Codificación Documental de la ISO

¿Qué es la codificación?
La codificación es un proceso mediante el cual se asignan claves numéricas.
Este proceso se encuentra integrado a una etapa de procesamiento integral
de la información, que incluye la captura, validación y explotación de la
información; así como facilitar la correcta localización de un documento.

Objetivo. - Aplicar la metodología del sistema de codificación documental.

Estructura General de un documento. –
 Encabezado
 Cuerpo
 Pie de página

Estructura del procedimiento de un documento. –

Un procedimiento está compuesto de seis partes:
1. Hoja de Inicio (código, responsables)
Es la primera hoja de documento, la cual contiene:
 La Razón Social de la empresa
 El Logo de la institución
 El Código del documento
 El personal que elabora, el que revisa y el que aprueba o
autoriza (según el caso) el documento
 La fecha de aprobación del documento
 El sello o marca de agua en el documento
 Anotaciones (documento interno, derechos)
2. Encabezado: Es una sección del documento que aparece en la
margen superior.
3. Índice: Es una lista de las partes y secciones de un libro o un
documento organizado en el orden en que estos aparecen en el
cuerpo.
 4. Hoja de control de cambios: Es un proceso en formato que se usa
para gestionar las solicitudes de cambio para proyectos y/o
documentos, así como otras iniciativas importantes.
5. Cuerpo: El desarrollo o cuerpo es la parte en la que se expone la
información principal de la investigación o documento. Además de
texto, el cuerpo se puede complementar con gráficas, extractos,
diagramas, notas a pie de página y otros recursos para explicar el
procedimiento a través del cual se realizó la investigación o el
documento.
6. Pie de página: Sirve para indicar la fuente de una cita o la referencia
de una obra mencionada en el texto del documento. A veces, se
utiliza para incluir un comentario breve.

CODIFICACIÓN DOCUMENTAL
Método de codificación #1

Tipo de proceso (del documento): Misional

Nombre del proceso (departamento, área, tema): Evaluación Académica
Tipo de documento: Procedimiento
Consecutivo (todos los documentos inician con un consecutivo, desde el
00 o 000, haciendo referencia a una fecha o solo al orden de
creación/gestión: 01
Código estructurado:
MI-EA-PRO01

Método de codificación #2

WWW: Tipo de proceso (Iniciales o siglas).

XXX: Identifica el proceso del documento (departamento, área,
tema).
YYY: Identifica el documento según su tipo en la clasificación.
ZZZ: Corresponde al correlativo o consecutivo.

WWW-XXX-YYY-ZZZ

Ejemplo:
Tipo de proceso: Departamento de Recursos Humanos
Nombre del proceso: Sistema de Gestión de Nóminas
Tipo de documento: Procedimiento General
Correlativo o Consecutivo: 001

Código estructurado:
DRH-SGN-PRG-001