Código: GH-004

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DESCRIPCIÓN DEL CARGO
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1. UBICACIÓN ORGANIZACIONAL
Permite situar al cargo dentro de la organización en el momento actual
Nombre del
Asistente Administrativo Nivel del Cargo: Administrativo-Operativo
Cargo
Número de
Área / Proceso Administración 1
cargos:
Otros Cargos a Cargo del Jefe
N.A Gerente
los que Reporta Inmediato:
Cargos que le
N.A. Ubicación: La Unión Valle
Reportan

2. OBJETIVO DEL CARGO

Determina la razón de ser del cargo: ¿Qué hace? ¿Cómo lo hace? ¿Para qué lo hace?

Brindar apoyo administrativo en los procesos de registro de información contable (facturas, pagos y de más
documentos de tipo financiero), así como también en la ejecución de labores como facturación, recepción y entrega de
pedidos y realización de inventarios.

3. VALORES CORPORATIVOS
Aspectos relacionados con los principios culturales que orientan la iniciativa y las acciones
Nivel
Valor Definición Baj Medi Alt
o o o
Actuar con rectitud, hace referencia a la interiorización de normas y
principios morales, mediante un comportamiento basado en conductas
socialmente aceptadas. Se caracterizan porque: Posee una intachable
Ética x
reputación y unos transparentes antecedentes; es correcto en sus actos;
tienen claramente definida la primacía del bien colectivo sobre los intereses
particulares.
Trabajo en Disposición para interactuar con otros desde la perspectiva de conjunto, con
x
Equipo la intención de alcanzar los objetivos.
Hacer propios los objetivos de la organización. Capacidad de identificar tanto
Sentido de
a aquellas personas que toman las decisiones, como a las que pueden influir x
Pertenencia
sobre las mismas.

Se comporta con base en un alto sentido del deber, orientándose al

Responsabilidad x
cumplimiento de las obligaciones que se delegan.

Acoger e implementar las decisiones de la dirección encaminadas al logro de

objetivos comunes. Anticiparse a las dificultades que se interponen a las
metas del negocio y controlar la realización de las acciones definidas y
Compromiso acordadas con anterioridad. Además, contar con la habilidad para plantearse x
objetivos de desempeño más allá de lo establecido y llegar exitosamente a
ellos.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

NOMBRE: Alex Peña Joven NOMBRE: Luz Mary Jiménez Yama NOMBRE: Luz Mary Jiménez Yama

CARGO: Asesor Externo CARGO: Gerente y Representante CARGO: Gerente y Representante Legal.
Legal
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4. DIMENSION DEL CARGO

Define las cifras de responsabilidad directa del cargo y expresan su tamaño (Presupuesto de Ventas, Presupuesto
de Gastos, Número de Proveedores, Número de Clientes, Número de facturas tramitadas, etc.)
N° Personas Dependientes: N.A.

Nombre posiciones Dependientes: N.A.

5. PERFIL DEL CARGO (Requisitos Mínimos)

Define los requisitos mínimos necesarios para desempeñar el cargo en términos de Estudio, Conocimientos,
Formación y Experiencia
Estudios y conocimientos

Nivel de Estudio Título Requerido

Bachillerato
Técnico o tecnólogo en contabilidad y costos, administración de
x Técnico/Tecnológico
empresas.
Profesional
Nivel de
Estudios Diplomado

Especialización

MBA

PhD

Nota:

Formación Manejo de inventarios.

Conocimientos Específicos

Sistemas: Office básico.

Navegar en internet.
Manejo programa contable.

Experiencia
Tiempo Experiencia
Específica en el
Un periodo de inducción de al menos 15 días.
Cargo
Área/ Tipo
Experiencia De al menos dos año en cargos administrativos y contables.
Específica
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6. COMPETENCIAS
Define el nivel requerido del ocupante del cargo en las dimensiones: Organizacional Personal y Técnica o
Físicas

Nivel de la Habilidad
Habilidades y Destrezas
Alt Muy
NA Bajo Medio
o Alto

Servicio al cliente X

Comprender las necesidades del cliente, incluso las no expresadas, para buscar satisfacerlas. Implica un
deseo de ayudar o servir a los demás. Conlleva el esfuerzo por conocer y resolver los problemas del cliente,
tanto del cliente final a quien van dirigidos los esfuerzos de la empresa, como a todos aquellos que cooperen
en la relación empresa-cliente. Es una actitud permanente de contar con las necesidades del cliente.

Iniciativa X

Es la capacidad para proponer alternativas de solución ante las distintas situaciones que se presenten, tanto
en términos de dificultades, como de procesos establecidos. Es la propuesta y la preparación para la acción.
Organizacionales / Personales

Innovación X

Es la capacidad para transformar desde parámetros establecidos y, especialmente, la de crear formas

diferentes de hacer las cosas, que no habían sido pensadas con anterioridad y que son requerimientos del
propio puesto, la organización y los clientes.

Flexibilidad X

Es la disposición para adaptarse con facilidad. Es la capacidad para instalarse y trabajar con personas,
situaciones, grupos y equipos variados, implica la voluntad y habilidad para entender y valorar posturas
distintas, asimilando para desarrollar su propio enfoque a medida que la situación cambiante lo requiera, y
promover los cambios de la propia organización o responsabilidades de su cargo.

Empoderamiento X

Es focalizar el poder a partir de la autonomía. Generar autogestión en las personas y grupos o equipos de
trabajo. Hace referencia a fijar claramente objetivos de desempeño con las responsabilidades personales
correspondientes. Aprovecha las distintas habilidades de las personas, la heterogeneidad de los grupos para
lograr un valor agregado en el negocio.
Orientación a los resultados X
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Es la capacidad para disponer de los recursos propios y los dados por el entorno, para dirigirlos hacia los
objetivos. Implica la capacidad para canalizar la energía en procura de los resultados. Involucra la habilidad
para sobreponerse a los obstáculos y dificultades. Se necesita persistencia y la constancia. La agilidad y
oportunidad para actuar son otros aspectos significativos, junto con el sentido de urgencia para tomar
decisiones importantes. Se enfoca hacia la competitividad y sostenibilidad de la organización, la satisfacción
de las necesidades de los clientes y la consolidación en el mercado.

Nivel de la Característica
Características Personales
Medi Muy
NA Bajo Alto
o Alto

Pensamiento estratégico X

Es la capacidad para concebir global y conceptualmente las situaciones. Involucra la habilidad para
comprender rápidamente los cambios internos y externos, la visualización de oportunidades del mercado,
las
amenazas competitivas y las fortalezas y debilidades de su propia organización a la hora de identificar la
mejor
respuesta estratégica. Capacidad para detectar nuevas oportunidades de negocio, realizar alianzas
estratégicas con clientes, proveedores o competidores. Incluye la capacidad para saber cuando hay que
abandonar un negocio o reemplazarlo por otro.

Habilidad analítica X

Esta competencia tiene que ver con el tipo y alcance de razonamiento y la forma en que una persona
organiza
cognitivamente el trabajo. Es la capacidad general que tiene un sujeto para realizar un análisis lógico. La
capacidad de identificar los problemas, reconocer la información significativa, buscar y coordinar los datos
relevantes. Se puede incluir aquí la habilidad para analizar, organizar y presentar datos financieros y
estadísticos y para establecer conexiones relevantes entre datos numéricos.

Planificación X

Define los planes de acción necesarios para el logro de los objetivos, determinando prioridades, secuencia,
tiempo y verificando el progreso de estos, con el fin de adoptar medidas correctivas.

Programación / Orientación al detalle X

Es la habilidad para definir actividades y secuencias de acciones, para producir un resultado en el día a día.
La organización y definición de agendas de trabajo es su foco fundamental. Implica adecuados mecanismos
de control y seguimiento, con atención exclusiva a los detalles.

Seguimiento y control X

Es la habilidad para mantenerse al tanto de los procesos y actividades, tanto de su propio trabajo como el
de sus colaboradores y así poder establecer e implementar correctivos de manera oportuna y efectiva.
Liderazgo X
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Es la habilidad necesaria para generar las rutas de acción de los grupos humanos en una dirección
determinada, infundiendo valores de acción y anticipando escenarios de desarrollo. Involucra la habilidad
para determinar
objetivos y estar al tanto del desarrollo de los procesos. Es importante la habilidad para dar
retroalimentación constructiva y considerar, valorar e integrar las opiniones de los otros.
Establecer claramente directivas, fijar objetivos, prioridades y comunicarlas. Tener energía y transmitirla a
otros.
Motivar e inspirar confianza. Tener valor para defender o encarar creencias, ideas y asociaciones. Manejar
el
cambio para asegurar competitividad y efectividad a largo plazo. Plantear abiertamente los conflictos para
optimizar la calidad de las decisiones y la efectividad de la organización.
Habilidades sociales X
Es la capacidad para establecer relaciones constructivas y mantenidas en el tiempo, tanto con clientes como
con el personal a cargo y compañeros de trabajo. Teniendo especial atención con quienes están bajo su
responsabilidad, para apoyarles y propender por su buen desempeño. Implica también la habilidad para
afrontar y resolver situaciones de conflicto.

Manejo del tiempo X

Es el manejo de este recurso en términos de organizar, programar y disponer de él en forma sistemática.

Además, mantener el nivel de agilidad en la capacidad de respuesta y en la oportunidad de la misma.

7. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Define las relaciones más significativas que debe mantener el titular del cargo con otros puestos y/o áreas

Área o Entidad Finalidad de la relación Periodicidad

Revisar información relacionada con

facturación a clientes, recepción de
pedidos por parte de proveedores,
Gerencia Frecuente
ejecución de inventarios, recaudo de
cartera y demás procesos de tipo
Internas administrativo.

Entrega de pedidos, información sobre

Asesor técnico la existencia de productos, apoyo en el Frecuente
recaudo de cartera.

Externas Recibir pedidos y revisar rotación.

Proveedores información sobre el desarrollo de Frecuente
transacciones y ejecución de pagos.

Clientes Envió de cotizaciones; atender Frecuente

sugerencias o reclamos; envió de
documentación como facturas,
conciliación del estado de la cartera,
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entrega de pedidos.

Entrega y reporte de información

Asesor Contable y financiero Frecuente
financiera.

8. TOMA DE DECISIONES
Define el nivel de autonomía del cargo en la toma de decisiones
Decisiones Autónomas Decisiones Compartidas y/o Consultadas

 Todas las labores relacionadas con el cargo.

 N.A.  Precios y descuentos.
 Pedidos a proveedores.

9. FUNCIONES
Define el quehacer para apoyar sus resultados permanentes del cargo.
1. Gestión Comercial

 Atender los diferentes requerimientos realizados por los clientes de manera telefónica, personal o vía email,
garantizando satisfacer sus inquietudes mediante un adecuado servicio.

 Recibir las solicitudes de venta de parte de los clientes, equipo de trabajo, ejecutando el proceso de
facturación.

 Entregar los pedidos a los clientes en su domicilio cuando se requiera y gestionar envíos y entregas
oportunas.
 Mantener informado al gerente y equipo sobre los vencimientos y baja rotación de productos.

2. Gestión Contable y administrativa

 Realizar los registros contables generados por los procesos de compras, facturación, tesorería e inventarios.

 Mantener en condiciones óptimas el archivo de información financiera y contable de la empresa.

 Recibir los insumos de parte de los proveedores, verificando que lo entregado coincida con la orden de
compra, remisión o facturan y verificar entrega de productos de promoción o bonificación.

 Realizar el inventario de insumos, con el fin de mantener conciliada la información del sistema con las
existencias físicas.
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 Apoyar a la Gerencia en la realización de diferentes actividades como: solicitar cotizaciones, entregas y

pedidos.

 Realizar al finalizar la jornada la activación de la alarma de seguridad en las instalaciones y verificar que las
puertas y ventanas estén bien cerradas.

 Garantizar un adecuado manejo de los insumos en el almacén, por medio de una adecuada ubicación y
organización en el área destinada para tal fin.

 Responder por el adecuado cuidado de los activos fijos asignados para el desarrollo de la labor (equipo de
cómputo, impresora y demás elementos de la oficina).

 Apoyar en la ejecución de las labores de aseo en la oficina.

10. TIPO DE RIESGOS EXPUESTOS POR ESTA FUNCIÓN

 Psicosocial: estrés, carga mental.

 Biomecánico: movimientos repetitivos en miembros superiores al digitar, postura prolongada sentado.

 Físico: radiaciones no ionizantes emitidas por la pantalla del PC y lámparas.

 Mecánico: manipulación de elementos de oficina (cosedora, sacaganchos, ganchos legadores).

 Publico: accidentes de tránsito interno y externo en la realización de diligencias por fuera de la empresa;
violencia.

 Químico: por el contacto y manipulación de agroquímicos.

11. DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL

 Uniforme administrativo (pantalón, camisa).

 Guantes plásticos.
 Casco para motocicleta