CO-GP-PC-001-2203R1 Gestión Información Documentada CEJ

PÚBLICA
CO-GP-PC-001-2203
Versión 1 | 18/04/2023
GESTIÓN DE PROYECTOS
PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
CONTRATO N°3050857 SOLUCIÓN INTEGRAL PARA LAS FACILIDADES DE TRATAMIENTO DEL CPF
SANTA MÓNICA (OROTOY) Y SUS SERVICIOS AUXILIARES DEL ACTIVO CPO9 DE ECOPETROL S.A.
APROBADO POR:
Paul Falen
Gerente de procura - ingenieria
ELABORADO POR: REVISADO POR:
Juan P. Cerón Sheyla Pecho

Omar Escobar
La versión vigente de este documento se encuentra en Share Point y SISDOC del proyecto
GESTIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA CONTRATO N°3050857 SOLUCIÓN
INTEGRAL PARA LAS FACILIDADES DE TRATAMIENTO DEL CPF SANTA MÓNICA
(OROTOY) Y SUS SERVICIOS AUXILIARES DEL ACTIVO CPO9 DE ECOPETROL S.A.
CONTENIDO
1. Objetivo y Alcance ........................................................................................................................... 3
2. Responsables ................................................................................................................................... 3
3. Definiciones ..................................................................................................................................... 3
4. Desarrollo ........................................................................................................................................ 4
4.1 Creación y actualización de información documentada del proyecto ............................................ 4
4.2 Estructura de Documentos .............................................................................................................. 5
4.2.1 Primera Página................................................................................................................................. 5
4.2.2 Encabezado para las páginas siguientes.......................................................................................... 6
4.2.3 Pie para las páginas siguientes ........................................................................................................ 7
4.2.4 Primera Página................................................................................................................................. 7
4.2.5 Contenido ........................................................................................................................................ 7
4.3 Generalidades para el SISDOC ......................................................................................................... 9
4.3.1 Módulos de configuración: .............................................................................................................. 9
4.3.2 Roles ................................................................................................................................................ 9
4.3.3 Tipo de documento: ...................................................................................................................... 10
4.4 Generalidades para uso del Sharepoint ........................................................................................ 14
4.5 Documentación administrativa interna......................................................................................... 14
4.5.1 Codificación documentación administrativa interna .................................................................... 14
4.6 Documentación administrativa con el cliente/proveedores/subcontratista ................................ 15
4.6.1 Codificación de documentos administrativos con el cliente ......................................................... 15
4.6.2 Codificación de documentos administrativos con los proveedores.............................................. 16
4.6.3 Codificación de documentos administrativos con terceros ..............¡Error! Marcador no definido.
4.7 Control de información documentada .......................................................................................... 17
4.7.1 Flujo de revisión/aprobación para documentos administrativos y operativos............................. 17
4.8 Revisión documentos administrativos .......................................................................................... 18
4.9 Prefijos transmittals ...................................................................................................................... 18
4.10 Documentación ingeniería de detalle ........................................................................................... 19
4.10.1 Codificación para los entregables de ingeniería de detalle........................................................... 19
4.11 Documentos técnicos operativos .................................................................................................. 21
4.11.1 Codificación para los documentos técnicos operativos ................................................................ 21
4.12 Documentos emitidos por vendors. .............................................................................................. 23
4.13 Denominación de los documentos en electrónico ........................................................................ 25
4.14 Registro y almacenamiento ........................................................................................................... 25
5 Referencias .................................................................................................................................... 25
6 Formatos aplicables ....................................................................................................................... 25
7 Anexos ........................................................................................................................................... 26
8 Control de Cambios ....................................................................................................................... 26
1
LISTADO DE TABLAS
Tabla 1. Módulos de Configuración .............................................................................................................................. 9

Tabla 2. Fase y disciplina que emite ........................................................................................................................... 10
Tabla 3. Tipo de documento ....................................................................................................................................... 10
Tabla 4. Carpetas principales en los repositorios documentales ............................................................................... 14
Tabla 5. Codificación de documentos ......................................................................................................................... 15
Tabla 6. Codificación de documentos administrativos contractuales ....................................................................... 15
Tabla 7. Codificación de documentos administrativos con proveedores ................................................................... 16
Tabla 8. Tipos de documentos para comunicaciones ................................................................................................. 16
Tabla 9. Códigos de proveedores equipos mayores / subcontratistas .......................... ¡Error! Marcador no definido.
Tabla 10. Codificación de documentos administrativos con terceros ........................... ¡Error! Marcador no definido.
Tabla 11. Flujo de revisión / aprobación documentos administrativos y operativos ................................................. 17
Tabla 12. Codificación de transmitals ........................................................................................................................ 18
Tabla 13. Identificación de los códigos de Ingeniería de Detalle ................................................................................ 19
Tabla 14. Tipo de Ingeniería........................................................................................................................................ 20
Tabla 15. Especialidades para documentación técnica corporativa ........................................................................... 20
Tabla 16. Tipos de entregables de ingeniería ............................................................................................................. 20
Tabla 17. Etapas de Revisión ...................................................................................................................................... 21
Tabla 18. Codificación Documentos Técnicos Operativos .......................................................................................... 22
Tabla 19. Área de Gestión ........................................................................................................................................... 22
Tabla 20. Tipo de documento .................................................................................................................................... 22
Tabla 21. Disciplina ..................................................................................................................................................... 23
Tabla 22. Codificación Documentos emitidos por Vendors ........................................................................................ 23
Tabla 23. Área de Gestión ........................................................................................................................................... 24
Tabla 24. Disciplina ..................................................................................................................................................... 24
Tabla 25. Tipo de documento ....................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
2
1. Objetivo y Alcance
Describir los lineamientos para realizar la gestión de información de documentada de origen interno y
externo durante la ejecución del proyecto CONTRATO 3050857 SOLUCIÓN INTEGRAL PARA LAS
FACILIDADES DE TRATAMIENTO DEL CPF SANTA MÓNICA (OROTOY) Y SUS SERVICIOS AUXILIARES DEL
ACTIVO CPO9 DE ECOPETROL S.A en la plataforma vigente.
2. Responsables
Control Documentario, asegurar la implementación de lo establecido en el presente procedimiento. Es la
persona responsable de la administración y control de toda la documentación que se genera dentro del
proyecto, tanto interna, con el cliente y los proveedores. Además, es responsable de mantener la
trazabilidad de la información, mantener el orden, estructura y acceso de las carpetas y supervisar que la
documentación este en el SITE establecido por el proyecto.
Responsables de proceso/área, asegurar la emisión, actualización, distribución, e implementación de
información documentada en cumplimiento de los lineamientos establecidos en el presente
procedimiento.
Área Regional de SGI, asegura que la creación, actualización, control y distribución de información
documentada cumpla con los lineamientos en el presente procedimiento.
Área Regional de TI, asegura la realización de la copia de respaldo de documentación del SGI en el SISDOC
y en el Portal Regional CUMBRA.
Usuarios: Todo personal que genere documentos y/o cuente con credenciales para acceder a la
herramienta de gestión documental y que, de acuerdo con su nivel de responsabilidad, consulte, emita,
revise o apruebe los documentos.
3. Definiciones
▪ Documentos Internos: Son todos aquellos documentos que se generan por razón del proyecto
que no se envían al cliente, pudiendo ser resultado de comunicaciones como, por ejemplo: actas
de reunión, informes, actas, reportes, o del proceso de gestión de las áreas como: informes de
costos, lookahead, informes de avances, etc., o documentos que las áreas definan que no deben
ir al cliente: especificaciones técnicas, hojas de datos, etc.
▪ Documentos Administrativos con Proveedores: Son todos aquellos documentos que se realizan
con los proveedores o subcontratistas, pudiendo ser resultado de comunicaciones como, por
ejemplo: actas de reunión, informes, actas, reportes, o del proceso de gestión de las áreas como:
informes de costos, informes de avances, etc.
▪ Documentos Técnicos: Son todos aquellos documentos que se envían al cliente y que son
producto del diseño, teniendo como finalidad la compra o construcción; como, por ejemplo:
Memorias de Cálculo, Especificaciones Técnicas, Planos, etc.
▪ Documento solo para Información: Es toda información no controlada utilizada solo para fines
de planificación o revisión. No podrá ser utilizada para realizar o inspeccionar trabajos de terreno.
Se identificarán con marca de agua como “Solo para Información”.
▪ Información documentada: información que una organización tiene que controlar y mantener,
y el medio que la contiene.
Nota 1 a la entrada: La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y

puede provenir de cualquier fuente.
3
Nota 2 a la entrada: La información documentada puede hacer referencia a:
- El sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados;

- La información generada para que la organización opere (documentación);
- La evidencia de los resultados alcanzados (registros).
▪ Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
realizadas.
Nota 1 a la entrada:
Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para formalizar la trazabilidad y
para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
Nota 2 a la entrada:
En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.
▪ Planes, Procedimientos o Instructivos: Documentos que indican la metodología y los requisitos a
cumplir para la ejecución de los procesos constructivos y gestión del proyecto, los cuales hacen
parte de Cumbra y sus subsidiarias.
▪ SISDOC: Es el “Sistema Documentario”. Es la plataforma donde se registran, crean flujos de
revisiones/aprobaciones y a su vez se almacena toda la información del proyecto. El acceso a esta
plataforma es vía internet, desde cualquier sitio, mediante un usuario, el cual es otorgado por el
Gestor / Control documental.
▪ Subsidiaria: Cualquier sociedad activa en el desarrollo de un negocio que se encuentre sujeta al
Control de una Empresa.
▪ Transmittal: Formato que sirve como transmisión de la documentación enviada y como control
de la información recibida de parte del cliente o proveedor.
▪ Vendors. Proveedor especializado que suministrará los equipamientos y materiales requeridos
para la ejecución del EPC.
▪ Subcontratista. Empresa que ejecuta obra o labor por cuenta y riesgo propio.
▪ Consultor. Servicio especializado que tiene como objetivo desarrollar entregables específicos que
EL CONTRATANTE no desarrollara directamente
4. Desarrollo
4.1 Creación y actualización de información documentada del proyecto
La necesidad de crear o actualizar información documentada es dada por el personal
involucrado en la ejecución del proyecto.
La elaboración de la información documentada debe realizarse según lo descrito a
continuación, y que se haya redactado bajo el enfoque a procesos, considerando:
• Identificación y secuencia lógica de las actividades
• Descripción de las actividades y su relación con otros procesos
• Seguimiento y medición del proceso a través de controles
• Cumplimiento de requisitos normativos y corporativos
4
4.2 Estructura de Documentos

A continuación, se indican los lineamientos para la generación de la información documentada
de acuerdo con la Plantilla de documentos:
Imagen 1. Portada de documentos
4.2.1 Primera Página

• Campo 1: Contiene el logo de CUMBRA y sus subsidiarias, considerando los lineamientos
establecidos en el “Manual de marca CUMBRA”, así como fotos referenciales de la labor
desempeñada.
• Campo 2: Se marca el tipo de información contenida en el documento, la cual puede ser:
- PÚBLICA: Información que puede ser conocida, cuya divulgación fuera de CUMBRA no
representa riesgo alguno.
5
- USO INTERNO: Información que puede ser conocida y utilizada por cualquier empleado de
- CUMBRA. Sin embargo, no puede ser transmitida fuera de la empresa sin autorización.
- CONFIDENCIAL: Información que puede presentar riesgos para CUMBRA, y que solo debe ser
conocida y utilizada por un grupo reducido de trabajadores, generalmente de la alta
dirección, y cuya divulgación o uso no autorizados podría ocasionar perdidas graves a la
empresa. Su divulgación requiere el consentimiento del propietario de esta. (marco
legislación para manejar de información de cada país donde operamos).
Los siguientes tipos, se recomienda sean usados preferiblemente.
▪ Campo 3: Contiene el código de identificación del documento según el ítem 4.3, En letra: Calibri
(Body/ Cuerpo) y Tamaño 11.
▪ Campo 4: Contiene el número de versión del documento, iniciando en 0 para nuevos
documentos En letra: Calibri (Body/ Cuerpo) y Tamaño 11.
▪ Campo 5: Contiene la fecha de elaboración/actualización del documento en formato
“dd/mm/aaaa”. En letra: Calibri (Body/ Cuerpo) y Tamaño 11.
▪ Campo 6: Contiene el Proceso al que pertenece el documento. En letra: Mayúscula, Calibri
(Body/ Cuerpo), Tamaño 16 y en negrita.
▪ Campo 7: Contiene el tipo de Documento. En letra: Mayúscula, Calibri (Body/ Cuerpo), Tamaño
16 y en negrita.
▪ Campo 8: Contiene el nombre del documento. En letra: Mayúscula, Calibri (Body/ Cuerpo) y
Tamaño 16.
▪ Campo 9: Contiene la firma del responsable de Aprobación del documento, puede ser más de
un aprobador.
▪ Campo 10: Contiene el Nombre y Apellido del responsable de Aprobación designado, puede ser
más de un aprobador. En letra: Calibri (Body/ Cuerpo), Tamaño 11 y en negrita.
▪ Campo 11: Contiene el Cargo del responsable de Aprobación designado, puede ser más de un
aprobador. En letra: Calibri (Body/ Cuerpo) y Tamaño 11.
▪ Campo 12: Contiene el Nombre y Apellido del responsable de Elaboración del documento,
puede ser más de un elaborador. En letra: Calibri (Body/ Cuerpo) y Tamaño 11.
▪ Campo 13: Contiene el Nombre y Apellido del responsable de Revisión designado, puede ser
más de un revisor. En letra: Calibri (Body/ Cuerpo) y Tamaño 11.
▪ Campo 14: Contiene el enlace de la carpeta del Portal Regional CUMBRA, donde se ubica la
versión actualizada del documento, en letra: Calibri (Body/ Cuerpo) y Tamaño 10. Para
documentación correspondiente a los proyectos, el pie de página de este campo no aplica,
tomar como referencia el Formato para proyecto.
4.2.2 Encabezado para las páginas siguientes
Imagen 2. Encabezado de documentos
▪ Campo 1: Contiene el nombre del documento. En letra: Mayúscula, Calibri (Body/ Cuerpo),
Tamaño 11 y en negrita.
▪ Campo 2: Contiene el logo de CUMBRA.
6
4.2.3 Pie para las páginas siguientes

El pie de página contiene los siguientes campos:
Imagen 3. Pie de página de documentos
4.2.4 Primera Página

▪ Campo 1: Contiene el logo de CUMBRA Perú, CUMBRA Ingeniería, MORELCO, VIAL y VIVES-DSD
nombre del documento. En letra: Mayúscula, Calibri (Body/ Cuerpo), Tamaño 11 y en negrita.
▪ Campo 2: Contiene el número de página, ubicado en la posición derecha. Las páginas luego de la
carátula se numeran a partir del número 1, ya que la carátula se considera la página 0.
4.2.5 Contenido
▪ La Plantilla de documentos contiene Estilos1 predefinidos para la edición del documento, los
cuales son:
Imagen 4. Tipos de letra
- Normal: Contenido de cada título del documento.

- Heading/ Título 1: Títulos en nivel 1.
- Heading/ Título 2: Títulos en nivel 2
- Heading/ Título 3: Títulos en nivel 3.
- Viñeta 1: Viñetas en nivel 1.
- Viñeta 2: Viñetas en nivel 2.
▪ El Título 1, 2 y 3 deben mantenerse en minúscula como lo indica la Plantilla de Documentos.
▪ Para el estilo Viñeta 1 y Viñeta 2 se precisa que el subtítulo del que derive la información debe ir
en negrita para diferenciar y resaltar lo que queremos informar. Ejemplo:
▪ Las viñetas: son simplemente listas cuyos elementos están precedidos de un símbolo.
▪ Para la primera versión de un documento, el cajetín del ítem 8 se completa según el ejemplo
siguiente, en letra: Calibri (Body/ Cuerpo) y tamaño 11:
Imagen 5. Control de cambios
7
▪ El tipo y tamaño de letra utilizada en los Manuales, Procedimientos, Planes, Programas e

Instructivos es Calibri (Body/ Cuerpo) 11.
▪ Los Manuales, Procedimientos e Instructivos se redactan en tiempo presente y tercera persona.
▪ Cada vez que se mencione un documento del proyecto en el contenido de otro, se debe marcar
en negrita para su identificación. La mención debe incluir solo el código y nombre del documento
sin colocar la versión de este. Por ejemplo, si mencionamos este instructivo en otro documento
se coloca: IC-GP-PC-013 Gestión de Información documentada.
▪ La actualización del código, del formato o del logo en los documentos no genera nueva versión
del documento.
▪ Los Manuales deben contener carátula adicional, índice (Tabla de Contenido), este debe colocarse
en la página después de la carátula. Asimismo, los Manuales no tendrán el ítem 4. (Desarrollo)
como lo indica en la Plantilla de Documentos.
▪ De considerarlo necesario, los planes y programas podrían elaborarse utilizando la Plantilla de
Documentos. Asimismo, podrían seguir una estructura diferente a la descrita en la Plantilla de
Documentos.
▪ Todos los documentos mencionados en el contenido de otro documento deben estar listado en
el ítem 5. Referencias (Políticas, Manuales, Procedimientos, Planes, Programas e Instructivos de
▪ origen interno o externo) y el ítem 6. Formatos aplicables (Formatos de origen interno y externo).
Los diagramas de flujos son considerados como anexos.
▪ Todos los anexos deben estar listados en el ítem 7. Anexos y deben ser ubicados al finalizar
▪ documento, posterior al ítem 8. Control de Cambios.
4.2.6 Formatos
El encabezado de los Formatos puede mantener la estructura definida en el ítem 4.2.2 de este
procedimiento, o usando el logo “MORELCO Una empresa CUMBRA” ubicado en la parte superior
izquierda, numero de contrato y descripción de alcance centro superior y nombre del documento
en el centro inferior, al lado derecho el en forma descendente el Código, revisión numero, fecha
y paginas.
El tamaño y tipo de letra en el encabezado puede variar dependiendo de la complejidad del
formato.
▪ Los Formatos deben tener el número de versión del documento como pie de página, ubicado en
la posición derecha, indicando vX, donde X inicia en 0 para documentos nuevos.
▪ El Formato debe contener como mínimo campos para registrar información de: “Fecha de
Elaboración/Actualización” para la fecha en la que se elabora o actualiza el registro, y “Elaborado
por” para indicar la persona que ha elaborado el registro.
▪ Las plantillas son formatos para generar manuales, procedimientos, instructivos, planes,
programas o políticas, no siguen los lineamientos establecidos para Formatos.
▪ Los colores recomendados por utilizar en la elaboración de Formatos pueden ser los siguientes:
Imagen 6. Ral de colores
8
4.3 Generalidades para el SISDOC

Para la gestión de información documentada de los proyectos se establece el uso del sistema de control
documentario (SISDOC), que debe contar con la siguiente configuración minina:
4.3.1 Módulos de configuración:

Módulo Descripción
Atributos Asignar atributos (personalizar el proyecto)
Creación de prefijos de correos
Prefijos
Creación de prefijos de transmittals
Asignar estados: Anulado/Aprobado/Aprobado
con comentarios/Emitida para revisión/Emitido
Maestro Códigos para comentarios del cliente/Rechazado
Asignar fase/área (Ver tabla 1)
Asignar empresas
Empresas
Asignar contactos
Disciplinas Asignar disciplinas (Ver tabla 1)
Creación de plantillas de Flujos
Plantillas
Creación de grupos de comunicación
Creación de grupos
Grupos de Revisión
Creación de revisiones
Tipos de documentos Asignar tipos de documentos
Accesos Asignar permisos a contactos
Tabla 1. Módulos de Configuración
4.3.2 Roles
Los roles que se establecen para la gestión de la información documentada son los siguientes:
- Control documentario coordinador: El rol de Control Documentario Coordinador, es el rol

encargado de la configuración y gestión documental del proyecto, permite gestionar los
documentos de todas las empresas configuradas en el proyecto (Sección "Configuración>
gestionar accesos de carpetas en el explorador, gestionar flujos de revisión/aprobación,
emitir documentos del proyecto por Correo o Transmittal y asignar accesos a
contactos/empresas al proyecto.
- Control documentario: El rol de Control Documentario permite gestionar los documentos de
las empresas a las cuales tenga acceso el usuario en el proyecto (es decir, si el usuario es
Control Documentario de Morelco y sólo está asignado como contacto de Morelco en el
proyecto, sólo puede gestionar documentos de Morelco tomando como ejemplo, que el
usuario es contacto de la empresa Morelco solo podría crear flujos de revisión/aprobación
para documentos de Morelco emitir los documentos de Morelco por Correo o Transmittal y
visualizar las carpetas del explorador a las que tenga asignado acceso.
- Explorador: El rol de Explorador permite habilitar la sección de "Repositorio Explorador" para
permitir al usuario visualizar la estructura de carpetas y documentos según los accesos de
visualización/escritura de carpetas asignados.
- Visualizador: El rol de Visualizador permite habilitar la sección de "Comunicación>Correos o
Transmittals para permitir visualizar los correos o transmittals recibidos Este rol se asigna
automáticamente al contacto que se le envía un correo o transmittal para que éste pueda
acceder a visualizar el detalle.
9
- Revisor/Aprobador: El rol de Revisor/Aprobador permite habilitar la sección de

"Tareas>Revisiones o Aprobaciones" para permitir revisar/aprobar documentos
pertenecientes a un flujo de revisión/aprobación iniciada Este rol se asigna automáticamente
al contacto cuando se le programa para revisar/aprobar en un flujo de revisión/aprobación.
- Jefe Disciplina: Acceso total Repositorio /Acceso a ver Correos/Nuevo/Responder/Reenviar
Acceso a crear flujos de revisión/aprobación, solo ve los que creo su cuenta y donde figure
su cuenta como solicitante, reporte de flujos/Reporte General.
- Jefe de Proyecto: Acceso total Explorador, correos enviados y recibidos del proyecto, sólo a
ver Transmittals Acceso a crear flujos de revisión/aprobación, solo gestiona y ve los de sus
empresas configuradas, reporte de flujos, Acceso reporte general proyecto.
- Control de Proyecto: Acceso sólo a Ver el listado/detalle de documentos Acceso a crear flujos
de revisión/aprobación, visualiza todos, reporte de todos los flujos Acceso a configurar
grupos de revisión Acceso a reportes.
Tabla 2. Fase y disciplina que emite
FASE CODIGO
General / Contractual CTR
Ingeniería ING
Gestión cadena de
CDA
abastecimiento (Procura)
Construcción CON
Calidad ACC
Puesta en marcha
(Precomisionamiento y PCA
Comisionamiento)
Seguridad y Medio Ambiente HSE
Relaciones comunitarias RC
Planeación y Control Costo PCC
Recursos humanos RRH
Administracion ADM
4.3.3 Tipo de documento:

En la siguiente tabla se presentan los tipos de documentos, en caso de generarse otro tipo de
documento que no esté incluido, se debe solicitar la asignación del nuevo código al Gestor
Documental.
Tabla 3. Tipo de documento
Código Descripción
A Accesos
ACT Acta
ADC Acta de Conformidad
1N Acta de Constitución del Proyecto
AET Acta de Entrega de Terreno
AEM Acta de Entrega de materiales
AED Acta de Entrega de Dossier
ADR Acta de Recepción
ADRP Acta de Recepción provisional
AR Acta de Reunión
10
AC Acuerdos de Confidencialidad
AD Adenda
ADI Adicional
AGD Agenda
AGR Agendas de Reunión
APU Análisis Precios Unitarios
AN Anexos
ASST Asistencia
BL Bases de Licitación
BG Boleta de Garantía
BRO Brochure
CAR Carta
CI Carta de Intención
CG Carta General
CAT Catálogos
CET Certificado
CER Certificados
CHL Check List
Convenio CNV
CD-R Compact Disc
COBAN Conciliación Bancaria
CBT Comparativo comercial
Cons Aseg Constancia de Aseguramiento
CONS Consultas
CON Contrato
CP Correo con Proveedores
CEC Corte Económico
CD Costo Directo
CI Costo Indirecto
CTZ Cotización
CPP Constancia de Pago
CRG Cronograma
CSE Cronograma Entrada Salida Personal
CRM Cronograma General del Proyecto
BO Cuaderno de Obra – Bitácora
CAP Cuestionario de Apertura
CV Curriculum Vitae
CURS Cursos
DIR Directorio de Personas Involucradas
DG Documento General
DOC Documentos
DVD DVD
EM Email
11
EDP Estado de Pago
ECT Estimado de Costos
EDT Estructura de División de Trabajo
EVD Evaluación de desempeño
FACT Factura
FZA Fianza
FCJ Flujo de Caja
FL Flujograma
FA Formato Administrativo
FO Formato Operativo
FI Formato Integrado
HZP Hazard Operation Hazop
HIS Histograma
HCI Hoja de Cierre
INF Informe
INA Informe de Auditoría Interna
INFA Informe de Avance
INFC Informe de Costo
INFCR Informe de Recomendación Contratación
INFR Informe de Revisión
INFM Informe Mensual
IN Instructivo
IND Índice
LAP Lecciones Aprendidas
LI Lista o listado
LO Levantamiento de Observaciones
LC Lista de Cartas
LE Listado de Equipos
List Pers Listado Personal
LH Lookahead
MO Mano de Obra
MA Manual
MCO Matriz Contractual
MAC Matriz de Comunicaciones
MR Matriz de Riesgos
MRD Matriz responsabilidades y distribución
MM Memorandum
MINU Minuta
NA Nota de Acción Proyecto
NOT Nota de Traslado
OFC Oficio
OCA Orden de Cambio
OC Orden de Compra
12
ODS Ordenes de Servicio
ORG Organigrama
PAG Pagos
PL Plan
PDT Plan Detallado de Trabajo
PRI Plan de Relaciones Industriales
PLM Planeamiento
POL Política
PDS Póliza de Seguro
PRE Presentaciones
PHC Presentaciones Hitos de Control
PC Procedimiento
PPE Propuesta Económica
PPT Propuesta Técnica
PG Programa
REG Registro
RIT Reglamento Interno de Trabajo
RLV Relevamiento de Campo
RI Reporte / Informe
RA Reporte de Avance
RPM Reporte Mensual
RPS Reporte Semanal
RPD Reportes Diarios
REQ Requerimiento
RES Resolución
RPC Respuesta a Consultas
REUS Reunión Semanal
REU Reuniones
RAI Reuniones / Actas Internas
SEG Seguros
RFQ Solicitud de Cotizaciones
SI Solicitud Interna
SBC Subcontrato
SST Sustento
COC Termino de Contrato OC / OS
TR Transmittals
VP Valorización
VC Valorización Cliente
EDP Valorización del Contratista
VPP Valorización Proveedor
VTT Visita Técnica / Terreno
WBS Work Break Down Structure
AC1 Certificado de Completamiento Mecánico
13
HC1 Certificado de Comisionamiento Mecánico
PL1 PL1
Z Planos As Built
RL Planos Red Line
DV Dossier Vendor
DP Dossier Procura
TBT Comparativo técnico
LOR Carta de recomendación
DD Debida diligencia
TDR Términos de referencia
MR Requisición de materiales
TAX Tabla anexa
4.4 Generalidades para uso del Sharepoint

Al inicio del proyecto, el Gerente aprueba la creación del proyecto en el Repositorio Interno del Portal
Regional Cumbra, y las carpetas en su primer nivel de acuerdo con la estructura regional, también se
determinan los accesos en cada una de estas, teniendo en cuenta los roles, el nivel de confidencialidad
de la información y la necesidad de revisar y/o almacenar documentación.
A continuación, la organización de las carpetas principales en el Sharepoint y SISDOC:
Tabla 4. Carpetas principales en los repositorios documentales

Nombre SharePoint
01.INICIO
02.PLANIFICACIÓN
03.GESTIÓN CONTRACTUAL
04.GESTIÓN ECONÓMICA
05.GESTIÓN DE INGENIERÍA
06. GESTIÓN CDA
07.GESTIÓN DE PRODUCCIÓN
08.GESTIÓN DE CALIDAD
09.GESTIÓN DE SEGURIDAD
10.GESTIÓN AMBIENTAL
11.DESARROLLO Y GESTIÓN RRCC
12.GESTIÓN DE PERSONAS
13.GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
14.PUESTA EN MARCHA
15.CIERRE
4.5 Documentación administrativa interna
4.5.1 Codificación documentación administrativa interna
14
La codificación que se presenta a continuación se da para los nombres de los registros que se generen en
el desarrollo del proyecto enmarcado en la Unidad Operativa (UO) 7005I-2203, Contrato No 3050857 EPC
"Solución integral para las facilidades de tratamiento del CPF SANTA MONICA y sus servicios auxiliares
del activo CPO9 de ECOPETROL S.A”, la codificación asignada a los documentos dentro del Sistema de
Gestión Integrado de Morelco - CUMBRA, no tendrá variación.
Los documentos administrativos internos serán codificados según el siguiente esquema:
Tabla 5. Codificación de documentos
AAAA - BBB - CCC - DDD
Fase y
Unidad disciplina Tipo de No.
- - -
operativa que documento correlativo
emite
Dónde:
▪ AAAA-Código de la Unidad Operativa:
El código de la unidad operativa es entregado por el área de contabilidad, y es de cuatro dígitos, que
corresponden, para este proyecto: 2203
▪ BBB-Fase y Disciplina que Emite: Ver tabla 2.
▪ CCC-Tipo de documento: Ver tabla 3.
▪ DDD-No de Correlativo: El número correlativo será de tres dígitos y todos los documentos deben
iniciar en 001.
Ejemplo:
▪ 2203-ING-ACT-001
- Proyecto 2203 Acta de Reunión Interna de Ingeniería No. 1
4.6 Documentación administrativa con el cliente/proveedores/subcontratista
4.6.1 Codificación de documentos administrativos con el cliente
Para este caso prima el uso de documentos propios de Ecopetrol, para los trámites administrativos, sin
embargo si se requiere se usará la siguiente codificación.
Los documentos administrativos con el cliente serán codificados según el siguiente esquema:
Tabla 6. Codificación de documentos administrativos contractuales
AAAA - BBBBBBB - CCCC - DDD - EEE - FFF
15
Unidad Contrato Tipo de No.

- - Emisor - Receptor - -
Operativa con ECP documento correlativo
Dónde:
▪ AAAA: 2203
▪ BBBBBBB: 3050857
▪ CCCC: MSAS
▪ DDD: ECP
▪ EEE: Ver Tabla 3.
▪ FFF - No de Correlativo: El número correlativo será de tres dígitos y todos los documentos
deben iniciar en 001.
Ejemplo:
2203-3050857-MSAS-ECP-CAR-010
Carta No. 10 enviada por Morelco a Ecopetrol en marco del desarrollo del contrato 3050857 de la unidad
operativa 2203.
4.6.2 Codificación de documentos administrativos con los proveedores y

Subcontratistas
Los documentos administrativos con proveedores o subcontratistas serán codificados según el siguiente
esquema:
Tabla 7. Codificación de documentos administrativos con proveedores
AAAA - BBBBBBB - CCCC - DDD - EEE - FFF
Unidad Contrato Tipo de No.

- - Emisor - Receptor - -
Operativa con ECP documento correlativo
Dónde:
▪ AAAA: 2203
▪ BBBBBBB: 3050857
▪ CCCC: MSAS
▪ DDD: Codigo suministrado por PROCURA
▪ EEE: Ver Tabla 3.
▪ FFF - No de Correlativo: El número correlativo será de tres dígitos y todos los documentos
deben iniciar en 001.
Tabla 8. Tipos de documentos para comunicaciones

ABREVIATURA TIPO DE DOCUMENTO
Transmittals TR
Actas ACT
16
ABREVIATURA TIPO DE DOCUMENTO

Comunicado CAR
▪ EEE - No Correlativo: El número correlativo será de tres dígitos y todos los documentos deben
iniciar en 001.
Esta codificación es de cumplimiento para Morelco, los proveedores y subcontratistas, manejarán la
codificación de acuerdo con su sistema de gestión de calidad, el cual, teniendo en cuenta el desarrollo del
proyecto, puede ser auditable, a fin de verificar su control de documentos y registros.
Ejemplo:
2203-3050857-MSAS-HNA-CAR-010. Comunicación a Vendors y subcontratos.
2203-3050857-MSAS-TER-CAR-010. Comunicación a terceros.
Para los códigos con subcontratistas, vendor, proveedores y terceros se manejarán máximo 3 siglas.
4.7 Control de información documentada

De acuerdo con los roles establecidos se generan los flujos de revisión y aprobación en SISDOC para los
documentos teniendo en cuenta los requerimientos del proyecto.
4.7.1 Flujo de revisión/aprobación para documentos administrativos y operativos
Tabla 9. Flujo de revisión / aprobación documentos administrativos y operativos

Elabora Revisa Aprueba
Ejecutor/Supervisor de la Especialista o designado Residente/Director de
actividad proyecto cuando aplique
Residente Especialista o designado Director de proyecto
Gestión de Personas El designado por el líder de Líder de proceso/
proceso Residente/Director de
proyecto cuando aplique
Planeación y Programación Especialista o designado Residente/Director de
Financiero y Contable El designado por el líder de Líder de proceso/
Cadena de Abastecimiento El designado por el líder de Líder de proceso/
Áreas de soporte o gestión Profesional del área / Líder del Líder del área / Director de
(calidad, HS, ambiental, social, área proyecto
etc).
17
4.8 Revisión documentos administrativos

Las revisiones de documentos administrativos serán de forma numérica, secuencial y ascendente; la
creación de un documento inicia con versión 0, usando correlativos para las actualizaciones. Dichas
revisiones serán independientes del propósito de la Emisión del Documento (para cotizar, comprar…).
Para revisiones preliminares, cuando sea necesario, cada área internamente puede utilizar revisiones
alfabéticas: A, B, C, ….
4.9 Prefijos transmittals

Para acceder a esta opción, deberás hacer clic en “Transmittals” como se muestra en la siguiente imagen:
Imagen 7. Prefijos transmittals

En esta sección, podrás buscar, crear, editar y emitir transmittals. Se muestran 3 pestañas: Recibidos,
Emitidos y Borradores.
En la pestaña Recibidos, se encontrarán los transmittals recibidos por otros contactos del proyecto. Los
transmittals en esta pestaña se clasifican en “No Leídos” y “Leídos” y es posible filtrar los transmittals por
la empresa emisora, es decir, la empresa que envió el transmittals.
En la pestaña Emitidos, se encontrarán los transmittals emitidos a otros contactos del proyecto. Los
transmittals en esta pestaña se pueden filtrar por la empresa receptora, es decir, la empresa que recibió
el transmittals.
En la pestaña Borradores, se encontrarán los transmittals que han sido guardados, pero aún no han sido
emitidos.
Se deben definir los prefijos para el envío de transmittals para el proyecto, se presenta como guía el
siguiente ejemplo:
Tabla 10. Codificación de transmitals
AAAA - BBBB - CCCC - DDDD
Unidad - # de
Emisor - Receptor -
Operativa transmittals
18
Dónde:
▪ AAAA: 2203
▪ BBBB : MSAS
▪ CCCC: ECP
▪ DDD: El número correlativo será de tres dígitos y todos los documentos deben iniciar en 001.
Ejemplo: 2203-MSAS-ECO-TR-0024
Transmittal No 024 enviado a Ecopetrol por Morelco
4.10 Documentación ingeniería de detalle
4.10.1 Codificación para los entregables de ingeniería de detalle

Morelco con el contratista de ingeniería, definirá un listado de entregables de ingeniería, en el cual se
establecerá la documentación técnica como planos, memorias de cálculo, especificaciones técnicas, etc.
Que se realizará y codificará como indica el procedimiento “Guía para numeración de proyectos y
documentos” de Ecopetrol, se pone un ejemplo: CP9-01106-MEC-PL-000036.
Tabla 11. Identificación de los códigos de Ingeniería de Detalle

PLANTA UNIDAD DISCIPLINA TIPO CONSECUTIVO
DOCUMENTAL
Alfabético Numérico Alfabético Alfabético 2 a 5 Numérico

letras
3 letras 5 dígitos 3 letras 6 dígitos
AAA 01000 CCC DDD 000001
Planta: CP9
Unidad: Este campo se obtiene por la identificación de PBS Plant break Structure y está definido por el
área de ingeniería para proyectos de producción. Existen excepciones para el hub Piedemonte y para las
refinerías donde se tomarán las que se predefinido previamente en cada segmento de negocio.
Especialidad: Ver tabla 15.
Tipo documental: Ver tabla 18.
Consecutivo: Son los dígitos numéricos que indican el orden de emisión por especialidad y por tipo de
documento. Aumenta de 1 en 1.
Los documentos de ingenieria que se emitan por los consultores de ingenieria y que no vayan para
Ecopetrol llevaran la misma codificación pero se modifica la sigla CP9 por el código interno 2203.
Morelco realizara como parte de su alcance contractual la ingeniería básica y de detalle.
19
Tabla 12. Tipo de Ingeniería

TIPO DE REQUERIMIENTO
Ingeniería de procesos.
Ingeniería de detalle.
Ingeniería STAP.
La segunda fracción que corresponde a “especialidad”, “tipo de documento” y “consecutivo” de la

ingeniería de la siguiente manera:
Cada nivel deberá estar separado de un guion; donde

Especialidad (CCC): Se compone de hasta tres (3) letras en mayúscula con una identificación práctica de
la especialidad del documento. Ver Tabla 16 Especialidades para documentación técnica.
Tabla 13. Especialidades para documentación técnica corporativa
ESPECIALIDADES
CIN Contra Incendio
CIV Civil
ELE Eléctrica
GEN Generales
INS Instrumentos y Control
MEE Mecánica Estática
MER Mecánica Rotativa
MET Mecánica Tubería
PRO Proceso
Tipo de Documento (DDD): Se compone de dos (2) o tres (3) letras en mayúscula con una identificación
práctica del tipo de documento. La combinación de letras a utilizar para cada tipo de requerimiento es la
siguiente:
Tabla 14. Tipos de entregables de ingeniería
TIPO DE DOCUMENTO
CD Criterios de diseño LI Listas y/o listados
CO Cantidades de obra LM Listado de materiales
ES Estudios MC Memorias de cálculo
Especificación Técnica para
ET MR Requisición de materiales
suministro o montaje
GG Generales MT Manual Técnico
Planos (Incluye Isométricos, Plot plan
GT Guía Técnica PL
y Típicos)
HD Hojas de datos PID Diagrama tubería e Instrumentos
IF Informes PFD Diagrama de Flujo de Proceso
20
Consecutivo (000): Son dígitos numéricos que indican el orden de emisión por especialidad y por tipo de
documento. Aumenta de 1 en 1. Los consecutivos serán asignados por quien realiza el documento de
ingeniería. El número de hojas aplica solo cuando un documento tiene varias hojas relacionadas con el
mismo consecutivo.
Ejemplo: CP9-01100-PRO-PFD-001-A
Para el control de las revisiones de los documentos generados en la ingeniería de cada requerimiento, se
llevará un listado de documentos denominado “Listado Maestro de Documentos de Ingeniería”.
Como parte de la Planeación de Ingeniería, el Jefe de Ingeniería entregará al Gestor Documental el
“Listado Maestro de Documentos de Ingeniería”, teniendo en cuenta los siguientes campos:
ITEM DISCIPLINA TIPO CÓDIGO ECP NOMBRE DE DOCUMENTO
Los documentos técnicos generados en la ingeniería vendor, o los documentos que sean propiedad del
vendor, tendrán la codificación dada por su sistema de gestión.
Revisión de documentos técnicos – ingeniería de detalle (K)

Las revisiones de documentos técnicos serán de forma alfabética y numérica (Ver Tabla 17);
Tabla 15. Etapas de Revisión
SDx (Ecopetrol)
SIGLA DESCRIPCION
A0 Emitido para aseguramiento de Morelco
B0 Comentarios Incorporados del Cliente
AFC0 Aprobado para Construcción
Aprobado para Construcción – Revisión General o Actualización según

AFCX* donde se indique.
*Continúa la secuencia numérica después de la 0 si es necesario (1, 2, 3,….)
ASBuilt
Z
Emitido como construido
4.11 Documentos técnicos operativos
4.11.1 Codificación para los documentos técnicos operativos

La documentación técnica operativa, tales como procedimientos, planes, instructivos, formatos, etc., se
codificará de la siguiente manera.
21
Tabla 16. Codificación Documentos Técnicos Operativos

Tipo de Unidad
Empresa Proceso Disciplina Correlativo
Documento Operativa
LL MM NN PP QQQ RRRR
Incluye el subcontrato de Tecnitanques – TTI y demás que ya se hayan ejecutado a la fecha de

actualización incorporando la sigla y la orden de trabajo que ha emitido el area de PROCURA.
Cada nivel deberá estar separado de un guion; donde:
a. Empresa (LL):
▪ MORELCO: CO
b. Proceso (MM):
Tabla 17. Área de Gestión
Proceso Código
Gestión de Proyectos GP
Seguridad, Salud Ocupacional y
HSE
Medio Ambiente
Gestión de Cadena de
CDA
Abastecimiento
Ingeniería ING
Calidad ACC
Construcción CON
P & Comisionamiento y Puesta en
PCA
Marcha
Relaciones Comunitarias RC
c. Tipo de Documento (NN):

Tabla 18. Tipo de documento
Documento Código
Manual MN
Procedimiento PC
Instructivo IN
Plan PL
Programa PG
Formato FR
Cartilla CA
Términos de referencia TDR
22
d. Disciplina (PP):
Tabla 19. Disciplina
Disciplina Código
Civil CV
Mecánica MC
Diseño y Desarrollo DD
Eléctricos EL
Instrumentación y Control IN
Generales GN
Pruebas PB
Soldadura WG
Tanques TKS
e. Correlativo (QQQ):
Son dígitos numéricos que indican el orden de emisión por disciplina y por tipo de documento. Aumenta
de 1 en 1, y todos los tipos de documento inician en 001.
f. Unidad Operativa (RRRR): 2203

Ejemplo codificación de un documento: CO-GP-PC-CV-001-2203
El control de la documentación técnica operativa, tales como procedimientos, planes, instructivos,
formatos, etc., se registrará en el FI-GN-001-2203 Listado Maestro de Documentos.
Para el flujo de revisión y aprobación de los documentos técnicos operativos, se debe seguir lo indicado
en el numeral 4.5.1 Flujo de revisión/aprobación para documentos administrativos y operativos.
4.12 Documentos emitidos por vendors.

Los entregables que se definan durante el proceso de contratación por los vendors y que se formalicen el
el CO-CDA-FR-GE-001 “Listado entregables de terceros” llevarán la siguiente codificación, que deberá ser
incluida por el control documental del Vendor para verificación del control documental de Morelco.
Tabla 20. Codificación Documentos emitidos por Vendors

Unidad No Paquete Tipo de Correlativo
Empresa Area Disciplina
Operativa documento
LL MM NN PP QQQ RRRR
Cada nivel deberá estar separado de un guion; donde:

a. Empresa (LL):
• MORELCO: CO
b. Unidad Operativa (RRRR): 2203
23
Ejemplo codificación de un documento: CO-2203-PELE-002-ING-ELE-PL-001

El control de la documentación técnica operativa, tales como procedimientos, planes, instructivos,
formatos, etc., se registrará en el FI-GN-001-2203 Listado Maestro de Documentos.
Para el flujo de revisión y aprobación de los documentos técnicos operativos, se debe seguir lo
indicado en el numeral 4.5.1 Flujo de revisión/aprobación para documentos administrativos y
operativos.
c. No paquete.
Este código es suministrado por “PROCURA”.
d. Area (MM):
Tabla 21. Área de Gestión
Proceso Código
Gestión de Proyectos GP
Seguridad, Salud Ocupacional y
HSE
Medio Ambiente
Gestión de Cadena de
CDA
Abastecimiento
Ingeniería ING
Calidad ACC
Construcción CON
P & Comisionamiento y Puesta en
PCA
Marcha
Relaciones Comunitarias RC
e. Disciplina (PP):
Tabla 22. Disciplina
ESPECIALIDADES
CIN Contra Incendio
CIV Civil
ELE Eléctrica
GEN Generales
INS Instrumentos y Control
MEE Mecánica Estática
MER Mecánica Rotativa
MET Mecánica Tubería
PRO Proceso
24
f. Tipo de Documento (NN): Usar documentos definidos en tablas 3 y 16.
g. Correlativo (QQQ):
Son dígitos numéricos que indican el orden de emisión por disciplina y por tipo de documento. Aumenta
de 1 en 1, y todos los tipos de documento inician en 001.
4.13 Denominación de los documentos en electrónico

La denominación para nombrar un archivo digital de un documento administrativo o de un documento
técnico operativo, incluye su código seguido de una breve descripción omitiendo en su denominación
signos de puntuación, y artículos como: de, el, los, un; luego separado por un espacio la versión del
documento con una v minúscula seguida de la letra o número de la versión.
Ejemplo: CO-GP-PC-CV-001-2203 Localización replanteo nivelación topográfica
Para los documentos de ingeniería, inicia con su código y se agrega la Versión de este colocando seguida
de espacio v minúscula seguida de la letra o número de la versión.
Ejemplo: 2203-MSAS-HNA-ACT-001 v0
Los archivos digitales que sean entregados y/o enviados por MORELCO S.A.S. se nombrarán así:
ORIGEN NOMBRE DEL ARCHIVO

OFICINA PRINCIPAL / OBRA AAAA-MM-DD Consecutivo de comunicado (si aplica) -Asunto
4.14 Registro y almacenamiento

El repositorio principal de la información generada en todos estos canales será el SISDOC.
Cada trabajador archivara los registros generados durante la ejecución de sus actividades. El responsable
del proceso/área debe conservar los registros legibles e identificables, garantizando su almacenamiento
físico en lugares apropiados y seguros a fin de evitar su deterioro.
El responsable del proceso/área establecen y aseguran el control de los registros generados de acuerdo
con lo registrado en el aplicativo. Asimismo, aseguran la identificación, recuperación, retención y
disposición de estos.
5 Referencias
▪ IC-GI-PC-001 Gestión de Información Documentada v1
▪ IC-GI-IN-001 Estructura, codificación y denominación de información documentada v2
▪ Manual SISDOC
▪ Módulos y Perfiles SISDOC
6 Formatos aplicables
▪ Plantilla de Documentos
▪ FO-DD-002-2203 Control Maestro de Documentos de Ingeniería
▪ FI-GN-001-2203 Listado Maestro de Documentos
25
7 Anexos
Modelo Estructura de Carpetas para los repositorios SISDOC y Sharepoint.
8 Control de Cambios
Versión Fecha Cambio/Texto modificado
0 01/12/2022 - Emisión Inicial
- Se modifica la codificación para vendors numeral 4.12 y se actualiza a

1 18-04-2023
SDX el numeral 4.10.
26

CO-GP-PC-001-2203R1 Gestión Información Documentada CEJ

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PÚBLICA

ELABORADO POR: REVISADO POR:

Juan P. Cerón Sheyla Pecho

Tabla 1. Módulos de Configuración .............................................................................................................................. 9

Nota 1 a la entrada: La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y

Nota 2 a la entrada: La información documentada puede hacer referencia a:

- El sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados;

4.2 Estructura de Documentos

Imagen 1. Portada de documentos

4.2.1 Primera Página

4.2.2 Encabezado para las páginas siguientes

Imagen 2. Encabezado de documentos

4.2.3 Pie para las páginas siguientes

Imagen 3. Pie de página de documentos

4.2.4 Primera Página

Imagen 4. Tipos de letra

- Normal: Contenido de cada título del documento.

Imagen 5. Control de cambios

▪ El tipo y tamaño de letra utilizada en los Manuales, Procedimientos, Planes, Programas e

Imagen 6. Ral de colores

4.3 Generalidades para el SISDOC

4.3.1 Módulos de configuración:

- Control documentario coordinador: El rol de Control Documentario Coordinador, es el rol

- Revisor/Aprobador: El rol de Revisor/Aprobador permite habilitar la sección de

4.3.3 Tipo de documento:

4.4 Generalidades para uso del Sharepoint

Tabla 4. Carpetas principales en los repositorios documentales

4.5 Documentación administrativa interna

4.5.1 Codificación documentación administrativa interna

Los documentos administrativos internos serán codificados según el siguiente esquema:

Tabla 5. Codificación de documentos

AAAA - BBB - CCC - DDD

▪ BBB-Fase y Disciplina que Emite: Ver tabla 2.

▪ CCC-Tipo de documento: Ver tabla 3.

4.6 Documentación administrativa con el cliente/proveedores/subcontratista

4.6.1 Codificación de documentos administrativos con el cliente

Tabla 6. Codificación de documentos administrativos contractuales

AAAA - BBBBBBB - CCCC - DDD - EEE - FFF

Unidad Contrato Tipo de No.

4.6.2 Codificación de documentos administrativos con los proveedores y

Tabla 7. Codificación de documentos administrativos con proveedores

AAAA - BBBBBBB - CCCC - DDD - EEE - FFF

Unidad Contrato Tipo de No.

Tabla 8. Tipos de documentos para comunicaciones

ABREVIATURA TIPO DE DOCUMENTO

4.7 Control de información documentada

4.7.1 Flujo de revisión/aprobación para documentos administrativos y operativos

Tabla 9. Flujo de revisión / aprobación documentos administrativos y operativos

4.8 Revisión documentos administrativos

4.9 Prefijos transmittals

Imagen 7. Prefijos transmittals

AAAA - BBBB - CCCC - DDDD

4.10 Documentación ingeniería de detalle

4.10.1 Codificación para los entregables de ingeniería de detalle

Tabla 11. Identificación de los códigos de Ingeniería de Detalle

Alfabético Numérico Alfabético Alfabético 2 a 5 Numérico

AAA 01000 CCC DDD 000001

Tabla 12. Tipo de Ingeniería

La segunda fracción que corresponde a “especialidad”, “tipo de documento” y “consecutivo” de la

Cada nivel deberá estar separado de un guion; donde

ITEM DISCIPLINA TIPO CÓDIGO ECP NOMBRE DE DOCUMENTO

Revisión de documentos técnicos – ingeniería de detalle (K)

A0 Emitido para aseguramiento de Morelco