Procceso

o de
Abas
A steccimmien
nto
o

www.chilecompra..cl

2012
 Tabla de
d conten
nidos
ucción ............................................................................................... ............................................. 2
Introdu

e abastecimiento? ........................................................................... ............................................. 3

¿Qué es

Eficientes, eficaces y transparenttes ........................................................... ............................................. 3

El Procceso de Abasttecimiento .................................................................... ............................................. 4

1. entos ........................................................ ............................................. 5

Definición de Requerimie

2. Selección de
el Mecanismo
o de Compra ......................
. ..................... ............................................. 6

3. Llamado y Recepción de Ofertas .................................................... ............................................. 8

4. d las Ofertass ............................................................... ............................................. 9

Evaluación de

5. n y Formalización ......................................................... .......................................... 10

Adjudicación

6. Ejecución y Gestión
G del Contrato
C ................................................... .......................................... 11

1
Intro
oducción

En los últimos añoss el abastecim

miento pasó ded un papel seecundario a u uno más estrratégico, debiido
a los avances
a de laas tecnologíass de la inform
mación, la gl obalización y los procesoos de reformaa y
moderrnización del Estado. Las organizacione
o es han notad o que las adquisiciones ju uegan un pap pel
clave tanto
t en el cuumplimiento de sus objetiivos, como e n la cantidad d de recursos que se emplea
para cuumplirlos. Además, en el caso
c del sectoor público, la preocupacióón por la transparencia jueega
un rol fundamental
f en este cambbio de visión.

En estta guía se de escribirá de modo generral el procesoo de abastecimiento de organizacion nes

públicaas y se presen
ntarán algunoos aspectos claves
c de una visión modeerna del proceeso, intentan
ndo
mostraar ideas práccticas que pe ermitan orientar el desaarrollo de lass actividadess habituales de
adquisiciones.

2
¿Qué
é es abasttecimiento
o?

El abasstecimiento es
e una de las etapas
e de lo que
q suele llam marse Cadenaa de Suministtro. En términnos
generaales este con ncepto englooba los proccesos de neggocio, las peersonas, la o organización, la
tecnoloogía y la inffraestructura física que permite la ttransformació ón de materias primas en
os que son ofrecidos y disttribuidos a loss usuarios para satisfacer ssu demanda.
producctos y servicio

En particular, el abastecimien
a to puede se er entendidoo como el p proceso reallizado por u una
organizzación para conseguir
c aquuellos bienes y servicios q ue requiere p
para su operaación y que sson
produccidos o prestaados por tercceros. Este concepto implicca incorporarr en la definicción de proceeso
todas aquellas
a s relacionan con la comppra o contrataación, desde la detección de
activvidades que se
necesid
dades hasta la extinción de la vida útil del
d bien o serrvicio.

Eficie
entes, eficcaces y trransparen
ntes

Los principios orientadores de lo

os procesos de
e compra y coontratación d
del sector púb
blico son:

Efica
acia: entendidda como la necesidad de que las comp pras permitann satisfacer u
una
neceesidad efectivva, relacionad
da con los obj etivos de la o
organización.

Eficiencia: en té érminos de utilizar de la mejor maanera posible los recurssos

disponibles para satisfacer los requerimienntos. Esto se ttraduce en doos aspectos; p
por
un laado, cuidar que la relación
n entre la cal idad de los p
productos y sus costos seaa la
adeccuada y, por otro,
o que el proceso
p de coompra sea reaalizado sin usaar más recurssos
que los estrictamente necesarrios.
nsparencia: como se trataa de recursoss públicos, es necesario qu
Tran ue los processos
de compras
c y co d garantía s de transpaarencia a tod
ontratación den dos los actorres
implicados. Se trrata de cuidaar que la infformación see encuentre d disponible paara
quie
en lo requieraa, de maneraa de evitar sittuaciones poco claras, disscriminatoriass o
que atenten conttra la competencia.

3
El Prroceso de Abastecimiento

El abasstecimiento no
n es una funcción exclusivaa del departaamento o la u
unidad de adqquisiciones, siino
un prooceso consisteente en múlttiples actividaades donde innteractúan d
diversos actorres, como otrros
departtamentos, clie
entes internos y externos, proveedoress, compradorees, ciudadano os, etc.

Llamado y Adjudicacción
Deffinición de recepción y
requerimientos de ofertas formaliza ción

Selección Evaluaciónn Ejecución y

del de ofertass ón del
gestió
mecanismo conttrato
de compra

Tal commo se muestrra en la figuraa precedente

e, el proceso de abastecim
miento puede ser dividido en
seis etaapas, estas so
on:

 Definición de
d requerimie entos
 Selección del mecanismo o de compra
 Llamado y recepción
r de ofertas
 Evaluación de las ofertass
 Adjudicació
ón y formalizaación
 Ejecución y gestión del contrato
c

En las siguientes
s secciones se prresentarán cada una de lass etapas, haciendo énfasiss en los factorres
claves o críticos de éxito y en loss actores que participan.

4
 1. Definició
ón de Requ
uerimienttos
La defiinición de req
querimientos es la primera etapa del pproceso y pro
obablemente una de las m más
importtantes. Comie enza con la de
etección de necesidades
n y termina conn la definición
n del producto
oo
servicio
o que permitirá satisfacer esta necesidad.

minos generaales, se trata de traducir laa necesidad dde un usuario

En térm o o grupo de usuarios en un
requerrimiento paraa los proveedores. Esto im
mplica definir la necesidad y determinar cuáles son las
caracte
erísticas más importantess del bien o servicio
s que sse necesita aadquirir o con
ntratar y de las
condiciones de commpra y entregaa que nos gusstaría aseguraar.

Una buena definiición de requ uerimientos ppermitirá quee tanto compradores com mo
proveeedores man nejen la infoormación neccesaria para cumplir con n su rol en el
proceeso, de la me
ejor manera posible.
p Nosootros como co ompradores sabremos ¿q qué
pedirr?, ¿cómo peedirlo? y ¿cóm
mo evaluar? las alternativvas. Los proveedores sabrrán
exacttamente qué queremos, lo que les peermitirá realizzar ofertas que se ajustenna
nuesttras necesidades.

Ademáás, si todos cuuentan con laa información

n necesaria y ésta es suficcientemente clara, mejoraa la
transpaarencia del proceso.

Actorees
En principio, en esta etapa haay dos actorres principalees, los usuarrios internos que tienen la
necesid
dad que deb be ser satisffecha y el departamentoo o la unidaad de abasteecimiento o de
adquisiciones que será la encarggada de realizar la compra..

Eventuualmente y dependiendo o de la com mplejidad deel requerimieento, puede ser necesario

involuccrar a más paartes, como a expertos que contribuya n a la especifficación del rrequerimiento
oe
incluso
o a los eventuuales proveed
dores para quue presentenn ideas innovaadoras que p podrían permitir
resolve
er la necesidaad.

5
Aspecctos Claves
Para co
onseguir bue
enas definicio
ones de requerimientos e s recomendaable fijarse en
n los siguienttes
aspectos claves:

 Haga participar al usuariio o cliente in

nterno/extern no.
 Cuando el requerimien nto parezca complejo, co onsulte a su
us pares, a eexpertos y/o
o a
proveedore es (mediante una consulta al mercado)..
 Defina las característicass claves del producto
p o se rvicio.
 Registre y utilice información de otras adquuisiciones reaalizadas por el Estado en
Mercadopú úblico.
 Redacte bases técnicas o términos de e referencia.

2. Selección
n del Meca
anismo de
e Compra
Una ve ez que definiimos qué necesitamos co omprar, es neecesario deteerminar qué
mecanismo utilizare emos para ad dquirir dicho bien. Los meecanismos see encuentran
dos por la Leyy N° 19.886 de
definid e Compras Púúblicas y el Reeglamento dee dicha Ley y
su utilización se enccuentra bastaante acotada por lo estableecido en dich
has normas.

Los criterios que deben orien ntar la elección del sisteema son la eficiencia, la eficacia y la
transpaarencia. Tal como demu nternacional y la literatu
uestra la exxperiencia naacional e in ura
relacio
onada con el tema, mien ntras más ab bierto y com
mpetitivo sea el mecanism mo de comp pra
seleccionado, mejores posibilidaades de ser:

 Efectivos: ya
y que mejoraan nuestras posibilidades dde conseguir aquello que necesitamos..
 Eficientes: seguramente e podemos conseguir
c la mejor opción existente een el mercad do,
mejor precio y lograr una
u mejor re elación entre los recursoss utilizados y los resultad
dos
obtenidos.
 Transparen ntes: todos los actores inteeresados pod rán participar en el proceso con iguald
dad
de oportunidades para acceder
a a la in
nformación

Los me
ecanismos que establece laa Ley son:

a. Catálogo Electrónico de Convenios Marco:

M Se tra ta de un sisteema pensadoo especialmen nte
para las commpras habituales o estánddares. La Direección de Com mpras y Contrratación Pública
realiza licitaciones públlicas a partirr de las cualles elabora eel Catálogo Electrónico. De
acuerdo a lo establecidoo por la Ley ded Compras Públicas, la m mayoría de laas adquisicion
nes

6
 debieran re ealizarse por esta vía, ya que el proceedimiento con que se reaaliza da amplias
garantías de e transparenccia y permite compras eficcaces y eficien ntes.
b. Licitacioness Públicas: Al
A igual que en el caso aanterior se trrata de un m mecanismo q que
garantiza laa transparenccia, eficacia y eficiencia. Poor lo tanto, ssu uso corresponde siemp pre,
a menos qu ue el producto o o servicio se encuentre een el Catáloggo Electrónico o o correspon
nda
a una excep pción contem L Es un prooceso de amplia participaación, ya que es
mplada en la Ley.
un llamado abierto.
c. Licitacioness Privadas: Se
S trata de un u mecanism mo excepcional contemplaado por la Ley,
restringido a situacioness especiales establecidas
e een el Art. 8 dee la Ley de Co
ompras Públiccas
y Art. 10 del
d Reglamen nto de dicha Ley. A dife rencia de la Licitación Pública, en esste
mecanismo o concursan só ólo los proveeedores invita dos por la entidad licitante.
d. Trato Direccto: También se trata de un mecanism mo excepcion nal contemplado por la Ley,
restringido a situacioness especiales establecidas
e een el Art. 8 dee la Ley de Co
ompras Públiccas
y Art. 10 del
d Reglamen nto de dicha Ley. Puede ser un proceeso abierto o privado, o la
emisión directa de la ord den de comp pra a un proveeedor, depen ndiendo de laa excepción qque
se trate.

Es fun
ndamental re esaltar que lo
os procedimientos estabblecidos en la Ley y el R Reglamento de
Comprras son totalm
mente consisttentes con las recomendaaciones disponibles. Se traata de utilizarr el
camino
o que, garantizando la mayor transpare encia, permit a conseguir o
ofertas generadas a partir de
la mayyor compete encia posible
e. De esta manera
m el pproceso perm mite conseguuir ofertas q que
respon
ndan a nuestrras necesidades del modo más económ ico, más oportuno y más eeficiente.

Una taarea que se conecta

c direcctamente con n esta etapa es la planificcación de las compras. Enn la
medidaa que las adq quisiciones se e planifiquen
n más y mejoor, las compraas resultarán n más simples y
rutinarrias, por lo que
q será posiible program marlas y, de eeste modo, u utilizar los mecanismos mmás
adecuaados a las característicaas de la co ompra, evitaando al máximo el uso o de sistem
mas
excepccionales.

Actore es
Aun cu uando esta etapa
e es ressponsabilidadd principalmeente de la u unidad o deppartamento de
abasteecimiento, evventualmentee en ella pued den participa r el departam
mento jurídicco, el usuario
oo
cliente
e interno/externo, que sollicita la compra, etc.

Aspecctos Claves
Para laa selección de
el mecanismoo a utilizar ess imprescindibble tener en cuenta dos aaspectos claves:
En primmer lugar, es fundamental conocer la Ley N° 19.8886 de Compraas Públicas y el Reglamen nto
de dichha Ley, de maanera de sabe
er cuándo es posible usar ccada mecanissmo establecido.

7
En segundo lugar, es
e muy recommendable ten ner presente la experienciia y las recom
mendaciones de
pertos que se
los exp eñalan que es preferible optar
o por loss mecanismoss de compra que garanticcen
entre los oferentes..

3. Llamado
o y Recepciión de Ofe
ertas
Esta etap pa tomará diferentes
d foormas dependiendo del mecanismo de
compra que
q se haya seleccionado. En algunas o ocasiones, este proceso seerá
relativamente sencillo, como en el caso de prod ductos que sean ofrecidos a
través dee Catálogo Ele ectrónico de Convenios M Marco, ya qu ue se solicita la
aceptacióón de una ord den de comp ra y una vez que el proveeedor acepta se
cierra estta etapa. En otros
o casos, eesta etapa pu
uede ser relaativamente m más
amplia, co omo en caso o de las licitaaciones, dond
de habrá quee definir plazos,
redactaar bases, pub
blicarlas, recib
bir y resolver consultas, et c.

El Reglamento de Compras
C Públicas establece e que en aquuellos casos een que no seaa posible utilizzar
los Con nvenios Marcco disponibless en el Catálo ogo Electrónicco, el mecanismo de comp pra que se deebe
utilizarr, prioritariam
mente es la liccitación públiica, a menos que procedaa una excepciión de licitaciión
privadaa o trato directo, la cual de ebe ser respaaldada con unna resolución fundada.

Una mención especcial merece la elaboración de las bases administrativvas y técnicass. Se trata de los
docummentos más im ollo de las liciitaciones. En ambos casos se trata de ““las
mportantes paara el desarro
reglas del juego” que deberán seguir
s oferentes y compraador. En el caaso de las baases técnicas,, la
idea es especificarr el productoo o servicio que se deseea adquirir. EEl documento se constru uye
ndo de lo esttablecido en la definición de requerim
partien mientos y deb be incluir todos los aspecttos
que see estimen ne ecesarios parra conseguir que los prodductos ofertaados se ajussten a nuestrros
requerrimientos. Por su lado, las bases adminnistrativas sirrven para deffinir todos aqquellos aspecttos
adminiistrativos de la
l compra.

El conttenido mínimo de las bases está estable

ecido en el Arrt. 22 del Regglamento de la Ley N° 19.8
886
de Commpras Públicaas.

Actorees
En estta etapa partticipan especcialmente loss eventuales proveedorees u oferentees y la uniddad
encarggada de adq quisiciones. SinS embargo o, según la necesidad, ttambién pueeden particip
par
experttos, asesores jurídicos, loss usuarios inte
ernos, etc.

Aspecctos Claves
En estaa etapa es fun
ndamental co
ontar con la especificación
e n del bien o seervicio que see desea adquirir
y aseggurarse de qu ue esta especificación seaa clara y expplícita para los eventualees proveedores.

8
Tambiéén es fundam mental ser rigguroso en la definición dee plazos de m manera que permitan, a los
eventu
uales competiidores, prepaarar sus ofertaas, realizar coonsultas y preesentar los documentos q
que
se les soliciten. Po
or otro lado,, hay que cu uidar que lo s plazos establecidos peermitan realizzar
adecuaadamente las actividades que
q nos comp peten, como por ejemplo, contestar lass preguntas.

Tambiéén es muy im mportante daar todas las garantías de transparenccia, dando el mismo trato oa
todos los
l participanntes, especialmente en lo que se refierre al cumplim miento de requisitos y plazos,
ademáás de la entregga de informaación. No se debe
d olvidar que la Ley deetermina que las condicion
nes
no pod
drán establece er diferenciass arbitrarias entre
e los evenntuales oferentes.

4. Evaluación de las Ofertas

O
Una
U vez que tenemos laas propuestaas de los offerentes, deb bemos analizzar
cuantitativa y cualitativam mente si ellaas satisfacen
n nuestras eespecificacion
nes
administrativaas y técnicas.

Para
P bemos realizaar un processo de evaluación que podrá ser más o,
ello, deb
menos
m compllejo, dependiendo de lass característiicas de la co
ompra y de la
cantidad de prropuestas reccibidas.

Es muyy importante destacar que las evaluacciones deben ser pensadaas para comp parar las oferttas
en aquuellos aspectos relevantess explicitadoss en la definnición de requerimientos, los que deb ben
considerar otras características, además del precio. Adem más, es fundamental definir previamente,
el método que se usará
u para coomparar las alternativas,
a lo que en la práctica sign
nifica estableccer
dores para todos los aspecctos que se de
indicad esean evaluarr y el modo een que se piennsan calcular..

Esta ess una etapa crítica

c desde el
e punto de vista
v de nuesttros potenciaales proveedo
ores y en la q
que
ellos pondrán
p espeecial atenció
ón. Por esta razón, no ssólo es impo ortante realizar una bueena
evaluación, sino tam
mbién comun nicar previam
mente a los pootenciales pro
oveedores baajo qué criterios
se les evaluará, estipulándolos con
c precisiónn en las respeectivas bases o términos d
de referenciaa, y
posteriormente, comunicar adeccuadamente los l resultadoss de la evaluaación.

Debemmos recordar que los proveedores podrán p impuggnar los pro

ocesos ante el Tribunal de
Contraatación Públicca si perciben que éste no se realizó adeecuadamentee.

Actorees
En genneral esta ettapa es realiizada por el departamennto o la unid dad de abasstecimiento, sin
embargo, en los cassos en que laas licitacioness sean muy coomplejas, es cconveniente formar equip
pos
de evaaluación con usuarios reqquirentes o expertos de ootros departaamentos de lla organizació ón.
Asimismo, se puedeen contratar expertos
e exte
ernos a la org anización.

9
Aspecctos Claves
Para garantizar
g la transparenciia en las evaluaciones, ees muy impo ortante que los eventuales
oferentes conozcan n de antemano los criterrios con los qque se realizzará la evaluación. Por essta
razón, es imprescindible informaarles tanto los aspectos quue se evaluarrán como la forma en que se
hará.

Ademáás, hay que seer muy consistentes al mo omento de reealizar la evaaluación y usaar sólo aquellos
criterio
os que se explicitó que se
e iban a utiliizar en las baases o términos de referencia, evitan ndo
incorpoorar nuevos requisitos ya
y que esto comprometeerá negativam mente la traansparencia d del
processo.

5. Adjudica
ación y Forrmalizació
ón
Con
C proceso. La aadjudicación se
esta etapa se cierra la parte deecisoria del p
realiza
r de acuerdo a lo o evaluado een la etapa anterior. EEl resultado se
comunicará
c a los actores involucrados y se procedeerá con la realización de los
trámites
t y actividades
a tendientes a formalizar la compra o contrataciión
respectiva.
r

Esta ettapa es importante pues, en definitiva se estableceen oficialmen nte los acuerd
dos del proceeso
de adjuudicación, es decir, en estta fase deben
n formalizarsee los acuerdoos en materiaas de provisió
ón,
facturaación y pago de
d los servicioos, deben adm
ministrarse loos riesgos de eventuales in
ncumplimienttos
por parte del prove eedor, preverr mecanismos para garanttizar el cump plimiento y para resolver las
eventuuales diferenccias que pudie
esen surgir.

Actore es
Los prrincipales acttores involuccrados son la unidad eencargada dee adquisicion nes y el o los
proveeedores adjudicados. Sin embargo,
e dep
pendiendo d e la complejjidad de la ccompra pued den
particip
par los equipos jurídicos de
d ambas parttes y los respoonsables de ffinanzas, entrre otros.

Aspecctos Claves
Ademáás, en esta etapa
e es neccesario minimmizar los rieesgos de quee ocurran prroblemas en la
provisión del bien o servicio contratado. Parra estos efecctos debe pon nerse muchaa atención en
n la
definicción de sistem
mas de garanttías que resgu
uarden a la innstitución de eventuales in
ncumplimienttos
por parte del proveedor, los cuales deben esttar estipuladoos en las basees.

Hay quue tener presente que la id

dea es establlecer relacionnes de colabo
oración con lo
os proveedorres,
donde ambas parte es ganen conn la ejecución
n de la comppra. Por esta razón, el nivvel de garanttías
necesaarias debe seer adecuado a los riesgoss existentes, teniendo esspecial preoccupación de no
subestimarlos ni tam
mpoco exagerarlos.

10
 6. Ejecución
n y Gestión del Conttrato
Una
U vez adju udicada la coompra, el bieen o servicioo deberá ser provisto de la
manera
m en que fue acordado en el conntrato u ordeen de compraa. Dependien ndo
d caso, la entrega pue
del ede ser punntual o pued de definir una relación de
suministros
s que
q permanezzca en el tiem quier caso, la relación con los
mpo. En cualq
provee
edores permaanecerá mien ntras el bien o servicio see use. Durantte este tiemp
po es necesario
monitoorear el de esempeño del proveedo or, en térm minos de su u respuesta a eventuales
requerrimientos, con
nsultas, ejecu
ución de garan
ntías, etc.

En estta etapa, se e deberá paagar por loss bienes o servicios reccibidos. Evid dentemente, el
cumpliimiento de los plazos y condicione es estableciddos resulta muy importtante para los
proveeedores, sin em
mbargo también es muy re elevante paraa nosotros. En la medida q
que cumplam mos
con nuuestros compromisos esttaremos en mejores conndiciones paara exigir a la contraparrte.
Ademáás, las empre esas proveedo
oras terminann incorporan do en sus cuuentas los cosstos financierros
de los retrasos en los pagos, po
or lo que, en compras futturas, seguramente será d difícil consegguir
buenoss precios.

Debido o a que esta etapa

e finaliza la evaluaciónn de las ofertaas, es importante que la aadjudicación ssea
docummentada y publicada oportunamente en e el portal dde Mercadop público. El doocumento deebe
incluir,, además del proveedor adjudicado,
a lo
os criterios o variables evvaluados, quee deben ser los
mismo os que fueron definidos en las bases o términos de r eferencia. Taambién debe señalar quien nes
evaluaron las propu uestas para gaarantizar la au
usencia de coonflicto de inttereses.

Finalmente, es importante que luego de recibir los bienees o servicios, se haga unaa evaluación de
proveeedores y de algunas variab
bles básicas, tales
t como: ooportunidad dde la entregaa, cumplimien
nto
de con
ndiciones de pre y post ve enta, eficaciaa del productto o servicio entregado, eetc. También es
importtante que co onsidere evaluar su conttrato en funnción de las condiciones que ofrece el
mercaddo, determin nar su contin
nuidad o no, si existe la necesidad de ampliarlo y si posee u una
cláusulla de renovacción automátiica o de término anticipaddo.

Para estos efectos es imprescin

ndible que revisemos tantto el contrato
o firmado co
on el proveeddor
como los aspectos legales. La idea es realizar una adeecuada gestió ón de contraatos y evitar la
esos de comp
realización de proce pra innecesariios.

Actorees
En esta etapa partticipan tanto la unidad de abastecimiiento, como finanzas, el proveedor y el
o del bien o servicio contraatado.
usuario

11
Aspectos Clave
es
Los asp pectos más críticos
c dicen relación con
n la gestión dde los riesgoss relativos a la provisión d
del
bien (inncumplimiento, cumplimie ento parcial, problemas coon la calidad o cantidad dee los productos,
E fundamenttal establecer mecanismoss de garantía qque se ajusteen a estos riessgos.
etc.). Es

Por otro lado, en esta

e etapa se e genera mucha informacción relevantte para futurros procesos de
compra, sobre todoo en lo relativo al grado de
e cumplimientto del proveeedor y al nivell de satisfacciión
generaado por el producto o serrvicio contrattado. Será m uy convenien nte que esta información se
recoja y utilice para orientar futuras
f comppras y para mejorar nueestros propio os procesos de
compra.

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Fono: 56 – 02 – 290
04400 / Fax: 556 – 02 – 29004476

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