Administracion Costos

QUÉ
ESPERAMOS en
PEÑOLES
de TU
ADMINISTRACIÓN
DE
COSTOS
Como
FACILITADOR
© PROPIEDAD INTELECTUAL PEÑOLES

Lo que esperamos de tu Administración de Costos como Facilitador
Lectura:
Caso de éxito de Cisco System.
Una idea: Paperless.
esde su fundación en 1984, Cisco Systems fue una de las

empresas pioneras en el desarrollo de tecnologías de
información y en la generación de productos innovadores
para eficientar procesos en las empresas a través de la conectividad.
Actualmente es uno de los gigantes tecnológicos de Silicon Valley,
con presencia global y líder en su industria. A principios del siglo
XXI, el Consejo Directivo de la empresa identificó un problema en su
administración de costos: siendo una industria de tecnología, año tras
año, aumentaban su consumo de papel, y no sólo eso, se percataron
que era una situación que se repetía en prácticamente todas las
industrias a nivel mundial; lo cual se volvió una ironía, pues no era
posible que en plena era digital el mundo tuviera una desproporcionada
demanda de productos de papel.
Para 2002, el consumo de papel se había triplicado en los últimos 30

años. En EUA cada año los negocios usan más de 2 trillones de hojas de
papel, y la industria de la manufactura papelera en ese país es el segundo
lugar en consumo de energía y agua, y ocupa el tercero en industrias
contaminantes.
Además se percataron de los siguientes inconvenientes que quitan

eficiencia a las compañías:
• Cada día, se producían en Estados Unidos más de mil millones de
fotocopias.
• El ritmo anual de crecimiento de la cantidad de papel producida por
una compañía promedio era del 25%.
• Para contrarrestar esto, e identificando la oportunidad de reducir
costos, Cisco tomó algunas medidas en su operación de negocios,
pioneras en su clase, entre las que están:
• Proveer de computadoras portátiles a sus empleados y habilitar
conexiones inalámbricas por todos los edificios, para así facilitar
accesos remotos a documentos que anteriormente estaban en papel.
• Desaparecer los lugares fijos de los empleados para evitar la
acumulación de documentos de papel en cajones y gabinetes,
-2-
pues al final del día,

el empleado se llevará
consigo los documentos,
dejando el lugar
despejado.
• Identificaron que la
clave para implementar
una eficiente práctica
paperless, es proveer
acceso electrónico a
documentos, desde
cualquier lugar y hora.
Al reducir el consumo de papel en más del 60%, el resultado fue

un ahorro medio por empleado de más de 300 dólares al año y 91
kilogramos de gas invernadero al año. Si consideramos una plantilla a
nivel mundial de 73,400 empleados, contribuyeron a la ecología y el
ahorro para la empresa es mayor a los 22 millones de dólares anuales.
¿Cómo participo en el control de costos?
L a reducción de costos es un proyecto que requiere liderazgo, trabajo en equipo

y mucha comunicación. En tu área, al igual que en el resto de la empresa, este
concepto tiene una importancia fundamental.
La importancia del control de costos y gastos radica en que es una medida de

rentabilidad y generación de utilidades para la empresa.
Una de las capacidades que tienen las empresas para generar utilidades, es una
combinación de mantener costos de producción bajos y mejorar su productividad
(mayor producción), para tener costos unitarios de producción lo suficientemente
competitivos para soportar los ciclos económicos menos favorables y mantener
posición en el mercado.
Todas las operaciones agregan costos al producto, pero no todas las operaciones
le agregan valor. Tenemos que identificar las operaciones que no agregan valor a
fin de eliminarlas o minimizarlas.
-3-
Debemos tener muy en cuenta la calidad: los productos buenos pagan los costos
de los productos fallados.
La mejor forma de reducir costos y gastos es hacerlo de manera continua en el

tiempo, como parte de una estrategia de la empresa; debemos de seguir creando
y fortaleciendo una “cultura del control de los costos”: aumentar eficiencias y
recuperaciones, reducir inventarios, rechazos y desperdicios, dar más valor agre-
gado a los productos y disminuir emisiones al ambiente.
El tener autocontrol en lo que gastamos y cómo lo gastamos en los diferentes

procesos del negocio donde participamos, nos permitirá trabajar con una mayor
eficiencia y rendimiento del dinero y, por consecuencia, ser más competitivos.
No podemos cambiar el precio de los metales, pero si podemos reducir los insu-
mos para controlar los costos.
La razón de este cuadernillo es descubrir juntos estos costos no necesarios, para

que cada uno desde su posición dentro del proceso en el que participa, utilice
racional y adecuadamente los recursos.
En este documento encontrarás elementos que te permitirán desarrollar los com-

portamientos que en PEÑOLES esperamos observar en ti respecto de la Adminis-
tración de Costos y podrás obtener los beneficios de ello.
Identificar los problemas en la

administración de costos puede generar
importantes utilidades.
-4-
I Competencia: Administración de Costos
II Qué entendemos por tal concepto:
Conocimiento y habilidad para planear,

organizar, implementar y controlar
estrategias que garanticen la permanencia
como productor de bajo costo.
III Qué comportamientos esperamos en PEÑOLES de ti:
Comportamiento 1: Que capacites a tus colaboradores para que se

responsabilicen del control de costos y gastos
en su área y del análisis de los reportes de
costos de la misma.
Comportamiento 2: Que identifiques los costos que tienen

desviación con respecto a lo presupuestado
para corregir oportunamente la desviación,
bajo la premisa de que los costos se controlan
a través de un presupuesto y que no se debe
gastar más que esto.
Comportamiento 3: Que monitorees periódicamente los costos

de tu área para identificar aquellos que son
afectados, con el fin de optimizarlos; además
de que te comuniques con tus colaboradores
para determinar en equipo la mejor manera de
optimizarlos sin afectar su proceso.
Comportamiento 4: Que entiendas la estructura de costos del

área y comprendas la información que se
genera. Conozcas el número de cuenta de tu
área y los números de cuenta de los rubros
presupuestados en tu departamento para
afectarlos correctamente en cada gasto.
IV Qué nivel de dominio debes alcanzar como Facilitador:
Básico Moderado ALTO Extremo
-5-
Comportamiento 1: Que capacites a tus colaboradores para que se

responsabilicen del control de costos y gastos
en su área y del análisis de los reportes de
costos de la misma.
A) ¿Qué importancia tiene para ti y para PEÑOLES este

comportamiento?
E l control de los costos y gastos de tu área es una responsabilidad que compar-

tes con tus colaboradores.
Para ello, en tu departamento deben contar con una matriz de facultamiento

para los colaboradores, con límites claramente definidos de gastos y autorizacio-
nes acordes a su rol o función organizacional, lo cual facilita, la administración y
control de las operaciones.
Por lo anterior, deberás proporcionar a todos tus colaboradores la capacitación,

y la motivación necesarias para contar con el compromiso de todo el personal
que participó en la elaboración del presupuesto de tu área, y así, asegurar que se
cumpla con el mismo.
B) Lo que en forma específica esperamos de ti, como Facilitador,

en este comportamiento es:
• Capacitar continuamente a tu personal en las técnicas de planificación, control

y monitoreo constante de los costos y gastos que se producen en los procesos
a su cargo.
• Hacer participar a tus colaboradores en la planeación presupuestaria para

que sientan que tienen el compromiso de cumplir con lo que ellos mismos
propusieron.
C) ¿Qué beneficios obtienes tú y PEÑOLES con este

comportamiento?
• Tu liderazgo se fortalecerá, ya que al enseñar y compartir la responsabilidad

con tu equipo, éste sentirá tu interés por su desarrollo y la importancia que le
das a sus funciones.
-6-
• Al hacer participar a tus colaboradores en la elaboración y control del

presupuesto, los haces sentir parte importante en la estrategia de consecución
de metas y objetivos de la Unidad de Negocio a la que perteneces.
• Al facultar a tus colaboradores para ejercer una parte del presupuesto de

acuerdo con el rol de su puesto, te hace merecedor de su confianza, y por lo
tanto, los compromete; esto será muy positivo para el desempeño del área.
Al enseñar y compartir, el equipo se

comprometerá y sentirá tu interés por su
desarrollo.
-7-
Comportamiento 2: Que identifiques los costos que tienen

desviación con respecto a lo presupuestado
para corregir oportunamente la desviación,
bajo la premisa de que los costos se controlan
a través de un presupuesto y que no se debe
gastar más que esto.

comportamiento?
L as actividades que afectan los costos con frecuencia se le conocen como im-
pulsores de los costos. Cada área de acuerdo a su actividad puede tener varios
impulsores de costos. Una labor principal para controlar el comportamiento de
los costos es la de identificar qué los impulsa y genera, para finalmente determi-
nar su impacto.
La identificación de los factores apropiados que impulsan los costos es el pun-

to crítico de cualquier método para medir su comportamiento. También deben
identificarse las operaciones que no agregan valor a fin de eliminarlas o minimi-
zarlas comenzando por las acciones que tengan mayor impacto en la reducción
del costo.
Debes tener presente que todas las operaciones agregan costos al producto, pero
no todas le agregan valor.
Para facilitar la recopilación de los costos y gastos de tu departamento, se tiene

establecido un sistema de presupuestos donde se debe capturar en una plantilla,
los costos y gastos del ejercicio presupuestario, el cual se realiza después de un
análisis detallado de cada partida o rubro a presupuestar. Esto conlleva el com-
promiso de gastar únicamente lo que se establece en el presupuesto y será la
referencia para tu evaluación y en general para el control de los costos y gastos.
La preparación del presupuesto anual de operaciones y presupuesto financiero

anual, es uno de los procesos de gestión del negocio más importantes para Peño-
les. Es una actividad donde participan todas las áreas y requiere el esfuerzo e invo-
lucramiento de muchas personas, desde aquellas que lo ejercerán y controlarán,
hasta los máximos órganos de administración.
-8-

• Que identifiques y controles cuales son los impulsores de los costos que se
relacionan con tu trabajo y el de tu área. Entre los más comunes encontrarás:
• Tiempo empleado en la revisión y/o corrección de los trabajos.

• Número y porcentaje de errores cometidos en el trabajo que provocan
rechazos y reprocesos.
• Volumen de mermas y faltantes en los recursos.
• Trabajos deficientes que afectan los resultados de tus clientes internos.
• Demora en la información generada.
• Para ello, deberás tener en cuenta que si todos ponemos el debido empeño en
realizar con exactitud y puntualidad nuestro trabajo, cuidando los recursos a
nuestro alcance y siguiendo las normas establecidas, el ahorro para la empresa
por estos conceptos puede ser significativo.
• Que te comprometas contigo mismo y con tu equipo a realizar con eficiencia

tu trabajo bajo la premisa de hacerlo bien a la primera. Entendiendo que la
previsión y la auto evaluación repercutirán en la disminución de los costos
generados por fallas internas.
• Será necesario que comprendas la importancia que tu trabajo tiene, junto al

de tus colaboradores, como una parte fundamental dentro del mecanismo de
trabajo de todos los que participamos en Peñoles.

comportamiento?
• La calidad de tu trabajo y la de tu equipo, será superior.
• Al trabajar con la filosofía de hacerlo bien a la primera, tu departamento será

más eficiente y confiable.
• Disminuir en conjunto los costos en la empresa, se traducirá en nuevas

inversiones y oportunidades para todos.
-9-
• Contar con un método de administración y entender la estructura de tus

costos, te ayudará a entenderlos y por lo tanto, a controlarlos mejor.
Todas las operaciones agregan costos al

producto, pero no todas le agregan valor.
-10-
Comportamiento 3: Que monitorees periódicamente los costos

de tu área para identificar aquellos que son
afectados, con el fin de optimizarlos; además
de que te comuniques con tus colaboradores
para determinar en equipo la mejor manera de
optimizarlos sin afectar su proceso.

comportamiento?
C ada departamento de la empresa es el generador de sus propios costos y gas-

tos, y por lo tanto, responsable de mantenerlos en el nivel mínimo para hacer
que se completen los procesos con la mayor eficacia.
El nivel óptimo de productividad no es una meta que simplemente se alcanza; el

tiempo, los cambios en el entorno, los procesos y las personas hacen necesario
una acción continua de mejora.
Todo tiene un costo, producir un bien o servicio con orden y disciplina y en el

tiempo oportuno necesariamente tiene un costo, pero cuando generamos re-
procesos, rechazos, desperdicios y no optimizamos nuestros procesos, los pro-
ductos nos cuestan más de lo debido; entonces estamos incurriendo en costos
innecesarios.
Muchos de estos costos se nos escapan porque nos hemos acostumbrado a vivir
con ellos, permanecen ocultos hasta que los descubrimos. Igual de importante es
el monto de pequeñas cosas que echamos a perder o no aprovechemos debido a
desconocimiento, descuido, falta de planeación y otros factores más.

• Que dentro de las funciones periódicas de tu puesto, acostumbres monitorear

el sistema de información Peñoles (SIP) en lo que concierne a los gastos y
costos relativos a tu área.
• Que conjuntamente con tus colaboradores realices los análisis necesarios en

las operaciones del área, para encontrar áreas de oportunidad en cuanto a
desperdicios, reprocesos, mermas, y cualquier otra acción que se traduzca
en mejora.
-11-
• Tomar las decisiones adecuadas para mantener el control sobre los gastos y
costos, y corregir oportunamente las desviaciones.

comportamiento?
• Al obtener una mayor eficacia en tu área, tus resultados y los de tus

colaboradores se verán reflejados en un mejor desempeño.
• Implantar y mantener una adecuada cultura de costos entre tú y tu gente, los

hará comprometerse en la obtención de la mejora continua; se sortearán las
crisis, obteniendo aprendizaje y crecimiento personal y profesional.
Muchos de estos costos se nos escapan

porque nos hemos acostumbrado a vivir
con ellos.
-12-
Comportamiento 4: Que entiendas la estructura de costos del

área y comprendas la información que se
genera. Conozcas el número de cuenta de tu
área y los números de cuenta de los rubros
presupuestados en tu departamento para
afectarlos correctamente en cada gasto.

comportamiento?
P or medio de la estructura de costos del área y la información generada, se

mantiene un adecuado registro y control de los costos que se incurren en las
diferentes áreas de la empresa.
La contabilidad, proporciona a la Dirección y a la administración de Peñoles, in-

formación útil y necesaria, constituyéndose en un instrumento esencial para la
toma de decisiones.
A través de los reportes, la administración tiene información relevante para eva-

luar el desempeño de las operaciones y su comportamiento respecto a lo planea-
do en los presupuestos, dando lugar al análisis de variaciones y su investigación
como una medida de control y monitoreo de las operaciones. Esta información es
susceptible de profundizar hasta los últimos detalles de cada transacción, y brin-
dan el panorama completo para tomar las mejores decisiones.
Estas decisiones, que son las que señalan nuestro presente y determinan nuestro
futuro, por lo que deberán estar sustentadas en las bases reales que proporciona
una contabilidad real y oportuna.

• Que registres adecuadamente cada gasto realizado, y por lo tanto conozcas

los números de cuenta de tu área y comprendas la estructura de costos que
afecta a tu departamento.
• Para lograr información relevante, es necesario identificar quién está

incurriendo en el costo y cómo tu área se compromete a su control y alcanza
sus objetivos de costo.
-13-

comportamiento?
• Comprender la estructura contable de tus costos, conocer los números de

las cuentas que se deben afectar, y proporcionar la información que permita
registrar adecuadamente las operaciones de tu área, favorecerá la toma de
decisiones, la productividad y el orden.
Decisiones, que son las que señalan nuestro

presente y determinan nuestro futuro.
-14-
V Autoevaluación:
En forma individual, contesta el siguiente test. Para cada afirmación anota en la

casilla, el número que corresponda según la siguiente clave:
1 Nunca lo hago 2 En ocasiones lo hago 3 Usualmente lo hago

4 Casi siempre lo hago 5 Siempre lo hago
1. Capacito a mis colaboradores para que se

responsabilicen del control de costos y gastos en su
área.
2. Les proporciono los elementos necesarios para que

sepan realizar los análisis de los reportes de costos y
gastos.
3. Elaboro de acuerdo a los lineamientos, una matriz

de facultamiento para los colaboradores con límites
claramente definidos de gastos y autorizaciones.
4. Proporciono la capacitación y motivación a mi equipo

para contar con su compromiso en la elaboración y
cumplimiento del presupuesto del área.
5. Continuamente identifico los costos que tienen

desviaciones respecto a lo presupuestado para corregir
oportunamente.
6. Me aseguro que nunca se rebasen los costos y gastos

señalados en el presupuesto del área.
7. Analizo cuáles son los factores que impulsan y generan

mayor impacto en los costos para tomar acciones sobre
ellos.
8. Identifico las acciones que no agregan valor al proceso a

fin de eliminarlas o minimizarlas.
9. Me comprometo conmigo y con mi equipo a hacer

nuestro trabajo bien a la primera.
-15-
10. Entiendo que la previsión y la autoevaluación favorecen

a la disminución de los costos generados por fallas
internas.
11. Deseo que mi trabajo se caracterice por tener una

mejora continua.
12. Constantemente monitoreo los costos de mi área en el

Sistema de Información Peñoles (SIP).
13. Me comunico con mis colaboradores para determinar

en equipo la mejor manera de optimizarlos sin afectar el
proceso.
14. Asumo la responsabilidad de mantener los costos en el

nivel mínimo en mi área.
15. En mi área vivimos la cultura del control de los costos.
16. Tomo las decisiones adecuadas para mantener el control

sobre los costos y gastos.
17. Junto con mis colaboradores, realizamos los análisis

necesarios para encontrar áreas de oportunidad que se
traduzcan en mejoras.
18. Estamos comprometidos con la mejora continua.
19. Conozco los números de cuenta de los rubros

presupuestados en mi departamento para afectarlos
correctamente en cada gasto.
20. Comprendo la estructura de costos que afecta a mi

departamento.
Ahora revisa en dónde no obtienes una calificación de 5, a partir de ello, detecta

los comportamientos que debes modificar para que estés en la línea de lo que las
personas en PEÑOLES esperamos de ti, en esta Competencia de Administración
de Costos. Si lo deseas puedes entregarle una fotocopia a uno o más compañeros
(jefes, colaboradores, clientes internos, etc.) y pedirles que te evalúen. Después
observa las respuestas, comenta con ellos las diferencias con tus calificaciones y
resuelve qué debes hacer al respecto.
-16-
Especialista en esta Competencia:
Martín Arreola Coronel.

Director de Servicios Administrativos.
martin_arreola@penoles.com.mx
Bibliografía recomendada:
• Contabilidad de Costos. Conceptos y aplicaciones para

la toma de decisiones. Polimeni Fabozzi Mc-Graw.Hill.
1998.
• Cost Management, A Strategic Emphasis. Blocher

Eduard, Chen Kung, Lin Thomas, McGraw-Hill.
Segunda Edición.
• Coste y efecto. Kaplan Robert, Cooper Robin. Ediciones

Gestión, 1999.
• La Administración del Comportamiento Organizacional;

Paul Hersey y Kenneth H. Blanchard, Pearson. 1998.
• Managerial Accounting. Hilton W. Ronald. McGraw-Hill,

2002.
• Relevante Lost. Kaplan Robert, Johnson Robert. Harvard

Business School. 1987.
-17-
Programa Institucional de Capacitación

de PEÑOLES 2010-2015
Director General
Fernando Alanís Ortega
Director de Recursos Humanos

Augusto Sánchez Marroquín
Subdirector de Recursos Humanos

Roberto Gerardo Velasco Cuevas
Asesores de Desarrollo en Competencias Organizacionales

María Luisa Aguilera López
Xochitl Navarro Rey
Carlos Alberto Correa López
Cualquier comentario sobre este material, favor de dirigirlo a:

maria-luisa_aguilera@penoles.com.mx
xochitl_navarro-rey@penoles.com.mx
carlos_correa@penoles.com.mx
@ PEÑOLES, TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS.
-18-

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QUÉ

© PROPIEDAD INTELECTUAL PEÑOLES

esde su fundación en 1984, Cisco Systems fue una de las

Para 2002, el consumo de papel se había triplicado en los últimos 30

Además se percataron de los siguientes inconvenientes que quitan

pues al final del día,

Al reducir el consumo de papel en más del 60%, el resultado fue

¿Cómo participo en el control de costos?

L a reducción de costos es un proyecto que requiere liderazgo, trabajo en equipo

La importancia del control de costos y gastos radica en que es una medida de

La mejor forma de reducir costos y gastos es hacerlo de manera continua en el

El tener autocontrol en lo que gastamos y cómo lo gastamos en los diferentes

La razón de este cuadernillo es descubrir juntos estos costos no necesarios, para

En este documento encontrarás elementos que te permitirán desarrollar los com-

Identificar los problemas en la

I Competencia: Administración de Costos

II Qué entendemos por tal concepto:

Conocimiento y habilidad para planear,

III Qué comportamientos esperamos en PEÑOLES de ti:

Comportamiento 1: Que capacites a tus colaboradores para que se

Comportamiento 2: Que identifiques los costos que tienen

Comportamiento 3: Que monitorees periódicamente los costos

Comportamiento 4: Que entiendas la estructura de costos del

IV Qué nivel de dominio debes alcanzar como Facilitador:

Básico Moderado ALTO Extremo

Comportamiento 1: Que capacites a tus colaboradores para que se

A) ¿Qué importancia tiene para ti y para PEÑOLES este

E l control de los costos y gastos de tu área es una responsabilidad que compar-

Para ello, en tu departamento deben contar con una matriz de facultamiento

Por lo anterior, deberás proporcionar a todos tus colaboradores la capacitación,

B) Lo que en forma específica esperamos de ti, como Facilitador,

• Capacitar continuamente a tu personal en las técnicas de planificación, control

• Hacer participar a tus colaboradores en la planeación presupuestaria para

C) ¿Qué beneficios obtienes tú y PEÑOLES con este

• Tu liderazgo se fortalecerá, ya que al enseñar y compartir la responsabilidad

• Al hacer participar a tus colaboradores en la elaboración y control del

• Al facultar a tus colaboradores para ejercer una parte del presupuesto de

Al enseñar y compartir, el equipo se

Comportamiento 2: Que identifiques los costos que tienen

A) ¿Qué importancia tiene para ti y para PEÑOLES este

La identificación de los factores apropiados que impulsan los costos es el pun-

Para facilitar la recopilación de los costos y gastos de tu departamento, se tiene

La preparación del presupuesto anual de operaciones y presupuesto financiero

B) Lo que en forma específica esperamos de ti, como Facilitador,

• Tiempo empleado en la revisión y/o corrección de los trabajos.

• Que te comprometas contigo mismo y con tu equipo a realizar con eficiencia

• Será necesario que comprendas la importancia que tu trabajo tiene, junto al

C) ¿Qué beneficios obtienes tú y PEÑOLES con este

• La calidad de tu trabajo y la de tu equipo, será superior.

• Al trabajar con la filosofía de hacerlo bien a la primera, tu departamento será

• Disminuir en conjunto los costos en la empresa, se traducirá en nuevas

• Contar con un método de administración y entender la estructura de tus

Todas las operaciones agregan costos al

Comportamiento 3: Que monitorees periódicamente los costos

A) ¿Qué importancia tiene para ti y para PEÑOLES este

C ada departamento de la empresa es el generador de sus propios costos y gas-

El nivel óptimo de productividad no es una meta que simplemente se alcanza; el

Todo tiene un costo, producir un bien o servicio con orden y disciplina y en el

B) Lo que en forma específica esperamos de ti, como Facilitador,

• Que dentro de las funciones periódicas de tu puesto, acostumbres monitorear

• Que conjuntamente con tus colaboradores realices los análisis necesarios en

C) ¿Qué beneficios obtienes tú y PEÑOLES con este

• Al obtener una mayor eficacia en tu área, tus resultados y los de tus