Versat Sarasola 2.9.0. Configuracion PDF

Versat Sarasola 2.9.0.
Configuración
División DATAZUAR
Empresa de Servicios Técnicos Industriales
AZCUBA
Manual de Usuario
Versat Sarasola 2.9.0. Configuración
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Tabla de Contenidos
Versat Sarasola 2.9.0. Configuración ................................................................................................. 1
PARTE I. FUNDAMENTOS ....................................................................................................................... 1
Introducción ........................................................................................................................................ 1
Generalidades ..................................................................................................................................... 1
Requerimientos Técnicos e Instalación .......................................................................................... 2
Requerimientos de Hardware ............................................................................................................. 3
Requerimientos de Software .............................................................................................................. 3
Instalación .......................................................................................................................................... 3
PARTE II. OPERACIÓN ............................................................................................................................ 4
Requisitos y Seguridad del Sistema ................................................................................................ 8
CAPÍTULO I- CARACTERÍSTICAS GENERALES ..................................................................................... 9
1.1 Introducción .................................................................................................................................. 9
1.2 Estructura Funcional ................................................................................................................. 10
1.3 Niveles de Acceso y Opciones de Trabajo ............................................................................. 11
CAPITULO II- SISTEMA ......................................................................................................................... 14
2.1 Datos de la organización .......................................................................................................... 14
Codificadores .................................................................................................................................... 16
2.3 Salir del Subsistema ................................................................................................................. 17
CAPÍTULO III- SEGURIDAD ................................................................................................................... 18
3.1 Introducción ................................................................................................................................ 18
3.2 Usuarios ...................................................................................................................................... 19
3.2.1 Declarar Usuarios del Sistema. ................................................................................................ 19
3.2.2 Eliminar Usuarios ..................................................................................................................... 21
3.2.3 Activar y desactivar Usuarios .................................................................................................. 22
3.2.4- Modificar ................................................................................................................................ 22
3.3 Permisos ...................................................................................................................................... 22
3.3.1 Declarar Permisos de Trabajo .................................................................................................. 22
3.3.2 Autorizar Niveles de Acceso y Opciones de trabajo en versiones futuras ............................... 26
3.4 Seguridad .................................................................................................................................... 29
3.4.1 Parámetros de Seguridad ........................................................................................................ 29
3.4.2 Sesiones Abiertas .................................................................................................................... 30
3.4.3 Usuarios Deshabilitados .......................................................................................................... 31
3.4.4 Corregir usuarios huérfanos .................................................................................................... 32
3.4.5 Estadísticas de conectividad ................................................................................................... 32
3.4.6 Accesos al sistema .................................................................................................................. 33
3.4.7 Actualizar Compatibilidad de Bases de datos .......................................................................... 33
3.5 Editor de SQL .............................................................................................................................. 34
3.5.1 Ejecutar script ......................................................................................................................... 35
CAPITULO IV- CODIFICADORES .......................................................................................................... 36
4.1 Introducción ................................................................................................................................ 36
4.2 Apertura de los Codificadores ................................................................................................. 37
4.2.1 Codificador de Unidades .......................................................................................................... 38
4.2.2 Codificador de Almacenes ....................................................................................................... 39
4.2.3 Codificador de Custodios ......................................................................................................... 40
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4.2.4 Codificador de Entidades ......................................................................................................... 41

4.2.5 Codificador de Trabajadores .................................................................................................... 43
4.2.6 Codificador de Áreas de Responsabilidad ................................................................................ 44
4.2.6.1 Apertura de Áreas de Responsabilidad ............................................................................. 44
4.2.6.2 Modificar propiedades ....................................................................................................... 46
4.2.6.3 Eliminar Áreas de Responsabilidad ................................................................................... 46
4.2.7- Bancos .................................................................................................................................... 47
4.3 Eliminar elementos de los Codificadores ............................................................................... 48
4.4 Modificar elementos en los Codificadores ............................................................................. 49
4.5 Exportar e Importar Codificadores ......................................................................................... 50
4.6 Imprimir ....................................................................................................................................... 50
CAPITULO V – PARÁMETROS ............................................................................................................... 51
5.1 Introducción ................................................................................................................................ 51
5.2 Ejercicios ..................................................................................................................................... 52
5.2.1 Declarar Ejercicios ................................................................................................................... 52
5.2.2 Declarar Períodos .................................................................................................................... 53
5.2.3 Modificar Ejercicios .................................................................................................................. 55
5.2.4. Eliminar Ejercicios .................................................................................................................. 55
5.3 Formatos ..................................................................................................................................... 55
5.3.1 Introducción ............................................................................................................................ 55
5.3.2 Definir Formatos ...................................................................................................................... 56
5.4 Monedas ...................................................................................................................................... 58
5.4.1 Introducción ............................................................................................................................ 58
5.4.2 Tipos de Monedas .................................................................................................................... 59
5.4.3 Actualizar Codificador de Monedas ......................................................................................... 59
5.4.4 Actualizar Tasas de cambios ................................................................................................... 61
5.4.5 Dualidad Monetaria ................................................................................................................ 62
5.5 Idiomas ........................................................................................................................................ 63
5.5.1 Introducción ............................................................................................................................ 63
5.5.2 Unidades por idiomas .............................................................................................................. 64
5.5.3 Entidades/Personas por Idiomas .............................................................................................. 65
5.5.4 Almacenes por Idiomas ........................................................................................................... 65
5.6 Salvas de la Base de Datos ...................................................................................................... 66
5.7 Registro de salvas y restauras ................................................................................................ 67
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PARTE I. FUNDAMENTOS
Introducción
El proceso de desarrollo de las relaciones económicas que se establecen, tanto en el plano nacional
como en el internacional, así como de las tecnologías de la producción y las comunicaciones, ha
originado un incremento sustancial en el volumen y complejidad de las operaciones contables que se
registran y en las relaciones financieras que se establecen como resultado del proceso de compraventa
de bienes y servicios entre las entidades y entre éstas y otros sectores sociales, lo que ha obligado
durante años a emplear cantidades elevadas de personal para poder realizar el trabajo que se genera
con el consiguiente costo en dinero, tiempo, rapidez y calidad del resultado obtenido.
Esta situación motivó la necesidad de aprovechar el surgimiento de las computadoras, como el medio
imprescindible para humanizar el trabajo y lograr el control de estos procesos, de forma rápida y segura,
pero que a la vez permita crear nuevas alternativas para el trabajo de los especialistas del área
económica en cuanto a la obtención de resultados para el análisis, a partir de la información existente y
las magníficas posibilidades que ofrecen los medios computarizados.
No obstante es necesario, no sólo contar con estos medios, sino también con software que den respuesta
a las necesidades de procesamiento y que sean capaces de ofrecer la información que exige el desarrollo
actual de las técnicas de gestión económica.
El Sistema Económico Integrado VERSAT-Sarasola, le ofrece al usuario la posibilidad de contar con un

instrumento seguro, rápido, eficaz y de fácil manejo para la Planificación, Control y el Análisis de la
Gestión Económica.
Generalidades
Ha sido diseñado para ser utilizado en cualquier tipo de entidad y permite llevar el control y el registro
contable individual de todos los hechos económicos que se originan en las estructuras internas de las
mismas y obtener los estados financieros y análisis económicos y financieros en estos niveles.
Se estructura en doce (14) Subsistemas, donde se procesan y contabilizan los documentos primarios y se
registran los movimientos de los recursos materiales, financieros, laborales u otro tipo, que sean
utilizados en una entidad.
Cada uno de estos Subsistemas, con sus características, alcance y contenido para el control de los
recursos, tiene su propio manual de explotación que se distribuye con la aplicación, por lo que en éste
solamente se recogen las tres (3) actividades propias y una idea general del Sistema para el
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conocimiento y posible interés en su utilización.
La siguiente gráfica muestra el VERSAT-Sarasola con su conjunto de Subsistemas.
Requerimientos Técnicos e Instalación
El Sistema Económico Integrado Versat Sarasola ha sido concebido para funcionar en un entorno cliente-
servidor. Los datos son almacenados en un servidor de base de datos, mientras que la aplicación es
instalada en los clientes.
Para un correcto funcionamiento de Versat en una red se recomienda lo siguiente:
1. El gestor de bases de datos debe ser en todos los casos SQL Enterprise Edition.
2. El gestor de base de datos debe estar instalado en un sistema operativo de tipo servidor.
3. Todos los sistemas operativos de la red (clientes y servidores) deben contar con las actualizaciones
más recientes.
4. La base de datos debe estar en un servidor que se encuentre físicamente protegido y nunca debe
estar en una estación de trabajo.
5. El acceso al gestor de bases de datos debe ser restringido al administrador de la red u otra
persona que se designe.
6. Debe quedar constancia en los registros de seguridad informática de las salvas y/o restauras de la
base de datos del sistema.

Requerimientos de Hardware
Los requerimientos mínimos de hardware para un correcto funcionamiento de la aplicación en los

entornos cliente y servidor son mostrados en la siguiente tabla.
Entorno Sistema Operativo CPU RAM HDD

Servidor Windows Server 2012/2016 (x86/x64) 2.0 GHz 4 GB 40 GB
Cliente Windows 8, 8.1, 10 (x86/x64) 1.0 GHz 2 GB 10 GB
Tabla 1. Requerimientos mínimos de hardware
Requerimientos de Software
En los clientes se recomienda usar los sistemas operativos Windows 8, 8.1 o Windows 10 en versiones
para 32 ó 64 bits. Para el servidor se recomienda usar Windows Server 2012 o Windows Server 2016
también en versiones de 32 ó 64 bits, mientras que como gestor de base de datos se recomienda uno de
los siguientes motores:
1. SQL Server 2012 EE

3. SQL Server 2017 para Linux
No se recomienda usar el motor SQL Server 2008 o inferior en ninguna de sus ediciones puesto que este
no tiene soporte por Microsoft desde hace varios años.
Se recomienda crear las condiciones para el uso del motor SQL Server 2017 Revisión 12 o superior para
fortalecer la seguridad del sistema.
Instalación
La instalación de Versat en los clientes es a partir de la aplicación llamada VersatInstalacion.exe. Al

ejecutarla se preguntará por una carpeta de instalación y por los componentes o subsistemas que se
desean instalar permitiendo elegir de entre los siguientes:
1. Configuración
2. Contabilidad
3. Costos y Procesos
4. Finanzas, Caja y Banco
5. Inventarios
6. Activos Fijos
7. Facturación
8. Nominas
9. Panificación
10. Complementos de Excel

11. Mensajería
12. Auditoria
13. Logística
14. Diseñador de reportes
15. Punto de Venta
16. Producción
17. Precios
Se crearán accesos directos en el menú inicio para cada subsistema. Para desinstalar la aplicación debe
hacerlo desde el Panel de Control.
Existe otro instalador para la base de datos llamado BDVersat.exe. Con este programa se puede crear
una nueva base de datos o actualizar una base de datos existente. Al ejecutarlo deberá especificar el
servidor de base de datos, así como un identificador y una contraseña con los permisos adecuados.
Luego, deberá escoger una de las bases de datos existentes si desea actualizar o especificar una nueva.
Deberá esperar pacientemente hasta que el instalador concluya el proceso. Si ocurriese algún error este
será informado.
El sistema incluye controles de seguridad en la base de datos que validan la modificación de la

información, por tal motivo no se podrán utilizar script's que no sean validados por el propio sistema ni
realizar acciones de modificación alguna directamente en el gestor de base de datos por parte de los
usuarios o implementadores, pues serán identificados como una alteración en la base de datos por el
sistema y el mismo invalida un grupo de operaciones hasta que se contacte con el proveedor. El sistema
deja registrada la trazabilidad de dichas operaciones para su posterior consulta por los auditores.
PARTE II. OPERACIÓN
El Sistema tiene un grupo de características, que lo hacen útil para el usuario, al permitirle garantizar la
rapidez y fiabilidad en el proceso de la información, a partir de las configuraciones que se pueden lograr
para el proceso de contabilización de los documentos primarios y de las propias posibilidades de trabajo
creadas en cada Subsistema, que permiten una interacción Usuario – Sistema, fácil y segura.
1. Registra de forma individual los documentos primarios en cada uno de los Subsistemas (salidas o
entradas de materiales, altas o bajas de activos, obligaciones tanto de cobros como de pagos,
instrumentos de pagos emitidos o recibidos, pago de salarios, etc.), lo que permite el registro
contable de los mismos al ser procesados y a su vez transferirlos, en tiempo real, a los
Subsistemas que son afectados por esas operaciones.
2. Flexibilidad en la apertura de las cuentas y sus análisis en las Unidades Contables, a partir de un
nivel definido en el Clasificador de Cuentas en la entidad, para garantizar el registro contable en
dependencia de las necesidades objetivas de cada una.
3. Contabiliza, en cada uno de los Subsistemas, las operaciones que allí se generan y almacena
temporalmente los comprobantes hasta que sean asentados por la Contabilidad una vez verificada
la corrección de los mismos.
4. Permite trabajar con volúmenes de unidades físicas, lo cual posibilita el cálculo y ajuste de los
costos de las producciones y servicios de forma automatizada.

5. Permite el análisis de los resultados económico – financieros de la entidad y de cada uno de los
eslabones de dirección, en forma automatizada.
6. Tiene mecanismos para generar asientos patrones o recurrentes, los cuales agilizan todo el
proceso de clasificación y registro de las operaciones contables y garantiza la correcta
contabilización de los documentos primarios y otras operaciones, a partir de una definición previa
de las cuentas, análisis y centros de costos por trabajadores de mayor conocimiento de la actividad
económica.
7. Están previstos dos métodos para depreciar los Activos Fijos.
8. Se tiene implementada la “multimoneda”, para revalorizar los fondos de caja y de banco, las
obligaciones de cobro o de pago y los estados financieros en una fecha y con una tasa de cambio
determinada. Además posee la “dualidad monetaria”, vigente en nuestro país, pero también la
posibilidad de su eliminación, cuando esta acción sea indicada.
9. Proporciona reportes y mensajes que alertan sobre problemas y otros aspectos de las actividades
financieras, de inventarios, de activos fijos, etc.
10. Controla la recepción y emisión de créditos bancarios y los intereses que los mismos generan,
efectuando su cálculo de forma automatizada.
11. Emite reportes por los resultados fundamentales obtenidos en cada Subsistema a partir de las
opciones que el usuario puede seleccionar
12. Elabora prefacturas y/o facturas por todos los conceptos, a partir de los documentos primarios
procesados en el resto de los Subsistemas y de los propios de Facturación.
13. Permite definir las diferentes formas de pago de salarios que puedan utilizarse en una entidad, lo
que agiliza el proceso de elaboración de las nóminas y garantiza la calidad de los cálculos
efectuados.
14. Garantiza trabajar en diferentes ejercicios y períodos contables a la vez y obtener resultados aún
cuando no se encuentren asentados los comprobantes en la Contabilidad.
15. Establece conciliaciones internas entre los distintos Subsistemas, como una de las posibilidades
reales de garantizar el control interno y cuadre de la composición de los saldos de las cuentas
controladas por éstos y los que muestra la Contabilidad General
16. Posibilita el proceso de planificación a partir de una concepción financiera de la misma y sobre la
base de las fichas de costos de los productos y servicios fundamentales, creando las bases para el
análisis de los resultados al cierre de un período o ejercicio económico.
17. Permite emitir informaciones a organismos o instituciones superiores desde los niveles inferiores
de dirección (Unidades Contables)
18. Permite obtener información financiera para proyectar los flujos de cajas y la utilización priorizada
de los recursos financieros disponibles.
Como se ha expresado, el Sistema automatiza un amplio grupo de funciones inherentes a la actividad

económica, en la cual intervienen diferentes usuarios que procesan grandes volúmenes de información
con alto nivel de interrelación. A partir de estos elementos, se enmarca en la concepción de un Sistema
Automatizado de uso multiusuario, al ser implementado en un potente y eficiente gestor de datos (SQL
Server).
En la concepción sistémica de este producto se prevé la integración de las diferentes actividades a

automatizar. No obstante se garantiza la selección opcional de las mismas en la entidad usuaria,
atendiendo a la disponibilidad de recursos y a sus intereses, para lo cual durante el proceso de
instalación existen dos variantes:
Variante Típica: Incluye todos los Subsistemas del VERSAT-Sarasola

Variante Personalizada: Incluye sólo los Subsistemas seleccionados por el usuario.
Además de los Subsistemas instalados según la decisión del usuario, se incorporan

predeterminadamente un paquete de funciones de alcance global que podrá ser utilizado por el resto de
los Subsistemas y tendrá como objetivo fundamental definir integralmente la funcionalidad económica –
operativa del Sistema como un todo.
Algunas de estas funciones son:
1. Centralización de los codificadores para un manejo único y efectivo de toda la estructura

económica.
2. Definición de los atributos de la empresa o entidad usuaria, declarándose las unidades que la
componen de acuerdo con la estructura organizativa que se propone.
3. Facilidades para la consolidación de la información agrupando indistintamente las estructuras
básicas de la empresa.
4. Conversión de la información de otros Sistemas hacia el VERSAT-Sarasola, a través de
herramientas suficientemente generales que definen la información que se introduce a partir de
formatos de entrada predeterminados: ficheros textos, Hojas Excel, tablas paradox o dbf, etc.
5. Protección y seguridad de los datos que imposibilita la utilización no autorizada del Sistema y
estableciendo controles a los accesos y los derechos de los usuarios o grupo de ellos, respetando y
fortaleciendo los principios generales del control interno de la información contable.
De forma general cada Subsistema tendrá su interfaz personalizable, o sea, cada usuario podrá
establecer de forma personal la visión operacional de las funciones que el Sistema le brinda.
Otro aspecto importante en la concepción del Sistema lo constituye la distribución y la localización de los
datos (BD). Se pretende el uso de una BD centralizada a la cual podrán acceder simultáneamente varios
usuarios del Sistema, vinculados a una misma actividad o a diferentes actividades.
Se ha tenido en cuenta, además, la interrelación con las aplicaciones instaladas en los niveles superiores,
con vistas a garantizar que el flujo automatizado de la información se mantenga (agregación), pues este
producto está destinado al uso empresarial y éste debe suministrar los elementos solicitados por ellos.
Cuenta con una herramienta que permite seleccionar la información requerida en cada caso. Además se
concibe la interrelación del Sistema, con otras aplicaciones, ya sean orientadas a la automatización de
funciones del área económica o funciones de otras áreas
Debe destacarse que computacionalmente se hace un uso extensivo de componentes con vistas a
facilitar la flexibilidad y extensión de las operaciones, documentos primarios y reportes, o sea, permitir
que el Sistema se extienda y se adapte en la medida en que varíen las circunstancias y hechos
económicos que se controlan.
El Sistema le proporciona al usuario un Manual de explotación por cada Subsistema, donde se hace una
explicación detallada de las Actividades, Funciones y Opciones que tienen cada uno y como puede
utilizarlas para hacer un uso eficiente de las mismas.
Actividades: Representan la división estructural de cada Subsistema y aparecen en la vista general al

activar la aplicación, cada una puede realizar varias funciones y tener variadas opciones también.

Funciones: Son la agrupación de opciones con características similares que pueden realizarse dentro de
cada actividad.
Opciones: Son las operaciones que se realizan dentro de cada función y se relacionan directamente con
los objetivos de las actividades
Ejemplo: Subsistema de Costos y Procesos
Es característica general de cada Manual, contar con las vistas de trabajo del software para hacer más
didáctico, práctico y asequible su estudio, de modo que pueda ser dominado con facilidad, por lo que no
es necesario para su estudio tener instalada la aplicación para comprender cada una de sus partes.
Se estructura en capítulos, los cuales se corresponden con las actividades que se pueden realizar en
cada uno de los Subsistemas, lo que facilita buscar cualquier información que se requiera, utilizando el
índice que se muestra al inicio de cada Manual.
Como una herramienta auxiliar de trabajo, cada Subsistema cuenta para su utilización con teclas
funcionales e imágenes que identifican funciones u opciones que permiten realizar operaciones
diferentes.
Por las características del Sistema Económico Integrado VERSAT – SARASOLA, es necesario instalar al
menos los Subsistemas de Configuración, Contabilidad General y Costos y Procesos por la interrelación
que existe entre ellos para:
1. Definir los Usuarios y los Permisos de trabajo en los Subsistemas.

2. Definir los Formatos de los Codificadores.
3. Definir los Clasificadores de Cuentas, Centros de Costos, Elementos y Subelementos de Gastos.
4. Definir los Codificadores de los Análisis de las Cuentas y su relación.
De forma general cada una de las vistas de las distintas actividades tiene una presentación que se
caracteriza por:
1. Tener un Menú que contiene la Actividad en que se está trabajando, la cual al seleccionarla
muestra las opciones de trabajo en la misma
2. Tener una Barra de Herramientas mediante la cual se pueden ejecutar varias opciones de la
actividad en que se está trabajando
3. Mostrar en el Menú la Función Sistema la cual es similar para todas las vistas, ya que en ella se
pueden ejecutar opciones generales como:
1. Declarar los Datos Generales de la Entidad
2. Modificar la conexión con el Sistema
3. Salir del Sistema
Para comenzar a explotar el Sistema, una vez instalados los Subsistemas adquiridos, es necesario el
estudio de cada uno de los manuales de usuarios elaborados
Requisitos y Seguridad del Sistema
A partir de la actualización 7.9 el sistema incluye controles de seguridad en la base de datos que validan
la modificación de la información, por tal motivo no se podrán utilizar script's que no sean validados por
el propio sistema ni realizar acciones de modificación alguna directamente en el gestor de base de datos
por parte de los usuarios o implementadores, pues serán identificados como una alteración en la base de
datos por el sistema y el mismo invalida un grupo de operaciones hasta que se contacte con el
proveedor. El sistema deja registrada la trazabilidad de dichas operaciones para su posterior consulta por
los auditores.
Requisitos mínimos para la instalación:

Gestor de Base de Datos: SQL 2000, 2005, 2008, 2012 Enterprise Edition
Se recomienda el uso en una versión SQL Server 2008 R2 o superior para fortalecer la seguridad del
sistema.
Entorno Sist. Operativo CPU RAM HDD

Servidor BD Windos Server 2008/2012 (x86/x64) 2.0 Ghz 2 GB 40 GB
Cliente Windows 7, 8, 8.1 (x86) 1,0 Ghz 1 GB 10 GB
Optimizado para entornos Windows Server 2008R2 x64 y SQL Server 2008 Enterprise Edition
En caso de emplear Windows Server 2012 debe instalarse SQL Server 2008 ó 2012.
Recomendaciones para lograr un correcto funcionamiento de Versat en una red:
1. El gestor de bases de datos debe ser en todos los casos SQL Enterprise Edition. Se recomienda SQL
Server 2008 Enterprise Edition.
2. Debe estar instalado en un sistema operativo de tipo servidor.
3. Todos los sistemas operativos de la red (incluyendo los servidores) deben contar con los
servicepack's y las actualizaciones más recientes.
4. La base de datos debe estar en un servidor que se encuentre físicamente protegido y nunca debe
estar en una estación de trabajo.
5. El acceso al gestor de bases de datos debe ser restringido al administrador de la red u otra
persona que se designe.
6. Debe quedar constancia en los registros de seguridad informática de las salvas y/o restauras de la
base de datos del sistema.
CAPÍTULO I- CARACTERÍSTICAS GENERALES
1.1 Introducción
Este Subsistema controla varias funciones de imprescindible realización para el trabajo integral del resto
de los Subsistemas y que por las características y el diseño general del Sistema Económico Integrado es
necesario tenerlas agrupadas.
Tiene como objetivo principal, al concebir su diseño, que se cumplan al instalar el Sistema en su
conjunto, los principios de control interno establecidos en las Normas y Principios Generales de
Contabilidad, así como lograr la seguridad de los datos procesados y la información obtenida, a partir de
la definición de los posibles usuarios y los accesos de éstos a los diferentes Subsistemas en cada una de
las unidades contables de la entidad.
VERSAT-Sarasola es un Sistema concebido para su instalación en red, por las posibilidades que esta
tecnología facilita para el trabajo en un entorno de multiusuarios, aún más en Sistemas Económicos
donde se trabajan simultáneamente varias aplicaciones con volúmenes considerables de operaciones
que se relacionan entre sí y que requieren de rapidez, seguridad y confiabilidad en su procesamiento en

tiempo real, de tal forma que las administraciones puedan utilizar la información con fines gerenciales.
Si la empresa que utilice el Sistema no posee una red, puede instalar las distintas aplicaciones en
estaciones de trabajo, pero estará limitada en el acceso directo de algunas informaciones que se
establecen entre los diferentes Subsistemas, por tanto algunos beneficios estarán restringidos por estas
condiciones, y tienen que obtenerse a través de exportaciones e importaciones de datos entre los
mismos. .
1.2 Estructura Funcional
El Subsistema de Configuración consta de tres Actividades fundamentales con diferentes Funciones y

Opciones, las cuales son explicadas en capítulos específicos para que el usuario, previo a la explotación,
conozca detalladamente el alcance y el contenido, permitiéndole comenzar el trabajo sin dificultades.

1.3 Niveles de Acceso y Opciones de Trabajo
Cada una de las Actividades, Funciones y Opciones anteriores, son ejecutadas por los Administradores
que tienen permiso para trabajar en ellas; los permisos son otorgados en este mismo Subsistema en el
momento de realizar la instalación del Sistema.
Al igual que en el resto de los Subsistemas, cada uno tiene sus opciones de trabajo muy definidas, ya
que la categoría de Administrador no da derecho a trabajar en todas las Funciones y Opciones que tienen
el Sistema, sino a las que funcionalmente le corresponden siguiendo los mismos principios que se
establecen en todo el VERSAT-Sarasola
A continuación se presentan gráficamente para el conocimiento general de los usuarios:

Al iniciar la primera sesión de trabajo en la administración, el Sistema muestra una vista para que el
usuario que instaló la base de datos, identifique el nombre de la misma y del servidor.
Iniciada la sesión, este Usuario dará el acceso a los usuarios que trabajarán como administradores.

Al identificarse el usuario que va a trabajar en el Subsistema, se muestra una vista con las Actividades
definidas anteriormente, donde se realizarán todas las operaciones relacionadas con este Subsistema.
Existe un tipo de Usuarios, al que se le denomina “SIMPLIFICADO”, que como se muestra en la siguiente
vista, permite una configuración personalizada y a partir de la misma, el comportamiento del Sistema se
adecua totalmente.
Para este tipo de Usuarios (Simplificado), se distribuye un Manual de usuario o Documento, adecuado a
las características del mismo y con un adecuado grado de detalles, con vistas a la explotación del
Sistema por los mismos.

CAPITULO II- SISTEMA
Al activar la aplicación se deben realizar las operaciones relacionadas con la configuración de los datos
generales de la empresa y de la forma de trabajo, ya sea en red o estaciones independientes, para ello
aparece en la parte superior del panel una opción denominada Sistema.
2.1 Datos de la organización
Al seleccionar esta opción se muestra una vista en la cual se solicitan los datos generales de la entidad,
los que se utilizarán posteriormente como referencias para reportes y otras identificaciones.
Código: Se anota el código que identifica a la entidad en los registros de inscripción oficial de los
organismos e instituciones gubernamentales.
Nombre: Se anota el nombre que identifica a la entidad en los registros de inscripción oficiales de los
organismos e instituciones gubernamentales.
Organismo: Se anota el nombre del órgano superior al cual se subordina la entidad.
Teléfono: Se anota el o los teléfonos de la entidad.
Dirección: Se anota la dirección oficial donde radica la entidad y con la cual se inscribe en los registros

oficiales de las instituciones gubernamentales.
Logotipo: Permite mostrar el logotipo de la entidad a partir de seleccionarlo a través del camino que se
muestra en la vista
La pestaña “Comunicación” para definir los parámetros de uso del correo electrónico para el intercambio
de información, a través del Modulo de Mensajería, como se muestra en la siguiente vista, no obstante, al
estudiarse el Manual de ese Modulo (Mensajería), se podrá apreciar con todos los detalles, el mecanismo
que se utiliza para el referido intercambio de información a través del mismo.
Correo: Se anota la dirección de Correo electrónico de la entidad.

Los datos introducidos pueden ser modificados utilizando la Barra de Herramientas, identificada por
y seleccionar el botón correspondiente que aparece en ella.
La opción de Modificar Datos Generales de la Organización debe utilizarse esencialmente en el inicio de

las operaciones en el Sistema, al cometerse un error declarando alguno de los datos solicitados, aunque
posteriormente puede ser empleada también.
Codificadores
Al seleccionar esta opción, se presenta una vista que permitirá definir la estructura en forma de árbol del
codificador de Actividades Económicas, de la División Política Administrativa y del Registro de Empresas
y Unidades Presupuestadas. (Estos codificadores son utilizados propiamente para el trabajo del VERSAT
en las entidades presupuestadas)

Estos datos son propias para cada unidad declarada en el Codificadote de Unidades, por tanto allí con clic
derecho podemos modificar los datos de la misma y entrar los que faltaran, como por ejemplo el NAE, el
DAP y el REUP
2.3 Salir del Subsistema
Esta función permite finalizar las tareas en la aplicación; existen tres alternativas para realizarla:
1. Seleccionando Salir en la Actividad Sistema que se muestra en el Menú

2. Con Alt +F4
3. Seleccionando el botón Salir que se muestra en la barra de herramientas
Terminada la configuración de los datos generales de la entidad y la conexión del Sistema, están las
condiciones creadas para comenzar a trabajar en las Actividades que se definen en este Subsistema y
que son necesarias para la explotación del resto de las aplicaciones instaladas.

CAPÍTULO III- SEGURIDAD
3.1 Introducción
Esta Actividad es una de las más importantes de todas las que tiene el Sistema, ya que garantiza la
seguridad de la información contenida a partir de las funciones que realiza, las cuales se pueden resumir
en:
1. Definir los usuarios que trabajarán en el Sistema

2. Asignar a los usuarios los permisos de trabajo en las Unidades Contables y dentro de éstas a que
subsistemas tienen acceso
3. Definir los niveles de acceso dentro de cada subsistema
Estas funciones tienen un grupo de opciones cuyo estudio es necesario para garantizar que la
configuración que se realice con cada una, logre los objetivos para los cuales se han diseñado y en
especial, la relacionada con la definición de las funciones y tareas que pueden efectuar los usuarios
dentro de cada Subsistema, lo que permite cumplir mediante el Sistema, importantes principios de
control interno.
Las Funciones definidas son:
1. Usuarios
2. Permisos
Por la importancia del trabajo en estas funciones, es necesario que las definiciones sean hechas con la
participación de los funcionarios responsables de la actividad económica para lograr con posterioridad un
correcto funcionamiento de los diferentes Subsistemas en cuanto al cumplimiento de los principios de
control interno referidos con anterioridad y a la división de funciones entre los distintos usuarios al
interactuar con el Sistema.
por la importancia de tener el control y seguridad en la bases de datos se incorpora en esta vista el
menú Seguridad el cual tiene las siguientes opciones: como se observa en la próxima figura

3.2 Usuarios
Permite definir todos los usuarios que tendrá el Sistema en las distintas aplicaciones, quienes serán los
únicos con accesos a las diferentes opciones de trabajo que se les han autorizado al declararles los
permisos de trabajo, por esta razón es necesario realizar un trabajo previo a la declaración de usuarios,
para lograr una correcta definición, teniendo en cuenta las posibilidades que brinda el Sistema de
asignarle a cada tipo de usuario, Opciones de acuerdo a la responsabilidad que tiene y a las funciones
que puede realizar.
3.2.1 Declarar Usuarios del Sistema.
Para declarar los usuarios se selecciona la función Usuarios en el panel de Funciones y se muestra una
vista con el Nombre del usuario, su Identificador, qué tipo de usuario es (de red o de VERSAT-Sarasola) y
si está activo o no en el Sistema.
Se han definido cuatro posibilidades para declarar los usuarios que tendrá el Sistema en su conjunto.
1. Accionando la tecla F2
2. Accionando el Mouse con Clic derecho sobre la vista y seleccionar Adicionar.
3. Debajo de Sistema se muestra una Barra de Herramientas , en ella se selecciona

Adicionar
4. En el Menú se habilita la función Usuarios y al activarla se selecciona Adicionar de las tres
opciones que se muestran.

En las cuatro opciones se habilita una vista donde se introducen los datos que posteriormente son
necesarios para comenzar la sesión de trabajo en cualquier Subsistema, ya que aquí se define el usuario
con su nombre y clave de identificación, así como su entorno de trabajo.
Identificador: Se define la clave que identifica al usuario que se está declarando para acceder a trabajar
en el Sistema. Este aparece posteriormente en el panel resumen de usuarios del Sistema como Clave y
será siempre la que se anotará al entrar a trabajar en cualquier Subsistema. Ej. Kalia.
Nombre: Se anota el nombre del usuario identificado con la clave definida anteriormente. Ej. Kalia García
Ortega.
Tipo de Usuario: Este es un aspecto importante a definir y está relacionado con el entorno de trabajo del
usuario que se está declarando, ya que el mismo puede ser un usuario de la Red si el Sistema está sobre
este medio o un Usuario propiamente del Sistema si no está autorizado a trabajar en la Red.
Si el Sistema no está instalado en Red, todos los usuarios que se declaren son VERSAT- Sarasola, por
esta razón existen dos opciones:
1. Usuario de Red
2. Usuario VERSAT-Sarasola
Para ambos casos se habilita un escaque para definir:
1. Si es Usuario de Red, el dominio de trabajo.

2. Si es Usuario VERSAT-Sarasola, la contraseña
Al declarar la contraseña como modo de verificación y seguridad de la operación realizada se emite una
vista de confirmación al seleccionar Aceptar en la opción de captura. Si la confirmación es incorrecta,
aparece un mensaje de advertencia al seleccionar Aceptar, lo que sugiere volver a realizar el proceso de
identificación.
Una vez terminada la declaración de los usuarios, se muestra la lista de los usuarios definidos con su
identificación y entorno de trabajo.
Al comenzar la sesión de trabajo en los diferentes Subsistemas, se muestra una vista donde se solicita:
Tipo de usuario: Se refiere al entorno de trabajo autorizado para el usuario, (Usuario de Red o VERSAT-
Sarasola), el cual estará en correspondencia con la definida anteriormente, y que aparece en la columna
TIPO de la lista de usuarios de esta Función
Contraseña: Contraseña definida y que es propia de cada Usuario
Aceptada la información introducida, el usuario tiene derecho a trabajar en las actividades, funciones y
opciones para las que fue autorizado en la función Permisos.
Nota: A partir de la versión 7.7 el sistema de autentificación del sistema se cambió para evitar las
brechas de seguridad de usuarios en los servidores SQL 2000. En la actual actualización 7.9 es requisito
que la contraseña cumpla con requisitos de fortaleza de al menos 8 caracteres y de contener letras,
números y caracteres especiales. La funcionalidad de emplear usuario de red en estos momento no está
activada totalmente y se valora su restablecimiento o eliminación por completo en la próxima versión.
3.2.2 Eliminar Usuarios
Los usuarios definidos pueden ser eliminados del Sistema, invalidando totalmente sus posibilidades de
trabajo si no han realizado operaciones, para lo cual existen cuatro opciones estando siempre sobre el
usuario a cancelar.
2. Accionando el Mouse con clic derecho sobre la vista y seleccionado Eliminar.
3. Seleccionado la Función Usuario que aparece en el Menú y de las opciones que se muestran
marcan con el Mouse en Eliminar
4. Debajo de Sistemas, se muestra una Barra de Herramientas identificada por , de ella se

selecciona Eliminar
En todos los casos se habilita una vista de alerta para que el usuario confirme o no la operación a
realizar, esto evita errores y consecuencias negativas para el buen funcionamiento de las aplicaciones.

3.2.3 Activar y desactivar Usuarios
Los usuarios que estén activos en el Sistema, en un momento determinado pueden ser desactivados
para que no puedan realizar más operaciones, ya sea definitiva o temporalmente, al igual que mostrarlos
o no en la vista, para ellos se seleccionan las opciones correspondientes.
3.2.4- Modificar
Permite hacer modificaciones a determinados parámetros definidos en los usuarios referidos a su

identificación y clave de acceso, se accede a ella con tres opciones
1. Seleccionando la opción Usuarios en la Barra de Herramientas

2. Accionando el Mouse con clic derecho sobre la vista y seleccionando Modificar
3. Seleccionando el icono correspondiente en la Barra de Herramientas
3.3 Permisos
Dentro del Sistema, esta función es determinante, ya que posibilita autorizarle a cada usuario los Niveles
de Acceso y opciones previamente definidas para cada Subsistema, pudiendo realizar en ella las
siguientes operaciones:
1. A cuáles Unidades Contables tienen acceso.

2. Dentro de cada Unidad Contable, en qué Subsistemas puede trabajar.
3. Qué Nivel de Acceso tiene en relación con las definiciones que por Sistema se establecen
(Contador, Especialista en Contabilidad, Financista, Operador, etc.)
3.3.1 Declarar Permisos de Trabajo
El primer permiso que se debe definir es el de administración, el cual tiene las opciones de administrador
económico y administrador informático, existiendo dos alternativas como a continuación se señala
1. Se acciona el Mouse con clic derecho y se selecciona

2. Se selecciona el icono correspondiente en la Barra de Herramientas Establecer

permisos de configuración
En ambos casos se activa la siguiente vista para asignar los permisos correspondientes
Para poder asignar los permisos se deben haber realizado con antelación los siguientes pasos:
1. Tener declarados los usuarios

2. Tener actualizadas las unidades contables
3. Estar instalados los Subsistemas que se procesarán como partes integrantes del Sistema.
Una vez efectuadas estas operaciones, se procede a declararle a cada usuario los permisos de trabajo
como se explica a continuación:
Se selecciona la opción Permisos en el panel de funciones y se habilita una pantalla de trabajo para
realizar todas las opciones que esta función posibilita.
En la vista, las opciones se realizan en el siguiente orden.
1. Se selecciona la Unidad Contable en la que trabajará el Usuario, de la lista que se despliega al

seleccionar el botón correspondiente
2. Se selecciona el Subsistema en que podrá trabajar el Usuario, de la lista que se muestra al
seleccionar el botón correspondiente
3. Se selecciona el usuario y sus Niveles de Acceso en el Sistema disponiéndose de cuatro opciones
para ello
1. Accionando el Mouse con clic derecho sobre la vista y seleccionado Adicionar Usuario.
2. Con la tecla F2 y seleccionando Adicionar Usuario
3. Seleccionando el primer botón de los tres siguientes que aparecen en la vista de
trabajo mostrada.
4. Seleccionando en la Barra de Herramientas Adicionar usuario

En todos los casos aparece una vista para seleccionar el usuario y sus Niveles de Acceso
correspondientes, siguiendo para ello las siguientes instrucciones:
1. Usuario: Al seleccionar el botón se muestran los usuarios declarados que no han sido autorizados
con un Nivel, para escoger uno
2. Nivel de Acceso: Aparecen los definidos por el Sistema, de los cuales se pueden marcar uno o más
en dependencia de las decisiones de la entidad, siempre teniendo en cuenta los objetivos que se
persiguen con esta opción
Este proceso actualiza continuamente la lista de usuarios con los permisos correspondientes hasta
hacerlo para todos y al terminar el mismo se presenta el resultado en una vista que contiene:
1. La Unidad Contable.
2. Subsistema al cual tienen acceso los usuarios mostrados en la vista
3. Niveles de Acceso dentro del Subsistema
Los Niveles de Acceso que existen en los diferentes Subsistemas tienen a la vez opciones de trabajo, que
coinciden con las operaciones que se realizan en cada uno y que se distribuyen con el Sistema, por lo
que la entidad que lo adquiera recibe:
1. Los Niveles de Acceso posibles en cada Subsistema para autorizar a los usuarios a trabajar.
2. Las Opciones de trabajo que puede realizar cada Nivel de Acceso autorizado a un usuario en un
Subsistema.
Esta es una de las características principales que tiene esta función, ya que de las opciones que se le
asignan a cada usuario, depende el correcto funcionamiento del registro contable y otras operaciones en
los diferentes Subsistemas en cuanto a la división de funciones que necesariamente tiene que existir
para la ejecución del mismo y en todo el proceso de control de los recursos materiales, financieros y

laborales.
Como parte esencial del Sistema para lograr sus objetivos en cuanto a la división de funciones y accesos
a trabajar en los Subsistemas y dentro de estos a diferentes opciones, es que se definen los Niveles de
Acceso, los cuales son asignados a cada usuario en el momento de declarar los permisos de trabajo
como se explicó con anterioridad.
Esto le permite a la empresa realizar una división del trabajo de forma automatizada, que garantice el
control interno y la seguridad de los recursos en cuanto al manejo y registro contable de los mismos,
logrando a la vez satisfacer los requerimientos de auditoria referidos a las Normas y Principios Generales
de la Contabilidad actualmente vigentes.
Los Niveles de Acceso son distribuidos en la instalación del Sistema y los mismos están definidos
teniendo en cuenta las características generales y homogéneas de la actividad económica del universo
de las entidades, por lo que son aplicables a cualquiera que decida instalar el VERSAT- Sarasola.
No necesariamente son los cargos que existen en la plantilla del área económica, sino que representan
una clasificación que le permitirá a la entidad asignárselo a un usuario en dependencia de las tareas que
realizará en los Subsistemas y la necesidad de dividir las funciones para evitar violaciones en los
principios de control interno.
Las Opciones de Trabajo son las tareas que se pueden realizar en un Subsistema y coinciden con la
estructura funcional de cada uno, por lo que al igual que los Niveles de Acceso, se distribuyen en la
instalación del Sistema.
En el proceso de autorizarles a los usuarios, un determinado Nivel de Acceso, se pueden presentar las
siguientes situaciones:
1. Un usuario puede tener más de un Nivel de Acceso.

2. Un Nivel de Acceso puede estar asignado a más de un usuario.
3. Una misma opción de trabajo o tarea, puede ser ejecutada en más de un Nivel de Acceso
Teniendo en cuenta lo explicado en relación con los Niveles Acceso y las opciones de trabajo, la entidad
para ejecutar la función Permisos debe tener en cuenta lo siguiente:
1. Debe conocer los Niveles de Acceso que tienen los diferentes Subsistemas
2. Analizar las opciones de trabajo que tiene cada Nivel de Acceso
3. Analizar la relación (Nivel de Acceso – Opciones )para previamente determinar a qué usuarios le va
a definir un Nivel de Acceso y de esta forma garantizar una correcta división de funciones y del
registro de las operaciones contables teniendo en cuentas las características de los usuarios que
existen en el Sistema
Para conocer el contenido de cada uno de los niveles de acceso se selecciona en la Barra de
Herramientas el cuarto icono Descripción de niveles de acceso, mostrándose la siguiente
vista en correspondencia del subsistema que se haya seleccionado

3.3.2 Autorizar Niveles de Acceso y Opciones de trabajo en versiones futuras
Teniendo en cuenta la necesidad imprescindible de esta función para la administración del Sistema en su
conjunto y de que la entidad se responsabilice con la definición de los Niveles de Acceso que tendrá el
mismo para que pueda ajustarlos a las condiciones propias, en versiones futuras se implementará un
control de usuarios que le permitirá las siguientes posibilidades a la entidad que adquiera el VERSAT-
Sarasola
1. Realizar un estudio detallado de todas las opciones de trabajo de cada Subsistema y con el
personal que trabajará en cada uno de ellos, definirá cuáles son los Niveles de Acceso que utilizará
de acuerdo a sus características, diferenciándose de la versión actual en que la entidad los
selecciona de los que el sistema propone.
2. Definirle las Opciones que puede realizar cada usuario para garantizar el registro contable y el
control financiero de los recursos, según las disposiciones vigentes y las características propias de
la entidad, diferenciándose de la versión actual en que es la entidad quién le asigna las tareas a los
usuarios y no el Sistema.
En la Actualización 7.XX del VERSAT, se añadió un nuevo permiso de Mensajería, donde el nivel de
acceso es Operador de Mensajería y permite acceder a la Mensajería y realizar todas las operaciones,
excepto el procesamiento de las informaciones de cada subsistema para lo que se necesita contar con el
permiso de Especialista Principal.
Niveles de Acceso.
Subsistema de Contabilidad General
1. Especialista Principal
2. Especialista en Contabilidad
3. Contador Operador
4. Consultor
5. Operador de Indicadores
Subsistema de Finanzas y Caja
1. Especialista Principal

2. Procesador de documentos de cobros

3. Procesador de documentos de pagos
4. Gestor de Banco
5. Procesador de Obligaciones
6. Procesador desde otros Subsistemas
7. Consultor
Opciones o tareas a realizar en Contabilidad General
1. Realizar Apertura de Cuentas

2. Modificar Cuentas
3. Eliminar Cuentas
4. Abrir Análisis a las Cuentas
5. Asentar Comprobante
6. Imprimir Balance de Comprobación de Saldos
Opciones o tareas a realizar en Finanzas y Caja
1. Procesar Instrumentos de Pagos recibidos

2. Procesar Instrumentos de Pagos emitidos
3. Eliminar documento de cobros
4. Abrir Cuentas de Banco
5. Procesar Estado de Cuentas
6. Realizar Conciliación Bancaria
7. Procesar Recibos de Ingresos
8. Gestionar Crédito Bancario
Con esta información se realiza la designación de opciones o tareas, la cual se hace después de definirle
a cada usuario el Nivel de Acceso que tiene con el procedimiento explicado en el aspecto.

De los Niveles de Acceso que aparecen en el ejemplo, hay dos sin opciones de trabajo en estos
Subsistemas, porque no tienen permiso para trabajar en ellos, lo que no indica que en un momento
determinado, no se le asignen por redistribución de trabajo, ya que estas opciones pueden ser ofrecidas
a otros usuarios o traspasadas definitivamente.
Configuración- Registro de acceso de usuarios.
Al iniciar una sesión de trabajo en VERSAT, el usuario debe suministrar el identificador y la contraseña
para acceder al subsistema. El proceso que establece la conexión a la base de datos intenta conectarse
utilizando los parámetros del usuario. Con el objetivo de registrar los accesos de los usuarios al VERSAT
se diseñó un mecanismo que registra el usuario, la estación desde donde se trabaja, el subsistema que
se inicia, la fecha y hora de inicio y al terminar la sesión se actualizan la fecha y hora de terminación.
La información sobre los accesos de los usuarios al sistema se muestra en la ventana siguiente que se
obtiene al seleccionar:

La selección de los accesos se puede filtrar por un determinado usuario y/o un determinado subsistema.
En cuanto al momento en que se registran, se puede establecer un intervalo de fechas, el día actual o
todos los accesos. También se puede restringir la selección de acuerdo a si está conectado en ese
momento, si la ejecución se abortó o si terminó de forma normal.
3.4 Seguridad
Esta es una nueva prestaciones del sistema la cual se encuentra en la Actividad Seguridad, Vita de
Usuarios en la misma se dan las herramientas necesarias para que los administradores de sistemas
tengan el monitoreo en tiempo real de los procesos que se están ejecutando ademas de brindar nuevas
opciones del sistema.
3.4.1 Parámetros de Seguridad
En esta opción el administrador puede configurar y parámetrizar las políticas de claves y seguridad de su
empresa; para ello sólo hay que definir las opciones que se muestran en la próxima figura:

Donde:
Para la política de clave se especifica:
1. La longitud mínima de la clave o contraseña.

2. Número de intentos fallidos, para deshabilitar el usuario cuando este supere los intentos.
3. A partir de que día se le empieza a notificar el tiempo de validez de la clave.
4. Definir el tiempo de validez de la clave.
5. Escoger los caracteres que formaran parte de su clave: Mayuscula, Números, Caracteres
Especiales.
El administrador puede marcar lo que desee. También se especifican si el usuario puede tener accesos
simultáneos desde diferentes estaciones y el tiempo de inactividad de la sesión.
3.4.2 Sesiones Abiertas
Mediante esta opción el administrador puede saber quien esta accediendo al sistema en estos momentos
y desde que aplicación y estación de trabajo. en la misma se puede cerrar una sesión previamente
seleccionada como se ve en la siguiente imagen:

3.4.3 Usuarios Deshabilitados
Está opción se habilita cuando el motor de SQL Server es SQL 2005 o superior, muestrando todos los
usuarios deshabilitados que existen en el servidor y pertenecen a la base de datos activa.
En la misma se muestra el usuario deshabilitado, la fecha de creado y el último acceso al sistema. Un

usuario puede deshabilitarse por muchos motivos, pero el fundamental es que supere el número de
intentos fallidos permitidos.
La acciones que se realizan en esta opción son:
1. Habilitar Usuario: mediante la cual se activa el usuario para la base de datos actual.
2. Imprimir listado de usuarios deshabilitados.

3.4.4 Corregir usuarios huérfanos
Un usuario se considera huérfano cuando el usuario existe en la base de datos pero el mismo no tiene
asociado un inicio de sesión en el servidor. Esto puede ocurrir por diversas causas como son:
1. Por restaurar la base de datos en un nuevo servidor.

2. Por hacer una restaura de la base de datos en un servidor de una versión superior a la de la base
de datos.
3. Por Deterioro de la base de datos.
El sistema detecta si existen usuarios huérfanos y de existir habilita esta opción, la misma sólo estará
disponible en versiones de SQL Server 2005 o superior.
3.4.5 Estadísticas de conectividad
Esta opción solo se habilita en moteres de bases de datos SQL Server 2012 o superior. en la misma
brinda una serie de consultas de utilidad para los administradores del sistemas como:
1. Número de sesiones de cada usuario.

2. Sesiones inactivas que tienen transacciones abiertas.
3. Número de sesiones por Instancias.
4. Número de sesiones por Aplicaciones.
5. Listado de Jobs(Trabajos) Des-habilitados.
6. Comandos ejecutándose actualmente.
7. Estados de los servicios.
3.4.6 Accesos al sistema
Como se muestra en la figura anterior ahora el sistema cuenta con un registro de trazabilidad del usuario
en el sistema. la cual muestra que realizó un usuario especifico o todos los usuarios en un período de
tiempo dado, en un subsistema o en todos.
3.4.7 Actualizar Compatibilidad de Bases de datos
A partir de esta versión si usted deseas migrar hacia un motor de SQL superior. Es tan sencillo como
hacer una restaura de la base de datos en el nuevo servidor. y el sistema detectara que la base de datos
procede de una versión anterior y el mismo le recomendara ir a está opción, en la cual se realizan varias
acciones sobre la bases de datos como se observa en la siguiente figura:
Es preciso hacer una copia de seguridad de la bases de datos antes de ejecutar esta opción, en la misma

se realizan las siguientes acciones:
1. Actualizar estadística de la base de datos: Al hacer una restaura de una base de datos en otro
motor de SQL superior, se pierde toda la información estadística de la bases de datos como son,
indices, integridad referencial, etc.
2. Chequear y corregir integridad de los campos: Se corrigen todos los tipos de campos que
cambiaron y no son compatibles con el nuevo motor de SQL Server.
3. Chequear y corregir integridad de los datos: Se realiza un chequeo de la integridad de los datos y
corrigiéndose de ser posible.
4. Corregir recuento de paginas y filas de los datos: Se realiza el nuevo recuento de paginas de datos,
cluster de indices y recuento de las filas de datos, la cual se alteran en versiones anteriores
fundamentalmente si el anterior motor de base de datos era SQL Server 2000, el cual hace un uso
incorrecto del paginado de la base de datos provocando el aumentado innecesariamente el tamaño
de la base de datos.
5. Corregir problemas de usuarios con inicios de sesiones: Al hacer la restaura de la base de datos
sobre un motor superior todos los inicios de sesiones de los usuarios se pierden, mediante esta
opción se recuperan todos los inicios de sesiones.
6. Actualizar versión de compatibilidad: Se actualiza el nivel de compatibilidad de la base de datos.
mejorando las funcionalidad de la misma sobre el motor de SQL.
Nota: los cambios de compatibilidad de la base de datos es irreversible y la misma no puede ser usada
en versiones anteriores al nivel de compatibilidad.
3.5 Editor de SQL
Esta es una nueva prestación del sistema, la cual tiene como objetivo principal el control de todos los
script que se ejecutan para arreglos del sistema, los cuales por las medidas de seguridad implementadas
en esta versión solo se pueden ejecutar en esta vista y el script debe de ser elaborado o certificado por
nuestro grupo pues el mismo lleva un mecanismo de seguridad que se implementa en nuestro grupo y
no permite ejecutar script que no sean validados.
Tambien se pueden hacer consultas a la base de datos las cuales pueden usarse por los subsistemas
para informaciones no brindadas por el mismo.
La vista como se muestra en la proxima imagen consta de 3 paneles fundamentales: - Panel de opciones.
- Panel de edición. - Panel de mostrar los resultados y los diferentes mensajes de ejecución.

3.5.1 Ejecutar script
Mediante esta opción , el usuario con permiso de administración del sistema (no se permite el usuario:
sa), puede ejecutar script el cual tiene la extensión .svs (script versat sarasola) como se muestra en la
imagen:
Donde el usuario busca el script a ejecutar y le da a abrir. En ese momento el sistema valida el script el
cual debe de contener información adicional como son:
1. Descripción del script a ejecutar.

2. Subsistema que afecta el script.

3. Procedencia: que empresa y usuario hizo el script.
4. CheckSum: es el patrón de validación del script el cual a través de este mecanismo se detectan
modificaciones o alteraciones del mismo.
Un pequeño ejemplo de un script es el siguiente:
una vez validado el mismo el sistema procede a ejecutarlo, dejando la traza de ejecución,
Fecha,Usuario,Estación de trabajo y subsistema que afecta y una vez terminada la ejecución se procede
a calcular los CRC de las filas afectadas.
Mediante las opciones , , , , pueden
1. Crear una nueva consulta: en esta opción se pide un título y un subsistema de procedencia de la
consulta.
2. Abrir una consulta existente.
3. Guardar la consulta activa.
4. Ejecutar la consulta Activa.
CAPITULO IV- CODIFICADORES
4.1 Introducción
Todo el proceso de registro de los hechos económicos se realiza a través de diferentes codificadores que
caracterizan entre otros aspectos:
1. Las relaciones que se establecen entre Clientes y Proveedores

2. Situación de almacenaje de los recursos materiales y las producciones terminadas pertenecientes
a la empresa
3. Responsabilidad de los trabajadores ante la custodia de determinados bienes materiales.
4. Las relaciones económicas mutuas entre los trabajadores y la empresa.

5. Las subdivisiones estructurales que se realizan como formas o métodos de gestión administrativa.
6. La naturaleza y el origen propio de los hechos económicos.
En este Subsistema se han concebido aquellos codificadores que se utilizan de forma general por el resto
de las aplicaciones y que a la vez son una herramienta auxiliar para la Contabilidad General y de Costos,
con el objetivo de registrar cada operación contable hasta el nivel de análisis imprescindible para la
Administración.
Se exceptúan el Clasificador de Cuentas y de Centros de Costos porque son propios de estos

Subsistemas y se definen por ellos mismos como rectores del funcionamiento organizativo del resto de
los Subsistemas en cuanto a cómo registrar los hechos económicos, ya que el resultado final de todas las
operaciones efectuadas y registradas se resumen en la Contabilidad General, la determinación de los
Costos y la obtención de los resultados finales al cierre de un período o ejercicio económico.
Todas las modificaciones o adiciones que se realicen tienen que efectuarse en este Subsistema para
mantener la uniformidad y organización necesaria de los codificadores y el correcto funcionamiento
integral del Sistema.
La vista general de la aplicación muestra las tres alternativas de trabajo, de las cuales se selecciona la
correspondiente a Codificadores,
4.2 Apertura de los Codificadores
Cuando se selecciona la opción de Codificadores, se visualizan los codificadores que contiene esta
aplicación que son:
De forma general se han habilitado cuatro opciones para declarar los codificadores anteriores:
2. Accionando el Mouse con clic derecho sobre la vista y seleccionar Adicionar de las opciones
propuestas.
3. Seleccionar el botón que aparece debajo de Sistema en la Barra de Herramientas que se identifica
según el codificador.

1. Cuando se habilita un codificador para su actualización, se activa el nombre del mismo en el Menú
junto a la opción Sistema, accionando el Mouse con clic en él, se muestran varias alternativas, de
ellas se escoge Adicionar.
En todos los casos se muestra una vista donde se solicitan los datos necesarios en dependencia de las
características de los codificadores que se estén actualizando.
Además, todas las operaciones que son posibles realizar en un tipo de codificador, se pueden ejecutar a
partir de la vista que se muestra al accionar el Mouse con clic derecho.
4.2.1 Codificador de Unidades
Este codificador es el primero en confeccionarse, ya que el registro de las operaciones contables en el

Sistema Económico Integrado VERSAT-Sarasola se sustenta en la filosofía actual de organizar las
estructuras de producción, servicios y administración, EN UNIDADES EMPRESARIALES DE BASE donde
predomina una división estructural económico - administrativa, basada en una descentralización del
registro de los hechos económicos y la determinación y análisis de los resultados de forma
independiente, lo que ha originado la creación de pequeñas y medianas unidades económicas en las
entidades que respondan a estos principios.
Además, esta forma de organizar el registro contable, permite asimilar la automatización de otras
estructuras actuales y futuras, lo que le da una plena flexibilidad al Sistema en su funcionamiento.
Es necesario también su confección en primer orden, porque existen otros codificadores que se

relacionan con éste para lograr el registro contable por unidades como son, el de almacenes,
trabajadores, y custodios.
Al seleccionar una de las cuatro variantes señaladas para confeccionar el codificador, se muestra la
siguiente vista:
1. Código: Se anota el número que la empresa determine por decisión propia o alguna definición
previamente recibida.
2. Nombre: Se anota el nombre que de forma oficial está autorizado para denominar las unidades
creadas.
3. Dirección: Se anota la dirección donde radica la Unidad Contable.
4. Correo: Dirección de Correo electrónico de la entidad
5. NAE: Nomenclador de Actividad Económica
6. DPA: División político Administrativa
7. REUP: Registro de Empresas y Unidades Presupuestadas
4.2.2 Codificador de Almacenes
Los recursos materiales dentro de las empresas son registrados en cuentas contables y depositados en
locales comúnmente denominados almacenes, los cuales tienen generalmente una identificación propia
con un código y un nombre.
Es común en el sector empresarial tener identificados los almacenes con un análisis dentro de la cuenta
que identifica la característica de los recursos almacenados. Ejemplo:
Recursos: Piezas y Repuestos. (Cuenta – 191- Partes y Piezas de Repuesto)

Almacén: Piezas y Repuestos
Número: 001
Identificación en el Clasificador de Cuentas:
191 001-Almacén, Partes, Piezas, Repuestos

Este procedimiento origina tener en el Clasificador de Cuentas, en un nivel determinado, una

clasificación de cada uno de los almacenes existentes sin distinguir los usuarios de los mismos,
motivando en ocasiones, la existencia de clasificadores extensos y registros contables complicados.
En este Sistema existe una concepción diferente, surgen los análisis de las cuentas que explicaremos en
el Subsistema de Contabilidad, donde se definen para cada una que requiera análisis, cuáles son sus
elementos componentes para efectuar el registro contable de los mismos.
En esta función se definen todos los almacenes existentes en la entidad y se relacionan con la unidad a
que pertenecen para con posterioridad en el Subsistema de Contabilidad establecer la relación entre
estos y las cuentas contables, quedando habilitado en el Clasificador de Cuentas para el trabajo futuro.
Con este codificador también se establecen relaciones con el Subsistema Control de Inventarios y de
Contratación y Facturación por el movimiento que se producen en los Productos terminados y materiales
para el insumo, los cuales se registran contablemente a partir de la asociación, Almacén – Unidad –
Cuenta
Al seleccionar una de las cuatro alternativas para introducir los almacenes, se activa la vista siguiente:
1. Código: Se le asigna un número interno que la entidad determine. Este código es el que aparecerá
en el codificador de cuentas como análisis, el que tendrá como identificación en el Subsistema de
Control de Inventarios y se utilizará para establecer las compatibilizaciones de los saldos en
existencia con los que muestran los registros contables.
2. Nombre: Se identifica con el nombre que la entidad determine, y está por lo general relacionado
con las características de los recursos materiales almacenados.
3. Unidad: Al activar el botón se muestran todas las unidades declaradas en el Codificador
correspondiente, por lo que se seleccionará a cuál pertenece el almacén que se está actualizando.
4. Jefe de Almacén: Se identifica el responsable de los bienes del almacén.
5. Dirección: Se identifica la dirección del almacén.
4.2.3 Codificador de Custodios
Como parte del Subsistema de Control de Inventario está el control de los Útiles y Herramientas en Uso,
para lo cual es necesario tener identificado a los usuarios de estos medios como parte importante del

control de los recursos materiales.
Por esta razón se crea este Codificador, el cual contiene la relación de todos los trabajadores, áreas de
trabajo y otra identificación, que tienen bajo su custodia estos recursos y se confecciona bajo los mismos
principios que el de almacenes.
1. Código: Se le asigna un número interno que la empresa determine. Este código es el que aparecerá
en el codificador de cuentas como análisis, el que tendrá como identificación en el Subsistema de
Inventarios en la parte correspondiente al control de Útiles y Herramientas y se utilizará para
establecer las compatibilizaciones de los saldos en existencia con los que muestran los registros
contables, así como para efectuar los controles establecidos para verificar las existencias.
2. Nombre: Se identifica con el nombre de la persona o área de trabajo que está responsabilizada con
la custodia de los recursos.
3. Unidad: Al activar el botón se muestran todas las unidades declaradas en el Codificador
correspondiente, seleccionándose a la cual pertenece el Custodio que se está actualizando.
4.2.4 Codificador de Entidades
Las relaciones monetarias mercantiles que se establecen entre las empresas, se registran contablemente
y por tanto es necesario tener identificados tanto a los clientes como a los proveedores en los
Submayores correspondientes para conocer, en un momento determinado, el estado financiero de las
relaciones de compraventa que se han efectuado.
Para lograr lo anterior se crea este codificador, el cual contiene el universo de las empresas con las que
se tienen relaciones, siendo de gran importancia para el funcionamiento de los Subsistemas de
Inventarios, Contratación y Facturación, Control y Pago de Caña y, muy fundamentalmente, para el de
Finanzas y Caja.
Los datos contenidos en el mismo aparecen en la vista que se activa al introducirlos y que se muestra a
continuación

1. Código: Se le asigna el que cada entidad determine, por lo general se asume el que tiene en el
registro de entidades, o sea, los últimos 4 o 6 dígitos del código REU.
2. Código REU: Código oficial que tiene cada entidad y que la identifica ante instituciones
gubernamentales
3. Nombre: Nombre que identifica la entidad en el REU.
4. Abreviatura: Siglas que la entidad determine para identificarse, ya sean de forma comercial o de
manera convencional.
5. Dirección: Se describe la dirección, identificación necesaria para mantener las relaciones con los
clientes y proveedores.
6. Email: Dirección de correo electrónico.
7. Teléfono: Número telefónico, y Fax.
8. NIT: Número de Identificación Tributaria.
9. IRCC: Identificador de Registro Comercial Central de la entidad
10. Provincia: Es la Provincia donde radica la entidad.
11. País: Es el País donde radica la entidad.
Como parte importante de este codificador se ha añadido la opción Grupos la cual permite agrupar las
entidades por diferentes clasificaciones o requerimientos de los usuarios para obtener determinada
información relacionada con las obligaciones de cobros y de pagos.
Se accede a ella a través de la opción que se muestra en la vista que se activa al accionar el Mouse con
clic derecho o en Entidades de la barra de menú de opciones.

La vista consta de dos secciones:
1. Grupos: Aquí se definen los grupos de entidades para obtener la información con las clasificaciones
deseadas, ejemplos: Provincias, Municipios, Sectores de la Economía, Ministerios, etc.
2. Entidades: Se seleccionan las entidades que se relacionan con el grupo definido que se muestran
en la lista que aparece al accionar el Mouse sobre el botón adicionar.
También se permite capturar las diferentes cuentas bancarias que poseen los suministradores ó clientes
por cada moneda.
4.2.5 Codificador de Trabajadores
En este codificador se definen los trabajadores que tiene la entidad, y que posteriormente serán
utilizados en el trabajo del Sistema en su conjunto. En el Subsistema de Contabilidad, se explica cómo
relacionarlo con las diferentes cuentas que los utilizan para el registro de las operaciones contables
relacionadas con nóminas, ventas de materiales, etc.
Los datos contenidos en el mismo aparecen en la vista que se activa al introducirlos y que se muestra a
continuación:

1. Código: Se anota el número que tiene cada trabajador, previamente asignado y que debe coincidir
con el que aparece en la nómina.
2. Nombre: Se anota los nombres del trabajador que aparece registrado en su expediente laboral.
3. 1er Apellido: Se anota el apellido del trabajador que aparece registrado en su expediente laboral
en el orden 1ro
4. 2do. Apellido: Se anota el apellido del trabajador que aparece registrado en su expediente laboral
en el orden 2do.
5. No. De Identidad: Número del Carné de Identidad
6. Dirección: Dirección personal del trabajador que aparece registrada en su Carné de Identidad
4.2.6 Codificador de Áreas de Responsabilidad
Para lograr una efectiva administración de todos los recursos en una entidad y garantizar el
cumplimiento de los diferentes planes que conforman el Presupuesto Maestro, es necesario subdividir en
Áreas de Responsabilidad las estructuras de dirección para asignarlos a cada una y respondan por los
resultados. La conformación de las Áreas de Responsabilidad es propia de cada entidad de acuerdo a sus
características y necesidades, teniendo presente para ello las siguientes premisas.
1. Debe permitir el control de los planes de Producción y Ventas si son áreas productivas
2. Los Presupuestos de Gastos se deben controlar por Centros de Costo, por lo que un Área de
Responsabilidad al menos debe tener uno donde se registren los gastos por elementos que se
originen como resultado de su funcionamiento.
3. Deben estar subordinadas a una única Unidad Contable
Las áreas se conforman de acuerdo al formato definido en ese mismo Subsistema
4.2.6.1 Apertura de Áreas de Responsabilidad
El primer paso para poder definir las áreas de responsabilidad, es seleccionar el formato previamente
establecido en la Actividad Parámetros, al cual se puede acceder a través de la Barra de Herramientas y
en las opciones que se muestran al accionar el Mouse con clic derecho sobre la vista de la aplicación

Para crear nuevas Áreas de Responsabilidad, se selecciona esta función en el panel correspondiente,
mostrándose una vista para realizar las operaciones
Existen tres Opciones para definirlas.
1. Seleccionando Apertura en la Barra de Herramientas

2. Accionado el Mouse con clic derecho sobre la vista, se muestran varias Opciones de trabajo, de las
cuales se selecciona Apertura
3. Seleccionado Ctrl.+ A
Con algunas de estas opciones se habilita la siguiente vista:
En esta con dos opciones se realizan las aperturas:
1. Accionando el Mouse con clic derecho se muestran varias opciones de las cuales se selecciona
Apertura
2. Seleccionado en la Barra de Herramientas la imagen
En ambos casos se muestra la vista de captura

1. Clave: Número que identifica al área de responsabilidad. Admite la cantidad de caracteres

definidos en el formato.
2. Descripción: Nombre del Área de Responsabilidad, la cual debe coincidir con el que tiene en la
estructura de dirección interna de la entidad.
3. Unidad: Unidad contable a la cual pertenece.
Este mismo procedimiento se aplica si se realizan aperturas en otros niveles del formato
4.2.6.2 Modificar propiedades
Existen dos Opciones para realizar modificaciones
Seleccionado el área a modificar en la vista de captura
1. Seleccionado Modificar en la Barra de Herramientas

2. Accionando el Mouse con clic derecho se selecciona Modificar de las opciones que se muestran
En ambos casos se muestra la vista para realizar las modificaciones
4.2.6.3 Eliminar Áreas de Responsabilidad
Existen tres opciones para realizarla una vez seleccionada la vista de apertura
1. Seleccionado Eliminar en la Barra de Herramientas

2. Accionado el Mouse con clic derecho y seleccionado de las Opciones que se muestran.
3. Seleccionando la tecla funcional F5
En cada caso se muestra una vista de confirmación
4.2.7- Bancos
En esta función se definen los bancos y las sucursales correspondientes que serán utilizadas
posteriormente en cada entidad para las operaciones de cobros y pagos al emitir las transferencias
bancarias u otro instrumento de pago
Para realizar las aperturas existen dos opciones:
1. Con la techa funcional F2

2. Con clic derecho y seleccionando
A continuación se muestra una vista para las aperturas
1. Código: Número que identifica al Banco

2. Nombre: Nombre que lo representa
Una vez definido, se declaran las sucursales correspondientes y para ello se selecciona con clic derecho
en la vista de Banco, mostrándose las opciones de trabajo posible y dentro de ellas la de sucursales:
Y en la vista que se presenta se realizan las definiciones necesarias, que son el código y el nombre de la
sucursal

Terminada la captura, se muestra la vista con cada uno de los bancos definidos y sus sucursales
asociadas
4.3 Eliminar elementos de los Codificadores
Una vez introducidos los codificadores, pueden ser eliminados algunos de los elementos que los
componen o todos, siempre que no tengan operaciones realizadas y asentadas en los registros contables
correspondientes, para efectuar esta operación se han creado cuatro alternativas que se ejecutan

cuando están sobre el elemento del codificador en que se esté trabajando.
1. Activando la tecla F5
2. Accionando el Mouse con clic derecho sobre la vista y seleccionando la opción Eliminar.
1. Seleccionar en el Menú el nombre del codificador que está activado, mostrándose varias opciones
de trabajo entre las que aparece Eliminar identificada con el tipo de codificador que se trate.
1. Seleccionar en la Barra de Herramientas que aparece debajo de Sistema, el botón que identifica al
codificador que está activado
Al seleccionar alguna de las variantes anteriores, se muestra un mensaje de alerta para confirmar o no la
operación a realizar, porque de ejecutarse los cambios efectuados son irreversibles
4.4 Modificar elementos en los Codificadores
Los elementos que componen los codificadores pueden ser modificados, para lo cual existen cuatro
posibilidades estando siempre sobre el o los elementos correspondientes:
1. Accionando el Mouse con doble clic izquierdo sobre el elemento a Modificar

2. Seleccionando el nombre del codificador en que se está trabajando que aparece en el Menú y
eligiendo Modificar de las opciones propuestas
3. Seleccionando en la Barra de Herramientas que aparece debajo de Sistema la opción Modificar
4. Accionando el Mouse con clic derecho y seleccionado Modificar de las seis opciones propuestas
En todos los casos se muestra la vista correspondiente al codificador con que se desee trabajar para
efectuar las modificaciones previstas.
Las modificaciones efectuadas actualizan todo el Sistema, por ejemplo, el Clasificador de Cuentas en el

nivel donde está definido el análisis que se identifica con el codificador correspondiente.
Estas modificaciones no alteran las operaciones que se hayan realizado con el elemento en todo el
Sistema, solo que el elemento ahora se identifica diferente.
4.5 Exportar e Importar Codificadores
Todos los codificadores creados pueden ser exportados e importados de otros o para otros Sistemas
mediante el formato definido para ello.
Para lograr lo anterior, existen en la Barra de Herramientas dos botones que permiten efectuar estas
operaciones, por lo que en dependencia de la que se desee realizar, se seleccionarán indistintamente,
mostrándose la vista para escoger la carpeta donde está o quedará guardado el archivo.
Una vez efectuada estas operaciones de forma correcta, el Sistema le brinda la confirmación en el
siguiente mensaje como en el caso de una exportación del Codificador de Unidades.
Estas opciones son utilizadas cuando se comienza a explotar por primera vez el VERSAT-Sarasola en
aquellas entidades que tienen la Contabilidad u otro Sistema Automatizado y utilice alguno de estos
codificadores.
4.6 Imprimir
Los codificadores capturados pueden ser impresos para facilitar el trabajo con los mismos, habilitándose
para ello cuatro posibilidades al seleccionar el que se desea imprimir:
2. Accionando el Mouse con clic derecho sobre la vista, se muestran varias opciones, escogiendo de

ellas Imprimir
3. Seleccionar en la Barra de Herramientas la opción Imprimir
4. En el Menú se selecciona el codificador activo, y se muestran varias opciones de ellas se escoge
Imprimir
Al seleccionar alguna de las posibilidades anteriores se muestra una vista con el resultado.
CAPITULO V – PARÁMETROS
5.1 Introducción
El Sistema Económico Integrado VERSAT-Sarasola en su concepción, introduce elementos importantes

para el trabajo de la contabilidad en las entidades, a partir de las transformaciones económicas que se
llevan a cabo constantemente y a la propia necesidad de flexibilizarla para el trabajo de los contadores y
que sea de utilidad para la gestión económica.
Es importante en la actualidad contar con Sistemas Automatizados que permitan obtener datos e
informaciones en tiempo real y con herramientas que faciliten el trabajo rápido y seguro en todas las
bases de datos existentes de diferentes períodos.
Es imprescindible además, que estos sistemas posibiliten, a los profesionales de la actividad económica,
configurar sus Sistemas Contables en dependencia de la autonomía que van adquiriendo las entidades
para aplicarla, tanto a nivel empresarial como internamente en las estructuras administrativas creadas.
Por estas premisas se crearon tres funciones que aparecen en el panel de Funciones:
1. Ejercicios: En esta función se definen los ejercicios económicos y los períodos correspondientes a
éste, ya que se pueden realizar operaciones simultáneas en más de uno.
2. Formatos: En esta función se definen los formatos de los codificadores que se utilizarán en el
trabajo de los diferentes Subsistemas, por lo que la estructura y cantidad de caracteres que tendrá
cada nivel, está abierto para que el usuario lo haga de acuerdo con sus necesidades, a partir de
alguna definición recibida de instituciones superiores.
3. Monedas: Es un codificador que contiene un grupo de monedas internacionalmente conocidas que
serán utilizadas para efectuar revalorizaciones a los Estados Financieros.
4. Idiomas: Es un codificador que contiene básicamente los idiomas con lo que se quiere hacer algún
tratamiento en el momento de imprimir datos en la facturación

5.2 Ejercicios
Se conoce como ejercicio económico, al tiempo que transcurre entre el inicio y el final de las operaciones
económicas en una entidad en un plazo predeterminado por instituciones estatales y que generalmente
es un año.
Dentro del ejercicio económico existen plazos más cortos en los cuales se realizan operaciones y se
determinan ingresos, costos y resultados, denominados Períodos.
El proceso de trabajo de una entidad se realiza normalmente dentro de un ejercicio económico, pero
pueden existir operaciones que por sus características y el período en que se esté trabajando, sea
necesario registrarlas en períodos siguientes como es el caso del trabajo con los comprobantes
recurrentes que pueden abarcar más de un período e incluso de un ejercicio.
Para darle solución a esta problemática se concibe el trabajo en varios ejercicios y períodos, lo que le
permite al usuario interactuar en ellos y obtener informaciones de ambos.
5.2.1 Declarar Ejercicios
Esta función tiene como objetivo, definir el o los ejercicios económicos con que la entidad va a trabajar y
dentro de estos los períodos en que se dividen, fuera de los cuales no se podrán realizar operaciones en
el Sistema.
La definición de los períodos no tiene una fecha predeterminada, sino que en dependencia de las
definiciones actuales de períodos asociados a meses o a futuras que se puedan autorizar, cada entidad
los declarará.
Para definir los ejercicios y períodos se selecciona la opción Parámetros, mostrándose en la vista las
funciones que se pueden realizar, de las cuales se escoge, la identificada con el nombre Ejercicios la que
tiene dos secciones; una para los ejercicios propiamente y otra para los períodos correspondientes.
Para definir los ejercicios, existen cuatro opciones, las que se activan con las siguientes instrucciones.
2. Seleccionado en la parte superior de la vista la función Ejercicios y marcando la opción
Adicionar
3. Seleccionando el botón Adicionar que aparece en la Barra de Herramientas.
4. Accionando el Mouse con clic derecho sobre la vista y escoger del menú que se presenta, la opción
Adicionar
Si es de forma positiva se muestra una vista para definir el nombre del ejercicio que a continuación
corresponde según el calendario y que se denomina estándar. El cual se crea de forma automática con
todos los períodos correspondientes

Si es de forma negativa, se muestra la vista para definir el ejercicio y sus períodos según las necesidades
del usuario
La captura consta de dos secciones, una para definir los ejercicios y la otra dedicada a los períodos en
que está subdividido.
1. Nombre: Se anota el nombre del Ejercicio que se declare, por ejemplo Año 2001.
2. Inicio y fin: Las fechas pueden ser tecleadas o seleccionadas de un calendario que aparece al
escoger el botón que se muestra a la derecha de la fecha, activándose una vista que permite:
1. Accionando el Mouse con clic Izquierdo sobre el año se habilitan dos botones para escoger el
correspondiente al ejercicio que se está declarando que debe coincidir con el definido en la
sección Nombre.
2. Con el botón de la izquierda, seleccionar el mes en orden decreciente y con el de la derecha
en orden creciente, en ambos casos a la vez, de forma automática se va asignado el día del
mes y de la semana en que comienza o finaliza el Ejercicio, también con clic sobre el mes se
muestra una lista de todos los meses del año parar escoger el correspondiente a la fecha de
inicio.
5.2.2 Declarar Períodos
Definido el ejercicio, se procede a la asignación de los períodos correspondientes, ya que, al menos, tiene

que existir uno que coincida con el inicio y el final del mismo mensaje.
Esta operación se realiza en la parte inferior de la vista definida con el nombre de Períodos, la que se
activa por dos vías:
1. Con clic derecho sobre el espacio en blanco debajo del título Nombre, Inicio y Fin. Seleccionando
Adicionar
Nombre: Se escribe el nombre que identificará al período y estará en correspondencia de la convención

que de éste se haya realizado, En nuestro país se relacionarán con los meses del año.
Inicio: A partir de la definición de la fecha de comienzo del Ejercicio, el Sistema propone de forma
automática la fecha de inicio del período que se esté definiendo hasta terminar todo el proceso, por tanto
en esta opción no se trabajará.
Fin: Se definirá la fecha de terminación del período con el mismo procedimiento que el descrito en la de
los ejercicios en cuanto a la selección.
Una vez definida la fecha de terminación del período, se desactiva con ESC o clic sobre la vista y se
confirma la operación, seleccionado el botón Aceptar y de inmediato se muestra el período declarado con
las fechas de Inicio y final del mismo.
Al terminar de definir todos los períodos se selecciona el botón identificado con el nombre Aceptar para
dar por finalizado el proceso.
De no coincidir la fecha de terminación del o los períodos declarados con la del ejercicio definido, el
Sistema no permite continuar el trabajo.

5.2.3 Modificar Ejercicios
Los ejercicios capturados pueden ser modificados mediante dos opciones
1. Con clic derecho sobre el ejercicio a modificar se selecciona la opción modificar

2. Seleccionando Modificar en la Barra de Herramientas
En ambos casos se muestra la vista para realizar las modificaciones correspondientes
5.2.4. Eliminar Ejercicios
Los ejercicios capturados pueden ser eliminados mediante las opciones siguientes:
1. Seleccionando eliminar en la Barra de Herramientas
2. Accionando el Mouse con clic derecho se muestran tres opciones de las cuales se selecciona
Eliminar
3. Con la tecla funcional F5
5.3 Formatos
5.3.1 Introducción
El Sistema Económico Integrado VERSAT-Sarasola está concebido con la forma de trabajo más asequible,
atendiendo a la autonomía que han adquirido las entidades y a la propia necesidad de descentralizar la
apertura de los análisis de la Contabilidad General y de Costos para lograr una administración más
eficiente a partir de las necesidades propias de cada entidad.
Lo anterior no perjudica ni viola los Lineamientos Generales que existen para el registro contable de los
hechos económicos, ni las disposiciones internas de cada institución gubernamental en cuanto a las
restricciones en la apertura de los análisis de la Contabilidad General y los Costos
En esta función se define la estructura que van a tener los codificadores que se declaren tanto en el
Subsistema de Configuración como en el de Contabilidad, Costos y Procesos, Inventarios, etc., teniendo
presente el total de niveles de análisis que se quiera tener tanto para la entidad como para sus unidades
contables existentes.
Esta forma de trabajo permite dar autonomía a las unidades para que definan sus análisis y hace más
sencilla la conformación de los codificadores de Contabilidad General y de Centros de Costos, Productos,
Áreas de responsabilidad, etc., ya que cada unidad tiene la posibilidad dentro de las facultades recibidas,
de hacer las aperturas requeridas y contar con un codificador propio que se compone de:
1. Niveles obligatorios recibidos de la entidad

2. Análisis propios de la unidad.
Los niveles definidos por los Organismos o instituciones a los que se subordinan las entidades, se
respetarán y en los que las entidades o unidades contables tengan facultades para hacer aperturas, se
realizarán según criterios propios.
5.3.2 Definir Formatos
Para definir los formatos existen cuatro opciones:
2. Accionando el Mouse con clic derecho sobre la vista y seleccionado Adicionar
3. Seleccionando Formatos en el Menú y marcando Adicionar de las alternativas que se muestran.
4. En la Barra de Herramientas que aparece debajo de Sistema, seleccionar Adicionar.
Al seleccionar cualquiera de estas variantes se muestra la siguiente vista

1. Nombre: Se anota el Nombre del Codificador que se va a definir.

2. Longitud: Se va actualizando en la medida que se le dan caracteres a los niveles que se definen
posteriormente, representando al final la longitud total permisible de la cadena de caracteres de
los elementos del codificador, siempre desde el primer nivel, Cuenta, Centro de Costo, etc.
3. Separador: Se selecciona de la lista que se muestra al accionar el Mouse con Clic en el botón
correspondiente y representa el símbolo que tendrán como separadores los diferentes niveles que
se definan.
4. Niveles: Nombre de las subdivisiones que tendrán los distintos codificadores. Para esta opción
existen niveles previamente establecidos por disposiciones como es el caso de Cuenta en el
Clasificador de Cuentas, cuya estructura puede ser modificada, pero existen niveles que son de
definición propia de las entidades porque tienen esa posibilidad.
En estos casos los nombres son escogidos por la entidad. Ejemplo: Si una Unidad desea llevar su
contabilidad por fincas lecheras, puede definir para este análisis un nivel dentro de la estructura total del
codificador y tener su contabilidad por cada una de las que tenga estructuradas a partir de asignarle un
código en este nivel en el codificador de centros de costo.
Esta definición es muy importante por la relación que tiene con la conformación posterior de los
codificadores, por lo que hay que prever todos los análisis que se deseen hacer en la Contabilidad
General y de Costos, para cuando en sus respectivos Subsistemas se conformen los codificadores, exista
la debida correspondencia.
1. Longitud: Número de caracteres que tendrá el nivel anterior y que se sumarán progresivamente
para conformar la longitud total de la cadena de caracteres, se asignan accionado los botones
correspondientes habilitados para este fin.
2. Abreviatura: Son las siglas que representarán al nivel en los codificadores, y reportes que se
emitan con las informaciones que brinda el Sistema en su conjunto.
Este procedimiento se realiza tantas veces como niveles se definan en el codificador que se está
creando, hasta obtener el formato deseado como se muestra a continuación:
Resumiendo los principios explicados, los Formatos de los codificadores tendrán las siguientes Niveles.
1. Los definidos por los Organismos e Instituciones a las que se subordinan las entidades y que son de
obligatorio cumplimiento para éstas y sus Unidades contables
2. Los definidos por la entidad que son de obligatorio cumplimiento para las Unidades contables
3. Los definidos por las Unidades contables si han recibido esa facultad.
5.4 Monedas
5.4.1 Introducción
Esta función permite introducir en el Sistema los tipos de monedas que la entidad desee utilizar para
comparar la composición de los Estados financieros a partir de una revalorización con respecto a la
moneda nacional, teniendo en cuenta las tasas de cambios en una fecha determinada.
Además, al tener en el Sistema un codificador de monedas, si es necesario en un momento determinado

reclasificar partidas registradas en Cuentas por Cobrar o Pagar, están las condiciones básicas creadas, lo
que permite determinar la ganancia o pérdida que se produce por la aplicación de las tasas de cambios
vigentes en el momento de producirse la transacción.
En el Subsistema de Inventarios se registran los movimientos en las monedas que se reciban los mismos,
esto permite configurar la contabilización de la recepción de los recursos en dependencia de cómo se
contabilice las operaciones.
Ejemplo:
1. Si en una entidad se decide contabilizar la doble moneda, selecciona la opción correspondiente y

tienen sus inventarios independizado por tipos de monedas y las cuentas contables valoradas de
esta forma.
2. Si una entidad decide registrar sus inventarios en una sola moneda, sus inventarios están
valorados en una sola moneda conformando el precio total por la suma de ambas
Con esta valoración en el Subsistema de Inventarios se puede obtener la siguiente información:
1. Control del plan de compra

2. Consumo material total en Moneda Contable Alternativa

3. Consumo material en Moneda Contable Alternativa por centros de costos.

4. Consumos históricos como base para la planificación del plan de compras en Moneda Contable
Alternativa.
Las Monedas a utilizar son las empleadas por el Banco Central de Cuba de las cuales se tiene una
información diaria actualizada.
5.4.2 Tipos de Monedas
Los tipos de monedas no es más que una denominación que se le dan a éstas. Esta ventana puede verse
en la opción tipos de monedas en la vista general de Monedas
Haciendo clic derecho en dicha vista, desplegándose un menú como se muestra
5.4.3 Actualizar Codificador de Monedas
Para trabajar con esta opción se conforma un Codificador de Monedas a partir de cuatro posibilidades:
2. Accionando el Mouse con clic derecho sobre la vista tapiz y seleccionado Adicionar

3. Seleccionando Monedas en el Menú y marcar Adicionar de las alternativas que se muestran.

4. En la Barra de Herramientas seleccionar Adicionar.
En todos los casos se habilita la siguiente vista para introducir los datos:
1. Nombre: Se anota el nombre que identifica a cada una de las monedas que se introduzcan.
2. Sigla: Identificación que internacionalmente tiene cada moneda: Dólar Estadounidense (USD),
Dólar Canadiense (CAD) Etc.
Debe especificar si desea mantener el valor de la tasa
Las monedas se pueden modificar también, con la opción Modificar en el menú, se le puede cambiar el
nombre y la sigla en cualquier momento.
Solamente puede existir una Moneda Contable, por defecto la primera moneda que se introduce toma
esa denominación, y para las demás que se van introduciendo seleccionas Otras Monedas, y a una de
ella se le puede cambiar esta denominación y ponerla como moneda Contable Alternativa. Estas
denominaciones pueden ser intercambiadas entre monedas siempre y cuando no hayan sido utilizadas
ya sea en comprobantes de operaciones o tengan tasas de cambios que sean utilizadas por los
subsistemas.
Si ya UD. tuviera declarada la moneda Contable y la Moneda Alternativa, puede entonces eliminar ésta
ultima y para eso se anexa otro manual donde se explica todo lo que hay que hacer para eliminar esta
Dualidad Monetaria, vea el anexo y el menú contextual en este caso sería:

La última tasa entrada para cada moneda será la tasa vigente de dicha moneda.
En la vista general de la función se muestra la información introducida
5.4.4 Actualizar Tasas de cambios
Las tasas de cambio se entran por monedas, solamente la moneda que sea del tipo Moneda Contable, no
se le introducirán tasas de cambios, éstas son de dos tipos de Banco o Contratadas, como se muestra en
la ventana.
Al Adicionar una nueva tasa de banco se le muestra al usuario esta ventana para pedirle los siguientes
campos:
1. Fecha de Cambio: Esta es la fecha de la tasa, se le propondrá siempre un día siguiente de la última
entrada, no puede haber dos tasas de cambios para una misma moneda en la misma sucursal en
una fecha.
2. Tasa: Corresponde a la tasa de cambio que existe para la moneda de referencia con respecto a la
moneda patrón que se utilice.
3. Sucursal: Corresponde a la sucursal de Banco donde se le suministra las tasas de cambios

Al Adicionar una nueva tasa contratada se le muestra a usuario esta ventana para pedirle los siguientes
campos.
1. Fecha de Cambio: Esta es la fecha de la tasa, se le propondrá siempre un día siguiente de la última
entrada, no puede haber dos tasas de cambios para una misma moneda, una entidad, con el
mismo Nro de Contrato.
2. Tasa: Corresponde a la tasa de cambio que existe para la moneda de referencia con respecto a la
moneda patrón que se utilice.
3. Nro Contrato: Es una referencia del contrato para diferenciar las tasas por contrato.
4. Entidad: Es la entidad con la que se contrató la tasa.
5. Válido Hasta: La tasa contratada es válida hasta la fecha que se pone en este campo, se propone
un año, con relación a la fecha de la tasa.
También en la vista de las tasas se muestra que usuario creó las tasas, así como desde que subsistema
fueron creadas, ya que los diferentes subsistemas pueden crear las tasas para su utilización
Estas tasas pueden ser eliminadas siempre y cuando no hayan sido utilizadas por documentos primarios
desde los subsistemas.
5.4.5 Dualidad Monetaria
Con el objetivo de propiciar una rápida unificación monetaria se creó la opción de Unificar/Revaluar
donde consta de dos opciones fundamentales una configuración donde se configuran todas las opciones
a tener en cuenta en este proceso tanto de ámbito general como por cada subsistema.

En el dialogo General se introduce el Día Cero (día de la reunificación monetaria) y la moneda a eliminar
ejemplo CUC.
También se crean diálogos para la configuración en detalle de cada subsistema Activos Fijos, Inventarios
y Finanzas, el subsistema de Facturación no se configura puesto que este no tiene operaciones propias.
La otra opción es Chequear Premisas mediante esta se hace un chequeo y validación de todo el sistema
para poder procesar la unificación monetaria en la misma se evalúa que no existan comprobantes sin
asentar ni documentos pendientes de confirmar en la moneda que se elimina.
5.5 Idiomas
5.5.1 Introducción
La vista de Idiomas se introduce con el fin de que el usuario tenga la oportunidad de definir una serie de
codificadores básicos y necesarios en varios idiomas, para así utilizarlos en la facturación en el momento
de imprimir las facturas. Y no es más que una vista como se muestra.

Un Idioma se puede Adicionar, Modificar y Eliminar, así como marcarlo como nativo
Como se muestra, el idioma Español aparece por defecto y marcado como el idioma nativo, esto no es
más que todas los valores tanto de los datos de la organización, como los codificadores de unidades
Entidades y almacenes, son en ese idioma nativo y si se quieren tener estos codificadores en otro
idioma, se especifica en el mismo.
5.5.2 Unidades por idiomas
Es especificarle en Nombre y la Dirección de cada Unidad introducida en el Codificador de Unidad pero

para el idioma especificado.

5.5.3 Entidades/Personas por Idiomas
Es especificarle el Nombre, la Abreviatura y la Dirección de cada Entidad/Persona introducida en el

Codificador de Entidades pero para el idioma especificado.
5.5.4 Almacenes por Idiomas
Es especificarle el Nombre, el Jefe de Almacén y la Dirección de cada Almacén introducido en el

Codificador de Almacenes pero para el idioma especificado.

5.6 Salvas de la Base de Datos
Esta opción permite hacer una salva de la base de datos de forma directa o programada
automáticamente. Para realizar la misma se selecciona la opción Salvar base de datos en la Barra de
Herramientas, mostrándose la siguiente vista.
En ella se realizan las siguientes operaciones
1. Se selecciona el archivo donde se va a guardar la información y el nombre que se le dará a la

salva.
2. Se selecciona salvar ahora y el Sistema ejecuta la opción
Para realizar la salva automática se selecciona el icono adicionar programación de salvas, mostrándose
una vista donde se realiza la programación de acuerdo a las necesidades de los usuarios.

Terminado este proceso el Sistema queda preparado para su explotación con los aspectos básicos
necesarios del trabajo de seguridad de la información procesada.
5.7 Registro de salvas y restauras
El sistema ofrece la posibilidad de ver las salvas y restauras realizadas históricamente en el gestor de
Bases de Datos y además el histórico de salvas y restauras realizadas por el propio sistema. Está
disponible en el menú Sistema opción Registro de salvas y restauras. En la siguiente imagen de muestra
el dialogo:

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Datazucar. Servicios Informáticos Villa Clara-https://www.versat.azcuba.cu/wiki/ I/III

Datazucar. Servicios Informáticos Villa Clara-https://www.versat.azcuba.cu/wiki/ II/III

4.2.4 Codiﬁcador de Entidades ......................................................................................................... 41

Datazucar. Servicios Informáticos Villa Clara-https://www.versat.azcuba.cu/wiki/ III/III

Versat Sarasola 2.9.0. Conﬁguración

El Sistema Económico Integrado VERSAT-Sarasola, le ofrece al usuario la posibilidad de contar con un

Datazucar. Servicios Informáticos Villa Clara-https://www.versat.azcuba.cu/wiki/ 1/68

conocimiento y posible interés en su utilización.

La siguiente gráﬁca muestra el VERSAT-Sarasola con su conjunto de Subsistemas.

Requerimientos Técnicos e Instalación

Para un correcto funcionamiento de Versat en una red se recomienda lo siguiente:

Datazucar. Servicios Informáticos Villa Clara-https://www.versat.azcuba.cu/wiki/ 2/68

Los requerimientos mínimos de hardware para un correcto funcionamiento de la aplicación en los

Entorno Sistema Operativo CPU RAM HDD

Tabla 1. Requerimientos mínimos de hardware

1. SQL Server 2012 EE

La instalación de Versat en los clientes es a partir de la aplicación llamada VersatInstalacion.exe. Al

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El sistema incluye controles de seguridad en la base de datos que validan la modiﬁcación de la

PARTE II. OPERACIÓN

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Como se ha expresado, el Sistema automatiza un amplio grupo de funciones inherentes a la actividad

En la concepción sistémica de este producto se prevé la integración de las diferentes actividades a

Variante Típica: Incluye todos los Subsistemas del VERSAT-Sarasola

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Variante Personalizada: Incluye sólo los Subsistemas seleccionados por el usuario.

Además de los Subsistemas instalados según la decisión del usuario, se incorporan

Algunas de estas funciones son:

1. Centralización de los codiﬁcadores para un manejo único y efectivo de toda la estructura

Actividades: Representan la división estructural de cada Subsistema y aparecen en la vista general al

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Ejemplo: Subsistema de Costos y Procesos

1. Deﬁnir los Usuarios y los Permisos de trabajo en los Subsistemas.

Requisitos y Seguridad del Sistema

Requisitos mínimos para la instalación:

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Entorno Sist. Operativo CPU RAM HDD

Recomendaciones para lograr un correcto funcionamiento de Versat en una red:

CAPÍTULO I- CARACTERÍSTICAS GENERALES

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1.2 Estructura Funcional

El Subsistema de Conﬁguración consta de tres Actividades fundamentales con diferentes Funciones y

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1.3 Niveles de Acceso y Opciones de Trabajo

A continuación se presentan gráﬁcamente para el conocimiento general de los usuarios:

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CAPITULO II- SISTEMA

2.1 Datos de la organización

Organismo: Se anota el nombre del órgano superior al cual se subordina la entidad.

Teléfono: Se anota el o los teléfonos de la entidad.

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oﬁciales de las instituciones gubernamentales.

Correo: Se anota la dirección de Correo electrónico de la entidad.

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La opción de Modiﬁcar Datos Generales de la Organización debe utilizarse esencialmente en el inicio de

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2.3 Salir del Subsistema

1. Seleccionando Salir en la Actividad Sistema que se muestra en el Menú

3. Seleccionando el botón Salir que se muestra en la barra de herramientas