Manual de Proceso de Legalizacion de Organizaciones Sociales

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE
ORGANIZACIONES SOCIALES
COORDINACIÓN GENERAL DE ASESORÍA JURÍDICA

DIRECCIÓN ORGANIZACIONES SOCIALES
F.3.1
Versión 2.0, Revisión 2.0
© 2016 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI
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DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

ORGANIZACIONES SOCIALES .0.0
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DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional de la Coordinación General 32232101011211111101045
de Gestión Estratégica
del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Administración por
Procesos. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.
TABLA DE CONTENIDO
INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1
FIRMAS Y APROBACIONES............................................................................................................. 1
LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 1
1.1 Objetivo general ............................................................................................................ 4
1.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 4
2.- Alcance ..................................................................................................................................... 4
3.- Responsables............................................................................................................................ 5
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 5
5.- Lineamientos y Políticas del Proceso ...................................................................................... 6
6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................... 7
6.1 Ficha del Proceso................................................................................................................. 7
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................... 8
8.- Descripción de los Subprocesos ............................................................................................... 9
8.1 Subproceso Aprobación de Personería Jurídica .................................................................. 9
8.1.1. Ficha del Subproceso de Aprobación de Personería Jurídica...................................... 9
8.1.2 Controles del Subproceso. ........................................................................................... 9
8.1.3 Diagrama de Flujo Aprobación de Personería Jurídica .............................................. 10
8.1.4 Matriz Aclaratoria....................................................................................................... 11
8.1.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Personería Jurídica ................................... 13
8.2 Subproceso Registro de Directiva ..................................................................................... 14
8.2.1. Ficha del Subproceso de Registro de Directiva ......................................................... 14
8.2.2 Controles del Subproceso. ......................................................................................... 14
8.2.3 Diagrama de Flujo de Registro de Directiva ............................................................... 15
8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Personería Jurídica ................................... 18
8.3 Subproceso Aprobación de Reformas de Estatutos .......................................................... 19
8.3.1. Ficha del Subproceso de Aprobación de Reformas de Estatutos.............................. 19
8.3.2 Controles del Subproceso .......................................................................................... 19
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600, Quito Ecuador
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8.3.3 Diagrama de Flujo Aprobación de reformas de Estatutos ......................................... 20
8.3.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Reforma de Estatutos ............................... 23
8.4 Subproceso Registro de inclusión o exclusión de socios................................................... 24
8.4.1. Ficha del Subproceso de Registro de inclusión o exclusión de socios ...................... 24
8.4.3 Diagrama de Flujo de Registro de inclusión y exclusión de socios............................. 25
8.4.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso de Inclusión y Exclusión de Socios............ 28
8.5 Subproceso de Certificación de documentos de Organizaciones Sociales ....................... 29
8.5.1. Ficha del Subproceso de Certificación de documentos de Organizaciones Sociales 29
8.5.3 Diagrama de Flujo de Certificación de documentos de Organizaciones Sociales ...... 30
8.5.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso de Certificación de documentos de
Organizaciones Sociales ...................................................................................................... 33
8.6 Subproceso de Disolución y liquidación de las Organizaciones ........................................ 34
8.6.1. Ficha del Subproceso de Disolución y liquidación de las Organizaciones ................. 34
8.5.2 Controles Del Subproceso .......................................................................................... 34
8.5.3 Diagrama de Flujo de Disolución y liquidación de las Organizaciones....................... 35
8.5.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Disolución y Liquidación de las
Organizaciones .................................................................................................................... 38
8.- Anexos .................................................................................................................................... 39
8.1 Ficha técnicas y diagramas de proceso ............................................................................. 39
8.1.1 Aprobación de Personería Jurídica............................................................................. 39
8.1.2 Registro de Directiva .................................................................................................. 40
8.1.3 Aprobación de Reformas de Estatutos ....................................................................... 41
8.1.4 Registro de Inclusión y Exclusión de Socios .............................................................. 42
8.1.5 Certificación de Documentos de Organizaciones Sociales ......................................... 43
8.1.6 Disolución y Liquidación de la Organizaciones........................................................... 44
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PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE ORGANIZACIONES

SOCIALES
1.1 Objetivo general
Establecer un esquema de servicio institucional, ágil, con altos índices de calidad orientado a
resultados, al uso eficiente del recurso con el fin de garantizar la debida atención a las
organizaciones sociales y a sus requerimientos presentados a la institución.
1.2 Objetivos específicos

 Incrementar la eficiencia y eficacia, reducir costos, mejorar la calidad de
servicios, definiendo objetivos en términos de una mejora atención a los
usuarios.
 Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido a través de la

reducción de tiempos de ciclo de las actividades, que permita la ampliación de
las funciones y responsabilidades del personal.
 Determinar métodos para asegurar que la operación y control de los procesos

sean eficaces a través de su seguimiento, medición, análisis y mejora continua.
2.- Alcance
El presente Manual será fuente de consulta y aplicación de todos los servidores
(as) del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda a nivel nacional, en especial
del personal involucrado en los procesos de Legalización de Organizaciones
Sociales.
Comprende el Sistema unificado de información de las Organizaciones Sociales,

donde se podrá visualizar los procesos de la creación de organizaciones sociales,
registro de directiva, inclusión y exclusión de socios, y liquidación de
organizaciones en concordancia con lo especificado.
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3.- Responsables
1. Secretaria General
2. Coordinador General Jurídico
3. Director de Organizaciones Sociales
4. Técnico de Organizaciones Sociales
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas
ABREVIATURAS DEFINICIÓN
CGJ Coordinación General Jurídica
DAP Dirección de Administración por Procesos
RUOS Registro Único de Organizaciones Sociales
SUIOS Sistema Unificado de Información de las Organizaciones Sociales
ONG Organizaciones No gubernamentales
TÉRMINOS DEFINICIÓN
Quipux Es el Sistema de Gestión Documental utilizado dentro del Sector Público para
elaborar memorando, oficios, circulares y todo lo que implica comunicación
formal dentro y fuera de la institución.
Inclusión de Socios Es proceso dinámico, que permite a las personas ingresar en una
organización.
Exclusión de Socios Es la facultad de extinguir el vínculo societario con un determinado socio
sociedad por decisión de los demás que continúan formando parte de la
sociedad.
Patrocinador Abogado en libre ejercicio profesional que asesora legalmente a las
Organizaciones Sociales.
Personería Jurídica Persona ficticia que se crea legalmente para que puedan crear derechos y
contraer obligaciones.
Asamblea Constitutiva Es una reunión de persona que junta con el fin de constituir una organización
social para la consecución de beneficios para las personas que lo van a
conformar.
Estatuto Normas legal que van a regular el funcionamiento de una Organización
Social.
Directiva Personas elegidas para que dirijan a una Organización Social.
Oficio Documento por medio del cual la entidad del Estado se prenuncia respecto de
un pedido realizado por alguna organización Social.
Resolución Acto Administrativo por el cual se resuelve dar reconocer el acto realizado por
una Organización Social.
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5.- Lineamientos y Políticas del Proceso
 Establecimiento de competencia de esta Cartera de Estado
 Cumplimiento de las normas establecidas en el Decreto N° 739.
 Cumplimiento de requisitos de manera obligatoria para los diferentes procesos.
 Cumplimiento de las normas estatutarias de las organizaciones sociales.
Políticas
 Todos los documentos que se entreguen para los procesos deben contener la
firma del peticionario.
 EL funcionario deberá verificar la sumilla de su jefe inmediato y el mismo que se

encuentre reasignado por medio de QUIPUX.
 Se verificara los requisitos establecidos en la ley, reglamento y estatuto.
 Una vez cumplido los requisitos legales se procede a dar contestación de

manera escrita a la solicitud presentada por el peticionario.
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6.- Información Básica del Proceso
6.1 Ficha del Proceso
LEGALIZACIÓN DE ORGANIZACIONES SOCIALES

Proceso:
Código del Proceso: F.3.1
PROPÓSITO:
Descripción:
 Otorgar a la organización social una personería jurídica al fin de
tenga una representación judicial y extrajudicial dentro de su
vida jurídica
DISPARADOR:
 Solicitud del Usuario
ENTRADAS:
 Solicitud de las Organizaciones Sociales
SUBPROCESOS:
1. Aprobación de Personería Jurídica
2. Registro de Directiva
3. Aprobación de Reformas de Estatutos
4. Registro de inclusión o exclusión de socios
5. Certificación de documentos de Organizaciones Sociales
6. Disolución y liquidación de las Organizaciones Sociales
Productos/Servicios  Aprobación de Personería Jurídica

del Proceso:
 Registro de Directiva
 Registro de inclusión y exclusión de socios
 Disolución y liquidación de Organizaciones
 Aprobación de Reformas del Estatuto
 Emisión de certificación de documentos
Tipo de Proceso: Adjetivo
Responsable del  Coordinación General de Asesoría Jurídica

Proceso:
Tipo de cliente: Externo
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Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA
Art. 66 numeral 13, Constitución de la República del Ecuador
Ar. 96
Art. 1,30,31,32,36 Ley Orgánica de Participación Ciudadana
Art. 1 al 47 Decreto No. 739 de 3 agosto del 2015, por el cual se
Codificación y Reforma al Decreto Ejecutivo 16 del 4
de junio de 2013
Art. 1 al Art. 215 Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la
Función Ejecutiva
Título XXX libro I Código Civil
Art. 564 al 582
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos

A continuación se presenta una visión general del proceso.
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8.- Descripción de los Subprocesos
8.1 Subproceso Aprobación de Personería Jurídica
8.1.1. Ficha del Subproceso de Aprobación de Personería Jurídica

Subproceso: Aprobación de Personería Jurídica
Código del
F.3.1.1
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Realizar la legalización de la aprobación de personería Jurídica
de una organización social.
DISPARADOR:
 Solicitud de la Organización Social para la aprobación de
Personería Jurídica
ENTRADAS:
 Solicitud de aprobación de Personería Jurídica
Productos/Servicios  Estatutos aprobados.- Conjunto de normas legales que regula el

del Subproceso: funcionamiento de una Organización Social.
 Resolución de aprobación.- Acto Administrativo mediante el cual
se aprueban los estatutos y se concede la personería Jurídica a
una Organización Social.
Responsable del  Dirección de Organizaciones Sociales

Subproceso:
Tipo de cliente:  Externo
8.1.2 Controles del Subproceso.
ARTÍCULO NORMATIVA
14, 15 Decreto Presidencial N° 739
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8.1.3 Diagrama de Flujo Aprobación de Personería Jurídica
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8.1.4 Matriz Aclaratoria
No. Actividad Rol Descripción Documento

El usuario se acercará a entregar la solicitud de
otorgación de Personería Jurídica firmada por el
presidente provisional y adjuntando los
siguientes requisitos:
*Convocatoria de la Asamblea Constitutiva
*Acta Constitutiva Solicitud
1 -Entregar solicitud Usuario
*Nómina de la directiva provisional
*Lista de socios fundadores
*Copia de cedula y papeleta de votación de los
socios.
*Cuenta de integración
*Estatutos de la Organización.
-Receptar Receptar la documentación y solicitud entregada
Secretaria
2 solicitud del por el usuario sellar, escanear e ingresar al Quipux
General
Usuario QUIPUX.
Secretaria Se remite al Coordinador Jurídico la solicitud con
3 - Enviar solicitud
General la documentación recibida.
Secretaria
-Receptar Se receptará la documentación entregada y se
4 (Coordinación
solicitud registra el sello de recibido con la fecha y hora.
General Jurídica)
Sumillar y Coordinador El Coordinador sumilla la documentación y
5 designar a la (Coordinación remitirá la documentación al encargado de la
unidad ejecutora General Jurídica) unidad de Organizaciones Sociales
Director
Receptar y El Director revisará la solicitud y asignará a un
(Dirección de
6 designar técnico para que realice con la Revisión de la
Organizaciones
funcionario solicitud y la documentación entregada.
Sociales)
El técnico verificará que la solicitud conste con
Técnico (Dirección
7 las sumillas respectivas y que se encuentre
Revisar solicitud de Organizaciones
debidamente firmada por el presidente de la
Sociales)
directiva.
El técnico verificará que se encuentre todos los
documentos habilitantes para realizar el trámite.
Verificar Técnico (Dirección
8 documentos de Organizaciones Si se encuentra correcto los documentos se
habilitantes Sociales) realizará la actividad N° 9.
Si no se encuentra correcto los documentos se
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realizará la actividad N° 15. 32232101011211111101045
El técnico cotejará la información con el

expediente de la organización social que reposa
en el archivo de organizaciones sociales.
Revisar
9 de Organizaciones
expediente Si reposa el expediente se realizara la actividad
Sociales)
N° 10.
Si no reposa el expediente se realizara la

actividad N° 20.
Técnico (Dirección El técnico elaborará la resolución de otorgación
Elaborar
10 de Organizaciones de personería jurídica y se enviará a la Resolución
resolución
Sociales) Coordinación General Jurídica.
Coordinador El Coordinador revisará la resolución y la
Revisar informe y
11 (Coordinación suscribirá, para que se proceda con la entrega Informe
suscribir
General Jurídica) al usuario.
Revisar y enviar Se verificará la suscripción de la resolución y se
12 de Organizaciones
resolución enviara a la Secretaría General.
Sociales)
Se verifica la resolución y se procede a
enumerarlas y fecharlas. Donde un ejemplar
Enumerar y fechar Secretaria reposará en la secretaria general y dos
13
resolución General ejemplares se enviarán de la siguiente manera:
uno para la Coordinación General Jurídica y otro
para la Dirección de organizaciones sociales
El usuario o la persona autorizada recepta un
Técnico (Dirección ejemplar de la resolución aprobada por la
Entregar y firmar
14 de Organizaciones autoridad, con un ejemplar del estatuto
registro
Sociales) enumerado y fechado. Y firmará la recepción de
la resolución con la fecha de entrega.
El funcionario entregará una copia de lo
suscripto por el Coordinador al archivo de la
15 Archivar de Organizaciones
unidad para que sea archivada en el expediente
Sociales)
de la organización
El técnico emite un oficio el cual se detallará la
Realizar y enviar Técnico (Dirección documentación requerida no está completa Oficio de
16 oficio de de Organizaciones para dar trámite la solicitud que el proceso. Y se notificación
notificación Sociales) comunicará con el usuario para hacerle la
entrega formal.
El usuario verificará el oficio entregado por el
17 Verificar oficio Usuario
técnico para regularizar la documentación
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Enviar 32232101011211111101045
El usuario enviará la documentación solicitada al
18 documentación Usuario técnico para que pueda continuar con el
solicitada proceso.
Funcionario procede a realizar el oficio donde
Notificar Técnico (Dirección
consta las observaciones o incumplimientos de
19 incongruencia de de Organizaciones
requisitos dela petición o a su vez cuando no
información Sociales)
reposan los físicos en el archivo de la unidad
8.1.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Personería Jurídica

Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Personería Jurídica son los
siguientes:
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad Responsable Fuente de Frecuencia

de de Medición la de
Medida Medición Medición
1 Cumplimiento (N° de Trámites Porcentaje Coordinación Quipux Mensual
en atención contestados / N° de General
en trámites recibidos ) *100 Jurídica
requerimiento
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8.2 Subproceso Registro de Directiva
8.2.1. Ficha del Subproceso de Registro de Directiva
Registro de Directiva
Subproceso:
Código del
F.3.1.2
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Otorgar un documento legal a fin de que la organización esté
representada judicial y extrajudicialmente.
DISPARADOR:
 Solicitud de la Organización Social para la aprobación de
Directiva
ENTRADAS:
 Solicitud de Registro de Directiva
Productos/Servicios  Oficio de registro de Directiva.- Es un documento escrito en el

del Subproceso: cual se deja constancia de las personas que han sido elegidas por
voto popular para formar la directiva de la organización social.
 Registro de la Directiva.

Subproceso:
8.2.2 Controles del Subproceso.
ARTÍCULO NORMATIVA
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8.2.3 Diagrama de Flujo de Registro de Directiva
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registro de directiva debidamente realizada y
firmada por el presidente de la directiva
adjuntando los siguientes requisitos:
*Convocatoria a la Asamblea en original o copia
debidamente certificada por el secretario.
* Acta de la Asamblea donde se eligió la nueva
directiva en original o copia debidamente
certificada por el secretario.
1 -Entregar solicitud Usuario *Registro de asistencia de los socios a la Solicitud
asamblea general. (nombres completos, número
de cédula y firma)
*Nómina de los directivos electos (dignidad,
nombres completos y número de cédula).
* Copias de cédula y papeletas de votación
actualizada de los directivos.
*Copia del registro de la última directiva.
*Copia del estatuto de la Organización
*Copia del certificado provisional del RUOS.
Secretaria
General
Usuario QUIPUX.
Secretaria
4 (Coordinación
General Jurídica)
Director
(Dirección de
6 designar técnico para que realice con la solicitud
Organizaciones
funcionario entregada.
Sociales)
Sociales)
directiva y abogado patrocinador.
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El técnico verificará que se encuentre 32232101011211111101045

todos los

Si se encuentra correcto los documentos se
8 documentos de Organizaciones
realizará la actividad N° 9.
habilitantes Sociales)

Revisar
9 de Organizaciones Si reposa el expediente se realizara la actividad
expediente
Sociales) N° 10.

actividad N° 16.
Emitir el oficio de
Técnico (Dirección El técnico emitirá un oficio del registro de la Oficio de
registro y
10 de Organizaciones directiva y se remitirá al coordinador para la registro
aprobación de
Sociales) sumilla respectiva.
directiva
Sumillar Oficio de Coordinador
El coordinador revisará el oficio y sellará para
11 registro de (Coordinación
que se proceda con la entrega al usuario
directiva General Jurídica)
El técnico revisará el oficio sellado por el
Coordinador y se procederá con la entrega del
Informar y Técnico (Dirección
oficio debidamente suscrito
12 entregar al de Organizaciones
usuario Sociales)
Conjuntamente se realizarán las actividades N°
12,1 y 12,2
Al momento de entregar el oficio el técnico
Firmar de Técnico (Dirección
realizará el registro manual donde se deberá
12.1 Registro de de Organizaciones
solicitar a la persona que retira el oficio firme
entrega Sociales)
como respaldo de la entrega del documento
Técnico (Dirección El técnico sacara una copia del oficio suscrito
12.2 Archivar de Organizaciones antes de entregarle al usuario, para colocar en el
Sociales) expediente correspondiente de la organización
Realizar y enviar Técnico (Dirección Oficio de
documentación requerida para que el proceso se
13 oficio de de Organizaciones
pueda iniciar. Y se comunicará con el usuario notificación
notificación Sociales)
para hacerle la entrega formal.
El usuario verificara el oficio entregado por el
14 Verificar oficio Usuario técnico para regularizar la documentación
solicitada.
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Enviar 32232101011211111101045
El usuario enviará la documentación solicitada al
solicitada proceso.
Notificar Técnico (Dirección El técnico procederá a realizar el oficio donde
16 incongruencia de de Organizaciones contará las observaciones o incumplimiento de Notificación
información Sociales) requisitos de la petición.
8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Personería Jurídica

siguientes:

de de Medición la de Medición
Medida Medición
en atención en contestados / N° de General
requerimiento trámites recibidos ) Jurídica
*100
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8.3 Subproceso Aprobación de Reformas de Estatutos
8.3.1. Ficha del Subproceso de Aprobación de Reformas de Estatutos
Aprobación de reformas de Estatutos

Subproceso:
Código del
F.3.1.3
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Realizar legalmente la aprobación de las reformas que se
realicen en los Estatutos de las organizaciones sociales.
DISPARADOR:
 Solicitud del usuario para la aprobación de reformas de
Estatutos.
ENTRADAS:
 Solicitud de aprobación de Reformas de Estatutos
Productos/Servicios  Reforma de Estatutos aprobados.- Actualización de normas

del Subproceso: legales por las que se regula el funcionamiento de una
Organización Social.
 Resolución de Aprobación de Reforma de Estatutos.- Acto
Administrativo mediante el cual se aprueban la Reforma de los
estatutos.

Subproceso:
8.3.2 Controles del Subproceso
ARTÍCULO NORMATIVA
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8.3.3 Diagrama de Flujo Aprobación de reformas de Estatutos
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Reforma de Estatutos debidamente firmada por
la secretaria y el presidente adjuntando los
siguiente requisito:
*Solicitud firmada por el presidente de la
organización y el abogado patrocinador.
*Convocatoria a la asamblea en original o copia
*Acta de asamblea donde se aceptó las reformas
del estatuto en original o copia debidamente Solicitud
certificado por el secretaria/o
*Copia del último registro de la directiva.
*Copia del estatuto vigente de la organización
(comité)
* Dos copias de físico de estatutos reformado
debidamente certificado por el secretario /a.
*Certificado del RUOS.
* Cd con estatutos reformados en documento
Word.
Secretaria
General
Usuario QUIPUX.
Secretaria
4 (Coordinación
General Jurídica)
Director
(Dirección de
Organizaciones
Sociales)
Sociales)
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El técnico verificará que se encuentre 32232101011211111101045

todos los


Revisar
9 de Organizaciones
Sociales)
N° 10.

actividad N° 20.
Técnico (Dirección Se elaborará el respectivo informe y resolución Informe y
Elaborar informe
10 de Organizaciones de aprobación de la Reforma Estatutos para ser resolución
y resolución
Sociales) enviada al Coordinador General Jurídico
Coordinador El Coordinador revisa el informe y la resolución,
Revisar y suscribir
11 (Coordinación posteriormente realizara la suscripción de la
resolución
General Jurídica) resolución.
Revisar y enviar Se verificará la suscripción de la resolución y se
resolución enviara a la Secretaría General.
Sociales)
Enumerar y fechar Secretaria reposará en la secretaria general y dos
13
resolución General ejemplares se enviarán de la siguiente manera:
Técnico (Dirección Se enumerará los estatutos con la numeración
Enumerar
14 de Organizaciones que se encuentre en la resolución receptada por
Estatutos
Sociales) la secretaria general
El usuario o la persona autorizada recepta un
Técnico (Dirección ejemplar de la resolución aprobada por la
15 Entregar y firmar
de Organizaciones autoridad, con un ejemplar del estatuto
registro
Sociales) enumerado y fechado. Y firmará la recepción de
la resolución con la fecha de entrega.
Técnico (Dirección El funcionario entregará una copia de lo
16 Archivar de Organizaciones suscripto por el Coordinador al archivo de la
Sociales) unidad para que sea archivada en el expediente
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de la organización 32232101011211111101045

El usuario verificará el oficio entregado por el
18 Verificar oficio Usuario
técnico para regularizar la documentación
Enviar El usuario enviará la documentación solicitada al
solicitada proceso.
Funcionario procede a realizar el oficio donde
Notificar Técnico (Dirección
consta las observaciones o incumplimientos de Notificación
20 incongruencia de de Organizaciones
requisitos dela petición o a su vez cuando no
información Sociales)
reposan los físicos en el archivo de la unidad
8.3.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Reforma de Estatutos

Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Reforma de Estatutos son los
siguientes:
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad Responsable Fuente Frecuencia

de de Medición de la de
Medida Medició Medición
n
1 Cumplimiento en (N° de Trámites Porcentaje Coordinación Quipux Mensual
atención en contestados / N° de General
requerimiento trámites recibidos ) Jurídica
*100
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8.4 Subproceso Registro de inclusión o exclusión de socios
8.4.1. Ficha del Subproceso de Registro de inclusión o exclusión de socios
Registro de inclusión o exclusión de socios

Subproceso:
Código del
F.3.1.4
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Realizar legalmente el registro de inclusión y exclusión de socios
de las organizaciones sociales.
DISPARADOR:
 Solicitud de la organización de registro de inclusión y exclusión de
socios
ENTRADAS:
 Solicitud de Inclusión de socios
 Solicitud de exclusión de socios
Productos/Servicios  Informe de inclusión de socios.

del Subproceso:
 Informe de exclusión de socios.

Subproceso:
ARTÍCULO NORMATIVA
20 Decreto Presidencial N° 739
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8.4.3 Diagrama de Flujo de Registro de inclusión y exclusión de socios
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registro de inclusión o exclusión de socios
firmada por el presidente de la organización
adjuntando los siguientes requisitos:
*Solicitud por escrito de los socios a incluir o
excluir en la organización (comité)
*Copia de último registro de la directiva
* Convocatoria a la asamblea original o copia
debidamente certificada por el secretario(a)
*Acta de la asamblea donde se aceptó a los
nuevos socios o se excluya en original o copia
debidamente certificada por secretaria/o Solicitud
*Registro de asistencia de los socios a la
asamblea general en donde debe constar
nombres completos, números d cédula y firmas
en original o copia debidamente certificadas por
el secretario/a.
*Copias de cédula y papeletas de votación de los
socios a incluir o excluir.
*Copia del certificado del RUOS
* Cd con listado de los socios a incluir o excluir
donde debe constar nombres y apellidos
completos, número de cédula en documentos
Word.
Secretaria
General
Usuario QUIPUX.
Secretaria
4 (Coordinación
General Jurídica)
Receptar y Director El Director revisará la solicitud y asignará a un
6 designar (Dirección de técnico para que realice con la solicitud
funcionario Organizaciones entregada.
MIDUVI, 2016.

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Sociales) 32232101011211111101045

Sociales)


Revisar
9 de Organizaciones
Sociales)
N° 10.

actividad N° 17.
Técnico (Dirección El técnico elabora un oficio y registrará la
10 Elaborar oficio de Organizaciones inclusión o exclusión de socios y se enviará a la Oficio
Sociales) Coordinación General Jurídica.
Coordinador
Revisar oficio y El coordinador revisará el oficio y lo suscribirá
11 (Coordinación
suscribir para que se proceda con la entrega al usuario
General Jurídica)
Revisar y enviar
12 de Organizaciones Se verificará la suscripción del oficio
oficio
Sociales)
El técnico revisará el oficio sumillado por el
Coordinador y se entregará el oficio
Informar y Técnico (Dirección
debidamente suscrito
13 entregar al de Organizaciones
usuario Sociales)
Conjuntamente se realizarán las actividades N°
13,1 y 13,2
Al momento de entregar el oficio el técnico
Firmar de Técnico (Dirección
realizará el registro manual donde se deberá
13.1 Registro de de Organizaciones
solicitar a la persona que retira el oficio firme
entrega Sociales)
como respaldo de la entrega del documento
MIDUVI, 2016.

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Técnico (Dirección El técnico sacara una copia del oficio32232101011211111101045

suscrito
13.2 Archivar de Organizaciones antes de entregarle al usuario, para colocar en el
Sociales) expediente correspondiente de la organización
pueda iniciar. Y se comunicará con el usuario Notificación
solicitada.
solicitada proceso.
8.4.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso de Inclusión y Exclusión de

Socios
Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Inclusión y Exclusión de socios
son los siguientes:

de de Medición la de
Medida Medición Medición
requerimiento trámites recibidos ) *100 Jurídica
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8.5 Subproceso de Certificación de documentos de Organizaciones32232101011211111101045

Sociales
8.5.1. Ficha del Subproceso de Certificación de documentos de

Organizaciones Sociales
Certificación de Documentos de Organizaciones Sociales

Subproceso:
Código del
F.3.1.5
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Entregar la copia de del documento solicitado por la directiva de
la Organización Social, que reposa en el expediente del MIDUVI.
DISPARADOR:
 Solicitud de emisión de copias certificada.
ENTRADAS:
 Solicitud de copia certificada.
Productos/Servicios  Copia Certificada del documento solicitado.

del Subproceso:
Subproceso:
ARTÍCULO NORMATIVA
16 Constitución del Ecuador
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8.5.3 Diagrama de Flujo de Certificación de documentos de Organizaciones
Sociales
MIDUVI, 2016.

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copia certificadas debidamente firmada por el
-Entregar solicitud Usuario solicitante adjuntando los siguiente requisito: Solicitud
1
*Copia de cédula y papeleta de votación de
quien solicita
Secretaria
General
Usuario QUIPUX.
Secretaria
4 (Coordinación
General Jurídica)
Director
(Dirección de
Organizaciones
Sociales)
Sociales)


Revisar en el archivo de organizaciones sociales.
9 de Organizaciones
expediente
Sociales)
Si se encuentra en el expediente el documento
solicitado se realizara la actividad N° 10.
MIDUVI, 2016.

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Si no se encuentra en el expediente el
documento solicitado se realizara la actividad N°
17.
El técnico realizará la búsqueda física del
expediente en el archivo de la unidad y se
10 Sacar copia de Organizaciones
procede a sacar copias de los documentos
Sociales)
solicitados.
Funcionario emite un oficio y adjunta las copias
11 Certificar la copia de Organizaciones
certificadas y lo remiten al Coordinador Jurídico
Sociales)
El Coordinador revisará el oficio y suscribirá para Oficio
12 Sumillar oficio de Organizaciones
que se proceda entregar al usuario
Sociales)
El usuario o persona autorizada recepta el oficio
Entregar y firmar emitido por la autoridad con las copias
registro certificadas de acuerdo a lo solicitado por el
Sociales)
usuario.
solicitada.
solicitada proceso.
MIDUVI, 2016.

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8.5.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso de Certificación de32232101011211111101045

documentos de Organizaciones Sociales
siguientes:
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad Responsable Fuente Frecuencia

de de Medición de la de
Medida Medició Medición
n
MIDUVI, 2016.

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32232101011211111101045
8.6 Subproceso de Disolución y liquidación de las Organizaciones
8.6.1. Ficha del Subproceso de Disolución y liquidación de las Organizaciones
Disolución y liquidación de las Organizaciones

Subproceso:
Código del
F.3.1.6
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Realizar legalmente la disolución y liquidación de la Organización
Sociales.
DISPARADOR:
 Solicitud del usuario de la disolución y liquidación de las
organizaciones.
ENTRADAS:
 Solicitud de disolución.
Productos/Servicios  Copia Certificada del documento solicitado.

del Subproceso:
Subproceso:
8.5.2 Controles Del Subproceso
ARTÍCULO NORMATIVA
22, 23, 24, 25 y 26 Decreto Presidencial N° 739
MIDUVI, 2016.

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8.5.3 Diagrama de Flujo de Disolución y liquidación de las Organizaciones
MIDUVI, 2016.

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32232101011211111101045

disolución y liquidación de la organización
debidamente realizada y firmada por el
presidente de la directiva con los siguientes
requisitos:
*Original o copia de la convocatoria a la
Asamblea General de Socios debidamente
certifica por el secretario.
*Original o copia del Acta de Asamblea General
de Socios Donde se resolvió la Disolución y Solicitud
Liquidación de la Organización Social, con el
nombramiento del Liquidador.
*Informe del de Liquidador designado por la
Organización Social.
*Registro de Asistencia de los socios a la
Asamblea General donde debe constar nombres
y apellidos completos, número de cédula y firma.
*Copia del último Registro de la última
Directiva.
*Copia del Estatuto Vigente.
Secretaria
General
Usuario QUIPUX.
Secretaria
4 (Coordinación
General Jurídica)
Director
(Dirección de
Organizaciones
Sociales)
MIDUVI, 2016.

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32232101011211111101045
Sociales)
directiva.


Revisar
9 de Organizaciones Si reposa el expediente se realizara la actividad
expediente
Sociales) N° 10.

actividad N° 18.
Realizar informe y Técnico (Dirección Se elaborará el respectivo informe y resolución Informe y
10 resolución de de Organizaciones de liquidación para hacer enviada al resolución
liquidación Sociales) Coordinador General Jurídico
Coordinador El Coordinador revisar el informe y la resolución,
Revisar y suscribir
11 (Coordinación posteriormente realizara la suscripción de la
resolución
General Jurídica) resolución.
Técnico (Dirección Se verificará la suscripción de la resolución y se
Revisar y enviar
12 de Organizaciones enviara a la Secretaría General.
resolución
Sociales)
Enumerar y reposará en la secretaria general y dos
fechar resolución ejemplares se enviarán de la siguiente manera:
Sociales)
El técnico verificará la resolución fichada y
numerada, y se procederá a la entrega de la
Entregar al resolución.
usuario
Sociales)
Conjuntamente se realizaran las actividades N°
14,1 y 14,2
MIDUVI, 2016.

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Se registra manualmente la entrega32232101011211111101045

y se
Firmar registro de Técnico (Dirección despacha la contestación requerida por la
14.1 entrega de de Organizaciones Organización con la firma de la persona
documento Sociales) (autorizada o profesional del derecho) que
solicitó dicho requerimiento.
Se remite una copia al profesional del
documento despachado, procede a la entrega
14.2 Archivar de Organizaciones
del expediente para que sea Archivado y
Sociales)
Custodiado.
solicitada.
solicitada proceso.
8.5.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Disolución y Liquidación de las

Organizaciones
Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Disolución y Liquidación de las
Organizaciones son los siguientes:
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Responsa Fuente de Frecuencia

Medida ble de la de
Medición Medición Medición
1 Cumplimiento (N° de Trámites Porcentaje Coordinaci Quipux Mensual
en atención en contestados / N° de ón General
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8.- Anexos
8.1 Ficha técnicas y diagramas de proceso
8.1.1 Aprobación de Personería Jurídica

NIVEL:
FICHA DE PROCESO FECHA:

CÓDIGO:
21/08/2015
CGAJ-DOS-RPPC-01
VERSIÓN: 1.0
MACROPORCESO Dirección de Organizaciones Sociales
PROCESO Organizaciones Sociales
SUBPROCESO Aprobación de Personería Jurídica
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
Realizar legalmente la aprobación de personería Jurídica
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
Desde la solicitud de la organización para la aprobación de Personería Jurídica
DISPARADOR
Solicitud de la Organización Social para la aprobación de Personería Jurídica
PROVEEDORES ENTRADAS CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
MIDUVI Solicitud de Aprobación
CLIENTES PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS) CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Organizaciones Sociales Estatutos aprobados y enumerados

Resolución de aprobación
RECURSOS
HUMANOS FISICOS TECNOLÓGICOS
Secretaría General Infraestructura Computadora

Coordinación Jurídica Suministros de Oficina Impresora
Dirección de Organizaciones Sociales Copiadora
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
& Constitución Política del Ecuador

&Código Civil
&Decreto Presidencial N° 739
& Ley Organiza del Participación ciudadana
REGISTROS
DENOMINACIÓN Código
Registro de entrega de resolución de aprobación
INDICADORES
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
TIPO DEL PROCESO Procesos Adjetivos TIPO DE CLIENTE Interno

RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO DOCUMENTADO No - En proceso
LINEA BASE 0 (según GPR) TIEMPO DE CLICLO (DIAS)
PROCESO CERTIFICADO NO FECHA DE CERTIFICACIÓN XX-XX-XXXX
Elaborado por:Ma. Elena Serrano
Revisado por:Ing. Silvia Gómez Romo Aprobado por: Lcdo. Pavel Ruiz
Elaborado por: Paulina Velasco
Elaborado por: Pavel Ruiz Revisado por: Ing. Javier Becerra Albuja Aprobado por: Dr. Paúl Lara
Fecha: 21/08/2015 Fecha: 21/08/2015 Fecha: 21/08/2015
INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULO
FUENTE PARA CALCULO
MIDUVI, 2016.

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8.1.2 Registro de Directiva
NIVEL:

CÓDIGO:
21/08/2015
CGAJ-DOS-RPPC-02
VERSIÓN: 1.0
SUBPROCESO Registro de Directiva
Otorgar un documento legal a fin de que la organización este representada judicial y extrajudicialmente
Este proceso tendrá alcance hasta el registro legal de la directiva de las organizaciones sociales legalmente inscritas
DISPARADOR
Solicitud del Usuario de inscripción de directiva
Mies Solicitud de la Organización Social
Organizaciones Sociales Registro de la Directiva

Municipios Acta de Registro de Directiva
}
RECURSOS
Secretaría General Infraestructura
Coordinación Jurídica Suministros de Oficina
Dirección de Organizaciones Sociales

&Código Civil
&Reglamento sistema unificado de información de Organizaciones Sociales Decreto Ejecutivo N° 16
REGISTROS
Registro de entrega de documento legal de registro de Directiva
INDICADORES

Elaborado por: Ma. Elena Serrano
LINEA BASE
META
FUENTE PARA CALCULO
MIDUVI, 2016.

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8.1.3 Aprobación de Reformas de Estatutos
NIVEL:

CÓDIGO:
21/08/2015
CGAJ-DOS-RPPC-03
VERSIÓN: 1.0
SUBPROCESO Aprobación de reformas de Estatutos
Realizar legalmente la aprobación de las reformas que se realicen en los Estatutos de la organizaciones sociales
Desde la solicitud de la organización para la aprobación y suscripción de las reformas de Estatutos
DISPARADOR
Solicitud del usuario para la aprobación de reformas de Estatutos
MIDUVI Solicitud de Aprobación
Organizaciones Sociales Estatutos aprobados y enumerados

Resolución de aprobación
RECURSOS


&Código Civil
REGISTROS
Registro de entrega de estatutos
INDICADORES

LINEA BASE
META
FUENTE PARA CALCULO
MIDUVI, 2016.

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8.1.4 Registro de Inclusión y Exclusión de Socios
NIVEL:

CÓDIGO:
21/08/2015
CGAJ-DOS-RPPC-04
VERSIÓN: 1.0
SUBPROCESO Registro de Inclusión y Exclusión de Socios
Realizar legalmente el registro de inclusión y exclusión de socios de las organizaciones sociales
Desde la solicitud del abogado patrocinador hasta la entrega y archivo del informe de inclusión o exclusión de socios
DISPARADOR
Solicitud de la organización de registro de inclusión y exclusión de socios
Solicitud de inclusión de socios

MIDUVI
Solicitud de exclusión de socios
Organizaciones Sociales Informe de Inclusión de socios

Informe de exclusión de socios
RECURSOS


&Código Civil
REGISTROS
Registro de entrega de documento legal al usuario solicitante
INDICADORES

LINEA BASE
META
FUENTE PARA CALCULO
MIDUVI, 2016.

Página 43 de 45
32232101011211111101045
8.1.5 Certificación de Documentos de Organizaciones Sociales
NIVEL:

CÓDIGO:
21/08/2015
CGPGE-DPI-GPI-05
VERSIÓN: 1.0
SUBPROCESO Certificación de documentos de Organizaciones Sociales
Entregar la copia de del documento solicitado por la directiva de la Organización Social, que reposa en el expediente del MIDUVI.
Este proceso tendrá inicio desde que el usuario realice el ingreso formal de la solicitud de la emisión de la copia certificada hasta la entrega de la copia
solicitada por parte de la directiva de la Organización Social
DISPARADOR
Solicitud de emisión de copias certificada
Dirección de Organizaciones Sociales Solicitud de copia certificada

Municipio Copia Certificada del documento solicitado
Directivas de Organizaciones Sociales
RECURSOS
Secretaría General Infraestructura
Coordinación Jurídica Equipos Tecnológico

Dirección de Organizaciones Sociales Suministro de Oficina

&Código Civil
REGISTROS
Registro de entrega de documento certificado
INDICADORES

Revisado por: Ing. Silvia Gómez Romo Aprobado por: Lcdo. Pavel Ruiz
LINEA BASE
META
FUENTE PARA CALCULO
MIDUVI, 2016.

Página 44 de 45
32232101011211111101045
8.1.6 Disolución y Liquidación de la Organizaciones
NIVEL:

CÓDIGO:
21/08/2015
CGAJ-DOS-RPPC-06
VERSIÓN: 1.0
SUBPROCESO Disolución y liquidación de las Organizaciones
Realizar legalmente la disolución y liquidación de la Organización Sociales
Desde la solicitud del abogado patrocinador hasta la entrega y archivo de la resolución de la liquidación de la organización.
DISPARADOR
Solicitud del usuario de la disolución y liquidación de las organizaciones
MIDUVI Solicitud de disolución
Organizaciones Sociales Informe de disolución

Resolución de liquidación de Organizaciones
RECURSOS

&Código Civil
REGISTROS
Registro de entrega de documento legal al usuario solicitante
INDICADORES

LINEA BASE
META
FUENTE PARA CALCULO
MIDUVI, 2016.

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MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE

COORDINACIÓN GENERAL DE ASESORÍA JURÍDICA

Versión 2.0, Revisión 2.0

TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS

No se permite la reproducción total o parcial de este documento, ni su incorporación a un sistema informático, ni su

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE ORGANIZACIONES

1.2 Objetivos específicos

 Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido a través de la

 Determinar métodos para asegurar que la operación y control de los procesos

Comprende el Sistema unificado de información de las Organizaciones Sociales,

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

 Cumplimiento de las normas establecidas en el Decreto N° 739.

 Cumplimiento de requisitos de manera obligatoria para los diferentes procesos.

 Cumplimiento de las normas estatutarias de las organizaciones sociales.

 EL funcionario deberá verificar la sumilla de su jefe inmediato y el mismo que se

 Se verificara los requisitos establecidos en la ley, reglamento y estatuto.

 Una vez cumplido los requisitos legales se procede a dar contestación de

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

6.1 Ficha del Proceso

LEGALIZACIÓN DE ORGANIZACIONES SOCIALES

Productos/Servicios  Aprobación de Personería Jurídica

Tipo de Proceso: Adjetivo

Responsable del  Coordinación General de Asesoría Jurídica

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

8.1 Subproceso Aprobación de Personería Jurídica

8.1.1. Ficha del Subproceso de Aprobación de Personería Jurídica

Productos/Servicios  Estatutos aprobados.- Conjunto de normas legales que regula el

Responsable del  Dirección de Organizaciones Sociales

8.1.2 Controles del Subproceso.

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

No. Actividad Rol Descripción Documento

Si no se encuentra correcto los documentos se

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

realizará la actividad N° 15. 32232101011211111101045

El técnico cotejará la información con el

Si no reposa el expediente se realizara la

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

8.1.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Personería Jurídica

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad Responsable Fuente de Frecuencia

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

8.2.1. Ficha del Subproceso de Registro de Directiva

Productos/Servicios  Oficio de registro de Directiva.- Es un documento escrito en el

Responsable del  Dirección de Organizaciones Sociales

8.2.2 Controles del Subproceso.

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

No. Actividad Rol Descripción Documento

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

El técnico verificará que se encuentre 32232101011211111101045

Verificar Técnico (Dirección

Si no se encuentra correcto los documentos se

Si no reposa el expediente se realizara la

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2

8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Personería Jurídica

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad Responsable Fuente de Frecuencia

MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE Versión: 2