PL-GC-OPR-R30006-01

Versión B

1. OBJETIVO

Establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones

internas, externas, con CODELCO DSAL y las comunicaciones pertinentes establecidas en
el Sistema Integrado de Gestión (SIG) de FLESAN MINERÍA.

2. ALCANCE

El alcance de este plan, considera, para efectos del proceso de comunicación, lo

establecido en el Sistema Integrado de Gestión de FLESAN MINERÍA y todos los
requerimientos establecidos por el mandante y el contrato correspondientes para el
proyecto “SERVICIO DE CIERRE FAENA PLANTA DE FILTROS CERÁMICOS LLANTA
Y CONCENTRADUCTO, EL SALVADOR”.

3. GESTIÓN DE COMUNICACIONES

3.1. FLESAN MINERÍA dispondrá de todos los medios y tecnologías necesarios para
una adecuada comunicación con el personal de CODELCO DSAL:

3.1.1. Radios Portátiles.

3.1.2. Teléfonos Móviles.
3.1.3. Conexiones a Internet.
3.1.4. Laptops y/o computadores.

3.2. Los medios y formas de comunicación formal a utilizar, incluyen:

3.2.1. Correos Corporativos

3.2.2. Reuniones
3.2.3. Inspecciones
3.2.4. Caminatas

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Se pueden utilizar diferentes medios de comunicación complementaria como

conversaciones directas, mensajería (apps), audios, videos, etc. considerando que la
información obtenida o contenida en estos, sea formalizada a través de algún medio
validado por ambas partes como por ejemplo correos, cartas, minutas, registros (listas
de verificación) u otros.

3.3. La Información Documentada que se debe considerar para ejecutar este plan, debe
ser difundida y entendida y debe incluir al menos:

3.3.1. Procedimiento de Emergencia DSAL.

3.3.2. Procedimiento Estructural Preparación y Respuesta ante Emergencias DSAL.
3.3.3. Formulario de Verificación REMA.
3.3.4. Plan de Emergencia y Evacuación SST FLESAN MINERÍA
3.3.5. Plan de Emergencia Ambiental FLESAN MINERÍA
3.3.6. Plan de Calidad FLESAN MINERÍA (Incluye Política Integrada)
3.3.7. Procedimiento de Comunicación, Participación y Consulta FLESAN
MINERÍA.

3.4. Durante la operación, FLESAN MINERÍA se asegurará de:

3.4.1. Comunicarse y retroalimentar con CODELCO DSAL para establecer los

requisitos de producto y servicio que no hayan sido especificados
previamente o que por su naturaleza surjan durante la operación.
3.4.2. Establecer y retroalimentar con CODELCO DSAL, criterios de aceptación
para para los requisitos mencionados en el punto anterior (3.4.1).
3.4.3. Tratar y comunicar las consultas, solicitudes y quejas incluyendo los cambios.
3.4.4. Establecer con CODELCO DSAL mecanismos particulares de comunicación
ante situaciones de contingencia.

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3.5. Para los efectos de gestión, comunicación y control de la información documentada,

se establece la siguiente estructura de trabajo:

Se establecen las siguientes responsabilidades para la gestión y control

documental:

Jefe QA / QC: Supervisará y controlará la gestión realizada por el encargado del

control documental asegurando la actualización y disposición oportuna de la
documentación. Debe controlar la emisión de códigos documentales como así
también, las versiones de los documentos y un adecuado método de trazabilidad.
Supervisará el uso de la plataforma SGDOC y la mantención de los documentos
archivados.

El Jefe QA / QC debe colaborar en la adecuada y oportuna gestión de la

documentación de las áreas Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) y Medioambiental
(MA) generada en todos los procesos operacionales.

De la misma forma, el Jefe QA / QC debe colaborar en la adecuada gestión y

mantención del LOD.

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Control Documentos: Editará, procesará, controlará y mantendrá la documentación

formal que se genere para el proyecto. Administrará el uso de la plataforma SGDOC.
Mantendrá al día una correcta codificación de la documentación. Controlará la
distribución de documentos para evitar la liberación no intencionada de
documentación no vigente o que no haya sido aprobada para distribución. Se
asegurará de implementar los procedimientos establecidos por el SGPD y por FLESAN
MÍNERÍA para el control documental.

Administrador de Contrato: Gestionará el LOD y será responsable de la comunicación

directa con la Inspección y con CODELCO DSAL. Se asegurará de que las acciones
que se deriven del registro en el LOD, se transmitan adecuadamente al Jefe de Oficina
Técnica, al Jefe de Terreno, al Jefe de QA / QC, al Jefe SST y al Encargado Ambiental
según corresponda.

Jefe Oficina Técnica: Gestionará y mantendrá el libro de obras en toda la

comunicación y acciones que se deriven de los procesos propios de oficina técnica.

Jefe de Terreno: Gestionará y mantendrá el libro de obras en toda la comunicación y

acciones técnicas que se deriven de los procesos propios de Gestión Operacional y
ejecución en terreno.

Jefe Seguridad y Salud en el Trabajo (SST): Gestionará el SGHP y será responsable

de la comunicación directa con su contraparte asignada por CODELCO DSAL. Se
asegurará de que las acciones que se deriven del registro en el SGHP, se transmitan
adecuadamente al APR de Terreno y al APR Control Documental según corresponda.

APR Control Documental: Editará, procesará, controlará y mantendrá la

documentación formal que se genere para el proyecto. Administrará el uso de la
plataforma SGHP. Mantendrá al día una correcta codificación de la documentación.
Controlará la distribución de documentos para evitar la liberación no intencionada de
documentación no vigente o que no haya sido aprobada para distribución. Se
asegurará de implementar los procedimientos establecidos por el SGPD y por FLESAN
MÍNERÍA para el control documental.

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Ingeniero Ambiental: Gestionará el área ambiental del SGDOC y será responsable de

la comunicación directa con su contraparte asignada por CODELCO DSAL. Se
asegurará de que las acciones que se deriven del registro en el SGDOC, se transmitan
adecuadamente a quienes corresponda.

4. MATRIZ DE COMUNICACIONES

Una vez que se haya establecido la comunicación regular con CODELCO DSAL, se
generará una matriz de comunicaciones en función de su propósito y siempre y cuando se
valore como aporte a la gestión y resultados del proyecto, donde se detallará al menos y
para ambas partes, las siguientes relaciones:

• Responsabilidades Críticas en el Proyecto.

• Supervisor directo
• Reporta a / Periodicidad
• Parte y Contraparte - Contratista / Cliente
• Lidera / Iniciativa - etapa – procesos - otros

5. ANEXOS

5.1. Lista de Contactos FLESAN MINERÍA

5.2. Lista de Contactos CODELCO DSAL

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ANEXO 1 Lista de Contactos FLESAN MINERÍA

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ANEXO 2 Lista de Contactos CODELCO DSAL

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