CODIGO: GRH-P-02

PROCEDIMIENTO EVALUACIONES VERSION: 02

MÉDICAS LABORALES FECHA: 10-06-2019
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SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ

ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
ISO 45001:2018
NORSOK S-006:2003

SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

REQUISITOS
DOCUMENTO CONTROLADO

Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en

parte sin previa autorización de la empresa INTRANSCAP S.A.S

Elaborado por: CONTROL Revisado

DE CAMBIOS Aprobado por:
FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSION
01-08-2020 CREACION DEL DOCUMENTO 00

HECTOR FABIO ANDREA MONTENEGRO JOSE ANTONIO

TOVAR CABALLERO MELENDEZ PABON CORAL
Asesor HSEQ Coordinador HSEQ - Operativo Representante Legal
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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y
CONTRATACIÓN DE PERSONAL FECHA: 01-08-2020
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1. OBJETIVO

Establecer y documentar pautas para la realización de exámenes médicos de ingreso,

periódicos, de retiro, reubicación y post-incapacidad, reintegro laboral a realizarse al
personal de INTRANSCAP S.A.S, para valorar su estado de salud en relación con la
ocupación.

2. ALCANCE

Inicia con la solicitud o programación de examen médico de ingreso, periódico, post-

incapacidad o retiro y termina con la recepción de certificado de aptitud médica.

Las evaluaciones médicas se realizan a todo el personal que se encuentre vinculado o que
se va a vincular a la empresa.

3. DEFINICIONES

 Examen médico de ingreso (EI): Es aquel que se realiza para determinar las
condiciones de salud del trabajador antes de su contratación, en función de las
condiciones de trabajo a las que estaría expuesto, acorde con los requerimientos de la
tarea y el perfil del cargo.
 Examen médico periódico (EP): Es el que se realiza con el fin de monitorear la
exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones
temporales o permanentes de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la
exposición al medio ambiente de trabajo. Así mismo, para detectar enfermedades de
origen común, con el fin de establecer un manejo preventivo
 Examen médico de retiro (ER): Evaluación médica ejecutada cuando se termina la
relación laboral, con el objeto de valorar y registrar las condiciones de salud en las que
el trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas.
 Examen médico Pos-incapacidad (EI): Evaluación médica ejecutada cuando el
trabajador regresa de una incapacidad de una enfermedad que pueda ser agravada
producto del trabajo a desarrollar.
 Profesiograma: matriz de exámenes a realizarse de acuerdo al perfil del cargo y sus
excepciones-
 Garantía de confidencialidad: Es la certeza que tiene la persona sobre la
confidencialidad de la información suministrada.
 Morbilidad: relativo a las enfermedades características de una población.
 Exámenes paraclínicos: Pruebas que determinan la integridad de la fisiología de los
diferentes órganos y sistemas, sirven para dar fuerza al diagnostico.
 Exámenes de laboratorio: Pruebas que determinan el comportamiento físico y
bioquímica de un órgano o sistema.

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 Apto: Paciente sano o con hallazgos clínicos que no generan pérdida de capacidad
laboral ni limita el normal ejercicio de su labor.
 No apto: Pacientes que por patologías, lesiones o secuelas de enfermedades o
accidentes tienen limitaciones orgánicas que les hacen imposible la labor en las
circunstancias en que está planteada dentro de la empresa,  que por sus condiciones
físicas -aunque normales- no le permitirían el desarrollo normal de las labores (peso,
talla)  o que dada la imposibilidad de la empresa para implementar o realizar las
actividades que adapten el sitio de trabajo al trabajador lo descalifican. (En estos casos
es indispensable emitir un concepto muy claro y fundamentado, que defina las causas
por las cuales no hay aptitud,  es indispensable un aporte de tipo terapéutico, enunciar 
si es temporal la no aptitud, o dar  un aporte a nivel de asesoría médica  para
determinar si no lo es , las definitivas y su situación ante la ley ).
 Reintegro laboral: es una resolución por la cual se establece que un trabajador
recupere su trabajo y vuelva a realizar las actividades que le correspondían,
respetando sus condiciones laborales y antigüedad.

4. RESPONSABILIDADES

Gerente

 Brindar los recursos económicos necesarios para la realización de evaluaciones

médicas laborales y la gestión de los resultados.

Coordinador HSEQ

 Realizar las Solicitud de servicio remitida a la IPS o entidad correspondiente.

 Verificar el resultado de la evaluación médica ocupacional y mantener actualizado el
control de condiciones de salud.
 Salvaguardar los soportes médicos que se les realiza a los trabajadores.
 Mantener confidencialmente los resultados exámenes de aptitud del personal.
 Vigilar el cumplimiento de lo descrito en el presente documento

5. ACTIVIDADES

a. Generalidades:

Toda persona, antes de la contratación e ingreso a INTRANSCAP S.A.S deberá realizarse

los exámenes médicos laborales de ingreso correspondientes según el cargo a ocupar de
acuerdo a lo descrito en el Profesiograma. Igualmente deberán realizarse exámenes
periódicos al cumplir el año en la organización y al momento de la terminación del contrato
el examen de retiro si el empleado lo solicita, dándole cumplimiento al Art 57 del CST.

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Para INTRANSCAP S.A.S., es muy importante mantener la confidencialidad de la

información clínica como parte de la garantía de confidencialidad con los empleados, es por
ello que las historias clínicas son responsabilidad de la entidad elegida por la organización
para la realización de las mismas.

Los exámenes a realizarse deben estar en el HSEQ-FO-23 Profesiograma para cada uno
de los cargos de la empresa.

b. Solicitud examen médico de ingreso, periódico o retiro

Teniendo actualizado el profesiograma el líder de Recursos Humanos, remite al personal a

exámenes laborales (ingreso, periódicos, retiro, pos incapacidad), según sea el caso, al
personal para que se realice los exámenes, en el formato GRH-FO-24 ORDEN EXAMENES
MEDICOS LABORALES, el cual es diligenciado teniendo en cuenta el HSEQ-FO-23
PROFESIOGRAMA, y marcando los exámenes correspondientes al cargo, una vez
diligenciado es firmado por el líder del proceso de Gestión Humana y por el aspirante al
cargo, se le hace entrega de una copia, para que se presente en la IPS proveedora del
servicio, y se practique los exámenes laborales, también se ordenan los exámenes
psicosensometricos, con el fin de darle cumplimiento a la resolución 1565 del 6 de Junio de
2014 con autoridad competente

Una vez realizada la evaluación médica, la I.P.S., emite el certificado de condiciones de

salud del trabajador por escrito debidamente firmado y con sello del médico laboral,
verificando que cumpla con los parámetros exigidos para el cargo, o en el caso del examen
de retiro, se registran hallazgos en caso de que existan.

Sólo cuando el certificado emitido por la entidad prestadora del servicio tenga el concepto
de aptitud “APTO”, se continúa con el proceso de contratación de Personal según lo
establecido en el GRH-PR-01 Procedimiento Contratación de Personal.

Para el caso específico del examen de retiro, al empleado se le hace entrega de la orden
para que se presente en las instalaciones del centro de especialistas IPS, en un término no
mayor a cinco (5) días hábiles después del recibido del mismo por el trabajador, en caso de
no presentarse en dicho tiempo, la empresa no se hace responsable de cualquier novedad
que pueda presentar el trabajador más adelante.

Para el caso de los empleados a los que se les renueva contrato y cumplan 1 año
ininterrumpido laborando en la empresa, no deberá realizarse exámenes de retiro al término
de cada contrato, pero sí deberá someterse a los exámenes periódicos a los que haya lugar.

c. Seguimiento vigencia del esquema de vacunación: Mensualmente el Coordinador

HSEQ, debe realizar revisión del esquema de vacunación de cada uno de los empleados.

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Esta actividad es responsabilidad del Área HSEQ, Dejando evidencias en GRH-FR-19

Verificación de Documentos y referencias.

d. Manejo de Información: Los resultados de los exámenes y la información personal

de los trabajadores son de índole confidencial, y la IPS es quien custodia dicha información
desde el mismo momento que la empresa los inscribe como proveedores, debe allegar una
serie de documentos entre ellos la certificación de la custodia de las historias clínicas de los
trabajadores, por esta razón el médico Laboral de la IPS deberá emitir una Impresión
diagnóstica o diagnóstico confirmado, que puede incluir la presunción de origen profesional,
cuando la hubiere, caso en el cual se deberá fundamentar brevemente. La Entidad
Promotora de Salud a la cual esté afiliado o se vaya afiliar el trabajador, tendrán la guarda y
custodia de las evaluaciones médicas laborales y de la historia clínica ocupacional, las
cuales serán anexadas a su historia clínica general.

e. Examen Médico Periódico: Anualmente se realizarán los exámenes periódicos. En

este proceso se ha de tener en cuenta los factores de riesgo, los sistemas de vigilancia
epidemiológica y condiciones especiales como reubicación, cambio de ocupación, etc.
Luego se hace la solicitud formal a la entidad prestadora del servicio mediante oficio
debidamente firmado por el Gerente o Subgerente o quien éste delegue. Esto con el
propósito de hacer seguimiento al estado de salud de los empleados, y de tomar acciones de
prevención y control en el momento adecuado. En los resultados de estos exámenes se
pueden presentar remisiones a la EPS, o recomendaciones, las cuales se les deben
comunicar por escrito a los trabajadores, mediante oficio, para que ellos inicien los
tratamientos que sean necesarios con la EPS y así mitigar el riesgo. Para cualquiera de los
casos anteriores, se debe hacer seguimiento de las actividades, en el HSEQ-FR-28 Matriz
de Seguimiento a controles médicos.

f. Exámenes para el control de consumo de sustancias: Con el fin de darle

cumplimiento a nuestra política PGG-POL-04 Política de no alcohol, Sustancias
Psicoactivas y Cigarrillo, INTRANSCAP S.A.S, cuenta con un alcoholímetro debidamente
calibrado, para realizar las pruebas de alcoholimetría a los trabajadores, las cuales se hacen
de forma esporádica, y si algún trabajador es sorprendido con alcohol en sus puestos de
trabajo o antes de iniciar sus labores, antes de hacerle la prueba se le hace firmar un
documento donde él da el consentimiento para que se le realice la prueba de
alcoholimetría, una vez firmada se procede a realizarle la prueba, si le da positiva o con
algún grado de alcohol, se deja el trabajador en observación de 10 a 15 minutos, que no
coma ni beba nada, y se vuelve a realizar la prueba si esta vuelve a salir positiva, al
trabajador y se le llama a un familiar para que lo acompañe a la IPS donde se le realizaran
las pruebas para confirmar su estado real, si el trabajador se rehúsa a que sea enviado con
un familiar, se le hará firmar una carta de consentimiento donde se hace responsable de lo
que le pueda suceder durante el desplazamiento hasta la I.P.S., Y se le inicia un proceso
disciplinario teniendo en cuenta lo dispuesto en el reglamento interno de trabajo de la
empresa, dependiendo de la gravedad se le puede dar por terminado el contrato.

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g. Exámenes pos incapacidad: INTRANSCAP S.A.S, son otro tipo de evaluaciones

médicas laborales, tales como  post - incapacidad o por reintegro laboral, para identificar
condiciones de salud que puedan verse agravadas o que puedan interferir en la labor o
afectar a terceros, en razón de situaciones particulares, con el fin de idear  mecanismos de 
prevención y  control de  alteraciones de la salud y cuando el trabajador ha estado ausente
de su trabajo por un periodo prolongado de 30 a 180 días, a causa de un Accidente de
Trabajo, Enfermedad Laboral, Accidente Común u otros problemas relacionados con la salud
y debe reintegrarse laboralmente, también se le realizará al trabajador que
independientemente del tiempo de incapacidad haya sido atendido por eventos que
requirieren hospitalizaciones o cirugías complejas, Estos trabajadores serán enviados
nuevamente a exámenes laborales pos incapacidad, y si el concepto médico es favorable
será asignado a su puesto de trabajo normal, pero si viene con restricciones medicas se
levantara un acta donde se deje plasmada las funciones que este trabajador va a
desempeñar de manera que cumpla con las instrucciones mèdicada dadas.

La empresa en cabeza del responsable del SGSST debe Informar y/o recibir la información
correspondiente a recomendaciones, seguimientos y procedimientos médicos, por parte de la
institución pertinente (ARP, EPS), sobre la evolución de los trabajadores y el seguimiento
clínico que se requiere para cada uno de los casos, con la correspondiente retroalimentación
para cada una de las partes.

h. Evaluaciones Médicas Por Cambio De Labor

El empleador tiene la responsabilidad de realizar evaluaciones médicas al trabajador cada

vez que este cambie de ocupación y ello implique cambio de medio ambiente laboral, de
funciones, tareas o exposición a nuevos o mayores factores de riesgo, en los que detecte un
incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia. En todo caso, dichas evaluaciones
deberán responder a lo establecido en el Sistema de Vigilancia Epidemiológica o sistema de
gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Su objetivo es garantizar que el trabajador se mantenga en condiciones de salud física,

mental y social acorde con los requerimientos de las nuevas tareas y sin que las nuevas
condiciones de exposición afecten su salud.

i. Manejo De La Historia Clínica Laboral:

Los exámenes médicos y la historia clínica del trabajador son confidenciales y su manejo se
hace de acuerdo a lo definido a la legislación aplicable.

La historia Laboral estará en archivo activo hasta 10 años después de retirado el trabajador.
En archivo muerto por 20 años o más.

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De acuerdo con lo establecido en la legislación la historia clínica será archivada en las IPS
donde se realice la evaluación médica Laboral al trabajador, también la Cooperativa que
cuente con médico asesor en salud Laboral, este profesional únicamente tendrá la facultad
de controlar las historias clínicas, siempre que se garantice confidencialidad en el manejo de
la información.
j. Costos De Los Exámenes Laborales:
La Organización asume en su totalidad el costo de los exámenes médicos Laborales que deba
practicarse todo nuevo trabajador, o que ya esté trabajando.
6. NOTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
El Procedimiento de Exámenes Laborales, será de conocimiento de:
1. Gerente de la Organización.
2. Coordinador HSEQ.
3. Asesor médico de la Organización.
4. Proveedores de servicios médicos Laborales.
Se notificará por comunicado escrito y con envió del Procedimiento y del profesiograma.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ASOCIADOS - NORMATIVIDAD
 Ver HSEQ-MT-03 Matriz Requisitos Legal
 HSEQ-FO-23 Profesiograma de Cargos

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