MANUAL DE PROCESOS

PROCEDIMIENTO DEL ÁREA CONTABLE

6.1.5. Manual de procesos – Causación de compras

MANUAL DE PROCESOS
PROCESO CAUSACIÓN COMPRAS
PRO-002

Versión 1.0
Cota Cundinamarca, mayo de 2019

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CAUSACIÓN COMPRAS Fecha: 30/05/2019
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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ......................................................................................................... 54
2. ALCANCE .......................................................................................................... 54
3. NOMATIVIDAD .................................................................................................. 54
4. DEFINICIONES .................................................................................................. 54
5. DIAGRAMA DE FLUJO ...................................................................................... 56
6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ................................................................... 57
7. CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................. 71

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1. OBJETIVO

Establecer lineamientos para el proceso de contabilidad donde se registran y causan

las compras de flor, permitiendo elaborar y clasificar de forma oportuna los informes
financieros para las dependencias de gerencia y tesorería de Mundifloral & CIA SAS.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica desde la separación y causación de las facturas compras

de flor hasta la generación de informe a tesorería y gerencia.

3. NOMATIVIDAD

 Estatuto Tributario - artículo Nº 617 - Requisitos de la factura de venta.

 Oficio 26812 13 de abril del 2011. Descriptor: Agentes retenedores - IVA-
SCI. Sociedad de Comercialización Internacional.
 Decreto 1625 de 2016 artículo 1.6.1.4.25 - Requisitos que deben cumplir los
documentos equivalentes.
 Resolución 55 del 14 de Julio de 2016, Obligatoriedad de la vigencia de
resolución de facturación.

4. DEFINICIONES

FACTURA: Constituye un título valor, certifica que se ha recibido o prestado un

servicio, que se ha vendido o comprado un producto, es de obligatorio cumplimiento
en las operaciones mercantiles. Los requisitos mínimos que debe tener la factura de
venta están estipulados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

CAUSACIÓN: Es un principio de contabilidad que consiste en reconocer los hechos

económicos en el momento en que estos mismos surgen.

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COMPRA: Es la acción de adquirir un bien o un servicio a cambio de dinero para

desarrollar el objeto social de la empresa.

DOCUMENTO EQUIVALENTE: Es un documento soporte que reemplaza la factura,

este documento solo es válido para no responsables de I.V.A.

NOTA CRÉDITO: Es el comprobante que la empresa recibe por parte de sus

proveedores donde informa el valor que será descontado de su cuenta por cobrar. Los
casos en los cuales se puede presentar son: descuento por pronto pago, rebajas,
exceso de precio, devolución de flor que no cumpla con los estándares señalados por
la empresa.

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5. DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA RESPONSABLE

INICIO

1. Separar compras Analista Contable

FIN

2. Verificar NO
3. Notificar al
requisitos de proveedor Analista Contable
facturas

SI

4. Imprimir stickers Analista Contable

con retenciones
8. Causar nota
crédito

5. Hacer documento
equivalente a compras de Analista Contable
No responsables de I.V.A. SI

6. Causar compras 7. Identificar Analista Contable

en SIIGO notas crédito

9. Archivar NO Analista Contable

causaciones

10. Generar informe para Analista Contable

tesorería y gerencia

FIN

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6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

1. Separar las compras, las compras se clasifican en 5 documentos:

Figura 5. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Documentos

Nota: La provisión de compras se da cuando el proveedor despacha la flor y no

envía factura de compra en el mes en curso.

2. Verificar requisitos de facturas, cuando las compras estén separadas por

documento se procede con la revisión de la factura de venta de personas
jurídicas, debe cumplir mínimo con los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los
bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva
de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios

prestados.

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g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Nota: Indicar la vigencia de la resolución de facturación.

3. Notificar al proveedor, si la factura de compra no cumple los requisitos mínimos

se debe proceder con la devolución e informar al proveedor por algún canal de
información la causal de la no aceptación, una vez se haga el envío confirmar el
recibido de la información y realizar seguimiento al proceso.

4. Imprimir sticker con retenciones, proceder con la marcación de las facturas con
un sticker que debe contener la siguiente información:

Figura 6. Fuente Propia - Sticker compras Mundifloral & Cía. S.A.S

Nota: Se debe tener en cuenta las obligaciones en el RUT del proveedor, se

relaciona tabla con normatividad vigente.

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Tipo de Régimen del Retención de Retención de Retención de

Proveedor ICA Renta I.V.A.

Responsable de I.V.A. X X X

X X N/A
No Responsable de I.V.A.
Gran Contribuyente N/A X N/A
Autorretenedor en Renta X N/A X
Tabla 15. Fuente Propia - Responsabilidades Tributarias Mundifloral & Cía. S.A.S

Se debe imprimir dos stickers por factura, uno será para la copia que reposará
en el archivo contable y uno para el original de la factura que reposara en el
folder para poder ser cancela al proveedor por parte de tesorería.

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5. Hacer documento equivalente a compras de las personas No responsables de I.V.A., de acuerdo a la normatividad vigente.
El formato que se emplea esta preimpreso en papel químico, consta de 3 copias, la de color blanco se adjunta a la cuenta
de cobro original, la de color azul a la copia de la cuenta de cobro y la amarilla es para el archivo de documentos equivalente.

Fecha de la cuenta Número de

de cobro. identificación del
tercero con Digito de
verificación.
Nombre del tercero
que vende la flor.

Teléfono que aparece

en el RUT.
Dirección del tercero
que aparece en el
RUT.

Colocar el mes en
que se está Colocar retención de
comprando la flor IVA, por normatividad
"Flor mes de Junio". vigente no aplica.

Colocar subtotal en
pesos y en dólares.
Firma del responsable en
Mundifloral & Cía. S.A.S.

Firma del prestador de

servicio.

Figura 7. Documentos Equivalente Mundifloral & Cía. S.A.S.

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6. Causar las compras en el software contable SIIGO, para Mundifloral & Cía.
S.A.S. las compras se graban en dólar, cada factura de compra o cuenta de
cobro debe tener su respectiva copia y su sticker.

2. Procedimiento para ingresar las causaciones en el paquete contable SIIGO.

a. Ingresar a paquete contable SIIGO

Figura 8. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A - Ingreso al sistema

b. Cambiar a dólar

Figura 9. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Cambio de Moneda

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c. Ruta para ingresar compras en SIIGO – Documentos – Registro de Compra

Figura 10. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Registro de compra

d. Seleccionar el tipo de factura a grabar

Figura 11. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Selección de Documento

e. Ingresar entrada, esta información la suministra facturación, viene adjunto

con la factura original. En el concepto comprobante ingrese el 1 y digite el
número de entrada como se muestra a continuación.

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Cuando haya terminado de ingresar la última entrada dar enter para continuar.

19089

Figura 12. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Ingreso de Entradas

Nota: Omitir este paso para las P-4

f. Diligenciar datos de la factura de compra.

Figura 13. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Datos Tercero

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g. Digitar el precio de compra de cada producto en dólares, tener en cuenta si

tiene retención en la fuente a título de renta.

Figura 14. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Precios Productos

h. Si el proveedor en la misma factura relaciona compras del mes en curso y

adicional las compras provisionadas, se debe cambiar con F7 de producto
a cuenta, se digita 260595 (provisión de compras) se coloca el valor y el
I.V.A si el proveedor está obligado a facturarlo. Dar enter.

Figura 15. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Cambios de Cuentas contables

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i. Verificar que el valor del sticker sea igual a valor que se refleja en la
siguiente pestaña:

Figura 16. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Verificación de Valores

j. Grabar compra, dar click en el botón Sí.

Figura 17, Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Grabar compra

k. Con esfero rojo en la parte superior derecha de las facturas escribir el

número del documento que arroja el sistema en cada una de las copias.
Dar click en continuar.

Figura 18. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Numero de Contabilización

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7. Identificar notas crédito, si en el mes en curso las compras efectuadas hay

descuentos, devoluciones o rebajas, estas deben estar en original y copia, en
la parte superior derecha escribir el número de causación de la factura según
corresponda, como se muestra a continuación.

Figura 19. Fuente: Mundifloral & Cía. S.A.S. - Nota Crédito Proveedor

3. Causar nota crédito, a continuación, se describe el paso a paso para

realizar la causación de las notas crédito.

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a. Ruta para ingresar notas crédito

Figura 20. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Devolución compras

b. Seleccionar el tipo de nota crédito a grabar

Figura 21. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Selección de Nota crédito

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c. Ingresar el número de la causación de la compra, dar enter para

continuar.

Figura 22. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Ingreso de Numero de factura

d. Diligenciar datos de la nota crédito.

Fecha de la Nota Número de la

Crédito Nota Crédito

Los demás datos son traídos de manera

automática del paquete contable

Figura 23. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Datos Proveedor Nota crédito

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e. Identificar el motivo de la nota crédito, si es por precio o por producto:

 Por precio – identificar los productos y aplicar el valor

Figura 24. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Verificación valores Nota crédito por precio

 Por productos

Figura 25. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Verificación valores Nota crédito por producto

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f. Dar F1, verificar que el valor del sticker sea igual a valor que se refleja
en la siguiente pestaña:

Figura 26. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Verificación de valor con sticker

g. Verificados los datos anteriores, dar enter, dar clik en grabar.

Figura 27. Fuente: Paquete Contable SIIGO S.A. – Grabar compra

h. Con esfero rojo en la parte superior derecha de la nota crédito escribir el

número del documento que arroja el sistema en cada una de las copias.

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i. Adjuntar una copia a la factura original. La copia se archivará en AZ del mes

en curso.

4. Archivar causaciones, el usuario debe pasar el sistema a moneda local y

verificar si las causaciones en el sistema están con el mismo valor en pesos
que tiene el sticker de cada compra y nota crédito, si esta correcta archivar
copias, las facturas originales se archivarán en folder y las copias en la AZ
del mes en curso.

5. Generar informe para tesorería y gerencia, el informe se debe entregar los

primero 5 días hábiles del mes siguiente. Debe contener la siguiente
estructura.

FLOR DE AGOSTO DE 2019

NOMBRE NIT FACTURA BASE IVA RETEFUENTE RETEIVA CXP

Tabla 16. Fuente Propia – Estructura informe compras

7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN
FECHA REVISÓ APROBÓ
N. º DEL CAMBIO ELABORÓ

1 30-05-2019

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