Herramientas Agíles para Control de Gestion Empresarial

1
PROFESOR DR
Jorge A, Ortiz Saucedo

Fecha:
Pág.1 de 1
HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL
Docente: PROFESOR DR. Jorge A. Ortiz Saucedo
Santa Cruz de la Sierra

2
INTRODUCCION
Las consecuencias del COVID-19 no tienen precedentes y se sienten en todo el mundo

principalmente el mundo empresarial. Para sobrevivir ante estos fuertes impactos, muchas
empresas han tenido que recurrir al uso intensivo de herramientas tecnológicas para poder
implementar el teletrabajo, realizar compras y ventas online, así como gestionar procesos
de producción de forma remota. Pero esto constituye un gran reto no solo para las
empresas sino también para los trabajadores, en especial para las micro, pequeñas y
medianas empresas (mipymes), las cuales tienen un mayor desafío para poder subirse a la
ola digital. Las empresas que tengan sus procesos de transformación digital más avanzados
tendrán mayor capacidad de respuesta a los retos generados por el COVID-19 y, por tanto,
tendrán una mayor ventaja competitiva frente a aquellas que no iniciaron este proceso de
transformación.
La tecnología ha demostrado ser una herramienta útil y necesaria para ayudar a garantizar
que los gobiernos locales y regionales en la primera línea de la emergencia continúen
brindando servicios públicos esenciales durante la crisis de la COVID-19
Ante este estado de cuarentena las empresas necesitaron que encontrar la forma de seguir
generando ingresos para sostenerse en el mercado y una vía para ello fue de apoyarse en
las herramientas digitales. Digitalizar los procesos, utilizar el comercio electrónico es clave
ante este nuevo contexto; a estas dos nuevas necesidades tecnológicas se le suma la
necesidad del personal que requiere estar preparado para utilizar herramientas de
teletrabajo en medio del estado de confinamiento y muy probable en la llamada nueva
normalidad en el contexto post-Covid-19.
Las tecnologías necesarias para atender estas necesidades existen hoy por hoy; sin
embargo, antes del COVID-19 el uso de herramientas digitales en las empresas era muy
poca, limitándose solo al uso de correo electrónico y tener una presencia en internet
mediante página web y en redes sociales.
Debemos considerar si las empresas y en especial las “Mipymes”, realmente quieren

enfrentar el desafió empresarial que representa el nuevo contexto, el camino de la
transformación digital es una necesidad. Para esto necesitan dotarse muy rápidamente de
una serie de herramientas tecnológicas de conectividad y de gestión. Pero este reto de
adopción tecnológica trae consigo altos costos de transformación en los equipos, de poder
desarrollar competencias digitales entre los miembros de los equipos, esto supone un
cambio cultural en las organizaciones. Es importante mencionar que la llamada
transformación digital más allá de un cambio tecnológico es un cambio cultural de toda la
organización.
n estos tiempos de pandemia muchas empresas mandaron a sus hogares e hicieron que
sus casas sean sus nuevas oficinas y eso se dio de un día a otro. Así de esta manera, los
empleados tuvieron que diversificar la forma de trabajar de sus empleados echando mano
de la tecnología y del trabajo a distancia.

3
Las empresas están aprendiendo que el trabajo remoto es una solución efectiva para evitar
la proximidad y la interacción física en tiempos de pandemia. Herramientas como
videoconferencias y herramientas ofimáticas en la nube permiten trabajar conectados,
lograr coordinaciones de trabajo más efectivas y poder entregar información confiable en
tiempo real. Sin embargo, dada la rapidez con la que se ha producido la crisis hay temas
de seguridad de la información que no se han tomado en cuenta y que debería ser una
fuente de atención por parte de la dirección estratégica de la empresa.
Para este trabajo, hemos investigado sobre las diferentes herramientas con las que las
organizaciones han y hacen para poder seguir en el mercado. Nombraremos solo 8, ya que
las herramientas son muchas.
1.- SCRUM
El método Scrum es una de las metodologías Agile para la gestión de proyectos,
principalmente para desarrollos software. Su objetivo: esbozar los valores y principios que
deberían permitir a los equipos desarrollar software con rapidez y respondiendo a los
cambios que pudiesen surgir a lo largo del Proyecto, acelerar los procesos para sastifacer
al cliente.
Para entender un poco mas acerca de este método o herramientas responderemos las
siguiente preguntas o dudas. Y luego explicaremos un poco sobre el uso y procesos de esta
herramientas.
¿Cuándo se usa scrum?
Este método se aplica en proyectos con una complejidad elevada, donde la obtención de
resultados a corto plazo es necesaria, donde existen situaciones de incertidumbre y tareas
poco definidas o cambiantes.
Las nuevas empresas de Desarrollo de software, frecuentemente se enfrentan a dificultades
para entregar prototipos a tiempo. Sus productos no son entregados satisfactoriamente. En
caso de que sean entregados a tiempo, carecen de muchas de las características
importantes. El caos surge porque los programadores no tienen plazos específicos para
entregar pequeñas tareas, y al mismo tiempo se vuelven complacientes. Ellos subestiman
las tareas grandes y solo se enfocan en estas cuando los plazos estan por cumplirse.
Finalmente, se enfrentan a un sinnúmero de problemas agobiantes, entregando a
destiempo un “Código tipo espaqueti”
Pero la pesadilla no tiene que durar por siempre. Aquellas compañias que han comenzado
a usar Scrum, han experimentado cambios significativos en la calidad de los productos y su
entrega oportuna. Los programadores son más productivos ya que las tareas son divididas
en partes pequeñas, mucho mas manejables. El software puede ser actualizado fácilmente
para acomadarse a los cambios constantes del cliente o del Usuario. En vez de crear
únicamente las características y/o funcionalidades que la compañian perciben como
necesidades de los usuarios ,estas reciben su realimentación y la incorporan al software de
4
una manera efectiva. Más aun, mientras mas versiones sean liberadas, mas estable será
el software, así como mayor será el retorno sobre la inversion.
Scrum es un gran marco de referencia, que si bien no es un pócima mágica que resuelve
todo automáticamente, sí puede ayudarle a manejar el desarrollo de software complejo.
Beneficios de Scrum
✓ Gestión regular de las expectativas del cliente y basada en resultados tangibles.
✓ Resultados anticipados (time to market).
✓ Flexibilidad y adaptación respecto a las necesidades del cliente, cambios en el
mercado, etc.
✓ Gestión sistemática del Retorno de Inversión (ROI).
Esta metodología trabaja con el ciclo de vida iterativo e incremental, donde se va liberando
el producto de forma periódica aplicando las buenas prácticas del trabajo colaborativo, este
trabajo en equipo facilita solucionar de manera rápida los problemas que pueden ir
surgiendo en el desarrollo del proyecto. Scrum está especialmente indicado para proyectos
en entornos donde se necesita obtener resultados rápidos y se basa en los siguientes
aspectos: INNOVACIÓN, PRODUCTIVIDAD, FLEXIBILIDAD Y COMPETITIVIDAD.
Como todas las metodologías de desarrollo, la metodología Scrum cuenta con sus ventajas
y desventajas. Entre ellas podemos nombrar:
Ventajas:
Scrum es una propuesta de gestión basada en la división del trabajo en iteraciones, es

decir, fases con objetivos y tareas específicas. Esto hace que necesariamente aporte
beneficios en aspectos como los siguientes:
➢ Gestión de las expectativas del usuario. Los usuarios pueden participar en cada una
de las etapas del proceso y proponer soluciones. De hecho, el proceso en su
conjunto está pensado para un tipo de evaluación conjunta.
➢ Resultados anticipados. Cada etapa del proceso arroja una serie de resultados. No
es necesario, por tanto, que el cliente espere hasta el final para ver el resultado.
➢ Flexibilidad y adaptación a los contextos. Se adapta a cualquier contexto, área o
sector de la gestión. Es decir, no es una técnica exclusiva de ninguna disciplina.
➢ Gestión sistemática de riesgos. Del mismo modo, los problemas que aparecen
durante los procesos de gestión que pueden afectar a un proyecto son gestionados
en el mismo momento de su aparición. Esto es posible debido a que la intervención
de los equipos de trabajo puede ser inmediata.
5
➢ Desventajas:
Pero ojo, antes de que tú te decidas por esta metodología de gestión, viene bien que tengas
en cuenta las siguientes limitaciones en cuanto a su implementación:
➢ Funciona más que nada con equipos reducidos. Las empresas grandes, por
ejemplo, deben estar sectorizadas o divididas en grupos que tengan objetivos
concretos. De lo contrario, en la práctica, el efecto de la técnica se perderá.
➢ Requiere una exhaustiva definición de las tareas y sus plazos. Cuando estos dos
aspectos no se definen adecuadamente, Scrum se desvanece. Recuerda que la
división del trabajo en cada etapa (y de éstas en tareas específicas) son la esencia
de esta metodología.
➢ Exige que quienes la utilicen cuenten con una alta cualificación o formación. No es
una modalidad de gestión propia de grupos junior o que apenas estén en proceso
de formación. Gran parte del éxito de Scrum radica en la experiencia que aportan
los profesionales de los equipos, quienes por lo general acumulan años de
experiencia.
En conclusión, la metodología Scrum es una metodología ágil que hace énfasis en el trabajo
en equipo donde la claridad de los objetivos es crucial para avanzar hacia una versión cada
vez mejor. Scrum es parte del desarrollo de software ágil aunque, a día de hoy, se trata de
un método que muchas compañias de diferentes sectores han incluido como parte de su
estrategia.

6
2.- KANBAN
En entornos de producción en donde se busca ser eficiente, las metodologías ágiles han
sabido ofrecer procedimientos para mejorar procesos de forma continua.
Una de esas metodologías ágiles es el Kanban, un método que nació de la fabricación de
vehículos y que ha sido adoptado en muchas empresas y por multitud de equipos de trabajo.
Aunque goza de mayor popularidad en el desarrollo de software, también puede ser usado
en distintas áreas en donde la tipología del proyecto y la tipología de operaciones permitan
integrarlo.
Si te interesa conocer más sobre el método Kanban, sigue leyendo, te explicaremos todo
lo que debes saber para conocerlo en profundidad y comenzar a implementarlo.
Kanban ¿cuáles son sus orígenes?
El Kanban es un método nacido en Toyota en los últimos años de la década de los 40 y
creado por Taiichi Onho.
Kanban significa registro visual.
Toyota implementó este método en su sistema de producción (conocido como Toyota
Production System) y buscaba con ello, cambiar la forma en que producía sus vehículos.
De ahí se deriva el sistema conocido como Just In Time, el cual se diferencia del que se
usaba previamente en que, con este sistema se produce solo lo que hace falta.
Antes de la implementación del Toyota Production System y posteriormente del Just In
Time, en la fabricación no se tenía en cuenta las previsiones ni la necesidad de producción
con respecto a las ventas o la puesta en el mercado del producto terminado.
Esto provocaba costes considerables a toda la cadena de valor.
El problema con este sistema es que se crea más inventario del que en verdad necesitamos
y no permite enfocarnos en producir lo que en realidad necesita nuestro cliente.
Un ejemplo para comprenderlo más fácilmente puede ser el siguiente:
Tienes dos productos en tu línea de producción.
• Produces la misma cantidad de ambos

• Del primero vendes el doble que lo que vendes del segundo,
• Habrás invertido tiempo y dinero en la producción de ese segundo producto que no
se vende tan rápido.
Aplicando Just In Time podrías haber balanceado la producción en función de tus
necesidades reales de tu cadena de valor y del mercado.
Incluso, teniendo un solo producto, producirlo sin necesitarlo significa más esfuerzo para
venderlo o lo que es peor, no venderlo, tener que almacenarlo y cubrir los costes de dicho
almacenamiento.
7
Con el método Just In time, (también conocido como Pull), produces a medida que la
demanda del mercado es real, generando en todo el proceso mucho menos desperdicio.
Estas prácticas dieron origen al Lean Manufacturing, que busca como fin ultimo producción
aquello que aporta valor al cliente y al mercado sin que eso implique una mayor inversión.
En la actualidad, el método Kanban se ha adaptado para otros tipos de proyectos y/o
procesos de producción y tiene como objetivo principal establecer un sistema que sea
cíclico y flexible, en donde se puedan visualizar los cuellos de botellas para resolverlos,
obteniendo como beneficio, una producción más eficiente cuyo ciclo tarda menos tiempo
en completarse.
Los 4 principios del método Kanban
1. Comienza con lo que tienes
Este principio es importante, pues dota al método de flexibilidad.
Si no existen requisitos previos para la implementación de la metodología Kanban, nos
permite aplicarlo en cualquier parte del proceso, ya que no buscamos un punto concreto
del proceso donde implementarlo sino más bien queremos centrarnos en la evolución
positiva de los resultados.
De hecho, el método Kanban se puede aplicar en procesos que están funcionando en
cualquier momento sin alterar su desempeño actual, gracias a que no buscamos cambios
drásticos de inmediato.
En un principio, cualquier organización puede implementar la metodología Kanban, pero
dependerá del formato de trabajo que se implemente.
Por ejemplo, este método es más efectivo para procesos productivos en donde hay que
hacer entregas a corto plazo y la planificación a futuro no es posible.
Esto encaja muy bien con los momentos convulsos y la mayor agilidad que se les exige a
las empresas.
Por ejemplo, la metodología Kanban se puede aplicar en una empresa donde llegan
pedidos diarios y hay que entregar el producto de forma continua, por ejemplo, un
restaurante.
En este caso, no es posible la planificación a largo plazo, debido a que las entregas deben
hacerse constantemente y no se conoce con exactitud qué pedirán ni en qué cantidad.
2. Busca cambios que sean incrementales y evolutivos
La metodología Kanban no está diseñada para obtener cambios muy significativos en el
corto plazo. Por el contrario, buscamos los cambios pequeños, que no afecten en mucha
medida al proceso, pero que esos cambios sean cada vez mejores en el tiempo.
Se puede interpretar como el logro de un cambio significativo conseguido en pequeñas
etapas.
8
Para lograr que se logren cambios, es importante el análisis del sistema o proceso, solo así
detectaremos las actividades clave susceptibles a mejorar y podremos diseñar soluciones
para lograrlo.
Este principio hace que la metodología Kanban sea ideal para aquellos que puedan temer
que si realizan grandes cambios en poco tiempo se cree una incertidumbre que conlleve a
generar problemas en el proceso productivo y paralizar la entrega del producto en cuestión.
Si seguimos con el ejemplo de un restaurante, un cambio radical, requerirá de un proceso
adaptativo que es incompatible con las rutinas diarias de la propia actividad.
Sin embargo, aplicando la metodología Kanban podemos pensar en pequeños avances que
mejore de forma significativa los procesos pero sin hacer cambios drásticos en el día a día
del negocio.
Por ejemplo, un servicio de comandas electrónico (Tablet y/o PDA más impresora en
cocina).
El camarero apunta la comanda en la Tablet y/o PDA con el cliente y de forma automática
envía el pedido a cocina y a la barra, donde la impresora se encarga de sacar las comandas
impresas.
Esto disminuye el tiempo de procesamiento, aumenta la organización interna de la cocina
para elaborar los platos y de la barra para servir las bebidas y elimina errores en la
interpretación de la comanda, quizás por mala escritura del camarero, etc.
Un pequeño cambio en el proceso puede ahorrar mucho tiempo a lo largo de todas las
rutinas diarias.
3. Respeta el proceso, los roles y las responsabilidades
En línea con lo comentario anteriormente, Kanban respeta lo que se vienen haciendo hasta
el momento y los roles de cada miembro del equipo y sus responsabilidades.
El método Kanban no está ni a favor ni en contra del cambio per se, solo busca que el
proceso mejore dentro de sus características propias.
Es decir, de entrada, el método Kanban no pide que reorganices cómo se lleva a cabo la
producción, solo se fusiona con esta para evaluar el proceso e identificar los puntos de
mejora.
Una vez analizados los procesos, podemos proponer pequeños cambios para resolver los
puntos del proceso que fluyen con menor facilidad.
4. Incentiva el liderazgo a todo nivel
Es importante que en toda organización exista liderazgo que motive al equipo al logro de
sus objetivos.
En el caso del método Kanban, se logra motivar gracias a la visualización del progreso de
cada miembro y sus tareas y responsabilidades.

9
Es decir, en el sistema de tarjetas, cada persona puede ver cuánto ha trabajado, sentirse
bien por lo logrado y motivarse a mejorar su desempeño.
Así como cada uno está motivado, lo está todo el equipo, creándose un ambiente de
liderazgo participativo en donde todos aportan para el bien común.
Para lograr esto, es vital que todos los miembros entiendan la importancia de la mejora
continua y la implementen en su entorno (equipo, departamento o empresa).
Cómo crear un Tablero Kanban en 5 sencillos pasos:
Paso 1: Visualizar tu flujo de trabajo
Para crear un Tablero Kanban, consigue una pizarra blanca, y luego divide el flujo de trabajo
desde el momento en que inicia hasta que termine en pasos distintivos y dibuja una columna
para cada uno.
Paso 2: Identificar los tipos de trabajo que realizas

Decide en qué tipo de elementos de trabajo trabajas habitualmente. Estos pueden ser, por
ejemplo, pedidos de clientes, solicitudes de soporte o tareas de mantenimiento. Asigna un
color particular a cada uno de ellos, y consigue muchos post-its de estos colores.
Paso 3: Escribe las tareas en tarjetas y colócalas en la pizarra

Escribe cada cosa en la que estés trabajando en un post-it según el código de color que
hayas establecido, y ponla en la pizarra en la columna respectiva. El orden de las tarjetas
en cada columna debe representar su prioridad relativa, con las más urgentes en la parte
superior.

10
Paso 4: Comienza a trabajar con tu Tablero Kanban

Trabaja en tareas que empiezan con los de arriba. Cuando una tarea está lista para ser
movida a la siguiente columna, colócala en su parte inferior. Esta metodología ayudará a
mantener un alto flujo de trabajo en tu tablero.
Paso 5: Mejora el flujo de trabajo

Kanban se trata de mantener un flujo de trabajo alto y consistente. Con tu tablero, deberás
ser capaz de observar la visión general del estado del trabajo e identificar instantáneamente
cualquier problema o cuello de botella. Ningún elemento de trabajo debería quedarse
rezagado, y las columnas no deberían estar sobrecargadas de tareas. La técnica más
directa para asegurar un flujo consistente es limitar el trabajo en progreso.
Limitar el trabajo en progreso significa poner un límite (límite WIP) a la capacidad de una
columna del tablero Kanban. Por ejemplo, puedes decidir que no debes trabajar en más de
dos cosas a la vez. Así que cuando tengas más de dos artículos en una columna, deja de
aceptar nuevos y enfoca todos tus esfuerzos en conseguir que por lo menos un artículo de
esta columna se haga primero.
Limitar el trabajo en progreso ayuda a controlar el número de cosas sin terminar que tienes
en frente, antes de aceptar nuevas. Ten en cuenta que los tableros Kanban son parte de
un método Kanban más grande, que ofrece muchas otras técnicas para mantener el flujo
de trabajo

11
Ventajas y desventajas de la metodología Kanban

Parte de las ventajas de la metodología Kanban son heredadas de sus características,
pero podemos nombrar algunas:
✓ No se produce en exceso, ni más de lo debido
✓ Se acortan los tiempos de entrega
✓ El ciclo de producción se ve afectado positivamente gracias a que se optimiza el
tiempo
✓ No se necesita una gran planificación para implementarlo
✓ Se puede llevar un control más estricto del material y facilita el control de los
materiales defectuosos
✓ Se incentiva el trabajo en equipo en favor de la productividad
✓ Con todo lo explicado anteriormente, es innegable que el método Kanban, aplicado
de forma correcta, mejorará la productividad de tu proceso productivo.
✓ Más allá de la productividad, el equipo trabaja como una máquina bien engrasada,
lo que estrecha los lazos, enfocando a cada miembro en sus objetivos, así como los
objetivos compartidos del grupo; mejorando con ello la motivación de todos los
miembros.
✓ Todos los miembros del equipo saben qué hace el resto
✓ Como existe la supervisión sobre el proceso y esta es visual, todo el equipo se
asegura de que cada miembro esté cumpliendo su función.
✓ La planificación es flexible
✓ El hecho de que el proceso se complete en periodos cortos tiene la ventaja de poder
hacer cambios sobre la marcha, es decir, cuando termina cada ciclo.
✓ Si un equipo de trabajo de una oficina que gestiona documentos implementa y
mejora cada día, en una semana, habrá una mejora, pequeña, pero significativa.
✓ Este es el beneficio de los ciclos cortos, tienen la capacidad de reaccionar más
rápidamente ante algún cambio que se quiera implementar.
✓ Aunque es importante destacar que el cambio que se introduce no debe ser tan
grande que desestabilice todo el proceso.
✓ Se evitan los cuellos de botella
Por su parte, entre las desventajas se encuentran:

✓ No se implementa bien en ciclos productivos muy largos
✓ No se adapta a grandes variaciones de volúmenes de pedidos
✓ Si no se gestiona bien, se presentarán variaciones en las jornadas de trabajo,
existiendo momentos en que el equipo no estará haciendo nada y en otros donde
se trabaje mucho
✓ Solo sirve para procesos repetitivos
Aplicaciones de la metodología Kanban

La implementación de la metodología Kanban es versátil por lo que sus aplicaciones son
diversas.
12
Siempre que exista un proceso en donde se respeten etapas bien definidas, se podrán
implementar la metodología Kanban.
Asimismo, puede usarse a todo nivel siempre que exista un equipo de trabajo con
dedicación exclusiva para ese proceso productivo.
Una limitación importante para la aplicación de la metodología Kanban es que no puede
compartir recursos con otros procesos, pues no se tendría control sobre la disponibilidad
del equipo.
En el sentido de la empresa, se puede aplicar la metodología en cada departamento,
teniendo cada uno su propio tablero.
Esta metodología suele ser usada en el desarrollo de software, pero puede servirte si eres
un freelancer, si trabajas en una oficina con proyectos de consultoría, e incluso en un
restaurante.
El requisito invariable de esta metodología, así como de todas las metodologías ágiles, es
la búsqueda de la mejora continua y la gestión de proyectos de forma en que el producto
final tenga la mejor calidad posible.
¿Cuánto cuesta?
3.- WRIKE
La mejor descripción de Wrike es la de un software que sirve para gestionar tus proyectos
sin importar qué dimensión tengan, ni el lugar ni el momento. Gracias a esta herramienta,
puedes acceder sin ningún problema a todos los datos e información de tus proyectos desde
cualquier lugar, sin que sea necesario estar en la oficina. Se encuentra en la nube y tiene
un estilo en el que todos los miembros pueden colaborar y administrar el proyecto, por lo
que la comunicación es un punto muy importante en el uso de este programa.
Wrike es efectivo para equipos que necesiten mayor visibilidad en su trabajo, o bien equipos
que trabajan a distancia, que no pueden reunirse en persona o que trabajar a través de un
chat se les hace cuesta arriba. El teletrabajo que nos hemos visto obligados a realizar en
esta cuarentena ha hecho que estas herramientas sean de gran utilidad para muchos
profesionales que las han requerido para trabajar en remoto. Por ello, Wrike mejorará
mucho la productividad de tu trabajo, ya que informa a cada miembro sobre cada proyecto,
el avance del mismo y las actividades que han de desarrollarse.
13
Características
➢ Tiene actividades determinadas por un tiempo concreto.
➢ Wrike facilita la gestión de proyectos, la planificación, informes, asignación de
trabajos, desarrollo entre los participantes, sistema de automatización del proyecto,
software integrable a tercero y un amplio control de las herramientas.
Cómo funciona Wrike
➢ Scrum: Wrike también está pensado para combinarlo con la herramienta Agile
Scrum, por lo que se pueden visualizar las tareas de un proyecto o carpeta
organizadas perfectamente por columnas y estado.
➢ Gestión de las tareas: Permita también crear, modificar o eliminar tareas del
proyecto como pueden ser fechas, responsables del mismo y dependencias entre
diversas tareas.
➢ Integraciones: Son bastantes las integraciones que ofrece Wrike con otros
softwares, como es el caso de Salesforce, One Drive, Drive, Microsoft Teams, Box
…
➢ Vista de tablas: Visualiza tareas, carpetas y proyecto, los cuales puedes modificar e
incluir columnas personalizadas para controlar tú mismo el proyecto.
➢ Autenticación multifactor: Medida para la seguridad que establece dos o más capas
para poder acceder, entre las que encontramos: una contraseña, un token de
seguridad y una huella
➢ Tu móvil, centro de operaciones: Los gerentes de proyecto y equipos no deben
sentirse limitados al pensar que está diseñado única y exclusivamente para su uso
en PC, ya que también podrán hacerlo desde el móvil o la misma tablet, siendo
mucho más fácil en determinados momentos abrir la aplicación móvil sobre la
marcha, comprobar una tarea y continuar con tu trabajo.
Ventajas:
Es un software con un uso sencillo. La curva de aprendizaje puede ser algo más compleja
para personal que no está acostumbrado a trabajar en proyectos, pero esto no es un
impedimento para aprender mientras va usando el software. Wrike invita a la colaboración
entre las profesionales del equipo a través de carpetas y notificaciones en tiempo real,
eliminando de esta forma reuniones innecesarias que nos ralentizan.
Sin duda una de sus principales ventajas. Presenta muchas facilidades para adjuntar
archivos sobre diversas tareas y personalizar las notificaciones, incluyendo además un
control de cambios muy ventajoso.
Asimismo, también sirve para realizar llamadas de atención cuando alguien no está
haciendo algo correctamente, pudiendo el coordinador del proyecto detectar dónde o quién
no está avanzando y está generando un atasco.
Una de las ventajas de Wrike es que puedes crear tareas desde cualquier visualización de
carpeta o proyecto: Gantt, Calendario, Scrum, etc. Esto evita que se creen tareas de sobra
que resultan innecesarias a la larga a la vez que alerta sobre la necesidad de generar
nuevas tareas y agilizar nuestro trabajo, lo que supone sin duda una ventaja a la hora de
proyectar y ejecutar todas las actividades.
14
Si alguien no ha comprendido una tarea, puede hacer comentarios sobre la misma, de tal
manera que la comunicación queda centralizada sin dejar atrás al proyecto en sí
Además, si alguien inicia su jornada laboral sin recordar sus pendientes., iniciar Wrike será
suficiente para poder verlas en su panela al abrirlo.
Esto puede suponer una ventaja menor, pero es importante mencionarla Es muy positivo
que se pueda editar un documento de Word en línea sin tener que hacer una descarga y
perder el tiempo en ello. Lo abres, lo editas y sólo tienes que guardar los cambios. Te evitas
las molestias de descargar, tener que editar la información y guardarla de nuevo.
Wrike está disponible en 10 idiomas entre los que se encuentra el español. Menos la versión
free, todos son soportes que puedes personalizar adaptándolo a tu metodología.
1. Todos con un objetivo común
2. Optimiza el tiempo
3. Tareas y su visualización desde cualquier parte
4. Editor de documentos
5. Disponible en varios idiomas.
Desventajas:
1. Falta de sincronización: Si mantienes el programa Wrike abierto no habrá
problema, pero si lo cierras, al entrar comprobarás que cuando ves una notificación
en el correo electrónico, puede existir hasta una hora de diferencia entre la hora de
la notificación en Wrike y la hora en que la notificación llega a Outlook.
2. Diseño poco intuitivo: Podría ser mucho más intuitivo para que la curva de
aprendizaje fuera más rápida, ahorraría tiempo a sus usuarios.
3. Presupuesto: No existe la función de gestión de los costes, por lo que Wrike es
incompatible para empresas donde se maneja un presupuesto o en las que es
fundamental llevar a cabo control de los gastos.
Precio de Wrike
Dispone de diversos planes en función de las necesidades de la compañía y el proyecto.
Para probar lo mejor es el plan gratuito durante 14 días, aunque es cierto que es muy
limitado. La cuenta gratuita soporta hasta cinco usuarios e incluye 2 gigabytes (GB) de
espacio de almacenamiento, pero sólo puedes crear dos niveles de jerarquía y estás
limitado en cuanto a accesos de gráficos Gantt, subtareas y otras acciones que solo están
disponibles en los planes de pago.
Con cualquier plan de pago tienes un periodo de prueba gratuito de 14 días y no tienes que
registrar tu tarjeta ni cuenta bancaria, así de sencillo, así que puedes probar para decidir
con cuál te quedas
El resto de planes son:
• Profesional: Entre 5 y 15 personas y vale 9,80 euros
• Business: Entre 5 y 200 personas con un precio de 24,80 euros
15
• Marketing: Entre 5 e ilimitadas personas con un precio de 34,60 euros

• Enterprise: Entre 5 e ilimitadas personas, que, además, presenta una solución
integra y de seguridad más avanzada
En definitiva, Wrike es una herramienta ideal para trabajar en equipo y que te permitirá
gestionar de una manera eficaz a tus profesionales y los proyectos que están en marcha
en tu compañía.
En estos momentos que el teletrabajo ha venido para quedarse, debemos buscar
soluciones eficaces que permitan trabajar en remoto sin ningún tipo de problemas. Sobre
todo, es importante que la plantilla de profesionales pueda adaptarse rápido a su uso para
no perder tiempo.
Para la mayoría de personas, trabajar desde casa está siendo todo un reto, y las empresas
buscan herramientas que ayuden a que el profesional pueda desarrollar su trabajo lo más
cómodamente posible.
Otro asunto relevante es el de la seguridad, Wrike tiene soluciones adaptadas por lo que
cada empresa puede trabajar con gran tranquilidad a la hora de desarrollar sus proyectos.
Wrike se establecerá en la mayoría de las compañías que pueden permitirse teletrabajar.
Una nueva etapa abre la puerta a diversas soluciones tecnológicas, y estamos seguros de
que Wrike será una las principales.
4.- CLARIZEN
QUE ES CLARIZEN
Es una herramienta de software que permite la administración colaborativa de
proyectos, automatizando el flujo de trabajo y la ejecución de las tareas en tiempo real,
cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva, permite que el equipo involucrado pueda
interactuar entre sí a través de ella, convirtiéndose de esta manera en una plataforma de
trabajo a nivel empresarial.
Gestión de proyectos para la empresa: Clarizen está construido sobre una plataforma
segura y escalable, reúne la gestión de proyectos, la automatización del flujo de trabajo
configurable y colaboracionismo en contexto desde una interfaz intuitiva que permite a
todos trabajar de la manera que mejor funcionan. Todos los involucrados pueden realizar
un seguimiento de las tareas, comunicarse sin esfuerzo y participar en sus términos.
Conecta tu mano de obra, elimina los silos y trae nuevos niveles de visibilidad y progreso.
FUNCIONES DE CLARIZEN
Algunas de las funciones de Clarizen que podemos destacar son:
➢ Permite visualizar el progreso de los proyectos en tiempo real y evaluar el
rendimiento de los recursos involucrados.

16
➢ Gestión y seguimiento de los cambios llevados a cabo en el proyecto (el progreso

de este), así como también de la duración y gastos.
➢ Revisión, validación y priorización de la cartera de proyectos de la empresa y los
equipos de trabajo asignados para llevarlos a cabo.
➢ Colaboración entre cada uno de los miembros del equipo (líder de proyecto,
consultor, desarrolladores, entre otros).
➢ Control del presupuesto y rentabilización de proyectos.
➢ Gestión de hojas de ruta.
➢ Integración con Outlock.
➢ Informes personalizables e integración directa con Salesforce para informes de
ventas.
VENTAJAS DE CLARIZEN
Las ventajas más relevantes que presenta este software de administración de proyectos
son:
➢ Cuenta con una versión móvil y web ambas permiten acceder a todas las funciones
y bondades con las que cuenta Clarizen.
➢ Permite el intercambio de información entre los miembros del equipo a través de
chats internos, comentarios en los hitos.
➢ Permite gestionar integraciones personalizadas utilizando las APIs incluidas.
➢ La versión móvil permite la carga de archivos en tiempo real.
➢ Es una solución óptima para la gestión de equipos que trabajen de forma remota
(en diversos lugares del mundo).
➢ Fácil de utilizar.
Como hemos podido notar, Clarizen cuenta con el poder de implementar soluciones de
project management, combinando tanto la automatización del flujo de trabajo
adaptándolo a las necesidades de cada proyecto como la gestión global de este;
permitiendo llevar a cabo las tareas de forma organizada, planificada a fin de ofrecer
mejores servicios en cuanto a desarrollo, logística, rendimiento, entre otros factores de gran
importancia a la hora de llevar a feliz término lo solicitado por el cliente.
5.- MONDAY
QUE ES MONDAY.COM
Es una plataforma de gestión de trabajo web y móvil personalizable. Está diseñado para
ayudar a los equipos y organizaciones a aumentar la eficiencia operativa mediante el
seguimiento de proyectos y flujos de trabajo, la visualización de datos y la colaboración en
equipo.
Incluye capacidades de automatización y admite integraciones con otras aplicaciones de
trabajo.

17
En febrero de 2020, la empresa lanzó su versión 2.0, que ofrece un entorno sin código que
incluye más de cien recetas de automatización y más de 50 integraciones con otras
aplicaciones.
En junio de 2020, Monday.com lanzó su marco de aplicaciones de código bajo, que brinda
a los clientes y desarrolladores externos acceso para crear sus propias aplicaciones sobre
la plataforma.
En febrero de 2021, la empresa abrió su mercado de aplicaciones para catalogar y compartir
aplicaciones e integraciones creadas sobre la plataforma por desarrolladores externos.
Hasta hace poco tiempo, ha sido considerado como un software para la gestión de
proyectos. Su diferencia principal con respecto a otras herramientas, era su enorme
flexibilidad de adaptación a las necesidades de cada cliente y un aspecto visual
impresionante, que motiva a la hora de trabajar para conseguir que todas las tareas siempre
estén en verde, color que identifica todo lo hecho.
Sin embargo, esta definición se quedaba muy corta, y hoy, definimos monday.com, como
un Sistema Operativo de Trabajo (Work OS), una plataforma en la nube donde todos los
equipos de la organización pueden planificar, ejecutar, colaborar y supervisar cualquier
proyecto o tarea, en cualquier momento y lugar.
COMO NACIO MONDAY.COM

Monday.com fue fundada en 2012 por Roy Mann, Eran Kampf y Eran Zinman. En agosto
de ese año, la compañía, entonces llamada daPulse, recaudó $ 1.5 millones en fondos
iniciales. Luego, el producto se lanzó comercialmente en 2014.
En junio de 2016, la compañía anunció el cierre de $ 7,6 millones en una ronda de Serie A.
La ronda fue dirigida por Génesis Partners, con la participación del patrocinador existente
Entrée Capital.
En abril de 2017, la empresa recaudó $ 25 millones. La ronda fue dirigida por la firma Insight
Venture Partners, con sede en Nueva York, con la participación de los inversores existentes
de la Serie A, Genesis Partners y Entrée Capital. [14] En noviembre de 2017, la empresa
cambió su nombre comercial de daPulse a Monday.com.
En julio de 2018, la empresa recaudó una ronda de financiación Serie C de 50 millones de
dólares.
La ronda fue liderada por la firma de capital de crecimiento con sede en Nueva York, Stripes
Group, con la participación de inversores existentes de las Series A y B, Insight Venture
Partners y Entrée Capital. En julio de 2019, la compañía anunció que recaudó una ronda
de Serie D de $ 150 millones, lo que elevó la financiación total a $ 234.1 millones.
La ronda fue dirigida por Sapphire Ventures con la participación de Hamilton Lane,
HarbourVest Partners, ION Crossover Partners y Vintage Investment Partners. La
financiación le dio a la empresa una valoración de 1.900 millones de dólares, lo que la
convirtió en un unicornio.
En 2021, la empresa informó que prestaba servicios a 127.000 clientes en más de 200
verticales comerciales. En mayo de 2020, la empresa ganó el premio Webby a la
productividad de 2020 en la categoría Aplicaciones, dispositivos móviles y voz. [20] [21] En
18
mayo de 2021, la empresa solicitó una oferta pública inicial. La empresa salió a bolsa el 10
de junio de 2021.
¿Qué beneficios aporta monday.com?
Antes de hacer nada e invertir el tiempo de tu equipo en conocer la herramienta, me gustaría
hacer un breve resumen de los beneficios que puede aportar a tu organización.
Gestión de tareas y proyectos.
Seguro que en muchas ocasiones te preguntas, ¿En qué están trabajando los miembros de
mi equipo?
Supongo que lo primero será ir a la bandeja de entrada del correo y buscar los correos
relacionados con las personas en cuestión, o revisar las notas de la última reunión, o buscar
en alguna hoja de cálculo las tareas que se están realizando en este momento o el
documento del proyecto.
Cuando trabajas en monday.com, puedes gestionar tareas y proyectos desde diferente
tableros, en los que interactúas con todos los miembros del equipo, teniendo claro desde el
principio, que trabajo tienen que desarrollar y cuáles son sus fechas de compromiso.
Comunicación de forma efectiva.
MI primer proyecto fue en una empresa de construcción, en la que dentro del departamento
de obra se utilizaban diferentes sistemas de comunicación:
➢ Correo electrónico para casi todo: documentación, conversaciones sobre
incidencias de la obra, peticiones de material, etc.
➢ Whatsapp para los mensajes que requieren una respuesta rápida.
➢ Whatsapp para recibir las fotos de seguimiento de cada una de las obras, enviadas
por los jefes de equipo. Esta información después era subida de forma manual a
una carpeta del disco duro del servidor local.
➢ Reuniones donde gran parte del tiempo se utilizaba para compartir la información
de la evolución de cada uno de los proyectos.
Sin embargo, con el uso de monday.com, todos estos procesos se han simplificado, ya que
ahora pueden conversar en el contexto del proyecto o la tarea, adjuntar fotos y documentos
desde la aplicación móvil o automatizar las notificaciones.
Ahora las reuniones solo se utilizan para planificar y tomar mejores decisiones.
PROCESOS REALIZABLES CON MONDAY
Solo como muestra, una breve relación de algunos procesos o flujos de trabajo que puedes
configurar:
➢ Reuniones individuales o de compañía.
➢ LLuvia de Ideas.
➢ Gestión de cualquier tipo de proyecto, aplicando diferentes metodologías.
➢ Planificación y seguimiento de los objetivos globales de la compañía.
➢ Gestión de campañas de marketing.
19
➢ Gestión del calendario de publicaciones en las diferentes redes sociales.

➢ Construcción de la base de conocimiento y recursos de la organización
➢ Planificación de las actividades para incorporar nuevos empleados.
➢ Reclutamiento y contratación de personal.
➢ Gestión del proceso de ventas.
➢ Desarrollo de los diferentes planes de la compañía: Estratégico, Marketing,
Comercial, tec.
6.- ASANA
ASANA como herramienta de control y gestión empresarial.
ASANA Reúne todo el trabajo del equipo en un espacio compartido. Elige la vista de
proyecto que mejor se adapte al estilo de la empresa y colabora sin importar dónde te
encuentres. Asana es una aplicación web y móvil diseñado para ayudar a organizar los
equipos, seguir y gestionar su trabajo. Forrester, Inc. informa que "Asana simplifica la
gestión del trabajo en equipo". Es producido por la empresa del mismo nombre (Asana,
Inc.). Fue fundada en 2008 por el cofundador de Facebook, Dustin Moskovitz, y el ex
ingeniero de Facebook Justin Rosenstein , quienes trabajaron para mejorar la productividad
de los empleados en Facebook . El producto se lanzó comercialmente en abril de 2012.
La forma más sencilla de gestionar tareas y proyectos de equipo:

¿Por qué usar Asana? El modelo de datos de los gráficos de Asana les brinda a los equipos
todo lo que necesitan para mantenerse sincronizados, cumplir con los plazos y alcanzar los
objetivos.
PROYECTOS. Para Alcanza los objetivos sin contratiempos
Permite que todos los proyectos sean un éxito. Planificando cada paso y organiza todos los
detalles de tu trabajo en un solo lugar.
TABLEROS. Mantén el trabajo de tus proyectos al alcance de tu mano.

Te permite Visualizar rápidamente en qué estado se encuentra el trabajo, identifica los
próximos pasos y toma acciones concretas para mantenerte al día con tus tareas.
CRONOGRAMA. Programación que Asegura de cumplir tus fechas límites.

El uso del Cronograma para crear un plan que te muestre cómo encajan las piezas de tu
proyecto y te ayude a mantener tu trabajo al día cuando las cosas cambien.
INFORMES UNIVERSALES. Se Observa y da seguimiento al trabajo desde cualquier

ángulo.
Permite Acceder a detalles en tiempo real acerca del estado en que se encuentra el trabajo
de tu equipo. Evalúa el progreso de los proyectos. Detecta y resuelve problemas
inmediatamente. Mantén el trabajo encaminado. Todo en un mismo lugar.
AUTOMATIZACIÓN. El interfaz realiza el trabajo de manera automática.

20
Permite ahorrar tiempo con esas tediosas tareas manuales. Deja que la Automatización las
haga por ti. Simplifica los flujos de trabajo, reduce la posibilidad de errores y ahorra tiempo
para resolver los problemas más importantes.
FORMULARIOS. Simplifica las solicitudes de trabajo.
Crea un proceso estándar de incorporación de trabajos con los Formularios. Haz que
solicitar trabajo sea sencillo para los demás y obtén con anticipación los detalles que tu
equipo necesita.
CALENDARIO. Observa todo el panorama:
Te permite Cumplir tus fechas de entrega visualizando el trabajo en un calendario. Detecta
fácilmente vacíos y coincidencias en tu cronograma para que realices ajustes con rapidez.
PORTAFOLIOS. Permite hacer el seguimiento de las iniciativas en tiempo real:

Visualiza el progreso de todos tus proyectos en tiempo real con los Portafolios para que
puedas abordar de forma proactiva los problemas e informar acerca de las actualizaciones
a las personas involucradas.
GESTIÓN DE RECURSOS, Gestiona los recursos de tu equipo:

Observa en tiempo real la carga laboral de los miembros del equipo en todos los proyectos.
Asegúrate de que nadie tenga demasiado trabajo y mantén las iniciativas por el buen
camino.
INTEGRACIONES. Une toda tu información:

Reúne emails, archivos, tickets y más en Asana con más de 100 integraciones para elegir,
de modo que puedas ver todo tu contenido en un solo lugar.
CAMPOS PERSONALIZADOS. Se puede hacer seguimiento de lo más importante que se

considere:
Se puede Usar los campos personalizados para dar seguimiento a la información más
importante para tu equipo o empresa, de modo que siempre esté en primer plano.
PLANTILLAS. Predeterminadas que facilitan el trabajo y diseño:

Convierte los procesos habituales en plantillas que pueda usar todo tu equipo, de modo que
los proyectos siempre se lleven a cabo de forma eficaz.
PRIVACIDAD. Comparte la información con las personas adecuadas:

Se puede Crear equipos y proyectos privados a fin de crear un espacio seguro para el
trabajo confidencial.
CONTROLES DEL ADMINISTRADOR. Controla tu información:

Permite gestionar fácilmente la cuenta de Asana de tu equipo, refuerzando los controles de
seguridad que exige la organización y entiende cómo las personas de tu equipo usan
Asana.

21
8.- TRELLO
Trello es un software de gestión en línea, que trabaja de forma colaborativa basado en la

metodología Kanban, cuya esencia radica en la utilización de tarjetas de trabajo en un
tablero llevando de este modo una “línea de producción” de tareas con sus estatus
correspondientes para conocer un poco más de esta metodología te invitamos a que
ingreses en el siguiente enlace a nuestro artículo sobre las tres metodologías agiles más
utilizadas.
En este mismo orden de ideas, Trello gracias a su sencilla interfaz y simple manejo puede
ser utilizado para llevar a cabo proyectos o tareas tanto profesionales como personales, de
forma organizada, sencilla, ágil, flexible y potente. No obstante, es importante conocer que
la primera versión de esta potente herramienta salió en el año 2011 con versión web y
disponible sólo para iPhone, motivo por el cual los clientes android debieron esperar hasta
el año 2012 para contar con ella dentro de la google play y descargarla.
Para 2014 se creó Trello Inc. separándose de Fog.2 El 9 de enero de 2017 fue vendido a
Atlassian por 425 millones de dólares.
Actualmente Trello cuenta con una comunidad de más de treinta y cinco millones de
usuarios activos y ofrece tres tipos de planes:
• Plan cuenta gratis.
• Plan Bussines Class.
• Plan Enterprise.
Para poder utilizarla inicialmente debemos estar registrados (crear una cuenta), para ello
debemos ingresar en www.trello.com, seleccionar la opción “Registrarse” (esta no tiene
costo alguno) la plataforma nos pedirá que ingresemos nuestro correo, nombre y clave de
acceso, se presiona el botón: crear una nueva cuenta y listo, ya tendremos acceso.
Para qué sirve Trello?
Trello sirve para organizar, coordinar y gestionar cualquier tipo de tareas, ya bien sean
proyectos laborales, tareas del día a día, planificación y ejecución de viajes e itinerarios,
entre otras actividades que requieran establecer listas de actividades a llevar a cabo. En la
gestión de proyectos con Trello podemos compartir el tablero con el resto del equipo y a su
vez conocer los diferentes estatus en itos marcados en nuestro proyecto, quien ejecuta y el
rendimiento de en tiempo de cada uno de los miembros involucrados.
Características de Trello
A continuación, te mencionamos algunas características relevantes de Trello:
• Sistema de trabajo colaborativo.

• Asignación de tareas a cada uno de los miembros del equipo de trabajo.
• Envío de notificaciones por correo electrónico (e-mail) de alerta y recordatorios.
• Registro de actividades en el log de estas, a través del cual podemos conocer de
forma actualizada todas las novedades llevadas a cabo con su detalle.
22
• La versión gratuita es muy completa y cubre los principios básicos de la gestión de

proyectos.
• Es posible personalizar la apariencia de cada uno de los tableros que se tengan.
• Permite adjuntar archivos.
• Organizar tareas con etiquetas.
• Es posible aplicar fecha de vencimiento a las tareas.
• Es multiplataforma, se encuentra disponible tanto para PC como para dispositivos
móbiles apple y android (teléfonos, tablets, iPad, Kindles).
• Cuenta con un diseño minimalista, que gracias a su simplicidad es muy intuitivo y
fácil de usar.
• El paquete Bussines que ofrece se caracteriza porque permite subir archivos
adjuntos de hasta 250Mb, asistencia en línea con un límite en el tiempo de respuesta
de un día hábil a través de correo electrónico.
• Multilenguaje, disponible en varios idiomas.
• La información se encuentra sincronizada en la nube.
• La opción de pago permite seleccionar plantillas de tableros que según sea el tipo
de proyecto estas vienen precargadas con la estructura de trabajo en cuanto a las
listas.
• Permite la integración con Google Drive.
COMO FUNCIONA TRELLO

Para entender fácilmente Trello, imagine que es una tabla con listas de tareas. En cada lista
hay un conjunto de tareas.
Estas tareas pueden ser, entre muchas:
• Una nueva característica.
• Un error por corregir.
• El historial de un posible cliente.
• Preparar un contrato legal.
• Hablar con un cliente.
• Investigar para un artículo.
• Un problema de atención al cliente.
• Una actividad del proyecto.
Así, en Trello puede dar de alta cualquier tarea que necesite ser procesada de forma
independiente. La dinámica del tablero es ir avanzando las cartas a través de listas de
progresión que establezcas (Por ejemplo: por hacer, procesando, finalizado).
Trello organiza tableros. Cada tablero está distribuido en listas. Cada lista se compone de
tarjetas, tareas o instancias. Cada tarjeta representa la unidad básica de una lista.
Ventajas de Trello

23
Además de que cuenta con una versión bastante completa de forma gratuita, su sencillez
e interfaz algunas de las ventajas de Trello que podemos destacar son:
• Las tareas y proyectos son compartidos en tiempo real.

• Velocidad de carga rápida.
• Permite agregar comentarios.
• Cuenta con un motor de búsqueda interna.
• Es posible configurar las opciones de privacidad de los tableros, administrando a
quienes se le comparten (cuales son públicos y cuales dejamos privados según sea
nuestro requerimiento).
• Utiliza SSL.
• Permite observar el estatus de cada tarea y así centrar los esfuerzos y conocer cómo
va el proyecto.
• Incrementa la productividad del equipo.
• Mantiene organizado todo el proceso.
• Según sea la disponibilidad de los recursos, es posible asignar tareas pendientes a
más de una persona para que sean llevados a cabo en tiempos de ejecución
óptimos.
• Es rápido.
• Cuenta con atajos de teclado como por ejemplo: atajos para filtrar por etiquetas,
buscar tableros, establecer asignaciones, entre otros.
• Se mantiene en constante actualización.
• Esta aplicación permite la integración con otras herramientas.
• La versión gratuita permite tener hasta diez (10) tableros para trabajar.
• En la página oficial de Trello podemos resolver nuestras inquietudes y encontrar con
soporte a través de su blog, el cual se encuentran actualizando constantemente.
Desventajas de Trello
Como desventaja podemos mencionar las siguientes:
• En vista de que en Trello todo se encuentra organizado en tableros, al momento de

llevar a cabo proyectos grandes puede llegar a ser tedioso el momento de crear
nuevas tareas y/o asignaciones.
• No cuenta con etiquetas globales de proyecto, si no que en cada tablero se deben
establecer las etiquetas.
Tableros de Trello
El tablero de Trello es un lienzo virtual donde se ubican todas las actividades que deben
llevarse a cabo dentro del proyecto, gracias a la metodología Kanban estas tareas pueden
estar ubicadas en listas como por ejemplo:
• Pendiente por Hacer.

• En proceso.
• Culminado.

24
Básicamente, Trello cuenta con un tablero principal el cual se encuentra divido en paneles
por nombre y/o acción que representan los procesos y/o flujos de trabajo (lista) para cada
fase del proyecto donde deben ser cargadas las tareas (tarjetas) permitiendo organizar la
información y trabajar de forma adecuada; el tablero cuenta con tres opciones de
privacidad, las cuales son:
• Privado: sólo aquellas personas que se encuentren agregadas podrán ver su

contenido.
• Equipo: sólo los miembros del equipo que haya sido creado podrán tener acceso a
la información que se encuentre en este.
• Público: este tipo de tablero se encuentra accesible para todo el mundo, lo que
quiere decir que cualquier persona, inclusive aquella que no se encuentre en el
proyecto podrá acceder a la información que este contenga y todo esto será posible
a través de buscadores.
De lo anteriormente indicado, es importante tener en cuenta que tipo de información se
carga desde la más sensible o confidencial que debería tener el nivel de privacidad alto
hasta la más simple, estas reglas de visibilidad podemos editarlas sobre el tablero haciendo
click sobre la opción “estado de visibilidad actual”.
Como has podido notar a lo largo de este artículo la herramienta de gestión Trello es muy
poderosa y versátil, puede ser utilizada para la planificación y mejor control de cualquier
actividad que tengamos que llevar a cabo, este software nos brinda el control total sobre
nuestro proyecto adaptándolo a las necesidades de nuestro requerimiento y a su vez
permitiéndonos personalizar el flujo de trabajo de forma particular.
Precio de Trello
Dispone de diversos planes en función de las necesidades de la compañía y el proyecto.
Para probar lo mejor es el plan gratuito durante 14 días, aunque es cierto que es muy
limitado. Con cualquier plan de pago tienes un periodo de prueba gratuito de 14 días y no
tienes que registrar tu tarjeta ni cuenta bancaria, así de sencillo, así que puedes probar para
decidir con cuál te quedas
El resto de planes son:
• Free: Para personas y equipos que quieren ser más productivos.

• Business Class: Para los equipos que tienen que supervisar varios proyectos y
visualizar el trabajo de distintas maneras. La solución idónea para equipos de hasta
100 personas, con un precio de 10,00 dólares por usuario al mes con facturación
anual y 12,50 dólares por usuario con facturación mensual.
• Enterprise: Para empresas que necesitan mejorar los controles , la seguridad y el
soporte, coste estimado para 25 usuarios, 17,50 dólares por usurario al mes,
facturación anual y 210 dólares precio anual por usuario.
Como se ha podido notar, la herramienta de gestión Trello es muy poderosa y versátil,
puede ser utilizada para la planificación y mejor control de cualquier actividad que tengamos
que llevar a cabo, este software nos brinda el control total sobre nuestro proyecto

25
adaptándolo a las necesidades de nuestro requerimiento y a su vez permitiéndonos

personalizar el flujo de trabajo de forma particular.
8.- Herramienta Agiles de Trabajo Digital “TODOIST”

Hoy en día, con el ritmo de vida que llevamos en el que el tiempo siempre es un valor
escaso, la organización de nuestras tareas, tanto a nivel personal, como a nivel profesional,
es vital para poder ser verdaderamente productivos en nuestro día a día.
ToDoist es una de las aplicaciones web y móviles que mayor popularidad han alcanzado
entre trabajadores remotos o estudiantes que desean mejorar su productividad,
organización y priorización de tareas con la ayuda de una herramienta de uso sencillo
dentro del día a día.
Sin embargo, sabemos que entre tantas opciones de aplicaciones de gestión de

tareas naciendo bajo la promesa ofrecer “la mejor herramienta para ser más productivos”,
se vuelve cada vez más confuso decidir cuál es realmente la mejor opción para tus solventar
necesidades profesionales.
Qué es ToDoist
Todoist es una aplicación multiplataforma de gestión de tareas y proyectos que,

enmarcada en una interfaz minimalista y sencilla, ayuda a registrar las actividades y
responsabilidades pendientes que un equipo de trabajo o usuario individual deben atender
dentro de un límite de tiempo específico, un orden de prioridad previamente asignado y la
división de las etapas de cada tarea y subtarea como clave para una organización más
efectiva y de progreso medible.
Funciones de ToDoist
Como ves, la función central de ToDoist es ayudarte a gestionar tareas y

proyectos centralizando todas tus actividades pendientes en un solo sitio.

26
Sin embargo, para alcanzar ese objetivo, la herramienta se vale de otras funciones
complementarias encargadas de encaminarte hacia su misión original: ser más productivo
y organizado. A continuación describiremos las funciones principales de ToDoist:
1.- Capturar y organizar tareas de forma instantánea
Si acabas de recibir una asignación laboral que debes atender, hay un examen para el cual
debes estudiar y necesitar recordarlo, quieres dejarle claro a compañero de trabajo cuál es
su responsabilidad o tienes una idea que planeas desarrollar a futuro, ToDoist es un espacio
en el cual almacenar rápidamente aquellas actividades en las que debemos poner manos
a la obra, de manera que no le dejes todo el trabajo a tu memoria.
2.- Recordar plazos y fechas importantes
Por lo general, las tareas o proyectos van acompañados de fechas límites de entrega que
debemos respetar y nuestros compromisos tienen una fecha y hora específica en la cual es
necesario presentarnos, por ende, ToDoist se ofrece como un lugar en el cual registrar y
programar recordatorios para que estos marcos temporales estén acompañados de un
recordatorio preciso que nos mantenga al día con nuestras responsabilidades.
3.- Desarrollar hábitos duraderos con fechas de vencimiento periódicas
Por otro lado, si tus compromisos no son tareas como tal, sino hábitos que tienes intención
de desarrollar tras practicarlos de forma consistente a lo largo del tiempo, ToDoist cuenta
con funcionalidades para programar recordatorios sobre cumplir estos hábitos, asignar
marcos de tiempo para ejercitarlos y registrar tu progreso diariamente.
4.- Colaborar con un equipo de trabajo en proyectos mediante la asignación de tareas
ToDoist funciona para personas que desean una herramienta de organización individual;
sin embargo, también cuenta con opciones para quienes trabajan en equipo.
Por ejemplo, en la plantilla de una empresa o con varios clientes, y quieren centralizar todos
los proyectos, tareas y responsabilidad en las que un grupo está trabajando, asignando
actividades a otras personas con sus respectivos marcos de tiempo límite de entrega y
recursos requeridos para llevarse a cabo.
5.- Priorizar tareas por niveles de importancia

27
Priorizar es una parte esencial de la organización productiva, ya que como bien dicen:
“Cuando todo es prioridad, entonces nada es prioridad”.
ToDoist ofrece la posibilidad de asignar un grado de prioridad a cada una de las

tareas que añades a la aplicación, de manera que día a día, cuentes con mayor
orientación a la hora de trabajar, distinguiendo siempre entre aquellas actividades que
deben atenderse con un nivel más alto de urgencia e importancia (por ejemplo: justo al
inicio de la jornada) y las actividades que pueden esperar un rato más sin inconvenientes.
6.- Calcular el progreso con tendencias de productividad personalizadas
Esta funcionalidad provee de datos cuantitativos enfocados en medir el nivel de nuestro

progreso al cumplir con responsabilidades y ser más productivos o, por otro lado, conocer
el desempeño de algún integrante del equipo a la hora de atender efectivamente sus tareas,
siendo esta una de las escalas más motivadoras para valorar nuestros días más eficientes,
conocer los puntos fuertes y débiles a la hora de aumentar nuestra productividad y
conseguir el empujón motivador que necesitamos para ser consistentes con nuestras
responsabilidades.
En el caso de ToDoist, este “empujón motivador” se conoce dentro de la herramienta bajo

el nombre “Karma”, un sistema de puntos que anima al usuario a ir completando las
tareas para ir subiendo el nivel de karma día a día, a modo de competencia con uno mismo.
7.- Integración con otras herramientas
Herramientas digitales de gran uso diario, en especial por trabajadores remotos, también
pueden fusionarse con ToDoist para elevar sus funciones y programar alertas y
recordatorios importantes. Algunas de estas herramientas son Gmail, Google Calendar,
Slack e incluso Alexa de Amazon.
¿Cómo usar la aplicación Todoist?
En el día a día la aplicación sirve para crear nuevas tareas, consultar las tareas pendientes
y completarlas cuando las tengamos hechas. Y todo esto se hace de una forma muy
sencilla:
• Crear una nueva tarea: con el botón "Añadir tarea" podemos crear una tarea. Si no
estamos en un proyecto específico, la tarea se creará en la "Bandeja de entrada".
En cambio si la creamos dentro de un proyecto, se asignará directamente a ese
28
proyecto. Como comenté antes, la tarea se puede crear sólo con la descripción, pero
también tenemos la opción de añadir: fecha fin, prioridad, etiqueta, recordatorio.
• Consultar las tareas pendientes: existe distintas formas de consultar las tareas:
• Las tareas que tienen fecha, se pueden consultar en las vistas "Hoy" y
"Próximos 7 días"
• Las demás tareas se pueden consultar desde cada uno de los proyectos y
también desde los menús de etiquetas y filtros.
• Completar las tareas terminadas: tan simple como un clic en el ordenador o

deslizar el dedo en el móvil.
Ejemplo de uso de Todoist
Para hacerlo un poco más práctico, voy a incluir un pequeño ejemplo de uso de la aplicación
Todoist para gestionar tareas en el día a día.
Primero vamos a crear una pequeña estructura de proyectos:

29
Luego creamos tareas dentro de cada proyecto, con fechas cuando sea necesario y con
etiquetas (en el ejemplo: "móvil", "llamada", "ordenador", "casa" y "compra").

30
Una vez creadas las tareas podemos consultarlas por fecha:

31
También se pueden consultar por etiqueta. Por ejemplo, si voy a subirme al coche con el
mano libre, puedo mirar las llamadas que tengo que hacer con la etiqueta "llamada".
¡Así de simple y de potente!
Algunas funcionalidades extra de Todoist
Además de lo que ya he comentado, Todoist tiene otras funcionalidades interesantes:
• Reconocimiento inteligente de fechas: la aplicación reconoce automáticamente

las fechas que se indican en la descripción de la acción. Por ejemplo, si creo una
tarea "Hacer reserva hoy", me creará una tarea "Hacer reserva" con fecha "Hoy".
De la misma forma, si pongo "cada lunes" me repetirá la tarea cada lunes. Es una
opción muy potente.
• Sincronización con Google Calendar: si como yo usas Google Calendar, te

interesará poder consultar tus tareas con fechas directamente en el calendario. Se
puede hacer con una sencilla integración, siguiendo los pasos indicados en este
artículo del blog de Todoist.
• Compartir proyectos con otras personas: Todoist permite compartir proyectos

con otras personas para gestionarlos en común.
32
• Estadísticas de productividad: la aplicación permite configurar objetivos de

número de tareas a completar por día o por semana, para recibir mensajes de
ánimo. No lo uso, pero puede servir de pequeña recompensa para animarse al
principio. Por otro lado, te envían cada año un informe con estadísticas sobre tu
productividad a lo largo del año.
CONCLUSIONES.
Las relaciones con los clientes son la clave para el crecimiento de los negocios Se borra la
línea entre ventas y servicio, y la tecnología y los negocios electrónicos brindan unas
oportunidades inmejorables para atender estos requerimientos. Las empresas deben
asumir la responsabilidad de la satisfacción del cliente desde el querer comprar algo,
comprarlo y usarlo.
La organización que innove en este tipo de tecnologías ya mencionadas, lograra crear un
cambio drástico en su forma de realizarse, de la manera de pensar, de la manera de actuar,
de su forma de relacionarse, de vivir. Es por ello que incursionar en los negocios
electrónicos no es una alternativa, es un hecho imperativo, hecho que cada empresa, cada
organización debe buscar y lograr, podemos decir, una meta que es indispensable alcanzar.
Resumiendo la realidad es que todo empresa, de cualquier tamaño, en cualquier industria

y lugar del mundo tiene que cambiar su manera de hacer negocios, reconer que Internet es
la fuerza principal que comunica tanto a las empresas como a las personas.
En conclusión las Herramientas Digitales siempre estarán presentes en nuestra vida.

Herramientas Agíles para Control de Gestion Empresarial

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Herramientas Agíles para Control de Gestion Empresarial

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

1

Jorge A, Ortiz Saucedo

HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL

Docente: PROFESOR DR. Jorge A. Ortiz Saucedo

Santa Cruz de la Sierra

HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL

Las consecuencias del COVID-19 no tienen precedentes y se sienten en todo el mundo

Debemos considerar si las empresas y en especial las “Mipymes”, realmente quieren

HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL

Scrum es una propuesta de gestión basada en la división del trabajo en iteraciones, es

HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL

Tienes dos productos en tu línea de producción.

• Produces la misma cantidad de ambos

HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL

Paso 2: Identificar los tipos de trabajo que realizas

Paso 3: Escribe las tareas en tarjetas y colócalas en la pizarra

HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL

Paso 4: Comienza a trabajar con tu Tablero Kanban

Paso 5: Mejora el flujo de trabajo

HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL

Ventajas y desventajas de la metodología Kanban

Por su parte, entre las desventajas se encuentran:

Aplicaciones de la metodología Kanban

• Marketing: Entre 5 e ilimitadas personas con un precio de 34,60 euros

HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL

➢ Gestión y seguimiento de los cambios llevados a cabo en el proyecto (el progreso

HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL

COMO NACIO MONDAY.COM

➢ Gestión del calendario de publicaciones en las diferentes redes sociales.

La forma más sencilla de gestionar tareas y proyectos de equipo:

TABLEROS. Mantén el trabajo de tus proyectos al alcance de tu mano.

CRONOGRAMA. Programación que Asegura de cumplir tus fechas límites.

INFORMES UNIVERSALES. Se Observa y da seguimiento al trabajo desde cualquier

AUTOMATIZACIÓN. El interfaz realiza el trabajo de manera automática.

PORTAFOLIOS. Permite hacer el seguimiento de las iniciativas en tiempo real:

GESTIÓN DE RECURSOS, Gestiona los recursos de tu equipo:

INTEGRACIONES. Une toda tu información:

CAMPOS PERSONALIZADOS. Se puede hacer seguimiento de lo más importante que se

PLANTILLAS. Predeterminadas que facilitan el trabajo y diseño:

PRIVACIDAD. Comparte la información con las personas adecuadas:

CONTROLES DEL ADMINISTRADOR. Controla tu información:

HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL

Trello es un software de gestión en línea, que trabaja de forma colaborativa basado en la

• Sistema de trabajo colaborativo.

• La versión gratuita es muy completa y cubre los principios básicos de la gestión de

COMO FUNCIONA TRELLO

HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL

• Las tareas y proyectos son compartidos en tiempo real.

• En vista de que en Trello todo se encuentra organizado en tableros, al momento de

• Pendiente por Hacer.

HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL

• Privado: sólo aquellas personas que se encuentren agregadas podrán ver su

• Free: Para personas y equipos que quieren ser más productivos.

HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL

adaptándolo a las necesidades de nuestro requerimiento y a su vez permitiéndonos

8.- Herramienta Agiles de Trabajo Digital “TODOIST”

Sin embargo, sabemos que entre tantas opciones de aplicaciones de gestión de

Todoist es una aplicación multiplataforma de gestión de tareas y proyectos que,

Como ves, la función central de ToDoist es ayudarte a gestionar tareas y

HERRAMIENTAS AGILES PARA CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL

1.- Capturar y organizar tareas de forma instantánea

2.- Recordar plazos y fechas importantes

3.- Desarrollar hábitos duraderos con fechas de vencimiento periódicas