PROCESO DE:

CONTROL DEL RIESGO

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
SUBPROCESO O ACTIVIDAD CÓDIGO
PREVENCIÓN EN INOCUIDAD
GR-P-030

PROCEDIMIENTO (POE): CERTIFICACIÓN DE PREDIOS EN BUENAS

PRÁCTICAS AGRÍCOLAS – BPA-

1. GENERALIDADES

La inocuidad de los alimentos es hoy en día una preocupación mundial tanto para los consumidores como para
las autoridades. La atención se centra principalmente en la producción primaria, ya que en la mayoría de los
casos el origen de los problemas está en esta etapa de la cadena productiva.

Esta situación se aborda hoy con un enfoque integral y preventivo a lo largo de la cadena agroalimentaria a
través de sistemas preventivos o mediante las Buenas Prácticas Agropecuarias como sistema de aseguramiento
de la inocuidad, para cuya implementación se requiere, no solo de un marco reglamentario y normativo
favorable, sino de su comprensión por parte de todos los actores y sobre todo, de un alto nivel de
concientización y compromiso de ellos para lograr una gestión adecuada de los peligros físicos, químicos y
biológicos asociados con la producción primaria.

El ICA, en función de lo anterior y de conformidad con las políticas nacionales, así como con su misión de
proteger la sanidad y la inocuidad de los alimentos, ha elaborado el presente procedimiento para la
certificación de predios donde se obtienen productos agrícolas para consumo humano.

1.1 Aplicación

El presente procedimiento aplica a los funcionarios que realizan actividades en la producción primaria agrícola
de inspección, viglancia y control para garantizar la inocuidad de los productos agrícolas de consumo humano,
igualmente aplica a los propietarios, poseedores o tenedores de los predios interesados en obtener la
certificación en Buenas Prácticas Agrícolas.

Este procedimiento aplica a los sistemas de acreditación implementados con el objeto de la certificación de
los predios en Buenas Prácticas Agrícolas, con las condiciones establecidas por el ICA.

1.2 Definiciones

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

Auditoría: Proceso sistémico independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Buenas Prácticas Agrícolas: Todas aquellas acciones involucradas en la producción primaria de alimentos de
origen vegetal, orientadas a asegurar su inocuidad y calidad.

Concepto de auditoría: Resultado final de la auditoría que se emite de acuerdo al cumplimiento mínimo de los
puntos de control establecidos, teniendo en cuento a su categoría, que podrían ser certificable, aplazado y no
certificable.

Concepto de auditoría CERTIFICABLE: Resultado final de auditoría donde se obtiene el puntaje mínimo
establecido para el otorgamiento de la certificación en Buenas Prácticas Agrícolas.

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Concepto de auditoría APLAZADO: Resultado de auditoría donde se obtiene un puntaje que no alcanza el
mínimo establecido para el otorgamiento de la certificación en Buenas Prácticas Agrícolas, pero a
consideración del auditor las no conformidades levantadas pueden ser subsanadas con acciones simples en
corto tiempo.
Concepto de auditoría NO CERTIFICABLE: Resultado final de auditoría donde se evidencia el incumplimiento de
uno o más puntos de control establecido para el otorgamiento de la certificación en Buenas Prácticas Agrícolas
y por lo que es necesario presentar una nueva solicitud de certificación.

Criterios de Auditoría: Conjunto políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Dichos
criterios deben ser utilizados para evaluación del grado en el cual el predio cumple con los requisitos
establecidos en la normatividad vigente para las Buenas Prácticas Agrícolas.

Evidencia de auditoría: Registros, procedimientos, planes, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

Hallazgos de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada, frente a los

criterios de auditoría. Los hallazgos de auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los
criterios de auditoría como oportunidades de mejora.
Inocuidad de los alimentos: Garantía de que los alimentos no provocarán daños al consumidor cuando se los
prepare y/o ingiera de acuerdo con el uso para el que están destinados.

No conformidad: Incumplimiento de un aspecto sobre lo dispuesto en la reglamentación vigente sobre

protección sanitaria o de inocuidad en la producción primaria.

Peligro: Agente biológico, químico o físico presente en el alimento, que puede provocar un efecto nocivo para
la salud.
Producción primaria: Eslabón o fase inicial de la cadena agroalimentaria o agro industrial que enmarca todos
aquellos eventos y procesos que se generan en el predio.
Riesgo: Función de la probabilidad de un efecto nocivo para la salud y de la gravedad de dicho efecto, como
consecuencia de un peligro o peligros en los alimentos.
Tratamiento ilegal: Utilización de sustancias o productos no autorizados, o de productos registrados por la
normativa nacional para fines o en condiciones distintas de las establecidas en la misma. Para efectos de este
procedimiento aplican las definiciones establecidas en la normativa de BPA.

1.3 Normatividad aplicable

Decreto 1071 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo
Agropecuario, Pesquero y de Desarrollo Rural.
Ley 101 de 1993. Ley general de desarrollo agropecuario y pesquero.

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Decreto 4765 de 2008. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, y se
dictan otras disposiciones.
Decreto 1840 de 1994. Por el cual se reglamenta el Artículo 65 de la Ley 101 de 1993.
Resolución 30021 de 2017. Por medio de la cual se establecen los requisitos para la Certificación en Buenas
Prácticas Agrícolas en producción primaria de vegetales y otras especies para consumo humano.
CONPES 3375 de 2005. Política Nacional de Sanidad Agropecuaria e Inocuidad de Alimentos para el Sistema de
Medidas Sanitarias y Fitosanitarias.
CONPES 3514 de 2008. Política Nacional Fitosanitaria y de Inocuidad para las cadenas de frutas y de otros
vegetales.
1.4 Causales de modificación de la certificación en Buenas Prácticas Agrícolas
- Cambio del dueño del cultivo o del predio.
- Cambio total o parcial de la razón social.
- Modificación de las especies a producir.
- Cualquier otra que modifique la información que haya dado lugar a la obtención del certificado inicial.

1.5 Causales de cancelación de la certificación en Buenas Prácticas Agrícolas

- A solicitud del titular de la certificación.
- Por incumplimiento de cualquiera del porcentaje de los criterios mínimos establecidos en el Anexo II
Lista de chequeo de la Resolución 30021 de 2017.
- Cuando se compruebe que el certificado fue otorgado con base en información o documentación
falsa.
- Cuando los resultados de análisis de residuos (L.M.R.) evidencien que supera los límites máximos
permitidos establecidos en Resolución 2906 de 2007 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y
el Ministerio de Salud y Protección Social o la que la modifique, adicione o sustituya.

2. DESCRIPCIÓN DE TAREAS

2.1 Certificación en Buenas Prácticas Agrícolas.

No. RESPONSABLE TAREAS RESULTADO

Realizar la solicitud adjuntando la Forma: 3-189
Productor o Forma 3-189
1. Solicitud de Auditoría en Buenas Prácticas Agrícolas
representante legal diligenciada
debidamente diligenciada.
Solicitud de
Productor o agente Radicar la solicitud, obteniendo un número de ID en la
2. auditoría
interesado Ventanilla Única de Trámites.
radicada.
Recibir los documentos cuando son radicados en físico. Solicitud de
Si estos documentos se radican en una Oficina Local del auditoría recibida
Funcionario de
ICA, enviar al líder Seccional. por los
3. Oficina Local o Líder
En este caso, apoyar al usuario para radicar la solicitud, funcionarios
Seccional
obteniendo un número de ID en la Ventanilla Única de responsables y
Trámites. radicada.

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Estudiar la documentación entregada por el productor

o representante legal en un plazo máximo 30 días
hábiles y aprobar o rechazar según el cumplimiento. El
productor o representante legal tiene plazo de 15 días
hábiles para subsanar documentos ©.
Si los documentos son aprobados, notificar (antes del
día 20 de cada mes los predios que se visitarán en el
mes siguiente) a oficinas nacionales (mediante correo Documentos
4. Líder Seccional
electrónico a vut.bpa@ica.gov.co) el cumplimiento de aprobados.
los requisitos documentales de la resolución. Sigue a la
tarea 5.
Si los documentos no son aprobados, notificar
mediante correo electrónico (vut.bpa@ica.gov.co)
cuáles solicitudes no cumplen con los requisitos
documentales, vencido el plazo establecido de 15 días
hábiles.
Funcionario
Revisar correo electrónico de solicitud de programación
Dirección Técnica de
5. de auditorías, consolidar la información y asignar Correo electrónico
Inocuidad e Insumos
auditor(es) en la VUT antes del día 24 de cada mes. o memorando
Agrícolas

Notificar fecha auditoría al productor o representante

6. Líder Seccional Notificación
legal.
Profesional Auditoría
Confirmar la fecha de auditoría y la logística para cada
7. designado como programada con el
uno de los casos.
auditor interesado

Ejecutar la(s) auditoría(s) en la fecha establecida,

Profesional
diligenciar la forma 3-041. ¢. El plazo establecido desde Forma 3-190
8. designado como
la aprobación de documentos, hasta la auditoría diligenciada.
auditor
corresponde a 45 días hábiles.

Con un plazo no mayor a 10 días hábiles posteriores a la

ejecución de la auditoría emitir el informe en la Forma 3-
190 con el correspondiente concepto CERTIFICABLE o
Profesional Forma 3-190
APLAZADO © y enviar en formato PDF junto con la lista
9. designado como elaborada y
de chequeo al correo electrónico vut.bpa@ica.gov.co.
auditor enviada.
Si el concepto es aplazado, informar al propietario o
representante legal para que realice los ajustes e
informe al ICA en un plazo de 30 días calendario al ICA.
Funcionario Verificar el informe y de ser necesario, solicitar ajustes al
Forma 3-190
10. Dirección Técnica de auditor, mediante correo electrónico o memorando
revisada.
Inocuidad e Insumos SISAD, con copia a la Dirección Técnica de Inocuidad e
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Agrícolas Insumos Agrícolas ©.

Realizar ajustes al informe de ser necesario. Cargar en la
Profesional
VUT el informe ajustado con la lista de chequeo en un Forma 3-190
11. designado como
archivo PDF. Emitir concepto en la VUT. Pasa a la tarea ajustada.
auditor
14.
Cuando el predio tiene concepto APLAZADO, realizar los
Propietario o ajustes solicitados por el ICA. Hallazgos
12.
representante legal subsanados
Notificar al ICA en el plazo establecido.
Revisar información de ajustes realizados por el
productor o representante legal.
Realizar visita de auditoría o aprobación de documentos
si es el caso.
Profesional Concepto final
Si revisados los ajustes realizados el concepto es NO
13. designado como para predio
CERTIFICABLE, emitir concepto RECHAZADO en la VUT©.
auditor aplazado.
Si revisados los ajustes realizados el concepto es
FAVORABLE emitir informe y notificar al correo
vut.bpa@ica.gov.co el concepto final. Terminar proceso
en la VUT.
Funcionario Elaborar el(los) certificado(s) dentro de los siguientes 10
Dirección Técnica de días hábiles al envío del informe de acuerdo a los datos Forma 3-187
14.
Inocuidad e Insumos requeridos por la Forma 3-187 y asignar el número emitida.
Agrícolas consecutivo, cargar en la VUT.¢
Descargar certificado de la VUT.
Si la información contenida en el certificado no es
acorde al informe, a través de correo electrónico
Forma 3-187
15. Líder Seccional solicitar el ajuste pertinente.©.
impresa.
Imprimir certificado.
Remitir a firma del gerente seccional.
Actualizar la base de datos de la seccional.
Revisar certificado, forma 3-187. ©.
En caso de presentar observaciones, devolver a la tarea Forma 3-187
16. Gerente seccional 15. ©. firmada o
Firmar el documento y entregarlo al líder seccional. Pasa devuelta.
a la tarea 17.
Contactar al propietario o representante legal del predio
para acordar fecha y escenario en el que se hará la
entrega del certificado con firma recibido. Para este fin
cuenta con 10 días hábiles desde el envío del certificado. Forma 3-187
17. Líder Seccional
entregada.
Entregar el certificado al propietario, representante legal
o persona autorizada.

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Solicitar la firma de una copia del certificado que sirva

como soporte del recibido del documento.
Cargar en la VUT copia de recibido como evidencia de
Forma 3-187 con
entrega.
18. Líder Seccional recibido cargada
en la VUT.
FIN

3. DIAGRAMA DE FLUJO

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Inicio

1 El productor o representante legal realiza y FORMA 3-189

radica la solicitud de auditoría

El funcionario de la Oficina Local o Líder Seccional

FORMA 3-189
revisa los documentos radicados.

NO Solicitud
radicada y
documentos
vigentes
completos

SI
Revisar en documentos
FORMA 3-041

¿Los NO
documentos
cumplen con los
requisitos?

SI

El funcionario de la Dirección Técnica designa

2 Auditor

El Auditor notifica al interesado A

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A
El Auditor planifica y ejecuta la Auditoría FORMA 3-041

El Auditor emite informe con un plazo no mayor a

FORMA 3-190
15 días posteriores a la ejecución de la Auditoría

¿El SI
concepto
es
favorable
?

NO

¿El SI
concepto
es
aplazado
?

NO
El auditor emite el concepto de No Certificable y el
1 interesado debe solicitar nuevamente la auditoría

El interesado realiza los ajustes solicitados por el

ICA y solicita nuevamente la Auditoria
2

El funcionario de la Dirección Técnica elabora

certificado en pdf y lo carga en la VUT. En caso de
que la información no sea correcta realiza los
ajustes desde el nivel central y se vuelve a enviar.

El Gerente Seccional firma certificado FORMA 3-187

El Líder Seccional entrega el certificado al

interesado, hace firmar copia al interesado y la
carga en la VUT.

Fin

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4. CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO

Las tareas críticas corresponden a aquellas donde se puede potencializar un

riesgo impactándose sustancialmente el procedimiento.
Tareas Críticas:
En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo se identifican las
tareas críticas en color rojo y con el símbolo ¢.
Las tareas de control permiten prevenir o corregir el impacto de los riesgos,
así como facilitan la adecuada ejecución de las políticas de operación
Tareas de Control: definidas para el logro de los objetivos de la entidad.
En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo las tareas de
control se identifican en color azul y con el símbolo ©.

5. FORMAS Y FORMATOS

 Lista de chequeo (3-041)

 Solicitud de auditoría (3-189)
 Informe de auditoría (3-190)
 Certificado (3-187)

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