Administración Documental

La gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de normas técnicas y prácticas

usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización,
facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos
deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los
documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, siempre al
servicio auxiliar de la disciplina archivística. Esta es una actividad casi tan antigua como la
escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y
transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de
documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y
papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de
los fondos documentales.

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de

administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los
libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los
documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos
u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de
técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación.
Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más
necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas
computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician
sustancialmente la gestión documental, aún los profesionales en sistemas de información son
los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o
electrónico.

DIFERENCIAS
Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y
latinos, se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de gestión
documental y la archivística, como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en
español no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record inglés, que cubre
todo aquello que documenta algo. En español usamos el término "documento de archivo", que
es más pobre en significado. Cuando en inglés se dice Records management se está refiriendo
a la gestión documental de documentos de archivo específicamente. Pero por otro lado, en
inglés la palabra archive significa casi invariablemente "archivo histórico", mientras que en
español el "archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestión, archivo
administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histórico.

Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los países
hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los archivos
históricos, o que el ' se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no
es así: La archivística cubre el records management y la gestión de archivos históricos también,
mientras que la gestión documental es más amplia que el records management ya que se
puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no sólo a los administrativos o de archivo.