, analizar y definir todos los pasos de dicha metodología, pero son
recomendables en proyectos donde los equipos de trabajo son grandes y los
consultores cuentan con diversos perfiles y niveles de conocimiento.
En proyectos donde el presupuesto y tiempo son pequeños (o muy castigados
en la negociación) en relación al alcance funcional del proyecto, se
recomienda el uso de metodologías ágiles y/o propietarias. Las últimas
siempre y cuando estén orientadas al resultado y no al plan.
Aunque la metodología no tiene una dependencia con la tecnología
seleccionada, es necesario aclarar que ciertas tecnologías se adaptan mejor a
ciertas metodologías de desarrollo, por decir; los lenguaje orientados a objetos
son más fácilmente modularizables y reciclables que la programación
estructurada.
Un punto importante por definir en este factor de éxito es, si la metodología es
orientada al resultado o al plan. Se dice que las metodologías ágiles son
orientadas al resultado, es decir, a software funcional y no a actividades o
tareas en cierto tiempo. Para esto se necesita una administración de proyecto
flexible. Desde este punto entendemos que nuestro plan de trabajo original
puede sufrir cambios positivos o negativos buscando siempre el resultado
funcional. En el caso de metodologías orientadas al plan, son conocidas las
metodologías tradicionales como RUP, donde existen tareas por desarrollar
durante todas las etapas del proyecto, pero muchas de ellas no entregan
funcionalidad del software, solo los requerimientos de control y
documentación definidos por la metodología. Estas regularmente no son tan
flexibles por estructura, por lo cual se tienen que hacer renegociaciones
intermedias si se detecta o requiere funcionalidad nueva no solicitada en fases
anteriores.
Recomendación

La selección de la metodología de trabajo es un factor importante en la

búsqueda de un proyecto de éxito, para lo cual la selección de la metodología
debería ser de la siguiente manera.
Debido a que tenemos dependencia directa o indirecta de los 2 factores
iníciales que son la negociación y la tecnología, lo recomendable es
seleccionar nuestra metodología de trabajo con base en lo siguiente:
Si el proyecto requiere un equipo de trabajo grande debido a las etapas y
dimensiones del proyecto, el uso de una metodología tradicional es lo más
recomendable. Eso sí, el costo y tiempo deben ser proporcionales. De no ser
así, nuestro proyecto, antes de empezar, será un proyecto con pocas
probabilidades de éxito.
Si nuestro proyecto puede ser desarrollado con equipos pequeños de trabajo, lo
recomendable es el uso de metodologías ágiles, ya que dichas metodologías
están orientadas al resultado y no a las actividades. Pero para que nuestro
proyecto tenga certidumbre de éxito requiere, que además tenga una
administración flexible, es decir, el costo es menor a una metodología
tradicional, pero el tiempo puede ser variable debido a la búsqueda del
resultado final y no en base a una fecha de terminación donde no se consideren
los imponderables.

4. Recursos
El último factor del cual depende el éxito de nuestro proyecto son los recursos
que estarán involucrados, es decir, las personas y sus respectivos perfiles de
conocimientos y experiencia en el tipo de proyecto, metodología de trabajo y
tecnología.
La asignación de recursos a nuestro proyecto se puede dar de diferentes
maneras, iniciamos por la dependencia con cada factor previamente visto.
En la negociación se define las 2 variables principales de nuestro proyecto,
que son el tiempo y el costo, esto determinara la cantidad de recursos que
podremos disponer para nuestro proyecto, y más importante aún será el perfil
y experiencia que se pueda costear con el presupuesto asignado. En estos casos
la formula es sencilla, salvo que sea una estrategia comercial del proveedor
(por ejemplo: ganar un cliente, abrir mercado, etc.) :
“El nivel y la cantidad de recursos asignados a nuestro proyecto será directamente
proporcional al presupuesto de nuestro proyecto, independientemente del tiempo que
tengamos para dicho proyecto”.

Como vimos en los artículos previos, la selección de la tecnología + el

presupuesto del proyecto, influirá positiva o negativamente en el perfil y
experiencia de los recursos asignados, es decir, hay ciertas tecnologías donde
la oferta y la demanda de dicho perfil técnico determinaran los costos de los
recursos, recomendamos el siguiente artículo de Salarios y Factores . Si la
tecnología es de cierto nicho o muy especializada, esto generará una
dependencia durante mucho tiempo de nuestro proveedor seleccionado, que
posteriormente si acaso la tarifa inicial fue económica, ya existiendo la
dependencia el proveedor podrá renegociar tarifas nuevas en etapas posteriores
del proyecto.
En la metodología seleccionada y su relación con los recursos es como sigue.
Para ciertas metodologías se requiere cierta cantidad y perfiles especiales de
los recursos involucrados, es decir, se determinan responsabilidades y roles
especiales tanto como para administrar, controlar y desarrollar, para lo cual en
muchos casos es difícil que un recurso pueda cubrir varias funciones. Por lo
tanto, ciertas metodologías requieren diferentes perfiles de recursos durante
las diferentes etapas del proyecto, por decir un ejemplo, Project Manager,
Software Architect, Data Architect, DBA, Developer Senior, Developer
Junior, Project Leader, Tester entre otros.
Recomendación

La selección de los recursos deberá ser en función a los factores de

negociación, tecnología y metodologías, es decir, los perfiles y experiencia de
los recursos, deberán ser los adecuados a nuestras variables del proyecto, si
por alguna razón los recursos no dominan la tecnología, ó no tenemos los
recursos suficientes para cubrir el plan de trabajo en tiempo, ó asignamos
juniors o practicantes (de manera arbitraria) para reducir costos, nuestro
proyecto estará muy limitado en sus posibilidades de éxito. Un caso común es
que algunas empresas prefieren tener una mayor cantidad de recursos juniors ó
practicantes que reduzcan costos y por cantidad de recursos puedan tener el
proyecto a tiempo, lamentablemente estos casos son difícilmente ejemplos de
éxito, es posible que el proyecto se termine, pero la calidad dejará mucho que
desear y en muchos casos el re-trabajo costará más que hacerlo bien a la
primera, donde aplica el conocido refrán “lo barato, sale caro”.