DESCRIPCIÓN DE CARGO

ENCARGADO DE RESERVAS Y RECEPCION

RESPONSABILIDADES GENERALES

Es responsable de administrar y garantizar el correcto funcionamiento de la recepción y reservas

del hotel en línea con el alto prestigio alto hotel y la calidad de servicio que queremos brindar en
cada momento.

TAREAS

Anfitrión y Atención a los huéspedes:

- Atención a cualquier deseo o necesitad de los huéspedes
- Anfitrión de los huéspedes (saludar a los huéspedes, demonstrar interés en su “well being”, etc)
- Dar solución en forma rápida y oportunidad a cualquier queja, reclamo o necesidad que un
huésped podría tener.

Información y Coordinación:
- Informe diario antes de las 18:00 y distribución a todos los encargados
- Información a todos los encargados de Necesidades especiales o de restricciones alimentarias!
Asegurar que la cocina y otro personal está al tanto con restricciones criticas!
- Compilación e impresión de los menús diarios para el Restaurant
- Coordinación y supervisión del estado de cada habitación y área del hotel con Mantención
- Coordinación y supervisión con el área de Housekeeping (mucamas)

Reservas:
- Supervisión del personal de Reserva en línea con la directiva de la Gerencia Comercial
- Responder de manera eficaz y muy cordial a cada solicitud dentro del mismo día (ideal dentro de
2 horas)
- Asegurar que la calidad de nuestras cotizaciones y confirmaciones sea impecable y sin errores
- Asegurar que los depósitos de garantía y los pagos finales están pagadas dentro de los plazos
establecidos; Implementar un control mensual de los cobros pendientes;

Control e innovación en el departamento de recepción:

- Control de las hojas de reserva para cada día, para asegurar el correcto cumplimiento de estas y
detectar posibles incidencias en el listado de llegadas (reserva VIP, discapacidad en silla de
ruedas, familia con niños...).
- Supervisión de la asignación de habitaciones a grupos pendientes de llegar.
- Gestión de los cupos o grupos de habitaciones pendientes de reserva asignados a los diferentes
intermediarios turísticos.
- Control de registro correcto de los huéspedes que ingresan y supervisión que la documentación
requerida esta siempre al día y completa (copias de los pasaportes, email de los huéspedes, etc)
- Control y registro completo de cualquier necesidad o restricción alimentaria de los huéspedes
- Control de la facturación del día, asegurando el cierre correcto de las facturas emitidas a los
clientes durante el día, así como las facturas a crédito derivadas al departamento de
contabilidad.
- Establecer, mantener y mejorar el procedimiento y manuales para el área de Recepcion y
Reservas; Asegurar que el personal sea entrenado y conozca los procedimiento y manuales
aplicables a su función y establecer un estricto plan de capacitación!
- Establecer plan de emergencia y evacuación junto con el gerente de operaciones

Gestión del personal de recepción:

- Selección de personal del departamento, o bien, colaboración con el departamento de Recursos
Humanos en la gestión de altas, bajas, permisos, nóminas, etc., correspondientes al equipo de
recepción.
- Elaboración de turnos y vacaciones del personal.
- Comunicación al personal de los objetivos empresariales y departamentales establecidos.
- Planificación y organización de las tareas del departamento.
- Supervisión de las tareas del departamento asistiendo al personal cuando sea necesario.
- Gestión de la formación entre los componentes del departamento.

Gestión de los resultados económicos del departamento:

- Cumplimiento del presupuesto establecido para su área.
- Utilización de los recursos de la manera más eficiente.
- Interpretación de los resultados mensuales del presupuesto, comparándolos con los realmente
establecidos y adoptando las acciones correctoras necesarias.

Gestión de los recursos materiales:

- Control, en colaboración con el Jefe de compras del material de oficina, informativo y de
recepción del departamento.
- Planificación con el departamento de limpieza de la frecuencia de los procesos de limpieza en las
áreas del departamento.
- Supervisión de la conservación de los uniformes del personal y el mobiliario de recepción.

REQUISITOS

Experiencia previa en el cargo, en un hotel de similares características.