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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

PG114

PROCEDIMIENTO GENERAL DE TRAZABILIDAD,


SEGREGACIÓN Y BALANCE DE MASAS
(BRC 3.9 / IFS 4.18 / TFS 19 / AF 13;14)
Elementos del procedimiento general:

1.- Modificaciones del documento


2.- Objeto y alcance
3.- Responsabilidades
4.- Definiciones
5.- Documentación de referencia
6.- Balance de masas
7.- Descripción del proceso
8.- Verificación del sistema de trazabilidad
9.- Archivo de registros
10.- Anexos

Rev. 18, enero 2.024


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PROCEDIMIENTO GENERAL DE TRAZABILIDAD, SEGREGACIÓN Y SGC – PG114
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1.- Modificaciones del documento

Ed. Resumen de la modificación Fecha

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2.- Objeto y alcance

El objeto del presente procedimiento es definir el sistema empleado por


_________para la realización de balance de masas y para la identificación, segregación y
trazabilidad de las materias primas y materiales auxiliares empleados en la producción de los
productos finales comercializados.

El alcance de este procedimiento es toda la producción primaria en campo, la


confección en almacén y el transporte para la entrega al cliente, además de todos los
elementos involucrados en estos procesos.

3.- Responsabilidades

La persona responsable de calidad de _______________________ es la persona


asignada para gestionar y verificar el sistema de trazabilidad junto con el personal técnico de
calidad y la persona responsable de medioambiente, siendo ésta última la responsable de
realizar el balance de masas y su posterior verificación.

Además de las responsabilidades generales, dentro del sistema de trazabilidad hay


responsabilidades específicas para determinado personal a lo largo de todo el ciclo
productivo. Las responsabilidades adicionales se especifican en los apartados de a
continuación.

3.1.- Responsable de semillero

Se encarga de cumplimentar los registros de las siembras con la fecha real de siembra
y el número de lote de las semillas sembradas y la cantidad. Además, realiza una fotografía
digital al envase de las semillas, con indicación del número de siembra.

3.2.- Responsable de la cuadrilla de plantación

Se encarga de identificar la plantación en campo mediante la colocación de una tabla,


que se coloca al inicio de la plantación donde se indica: fecha, SR (Semana de Recolección),
variedad, número de bandejas plantadas, superficie ocupada y una flecha con la dirección en
la que se ha producido la plantación. La información para la confección de las tablas se toma
del albarán del semillero.

3.3.- Regantes

Se encarga del cuidado de la plantación y de registrar, junto con los aplicadores,


todas las operaciones realizadas en los formatos establecidos por la organización.

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3.4.- Aplicadores de tratamientos fitosanitarios

Son los responsables de colocar las pegatinas identificativas del tratamiento


realizado, indicando la fecha exacta en que se realiza el tratamiento.

3.5.- Responsable del cultivo

Es la persona encargada de la producción del cultivo, así como su gestión técnica y de


todas las labores asociadas a ello. Esta persona deberá de tener una formación profesional
adecuada a este cargo. La principal tarea para desarrollar será el mantenimiento del
cuaderno de campo, así como sus aplicaciones.

3.6.- Responsables de recolección

Controla el proceso de recolección para asegurar que todo el producto recolectado


es correctamente identificado, mediante el albarán de recolección.

3.7.- Técnicos de control de calidad

Recoge el parte de recolección e introduce los datos en el programa informático,


comprobando que cumple las especificaciones de materia prima.

3.8.- Responsable de almacén

Coordinar el almacén y supervisar a los trabajadores para que mantengan la


identificación de los palés durante el proceso de manipulación, carga y expedición del
producto.

3.9.- Personal encargado de línea

Son las responsables de apuntar en el parte de entrada de producto los lotes del
material auxiliar y de los aditivos con los que se confecciona el producto final.

3.10.- Personal de expediciones

Son los responsables de disparar con los lectores ópticos a todo el producto que es
expedido, con esto conseguimos la trazabilidad hacia delante. En algunos casos, en que el
operario no está cualificado para realizar el disparo mediante los lectores ópticos, los lotes
son apuntados en una cuartilla parta que posteriormente sean asignados manualmente al
cliente final.

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4.- Definiciones

- Empresa alimentaria: toda empresa pública o privada que, con o sin ánimo de lucro, lleve a
cabo cualquier actividad relacionada con cualquiera de las etapas de la producción,
transformación y la distribución de alimentos.
- Trazabilidad: la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de
producción, transformación y distribución, de un alimento, un pienso, un animal destinado a
la producción de alimentos o una sustancia destinados a ser incorporados en alimentos o
piensos o con probabilidad de serlo (según Reglamento CE Nº 178/2002). Otra definición es
la capacidad para seguir el movimiento de un alimento a través de etapa(s) especificada(s)
de la producción, transformación y distribución (adoptada por la comisión del Codex
Alimentarius, en su 27ª sesión celebrada de 28 de junio a 3 de julio de 2004).
- Trazabilidad hacia atrás: Permite conocer la procedencia de los productos frescos y los
envases que entrarán a formar parte de los productos comercializados por la empresa.
Trazabilidad hacia delante: Permite conocer el destino del producto comercializado (donde
se ha distribuido).
- Trazabilidad del proceso: Permite determinar los tratamientos aplicados y las posibles
incidencias que pudieran ocurrir durante la manipulación y estancia de un producto
determinado en el almacén (máquinas, operarios, etc.) Entradas y salidas del proceso.
- Código de trazabilidad o lote de materia prima de almacén: es el código asignado
informáticamente a una partida de materia prima (entrada). El Código de ocho dígitos que
identifica al lote de producto. Las dos primeras cifras pertenecen al año en que se manipula
el producto.
- Lote: corresponde a la semana y día (o mes y día) de salida o de venta. Código que
identifica el día en que se confecciona la mercancía.
- Efectivo productivo/ plantaciones o lote de materia prima de campo: código que
identifica las plantaciones en las distintas fincas de los proveedores asociados. El código está
compuesto de nueve dígitos, generalmente, de los cuales los cuatro primeros pertenecen al
año natural y los cinco dígitos siguientes corresponden al contador automático.
- Albarán de entrada materia prima: Documento generado en almacén que relaciona el lote
de materia prima de campo (proveniente del parte de recolección) con el lote de materia de
prima de almacén.
- Balance de masas: consiste en registrar con precisión todas las cantidades de productos
entrantes certificados y no certificados. Se deben registrar los índices de conversión. Se
deben registrar las cantidades vendidas.

5.- Documentación de referencia

o Manual de Calidad de _________________________________, versión en vigor


o BRAND REPUTATION COMPLIANCE GLOBAL STANDARDS (BRCGS) FOOD, versión en
vigor
o INTERNATIONAL FEATURES STANDARDS (IFS) FOOD, versión en vigor
o GLOBAL G.A.P., versión en vigor
o TESCO FOOD STANDARD (TFS) FOOD, versión en vigor

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6.- Balance de masas

Todos los productos comercializados por ____________________________________


son registrados en el sistema ERP de la organización, incluyendo también un resumen de las
cantidades tanto de las entradas (incluidas compras) como salidas de producto (ventas,
rechazos, residuos, etc.), además de almacenados. También se incluye la merma de cada
producto, de forma que se pueda contabilizar las ganancias y pérdidas aceptables.

Los productos certificados en Global G.A.P. son identificados de aquellos que no


estén certificados, registrando los insumos y salidas de cada uno de ellos, de forma que haya
un equilibrio constante.

El balance de masas se realiza como mínimo de forma anual, aunque podrá realizarse
con una frecuencia menor, estando todos los documentos relacionados identificados y
debiendo realizarse siempre antes de la auditoría del organismo de certificación.

7.- Descripción del proceso

El sistema de trazabilidad está gestionado mediante el programa implementado de


tipo Enterprise Resource Planning (ERP), denominado __________. A través de este
programa, ________________________________ controla y registra la identificación del
producto (materia prima), los materiales auxiliares y otros elementos (aditivos) en todas las
etapas del proceso productivo.

El producto hortofrutícola tiene la particularidad de que el lugar de producción y el


de confección-almacenaje del producto no es el mismo, por tanto, la trazabilidad implica un
control y conocimiento del producto, del proceso en cada etapa y de la forma en que estas
se enlazan.

A continuación, se describen todas las etapas del proceso productivo y la gestión de


la trazabilidad realizada en cada una de ellas.

7.1.- Semillero

La persona responsable del semillero recibe la comunicación para iniciar la


germinación de una determinada cantidad de semilla, de un determinado cultivo y de una
determinada variedad cuyo trasplante se realizará en una determinada finca (identificadas
con el número de siembra), para una determinada Semana de Recolección (SR). Con la
información proporcionada, se elabora una tablilla amarilla donde se identifica el lote
(número de siembra, SR, variedad, fechas de siembra y salida del semillero y número de
bandejas). Esta información acompaña a las bandejas de siembra hasta su trasplante en
finca.

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Al finalizar el ciclo de siembra en el semillero, se confecciona un albarán indicando la


salida de planta del semillero, donde se indica el número de siembra, finca, cultivo, SR,
variedad y cantidad plantas.

7.2.- Trasplante en campo

Las personas encargadas de las cuadrillas de trasplante realizan la plantación en la


explotación agrícola, procediendo a identificar la plantación en la parcela correspondiente.
La identificación se produce mediante la colocación de una tablilla donde se indica la fecha,
SR, variedad, número de bandejas, superficie ocupada y una flecha para indicar el sentido de
la plantación.

El albarán que acompaña a las plantas desde el semillero regresa a la oficina del
departamento técnico, donde se mecaniza en el programa informático y generar una
identificación llamada “Efectivo Productivo”.

7.3.- Producción en campo

Una vez se ha realizado el trasplante en campo, el regante o encargado de campo


anotan toda la información sobre la fertiirrigación aplicada al cultivo, mientras que las
aplicaciones serán registradas por los aplicadores, cumplimentando el parte de tratamiento
(realizado previamente por los responsables del cultivo) y trasladando la información a los
responsables del producto. Ambos registros serán trasladados a la oficina del departamento
técnico, donde se mecaniza en el programa informático.

El producto residuo cero o ecológico será cultivado en aquellas fincas autorizadas o


certificadas para tal fin, siguiendo las estrictas indicaciones del técnico de campo
responsable de su cultivo que velará por cumplir el protocolo diseñado por la empresa.

7.4.- Recolección y transporte

La recolección es autorizada por gerencia junto con el responsable del cultivo, siendo
llevada a cabo por la persona responsable y su cuadrilla de recolección, identificando en
todo momento el producto recolectado y la información indicada en la tablilla de la
plantación.

Toda la información de la plantación, la explotación agrícola, la higiene de la


recolección y la información del transporte será recogida en el documento Parte de
Recolección. Tanto la persona responsable de la recolección como el transportista
cumplimentará y firmará el parte con sus datos.

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El Parte de Recolección es transportado junto el producto recolectado hasta las


instalaciones, donde será entregado al personal de calidad en la recepción.

En el caso de producto residuo cero, su recolección se llevará a cabo por una cuadrilla
de recolección homologada para tal fin, siendo transportado de forma segregada al producto
convencional. El producto ecológico no entra en las instalaciones, pero la entrada de
recepción será efectuada por el personal de control de calidad en la recepción mediante el
albarán de corte.

7.5.- Recepción en las instalaciones

A la recepción de las instalaciones llegan la materia prima, material auxiliar y aditivos


(hielo), siendo gestionada la trazabilidad de cada uno según lo indicado a continuación.

7.5.1.- Materia prima

El personal de control de calidad en la recepción recogerá de manos del chófer del


transporte el Parte de Recolección que acompaña a la materia prima, procediendo a
introducir estos datos en el sistema ERP y generar un Parte de Entrada de Producto.

Durante la elaboración del Parte de Entrada de Producto le es asignado un número


de lote a la materia prima, relacionando la entrada de almacén con los datos aportados
desde campo (efectivo productivo) y lo acompañará hasta el final de la vida del producto.

El número de lote está constituido por un valor numérico de ocho cifras, siendo las
dos primeras cifras correspondientes al año en curso, y las seis restantes números
correlativos generados por el sistema ERP. De esta forma, el lote quedaría de la siguiente
forma:

XXYYYYYY

Todo el producto certificado en Global G.A.P. aparecerá con su GGN (productor) en el


encabezado del Parte de Entrada de Producto, siendo unido al número de lote asignado y
arrastrándose hasta el final también. El producto no certificado no contendrá ningún
número, apareciendo este espacio vacío y siendo almacenado separado del producto
certificado e identificado. La homologación de proveedores junto con toda su
documentación necesaria se encuentra definida en el procedimiento PG106 Gestión de
proveedores y compras.

Además del Parte de Entrada de Producto, se generarán tantas etiquetas de


identificación como palés o palots contenga el lote generado, con el fin de identificar el
producto durante la manipulación y generar los consumos correspondientes.

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En cuanto al producto cultivado bajo el protocolo de Residuo Cero a su recepción en


almacén y previa comprobación de que efectivamente no tiene residuos, este es identificado
como residuo cero en el Parte de Entrada de Producto y así es etiquetado hasta su
expedición.

En cuanto al producto cultivado bajo el protocolo de NURTURE a su recepción en


almacén y previa comprobación de que efectivamente es producto NURTURE, este es
identificado en el albarán de entrada y así es etiquetado hasta su expedición.

7.5.2.- Material auxiliar

El material auxiliar es recepcionado por el personal responsable, verificando que la


mercancía corresponde con el albarán de entrega y realizando un control de calidad del
producto suministrado, firmando el albarán posteriormente.

El material auxiliar viene ya loteado por el propio proveedor, por lo que este número
de lote es mecanizado en el sistema ERP a la hora de realizar la entrada de producto.

La gestión de los materiales auxiliares en el almacenaje es PEPS (Primeras entradas-


Primeras salidas), es decir, lo que primero entró sale primero.

7.5.3.- Aditivos (hielo)

El hielo producido en las instalaciones de Santa Cruz es registrado en el sistema ERP y


almacenado en la propia instalación y trasladado a las otras instalaciones de manipulado de
la organización, donde se verifica la correcta identificación en los palots.

En caso de hielo proveniente de proveedor externo, se realiza una verificación por el


personal de control de calidad, tanto por su higiene como por la correcta identificación,
siendo registrado en el sistema ERP.

7.6.- Almacenamiento de producto y materia auxiliar

La materia prima correctamente identificada es almacenada en las cámaras de


refrigeración MP, disponiéndose en columnas (hileras) en las calles marcadas, en donde el
palé o palot inicial indica la posición del resto del lote.

El producto certificado en Global G.A.P. es separado del producto que no se


encuentra certificado en diferentes cámaras. Al mismo tiempo, el producto residuo cero será
almacenado en cámaras específicas destinadas a este producto.

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El producto NURTURE es almacenado en las cámaras con una copia del albarán de
entrada en el cual se identifica en la parte en la parte central del albarán la palabra
NURTURE.

El material auxiliar es almacenado en la nave de material auxiliar (sección 2) tras ser


aceptado en la recepción, indicando la trazabilidad e identificación en etiquetas. Desde esta
nave, es trasladado y almacenado en las zonas habilitadas de cada instalación de
manipulado.

7.7.- Manipulación y confección

Al realizar un pedido un cliente y ser comunicado a producción, la materia prima es


conducida hasta la alimentación de las líneas de producción, donde el personal encargado
de línea anota el identificador del lote e informa al personal de control de calidad, el cual
procederá a abrir el lote tras verificar su idoneidad.

Cuando se produce el agotamiento de un lote, se deja agotar todos los productos de


la línea, para de nuevo comenzar el proceso tomando nota del nuevo lote. En caso de no
producirse el agotamiento del lote, el cartel identificador que porta el número identificador
del lote es devuelto a la cámara con las anotaciones correspondientes a las confecciones
realizadas.

Durante la manipulación, el personal en la entrada de las líneas de producción


controla la cantidad de producto consumida mediante la lectura de las etiquetas dispuestas
en cada palé o palot. Si se requiere realizar un proceso de reelaboración de producto
confeccionado, la trazabilidad se mantendrá.

El producto no certificado en Global G.A.P. únicamente es confeccionado para


aquellos clientes no tienen en sus requisitos la obligatoriedad de producto certificado,
siendo manipulado en líneas separadas o en la misma línea, vaciando completamente la
línea previamente. No se mezclarán producto certificado y no certificado.

El producto residuo cero es confeccionado en líneas de manipulación separadas del


producto normal, de forma que no se pueda cruzar material vegetal.

Los pedidos para el cliente final TESCO, que en nuestro caso se trabaja a través de
FLAMINGO, únicamente pueden ser confeccionados con producto NURTURE.

El material auxiliar es conducido hasta la línea de producción, donde el personal


encargado de línea anota el número identificador del lote en el parte de producción. De
igual forma, el hielo empleado en las confecciones con hielo consumido en la línea de
producción e indicado en el parte de producción.

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El hielo es producido constantemente de forma semanal, iniciando su fabricación


cuando el personal de control de calidad genera un lote específico en el sistema ERP para el
hielo y abre la producción. El lote de hielo fabricado abarca toda la semana de producción.

7.8.- Etiquetado e identificación de producto confeccionado

El producto confeccionado es identificado con el número de lote establecido en la


recepción mediante impresión en el envasado empleando máquinas loteadoras a la salida de
la línea de confección o mediante colocación de etiquetas previamente impresas.
El sistema de loteado de producto confeccionado es idéntico para todos los
productos comercializados, exceptuando para el brócoli y el producto de IV Gama, los cuales
difieren en la identificación del producto confeccionado. Estas excepciones se especifican en
los apartados inferiores.

7.8.1.- Loteado de brócoli confeccionado

La identificación del brócoli confeccionado no emplea el número de lote de la


recepción de producto, sino que se rige por un número de lote de producción diario,
independientemente de los lotes de materia prima empleados.

El lote de brócoli confeccionado consta de un valor numérico de ocho cifras, siendo


su disposición y significado el siguiente:

AAXXYYZZ

 AA: Hace referencia al año en curso


 XX: Hace referencia al mes del año en curso
 YY: Hace referencia al día del mes
 ZZ: Hace referencia al día de la semana

7.8.2.- Loteado de producto de IV Gama

La identificación del producto de IV Gama confeccionado no emplea el número de


lote de la recepción de producto, sino que se rige por un número de lote continuamente
cambiante entre envasados de un mismo lote de entrada, en el que interviene la hora y el
minuto de su manipulación.

El lote de producto de IV Gama consta de un valor numérico de nueve cifras, siendo


su disposición y significado el siguiente:

XXYYYHHMM

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 XX: Hace referencia al año en curso


 YYY: Hace referencia al día según el calendario juliano, abarcando desde 001 hasta
365 (366 en caso de año bisiesto)
 HH: Hace referencia a la hora del día en la que se ha obtenido el producto
confeccionado
 MM: Hace referencia al minuto de la hora del día en la que se ha obtenido el
producto confeccionado

7.9.- Almacenamiento de producto confeccionado

El producto confeccionado e identificado, es trasladado a las cámaras de


refrigeración de producto final, siéndole colocadas etiquetas en los palés o palots, donde se
indica toda la información del producto al respecto y el certificado Global G.A.P. del
productor.

En el caso de producto confeccionado no certificado en Global G.A.P., éste es


almacenado en cámaras de refrigeración de producto final separadas del producto
certificado, colocándose una identificación en los palés o palots.

El producto residuo cero es almacenado en cámaras separadas del resto de


productos, siendo identificado correspondientemente.

El producto NURTURE es almacenado en las cámaras de producto terminado con una


pegatina sobre el palé que identifica que es producto TESCO, además se indica la orden de
producción POXXXXX.

El hielo fabricado es almacenado en las cámaras de producto final de las instalaciones


de manipulado, tanto en las que ha sido fabricado como en las que ha sido trasladado.

7.10.- Carga y expedición

El producto confeccionado y almacenado es introducido en los respectivos camiones


subcontratados o de los clientes, siendo leídos sus códigos de barras mediante un sensor
óptimo por el personal responsable de la carga. De esta forma, se realiza la salida del
producto de las instalaciones y su eliminación del stock.

Una vez que todos los palés de producto confeccionado han sido leídos con el lector
óptico y ha tomado toda la información, el personal de expediciones genera el albarán de
salida y todos los documentos adjuntos, en los que se registra toda la información
correspondiente a la carga. En los albaranes de salida aparecen los GGN de los productos,
siendo revisados de forma que verifique su idoneidad con el cliente.

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Las transferencias de producto entre las instalaciones de manipulado se realizan de la


misma forma que la carga de producto confeccionado, generando un albarán de
transferencia interna en vez de un albarán de salida.

8.- Verificación del sistema de trazabilidad

La verificación del sistema de trazabilidad se hace mediante la realización de pruebas


de trazabilidad, debiendo trazar todo el rango de productos comercializados, incluyendo los
envases primarios empleados en las confecciones de los productos.
Las pruebas de trazabilidad se realizan de dos formas diferentes, las cuales son las
siguientes:

 Trazabilidad hacia atrás: Trazabilidad desde el producto terminado hasta el


proveedor de las materias primas.
 Trazabilidad hacia delante: Trazabilidad desde el proveedor de las materias primas
hasta el producto terminado.

Las pruebas de trazabilidad realizados serán registradas en el formulario F01PG114,


donde incluirá un resumen de los documentos empleados y las relaciones entre ellos. Los
documentos empleados en la prueba de trazabilidad son los siguientes:

1. Documentación relativa al semillero (trazabilidad de la semilla, siembra y


tratamientos)
2. Documentación relativa al trasplante en campo (albarán de salida y ficha del cultivo
en campo)
3. Documentación relativa al cultivo en campo (cuaderno de campo completo)
4. Documentación relativa a la recolección (parte de recolección, registro de cuchillos y
limpieza del camión de transporte)
5. Documentación relativa a la recepción (control de recepción y parte de entrada de
producto)
6. Documentación relativa a la producción (parte de producción, control de calidad y
control de vida útil)
7. Documentación relativa a la expedición (pedido del cliente, control de expedición y
orden de transporte)
8. Documentación relativa a las instalaciones (registros de L+D, inspecciones internas,
preoperativo, temperatura de cámaras, registros del agua, registros de cuchillos, etc.)
9. Documentación técnica (especificaciones de materia prima, producto confeccionado
y material auxiliar)
10. Informe analítico del producto
11. Balance de masas (producto y material auxiliar)

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La documentación de la orden de transporte e informe analítico se obtendrán en


caso de haberlas, mientras que en los balances de masas se incluirá la siguiente información
obligatoria:

 Producto: Entrada del lote (con la cantidad total) y las salidas del lote a todos los
clientes (con sus cantidades correspondientes) junto con la producción donde se
incluya la merma, siendo validada.
 Material auxiliar: Cantidad total de lámina y etiquetas (empleadas y sacadas)
respecto a la cantidad real gastada de ellas, incluyendo la merma y su validación.

La prueba de trazabilidad se realizará tanto hacía delante como hacía atrás al menos
una vez al año, abarcando todos los grupos de productos comercializados. La duración de la
prueba será inferior a 4 horas, siendo válida la información dentro las 24 horas siguientes en
caso de países con franja horaria diferente.

En el caso del cliente TESCO, la prueba de trazabilidad incluirá las dos variantes (hacía
delante y hacía atrás) para los productos suministrados, siendo realizado fuera de los
horarios laborales.

9.- Archivo de registros

Responsable de su Tiempo de
Registro
Conservación Retención
Documentación del sistema de gestión de
Responsable de Calidad 3 años
trazabilidad durante el proceso productivo
Informe de trazabilidad Responsable de Calidad 3 años

10.- Anexos

10.1.- Anexo I. “Documentación del sistema de gestión de trazabilidad durante el


proceso productivo”
10.2.- Anexo II. F01PG114 “Informe de trazabilidad”

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