ESCUELA DE SECRETARIOS

MÓDULO V: CONSERVACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS

JULIO 2020
Operador de capacitación calificado por la SETEC
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
1. Las instituciones están obligadas a establecer programas de seguridad
para proteger y conservar los documentos en cada una de las unidades
archivísticas, puede incorporar tecnologías de avanzada en la protección,
administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier
medio electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando se
hayan realizado estudios técnicos como conservación física, condiciones
ambientales, operacionales, de seguridad, perdurabilidad y reproducción
de la información así como del funcionamiento razonable del sistema.
2. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la
validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los
requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad,
integridad e inalterabilidad de la información.

Operador de capacitación calificado por la SETEC

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
3. Toda información cuenta con respaldos a través de soportes de comprobada
durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales
que para el efecto sean acogidas.
4. Los documentos de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos
soportes, debiendo preverse un programa de transferencia de información
para garantizar la conservación y preservación de la misma.
5. Los respaldos de los documentos vitales, considerados indispensables para la
institución, son archivados en diferentes sitios a los originales con las
seguridades del caso.
6. Ningún documento original puede ser eliminado aunque hayan sido
reproducidos por cualquier medio; excepto aquellos documentos que consten
en la Tabla de Plazos de Conservación Documental, elaborados por la
institución para su autorización de transferencia o baja documental.

Operador de capacitación calificado por la SETEC

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL
• Concepto.- El Cuadro General de Clasificación Documental ayuda a
organizar y vincular los expedientes de acuerdo a la estructura de los
procesos institucionales.
• Uso.- Se empleará para clasificar todos los expedientes producidos en el
ejercicio de las atribuciones, responsabilidades, productos o servicios y
procesos institucionales, ya que permite organizar, ordenar, describir y
vincular los documentos de archivo, de acuerdo a la estructura orgánica
por procesos. La Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien
haga sus veces orientará y supervisará el uso cotidiano del Cuadro
General de Clasificación Documental por parte de los responsables de
archivo en las unidades.
• Unicidad.- Existirá uno solo por entidad pública.

Operador de capacitación calificado por la SETEC

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL
• Estructura.- Tendrá un esquema jerárquico, de acuerdo con la estructura
orgánica de gestión organizacional por procesos de la entidad pública u
organigrama institucional vigente con los siguientes niveles: Fondo, Sección y
Serie.

Operador de capacitación calificado por la SETEC

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Operador de capacitación calificado por la SETEC

INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES

Operador de capacitación calificado por la SETEC

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Operador de capacitación calificado por la SETEC

CIERRE, EXPURGO Y FOLIACIÓN

Operador de capacitación calificado por la SETEC

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
• Concepto.- La descripción archivística se realiza con el fin de identificar,
gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como para
darles contexto en el sistema institucional que los ha producido y es
fundamental para facilitar la localización y consulta de los expedientes.
• Inventario documental.- Los inventarios documentales son los
instrumentos para el control, la gestión y la consulta de los expedientes
que obran en cada uno de los archivos de las entidades públicas, en
ellos se describirán los datos generales de los expedientes en el
contexto del Cuadro General de Clasificación Documental. Todos los
Archivos de Gestión deberán elaborar el inventario general por
expediente correspondiente a su unidad y el Archivo Central elaborará
el inventario general de expedientes global de la entidad pública.

Operador de capacitación calificado por la SETEC

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Operador de capacitación calificado por la SETEC

EVALUACIÓN DOCUMENTAL
• Concepto.- Es una actividad archivística que incluye las etapas de
valoración, selección y disposición final de las series documentales.

1. Valoración.- Etapa en la que se determinan los valores primarios y

secundarios de las series documentales.
2. Selección.- Actividad en la que se divide las series documentales a
conservar y a eliminar, utilizando como insumo la Tabla de Plazos
de Conservación Documental.
3. Disposición final.- Ejecución de procedimientos para la baja
documental o transferencia final.

Operador de capacitación calificado por la SETEC

VALORACIÓN DOCUMENTAL

Operador de capacitación calificado por la SETEC

VALORACIÓN DOCUMENTAL
• La valoración documental se lleva a cabo durante el proceso de
elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental y se
ratifica o modifica al generar los inventarios de transferencias o de
baja documental.
1. Valores primarios.- Son los valores que tienen los documentos
cuando se encuentran en la dependencia originadora se subdividen
en valor administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio e informativo.
2. Valores secundarios.- También denominado histórico o permanente y
se refiere al documento que una vez cumplido su periodo vital
adquiere el valor acrecentado por el tiempo y sirve como fuente para
la investigación histórica y la acción cultural.

Operador de capacitación calificado por la SETEC

IDENTIFICACIÓN DE VALOR SECUNDARIO,
PERMANENTE O HISTÓRICO

Operador de capacitación calificado por la SETEC

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL

Operador de capacitación calificado por la SETEC

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL
Pautas generales:
a. Los plazos de conservación que se establezcan contarán a partir de la conclusión o cierre del
asunto de los expedientes de la serie correspondiente. Para el caso de series documentales
con carácter reservado, los plazos de conservación contarán a partir de su desclasificación.
b. Todas las entidades públicas están obligadas a incorporar la Tabla de Plazos de Conservación
Documental como herramienta técnica para la gestión, conservación, transferencias
primaria, secundaria y final, así como para la disposición final de los expedientes.
c. En la fijación de plazos se deberá observar la normativa jurídica aplicable a la entidad pública
y la frecuencia de uso de los expedientes que satisfagan las necesidades de gestión presentes
y futuras.
d. La Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces consolidará y aprobará
la Tabla de Plazos de Conservación Documental de la entidad pública, previo a remitir esta
herramienta a la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector para su
respectiva validación.

Operador de capacitación calificado por la SETEC

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Operador de capacitación calificado por la SETEC

BAJA DOCUMENTAL

Operador de capacitación calificado por la SETEC

REPOSITORIO DE ARCHIVOS (Edificio, mobiliario,
espacios y equipo)

Operador de capacitación calificado por la SETEC

REPOSITORIO DE ARCHIVOS (Distribución de
espacios)

Operador de capacitación calificado por la SETEC

PRESERVACIÓN DOCUMENTAL (Factores a
considerar)

Operador de capacitación calificado por la SETEC

PRESERVACIÓN DOCUMENTAL
(Almacenamiento)

Operador de capacitación calificado por la SETEC

PRESERVACIÓN DOCUMENTAL (Condiciones
ambientales)

Operador de capacitación calificado por la SETEC

PRESERVACIÓN DOCUMENTAL (Condiciones
ambientales)

Operador de capacitación calificado por la SETEC

PRESERVACIÓN DOCUMENTAL (Prevención de
riesgos)

Operador de capacitación calificado por la SETEC

PRESERVACIÓN DOCUMENTAL (Prevención de
riesgos)

Operador de capacitación calificado por la SETEC

PRESERVACIÓN DOCUMENTAL (Prevención de
riesgos)

Operador de capacitación calificado por la SETEC

PRESERVACIÓN DOCUMENTAL (Prevención de
riesgos)
1. En caso de documentación siniestrada o de riesgo sanitario se deberá informar sobre los
hechos a la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector dentro del plazo
máximo de 10 días posteriores al evento, anexando:
a. Acta de Constancia en la que se incorpore el levantamiento de hechos suscrita por la máxima
autoridad o su delegado y el Director de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces.
b. Fotografías, con sello institucional y rúbricas originales de los funcionarios responsables, que
manifiesten el estado físico de la documentación.

2. Cuando se trate de documentación que por sus condiciones implique un riesgo sanitario por
contaminación, adicionalmente se dará parte a la Dirección Administrativa de la institución, a
efecto de que acudan a dictaminar las acciones procedentes. Su participación y dictamen
deberá constar en el Acta Administrativa.
3. La Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector no validará ni emitirá
dictamen de baja documental respecto a la documentación siniestrada o de riesgo sanitario.

Operador de capacitación calificado por la SETEC

REFLEXIÓN

“Los archivos no relumbran pero son minas de oro”

Ángeles Magdaleno

GRACIAS

Operador de capacitación calificado por la SETEC