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Absentismo y medidas para reducirlo
Bienvenido
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Para evitar las peores consecuencias y actuar a tiempo, en esta guía se aborda el
problema a fondo y señala cómo el departamento de Recursos Humanos puede
dotarse de los conocimientos y herramientas adecuadas para reducir el
absentismo. Por tanto, debe conocer sus orígenes, cómo se manifiesta, efectos que
provoca y las soluciones que tiene a su alcance, donde la digitalización se
convierte en una de las más destacadas.
Absentismo y medidas para reducirlo
Contenido
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Clases de absentismo
absentismo laboral?
El absentismo laboral o ausentismo en algunos
países consiste en la ausencia o abandono del
puesto de trabajo por parte de un empleado.
Este acto, cuando no tiene justificación, supone
un incumplimiento de las condiciones pactadas
4 por contrato. Si se repite en el tiempo, la empresa
podrá extinguir el contrato, siempre de acuerdo a
la ley vigente en cada país.
puesto, sería necesario contratar a un sustituto,
Sin duda, es uno de los mayores problemas a los con el consiguiente aumento de los costes de
que hace frente un departamento de Recursos contratación para la empresa.
Humanos, ya que supone una amenaza para la
estabilidad de la empresa. Una falta continua, Pese a las dificultades que provoca, existen
justificada o no, lleva a tener que reorganizar las algunas causas que no implican absentismo.
dinámicas de trabajo de forma temporal o incluso Las vacaciones o permisos laborales, bajas por
llegar a afectar el clima laboral. enfermedad o el cumplimiento de representante
legal de los trabajadores son algunos ejemplos.
Cuanto más se alargue la ausencia, mayores En estos casos existiría una causa objetiva y
serán las dificultades que suponga. Por ejemplo, contrastable que actúa como justificante, la cual
si un empleado faltara reiteradamente a su puede registrarse y controlarse con facilidad.
2. Clases de absentismo
Existen diferentes clases de absentismo a tener en cuenta. Este fenómeno no se manifiesta siempre de la
misma forma y sus causas, las cuales se abordarán más adelante, son muy variadas. Una vez identificadas,
cada empresa tiene que analizar su caso particular para tomar las medidas oportunas.
Absentismo voluntario o
injustificado
En este caso, el trabajador no acude a su puesto de
forma voluntaria y no cuenta con una justificación
apropiada. Deja de cumplir con las obligaciones
y responsabilidades pactadas en el contrato.
Además, no se da un aviso previo de la ausencia,
lo que afecta directamente a la organización
de la jornada de trabajo. Es el más común y, de
no controlarse, irá agravándose con el paso del
tiempo, ya que el número de empleados que se
abstiene de acudir a su puesto podría aumentar.
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Absentismo y medidas para reducirlo
Absentismo presente
Ausencia justificada
Pese a que se produce una ausencia, el trabajador A la hora de llevar un registro adecuado de las
la ha justificado de forma objetiva y ha avisado ausencias, es importante contar con un software de
a la empresa con antelación. Sigue causando vacaciones y ausencias. Este permite comunicarlas
problemas en términos de organización, pero con suficiente antelación, definirlas según el tipo
es posible adaptarse con tiempo. Su control es y enviar los justificantes a la empresa en caso de
sencillo y suele darse por causas de fuerza mayor. que sea necesario investigarlos. De esta forma,
Por ejemplo, una baja por enfermedad o un controlar el absentismo se simplifica, algo de
permiso de paternidad. vital importancia para la compañía como se verá
más adelante.
El absentismo tiene un origen en diferentes causas, las cuales provienen tanto del trabajador como de la
empresa. Es importante tener en cuenta esta realidad a la hora de enfrentarse al problema, ya que cargar
en exceso contra una de las dos partes solo contribuirá a agravarlo.
Los motivos familiares también son frecuentes. Se producen cuando el empleado debe hacerse cargo
de un familiar o tiene que atender un compromiso importante. Esta falta al puesto de trabajo puede
justificarse por causas objetivas, como un embarazo o el fallecimiento de un ser querido.
En el anterior caso la organización tendrá que evaluar a los afectados y aplicar las medidas correctivas
oportunas. Una manera de anticiparse a esto, es aplicar una encuesta de clima organizacional o realizar
evaluaciones de desempeño de forma oportuna.
4. Consecuencias de no gestionar
el absentismo laboral
Las consecuencias del absentismo tienen un fuerte El clima laboral sufrirá los efectos de que parte
impacto en la empresa. La principal es la pérdida del personal no acuda al trabajo. Cuando un
de productividad. Cuando un empleado no empleado falta, otro u otros tendrán que hacerse
acude a su puesto o no realiza sus actividades, sus cargo de sus tareas. Esto provocará sobrecargas,
objetivos de producción se paralizan o ralentizan. ralentización en el cumplimiento de objetivos
Esto repercutirá en los ingresos, la imagen y la y proyectos, el estrés crecerá y aumentará las
posición que ocupa la compañía en su sector. De tensiones entre la plantilla. Además, si la situación
hecho, las pérdidas podrían quebrar el negocio. persiste, estos problemas no dejarán de agravarse.
Al reducirse la productividad, no se podrá atender una demanda del mercado a la que antes se podía
Absentismo y medidas para reducirlo
hacer frente. También se perderá calidad en los servicios ofrecidos, ya que no se dispone del personal
adecuado para cumplirlos. En esta situación, los clientes empezarán a buscar alternativas en la competencia.
36.900
millones de euros
1.700 937.000
millones de horas asalariados no
de trabajo trabajaron
(Información obtenida del X Informe Adecco sobre Empresa saludable y gestión del Absentismo)
3%
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2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
2019
El año 2020 destaca por un crecimiento significativo que provoca un nuevo máximo histórico: 7,1 %. La
La evolución en estas dos décadas ha tenido tres fases destacadas. Durante siete años, del 2000 al 2007,
se produjo un periodo de expansión que culminó en la crisis financiera. Tras este evento se da descenso
hasta el 2013. A partir de entonces, al incremento vuelve a ser la nota dominante marcando varios máximos
históricos que se van superando año a año desde 2017 (2018, 5,2%; 2019, 5,5; 2020, 7,1%).
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Software de informes de RR. HH.
para medir la tasa de absentismo
y controlar KPIs de negocio
absentismo?
La tasa de absentismo muestra el porcentaje de horas no trabajadas respecto a las pactadas. En ella
no se incluyen vacaciones, festivos u horas perdidas por un ERTE* (Expediente de Regularización Temporal
de Empleo).
Cada organización debe medir este parámetro y mantenerlo en observación, ya que fluctuará a lo largo del
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tiempo. El objetivo es mantener el absentismo dentro de unos límites tolerables, así como dar margen
para que el departamento de Recursos Humanos junto a la dirección planteen contramedidas que eviten
su crecimiento. De esta forma, se actuará de manera preventiva y no se llegará a las peores consecuencias.
Para obtener la tasa de absentismo, hay que dividir las horas no trabajadas por causas ocasionales (sin
ERTE’s o expedientes de regularización avalados en cada país) entre las horas pactadas y efectivas de
trabajo. El resultado se multiplicará por 100 para lograr el porcentaje.
Si se quiere llevar un conteo riguroso tanto de las horas trabajadas como las no trabajadas, es preciso
utilizar un software de control horario. Este permite gestionar las ausencias por parte del trabajador y
desde Recursos Humanos, controlar el tiempo de trabajo que hace cada empleado o equipo, establecer
controles de presencia y registrar la entrada y salida del personal.
Probar software
Software de control de vacaciones
y ausencias de empleados
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*
ERTEs o Expedientes Temporales de Regulación de Empleo porque pueden producir despidos o reducción de la jornada.
Absentismo y medidas para reducirlo
7. ¿Cómo mantener el
absentismo controlado?
El absentismo es uno de los mayores problemas de las
empresas. Trae consigo una merma de la productividad e
incrementa tanto los costes directos como los indirectos.
Más allá del plano económico, sus efectos se dejan sentir en una plantilla que estará cada vez
más estresada y sometida a un peor clima laboral. 11
Pese a estos problemas, es posible establecer diferentes medidas para reducir la tasa de la propia
empresa. Estas deben responder a la realidad de cada, lo que les otorgará una mayor efectividad. A
continuación, se ofrecen algunas sugerencias centradas en la mejora de la productividad, la implicación del
personal y la de su salud. Pero antes de llegar a las mejoras, es recomendable seguir estos tres pasos:
1. Medición:
Es importante que cada empresa conozca las
causas que originan su tasa de absentismo. La
medición de las ausencias es clave para empezar
a comprender el problema. De esta forma, se
podrán implementar las mejoras necesarias, como
un proceso para solicitar una baja simplificado y
digital.
2. Análisis:
Una vez se han obtenido los datos, deben
procesarse para convertirlos en información útil.
Además, la tasa de la empresa debe compararse
con la del sector y la de otros años, lo que permite
comprender su evolución en el tiempo y el estado
de la compañía en relación con su actividad
económica. Esta será la base con la que trazar
un plan de mejora que funcione. Un software
de Recursos Humanos permite analizar los
indicadores clave de la rutina diaria del trabajador.
Probar software
3. Mejora:
Tras analizar a fondo el problema y comprender su origen, llega el momento de implementar las mejoras
adecuadas, las cuales se analizarán tras unos meses para comprobar su efectividad.
Guía descargable
Estrategias para optimizar
el ciclo de vida del empleado
8. Seis medidas para reducir
Absentismo y medidas para reducirlo
la tasa de absentismo
1. Flexibilizar horario:
Se permite a los empleados conciliar su vida personal y profesional. Esto
evita que falten a su trabajo, por lo que es recomendable revisar los horarios
y las necesidades de la plantilla.
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¿Cómo dar flexibilidad a un horario?
Software de control de
Gestión de turnos y vacaciones y ausencias de
horarios de trabajo empleados
Probar software Probar software
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2. Proceso de solicitud de baja ágil:
La implantación de un proceso para solicitar la baja, sea cual sea el motivo, permite un seguimiento continuo
de los empleados. Esto reduce el tiempo destinado a estas tareas y hace partícipe al trabajador, quien
tendrá menos trabas para comunicar su estado.
La comunicación interna es esencial para cualquier organización. Sin ella se perdería gran parte de la
coordinación entre los equipos. Con estos consejos se podrá potenciar:
objetivos pueden ser las causas que ocasionen el absentismo. Para evitarlo, la comunicación y la
escucha a los trabajadores es fundamental.
Un software de encuestas de clima laboral automatiza las consultas y sondeos para garantizar que la
empresa conoce el estado y motivación de cada trabajador. Un sistema para conocer en profundidad tu
empresa.
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4. Sistema de incentivos
Las recompensas por el trabajo bien hecho no deben faltar. Otorgar días u horas libres contribuye a reducir
el absentismo.
Una forma efectiva de incentivar el compromiso es Es importante fijar objetivos adecuados para cada
crear objetivos individuales o departamentales puesto, equipo o departamento. De lo contrario,
ligados a la reducción del absentismo. Los las recompensas perderían fuerza, lo que se
incentivos pueden ser económicos, como una reflejará en un menor compromiso. Además,
retribución variable o una bonificación ligada a es posible que se caiga en un incentivo del
la consecución del objetivo. Otras alternativas presentismo indirecto. Una forma de evitar esta
son ofrecer entradas a conciertos, viajes, libros, consecuencia negativa es premiar siempre que se
tarjetas regalo o días libres. consigan los objetivos o se obtengan mejoras en
la empresa.
Promover un estilo de vida no solo mejora el estado de los empleados en su salud, sino que tiene
repercusiones en el ámbito laboral. Se contribuye a mejorar el rendimiento, la productividad y reduce
la tasa de absentismo, ya que se disminuye el riesgo de contraer una enfermedad. Estas son algunas ideas
para potenciarlo: 15
6. Reducir el estrés
Es un factor que genera absentismo. Favorecer un clima laboral positivo y la buena relación entre compañeros
lo reducirá. Para conseguirlo, se puede promover el trabajo por objetivos, formar a los mandos intermedios
o desarrollar eventos participativos.
Un ambiente de trabajo positivo reduce el nivel de estrés y las probabilidades de que se den bajas por
incapacidad temporal. Además, se potencia la creatividad, el compromiso y la colaboración entre los
miembros de la plantilla. Gracias a estas claves, se disminuirá el estrés:
Lo mejor es que todos los módulos se centralizan en un único portal para cada trabajador
donde pueden autogestionar todo desde cualquier dispositivo con internet. Gracias a la
tecnología, se consigue una solución contundente a un problema que puede acabar
con cualquier empresa.
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