CredibanCo S.A.

Retos del BI en la organización

Álvaro Adolfo Pabón Villabona - ID 100341542

Gina Paola Munévar Vega - ID 100341881

María Alejandra Garzón Goyes - ID

Jessica Saavedra Cotrina - ID 100049477

Politécnico Grancolombiano

Estado del arte de la Gestión y de la Administración de la Información

02 de agosto de 2023
 CredibanCo S.A. a lo largo de 51 años ha trabajado con el propósito de transformar los
pagos electrónicos para contribuir al crecimiento del país y como red confiable encargada del
procesamiento de transacciones y realizar los respectivos procesos de compensación y
liquidación. Promueve la digitalización y la interoperabilidad de todo el sistema, a través de
ofertas de valor y soluciones innovadoras para todos sus clientes.

Al realizar un análisis de los seis grandes desafíos que enfrenta el BI en CredibanCo S.A
se pudo identificar qué; con relación a los datos, la empresa está en proceso de transición dado el
cambio de Core realizado hace un tiempo, es por este motivo que cuenta con diferentes
plataformas y fuentes de información, además, alguna información, es recibida en sucursales
fuera de la casa matriz y esto también genera inconsistencia. Adicionalmente se evidencia que en
ciertas fuentes de información se visualizan datos muy antiguos que son poco relevantes o
incompletos que no van acorde a la realidad de sus clientes, esto dificulta en ocasiones las
soluciones oportunas dificultando el cumplimiento de la promesa de valor de la empresa, se
precisa que el mayor impedimento es la nueva plataforma con la que cuenta la compañía, donde
se debe centralizar gran cantidad de la información, la cual tiene dependencia de un proveedor.
Por lo cual, en su mayoría los ajustes que se requieran deben ser ejecutados por un tercero, lo que
genera reprocesos y demora en lo que se quiere lograr. Con respecto a la tecnología la empresa
cuenta con procesos estandarizados y debidamente documentados al alcance de todos, esto se
realiza a través de tecnologías de automatización lo que ha permitido cambiar los procesos
repetitivos por actividades analíticas y de mayor impacto, al mismo tiempo la información
requerida para análisis de datos, aunque alguna provenga de fuentes diferentes, están disponibles
para consultas, alimentan los programas que favorecen el análisis de los mismos y cuenta con un
back up de la información. Sin embargo, para desarrollar una plataforma propia se requiere de
una inversión importante, tiempo y personal. Además, se tendría que realizar un proceso de
migración que puede generar alto impacto de cara al cliente lo que no sería beneficioso, pues la
empresa acaba de pasar por un proceso de migración. Ahora bien, con relación a los usuarios
ellos tienen conocimiento de los procesos de minería de datos y automatización acorde a su roll,
realizan capacitación a los trabajadores en temas de manejo de tecnologías de la información,
transformación del negocio y digitalización, pero en algunas ocasiones no se aprovechan los
conocimientos adquiridos por el personal interno, y se buscan fuentes de conocimiento a través
de nuevas contrataciones. Adicionalmente la empresa se abstiene de invertir en dichas
capacitaciones dada la rotación de personal, considerando que esta inversión es una perdida,
porque después de adquirir el conocimiento algunos empleados se van para otras empresas.

Es momento de hablar de los procesos de CredibanCo S.A. la empresa se encuentra

certificada en normas ISO, PCI, PCI DSS, ISAE 3442, las cuales han permitido enfocar su
gestión en estandarizar la información, permitiendo la elaboración y almacenamiento de la
misma a través de herramientas como DocManager y SharePoint que se encuentran al alcance de
todos los trabajadores, donde es posible visualizar los procedimientos, además se evidencia
dentro de cada nivel de servicio que algunos procesos son manejados por una sola persona esto
dificulta que el proceso continue su funcionamiento normal ante la ausencia del responsable a
cargo, debido al desconocimiento en la consulta de dicho procedimiento, sumado a esto la
complejidad de algunos de los principales procesos y la falta de tiempo, dificultan el proceso de
capacitación y empalme entre los miembros del equipo para garantizar la implementación de la
figura de Back ups.
 En cuanto a las estrategias actualmente la empresa se encuentra enfocada en 5 pilares
fundamentales: orientación al cliente, digitalización, diferenciación, time to market y confianza.
Los indicadores de cumplimiento de estos pilares están totalmente documentados y se presentan
a través de varias herramientas, como lo es POWER BI y tableros de control, no obstante, dado
el proceso de transición y la demanda de novedades que se deben atender producto de la
migración, algunas veces a pesar de contar con la información se dificulta la aplicación de los
planes de acción teniendo en cuenta que se da prioridad a la estabilización y atención de las
novedades, aunque esto no impide del todo que se tomen acciones, sí retrasa el proceso. Por
último, se mencionan los desafíos encontrados en la cultura organizacional de Credibanco, cabe
resaltar que en este momento la empresa se encuentra en etapa de transición en su proceso de
digitalización, y esto ha hecho que se creen equipos de trabajo por niveles de servicio, que no
están alineados con la estrategia y generen resistencia a los cambios, implementando estrategias
propias que no van alineadas con la nueva realidad de la organización. Asimismo, se observan
empleados y equipos de trabajo que no tienen capacidad de adaptación e insisten en mantenerse
con métodos de trabajo tradicionales y por ende no aportan a la generación de nuevas ideas, ni a
la automatización de procesos.

Luego de haber identificado los principales retos que enfrenta la inteligencia de negocios
en Credibanco, se plantean propuestas para su mejoramiento tales como; garantizar la migración
total de la información realizando la centralización de los datos de todas las sucursales acorde a
la estrategia planteada en la casa matriz en una sola plataforma. Y realizar procesos de
actualización de información, que permitan depurar lo redundante y poco relevante. En relación
con la tecnología es necesario evaluar constantemente que la inversión realizada se distribuya de
forma equitativa para cubrir todos los procesos en cada nivel de servicio; desarrollar plataformas
tecnológicas propias, sin depender de proveedores y de esta manera pueda estar sujeta a ajustes
cuando el negocio lo requiera, reduciendo tiempos y costos e igualmente cubriendo las
necesidades de todos los frentes de gestión. Por otro lado, tenemos a los usuarios quienes son
parte fundamental de la compañía por tal razón es indispensable mantener capacitaciones a
través de las estrategias de learning camping e incentivar a los colaboradores a hacer parte de los
procesos de automatización, involucrándolos en el desarrollo de las herramientas, garantizando
que suplan las necesidades, que se encuentren alineadas con el proceso del área, sea
comprensibles y de fácil manejo.

Para los procesos que se llevan a cabo en Credibanco es preciso que la democratización
del conocimiento se aplique y ejecute en el desarrollo de los procesos, permitiendo que todos los
colaboradores de cada área estén en igualdad de condiciones para dar manejo a los procesos,
igualmente garantizar la presencia de back ups, que permitan cubrir las necesidades del área ante
la ausencia de agentes que manejen los procedimientos principales. De la misma manera se
resalta la importancia de que la estrategia y sus objetivos sean interiorizados por cada uno de los
miembros de la organización, por lo cual es necesario recodar en cada comité de seguimiento de
cada área, cuáles son los indicadores que van alineados a cada estrategia, comunicar la etapa en
que se encuentran y los planes de acción que se deben realizar para garantizar el cumplimiento.
Para finalizar las estrategias planteadas con el fin de superar los desafíos que trae consigo el BI
en Credibanco se propone fortalecer y garantizar los procesos de capacitación en el manejo de
las herramientas de información y sobre todo en los cambios que se realizarán enfatizando el
motivo por el cual se realizan, se debe evaluar con ejercicios enfocados en casos reales el
entendimiento de los cambios, herramientas y plataformas.

Si se habla de los retos que enfrenta el BI es trascendental identificar quien o que pudiese
impedir que una propuesta encaminada en fortalecer la compañía se haga realidad, para
Credibanco que es una organización que le apuesta a la digitalización de todos sus procesos y
atraviesa en este momento por una etapa de transición importante, el transformar la mentalidad
de los colaboradores, directivos, proveedores y clientes no es una tarea difícil, cambiar la cultura
organizacional se puede convertir en un serio impedimento que podría entorpecer el
cumplimiento de esta propuesta, el cambio de paradigmas, abandonando métodos de trabajo
operativos y repetitivos, por procesos automatizados, puede generar una seria resistencia al
cambio que podría conllevar a una pérdida de clientes que encuentren resistencia al cambio,
sumado a ello el que algunos miembros de la organización comenzando por los lideres que
manejan equipos de trabajo, puede entorpecer el cumplimiento de la propuesta planteada;
igualmente, el centralizar las funciones en una sola persona, generando dependencias ya que la
información no es replicada permitiendo que el cumplimiento de los objetivos aún en ausencia de
ciertos miembros del equipo de trabajo.

manifiestan que existen seis grandes desafíos en la explotación de un BI:

Preguntas

1-De los 6 retos que enfrenta el BI(USUARIOS. TECNOLOGIA, DATOS, PROCESOS, ESTRATÉGIA Y CULTURA
ORGANIZACIONAL) ¿Cuáles son los que están impidiendo que la gestión de la información se gestione de
forma correcta? Describalos.

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2-¿Qué propone para superar los retos del BI hallados?

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3-¿ quien o que pudiese impedir que su propuesta se haga realidad? Arguemente porqué, ese quien o
que, pudiese impedir que su propuesta se implementara.

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