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Universidad Central de Chile

Facultad de Ingeniería y Arquitectura


Escuela de Ingeniería

“Trabajo Final Administración”

Equipo: Luis Araya R.

Catalina Arenas C.

Antonio Retamales I.

Eduardo Vargas H.

Carrera: Ingeniería Civil Industrial Advance

Asignatura: Administración

Profesor: Diego Parraguez.

Fecha: 14-10-2021.

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Índice de contenido

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................... 4
IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA ........................................................................................................................... 5
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA ................................................................................................................ 6
DIAGNÓSTICO ........................................................................................................................................................ 9
PROPUESTA .......................................................................................................................................................... 16
ANEXOS ............................................................................................................................................................... 18
MATRIZ DE INTERESADOS...............................................................................................................................................18
MATRIZ DE INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS ..........................................................................................................18
REFLEXIÓN GRUPAL ............................................................................................................................................. 19
REFERENCIAS ....................................................................................................................................................... 20

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Índice de tablas
TABLA 1 – ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA ....................................................................................................................5
TABLA 2 – CARACTERÍSTICAS DE LA EMPRESA. .........................................................................................................................8
TABLA 3 – FUNCIONES ADMINISTRATIVAS. ............................................................................................................................15

Índice de imágenes
IMAGEN 1 – LOGO UCEN. ..................................................................................................................................................5
IMAGEN 2 – EJEMPLO MATRIZ DE REGISTRO DE LOS INTERESADOS. ...........................................................................................18
IMAGEN 3 – EJEMPLO MATRIZ DE INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS. ..............................................................................18

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Introducción
Universidad Central de Chile fue creada en 1982, siendo así la universidad privada más antigua
de Chile.

Actualmente cuenta con amplias sedes a lo largo del país, con integración de deporte, arte y
salud, así como también ayuda integral a todos sus alumnos y docentes.

La finalidad de la UCEN es crear profesionales con todas las capacidades necesarias para el
mundo global actual, tanto como profesional, emocional e integralmente con todas las
herramientas posibles para que su desarrollo sea eficiente y eficaz ya que su propósito
fundacional es crear la formación integral de sus estudiantes.

En el presente informe se busca investigar acerca de los aspectos generales y características de


la empresa seleccionada UNIVESIDAD CENTRAL DE CHILE en adelante UCEN.

Con el objeto de realizar un análisis actual académico de cómo opera esta empresa respecto a
sus funciones administrativas, identificando así un problema de comunicación en el actual
programa ADVANCE con canales de información poco claros y concretos.

Posteriormente, se realizará una propuesta con las posibles mejoras y soluciones respecto al
actual problemática de este nuevo sistema para alumnos con carreras previas.

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Identificación de la empresa

Imagen 1 – Logo UCEN.

ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

NOMBRE Universidad Central de Chile

DIRECCIÓN CASA Toesca 1783, Santiago, Región Metropolitana


MATRIZ
PAGINA WEB https://www.ucentral.cl/

MARCA/LOGOTIPO
UCEN
NUMERO DE Más de 1658 funcionarios
TRABAJADORES
La Universidad Central de Chile es una universidad privada
chilena, fundada en 1982. Fue la primera universidad privada
creada en virtud del DFL n.° 1 del 3 de enero de 1981, en
alcanzar la plena autonomía institucional, según el acuerdo n.°
44 del Consejo Superior de Educación del 18 de marzo de 1993,
quedando habilitada para otorgar toda clase de títulos y grados
BREVE HISTORIA académicos en forma independiente. Es una corporación de
derecho privado sin fines de lucro cuya administración y
desarrollo recae en sus propios académicos a través de una
estructura de gobierno liderada por una Asamblea General
representativa de las distintas facultades de la universidad, lo
que la convertiría en un caso único en el sistema universitario
chileno.
Tabla 1 – Aspectos generales de la empresa.

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Descripción general de la empresa


La UCEN es una institución de educación superior de carácter nacional y privado, con esto sin
fines de lucro.

Fue fundada en 1982, siendo así la Universidad privada más antigua de Chile.
La UCEN se orienta a entregar educación superior de excelencia y formación integral de
personas en un marco valórico, creando nuevas oportunidades a sus estudiantes y egresados
generando un gran conocimiento en áreas selectivas y vinculando el que hacer institucional con
los requerimientos actuales de la sociedad y el país, ya que su principal valor fundacional es la
formación integral de sus estudiantes.

Cuenta con sello de calidad avalado por 36 años de docencia de excelencia, acreditada por 4
años por parte del Consejo Nacional de Acreditación y a nivel internacional.

La UCEN ostenta la Acreditación de Arquitectura otorgada por “Royal Institute of British


Architects” (RIBA), además de una certificación de la American Hearth Association (AHA) en
temas de atención cardiovascular de emergencia y Soporte Vital Básico (BLS).

La Dirección de Relaciones Internacionales donde cuenta con 214 convenios internacionales con
instituciones extranjeras en tres continentes: Asia, Europa y América, donde los estudiantes
tienen la posibilidad de hacer estancias académicas en el extranjero.

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CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA
NOMBRE UNIVERSIDAD CENTRAL DE CHILE

SECTOR Y TERCIARIO – SUPERIOR, PROFESORES, EDUCACIONAL.


SUBSECTOR
ECONOMICO
TIPO DE EMPRESA FINALIDAD: EDUCACIÓN

ACTIVIDAD ECONOMICA: ENSEÑANZA SUPERIROR EN


UNIVERSIDADES PRIVADAS
TAMAÑO: GRANDE

FORMA JURIDICA: ORG. SIN FINES DE LUCRO

RECURSOS DE LA BIENES MATERIALES: SEDES A LO LARGO DEL PAIS.


EMPRESA HERRAMIENTAS PARA CADA AREA A TRABAJAR
INTEGRACION DE SALUD, DEPORTE, ARTE, ETC.
RECURSOS HUMANOS: ACADEMICOS, DOCENTES CON
POSTGRADO O MAGISTER, AYUDA INTEGRAL A LOS ALUMNOS.

SISTEMAS: Unidad de Evaluación, Monitoreo y Sistematización:


apoya la evaluación, monitoreo y sistematización de las
actividades del área. Cumple las siguientes funciones:
- Ordenar y clasificar datos, a fin de consolidar y mantener bases
de datos en VCM.
- Registrar y sistematizar y registrar las acciones de las unidades
académicas.
- Medir resultados, para evaluar el avance y cumplimiento de las
metas.
- Elaborar informes, respecto del comportamiento de los
indicadores establecidos.
- Monitorear los planes de mejora, a través de reportes periódicos.
- Evaluar el impacto y contribución interna y externa de las
acciones de VCM
REFLEXIÓN Se puede observar que, tras hacer el análisis directamente en la
GRUPAL universidad, detectamos el problema de comunicación interna en
el programa ADVANCE, ya que es necesaria una buena
planificación para que pueda haber una buena retroalimentación
de información tanto como para alumnos presenciales como
online.

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Se debe mejorar la planificación y comunicación hacia los alumnos


de los programas ADVANCE, como por ejemplo, que los docentes
hagan uso de las herramientas institucionales como correo y aula
virtual para fines académicos (envíos y recepción de pruebas, y no
los correos personales), el cierre de ramos este acorde a los
tiempos del programa Advance y no con los semestrales, ya que
son tiempos diferentes, la asignación de ramos deben informarlo
con anticipación y no un día antes o el mismo día que
supuestamente comienzan las clases, entre otros.

Adicionalmente, se recomienda redireccionar el programa con el


fin de poder tener un programa más eficiente y que converse con
las industrias actuales de los alumnos en las cuales trabajan y
posiblemente seguirán en ellas, no solo direccionarlo hacia una
sola industria o rubro (como por ejemplo procesos industriales,
mecánica de fluidos, etc), sabiendo que existen Ingenieros Civiles
Industriales en otros rubros o áreas como Telecomunicaciones,
Financieros, Energéticos, etc., donde el alumno busca y quiere
tener más conocimiento profesional y poder ampliar de una
buena manera su campo laboral y ser un aporte real en las
organizaciones y rubros a los que representa actualmente.

Tabla 2 – Características de la empresa.

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Diagnóstico
A continuación, en la siguiente tabla se muestra la evaluación de la Universidad Central de Chile
Lo cual se detectó un problema en la Dirección, principalmente en el sistema de comunicación
interna con alumnos en el actual programa ADVANCE.

LISTADO DE COTEJO PARA IDENTIFICAR DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS


NOMBRE DE LA
UNIVERSIDAD CENTAL DE CHILE
EMPRESA
CHEQUE
FUNCIÓN ENSEÑANZA SUPERIOR UNIVERSIARIA
O
VISIÓN, MISIÓN Y VALORES DEFINIDOS

VISION: SER UNA UNIVERSIDAD VINCULADA CON LA SOCIEDAD


EN SU DIVERSIDAD, FORMADORA DE PERSONAS INEGRALES, CON
UNA OFERTA DE PROGRAMAS ACADEMMICOS DE CALIDAD EN
SUS DISTINTOS NIEVELES Y GENERADORA DE CONOCIMIENTOS
EN AREAS DE INTERES INSTITUCIONAL.

MISION: ENTREGAR EDUACION SUPERIOR DE EXCELENCIA Y


FORMACION INTEGRAL DE PERSONAS EN UN MARCO VALORICO,
CREANDO NUEVAS OPORTUNIDADES A SUS ESTUDIANTES Y
EGRESADOS, GENERANDO CONOCIMIENTOS EN AREAS
SELECTIVAS Y VINCULADO EL QUEHACER INSTITUCIONAL CON
LOS REQUERIMIENTOS DE LA SOCIEDAD Y EL PAIS.
PLANEACIÓN
VALORES INSTITUCIONALES:

INTEGRIDAD: COMPROMISO PERMANENTE CON LOS MIEMBROS


DE LA INSTITUCION, DE PENSAR Y ACTUAR EN CONGRUENCIA
CON VALORES PROPIOS, RESGUARDANDO LOS VALORES
INSTITUCIONALES.

LIBERTAD: PODER EXPRESAR CON SEGURIDAD OPINIONES E


IDEAS DIATINTAS, PRESENTADAS CON RESPETO Y CORDIALIDAD.
TOLERANCIA: ACEPTAAR LA DIVERSIDAD ENTRE LAS PERSONAS
CON RESPECTO A SUS CREENCIAS, ETNIAS Y CULTURAS.

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EXCELENCIA: IMPLICA DECISIÓN Y PUESTA EN PRACTICA DE


HACER LAS COSAS BIEN POR UN ESPIRITU DE AUTOCRITICA Y DE
MEJORAMIENTO CONTINUO.

SOLIDARIDAD: APOYO ORIENTADO A HACER EL BIEN COMUN,


CON EMPATIA HACIA LAS PERSONAS EN SITUACION
DESAFORTUNADA.

JUSTICIA: VIRTUD DE DDAR A CADA UNO LO SUYO, ASEGURANDO


QUE CADA UNO RECIBA Y DE LO QUE CORRESPONDE,
CONSIDERANDOSE A SI MISMO, RELACIONES CON PERSONAS Y
LA COMUNIDAD ENTERA.

DIGNIDAD: RESPECTO A LA PERSONA POR SOBRE CUALQUIER


CONDICION-
OBJETIVOS Y METAS

El plan estratégico corporativo cuenta con 4 ejes estratégicos con


el fin de cumplir su Misión y Visión, estos ejes constituyen los
desafíos permanentes para el próximo periodo:
EJE ESTRATEGICO INVESTIGACION: Potenciar y fomentar la
investigación, desarrollo e innovación en áreas de interés
institucional.
EJE ESTRATEGICO DOCENCIA: Fortalecer y consolidar la docencia
de pregrado, postgrado, técnico de nivel superior y educación
continua.
EJE ESTRATEGICO VINCULACION CON EL MEDIO: Desarrollar y
consolidar la vinculación con el medio desde las distintas áreas
del quehacer institucional.
EJE ESTRATEGICO GESTION: Optimzar la gestión institucional y
asegurar un desarrollo sostenible.
CUENTA CON POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

Políticas para el desarrollo de la docencia de pre y posgrado, y


de investigación
Política de Admisión
Política de Publicaciones en la Universidad Central
Política de Investigación
Política de Perfeccionamiento del Cuerpo Docente de la
Universidad Central
Políticas de Incentivo a la Investigación
Política de Postgrado de la Universidad Central

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Política de Carreras Técnicas de Nivel Superior

Políticas de Administración
Política de Optimización de los Recursos Bibliográficos de la
Universidad Central
Política de Comunicaciones
Política de Contrataciones de Suministros, Prestaciones de
Servicios y Ejecución de Obras
Políticas Generales de Recursos Humanos (Manual de RRHH)
Políticas y Normas de Provisiones por Incobrabilidad
Política de Contenidos y Uso de la Página Web de las Facultades
e Institucional de la Universidad Central

Política de Universidad Abierta a la Comunidad


Política de Vinculación con el Medio
Política de Seguimiento de Egresados y Empleadores de la UCEN

Política de Responsabilidad
Política de Responsabilidad en la Administración de proyectos en
que participe la Universidad
Política de Calidad
Política de Prevención del Delito de la UCEN
Política de Prevención del Uso de Alcohol y otras Drogas
PROGRAMAS Y PRESUPESTO

El proceso de asignación de recursos para la gestión de las


carreras, ya sean estas antiguas o nuevas, se inserta dentro del
proceso presupuestario institucional.
Para llevar adelante la propuesta correspondiente, el Decano y
Director de Escuela respectivo, en conjunto con la Vicerrectoría
Académica y la Dirección General Académica, realizan un análisis
presupuestario y una proyección de requerimientos. Elementos
centrales de este análisis son, evidentemente, el ejercicio
presupuestario histórico de las carreras y los estándares
institucionales de implementación bibliográfica, tecnológica y de
infraestructura.

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Presupuestos:
La formulación, ejecución y seguimiento del presupuesto tiene
como objetivo principal gestionar los gastos de la institución,
conforme a la proyección de ingresos. La lógica sobre la que se
basa es la de un Sistema distribuido de gestión de recursos, en el
que cada ejecutor, formula y ejecuta en conjunto con el
Secretario de Facultad y el Decano, siendo estos dos últimos
supervisores del proceso. Asimismo, cada vicerrectoría
administra sus recursos y supervisa sus unidades dependientes,
así hasta llegar a Rectoría.

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ORGANIGRAMA

FUNCIONES Y RESPONSABILIDAD DE LOS PUESTOS


La Contraloría se encarga de supervisar y fiscalizar el manejo
ORGANIZACIÓ financiero y contable de la Corporación, los procesos
N administrativos y operacionales de la misma.
La Fiscalía se encarga de los acuerdos, actos, contratos y demás
materias de orden jurídico-legal.
La Secretaría General actúa como Ministro de Fe y secretario de
la Asamblea General, de la Junta Directiva y del Consejo
Académico Superior, asegura el cumplimiento estatutario y de la
normativa que rige a la institución y lleva el registro de las
actividades de los entes colegiados.
La Dirección de Comunicaciones Corporativas tiene a su cargo
la asesoría a las autoridades de la universidad en las definiciones
estratégicas de la comunicación interna y externa, y la imagen
corporativa.
La Rectoría cuenta con equipos profesionales que lideran
dimensiones académicas y administrativas del funcionamiento
institucional: directores de unidades centrales y directores de
unidades académicas

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SISTEMA DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACION DE


PERSONAL
Los procesos de reclutamiento y selección del personal se
publican a través de un llamado a concurso interno (página web
de la universidad). En paralelo se realiza un llamado a concurso
externo, a través de portales de reclutamiento. Posteriormente,
luego de la preselección de postulantes, se realizan entrevistas y
se aplican pruebas psicolaborales.
SE PRACTICA LA INDUSCCIÓN DEL PERSONAL NUEVO
INTEGRACIÓN Una vez que el/a candidato seleccionado firma la carta oferta, se
DE PERSONAL inicia un proceso de incorporación a su puesto, acompañado por
su jefatura y con el apoyo de la Dirección de RRHH, a través del
Formulario guía “Adecuación en el puesto de trabajo”. Además, se
convoca al nuevo funcionario(a) a un taller de Inducción
Institucional denominado “Conozcamos la UCEN”, que tiene
como propósito presentar al nuevo funcionario una visión global
de la Institución, beneficios y convenios, funcionamiento
administrativo y contractual, prevención de riesgos, política de
prevención del delito y la política de calidad de la Institución.
Durante el 2020, tanto los procesos de selección como los talleres
de inducción se han desarrollado de manera remota

SE IDENTIFICAN ASPECTOS DE MOTIVACIÓN DE PERSONAL

DIRECCIÓN

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SE IDENTIFICA ALGÚN TIPO DE LIDERAZGO

CUENTA CON SISTEMA DE COMUNICACIÓN

EN EL ACTUAL SISTEMA ADVANCE SE IDENTIFICO QUE NO EXISTE


UNA BUENA COMUNICACIÓN CON LOS DOCENTES Y CON
ALUMNOS RESPECTO AL USO DE LAS HERRAMIENTAS
INSTITUCIONALES COMO LA PLATAFORMA (AULA VIRTUAL) Y
Y CORREOS UCEN, LO CUAL DIFICULTA LA FACILIDAD DE
COMUNICAR Y RECIBIR RETROALIMENTACION DE LA
INFORMACION DURANTE EL PROGRAMA.
LA MEDICIÓN Y COMPARACIÓN DE ACTIVIADES SE REALIZA
SISTEMATICAMENTE
CONTROL
TIENEN UN SISTEMA DE CONTROL DONDE ESTEN DEFINIDOS
CIERTOS ESTANDARES E INDICADORES

Tabla 3 – Funciones administrativas.

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Propuesta

El actual programa ADVANCE, consiste en tener acceso a las actividades de aprendizaje de


forma virtual dentro de un calendario predefinido u organizado previamente por sus propio
tiempo para estudios, se pueden agendar previamente sesiones mediante videocámara, no
siendo de carácter obligatorio, ya que una vez en la plataforma pueden realizar posteriormente
las consultas, así los estudiantes acceden en cualquier momento, las veces que deseen ,
interactuar con los profesores y compañeros para desarrollar las actividades de cada asignatura.
La UCEN cuenta con guías o tutores virtuales de apoyo como respaldo de la facultad
correspondiente, solo en ocasiones pueden acceder a sesiones presenciales que contribuyen a
mejorar el aprendizaje, de carácter opcional para los estudiantes.
En este análisis identificamos lo siguiente:

• Proponemos mejorar la planificación y comunicación acerca del programa


ADVANCE para que sea más claro a la hora de organizarse, ya que actualmente
no existe una planificación visible hacia el alumno respecto a este punto.
• Puesto que la misma semana o incluso el mismo día que en teoría inicia el
trimestre, asignan e informan los ramos y docentes al último momento hacia los
alumnos.
• La universidad actualmente entrega a los profesores los correos personales y no
los institucionales asignados por la UCEN, para crear y poder trabajar en equipo
en Teams, así mismo los profesores no usan el correo institucional cuando se
hacen las respectivas consultas, o el envío o recepción de pruebas, en desmedro
de utilizar el aula virtual.
Vemos que no existe una retroalimentación clara de la información respecto a planificación,
organización, calendarios y lo más importante la retroalimentación con docentes en el
momento oportuno dificultando una comunicación y trabajo eficaz y eficiente para ambas
partes.

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Por ello sugerimos las posibles mejoras respectivas:

• Realizar inducciones trimestrales (antes de cada inicio) a todos los docentes del
programa Advance, sobre el uso de los correos institucionales y del uso de Aula Virtual y
sus beneficios.
• Realizar una matriz de registro de interesados y una matriz de involucramiento de los
interesados, para llevar a cabo el siguiente punto (ver Anexos).
• Generar un plan de comunicaciones y grupos de interés del proyecto “programa
Advance” el cual debería contener algunos de los puntos propuestos (ver documento
“Ejemplo Plan de Gestión de las comunicaciones”), los cuales deben ser definidos por el
área correspondiente.
• Proporcionar a los docentes, el listado de los alumnos que continúan en el programa y
sus correos institucionales. (se ha detectado que aún figuran alumnos del primer
trimestre que nunca han asistido y siguen apareciendo en el trimestre en curso), lo cual
genera problema tanto para el docente como para los alumnos a la hora de formar
equipos de trabajo y su real aporte al curso.
• Crear una casilla grupal asociado al curso y trimestre en cuestión donde se encuentren el
docente de la asignatura y alumnos, para agilizar las comunicaciones de manera que sea
beneficioso para ambas partes.
• Creación previa de asignaciones de ramos y docentes, por lo menos una o dos semanas
antes de iniciar cada trimestre.

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Anexos
Matriz de Interesados

Clasificación
Fase en que su
Nº Interesado Nombre Información de contacto Rol en el proyecto Expectativas Poder / interés (partidario/ neutral/
interés es mayor
opositor)
Diego Parraguez 1- Lograr que los alumnos cuenten con
Coordinador y docente información oportuna y actualizada del
porgrama Advance trimestre en curso.
1 Docente Diego Parraguez Cliente Interno Alto / Alto Todo el Proyecto Partidario
diego.parraguez@ucentra 2-Aumentar el uso de la plataforma Aula
l.cl Virtual, por parte de los docentes del
F: +56 9 xxxx-xxxx programa Advance.

Imagen 2 – Ejemplo Matriz de registro de los interesados.

Matriz de Involucramiento de los Interesados

Responsable de entregar la Frecuencia


Información a entregar (Que se Métodos o tecnología (como se
Nº Interesado (A quién) Rol en el Proyecto información (Quién la (cuando se
entregará) /Nivel de detalle entregará) / Formato
entregará) entregará)

-Capacitación Aula Virtual. -Semanal y


-Formato PDF, vía email.
-Informes de alumnos y correos mensual.
Coordinador del - Impreso y Documento
institucionales actualizado -Sujeto a
1 Docente Cliente Interno Programa Word.
respecto al trimestre anterior. evento.
-Formato PDF, vía email.
-Minutas de reuniones. -Semanal.

Imagen 3 – Ejemplo Matriz de involucramiento de los interesados.

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Reflexión grupal
Se puede observar que, tras hacer el análisis directamente en la universidad, detectamos el
problema de comunicación interna en el programa ADVANCE, ya que es necesaria una buena
administración para que pueda existir una buena retroalimentación de la información tanto
para alumnos de la modalidad presencial (actualmente de forma online).

La posibilidad de que exista una comunicación efectiva a través de los canales de comunicación
existentes podría darle valor agregado y enriquecer los conocimientos adquiridos a lo largo de
este desafío estudiantil.

Además, desde un punto de vista general y más global asociado al programa de ingeniería civil
industrial, creemos que se debe tener en cuenta los otros rubros o áreas (Telecomunicaciones,
Financieros, Energía, IT, etc) donde se desempeñan y posiblemente seguirán desempeñándose
los alumnos, ya que el ingeniero civil industrial no solo se desempeña en procesos industriales
asociados a la termodinámica o mecánica de fluidos, etc, también está presente en otras
industrias.

Lo anterior, se relaciona a como hoy en día las compañías u organizaciones buscan en el


mercado laboral a los futuros ingenieros civiles industriales, por eso, creemos que es
importante mencionar este punto (aparte de la propuesta de mejora) para que pueda ser
analizado en algún proceso de actualización del programa, con la finalidad de entregar a los
futuros alumnos de ingeniería civil industrial un campo de aplicación más amplio tanto a nivel
de contenido y a nivel de trabajo final de tesis y que puedan ser aplicados en sus industrias
actuales, y no tan centrado en procesos industriales.

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Referencias
Clases cursadas hasta la fecha de la asignatura Administración de la carrera de ingeniería civil
industrial.

https://www.ucentral.cl/

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