Manual Orfeo - IDPA - V1.1 03092022

MANUAL ORFEO - IDPAC
1
Sede Principal: Avenida Calle 22 # 68C-51
Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
www.participacionbogota.gov.co
Código Postal: 110311
INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
NOMBRE DEL TITULO DEL DOCUMENTO
IDPAC-SIGLA PROCESO-SIGLA DE LA
CÓDIGO: TIPOLOGIA DOCUMENTAL-XX VERSIÓN 01
CONSECUTIVO DEL DOCUMENTO
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Luz Marina Diaz Nombre completo Nombre completo
Contrato N° 351 Cargo o N° de Contrato Cargo o N° de Contrato
Tecnologías de la información Dependencia Dependencia
FECHA FECHA FECHA
20/11/2021 DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
REGISTRO DE MODIFICACIONES
VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO – DESCRIPCIÓN
01 DD/MM/AAAA Versión Inicial
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................... 5
1. OBJETIVO...................................................................................................................................................... 5
2. ALCANCE ....................................................................................................................................................... 5
3. NORMATIVIDAD ............................................................................................................................................ 5
4. GLOSARIO O DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ...................................................................................................... 7
5. TIPOS DE RADICADOS ................................................................................................................................. 10
6. CARACTERISTICAS DEL GESTOR DOCUMENTAL ORFEO. ............................................................................ 10
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN ..........................................................................................................................11
8. ROLES Y RESPONSABILIDADES.................................................................................................................... 15
9. ACCSESO ..................................................................................................................................................... 15
9.1. ¿Capítulo I, Cómo ingresar al Aplicativo Orfeo? ........................................................................... 15
9.2. Para ingresar desde el navegador se digita: .................................................................................. 15
9.3. Ingreso por primera vez ................................................................................................................. 15
9.4. Cambio de contraseña.................................................................................................................... 16
10. Estructura y funcionalidad de Orfeo ............................................................................................. 16
10.1. Opciones generales del sistema..................................................................................................17
10.2. Estructura de consultas. ............................................................................................................ 18
10.3. Estructura de bandejas y carpetas personales. ......................................................................... 18
10.4. Funcionalidades generales. ....................................................................................................... 18
11. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................................................. 20
11.1. Caso 1 Radicado NO tiene un antecedente. ............................................................................... 18
11.2. Caso 2 El radicado SI tiene un antecedente. .............................................................................. 18
11.3. Anexar el documento. ................................................................................................................ 18
11.4. Generar respuesta a radicado de entrada. ................................................................................ 18
11.5. Anexar documento para radicar. ............................................................................................... 18
11.6. Cargar documento firmado y sus anexos para enviar. .............................................................. 30
11.7. Modificación de radicados. ........................................................................................................ 33
12. ACCIONES SOBRE RADICADOS (de asignación y traslado y otras)......................................................... 33
12.1. Enviar a. ...................................................................................................................................... 34
12.2. Enviar Ha Visto Bueno (VoBo). ................................................................................................... 35
12.3. Mover a....................................................................................................................................... 36
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12.4. Informar a................................................................................................................................... 37

12.5. Devolver. .................................................................................................................................... 37
12.6. Finalizar tramite......................................................................................................................... 37
13. Otras Acciones que se realizan dentro de Radicado: .............................................................................. 37
13.1. Incluir, excluir o crear un expediente ....................................................................................... 39
14. Creación de expedientes documentales de archivo de gestión aplicativo Orfeo ....................................39
14.1. Crear un expediente .................................................................................................................. 40
14.1. Incluir en un expediente virtual ................................................................................................ 41
15. CONSULTAS Y REPORTES ........................................................................................................................ 40
15.1. Consulta .................................................................................................................................... 41
15.2. Reportes y Estadisticas ............................................................................................................. 42
16. RADICACIÓN CORREO ELECTRÓNICO .................................................................................................. 403
17. PARAMETRIZACION TRD ......................................................................................................................... 40
17.1. Tablas de retención documental .............................................................................................. 45
17.1.1. Serie ........................................................................................................................... 45
17.1.2. SubSerie ..................................................................................................................... 46
17.1.3. Tipos documentales ................................................................................................... 46
17.1.4. Matriz relación ........................................................................................................... 47
18. MODULO DE ADMINISTRACION .............................................................................................................. 40
18.1. Usuarios y perfiles ..................................................................................................................... 48
18.2. Roles .......................................................................................................................................... 48
18.3. Permisos ..................................................................................................................................... 49
18.4. Usuarios ..................................................................................................................................... 49
18.5. Perfiles ...................................................................................................................................... 50
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INTRODUCCIÓN
Orfeo es una herramienta de gestión documental y de procesos amparada bajo la Licencia GNU/GPL,
altamente escalable, basada en Orfeo GPL el cual fue desarrollado originalmente en Colombia para la
gestión de los documentos y procesos en Empresas y Entidades, además fue registrado en el año 2006
por sus creadores con la Licencia GNU/GPL ante la Dirección Nacional de Registros de Autor, por lo
tanto, cualquier bifurcación o nuevo desarrollo se mantendrá Libre. Actualmente Orfeo es usado como
apoyo en las entidades y empresas colombianas para cumplir con los requerimientos exigidos a nivel
nacional e internacional, como el propósito es superar dichos estándares.
1. OBJETIVO
Como parte del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información el IDPAC realiza la de

implementación del Sistema de Gestión Documental en el IDPAC, en concordancia con la normatividad
colombiana vigente, el presente documento, tiene como propósito dar lineamientos para el desarrollo
coherente y homogéneo de las actividades inherentes a la administración de la documentación que se
genere y/o se reciba en la Entidad.
Además de proporcionar, un instrumento técnico administrativo que contenga las políticas y los
principales procedimientos para la recepción, seguimiento, organización, transferencia, préstamo,
selección y control de la documentación manejada por la entidad, así como de la generada por la
misma.
2. ALCANCE
Este documento como instrumento de apoyo facilitar todos los funcionarios del IDPAC y contratistas,
el uso del gestor documental Orfeo.
3. NORMATIVIDAD
Archivo Distrital. http: //www.archivogeneral.gov.co/?idcategoric=1147
Archivo General de Ia Nación. http: //www.archivogeneraI.gov.co/index.php?idcategoria= 2275
NORMA DESCRIPCIÓN
Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de

procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la
documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las
unidades de correspondencia velaran por el estricto cumplimiento de estas
Acuerdo 060-2001: disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo
En el Art 4 establecido.
En el Art 5: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los

procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velaran por la
transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán
reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados,
NORMA DESCRIPCIÓN
corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de

recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente
personalmente la correspondencia, se le entregara de inmediato su copia
debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radiación
consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.
Decreto 1747 de Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 527 de 1999, en lo relacionado con
2000. las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales.
DECRETO 1929
2007. Por el cual se reglamenta el articulo 616-1 del Estatuto Tributario
Decreto 619 de por el cual se establece la estrategia de gobierno electrónico de los organismos
2007 y de las entidades de Bogotá, distrito capital y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1929 2007. Por el cual se reglamenta el articulo 616-1 del Estatuto Tributario.
Art 10, Decreto
1929 de 2007, art Por el cual se reglamenta el articulo 616-1 del estatuto tributario. Factura
1. electrónica,
Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de Ia

Ley 1341 2009, art
información la organización de las tecnologías de la información y las
2
comunicaciones tics, se crea la agenda nacional del espectro.
Ley 1437 de 2011. Por la cual se expide el Código de procedimiento administrativo y del
art 53 al M y 76. contencioso administrativo. Ley rectora del a nivel nacional
Por medio, de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de

Ley 527 de 1999. datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
art. 2 al 21. entidades de certificación y se dictan otras disposiciones su principio rector es
eliminación del papel
Ley 594 de 2000. Por media de la cual se dicta la ley general de archivos.
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y

Ley 962 de 2005.
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de
Art. 6.
los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
Norma ISO/IEC
15489 parte 1 y Es la primera norma iso elaborada para Ia gestión integral de los sistemas
parte 2 archivísticos, los archivos y los documentos de archivo.
Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y

órganos de control del distrito capital, en materia de tecnologías de la
Resolución 305 de información y comunicaciones respecto a Ia planeación, seguridad,

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NORMA DESCRIPCIÓN
2008 democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad,

infraestructura de datos espaciales y software libre art 66.
4. GLOSARIO O DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
TÉRMINO
Es un software para la Gestión Documental y de procesos desarrollado

inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD)
en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL. Orfeo
Orfeo permite incorporar la gestión de los documentos a los procesos de cualquier
organización, automatizando procedimientos, con importantes ahorros en
tiempo, costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias,
entre otros, así como el control sobre los documentos
Archivo Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la
institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura
Almacenamiento Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios,

de documentos mobiliario y unidades de conservación apropiadas
Archivo Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los

electrónico principios y procesos archivístico
Por medio de esta opción se anexan las imágenes digitalizadas de algún

Asociar imágenes:
documento a un radicado ya creado.
Es un sistema donde se transfieren tareas de producción, realizadas

Automatización habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos
tecnológicos
Unidad especializada en la distribución interna y externa de correspondencia,

Correspondencia gestión y administración de servicios c complementarios de documentos y
diligencias orientadas al servicio de la entidad
Comunicación Son actividades que se realizan dentro de una organización para mantener las
externa buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio de la circulación

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TÉRMINO
de mensajes que se originan a través de los diversos medios de comunicación

empleados por ella, con el objetivo de proveer comunicación, unión y
motivación para así alcanzar las metas establecidas por la organización
Forma de autentificación que utiliza información secreta para controlar el acceso

Comunicaciones
hacia algún recurso.
Consulta de
documentos Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la
consulta de información que contienen
documentos
Copia Reproducción exacta de un documento.
Forma de autentificación que utiliza información secreta para controlar el acceso

Contraseña
hacia algún recurso.
En el contexto de la usabilidad de un sistema es la creación de un perfil

Cuenta de usuario compuesto por nombre y contraseña que le permitirá acceder, tramitar y ejecutar
acciones conforme con los permisos que le sean asignados.
A esta carpeta llegan los documentos que el usuario a enviado y, por alguna
Devueltos
razón, le han devuelto, por ejemplo, si el usuario JEFE ya le dio Vo.Bo.
Actividades tendientes para garantizar que los documentos lleguen al proceso o

Distribución
dependencia para su respectivo trámite, y usuario final.
Expresión de una información en dígitos para su tratamiento informático,

Digitalización transformación de documentos físicos a imágenes digitales para su visualización
instantánea desde cualquier equipo de cómputo.
Documento Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado
Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos

Expediente generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la
resolución de un mismo asunto.
Consiste en una firma digitalizada como imagen, incrustada en el Sistema de

Información Documental con las medidas de seguridad necesarias. FORMATO
Firma mecánica ODT Ó DOC: El .dos es un archivo OpenDocument Text, se crea, edita o abre con
Open Office. El .doc. es el utilizado, principalmente, por el procesador de texto
Microsoft Word.
En esta carpeta se encontrarán todos los radicados de los cuales ha sido

Informados informado el usuario, aunque no podrá dar trámite ni modificarlos, puesto que
como su nombre lo indica es de carácter informativo.

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TÉRMINO
En donde podemos radicar varios documentos de salida mediante una plantilla

Masiva
previamente creada.
Generar un documento de salida, es decir un radicado que termina en -1, el cual

Radicación salida corresponde a toda la documentación que se genera para las empresas y
ciudadanos externos de la Entidad
Radicación Generar un radicado de entrada, es decir un radicado que termina en 2 el cual

entrada corresponde a toda la documentación que ingresa a la Entidad
Generar un documento interno, es decir un radicado que termina en 3,

Radicación
corresponde a toda la documentación y comunicaciones creadas y gestionadas
interna
entre las dependencias de la Entidad
Generar un documento con el que se notifica, es decir un radicado que termina

Radicación
en 4, corresponde a toda la documentación y comunicaciones creadas y
notificación
gestionadas entre un proceso jurídico hacían un usuario, entidad.
Radicación de Asignación de un número único a las comunicaciones recibidas dejando

comunicaciones constancia de la fecha y hora de recibo con el propósito de oficializar su trámite
oficiales y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
Serie documental
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos,
actas e informes, entre otros
Grado de servicios que proporcionan asistencia con el hardware o software de

una computadora, o algún otro dispositivo electrónico o mecánico. En general
Soporte técnico
los servicios de soporte técnico tratan de ayudar al usuario a resolver
determinados problemas con algún producto en vez de entrenar o personalizar
Para subir documentos anexos a un radicado, sin necesidad de tener el radicado

Subir anexos:
en bandeja.
Subserie Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas
documental de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con

Tipo documental diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática
TRD - Tablas de Instrumento archivístico, se define como el listado de series y subseries, con sus
Retención correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
Documental permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

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TÉRMINO
Asignación de una categoría homogénea que permite clasificar los radicados de

Tipificación las comunicaciones oficiales. Ajuste o adaptación de varias cosas semejantes al
patrón de un modelo o norma común
En esta carpeta se encuentran todas las acciones como reasignación, VoBo,

Transacciones
archivo que ha generado el usuario.
Conjunto de pasos o la serie de acciones regulados y llevados a cabo por los

usuarios para obtener un determinado producto, por lo que se deberá dar
Trámite oportuno
respuesta dos (2) días antes al vencimiento del tiempo de respuesta a la
comunicación.
Creación, incorporación y conservación de información sobre el movimiento y el

Trazabilidad
uso de documentos de archivo.
La Ventanilla Única es una herramienta que le permite realizar los trámites y

servicios dispuestos en línea por el IDPAC. Los trámites que se pueden efectuar a
través de esta ventanilla son: recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y
Ventanilla única
brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que
ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la
debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo
5. TIPOS DE RADICADOS
Los usuarios de Orfeo también pueden, si se les ha asignado los permisos correspondientes, radicar
documentos de salida que no sean respuesta a radicados de entrada o radicar documentos internos
como memorandos, resoluciones, circulares, solicitudes de contratación, autos de archivo y
certificaciones contractuales.
6. CARACTERISTICAS DEL GESTOR DOCUMENTAL ORFEO.
A continuación, se describen las principales características técnicas funcionales del gestor

documental Orfeo implementado el IDPAC.
● Interfaz gráfica web amigable e intuitiva.

● Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización que genera imágenes
de los documentos físicos en formato multi-tiff.
● Radicación de documentos parametrizable (comunicaciones recibidas, comunicaciones
enviadas, Internas, solicitudes de contratación, certificaciones contractuales, notificaciones).
● Gestión sobre el documento: enviar (Reasignar), Agendar, gestionar, responder, Modificar,
Archivar, Incorporar en expedientes, Tipificar el documento (a partir de Tablas de Retención
Documental).
● Búsquedas de documentos y expedientes (por fechas, etiquetas, usuarios, tipos de
documentos, dependencias, etc.).

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● Generación de expedientes virtuales archivo gestión, siguiendo los lineamientos del Archivo
General de la Nación y su parametrización para otros modelos.
● Estadísticas Generación de reportes de gestión.
● Recepción automática de documentos para radicación vía email.
● Envíos físicos con módulos para correos o Courier o vía email.
● Gestión de Archivos.
● Flujos Documentales (WorkFlow).
El usuario (natural o jurídico) puede establecer contacto con la IDPAC de varias formas:
personalmente, por correo electrónico correspondencia@participcionbogota.gov.co, vía telefónica
en atención al ciudadano, a través del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones con formulario
publicado en la página web de la entidad-Sea cual fuere el medio utilizado, esta interacción debe
hacerse a través de la Ventanilla única, o Correspondencia o en atención al ciudadano como
encargado de realizar la radicación de dicha documentación de la Entidad. El documento físico o
electrónico es radicado y digitalizado con los anexos por el personal de correspondencia.
Al registrar los datos de las comunicaciones gestionadas se genera el radicado, el cual corresponde a
un número consecutivo para el documento es físico se imprimen dos auto-adhesivos que se colocarán
tanto en el recibido del usuario como en el documento que queda en la entidad, para la
comunicaciones de correo electrónico o SDQS este será un estampado digital del número consecutivo.
Al generar el radicado, el documento quedará automáticamente en el buzón de entrada del rol de jefe
de la dependencia a la cual se ha asignada para su respectivo tramite. Si el jefe de dependencia
determina que la información del radicado no es de su competencia, podrá reasignarlo a otra
dependencia o devolverlo a la unidad de correspondencia, para su adecuada asignación. Si le
pertenece, el jefe lo reasignará a los integrantes del grupo de trabajo este llegará a la bandeja de
entrada para ser resuelto por él mismo. Es responsabilidad de quien tramita en cada dependencia
determinar su tipificación (relación con las TRD) es realizada por el mismo jefe o si se delega esta tarea
al funcionario asignado. Es importante recordar que sin la tipificación no se podrá archivar
posteriormente el radicado.
Cuando un funcionario recibe el radicado, descargar leer, determinar si se debe gestionar redactar su
respuesta si el caso lo amerita. Esta redacción se debe hacer sobre una de las plantillas elaboradas
para tal fin. Al terminar su redacción, debe generar respuesta desde el radicado de entrada, se suben
los anexos al radicado de respuesta, si los tiene, este se debe remitir para solicitar el visto bueno del
jefe el cual devolverá el documento con una nota de corrección o de aceptación o enviar a otro
usuario, según el procedimiento de gestión en cada uno de los procesos o dependencias, Si el
documento es aceptado, quien subió el documento procederá asignar número de radicado de salida
por tanto, para hacerlo firmar.
Una vez esté firmado por el responsable de las firmas, se debe convertir en pdf, y ser anexado por
asociar imagen, luego de esto el documento deberá ser marcado como impreso de modo que pueda ser
visualizado en la unidad de correspondencia para su posterior envío. En la ventanilla única
procederán a enviar el documento a su destinatario final según el medio marcado de envío, Todo este
proceso permite inferir que cada documento anexo de salida que se dé como respuesta a otro
radicado, debe surtir cuatro pasos: anexar, radicar, marcar por enviar y enviar. Sólo hasta que estos

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cuatro pasos se completan, se clasifique su TRD y se incluya en un expediente, se puede archivar el
documento
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Los aspectos para tener en cuenta en la recepción y producción de los documentos, que se generan en
los trámites que efectúa cada dependencia
 El ingreso al aplicativo será a través del portal https://orfeo.idpac.gov.co/login.php.

 La creación y modificación de los datos de usuarios, será responsabilidad del Servidor Público
o Contratista designado como Administrador de Orfeo
 Nombre de usuario: Estará compuesto por la primera letra del primer nombre y apellido
completo. En el caso en que existan homónimos, se utilizará el primer nombre, Si el nombre o
apellido contiene “ñ” se debe cambiar por la letra “n”, no se debe colocar tilde en el nombre
de usuario, ejemplo: Diana María Sánchez Ruiz: DSANCHEZ.
 Asignación de contraseña: debe contener mínimo una letra en mayúscula, números, un
símbolo y una longitud de al menos 8 caracteres. En el caso de Orfeo, la primera vez que el
usuario ingrese, debe digitar la 123, y cambiar la clave que va a usar, 3 veces.
 Si el usuario olvidó su clave, puede solicitar soporte, para el reinicio de esta y la próxima vez
que ingrese, el aplicativo le solicitará cambio de esta
 Cuando un funcionario público o contratista sea vinculado a la entidad, será responsabilidad
del líder del proceso o supervisores de contratos, enviar un correo electrónico a
@participacionbogota.gov.co para la creación del usuario en el sistema de Gestión
Documental Orfeo. Enviando Nombre completo, número de cédula, correo institucional, y
dependencia de trabajo.
 En los casos excepcionales en los que se requiera acceso remoto a Orfeo, la solicitud deberá
ser autorizada por el director, subdirector o gerente correspondiente mediante un correo
electrónico a la Oficina de Sistemas y Tecnología en el cual se relacione la lista de personas
que hará uso de esta modalidad.
 Cuando un funcionario o contratista se retire de la entidad, por situaciones administrativas
como por ejemplo el disfrute de vacaciones, terminación de contrato, desvinculación
temporal o definitiva de la entidad, entre otras, es responsabilidad de los Jefes de área y/o el
supervisor del contrato, verificar que el usuario no tenga radicados pendientes por tramitar
en sus carpetas de entrada, salida, internos, devueltos, y personales; que haya devuelto los

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documentos mediante el aplicativo Orfeo y que no tengan asuntos pendientes con el Área de
Archivo y Correspondencia, para que esta pueda tramitar la certificación de paz y salvo
correspondiente, previo reporte al correo gestion.documental@participacionbogota.gov.co;
así mismo el Supervisor del Contrato o el Coordinador del Contratista o Funcionario a través
del correo electrónico anteriormente mencionado dará la autorización de la firma del paz y
salvo al administrador del Sistema de Gestión Documental Orfeo.
 Se debe realizar la inactivación de las cuentas de Servidor Público y/o Contratistas en los
siguientes casos:
----Al finalizar el contrato de Prestación de Servicios.
----Cuando el Servidor Público entre en período de vacaciones, licencias e Incapacidades

prolongadas.
-----Por orden directa jefe inmediato o supervisor del contrato de la Dependencia.
 Todo usuario es responsable de los eventos que se ocasionen desde su cuenta y deberá velar
por la seguridad de su contraseña y/o accesos no autorizados que se den sobre ella.
 El manejo de la cuenta del sistema es personal e intransferible.
 Los documentos radicados al sistema Orfeo, deberán ser obligatoriamente valorados por
parte del Servidor Público o Contratista del punto de Correspondencia con la connotación de
ser privados; los que así lo ameriten en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012
(Hábeas Data), de resto se considerarán públicos.
 El acceso a la bandeja de usuarios ausentes de manera temporal por fuerza mayor debe ser
autorizado por el propietario de la cuenta y en casos excepcionales por el líder del proceso o
supervisor del contrato de la Dependencia.
 Secretaria General Proceso de gestión Documental, será la instancia responsable del
direccionamiento de los documentos de la correspondencia tanto de entrada como de salida a
las diferentes dependencias de la Entidad.
 Todo trámite del documento debe realizarse a través de Orfeo: reasignaciones, envíos y
aprobaciones para su respectivo trámite. Un documento solo será impreso cuando esté en
firme y se deba pasar para la firma final.
 Los jefes de dependencia y/o procesos, garantizaran que toda documentación de entrada y/o

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salida del IDPAC, sea registrada en el sistema de gestión documental Orfeo, a excepción de
aquella documentación de tipo confidencial o que la alta dirección considere NO se debe
registrar.
 Los jefes de dependencia y/o procesos serán los únicos que pueden priorizar un radicado.
 Es responsabilidad de todos los servidores públicos del IDPAC revisar a diario sus bandejas en
el sistema de gestión documental Orfeo a fin de dar trámite a los asuntos asignados por este
medio, la no consulta no exonera de la obligación de dar respuesta oportuna.
 El IDPAC, en sintonía y compromiso con las directrices del gobierno nacional y distrital
adoptara paulatinamente una política de "cero papel", controlando el consumo de papel
innecesario.
 El responsable de dar trámite a un radicado deben aplicar la TRD del documento, incluir a
crearle un expediente y archivar los documentos en el sistema de gestión documental Orfeo.
 Cada jefe definirá la persona o personas que creará expedientes y/o incluirá documentos al
expediente. El enlace documental deberá ejercer coordinación y control hasta su cierre.
 Proceso de gestión TICS, realizara periódicamente Back up de la base de datos y del
repositorio de imágenes.
 Los documentos se digitalizarán en lo posible en formato Pdf, sin que esto limite el uso de
otros formatos.
 En alguna eventualidad que no haya servicio de Orfeo por cualquier circunstancia el proceso
de trámite y respuesta debe continuar de manera manual.
 Se incluirá en el proceso de inducción y reinducción de nuevos Servidores Públicos y
Contratistas, la divulgación del manejo del Sistema de Gestión Documental Orfeo, y las
dependencias programarán como mínimo una capacitación funcional para los nuevos
Servidores Públicos y Contratistas incorporados.
 Las solicitudes de anulación de radicados deben hacerse a través de los jefes de los centros de
gestión y/o procesos, deberá estar justificada en el campo de observaciones. El proceso de
gestión documental será el único autorizado para anular números de radicados de entrada.
 La Tabla de retención Documental debe mantenerse actualizada en el sistema de gestión
documental Orfeo, teniendo en cuenta que los ajustes deben entregarse oportunamente por
parte Proceso de gestión Documental al Proceso de Gestión Tics.
 Proceso gestión TICS, conformará y liderará una mesa de ayuda, junto con el proceso de

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Gestión Documental, que tendrá a su cargo resolver los problemas que se deriven de la
implementación del sistema de gestión documental Orfeo, instruirá al personal en flujo
documental, TRD, creación de expedientes virtuales. Así misma, capacitaran periódicamente
al personal en el uso funcional de la herramienta.
 El responsable del proceso de Gestión Documental revisará periódica y permanentemente que
la correspondencia sea radicada y digitalizada en su totalidad tanto en cantidad como con los
requerimientos y calidad adecuados.
 La tipificación de los radicados de entrada de respuesta y/o comunicaciones internas o de
salida la realizará el Servidor Público o Contratista responsable del trámite que elabora o
proyecta en cada grupo de gestión, con la Tabla de Retención Documental del proceso
correspondiente.
 Los documentos se digitalizan en máximo 300 dpi y el tamaño máximo será de 25 megabytes
 Los documentos con menos de 50 folios se digitalizarán con OCR, aquellos que superen los 50
folios se escanearán como imagen Pdf en grupos de 100 folios,
 Se subirán todos los archivos que vengan en CD o DVD, USB.
 No se guardarán números de radicado.
 Se debe garantizar la presencia permanente de una persona que registre la información de
entrada en el aplicativo Orfeo.
 La radicación digital de documentos se realizará de forma inmediata a Ia radicación física de
estos. La digitalización de los documentos corresponderá idénticamente, a Ia totalidad de los
documentos radicados físicamente en la ventanilla única de correspondencia de la Entidad, a
excepción de documentos que estén argollados o empastados.
 Los tipos documentales relacionados con la serie PQRS. tienen cada uno un tiempo de tramite
el cual será parametrizado en Orfeo.
 La información al radicar un documento se registrará en el aplicativo Orfeo, en lo posible con
mayúscula y sin tildes, con palabras claves que puedan ayudar a su búsqueda.
 Todo documento que se radique debe estar clasificados en una TRD, si no es de su proceso, al
reasignar a devolver el radicado al dueño del proceso, se debe colocar una TRD temporal, con
una nota que indique al dueño del proceso que debe modificar la TRD.
 Cuando un radicado está relacionado con un radicado antecedente, debe asociarse entre ellos
y pertenecer al mismo expediente.

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 Los comentarios que se registren en las observaciones del aplicativo deben ser formales y
respetuosos.
 Todo documento que se sube a Orfeo debe tener una descripción clara y precisa para facilitar
su posterior consulta.
8. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Los roles y perfiles definidos para los usuarios del gestor documental Orfeo, se registraron con el
levantamiento información en entrevista con cada uno de los líderes o jefes de oficina para la
definición de los mimos y así crear los usuarios por dependencia.
Es responsabilidad de cada jefe de área la asignación de las comunicaciones que se asignan para
gestión y tramite, así mismo, es quien define a que usuarios el grupo de Orfeo le debe crear usuario
con los respectivos permisos.
9. ACCESO
Acceso a Orfeo. 7.5. Este se puede realizar desde usando el navegador de su preferencia y a través de
su usuario y una contraseña segura que debe estar compuesta de 8 dígitos alfanuméricos y algún
carácter especial.
9.1. ¿Capítulo I, Cómo ingresar al Aplicativo Orfeo?
9.2. Para ingresar desde el navegador se digita:

El ingreso al aplicativo será a través de la intranet botón Orfeo o a través del dominio
ORFEO.IDPAC.GOV.CO Inicialmente encontrará el acceso directo con la herramienta, sólo se requiere
un Navegador Web que cumpla los estándares, tales como: Mozilla Firefox (Recomendado), Google
Chrome.
Ilustración 1: Pantalla de ingreso
9.3. Ingreso por primera vez
1. Ingresar con el usuario

2. Contraseña asignada (123)
3. Dar clic en INGRESAR

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El aplicativo solicita realizar el cambio por nueva contraseña,
1
2
Ilustración 2: Pantalla cambio contraseña primera vez
Una vez realiza el cambio de contraseña debe ingresar:

Escribir el Nombre de usuario y contraseña nueva
9.4. Cambio de contraseña
Para el cambio de contraseña es importante tener en cuenta lo siguiente:

1
Ilustración 3: Pantalla cambio contraseña cuando el usuario lo requiera
Si el usuario desea hacer cambio de su contraseña lo puede hacer
1. Desde el nombre da clic y se despliega la pantalla anterior

2. Dar clic en cambiar contraseña
10. ESTRUCTURA Y FUNCIONALIDAD DE ORFEO
La siguiente es la pantalla principal:

Donde se visualiza la interfaz visual de acceso por parte del usuario.

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1
2
Ilustración 4: Pantalla principal
1. opciones generales
2. bandejas
3. Lista de documentos asignados y /o realizados.
Para un manejo práctico y sencillo del sistema, se encuentra dividido en 3 secciones principales que
son:
10.1. Opciones generales del sistema

barra superior de la pantalla
Ilustración 4A: Opciones generales.
Estas opciones están limitadas por los roles y permisos de cada usuario.
Acciones: Esta pestaña contiene varias opciones con un módulo diferente, dentro de las cuales
destacan la solicitud de anulación, la parametrización de los tipos documentales y las opciones de
envío entre otras.
Administración: Esta pestaña permite la parametrización del sistema, como configuración de usuarios
y dependencias, los tipos de radicación, municipios, la administración de las plantillas, entre otros.
Radicación: Mediante esta pestaña podremos gestionar las acciones relacionadas con la radicación,
desde generar nuevos radicados, hasta el radicador de correos electrónicos o la creación masiva de
radicados, las opciones de radicación aparecerán o no, dependiendo de los permisos que tenga cada
usuario.
● Salida: Para radicar documentos dirigidos a personas o entidades externas.

● Entrada: Donde se radican documentos cuyo remitente es una persona o entidad externa y que
van dirigidos a alguna dependencia interna.
● Comunicación interna: Para radicar oficios generados por y dirigidos a una dependencia
interna.

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● Notificación. para radicador tipo de comunicación con el objeto de notificar una a un
ciudadano
● Masiva: En donde podemos radicar varios documentos de salida mediante una plantilla
previamente creada.
● Otros: Se podrá parametrizar otro tipo de radicación en caso de ser requerido.
● Asociar imágenes: Por medio de esta opción se anexan las imágenes digitalizadas de algún
documento a un radicado ya creado.
● Correo electrónico: Para radicación por parte de correspondencia de correos electrónicos.
● Subir Anexos: Para subir documentos anexos a un radicado, sin necesidad de tener el radicado
en bandeja.
Opciones: En esta pestaña se encuentran las plantillas de los diferentes tipos de radicado que se
generan en la entidad, también se puede encontrar el código fuente de código de barras para instalar
en cada uno de los computadores con el fin de que las comunicaciones que se elaborar tengan el
código de barras.
10.2. Estructura de consultas.
La primera de las opciones es Consultas la cual nos permite localizar un radicado o expediente, tiene
dos opciones:
Consulta General: Podremos filtrar la consulta por medio de la fecha, la
dependencia, el tipo documental, el tipo de radicado, el expediente, la
etiqueta, entre otros, con el fin de reducir la búsqueda para que arroje
como resultado el radicado que queríamos ubicar.
Consulta Expedientes: Para localizar un expediente podremos filtrar la

búsqueda como en el caso anterior.
Estadística: en esta se puede realizar las estadísticas por tipo de

radicado, documental dependencia usuarios fecha 📅 seleccionando
según la necesidad o criterios de búsqueda que el usuario requiera.
Ilustración 5: Opciones de consulta
10.3. Estructura de Bandejas y carpetas personales

Con diferentes funcionalidades (Parte izquierda de la pantalla)
La estructura de carpetas se refiere a las carpetas que vienen por defecto al crear cualquier usuario y
que se utilizan para agrupar radicados de diferente tipo. Estas son:
Entrada: Todos los radicados que sean enviados a un usuario, llegarán a esta carpeta. Es como el
buzón de entrada de un correo electrónico.
Salida: Esta carpeta lista todos los radicados de salida (dirigidos a una persona o entidad externa), que
son creados por el usuario.

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Memorandos: En esta carpeta se colocarán todos los Oficios internos que han sido generados por el
usuario y no se ha enviado aún a su destinatario.
Circulares: En esta carpeta se colocarán todos los Circulares que han sido
generados por el usuario y no se ha enviado aún a su destinatario.
Resoluciones: En esta carpeta se colocarán todos los Resoluciones que han

sido generados por el usuario y no se ha enviado aún a su destinatario.
Ilustración 6: Estructura de Bandejas y carpetas personales
Vo.Bo: En esta carpeta se almacenarán los radicados que los funcionarios

le hayan enviado al usuario jefe para Vo.Bo. En esta carpeta podrá realizar
todas las transacciones al radicado cómo reasignar, devolver y radicar.
Devueltos: A esta carpeta llegan los documentos que el usuario a enviado

y, por alguna razón, le han devuelto, por ejemplo, si el usuario JEFE ya le
dio Vo.Bo.
Informados: En esta carpeta se encontrarán todos los radicados de los cuales ha sido informado el
usuario, aunque no podrá dar trámite ni modificarlos, puesto que como su nombre lo indica es de
carácter informativo.
Transacciones: En esta carpeta se encuentran todas las acciones como reasignación, VoBo, archivo
que ha generado el usuario.
Expedientes: En este vínculo se encuentran todos los expedientes generados por la dependencia.
Personales: En donde se colocarán las carpetas que el usuario crea para organizar sus documentos.
10.4. Funcionalidades generales
Son las acciones que se pueden realizar sobre los radicados que se encuentra dentro de las carpetas.
Estas acciones se realizan de acuerdo con los permisos que tenga cada usuario:
Enviar a: Para reasignarle el radicado a otro usuario de nuestra

dependencia o, si se trata de un jefe de dependencia, al jefe de otra
dependencia.
Enviar a Visto Bueno: Cuando se quiere remitir un documento al jefe
de nuestra dependencia para su visto bueno.
Mover a carpeta: Con el que podemos mover uno o varios radicados
a otra carpeta.
Informar a: Con esta opción enviamos copias del radicado para
enterar a otros usuarios o dependencias.
Devolver: Permite devolver el radicado a quien nos lo remitió.
Finalizar tramite: Para guardar el documento en archivo cuando ya
se le ha hecho el trámite respectivo.
Ilustración 7: Acciones para funcionalidades generales.

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11. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
La Entidad genera radicación para: comunicaciones enviadas, comunicaciones recibidas de entrada,

comunicaciones internas, solicitudes de contratación, salida notificaciones
11.1. Caso 1, el radicado NO tiene un antecedente. (Sin radicado de entrada en

Orfeo)
Para todas las radicaciones el procedimiento es el mismo, se exponen los pasos generales para crear
cualquiera de los tipos de radicado, resaltando las diferencias cuando corresponda, el formulario es el
mismo, solo cambia el tipo de radicado que se quiere realizar.
Tipos de Radicado. En la ilustración 10 se muestra la estructura de un radicado, el último dígito

permite identificar el tipo de radicado:
1- Comunicaciones SALIDA (1)
2- Comunicaciones recibidas ENTRADA (2)
3- Comunicaciones Internas (3)
4- Notificaciones (4)
5- Solicitudes de Contratación (5)
Para crear un radicado basta, con crear el radicado generando su consecutivo y anexar el documento
de la siguiente manera.
Para radicar un documento sin antecedente, se debe, inicialmente, seleccionar del menú RADICACIÓN
de la parte superior, el tipo de radicado a elaborar cabe anotar que estos tipos de radicados se
visualizan de acuerdo con los roles y por tanto los perfiles asignados a cada usuario:
Selección del tipo de radicación según necesidad
Ejemplo para realizar una salida se da

clic en salida para una radicación sin
antecedente o nueva
Ilustración 8: Sección tipo de radicación.
Estando en el formulario de radicación, se debe realizar la búsqueda de remitentes/destinatarios

(ilustración 8) se requieren los siguientes pasos:

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1. Lo primero que debemos determinar es, si buscaremos la base de destinatarios/remitentes o
en la de usuarios internos, en este último están todos los usuarios, incluidos funcionarios y
contratistas, la cual se utiliza para cuando se necesite crear un memorando.
2. Se escribe el nombre del destinatario para por medio del texto predictivo consultar si el
dignatario existe en la base de datos.
3. O se crea uno nuevo por medio del botón “+ Nuevo” a la izquierda de los campos anteriores.
Sólo se pueden agregar usuarios externos (ciudadanos o entidades), ya que los funcionarios
son creados por el administrador del sistema.
4. Verificar y complementar los datos de destinatario/remitente.
Una vez el destinatario/remitente se haya diligenciado en el formulario, la información debe verse de
la siguiente manera:
Al seleccionar el tipo de radicado se visualiza el siguiente formulario vacío:
Ilustración 9: formulario para diligenciar el registro de información
En este espacio se realiza la búsqueda de en la base de datos, para ver si hay alguna coincidencia para
generar el registro.
Estando en el formulario de radicación, se debe realizar la búsqueda de remitentes/destinatarios
(ilustración 8)

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
2
1
Ilustración 10: búsqueda de información para auto diligenciar formulario de radicación
Dar clic en el signo de +

1 Escribir el nombre del remitente o el destinatario según corresponda la radicación.
2 Leer detenidamente si la información coincide con la que se encuentra el oficio a radicar
3 Dar clic en el icono de + donde está la información y así llenar información
Los demás datos para diligenciar son los siguientes:

Asunto. Una descripción corta y clara del contenido del radicado.
Medio de recepción/envío. La manera como se recibe o como se envía el radicado (personal, correo,
email, fax, telefónico, etc.).
Desc. Anexos (si aplica). Se describen acá los anexos que tenga el documento a radicar.
No. Folios y No. Anexos. Son la cantidad de folios del radicado y de sus anexos, respectivamente.
Dependencia. Si es un radicado de entrada el que estamos elaborando, se trata de la dependencia a la
cuál va dirigido el radicado, esto lo realizan desde correspondencia.
En el caso de los radicados de salida y los radicados internos, la dependencia será la misma de la
persona que está elaborando el radicado. (no se cambia)
Así como lo muestra la siguiente imagen:

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9
1
4 5 6
7 8
Ilustración 11: Formulario de radicación diligenciado
1 Los datos del registro encontrado se pasan al formulario

2 Formulario de destino completo
3 Descripción del asunto
4 Selección de medio por el cual se recibió o se debe enviar la comunicación
5 Numerar cuantos folios está conformado el oficio
6 Descripción de anexos en medio magnético (si se envían o reciben)
7 Numerar anexos a enviar
8 Describir que anexos a enviar
9 Dar clic en radicar
Para el caso en que no estén registrados datos, para diligenciar el formulario entonces, se debe dar
clic en la barra amarilla en la opción radicación salida.
Entonces, al dar clic en salida se visualiza el formulario.
1
Ilustración 12: crear nuevo Formulario de radicación diligenciado
1 Dar clic en +nuevo

2 Seleccionar Aceptar
Lo cual permite visualizar el formulario completo a diligenciar

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Ilustración 13: Opciones de radicación
Dar clic en radicar documento
En ese sentido de repite la ilustración 11 para cada uno de los tipos de radicación se realiza de la
misma forma
Así se genera en el documento el radiado de salida

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Ilustración 14: Generación de consecutivo de radicación.
Para la radicación de entrada se genera un sticker para ser impreso y pegado en el físico si es correo
electrónico este se genera digital en el cuerpo del correo
Ilustración 15: Auto-adhesivo Codificación del radicado de entrada.
Para el caso de correspondencia, cuando son radicados de Comunicaciones Recibidas, después de

generar el consecutivo (entradas terminadas en 2), se imprime el sticker (Ilustración 9 (2), 11)
generando 2 copias, una que se adhiere al documento físico que ingresa a la entidad y la otra que
queda en el documento del remitente como prueba de recibido.
Igualmente se puede informar a uno o varios usuarios sobre el radicado (3). En este caso, se
seleccionan la o las dependencias y los usuarios a los cuales se quiere informar se da clic en el botón
Informar.
Al terminar de radicar el documento, éste quedará en el buzón de entrada del jefe de la dependencia
destino, si es un radicado de entrada.
Si se trata de radicados internos o de salida, no hay necesidad de imprimir auto-adhesivos, ya que el

sistema insertará automáticamente ésta información sobre el documento de acuerdo a la plantilla
empleada.

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Si es un radicado de salida o comunicación interna, quedará en la carpeta correspondiente del usuario
que está creando el radicado, mientras se completa la información y se anexa el documento. Después
de esto, y dependiendo de los permisos de radicación que tenga el usuario, se podrá enviar por visto
bueno, reasignar y/o informar a otras dependencias.
11.2. Caso 2, el radicado SI tiene un antecedente (radiado de entrada o padre en

Orfeo)
Si el radicado tiene antecedentes se debe ingresar primero al radicado del antecedente (por la fecha) y
ubicarse en la pestaña de Documentos anexos.
11.3. Anexar el documento.
Antes de radicar el documento éste debe estar ya redactado. Para

hacerlo, se debe hacer uso las plantillas definidas que permiten
combinar de forma automática el número del radicado principal. Para
descargarlas realizamos la siguiente acción en la barra amarilla dando
clic en Opciones y Plantillas:
Ilustración 16: Módulo de Plantillas.
En este espacio se descarga la plantilla de comunicación

requerida, en la cual se proyectará el oficio de respuesta o
comunicación nueva.
Ilustración 17: Lista de plantillas
Los usuarios pueden modificar la plantilla descargada, siguiendo con los

estándares establecidos para cada una de ellas, lo único inmodificable son
los datos del radicado, el código de barras y la fecha.
Ilustración 18: Plantilla para radicado de salida.
11.4. Generar respuesta a radiado de entrada.
Ingresando al radicado antecedente (entrada)dando clic en la fecha
Ilustración 19: acceder al radicado de entrada

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1. Dar clic la bandeja entrada

2. Dar clic sobre la fecha
Luego el sistema muestra la siguiente pantalla emergente.
1
1. Se debe tener encuentra el radiado de entrada al que le estamos dando respuesta.

2. Desde la pestaña documentos.
3.Se debe dar clic en el enlace de generar respuesta /documentos anexos.
11.5. Anexar documento para radicar
Anexar: Se debe anexar el documento a radicar. Para esto, debemos ingresar al radicado previamente
creado (o al de entrada al que se le vaya a dar respuesta o al antecedente) dándole clic sobre la fecha
de éste. El enlace que se encuentra sobre el número de radicado sirve para visualizar el documento de
entrada. Ya dentro del radicado, en la pestaña Documentos Anexos, podemos anexar la respuesta
mediante el enlace , en donde nos aparecerá el siguiente

formulario:
Ilustración 20: Anexar documento.
1. Marcar la opción Este documento será radicado.

2. Seleccionar el tipo de radicación.
3. Escribir una descripción del asunto del documento a anexar.
4. Seleccionar el archivo creado con la plantilla.
5. Dar clic en Actualizar.

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6. Dar clic Cerrar.
El sistema le asignará al documento un número de radicado temporal y sólo le asignará el definitivo
cuando se realice la radicación:
Ilustración 21: Documento anexado.
Anexar documento sin radicar. Para anexar un documento que no requiere radicación, solo se siguen
los pasos 3, 4, 5, y 6 anteriores, cerrar ventana y dar click en la pestaña documentos para refrescar la
pantalla.
Radicar: Al documento recientemente anexado podemos aplicarle una de las acciones ubicadas en la
parte derecha: Modificar , Borrar o Generar Radicado .

Antes de radicar el documento y si es necesario, se puede solicitar el visto bueno (VoBo) de parte del
jefe de la dependencia, enviándolo mediante la acción Enviar a VoBo de la parte superior. Al jefe de la
dependencia le llegará entonces este radicado a su carpeta VoBo y, al regresarlo con alguna
sugerencia o con la orden de proceder a radicarlo, este quedará ubicado en la carpeta Devueltos de
nuestro usuario. El radicado de entrada (2) si este requiere de varias correcciones.
Cuando este ya se encuentre aprobado se decide radicarlo, se hace clic sobre el botón que representa
un código de barras Radicar (o asignar radicado) a lo que el sistema responde solicitando
confirmación. Si se confirma, se asignará un número de radicado definitivo al documento y se podrá
ver cómo quedó el archivo definitivo para su impresión. Después de radicado, las acciones del lado
derecho cambian a Modificar datos , Clasificar documento y Volver a Generar radicado
. Con Clasificar documento se debe relacionar el documento con la Tabla de Retención

Documental o TRD. Si el documento requiere una modificación del tipo de radicado, o del destinatario
, o del cuerpo del documento etc. Primero hay que trabajar las modificaciones y guardarlas
para después realizar la modificación por Modificar, subir nuevamente el documento y Regenerar
radicado para que asuma los cambios.
Luego de realizar las anteriores acciones aparece la marca de documento radicado:
Ilustración 22: Documento radicado.

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11.6. Cargar documento firmada y sus anexos para enviar.
El usuario debe dar clic sobre el número de radicado de salida (1) generado en la plantilla de Word
como lo muestra la imagen anterior, este se descarga se guarda en Pdf, para ser firmado, el usuario
jefe firma y carga el documento por subir imagen de la siguiente manera:
Ilustración 23: seleccionar asociar imagen (principal) oficio firmado
La siguiente pantalla permite subir el Pdf. Firmado.
1 2
4
3
7
6
5
Ilustración 24: Cargar imagen documento radicado.
Confirmación de que el documento fue anexado correctamente
Ilustración 25: Confirmación imagen anexada
Por Enviar. Esta opción es necesaria para ser enviado cuando ya tiene la firma de quien remite el
documento y/o para ser enviado de manera física a su destinatario. Cuando se realice la firma y cargue
de documento en Pdf, el documento debe ser 'marcado' como por enviar y solo puede hacerlo el
dueño del radicado, (es decir quien genero el radicado de salida). Para marcar un documento como
por enviar, se usa la opción Acciones ubicada en la parte superior izquierda y en la opción Por enviar:

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Ilustración 26: Marcar documento como por enviar.
Lo cual desplegará la siguiente ventana:
Ilustración 27: Marcar documento como por enviar.
En caso de tener bastantes opciones, puede digitar el número del radicado a marcar como por enviar y
dar clic en buscar.
Cuando ya localicé el radicado lo selecciona en el checkbox del lado derecho y da clic en Marcar
documentos como por enviar.
Ubicándose en la pestaña Documentos Anexos, como se mencionó en los aspectos generales del
sistema, estos documentos deben pasar por cuatro etapas para asegurar el envío a su destinatario:
Anexar, Radicar, Por enviar y Enviar con el cual se asegura la adecuada respuesta y trámite hasta el
envío la unidad de correspondencia.

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Ilustración 28: Documento marcado como por enviar.
Una vez marcado como por enviar el documento el sistema responderá indicando que los documentos
ya están listos para su envío.
NOTA: Si el radicado de salida lleva documentos anexos estos se deben anexar al número del radiado
de salida del oficio que va a hacer enviado por:
Ilustración 29: cargar anexos al radicado de salida
1 2
3 5
4
Ilustración 30: cargar anexos al radicado de salida
1.Digite el número del radicado a enviar y corresponden los anexos

2. Dar clic en radicar
3. Describa en nombre del anexo tal como lo menciona en el oficio
4.Seleccionar el archivo anexo
5. Dar clic en subir anexo
Para el caso de radicadas comunicaciones enviadas, el documento impreso debe ser llevado a
correspondencia para que sea enviado por el medio adecuado a su destinatario. De todas formas, en
esta sección procederán a digitalizar el documento para reemplazar la imagen que se encuentra en
este momento asociada al radicado, por la imagen ya firmada que entrega la dependencia.
Si es un radicado interno, después de marcar como por enviar el documento (o los documentos)
anexos, porque pueden ser varios, se debe Reasignar o Informar a la dependencia destino, para que
llegue a su destinatario.

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Envío. El envío del documento anexo radicado lo hará el usuario autorizado de la dependencia que
lleve a cabo las tareas de correspondencia dentro de la entidad. Este proceso será descrito en el
capítulo correspondiente a ENVÍO DE DOCUMENTOS.
Una vez finalizado los cuatro pasos el radicado debe tener diligenciadas las 4 casillas de la parte
izquierda que indican:
Ilustración 31: Documento Enviado
11.7. Modificación de radicados
Esta tarea, se puede hacer de dos maneras:
Una a través del menú ubicado en la parte superior de Acciones y la opción Modificación, el solo
tienen acceso los usuarios autorizados, para ello se ingresa el número de radicado y se da clic en el
botón Buscar radicado.
Ilustración 32: Modificación
Después de esto, se despliega toda la información del radicado para permitir su modificación.
La segunda manera de modificar un radicado es entrando al radicado por la fecha y en la parte
superior aparece un hipervínculo con el número del radicado:
Ilustración 33: Hipervínculo del radicado a modificar.
Ingresando por cualquiera de las dos opciones, se despliega la pantalla de la ilustración 8. Opciones
de Radicación, pero ya diligenciado.

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Hay que tener en cuenta que sólo el equipo de correspondencia puede modificar radicados de
comunicaciones recibidas (es decir los que terminan en 2) y para modificar un radicado diferente al de
comunicaciones recibidas, se debe habilitar permiso de acuerdo con el rol que tenga el usuario en la
dependencia.
12. ACCIONES SOBRE RADICADOS (asignación, traslado y otras)
A los radicados que se encuentran dentro de carpetas del usuario jefe o

del usuario de trámite, se les puede realizar varias acciones como son:
Enviar a, Solicitar visto bueno (VoBo), Informar, Devolver y Finalizar
trámite. Además, todos los radicados deben tener asignado una TRD
(Tabla de Retención Documental), es decir se deben tipificar y deben
pertenecer a un expediente para finalizar tramite.
Ilustración 34: Acciones sobre los radicados.
12.1. Enviar a:
Para realizar una asignación e radicado se debe realizar por enviar a, luego se selecciona la
dependencia y usuarios a quien vamos a asignar, se debe escribir el comentario o la acción que el
usuario debe realizar luego dar clic en realizar
1. Se selecciona el radicado
2. Dar clic en escoja una acción

3. Seleccionar la acción que desea realizar
Ilustración 35: Acciones sobre los radicados
Realizar la asignación pata trámite correspondiente.

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1 4
Ilustración 36: Acción de reasignación.
1. Seleccionar el usuario al que será enviado.

2. Se escribe un comentario o razón de la reasignación.
3. En caso de querer informar a otro usuario se selecciona la dependencia y se hace clic en el nombre
del usuario al que se quiere informar
4. Por medio del botón Realizar finalizará la transacción.
Con esta funcionalidad se puede enviar un documento a otro usuario para su respectivo trámite. El
sistema le permite a un usuario básico enviar un documento únicamente a los usuarios que
pertenezcan a su misma dependencia. El Jefe, por el contrario, puede enviar documentos a los
usuarios de su dependencia y adicionalmente a los Jefes de cualquier otra área de la entidad. Por esta
razón, cuando se necesite enviar un documento a otra dependencia diferente, se debe hacer por medio
del Jefe para que esté a su vez lo envíe a la dependencia respectiva, a menos que se solicite este
permiso de manera especial.
Una vez dentro del radicado que vamos a enviar, se hace clic en el botón Escoja una acción Y se
selecciona la primera opción Enviar a como muestra la Ilustración 34, a continuación, se selecciona la
dependencia a la que será reasignado el documento (si es usuario no jefe, aparecerá únicamente su
propia dependencia) y el sistema desplegará la siguiente pantalla:
El sistema despliega una ventana de transacción exitosa.
12.2. Enviar a Visto Bueno (VoBo)
Con la opción visto bueno, solicitamos la autorización al jefe de dependencia para radicar un
documento de salida o interno.
Una vez dentro del radicado que vamos a enviar para visto bueno, se hace clic en el botón Escoja una
acción y se selecciona la opción Enviar a Visto Bueno como muestra la Ilustración 34, a continuación
se selecciona la dependencia que dará visto bueno (si es usuario no jefe, aparecerá únicamente su

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
propia dependencia) y el sistema desplegará una pantalla similar a la de la Ilustración 34, donde
básicamente se efectuarán los mismos pasos.
Los radicados se podrán encontrar en la carpeta VoBo del jefe de la dependencia, el cual deberá
evaluarlo y devolverlo al funcionario con un comentario autorizando la radicación o sugiriendo
algunos cambios.
Mientras se espera el visto bueno por parte del jefe, el usuario podrá ver los radicados en su propia
carpeta de VoBo, aunque no podrá realizar con ellos ninguna acción. Al devolverlo el jefe, el radicado
quedará en el buzón de radicados devueltos del usuario que solicitó el visto bueno.
12.3. Mover a
Con esta funcionalidad se puede trasladar un documento que se encuentra en cualquier carpeta, a una
carpeta personal ya creada previamente.
Para crear una carpeta personal, vamos a las bandejas de la izquierda, clic a Personales y Nueva
Carpeta:
Ilustración 37: Nueva carpeta.
Ilustración 38: Creación de carpeta.
Se pueden organizar los documentos dependiendo la clasificación que cada usuario le quiera dar. En el
campo de Escoja una acción dentro del radicado o seleccionándolo en la bandeja correspondiente,
seleccionamos la opción Mover a Carpeta y seleccionamos la carpeta en la que queremos que quede:
Ilustración 39: Mover radicados entre carpetas.

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12.4. Informar a.
Una vez dentro del radicado que vamos a enviar, se hace clic en el botón Escoja una acción Y se
selecciona la opción A informar como muestra la Ilustración 34 esta funcionalidad permite enviar una
copia de un documento a cualquier usuario para su información. El sistema le permite a un funcionario
básico informar de un radicado a otro funcionario sin importar si pertenece o no a su misma
dependencia.
El sistema desplegará una pantalla similar a la de la Ilustración 37, donde solo se efectuarán los pasos
2 y 3 e inmediatamente al seleccionar el usuario el sistema le informará.
12.5. Devolver
Como su nombre lo indica, con esta opción se regresa el radicado al usuario que lo envió. Para
devolver un documento ya localizado se hace clic en el botón Escoja una acción Y se selecciona la
opción Devolver como muestra la Ilustración 34, posterior a eso el sistema nos mostrará una ventana
de transacción, donde se debe anotar un comentario de la devolución y seleccionar Realizar:
Ilustración 40: Devolver radicados.
A quién le devolvieron el radicado, le aparece en la Carpeta Devueltos.
12.6. Finalizar Trámite
Cuando ya se surten todos los pasos de un radicado y este fue debidamente tipificado, entregado a
satisfacción y/o haberlo incluido en un expediente, se procede a archivarlo. Esta tarea depende de los
permisos que tenga el usuario y se realizará desde el interior de un radicado o desde una carpeta
marcando los radicados a archivar. Se hace clic en el botón Escoja una acción Y se selecciona la opción
Finalizar trámite como muestra la Ilustración 34. El sistema mostrará una pantalla bastante similar a la
de la Ilustración 40 donde se escribe un comentario y se da clic en Realizar.
El radicado desaparece de la carpeta donde se encontraba y se trasladará a la carpeta de Entrada de un

usuario especial al cual sólo tendrá acceso el personal del área de Archivo.
13. Otras Acciones que se realizan dentro de Radicado:
Al ingresar al radicado, por la carpeta “Información Radicado” aparecen las siguientes

funcionalidades

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
1
2
3 4
Ilustración 41: Acciones dentro de información del Radicado
Asociado (1): Aplica para relacionar el radicado actual con otro tipo de radicado, se debe seleccionar
en tipo: “Asociado” y escribir el número del radicado con el que está asociado y grabar, esta
información se va a ver reflejada en el expediente.
Nivel de Seguridad (2): Por defecto todos los radicados son “Públicos”, radicados que podrían ser
accedidos por usuarios según sus roles y permisos y también por usuarios a quienes se les informa el
radicado o si dicho radicado procede de un antecedente que se informó.
Adicionalmente se manejan otros dos niveles de seguridad:
 Restringido a Acceso CCD y propietario: Estos radicados pueden ser accedidos por el
“responsable” del radicado, usuarios a quienes se les informa el radicado o si dicho radicado
procede de un antecedente que se informó, usuarios que tengan acceso a la tipología documental
que se le aplicó al radicado, tanto si fue archivado o si continúa en manejo.
 Confidencial: Solo propietario: Cuando el radicado continua en manejo y es cambiada su
privacidad a confidencial solo podrá ser visto por el usuario actual del radicado (propietario), o
aquellos usuarios a quienes se les informa el radicado o si dicho radicado procede de un
antecedente que se informó. Cuando se archiva un radicado su estado cambia a público.
Clasificación de radicados en Tablas de Retención Documental- TRD (3) En Información del Radicado,
Se podrá asignar serie, subserie y tipo documental al radicado.

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
Ilustración 42: Asignar TRD a los radiados en bandeja.
Al realizar la clasificación de un radicado en TRD el usuario defines con certeza y responsabilidad si en

verdad este no requiere respuesta con oficio de salida.
13.1. Incluir, excluir o crear un expediente
En la pestaña Expediente, podrá incluir el radicado en un expediente o crear uno nuevo.
Ilustración 43: Expediente.
14. Creación de expedientes documentales de archivo de gestión aplicativo Orfeo
Esta funcionalidad permite al usuario agrupar varios radicados que se encuentren registrados en el
sistema y asociarlos en una sola carpeta denominada EXPEDIENTE. Estos expedientes virtuales se van
conformando a medida que el usuario o usuarios incluyen radicados en determinado nombre de
expediente, logrando en una sola ventana mostrar todos los documentos involucrados en el mismo
proceso y los cuales se encuentran físicamente archivados.
Los expedientes se conforman teniendo en cuenta el año, la dependencia, la serie y subserie. Cada
expediente refleja cómo se encuentran organizados físicamente los archivos de cada una de las áreas
productoras.
Para crear o incluir en un expediente se debe ingresar primero al radicado que se va a incluir en el
expediente. Entrando por la fecha del radicado, en la pestaña Expediente como muestra la Ilustración
43.

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
NOTA: cabe aclarar que esta conformación de los expedientes debe ser organizados haciendo uso
adecuado de las TRD, de modo que estos radicados conformen exactamente el expediente como se
conformaría el expediente físico.
14.1. Crear un expediente
Para crear un expediente, al hacer clic en Crear (opción que sólo estará presente si el usuario tiene
permisos para crear expedientes), el sistema nos pide la siguiente información:
Ilustración 44: Formulario de creación de expediente.
El sistema por defecto arrastra los datos dependencia, serie y subserie del radicado. Se digita el
nombre del expediente (NOMBRE EXP) y el campo CC o NIT en caso de ser requerido y se hace clic en
Crear Expediente. El sistema pedirá entonces una confirmación:
Ilustración 45: Confirmación de creación de expediente
El número del expediente está conformado de la siguiente manera:
Ilustración 45A: Formato de consecutivo para expedientes.

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
Al confirmar y cerrar el formulario, el expediente es generado y se visualiza los datos con los que fue
generado.
Cuando se tiene algún expediente ya creado, se dan opciones para Incluir en otro expediente el mismo
radicado, Excluirlo de alguno y además la Creación de un nuevo expediente para el mismo radicado.
El expediente virtual debe reflejar una fiel copia del expediente físico. Por esto, se debe entregar
todos los documentos físicos que se requieran al grupo de archivo correspondiente.
14.2. Incluir en un expediente virtual
Para incluir en un expediente se debe ingresar al radicado que se va a incluir en el expediente,

entrando por la fecha del radicado, en la pestaña Expediente como muestra la Ilustración 44, y la
opción Incluir:
Ilustración 46: Formulario para incluir en un expediente.
1. Se puede realizar la búsqueda del expediente por el nombre que se le dio al crearlo
2. Dar click en Buscar
3. Cuando se localiza el expediente se hace clic en Seleccionar para que este pase a la casilla Nombre
del Expediente o escribe el número allí si lo conoce.
4. Dar clic en Incluir en Expediente.
El sistema pide una pequeña confirmación y se da clic en Confirmar.
Ilustración 47: Confirmar la inclusión de un expediente.
15. CONSULTAS Y REPORTES

Los funcionarios con los perfiles adecuados pueden contar con una serie de consultas y reportes sobre
los radicados.
15.1. Consulta.
Aunque en principio todos pueden generar una consulta, los detalles de los radicados consultados
sólo estarán visibles por los usuarios de acuerdo con las dependencias. Las consultas son
visualizaciones en pantalla de los radicados, en donde se puede ver la información básica de este.

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
Para generar una consulta, debemos dirigirnos a la opción Consultas en el menú izquierdo de bandejas
y en la opción Consulta clásica (1):
Ilustración 48: Formulario para consultas en pantalla.
Sólo hay que filtrar los datos (2) de acuerdo con nuestras necesidades y hacer clic en Búsqueda (3)
para que el sistema nos devuelva el listado de radicados que cumplen con el patrón (4).
En el listado, al igual que en las carpetas, si se desea ver el documento asociado al radicado se puede
hacer clic sobre el número de éste y si se desea ver la información completa del radicado, se hace clic
sobre su fecha.
15.2. Reportes y Estadísticas
Ilustración 49: Formulario para reportes estadísticos.

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
Para obtener consultas que se puedan exportar a otros formatos (documento u hoja de cálculo) y,
eventualmente imprimirlos desde estas aplicaciones, se usa el botón Estadística (1) ubicado en la
opción Bandejas en el menú izquierdo de bandejas.
En este formulario se selecciona inicialmente el tipo de consulta (2) y, de acuerdo con esta selección,
saldrán a continuación las opciones necesarias para filtrar o agrupar el reporte (3). Cuando se
diligencian estas opciones de acuerdo con las necesidades de consulta y se oprime Generar (4), el
sistema buscará y sacará el reporte en la parte inferior (5). Si se desean ver más detalles se hace clic en
Ver todos los detalles (6). Para exportar el reporte a documento u hoja de cálculo se hace clic en el
icono correspondiente (7).
16. RADICACIÓN CORREO ELECTRÓNICO
En la página inicial en la parte superior, la opción de Radicación tiene incluida la opción e-Mail, la cual
depende también de los permisos de los usuarios, usualmente es para la dependencia de Archivo
(correspondencia).
Ilustración 50: Radicación e-mail, correos electrónicos.
Se abre el siguiente buzón donde podrá ver los correos que han llegado y radicarlos, ya que los datos
de acceso deben ser parametrizados, no pedirá credenciales cada vez que queramos ingresar.
Ilustración 51: Inbox del correo
Al ingresar al mensaje del correo electrónico que se quiere radicar el sistema mostrará el asunto y
cuerpo del correo y si es que tiene anexos además del botón de radicación.

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
Ilustración 52: Cuerpo del correo
El sistema traerá el ya conocido módulo de radicación dentro del correo:
Ilustración 53: Radicar
El sistema le asignará el número de radicado y se procede a realizar el trámite correspondiente.
Ilustración 54: Radicación exitosa por e-mail

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
17. PARAMETRIZACIÓN TRD
Esta parametrización la realiza un usuario autorizado que por lo general es de gestión documental o el
administrador del sistema.
17.1. Tablas de retención documental.

Para crear y modificar una serie, subserie y tipo documental, se ingresa por Acciones en el módulo
superior y la opción TRD es la que nos permitirá parametrizar todo lo referente a las Tablas de
retención documental.
Ilustración 54A: TRD
A continuación de esto, dar clic en la acción que se desea realizar ya sea para crear o modificar.
17.1.1. Serie
Ilustración 55: Cargue de Tablas de Retención Documental- TRD
Para crear una serie, dar clic en Series (Ilustración 54A).

En la siguiente imagen muestra cómo crear una serie documental, donde se indica el código de serie,
nombre de serie y fechas habilitadas, después se da clic en insertar lo que lleva a crear la serie.

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
Para modificar una serie, realizamos el mismo paso, se verifica el código de la serie y en este caso se
cambia el nombre y se da clic en modificar
17.1.2. Subserie
Ilustración 56: Cargue Sub-Serie documental
Para crear una subserie, ir al menú inicial de TRD (Ilustración 54A). y seleccionar la opción de
Subserie.
una vez se ingresa, muestra los siguientes datos. Como primero indicar la serie a la cual se asignará la
subserie, indicar código de subserie y nombre, finalmente dar clic en insertar.
Ilustración 56A: Sub-Serie
Al insertar, se muestra en el tablero de Subseries Documentales. Si desea modificar la subserie, indique

el código, el nombre y dar clic en modificar.
17.1.3. Tipos documentales
Los tipos documentales se asignan a las subseries, para crear u cualquier tipo documental se ingresa
de la misma forma por las TRD (Ilustración 54A). y se da clic en Tipos documentales.
Indicamos nombre, término del trámite en días, tipo de documento al que aplica, ya sean circulares,
Radicado de entrada, etc. para guardar el tipo documental, dar clic en insertar.

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
Ilustración 57: Tipos documentales
17.1.4. Matriz relación

Para relacionar las series, subseries y tipos documentales a una dependencia, se ingresa por Matriz de
relación (Ilustración 54A).
Ilustración 58: Matriz de relación
Se debe especificar la dependencia que podrá visualizar el tipo documental (1), la Serie donde se
alojara (2) y la subserie (3), se selecciona el tipo documental en el checkbox inferior (4) y se hace clic
en Enviar (5). También se verán los tipos documentales ya asociados a los parámetros especificados
(6).
18. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN
En el sistema de gestión documental Orfeo encontramos la necesidad de parametrizar las

características principales del sistema y adaptarlas a los requerimientos de la entidad.
Para esto encontramos un completo módulo con distintas funcionalidades

a las que podrá acceder el administrador del sistema y realizar los cambios
pertinentes. Encontramos funcionalidades para crear, inactivar y todo el
manejo relacionado a usuarios, dependencias y demás.

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
Este módulo se encuentra disponible en la barra superior del sistema al costado izquierdo:
Ilustración 59: Administración
18.1. Usuarios y perfiles

A través del módulo de administración accedemos a la opción Usuarios y permisos y posterior a
Usuarios y Perfiles:
Dicho módulo nos muestra las distintas opciones para realizar
las relaciones entre usuarios y permisos mediante la
utilización de roles.
Un rol de seguridad es una función del trabajo que identifica

las tareas que puede realizar el usuario y los recursos a los que
tiene acceso. Todas las autorizaciones del sistema se realizan
en estos roles. La navegación de la interfaz web se filtra en
función del rol de seguridad asignado del usuario.
Los roles de seguridad son una función del control de accesos

que siempre está habilitada. Se debe asignar un usuario a un
rol de seguridad con el permiso básico para iniciar la sesión.
Ilustración 60: Usuarios y Perfiles
Los administradores del sistema tienen acceso a toda la interfaz web. Configuran las nuevas cuentas
de usuario y pueden asignar controles de accesos en el perfil de cuenta de usuario. La información de
cuenta de cada usuario debe incluir información de contacto, un nombre de usuario y contraseña, un
grupo de acceso predeterminado y un rol de seguridad asignado.
Además de asignar roles de seguridad a un usuario determinado, también se le puede establecer como
superusuario. Un superusuario es alguien que no tiene ningún control de accesos y que puede ver
todos los recursos y realizar acciones en cualquier elemento del modelo de datos.
18.2. Roles
Puede crear y asignar roles de seguridad en función del área de responsabilidad o la autoridad de
aprobación de cambios en el sistema. Cada rol de seguridad proporciona acceso a un conjunto de
recursos específico. Puede asignar el rol de administrador del sistema a un usuario para proporcionar
acceso a todos los recursos, o asignar uno o varios roles de seguridad en función de la responsabilidad
del trabajo. Estos roles de seguridad, que se pueden personalizar, representan un conjunto de
permisos básicos.

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
Ilustración 61: Roles
18.3. Permisos
Una unión de permisos constituye un rol, por lo cual en este módulo de permisos se selecciona qué
roles pueden contar con cada permiso en específico.
Ilustración 62: Permisos
18.4.Usuarios
Permite la edición o creación de usuarios, inactivar o reiniciar contraseña entre otros.

Para añadir un usuario hacemos clic en el + (más) ubicado al costado izquierdo de la línea de los
encabezados.
Para guardar los datos del usuario creado o guardar los cambios de alguna modificación se debe hacer
clic en el icono con forma de disquete ubicado a la izquierda de la fila que estamos editando.

Teléfono PBX: (57) (1) 2417900 - 2417930
Ilustración 63: Usuarios
18.5. Perfiles
Para asignar un rol a un usuario se debe acceder al módulo de perfiles, seleccionar el rol y posterior
hacer clic en el checkbox que aparece a la izquierda del nombre.
Ilustración 64: Perfiles

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Elaboró Revisó y Aprobó Aprobó Metodológicamente
Luz Marina Diaz
INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL
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Dependencia Dependencia Dependencia
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Tecnologías de la información Dependencia Dependencia

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12.4. Informar a................................................................................................................................... 37

Como parte del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información el IDPAC realiza la de

Archivo Distrital. http: //www.archivogeneral.gov.co/?idcategoric=1147

Archivo General de Ia Nación. http: //www.archivogeneraI.gov.co/index.php?idcategoria= 2275

Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de

En el Art 5: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los

corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de

Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de Ia

Por medio, de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de

Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y

Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y

Sede Principal: Avenida Calle 22 # 68C-51

2008 democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad,

4. GLOSARIO O DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Es un software para la Gestión Documental y de procesos desarrollado

Almacenamiento Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios,

Archivo Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los

Por medio de esta opción se anexan las imágenes digitalizadas de algún

Es un sistema donde se transfieren tareas de producción, realizadas

Unidad especializada en la distribución interna y externa de correspondencia,

Sede Principal: Avenida Calle 22 # 68C-51

de mensajes que se originan a través de los diversos medios de comunicación

Forma de autentificación que utiliza información secreta para controlar el acceso

Copia Reproducción exacta de un documento.

Forma de autentificación que utiliza información secreta para controlar el acceso

En el contexto de la usabilidad de un sistema es la creación de un perfil

Actividades tendientes para garantizar que los documentos lleguen al proceso o

Expresión de una información en dígitos para su tratamiento informático,

Documento Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado

Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos

Consiste en una firma digitalizada como imagen, incrustada en el Sistema de

En esta carpeta se encontrarán todos los radicados de los cuales ha sido

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En donde podemos radicar varios documentos de salida mediante una plantilla

Generar un documento de salida, es decir un radicado que termina en -1, el cual

Radicación Generar un radicado de entrada, es decir un radicado que termina en 2 el cual

Generar un documento interno, es decir un radicado que termina en 3,

Generar un documento con el que se notifica, es decir un radicado que termina

Radicación de Asignación de un número único a las comunicaciones recibidas dejando

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

Grado de servicios que proporcionan asistencia con el hardware o software de

Para subir documentos anexos a un radicado, sin necesidad de tener el radicado

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con

Sede Principal: Avenida Calle 22 # 68C-51

Asignación de una categoría homogénea que permite clasificar los radicados de

En esta carpeta se encuentran todas las acciones como reasignación, VoBo,

Conjunto de pasos o la serie de acciones regulados y llevados a cabo por los

Creación, incorporación y conservación de información sobre el movimiento y el

La Ventanilla Única es una herramienta que le permite realizar los trámites y

6. CARACTERISTICAS DEL GESTOR DOCUMENTAL ORFEO.

A continuación, se describen las principales características técnicas funcionales del gestor

● Interfaz gráfica web amigable e intuitiva.

Sede Principal: Avenida Calle 22 # 68C-51