Guía de documentos

de EcoVadis
¿Cómo asegurarse de enviar sólo información
relevante para su evaluación?

Clasificación de Documento | EcoVadis Público EcoVadis 2022 V3 ES

Contenido
1. Introducción .................................................................... 3

2. Alcance de la evaluación .......................................... 4

3. Documentos justificativos ........................................ 7

• Estándares y requisitos
de los documentos ........................................................ 7

• Verificación de relevancia
de los documentos ........................................................ 8

• Preparación de los documentos ............................. 10

4. Confidencialidad de los documentos ................. 17

5. Navegación por la plataforma ................................ 18

• Adjuntar documentos .............................................. 18

• Gestionar documentos ........................................... 19

• Antes de enviar ........................................................... 20

6. Lista de control
(evaluación inicial, reevaluación)................................ 21

7. Preguntas frecuentes................................................... 22

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1. Introducción
El objetivo del proceso de calificación EcoVadis
es evaluar el sistema de gestión de sostenibilidad
de su empresa según la documentación que usted
nos proporciona.
Evaluamos su sistema de gestión basándonos en
los siguientes indicadores:
• Políticas: compromisos relacionados con una
conducta empresarial responsable y sostenible.
• Acciones: medidas concretas que se han
implementado.
• Resultados: Indicadores clave del desempeño
(KPI) actualizados.
En el cuestionario de evaluación, se le solicitará que
proporcione documentación para respaldar sus
respuestas.
Después, nuestros analistas comprobarán
si los documentos adjuntados confirman las
declaraciones que se han hecho respecto al sistema
de gestión de la sostenibilidad de la empresa.
En esta guía de documentos, encontrará
orientación valiosa sobre los requisitos y estándares
de documentación, así como información sobre
cómo adjuntar documentos para respaldar sus
respuestas al cuestionario.

3 23
2. Alcance de la evaluación
En el proceso de calificación EcoVadis, se evalúa la
calidad del sistema de gestión de la sostenibilidad
de su empresa, teniendo en cuenta el rendimiento
en materia de medio ambiente, prácticas laborales
y derechos humanos, ética y compras sostenibles en
todas sus instalaciones operativas.
Recuerde:
Instituciones operativas son todas aquellas
plantas o instalaciones de una empresa o
filial que tengan empleados y que lleven a
cabo de forma integral una de las funciones
de la empresa que suponen un riesgo de
sostenibilidad.
¿Cuál es el alcance de la evaluación?
En el alcance de la evaluación, se incluyen todas
las instalaciones operativas en las que se enfocará
la evaluación de EcoVadis. Tendrá que determinar
con exactitud el alcance de la evaluación,
especialmente si su empresa forma parte de un
grupo con muchas instalaciones operativas (filiales,
unidades de negocio o plantas de producción)
en distintos países o regiones. El alcance de la
evaluación afecta al cuestionario que recibe su
empresa, ya que las preguntas se personalizan
según el tamaño de la empresa, su ubicación y
el sector.
Para determinar el alcance de la evaluación, tenga
en cuenta los siguientes criterios:
• Las instalaciones operativas deben
ser relevantes en materia de riesgo de
sostenibilidad, lo cual depende de sus
actividades empresariales.
• Las instalaciones operativas deben tener un
nombre de entidad legal oficial.
No evaluamos las siguientes
entidades:
Conglomerados o grandes empresas
que operan en sectores totalmente
distintos. En estos casos recomendamos
evaluaciones independientes de
distintas filiales o unidades de negocio,
siempre que tengan un nombre de
entidad legal oficial.
Entidades comerciales en grupos de
fabricación (p. ej., oficinas de ventas,
agentes comerciales o entidades de
marketing).
Organizaciones gubernamentales o no
gubernamentales.
Nombres de productos y marcas
comerciales.
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¿Por qué es tan importante el alcance de
la evaluación? Recuerde:
Es importante conocer cuál es exactamente el Los documentos procedentes de las
alcance de la evaluación, ya que, si solo se dispone siguientes entidades no se tendrán en cuenta,
de pruebas facilitadas por filiales, otras instalaciones ya que no tienen una relación clara con el Empresa matriz
y la empresa matriz, se podría correr el riesgo alcance de la evaluación:
de subestimar o sobreestimar el desempeño en
sostenibilidad de su empresa durante la evaluación. Empresas externas donde no se
menciona a su empresa
Sus proveedores, socios comerciales o
¿Son válidos los documentos clientes
provenientes de una filial, una instalación
Empresas hermanas
o la empresa matriz?
En algunos casos, es posible que no se tengan del
todo en consideración los documentos relacionados
Empresa Empresa evaluada
con las políticas, las acciones y los resultados que
hermana
provengan de una filial, una instalación o la empresa
matriz. Esto puede suceder si no se tiene la certeza
de que la información facilitada sea aplicable al
alcance de la evaluación.
Este es un breve resumen de cómo analizamos
la información procedente de las filiales, las
instalaciones y la empresa matriz para los siguientes
indicadores de gestión: políticas, acciones y
resultados.
Filial Instalaciones
especificas

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 POLÍTICAS
Empresa matriz
Filial/instalaciones
* No se aceptarán documentos de empresas hermanas.
Políticas
En la metodología de EcoVadis, se considera que la
dirección establece las políticas y luego las difunden
por todas las instalaciones operativas. Por lo tanto,
la información relativa a las políticas se valora de la
siguiente forma:
• Cuando proviene de su empresa matriz: se
considera totalmente válida, ya que las políticas
de su empresa matriz llegan también a su propia
empresa.
• Cuando provienes de las subsidiarias o
instalaciones: solo se considera válida si la
información sobre las políticas representa a la
gran mayoría del alcance de la evaluación.
ACCIONES RESULTADOS
Acciones
Se considera que las acciones se implementan
según las operaciones, condiciones y necesidades
específicas de los distintos componentes de la
empresa (es decir, en la primera línea de trabajo).
En este sentido, la información sobre las acciones
implementadas se valora de la siguiente forma:
• Cuando proviene de su empresa matriz:
totalmente válida, a menos que su empresa
matriz sea un conglomerado que abarque
muchas actividades empresariales distintas.
• Cuando provienes de las subsidiarias o
instalaciones: totalmente válida, ya que la
implementación afecta a la primera línea de
trabajo.
Resultados
Los resultados se obtienen, principalmente, de los
informes sobre los KPI empleados en el progreso
de los sistemas de gestión de la sostenibilidad.
Puesto que los datos que se presenten deben ser
representativos del alcance de la evaluación, la
información sobre los resultados se valorará de la
siguiente forma:
• Cuando proviene de su empresa matriz: sin
validez, a menos que los datos de la empresa se
incluyan en los cálculos de los KPI.
• Cuando provienes de las subsidiarias o
instalaciones: solo se considera válida si la
información sobre los KPI representa a la gran
mayoría del alcance de la evaluación.
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3. documentos justificativos
Los documentos justificativos son esenciales
para confirmar las declaraciones sobre el
funcionamiento de su sistema de gestión de
sostenibilidad. Por lo tanto, es importante que
se asegure de que los documentos sean muy
relevantes para las preguntas de la evaluación.
Estándares y requisitos de
documentación
Los documentos deben ser de alta calidad y
proporcionar una prueba clara y directa de las
declaraciones que han hecho en el cuestionario.
¿Qué debería tener en mente al
seleccionar los documentos?
Los documentos justificativos validos:
●Son relevantes
• Relevantes para el alcance de la evaluación
correspondiente y que incluyen el nombre la
empresa
• Estar relacionados con uno o más de los criterios
de la evaluación de EcoVadis
Están actualizados
• No tener más de ocho año de antigüedad en el
caso de estar relacionados con las políticas y las
acciones.
• No tener más de dos años en el caso de estar
relacionados con los resultados y los informes
sobre los KPI (esto se aplica tanto a los
documentos de la evaluación actual como a los
de la anterior).
Ser veraces
• Estar formalizados e integrados en el sistema de
gestión de sostenibilidad de su empresa.
• Ser auténticos, exhaustivos y preexistentes. No
se aceptan documentos creados solo para la
evaluación de EcoVadis.
Al proporcionar documentos que sigan estos
principios, la empresa puede demostrar que
está haciendo frente de forma activa a una
amplia variedad de riesgos relacionados con la
sostenibilidad mediante sistemas eficaces y fiables.
7 23
Verificación de relevancia de los documentos
¿Cómo puede evitar proporcionar
documentos no válidos para la evaluación?
Estos son los principales motivos por los que ciertos
documentos se pueden descartar durante la
evaluación.
Los documentos se consideran no válidos.
Causas comunes por la que los documentos
pueden considerarse no validos:
1. El documento no proporciona información
relacionada con el sistema de gestión de la
sostenibilidad de la empresa o con los criterios
de la evaluación de EcoVadis (p. ej., certificado
ISO 9001, documentos de gestión de la calidad,
folletos sobre filantropía, política de información
privilegiada, etc.).
2. El documento contiene información sobre la
sostenibilidad fuera del alcance de la evaluación
(p. ej., documentos facilitados por una empresa
hermana o externa, proveedores, socios
comerciales o clientes).
3. No hay suficientes garantías de que el
documento corresponda a la empresa evaluada
(es decir, el nombre de la empresa no aparece por
ningún lado).
4. El documento sobre las políticas no contiene la
fecha de emisión/revisión o se emitió menos de
1 mes antes de presentarse.
5. El documento está obsoleto (los documentos
sobre sistemas de gestión deben actualizarse con
frecuencia para mantener su validez). Por norma
general:
a. Los informes no deben tener más de dos años
de antigüedad (p. ej., las cifras de los KPI de 2019
se consideran obsoletas en 2022) y las cifras de
los KPI deben corresponder a un mínimo de dos
meses consecutivos.
b.El resto de los documentos deberían someterse
a revisión por lo menos una vez cada ocho años.
c.En los casos en que se haya establecido
una fecha de vencimiento determinada, se
considerará que el documento deja de ser válido
en esa fecha (p. ej., en el caso de los certificados).
6. El documento está incompleto (p. ej. solo incluye
la portada, capturas de pantallas, fotos, etc.).
7. Se trata de un documento combinado, es
decir, es el resultado de fusionar y subir
varios documentos como un solo documento
justificativo (p. ej., una mezcla de políticas
medioambientales, evaluaciones de riesgo y
materiales de capacitación).
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Los documentos no tienen la calidad esperada.
Causas por las que la calidad de los documentos
suele plantear un problema:
1. Documentación improvisada probablemente
creada con buenas intenciones. El documento
proporcionado no forma parte de un sistema
de gestión formalizado y, por tanto, no se
puede tener en cuenta para el análisis. Para
ser aceptables, los documentos de políticas
formalizadas, procedimientos e informes deben
existir con anterioridad en el sistema de gestión.
2. Documentación inverosímil y falsa creada
con la intención de engañar. El documento
presenta una de las siguientes características:
la información proporcionada está fuera de
contexto teniendo en cuenta las actividades de
la empresa; es suficientemente parecido a la
documentación procedente de una entidad no
relacionada, o se creó en colaboración con un
tercero de dudosa confianza.
3. Certificados falsificados o emitidos por
organismos no legítimos. Tras verificar su
autenticidad, se descubre que el documento
ha sido falsificado o emitido por un entidad
certificadora no acreditado.
¡Importante!
Se alertará a las empresas que solicitan la
evaluación y a sus socios comerciales si:
• Los documentos que facilite se parecen
a los de otras empresas evaluadas por
EcoVadis;
• Proporciona certificados falsificados
durante el proceso de evaluación.
Los documentos solo demuestran el
cumplimiento de las normativas legales.
Los documentos facilitados no demuestran ninguna
práctica proactiva de gestión de la sostenibilidad
aplicada por la empresa evaluada. La empresa solo
ha facilitado declaraciones o comunicados sobre
el cumplimiento con las normativas básicas, o
proporciona un justificante de que los documentos
sobre el cumplimiento con las normativas se han
entregado a la autoridad local correspondiente
(p. ej., licencia de operación, acreditación por
parte de una autoridad, extracto de una ley,
documentación de una auditoría relacionada con
el cumplimiento normativo o informes de prueba
elaborados por autoridades legales).
9 23
Preparación de los documentos
¿Cuántos documentos puedo proporcionar?
Puede cargar hasta un máximo de 55 documentos por evaluación,
independientemente del tamaño de su empresa. Tenga en cuenta que los
documentos de evaluaciones anteriores no se incluyen en esta restricción.
Eliminar los documentos de evaluaciones anteriores no proporcionará a su
empresa espacio adicional para añadir documentos al completar un nuevo
cuestionario.
Creemos que su empresa podrá demostrar lo completo que es su sistema de
gestión de sostenibilidad con no más de 55 documentos.
Aquí encontrará algunos consejos para hacer buen uso del límite de
55 documentos:
Compruebe si los documentos de las evaluaciones anteriores son aún
válidos (documentos generales: ocho años; KPI: dos años). Siempre que
se encuentren dentro del período de validez y no se hayan actualizado
ni renovado, no hay necesidad de añadir documentos idénticos sobre las
políticas o las acciones de distintos años.
Dé prioridad a aquellos documentos que son particularmente importantes
para la evaluación. Empiece por aquellos documentos que respalden las
respuestas a varias preguntas (p. ej., informe anual o sobre sostenibilidad,
código de conducta, etc.).
Obtenga más información sobre cómo priorizar los documentos para la
evaluación.
Recuerde:
NO cargue documentos combinados: no se tendrán en cuenta.
Un «documento combinado» es el resultado de fusionar varios
documentos y cargarlos como si se tratase de un solo documento
justificativo. Podría tratarse, por ejemplo, de un solo documento que
contiene una mezcla de políticas, evaluaciones de riesgo y materiales
de capacitación.
Al cargar documentos combinados, se deja de respetar el límite de
55 documentos, lo que repercute en su capacidad de demostrar la
madurez de su sistema de gestión. Cuando cargue los documentos, es
importante que tenga en cuenta cuáles son los elementos que definen
a un sistema de gestión avanzado: la veracidad, la accesibilidad y la
capacidad de controlar y revisar.
Por norma general, los documentos combinados: no se tendrán en cuenta.
Los documentos se deben adjuntar de forma individual, EXCEPTO en los
siguientes casos:
• Una colección de certificados de distintas instalaciones (p. ej., los
certificaciones ISO 14001 de cada instalación certificada). Tenga en
cuenta que también se acepta un anexo con los certificados.
• KPI consolidados de distintas instalaciones (p. ej., una hoja de Excel con
un resumen de los datos de KPI divididos por instalación).
10 23
¿Qué requisitos técnicos hay que cumplir
para cargar los documentos?
1. Formato del documento
Suba los documentos en un formato de texto
editable (cuyo contenido se pueda copiar
y pegar) para asegurarse de que nuestros
analistas puedan revisarlos. Solo se aceptan
los siguientes formatos: docx, .doc, .xls, .xlsx,
.pdf, .odt, .ott, .sxw, .stw .ods, .odp, .jpeg, .jpg,
.png, .bmp, .txt, .html.
En «Cargar un documento nuevo», el tipo
de archivo «documento de Adobe Acrobat»
puede tener problemas para cargarse. Para
solucionar esto, guarda el documento en
formato PDF y cárgalo.
En «Cargar un enlace nuevo», introduzca
únicamente enlaces a páginas web, no
documentos. La página se capturará y
cargará en la Biblioteca de Documentos en
formato PDF. Solo se registrará la página
web específica del enlace. Compruebe que
el enlace es válido y empieza con http:// o
https://.
2. Tamaño del archivo
No puede cargar documentos de más de
30 MB.
Importante!
EcoVadis no aceptará que se presenten pruebas en forma de documentos o enlaces web incrustados;
las pruebas deben incluirse directamente en los documentos. Los analistas no harán clic en ningún
hipervínculo del documento o la página web ni descargarán manualmente ninguna documentación
de esos enlaces.
3. Idioma 5. Vincular documentos con las respuestas
Se aceptan documentos en todos los idiomas, Asegúrese de vincular los documentos
siempre y cuando estén en un formato de texto justificativos con las respuestas del cuestionario
editable (p. ej., Microsoft Word o PDF). No se adecuadas y relevantes en cada caso; un
garantiza el análisis de imágenes o documentos documento se puede vincular con varias
escaneados. Se hacen excepciones para los respuestas. No se analizarán los documentos que
documentos en inglés, francés, chino, español, no se hayan vinculado con ninguna respuesta.
alemán y japonés. Para estos idiomas, puede
En el caso de las reevaluaciones, puede vincular
subir documentos también en un formato
los documentos cargados en evaluaciones
no editable (p. ej., imágenes o documentos
previas con las preguntas del nuevo cuestionario.
escaneados).
No tendrá que volver a cargar los mismos
4. Codificación documentos.
Asegúrese de que los documentos cargados
no presenten errores ni estén protegidos con
contraseña.
11 23
¿Qué tipos de documentos Documentos con un fin
justificativos puedo aportar? Políticas Acciones Reportes
más amplio
Puede facilitar cualquier documento • Informes de sostenibilidad • Código de Ética/ • Certificados del • Informes públicos
formalizado que refleje de forma precisa el Conducta sistema de gestión sobre los KPI
sistema de gestión de la sostenibilidad de • Informes anuales con una
(p. ej., ISO 14001,
su empresa y que respalde sus respuestas sección integrada sobre la • Política • Supervisión de
ISO 45001)
al cuestionario. Si la suya es una empresa sostenibilidad medioambiental los KPI en bases
grande (más de 1000 empleados), también • Etiquetas ecológicas de datos internas
• Informes de auditorías • Declaración sobre el
tendrá que proporcionar pruebas para (p. ej., accidentes
sobre el cumplimiento objetivo de reducción • Procedimientos de
demostrar el alcance de implementación laborales registrados
social (p. ej., SMETA, amfori de las emisiones de operación
de los certificados y las acciones en todas en el sistema de
BSCI) GEI
las instalaciones relevantes (p. ej., en forma • Presentaciones información del
de porcentaje del total de instalaciones • Informe CDP • Política de gestión de y materiales de equipo de recursos
operativas o de la plantilla a los que afectan). residuos capacitación internos humanos)
• Comunicación de progreso
Si su empresa cuenta con varias instalaciones • Documento u hoja
de Pacto Mundial de las • Política de seguridad • Registros de
operativas en las que se ha implementado la de cálculo con el
Naciones Unidas (United y salud de los instalaciones de
misma medida, bastará con facilitar pruebas inventario de GEI
Nations Global Compact, empleados tecnología/equipos
sobre una de ellas. En el caso del alcance y los
UNGC)
informes de KPI, consolide los cálculos y los
KPI de distintas instalaciones. • Manuales del empleado
Aquí puede ver algunos ejemplos de los • Auditorías energéticas
tipos de documentos que buscamos:
• Informes de auditoría sobre
las emisiones de GEI

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Ejemplos de documentos NO VÁLIDOS independientemente
del tipo de empresa:

Documentos informales sin el nombre ni el logotipo de la empresa

Documentos procedentes de proveedores, socios comerciales o clientes
Documentos que no estén relacionados con los criterios de sostenibilidad
de EcoVadis (ISO 9001, estados contables, gestión de la calidad, folletos
sobre filantropía)
Archivos obsoletos (políticas y acciones de hace más de ocho años o informes
de KPI con más de dos años de antigüedad)
Documentos incompletos que solo incluyen la página de portada y el índice
Documentos combinados: el resultado de fusionar varios documentos y
cargarlos como si se tratase de un solo documento justificativo
Fotografías
Enlaces web incrustados (las pruebas se tienen que facilitar directamente en
el documento)
Contenido plagiado de fuentes en línea o de empresas no relacionadas
Facturas de utilidades de terceros para reportes
Declaraciones improvisadas
Descripción de acciones declaradas simplemente como implementadas,
sin pruebas sólidas
Licencias de negocio
Otros documentos de cumplimiento legal emitidos por una autoridad local

13 23
¿Qué tipos de documentos justificativos
puedo aportar?
¿Existe alguna diferencia en cuanto a la
documentación que se les requiere a las empresas
más pequeñas?
Los cuestionarios de evaluación de EcoVadis se
adaptan a cada empresa dependiendo del sector, la
ubicación y el tamaño, incluidas las microempresas
de hasta 25 empleados o las pequeñas empresas
de hasta 100 empleados.
A las microempresas se les hace un promedio de
10 preguntas. Hay algunos indicadores de gestión,
como las adhesiones (p. ej., Pacto Mundial de las
Naciones Unidas) y el alcance, que no aplican.
De este modo, solo se tienen en cuenta los temas
relevantes para la empresa.
Los documentos justificativos son esenciales
para analizar el desempeño de la gestión de
sostenibilidad de su empresa. Comprendemos
que, a diferencia de las grandes empresas, las
empresas más pequeñas no suelen tener un sistema
de gestión de sostenibilidad tan desarrollado y
que no todos sus documentos están formalizados.
Por este motivo, ofrecemos a las microempresas
y a las empresas pequeñas una mayor flexibilidad,
y permitimos que entreguen documentos
justificativos no formalizados. No obstante, debe
tener presente que los documentos deben cumplir
con los requisitos especificados en las páginas
anteriores y, por tanto, deben ser recientes,
relevantes y completos, y estar en consonancia
con el alcance de la evaluación.
Aquí puede ver algunos ejemplos de los
documentos justificativos que pueden facilitar las
pequeñas empresas:
Correos electrónicos internos sobre formación
para concienciar a los trabajadores;
Materiales de capacitación
Facturas de compra de productos con etiqueta
ecológica para acciones implementadas
Registros de instalaciones de tecnología/
equipos
Política ética empresarial
Paneles de control internos de medio ambiente
Hojas de Excel con datos de recursos humano
(p. ej., los KPI relacionados con la formación de
empleados)
Presentación de gestión interna
Documentos de evaluación de riesgos
14 23
Voy a llevar a cabo una reevaluación,
¿a qué debería prestar atención?
¿Tengo que responder a las preguntas desde cero
y cargar los mismos documentos?
En las reevaluaciones, algunas de las preguntas
del cuestionario aparecen ya rellenas. Estas son las
respuestas que dio durante su última evaluación y
se han trasladado automáticamente, junto con los
documentos cargados previamente, para ahorrarle
tiempo. Los documentos integrados durante la
evaluación anterior pueden encontrarse en la
biblioteca de documentos y es posible añadirlos
a las nuevas preguntas. Puede añadir hasta
55 documentos nuevos a su cuestionario actual si
es necesario.
¿Los documentos de evaluaciones anteriores
se tienen en cuenta para el límite de
55 documentos?
No, los documentos de las evaluaciones anteriores
no se incluyen dentro del límite de 55 documentos
de la evaluación actual. Esto significa que se
pueden incorporar 55 documentos nuevos por
cada evaluación, además de los ya integrados en las
evaluaciones anteriores.
¿Qué sucede si elimino los vínculos con los
documentos cargados en las evaluaciones
anteriores que se han incorporado
automáticamente en la nueva evaluación?
No es recomendable desvincular estos documentos
cargados previamente y las respuestas del nuevo
cuestionario. Nuestros analistas ya verificaron esos
documentos y desvincularlos podría reducir la
puntuación que se obtendrá en la nueva evaluación.
¿Puedo eliminar documentos cargados durante
evaluaciones anteriores?
Aunque esto es posible, es importante tener lo
siguiente en cuenta antes de hacerlo:
• Los documentos que se eliminen de la Biblioteca
de documentos quedarán eliminados de forma
permanente, no habrá forma de recuperarlos.
• En caso de que los documentos eliminados sean
válidos y pertinentes para futuras evaluaciones,
deberán volver a subirse a la Biblioteca de
documentos.
15 23
¿Cómo puedo utilizar la función de Plan de Cuando empiece la reevaluación, podrá vincular
acción correctiva en mi plataforma EcoVadis los documentos que cargó en su Plan de acción
Ratings para mejorar los resultados de mi correctiva entre una evaluación y otra con las
evaluación en el futuro? respuestas al nuevo cuestionario.
Todas las empresas que se hayan sometido a Si he cargado documentos mediante la función
una evaluación y hayan obtenido una ficha de Plan de acción correctiva, ¿mi ficha de evaluación
evaluación pueden acceder al Plan de acción se actualizará automáticamente?
correctiva en su plataforma EcoVadis Ratings. Esta
No, la ficha de evaluación solo se actualizará tras
función, disponible en la sección «Mi desempeño»,
una reevaluación de la empresa.
le permite:
• Diseñar planes de mejora en línea que pueden
ser de utilidad para las reevaluaciones
• Comunicar las acciones correctivas planeadas y
realizadas a sus socios comerciales
• Recibir comentarios de parte de sus socios
comerciales
Entre una evaluación y otra, puede cargar
documentos relevantes mediante la pestaña
Plan de acción correctiva para abordar áreas de
mejora específicas de su ficha de evaluación. Sus
socios comerciales podrán ver la información que
incluya en la pestaña Plan de acción correctiva.

16 23
4. Confidencialidad de los documentos
• Los documentos cargados solo se utilizarán para
nuestra evaluación.
La información que proporcione se considerará
confidencial y no se podrá compartir sin su
aprobación, tal y como se indica en nuestros
Términos y Condiciones.
• Cuando cargue un documento, podrá elegir si
desea compartirlo con las empresas o socios
comerciales que lo soliciten.
Los documentos del Plan de acción correctiva,
que se pueden adjuntar entre una evaluación y
otra, son la excepción a esta regla: las empresas
y socios comerciales que soliciten la evaluación
podrán verlos en cuanto estén cargados.
• Nos comprometemos firmemente a proteger los
datos de sus clientes.
Para obtener más información, consulte nuestro
Centro de ayuda.
• En el Centro de confianza encontrará la
información más reciente sobre las iniciativas
de EcoVadis relacionadas con la seguridad
de la información.
También allí podrá consultar y descargar las
últimas versiones de nuestros certificados
ISO 9001 e ISO 27001.
• Para cumplir con las leyes de privacidad
competentes, puede incluir información personal
o empresarial confidencial en los documentos
facilitados para la evaluación.
Esto no afecta a la validez de los documentos:
se podrán analizar sin problemas.
17 23
5. Navegación por la plataforma
Adjuntar documentos
Para la mayoría de las respuestas del cuestionario
se requiere adjuntar al menos un documento
como prueba justificativa. Nuestros analistas de
sostenibilidad recibirán el documento adjuntado y
determinarán si valida las declaraciones prestadas.
Cómo adjuntar un documento que apoye su
respuesta:
• Seleccione un documento de la Biblioteca de
documentos para adjuntarlo o cargue uno nuevo.
• Indique la página donde se encuentra la prueba y
añada los comentarios que desee.

18 23
Gestionar documentos
Todos los documentos cargados estarán visibles
en la Biblioteca de documentos, a la que se puede
acceder desde el menú en la esquina superior
derecha de su cuestionario.
Utilice la Biblioteca de documentos para:
• ver, editar o suprimir documentos cargados para
la evaluación; y
• comprobar con qué respuestas está vinculado
cada documento. Tenga en cuenta que si un
documento no se ha adjuntado a ninguna
respuesta, no se analizará.

19 23
Antes de enviar
Cómo comprobar si falta adjuntar documentos
o aportar información:
icono rojo: no se ha adjuntado ningún documento
justificativo a la respuesta.

Icono amarillo: se ha adjuntado algún documento

justificativo pero sin una indicación de la página o
las páginas donde se encuentra la prueba.

Página de Comprobar y enviar: obtenga un

resumen general de su progreso, e identifique
si hay alguna pregunta obligatoria que no haya
respondido o si falta alguna información.

20 23
6. Lista de comprobación
Estoy llevando a cabo mi primera evaluación:
Estoy llevando a cabo una reevaluación:
He verificado que todos los documentos justificativos hacen referencia a mi He verificado la validez y aptitud de todos los documentos facilitados en mis
sistema de gestión de sostenibilidad. evaluaciones anteriores y he reutilizado los que se consideran pertinentes
para la evaluación actual.
He confirmado que todos los documentos son formales, veraces y están
completamente integrados en mi sistema de gestión de sostenibilidad. He cargado documentos nuevos o actualizados recientemente.
Entendí cuál era el alcance de la evaluación para mi empresa y he facilitado He comprobado que las respuestas que se han rellenado automáticamente
documentos pertinentes a ese alcance. a partir de mi evaluación anterior estén vinculadas con documentos válidos.
He preparado mis documentos de acuerdo con el formato y el tamaño de He vinculado las respuestas al cuestionario con los documentos aplicables
archivo aceptable, y me he asegurado de que todos los documentos estén del Plan de acción correctiva.
actualizados (dentro del período de validez).
Soy consciente de que eliminar o desvincular los documentos cargados en
He cargado todos los documentos nuevos en la Biblioteca de documentos y evaluaciones anteriores que se han trasladado automáticamente a la actual
los he adjuntado a las respuestas adecuadas del cuestionario de evaluación. puede afectar negativamente al resultado de esta evaluación.
Sé que mis documentos se tratarán de forma confidencial.
Me he asegurado de que los documentos cargados cumplen con las leyes y
normativas aplicables.
He comprobado que no haya ningún documento combinado o duplicado,
y que todas las respuestas adecuadas estén vinculadas con, al menos, un
documento relevante y válido.

21 23
7. preguntas frecuentes
Visite el Centro de ayuda de EcoVadis para obtener más información.

1. ¿Por qué hay un límite de documentos que se pueden cargar?

2. ¿Qué tipo de documentos justificativos puedo aportar si gestiono una
microempresa (XS)?
3. ¿Qué tipos de documentos justificativos puedo aportar?
4. ¿Cómo gestiona EcoVadis los documentos justificativos fraudulentos?
5. ¿Cómo usará EcoVadis mis documentos? ¿Quién tiene acceso a mis
documentos?
6. ¿Se pueden presentar documentos de la empresa matriz y las filiales?
7. ¿Conservarán mis documentos/respuestas de la evaluación del año anterior?
8. ¿Puedo eliminar documentos de evaluaciones anteriores?

¿Alguna pregunta? Póngase en contacto con nosotros en support.ecovadis.com

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Acerca de EcoVadis De la mitigación de riesgos a la gestión del desempeño e
impacto
EcoVadis proporciona calificaciones de sostenibilidad e inteligencia que se utilizan en cadenas de valor globales, en el sector financiero y comercial a nivel internacional,
y ofrece información detallada sobre riesgos medioambientales, sociales y éticos en más de 200 categorías industriales y 160 países. EcoVadis Intelligence Suite incluye
lo siguiente:

Mapeo de riesgos Monitoreo y calificaciones de Herramientas de participación y de Servicio, asistencia y comunidad

sostenibilidad mejora
EcoVadis IQ examina a todos sus La oferta Enterprise incluye asistencia
proveedores para identificar los EcoVadis Ratings involucra a las En fichas de evaluación se para la gestión de programas: gestión
riesgos inherentes y posibles empresas en los análisis comparativos proporcionan comentarios y del cambio, diseño del recorrido,
necesidades de diligencia debida y la supervisión, para mitigar los orientación para mejorar. El Carbon desarrollo global, incorporación de
adicional. riesgos y mejorar su desempeño en Action Module profundiza en la proveedores o empresas evaluadas,
sostenibilidad. Se trata de una sólida medición, la elaboración de informes paneles de control y elaboración de
metodología que cubre 21 criterios e y la reducción informes. También ofrecen opciones
incluye un análisis de datos de de las emisiones de GEI. El Plan de de formación tanto para empresas
terceros (p. ej., sindicatos, ONG, listas Acción Correctiva facilita la que solicitan una calificación, como
de sanciones, medios de colaboración con los clientes o pueden ser compradores o gestores
comunicación, noticias, etc.) quienes lo hayan solicitado para de cartera, como para las empresas
realizado mediante 360° Watch. De priorizar las mejoras. La academia de calificadas.
esta forma se obtienen calificaciones aprendizaje virtual ofrece cursos para
validas con una escala del 0 al 100 que usted y sus proveedores
que se pueden integrar adquieran nuevos conocimientos.
en las decisiones de compras y
empresariales.

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