Gestión Empresaria

5 consejos para pymes que quieran incorporar nuevas tecnologías

Consejos prácticos para aprovechar las “oleadas” y renovar la tecnología de la empresa. Los
porqués, la cantidad, los tiempos y el error más común.

Para aquellos que quieran progresar, el camino está abierto. Las oportunidades pueden hallarse a
dos o tres instantes de distancia. Para un mundo cambiante, medidas resilientes y efectivas. Estar
preparado para las nuevas tecnologías, significa estar preparado para el mundo que viene.
Recostarse en las facilidades que brindan los organismos públicos y los entes de financiación
privada supone un avance importante para comenzar.

En la actualidad, para graficar como ejemplo, existe el PACC, un Programa de Apoyo a la

Competitividad para Micro, Pequeñas y Medianas Empresas de la Secretaría de Emprendedores y
de la Pequeña y Mediana Empresa del Ministerio de Producción (Sepyme) que tiene como objetivo
fortalecer la competitividad de las pymes. Programas de apoyo a las pequeñas y medianas
empresas, suponen oportunidades interesantes para la adaptación de renovación energética. A
través de estas oportunidades, los lectores de Multitaskers y dueños de pymes, pueden invertir en
asistencia técnica para lograr mejoras en la competitividad, innovación de productos y procesos,
ascenso en la escala tecnológica y certificaciones de calidad. En tal sentido, Germán Viceconti,
Coordinador de Nuevos Negocios de NeuralSoft pone el foco en 5 temas fundamentales de la
inversión pyme en tecnología:

1. ¿Para qué incorporar tecnología?

La adopción de nuevas tecnologías sólo tiene sentido cuando su uso genera un impacto
cuantificable y medible muy superior al costo de la implementación de una nueva solución
tecnológica. No es necesario incorporar porque sí o por decir: “me mantengo actualizado”, “me
renuevo” o “no me quedo atrás”. Lo ideal es reunirse con el proveedor y realizar en conjunto un
análisis pormenorizado de Retorno de Inversión del proyecto.

2. ¿Cuánto debería invertir una pyme en tecnología informática?

Si bien es cierto que cada vez más empresas invierten en tecnología, en Argentina aún estamos
muy lejos de los niveles de los países más desarrollados del mundo, donde es habitual una
inversión en tecnología informática de entre un 5% y un 6% de la facturación. En Argentina, las
empresas que más recursos destinan, llegan, en el mejor de los casos, al 2%. Esto es porque
muchos aún lo ven como un gasto y no como una inversión. Si se hace teniendo en cuenta lo
señalado anteriormente, no habría por qué temer en imitar a las principales potencias europeas o
a los Estados Unidos. Ya que cuánto más invierta, más voy a ganar. No es casualidad que en estos
países las empresas paguen mejores sueldos. Es sencillamente porque la tecnología les permite
aumentar la productividad por empleado.
3. ¿Cuánto tiempo debe tomar una pyme para evaluar o decidir la implementación de un
sistema de gestión integral o ERP?

En la práctica vemos casos muy disímiles. Hay empresas que toman esta decisión en menos de 2
meses y otras que se toman más de 3 años. Obviamente el tiempo ideal depende de la magnitud y
complejidad de cada empresa, pero como toda acción y decisión importante, debe llevarse a cabo
sin prisa, pero sin pausa. Si se apresura el proceso de cambio o no se analizan todas las
alternativas desde una perspectiva costo-beneficio, se corren altos riesgos de tomar una decisión
equivocada en algo que tendrá un impacto crítico en la compañía por varios años.

Si, por el contrario, se toma más tiempo que el indispensable para hacer un correcto análisis, cada
día que pasa es un día más en que se pierde la posibilidad de empezar a ganar más dinero y
principalmente es un día más de ventaja que se le da a la competencia.

Los tiempos en que las empresas toman esta decisión en general refleja la forma en que hacen
todas las cosas. Nuestra experiencia nos muestra que las empresas que las que lo hacen en un
lapso razonable (ni muy largo ni muy corto) son en general las que mayor provecho obtienen de la
implementación del sistema.

Para el caso de empresas que, por su grado de evolución, estén en etapa de incorporar un primer
software de gestión de los llamados “enlatados” el tiempo ideal es de 30 a 40 días.
Para empresas que están dando el salto de pasar a un sistema integral del tipo ERP y que vienen
de un enlatado, de un desarrollo a medida o de varios softwares desintegrados, el tiempo ideal de
decisión es de 3 a 5 meses. Si se prolonga más que eso, algunas variables que fueron tenidas en
cuenta al comienzo del análisis se modifican y quedan desactualizadas, entonces hay que volver a
comenzar la evaluación desde cero.

4. ¿Cada cuánto debe evaluar una empresa el cambio de software?

Acá ya no podemos, como en el punto anterior, hablar de tiempos ideales. El promedio en que lo
hacen las empresas ha bajado un poco en los últimos cinco años, pero como siempre, hay
extremos muy alejados. Algunos cambian a los dos años y otros a los 20. Lo importante es estar
atento a que el sistema se mantenga adecuado a los requerimientos operativos y a los objetivos
estratégicos. Si alguna de estas cosas no se da, lo ideal es iniciar un proceso de búsqueda de una
nueva solución cuanto antes. Pero si el sistema responde correctamente a estas dos variables, no
tiene sentido cambiar. Algunas empresas se dan cuenta de que se equivocaron en la solución
elegida a los pocos meses y sin embargo dejan pasar varios años antes de cambiarla bajo el
argumento “por lo menos tengo que amortizarlo antes de cambiarlo”. Esto es un autoengaño. En
realidad, por más que haya hecho una mala inversión hace poco, cuánto más demore en
realizar una buena inversión, más tiempo estaré pagando las consecuencias de la mala y más
demoraré en obtener los beneficios de la buena.

5. El error más común: Las soluciones parciales

Un error muy frecuente es la contratación de servicios y productos teniendo en cuenta el costo de
los mismos y el supuesto beneficio, pero sin tener en cuenta otros costos ocultos que aparecen
cuando una se da cuenta que para utilizar el servicio o producto principal necesita contratar otros
servicios adicionales, o comprar nueva infraestructura, o pagar licencias de aplicaciones
complementarias. Aun cuando éstos fueron tenidos en cuenta, si se contratan por separado a
diferentes proveedores, cualquier incompatibilidad o discordancia entre los mismos es un riesgo
muy alto que asume el cliente. La mejor manera de evitarse desagradables sorpresas es contratar
todos los elementos que componen la solución a un único proveedor y preferentemente que éste
sea el prestador real del servicio y no un intermediario.