GESTIN DOCUMENTAL Y CALIDAD Por Antonia Heredia Herrera.

Gestin documental Gestin documental, gestin de calidad, son caras de la misma moneda y ambas, hoy, han de ser el testimonio de la integracin de los Archivos en las Instituciones, de su buen funcionamiento y como consecuencia del servicio esperado y demandado por cualquier usuario/cliente. La gestin de calidad ha venido a dinamizar la gestin administrativa de cualquier Institucin, en la que ya se haban instalado los principios de economa, de eficacia, de rentabilidad, inherentes en cualquier empresa. Si la gestin documental asumimos y defendemos - es parte de la gestin administrativa, no cabe otra opcin que la gestin documental se implique en la gestin de calidad y con ella los Archivos y los archiveros. Gestin documental, gestin de calidad han de ir de la mano. La gestin documental ser el contexto, el marco para la aplicacin de la gestin de calidad, de aqu la importancia de acotar la primera para conseguir el xito de la segunda. En mi intervencin de hoy, primero nos introduciremos en la conceptuacin de la gestin documental para despus ver los medios, las operaciones, los instrumentos para controlar la calidad de los servicios /productos en cualquier Archivo. Como punto de partida, no podemos perder de vista que una y otra necesitan de normalizacin, de implicacin de las Instituciones a las que estn vinculados los Archivos y de recursos materiales y humanos suficientes. De la existencia o no de estos tres factores y de su medida depender que nos situemos en una gestin documental y en una gestin de calidad ms o menos tericas o reales, de mayor o menor calidad. Hace tiempo que los archiveros hemos hecho nuestro el concepto de gestin documental. En Espaa y en la prctica ese concepto va ms all del modelo anglosajn o records management. Y digo en la prctica, porque a la hora de la teora algunos se han quedado, como veremos, con ste. Baste acudir, como sintomtica, a la definicin que aparece en el DTA para gestin documental y a las definiciones incorporadas a algunos textos legales, limitndola a los documentos administrativos. En descargo de la primera, lo temprano de su definicin que no haca sino reproducir algo que nos vena de fuera. De las otras definiciones no puede decirse otro tanto.

Es evidente que de aqul modelo nos separan conceptos substantivos: el documento de archivo y el Archivo, como institucin. La limitacin inherente al records ceido al documento con vigencia administrativa- no afecta a nuestro documento de archivo, cuya expresin y cuyo concepto afectan por igual al documento administrativo y al documento de conservacin permanente o histrico que en definitiva viene a coincidir con lo que reconocen despus los australianos para el continuum. Dicha expresin, entre nosotros, marca ntidamente el concepto de documento de archivo para cualquier edad documental, teniendo en cuenta que, en lo de las edades, tambin la prctica espaola ha ido ms all de las tres reconocidas en el contexto del records management que concluan en la eliminacin, cuando de hecho la vida contina para los documentos de conservacin permanente en una secuencia vital ininterrumpida. En cuanto al segundo concepto, Archivo, como institucin, nunca ha estado limitado, en Espaa, al Archivo histrico. El afianzamiento de esta postura se ha hecho ms firme a partir del establecimiento de los Sistemas de Archivos, en cada una de las Comunidades autnomas, en algunos de los cuales se reconocen como redes la sucesin de Archivos de oficina, centrales, intermedio e histrico como residencias sucesivas para las cuatro edades documentales a las que antes me he referido (1). En este marco, otra separacin y otra diferencia a la hora de plantearse la gestin documental. Si para el modelo anglosajn primaba como profesional, para la gestin documental que finalizaba a las puertas de los Archivos histricos, el gestor de documentos, en Espaa no se ha contado, hasta ahora, sino con el archivero para todo el proceso documental, sin perjuicio de reconocer en l una notable evolucin de conservador a gestor. Mi propsito no es otro que mostraros la evolucin, la conceptuacin, la realidad de la gestin documental en Espaa con anterioridad al modelo australiano del records keeping y antes de la divulgacin de la ISO 15489.2001. En una tertulia profesional, no hace mucho, un colega comentaba que en su Archivo no se practicaba la gestin documental porque segn l no se reconoca en el records management, ni en el records keeping. Le pregunt si en su Archivo estaban regulados los ingresos, sobre todo las transferencias regulares de documentos que no de documentacin, ni de fondos- , si tena identificadas y valoradas todas las series del nico fondo con que contaba y haca propuestas de eliminacin, si instalaba las cajas o unidades de instalacin a partir de una numeracin currens, si tena un cuadro de clasificacin para el fondo, si contaba con una planificacin de la descripcin, si facilitaba las consultas y responda a la informacin solicitada por los clientes/usuarios, si contaba con instrumentos de control, si elaboraba una memoria anual, etc. A todo me fue contestando afirmativamente y lo tranquilic convencindolo de que l estaba en el camino de la gestin documental, otra cosa es que no dispusiera de una gestin documental electrnica y que su Institucin lo ignorara en buena medida. Traer aqu esta ancdota me lleva a poner de manifiesto que existe una gestin documental, puertas adentro, que empieza en la entrada de los documentos en el Archivo y es responsabilidad casi total y exclusiva del archivero y una gestin documental de las Organizaciones, con implicacin de stas, con responsabilidades compartidas y que empieza en la creacin de los documentos. Son dos dimensiones que

no podemos perder de vista porque marcan dos contextos diferenciados a la hora del anlisis de muchas funciones, procesos y resultados. Sin perjuicio de que en la gestin documental reconozcamos todas las que de antiguo hemos llamado funciones archivsticas y ltimamente a todo el conjunto hemos dado en llamar funcin de archivo, la gestin documental es algo ms, porque como todas las gestiones reconocidas en una Administracin General ( sanitaria, econmica, urbanstica y tambin la documental) todas estn afectadas por la racionalizacin y eficacia, requieren las nuevas tecnologas, necesitan del respaldo institucional, ninguna es autnoma y precisan de la aportacin de otras metodologas y de la colaboracin de otros profesionales. Dicho esto, no descubro nada cuando afirmo que en el contexto archivstico, nos movemos siempre entre la teora y la prctica que, en cada caso, es obligado acercar, aunque ante la lectura de ciertos textos exclusivamente tericos no se dira sino que esos escritos van por un lado y la prctica por otro. Resulta que en Espaa, frente a otros pases, de menor tradicin archivstica, sus archiveros siempre han tratado de conciliar teora y prctica. Ahora bien, la prctica va muy por delante de la teora no a la inversa- y ocurre que no bautizamos a la criatura y dejamos de darle nombre. Recuerdo de forma puntual la expresin descripcin multinivel que vino a dar nombre de pila a algo que ya era una prctica comn en los Archivos de la Administracin local, en Espaa. Y esto, sin duda, es perjudicial porque los que ponen el nombre se tienen por los padres de la criatura. Por otra parte somos bastante proclives a dejarnos alucinar por lo que dicen otros, dejando a un lado o despreciando lo que hacemos nosotros que, a no dudar va en la linea de lo que hacen los ajenos, porque la lgica, cualidad esencial de la teora archivstica, conduce en la mayora de las ocasiones a soluciones simultneas que pueden resultar comunes. No puedo sino recordar en este momento la intervencin de nuestro colega Manuel Vzquez en el Congreso Internacional celebrado en Montreal donde defendi la bibliografa archivstica en lengua espaola que desconocen tantos profesionales de lengua inglesa, no ocurriendo igual a la inversa. Vuelvo a situarme en las posturas sobre la gestin documental reconocidas en Espaa. La bibliografa, los textos normativos, en mi pas no hacen sino ofrecernos diversidad de modelos tericos de gestin documental a imagen y semejanza de modelos importados, y junto a esos modelos aparece otro ms cercano, ms general, ms comn, a la hora de la prctica. A veces la diversidad de denominaciones llega a confundir: gestin de archivos, gestin de la documentacin, gestin de documentacin administrativa. Importa mucho, siempre, pero ahora ms, a la hora de nuestra integracin en Administraciones electrnicas, la eleccin del modelo de gestin documental empezando por su denominacin por cuanto no solo nos valdr para la acotacin de funciones sino para la atribucin de responsabilidades, decidir la formacin de los responsables y ocasionar o no la creacin de nuevas unidades o centros distintos de los Archivos.

No en vano importa el nombre que nos acercar al modelo. De ah, mi reflexin. Gestin documental es una expresin importada pero viciada, no en su origen records management, sino a partir de la traduccin trasmitida por los archiveros canadienses que no puede decirse sea una traduccin literal. Records management no ofrece lugar a dudas cuando records equivale a documentos administrativos, en cambio la expresin gestin de documentos o gestin documental no restringe el concepto de documentos a solo los administrativos, como es el caso de documento de archivo en Espaa, pero est ocurriendo que en algunos de esos textos legales o normativos a que me refera hace un momento, la gestin documental se limita a los documentos administrativos, lo que no deja de ser una incoherencia entre el nombre y aquello que representa. De ah la multiplicacin de preguntas a la hora de encararla. Qu es gestin documental?, Dnde empieza y donde termina?, Quines son sus responsables?, Cul es su metodologa?, Qu tiene que ver la funcin de archivo con la gestin documental?. De la gestin documental se ha dicho que es funcin, proceso, procedimiento, actividad, sistema, tratamiento archivstico, y al hilo de estas estimaciones, diversas definiciones que me es imposible enumerar en esta exposicin pero que he incorporado en un libro reciente (2) De entrada debe quedar claro que la gestin documental no es solo tratamiento archivstico aunque ste forme parte de la misma. Voy a quedarme con la que incorpora J.R. Cruz Mundet a la hora de comentar la ISO 15489/2001(3) y alguna ms. Es posible que ms que definicin sea anlisis a partir de la traduccin del texto de dicha Norma. Afirma que el mbito lo constituyen los documentos, en todos los formatos y medios, creados o recibidos por cualquier organizacin pblica o privada en el desarrollo de sus actividades o (sic) cualquier individuo obligado a crearlos y mantenerlos; el objetivo de la misma dirigir la prctica de los archiveros o la de cualquier persona que cree o utilice documentos en el transcurso de sus actividades. Solo comentar que quiz sera mejor objeto en lugar de mbito y me entra la duda sobre el uso del verbo crear que no se si est utilizado como sinnimo de producir. Inmediatamente me referir a esta matizacin no sin antes comentar que ms de uno se sentir perjudicado, por minusvalorado, al reflexionar sobre el objetivo de la referida Norma. Recientemente he definido a la gestin documental como el conjunto de intervenciones archivsticas desde la creacin o desde la produccin de los documentos hasta despus de decidida su conservacin permanente buscando su mayor rentabilidad para la sociedad y tambin como una manifestacin de la gestin de una Institucin referida a los documentos de archivo. Esta ltima quiz a fuerza de sencilla, insuficiente. En cuanto al principio, unos lo sitan en la creacin de los documentos y otros en la produccin, que aunque lo parezca, no creo que sea lo mismo. Hay una tendencia a identificar creacin con produccin cuando son dos momentos distintos y sucesivos en el tiempo y en el espacio archivsticos. Cuando nos situamos en la la etapa de creacin, de concepcin y de diseo, los documentos ni siquiera existen, cuando existen es a partir de su produccin, iniciada en la tramitacin administrativa. No en vano el principio de procedencia alusivo a la produccin de los documentos. Nunca hemos dicho, al referirnos al productor, Organizacin creadora, sino Institucin productora. En cuanto al fnal, la gestin documental para unos se queda a las puertas de los Archivos histricos sin traspasarlos y para otros la gestin documental entra y contina dentro de los Archivos histricos.

La responsabilidad, de entender a la gestin documental como parte de la gestin administrativa con un inicio en la creacin de los documentos, tiene que ir ms all de la exclusividad archivstica. Esta posicin enlaza con la metodologa en la que ha de primar la integracin, la interdisciplinariedad, sin perjuicio de que los principios y criterios archivsticos sean prioritarios. De aqu, la necesidad, a la hora de nuestra responsabilidad, del conocimiento y uso de otros vocabularios (informticos, de la calidad, de los Sistemas, etc) que han de convivir con el nuestro que hemos de afianzar-, sin suplantaciones, ni desvirtuaciones. En cuanto a la relacin funcin de archivo y gestin documental, yo dira que la segunda es trasunto de la primera y que la gestin documental no es sino ese conjunto de funciones atribuidas hoy a cualquier Archivo, evolucionadas y desarrolladas, integradas en la gestin administrativa. Defiendo que la gestin documental es slo una, no una para los documentos administrativos y otra para los de conservacin permanente , sostenida en el ciclo vital de los documentos que no concluye en la eliminacin, pero que tampoco empieza en la recogida de documentos intiles (4) , de la que son sus responsables principales los archiveros y los Archivos las instituciones para favorecerla y desarrollarla, sin necesidad de crear nuevas unidades de gestin documental. Las funciones reconocidas en la gestin documental no son sino las tradicionales de recoger, conservar y servir, ms las operaciones atribuidas al tratamiento archivstico que no son otras que la clasificacin ,la instalacin, la ordenacin, descripcin, amn de otras funciones ms novedosas como la creacin y la valoracin de documentos. En todas habremos, ahora ,de reconocer los procesos o procedimientos de trabajo (no procedimientos administrativos) con un principio y un final, reconocible a partir de un diagrama, y con un resultado o producto tambin reconocible a partir de un nombre y una medida normalizadas.

Gestin de calidad e indicadores A partir de aqu, no es mi propsito entrar en los planteamientos tericos de la gestin de calidad, ni en sus principios, ni en sus modelos, ni siquiera en su vocabulario. Son otros a quienes corresponde, como especialistas y gestores del respectivo Sistema: aparte de existir una abundante bibliografa que me exime de tal divagacin. Voy a ir por la incidencia de la calidad en nuestro quehacer, para la que existe bastante menos informacin, abordando algunas cuestiones muy prcticas. Las nuevas perspectivas abiertas para la gestin administrativa en general ha de impulsarnos a sumarnos a las mismas. Esto significa apertura a nuevos conocimientos y comportamientos que necesariamente lleva de entrada ya lo he dicho- a nuevos vocabularios que habrn de convivir con el nuestro, sin desvirtuacin , ni suplantacin a favor de ninguno, logrando la compatibilidad y haciendo coherentes esta gestin y la nuestra. La gestin de la calidad no podemos ignorarla aunque exista la posibilidad de quedarse en un plano terico, falto de proyeccin y de eficacia. Esa incorporacin no puede suponer prdida de identidad. A este respecto, la atraccin por lo novedoso no puede ser coartada para descuidar nuestro trabajo. La integracin nunca puede suponer resta, sino multiplicacin antes que suma.

Se estn elaborando por los archiveros, cada vez con ms frecuencia, dedicacin y entusiasmo, Manuales de procedimientos por otra parte obligados- para que los procesos a que me he referido sean reconocidos por terceros, para incluir en los Manuales de calidad de las Organizaciones que, en definitiva no son sino la pormenorizacin de los Reglamentos que ya existan , o deban existir, en nuestros Archivos. Ahora bien, la redaccin de los mismos no puede obviar nuestra terminologa archivstica, como trasmisora de nuestros conceptos, que ha de utilizarse, incluso con ms rigor. Est ocurriendo que, al no existir una normalizacin para las denominaciones de los indicadores y de su medida, cada cual propone los suyos, con una total falta de consenso, que dificultar las evaluaciones que tendran que interesar a las Organizaciones. Y puede darse el caso de que exista algn Archivo con certificado ISO, u otro modelo, que haya utilizado para tal fin en el referido Manual un vocabulario reprobable, archivsticamente, hasta el punto de cuestionar a partir de su lectura la formacin del archivero. Haciendo mio el refrn : se dice el milagro pero no el Santo, voy a aludir a un caso que he conocido. En uno de estos Manuales se dice consulta y prstamo de fondos documentales cuando tanto la consulta como el prstamo afectan a los documentos, no a los fondos aunque aqullos formen parte de stos. Se afirma tambin que en el Archivo en cuestin no se cataloga a nivel de documento, sino de expediente, cuando la catalogacin que yo sepa- no tiene otra opcin que el nivel de unidades documentales/documentos y el expediente es una unidad documental, sin perjuicio de que se trate de un documento compuesto. Algo ms: al definir al Archivo prioriza los fines de investigacin y de cultura, cuando hoy est claro que gestin es antes que cultura, y puede resultar , como menos, incoherente, que la incorporacin a lo nuevo a la gestin de calidad en este caso- no haya determinado la actualizacin, la renovacin del archivero. Cuando define al documento lo hace de forma genrica, de tal modo que cualquier testimonio de cualquier actividad, lo es, siendo necesario en un Manual de procedimientos definir qu es un documento de archivo y no cualquiera. Valga este comentario para poner de manifiesto que puede resultar chocante que un Archivo tenga certificado de calidad en estas condiciones. Lo novedoso del tema, sin olvidar que su puesta en marcha requiere bastante dedicacin, no s si ha dado ocasin a descuidar funciones importantes de la gestin documental como es el caso de las transferencias documentales, por falta de espacio, por negligencia de las unidades productoras, y puede darse la circunstancia que dicho Archivo sin embargo est empeado en reclamar un certificado de calidad. Para salir al paso de estas situaciones, es de elogiar, que la Mesa de Archivos de Administracin Local, en Espaa, - un grupo de trabajo no oficial- est estudiando la normalizacin de indicadores de gestin a partir de la identificacin de los procesos archivsticos de los que derivan, reconocidos en las funciones archivsticas que integran la gestin documental. Trasplantar la metodologa para acotar indicadores de gestin en el entorno archivstico no me cansar de decirlo- exige normalizacin y en consecuencia mximo consenso a partir de una terminologa clara y precisa. Pero esta normalizacin no tendra que venir de las Organizaciones sino del colectivo archivstico, ni siquiera tendra que

partir como de hecho es posible y est ocurriendo- de cada Archivo en particular, vinculado a una determinada Organizacin (Archivo municipal, Archivo universitario, etc). Siendo deseable que fuera el colectivo cientfico archivstico, al menos habra que acotar, en nuestro caso al mbito competencial de nuestras respectivas Comunidades autnomas o al conjunto de Archivos vinculados a un ramo de la Administracin (Archivos locales, Archivos universitarios) afines a la hora de la gestin documental. La acotacin de los indicadores exige: a) conocimiento de las funciones con las que aqullos estn relacionados, en nuestro caso las que integran la gestin documental destacando las prioritarias y reconociendo los procesos semejantes que integran cada una. La tradicional funcin de recoger, por ejemplo, incluye distintos procesos de ingresos (transferencia regular y extraordinaria, donacin , compra, depsito,etc). En cuanto a la priorizacin habremos de recurrir a la imprescindibilidad. Un ejemplo es el de los ingresos de documentos, tan esencial, que determina la naturaleza de cualquier Archivo (no hay Archivos sin documentos); la valoracin que por su parte determina la conservacin permanente y la eliminacin y la descripcin que condiciona el servicio a los usuarios de los documentos y de la informacin. De la relacin entre ingresos y eliminacin obtendremos la tasa de crecimiento til del fondo o del depsito del Archivo. Sin embargo, ya veremos,que a esto hay que objetar que esta estimacin no es totalmente vlida sino para los Archivos administrativos; as, la valoracin , para los histricos no es prioritaria, porque no es necesaria. b) eleccin del perodo de medicin (anual, trimestral, mensual). Entendemos que puede ser razonable un ao. c) establecimiento de los trminos comparativos (bench marking) que pueden ser internos o externos. Sin duda que es ms fcil establecer la comparacin interna de un ao para otro, pero siempre tiene sus reservas a la hora de la fiabilidad. Mucho ms importante es la comparacin externa que sera la relacin con otros Archivos pero en este momento ciertamente resulta difcil teniendo en cuenta la diversidad de tipos de Archivos donde las prioridades no son comunes. Las transferencias regulares es un indicador clave de la gestin documental, mientras que los m/l eliminados en un Archivo histrico se hacen del todo improcedentes. De aqu la conveniencia de establecer la comparacin entre Archivos de la misma naturaleza (Archivos municipales, sera un ejemplo). El xito de la eleccin de los indicadores ha de tener en cuenta varias previsiones: como la capacidad de ofrecer servicios de calidad, la capacidad de lograr satisfaccin de los usuarios, la capacidad de reducir el tiempo para el ofrecimiento del servicio. Los indicadores tienen dos funciones: descriptiva ofreciendo una informacin plana, aunque real, y otra valorativa que aade juicios de valor lo ms objetivos posibles. Acotados los indicadores de gestin habremos de elegir cules, en razn de los destinatarios esencialmente dos- la Organizacin a la que estn vinculados los Archivos y los usuarios (ciudadanos). De una manera muy simple indicadores de gestin (funciones, procesos) e indicadores de servicios que no son sino los productos que demandan los usuarios. Como resultado prctico, la Organizacin u Organizaciones con competencias sobre los Archivos tendran a partir de los indicadores de gestin, una ecografa de stos que determinara actuaciones y

rectificaciones posteriores, mientras que los indicadores de servicio valdran para, a partir de la adquisicin de compromisos, elaborar las cartas de servicios o calidad.. La bibliografa especializada sobre gestin de calidad multiplica las modalidades de indicadores empezando por los de economa (recursos), por los de eficacia, eficiencia y efectividad que, a veces resultan difciles de adscribir en cuanto los tres ltimos trminos, como comunes que son, son practicament6e similares si acudimos al Diccionario de la lengua ( 5 ) Con todo, se nos dice (6) que los de eficacia marcan la relacin entre los resultados reales y los previstos y exigen por lo tanto planificacin. Puede ser el caso de las transferencias regulares para las que debe existir un calendario para marcar la previsin. Los de eficiencia determinan la relacin entre los servicios consumidos y los servicios producidos, que podran ser las consultas en relacin con la descripcin, con independencia de la dificultad que entraa la relacin. Los de efectividad miden el impacto final de la actuacin sobre el total de la poblacin involucrada a partir de porcentajes por habitante. Habr pues que, una vez acotados los indicadores de gestin, para nosotros de gestin documental, adscribirlos a la diversidad tipolgica de indicadores previstos tericamente.

Normalizacin de indicadores De tener normalizada la gestin documental en toda su amplitud, ya lo he comentado antes, los indicadores seran fciles de acotar. En Espaa los numerosos Reglamentos, generales para los Sistemas de Archivos, y particulares, para los Archivos, han abonado el camino. Sin embargo ocurre que, a veces, sus contenidos que tenan que uniformarnos y acercarnos, nos diversifican y separan. Existen procesos similares, tericamente comunes, como puede ser el caso de las transferencias o de los prstamos, cuya totalizacin vara de unos a otros archivos a partir de medidas diferentes, por lo que la acotacin de los indicadores exige como mnimo una reflexin para un consenso. En este texto me voy a ceir a tres procesos y a sus respectivos indicadores: el servicio de los documentos y de la informacin, con la consulta y su variante, el prstamo que quiz exija una medida aparte y el ingreso de documentos con las transferencias y las otras modalidades de ingreso. La metodologa de anlisis para los tres casos seguir el siguiente esquema: Estado de la cuestin y denominaciones Definiciones Proceso y etapas Medida de los indicadores Propuesta de indicadores a)Servicio de los documentos y de la informacin (consultas)

El producto/servicio esencial de cualquier Archivo es el ofrecimiento de los documentos ,que guarda, trata y conserva, a los ciudadanos y a la Institucin a la que est vinculado el Archivo y a cualquier otra Institucin. Pero no hay denominaciones comunes, ni medidas nicas para el mismo, ni para el total de sus usuarios. El servicio de los documentos tiene dos opciones: la consulta y el prstamo , acotadas, en principio, en razn de los usuarios (ciudadanos, Administracin, respectivamente). Consulta es un trmino habitual en la terminologa archivstica hispana y en la brasilea. La hemos utilizado continuamente a la hora de medir el funcionamiento de un Archivo, a la hora de elaborar las Memorias anuales. Pese a ser tan habitual, su medida difiere de unos Archivos a otros y sus modalidades denominativas tambin. Por otra parte el trmino en s no deja de producirnos insatisfaccin porque sus definicines no testimonian el trabajo que conlleva para el archivero, sobre todo cuando nos referimos a las que hemos llamado consultas no presenciales o a distancia . Del trmino comn, consulta, el DRAE dice que es la accin y el acto de consultar que trasladado a los Archivos es la accin de consultar los documentos por los usuarios que para nada trasmite la medida del trabajo que supone ni para el Archivo, ni para el archivero. Estando tan afianzado el trmino quiz no sea bueno desterrarlo pero llegado el momento de la gestin de calidad, ser bueno la identificacin del proceso o procesos y una unificacin de las variantes en cuanto a sus resultados. El trmino consulta, archivsticamente, lo hemos utilizado como producto/resultado/servicio y como proceso. Tambin lo hemos utilizado indistintamente para medir y cuantificar el ofrecimiento de los documentos y de la informacin. Sin embargo a la hora de las definiciones se cargan las tintas a partir del usuario. As, el Diccionario brasileiro de terminologa arquivistica (1990) dice de la consulta que es la accin de examinar o conocer un documento e incluye otra expresin ,atencin al pblico, que define como funcin archivstica que consiste en colocar documentos a disposicin de los usuarios que lo soliciten dentro de las normas establecidas.Tambin el Diccionario de terminologa archivstica,(1995), editado por el Ministerio de Cultura de Espaa, dice de consulta. examen directo de la documentacin por parte de los usuarios (investigadores, Administracin,etc) sin que ello implique necesariamente la autorizacin para que stos se reproduzcan y/o divulgen total o parcialmente los datos contenidos en los documentos(7) . En ambas, el prstamo, implcitamente est incluido. Por otra parte, en la prctica, existen numerosas expresiones para testimoniar las variantes de la prestacin lgicamente me refiero a las espaolas- dependiendo de lo servido (documentos o informacin) , de los usuarios, del espacio fsico de la prestacin, de la calidad del resultado. Siendo el proceso, afn para todas, sin embargo pueden existir diferencias para estimar alguna variante a tener en cuenta a la hora de los indicadores. As, las consultas se han denominado directas o en sala, sin distinguir entre Administracin y ciudadanos, como vehculo para la comunicacin de los documentos, y consultas a distancia o indirectas como vehculo de comunicacin de la informacin. Otros han optado por internas y externas o internas y pblicas, segn el usuario sea la

propia Institucin o el ciudadano. Segn el espacio, presenciales o no presenciales y segn el resultado de la prestacin positivas o resueltas, negativas, denegadas y derivadas. Desde mi punto de vista habra que descartar las dos ltimas, la primera de las dos, porque pueden estar incluidas en las anteriores y la segunda de las dos porque entiendo que cualquier consulta contestada debidamente est siempre resuelta porque lo negativo del resultado, la denegacin o la desviacin cas siempre resultan de la improcedencia de lo solicitado. Hay muchas ms denominaciones , as el Ayuntamiento de Barcelona distingue entre consultas en sala y consultas remotas . Hay una tendencia acusada en los Archivos municipales a referirse a servicios interiores (a la Institucin/Ayuntamiento) y a servicios exteriores (al ciudadano) (8). Resulta evidente la multiplicacin de nombres. Pero, ni siquiera a efectos de elegir la denominacin para la consulta, el nombre debe ser arbitrario y por lo tanto es procedente una reflexin, porque conviene elegir los indicadores validos para cualquier Archivo. Valga un ejemplo: la denominacin de internas y externas, teniendo en cuenta a los usuarios, no puede resultar pertinente en un Archivo histrico para el que el servicio de los documentos a la Institucin/Administracin es prcticamente nulo. Personalmente me inclino por diferenciar el ofrecimiento y consulta de los documentos (comunicacin de los documentos) y el servicio de la informacin (comunicacin de la informacin), que de alguna manera viene a plasmar el derecho de los ciudadanos al acceso a los documentos y a la informacin (9) para los que valen,respectivamente, las expresiones de consulta directa o en sala y de consulta a distancia o indirecta. El proceso se inicia con la solicitud o demanda del usuario y su acreditacin y concluye, bien, con el reintegro del documento facilitado a su unidad de instalacin o con la contestacin/respuesta facilitada al demandante. Supone localizacin y entrega de los documentos o bien localizacin y elaboracin de la informacin. En uno y otro caso el registro es obligado. Dicho proceso puede definirse como la gestin que satisface el derecho constitucional del acceso a los documentos y a la informacin previa solicitud del usuario y en los trminos establecidos reglamentariamente. Gestin es trmino que eleva la categora de simple entrega de los documentos aunque sta siempre ha estado determinada por la buena organizacin y descripcin previas. Siendo las consultas, sean cuales sean, la manifestacin ms importante del servicio de cualquier Archivo, su responsabilidad corresponde al archivero, sin embargo no deja de ser evidente que la ejecucin de buena parte del proceso del servicio de los documentos resulta tan mecnica como rutinaria- dando por supuesta la correcta organizacin y descripcin de los fondos y, en su caso, colecciones- hasta el punto de llevarla a efecto los subalternos de la plantilla, no ocurriendo igual con el servicio de la informacin. Ocurre que si las consultas en sala o directas se hacen habitualmente en un espacio del Archivo destinado al efecto y requieren la solicitud y acreditacin, siempre mediante formulario establecido, no suele ocurrir otro tanto con las consultas a distancia , manifestadas a travs de los diferentes medios de comunicacin (telfono, carta, email,etc) sin perjuicio del control obligado. Insisto en que el proceso suele resultar ms laborioso si lo referimos a la informacin que si lo referimos a los documentos. De aqu si habra que distinguir entre

unos y otros, a la hora de la totalizacin de estos servicios y a la hora de la elaboracin de una carta de servicios (10) Si hay diferencias a la hora de las denominaciones tambin las hay a la hora de medir y cuantificar. Las variables para determinar la medida han ido desde usuario/solicitud; usuario/tema; usuario/documento/da; usuario/tema/da. Quedndome con las dos ltimas y dando por sentado que el cambio de cualquiera de las tres implica una nueva consulta, las variables: tema y documento, son las que ofrecen problemas, ms la primera que la segunda. El tema es un dato, unas veces cumplimentado por el archivero y otras por el usuario, siempre que ste sea investigador -trmino por otra parte discutible- y en este caso, el cambio de tema solo podr operarse a partir de la voluntad de ste. Tengo la experiencia de que no todos los investigadores suelen hacerlo para evitar el conocimiento de su trabajo por terceros. De aqu mi postura de descartar esa variable a la hora de consensuar la medida. Con relacin a la variable referida a documento (11) no cabe duda que la implantacin de una Administracin electrnica que afecte a la gestin documental determinar que el servicio de los documentos se har uno a uno, con lo cual la variable ayudara a fijar la medida usuario/documento/dia. La distorsin viene sin embargo de la casustica que nos lleva a la prctica en algunos Archivos de ofrecer a los usuarios el contenido documental de una unidad de instalacin, en lugar de documento a documento. El caso es bastante frecuente en los Archivos histricos. La opcin ser , en estos casos, hacer equivaler a efectos de medicin de la consulta- la unidad de instalacin servida con el documento servido. Si esto se consensa cualquier cambio de usuario, de da o de documento (y en su caso unidad de instalacin) determinara una nueva consulta. La consulta a distancia o indirecta, entendida como servicio de la informacin, siempre ha tenido dificultades a la hora de su cuantificacin, de ah, esas expresiones tan habituales y no menos equvocas de entregas por consulta, cuando en una misma solicitud se piden varias informaciones con resultados diferentes o, de bsquedas por consulta cuando la informacin requerida exige operaciones o indagaciones mltiples por parte del archivero. La consulta a distancia es la ms amplia en cuanto a los usuarios, es la ventana del Archivo abierta al exterior. Su medida a efectos de tiempo exige ms que la consulta en sala, pudiendo ir desde la inmediatez a quince das, un mes o ms. A la hora de acotar la medida, mi propuesta es la que sigue: usuario/respuesta, suponiendo una nueva consulta siempre que cambien las variables. Una consulta no tiene nada que ver con la obtencin de reproducciones, sin perjuicio de que la consulta, en ms de un caso derive a la solicitud y prestacin de reproducciones de aquello que se ha consultado. El servicio de reproducciones de documentos, entendemos, corresponde a otro proceso, de aqu que exija registro diferente y no deban totalizarse juntos. Estamos de acuerdo con lo apuntado a este respecto en la definicin del DTA, no as con otros que no opinan de igual forma.

El trmino consulta, utilizado como indicador de gestin, es tambin un indicador a la hora de la calidad por lo que en el momento de elaborar una carta de servicios habremos de precisar el tiempo de la prestacin y necesariamente ese tiempo vara de las consultas en sala o directas que puede medirse en mnutos mientras que las consultas a distancia exigen mayor margen de tiempo, sensiblemente superior en ms de un caso. Y no cabe duda que los usuarios han de conocer la diferencia. De aqu que la variable de tiempo venga en apoyo de nuestra propuesta ( en sala o directa, a distancia o indirecta). Concluimos que si indicador es un instrumento de medida de la gestin y de sus resultados/productos y de sus objetivos, como tal exige una denominacin y una medida.Para la denominacin, nos quedamos con consulta, la unidad de medida ser cada una de las consultas registradas en los correspondientes instrumentos de control (manuales, electrnicos). Otro indicador, las quejas y reclamaciones y la unidad de medida cada una de las quejas o reclamaciones registradas y tramitadas debidamente. En el caso de una carta de servicios, ser conveniente precisar el tiempo de entrega de documentos o de contestaciones y la relacin entre consultas y quejas. El siguiente esquema puede ser ilustrativo: Proceso Servicio de los documentos Indicador (referido al ao) N de consultas en sala N de usuarios Tiempo de entrega (p.e. 15 minutos) N quejas / n consultas en sala

Servicio de la informacin

N de consultas a distancia N de usuarios Tiempo de respuesta (p.e. 1 a 15 das) N quejas/n consultas a distancia

En el caso de no optar por la distincin apuntada la solucin es ms sencilla: N de consultas N de usuarios Tiempo de resolucin (p.e. 15 minutos a 15 das) N quejas/ n consultas A veces es difcil separar el servicio de los documentos del de la informacin, es el caso del ofrecimiento a los usuarios a travs de las webs (documentos digitalizados, instrumentos de descripcin, etc) pero su control y cuantificacin pueden quedar satisfechos en otros indicadores como visitas a la web. Tres apostillas para concluir mi reflexin sobre la consulta. Cuando el servicio de los documentos se hace a las personas de la Institucin con fines de gestin administrativa y cuando los documentos salen del espacio fsico del Archivo que no de la Institucin, el referido servicio marca una diferencia con las consultas en sala para el que hemos adoptado con bastante generalidad la denominacin

de prstamo, siendo bastante habitual para el mismo un registro especfico y una totalizacin aparte. De aqu, para l otra reflexin que veremos. Los usuarios tienen la opcin de examinar todos los instrumentos de descripcin manuales o electrnicos antes de iniciar cualquier consulta. Su libre disponibilidad dificulta su control a efectos de cuantificar este servicio. Su medida, sin embargo, puede ser indirecta a partir del nmero de instrumentos de descripcin disponibles o a partir de las visitas a la web. Con todo, en una carta de servicios se puede consignar entre los derechos de los usuarios. El ltimo comentario tiene que ver con la prctica en algunos Archivos de sumar a las consultas, de las que hemos hablado, las que denominan las consultas de libros, de revistas y de documentacin, como sera el caso de los Boletines oficiales. Sin perjuicio de que esta prestacin es laudable, entiendo que deben diferenciarse, aunque sea conveniente su constatacin. a)Servicio de los documentos (prstamos, salidas temporales) Partiendo de la relacin que acabamos de apuntar- de los prstamos con las consultas en cuanto tambin son servicio de documentos de aqu que algunos archiveros los totalizan conjuntamente- entendemos que existen factores que determinan la conveniencia de su distincin, empezando por una denominacin propia, prstamo de documentos, suficientemente arraigada. Esto no quiere decir que las apreciaciones sobre el mismo y su acotacin, a la hora de los indicadores, revista algunas dificultades para llegar al consenso. Anticipamos la evidencia de su temporalidad y la exigencia de su reintegro, en el plazo reglamentariamente establecido por el Archivo, para justificar nuestro rechazo a denominaciones como prstamos temporales o prstamos devueltos en plazo. El prstamo, siendo servicio de los documentos que no de la informacin, como ocurre con algunas consultas, supone para algunos una exclusividad con relacin a los usuarios a partir de un objetivo nico: la gestin administrativa (12). Existen dos variantes de prstamos, los que slo afectan a los documentos administrativos y a los productores de stos, con la salvedad de otras unidades de gestin de la propia Organizacin o de otras Organizaciones debidamente autorizadas nunca a personas privadas- y los prstamos que afectan a los documentos histricos con fines de restauracin, reproduccin o actividades de difusin y cuyos usuarios, ya sean privados o pblicos han de estar debidamente autorizados para el efecto. Para los primeros se utiliza, prstamos, y para los segundos, con bastante generalidad, la expresin de salidas temporales. Hay otras denominaciones para las dos versiones: prstamos internos u ordinarios y prstamos externos, respectivamente. Siempre y, como en el caso de las consultas, exigen el registro correspondiente. Son muchas las definiciones para el prstamo. En casi todas ellas hay una referencia a la entrega de documentos y a su devolucin en plazo, amn de aludir a las dos versiones. Actualmente, situados en el entorno de la gestin documental y en su gestin de calidad, se dimensiona legtimamente esta actuacin que antes slo habamos

estimado accin u operacin y para la que hoy hablamos de gestin de prstamos. Una definicin que podra ser vlida sera modalidad de la gestin del servicio de los documentos que supone su salida temporal para fines administrativos o para fines de difusin o de conservacin. El proceso se inicia con la solicitud y acreditacin del demandante y concluye con el reintegro del documento o documentos a su lugar de ubicacin. Exige el registro, reconociendo que en el caso de la primera versin esta lleva a un seguimiento y control simplemente archivstico y la segunda implica la formalizacin de un expediente regulado por su correspondiente procedimiento administrativo. Existe dificultad a la hora de acotar los indicadores a partir de su denominacin. Hay quienes hablan de prstamos atendidos que responden a una acotacin sin haber concluido el proceso que hemos dicho no termina sino en el reintegro al lugar de ubicacin. Quiz no tenga sentido hablar de prstamos devueltos en plazo por cuanto esto no es sino remachar uno de los elementos esenciales para su reconocimiento. Ni resuelto, ni atendido, ni devuelto, deben ser calificativos que determinen una variante del prstamo, a la hora de precisar indicadores. Slo el hecho de haber concluido el plazo, sin haberse reintegrado, determinara el prstamo reclamado segn unos, o prstamo no devuelto segn otros que ms adelante veremos. Las variables a la hora de la cuantificacin, para las dos variantes, seran : usuario/documento (simple o compuesto). Ocurre, a veces que se recurre a cuantificar los prstamos por las solicitudes de prstamos, cuando dichos formulario permiten la solicitud de ms de un documento. En este caso no deber recurrirse a las solicitudes para totalizar a los prstamos, por el contrario un adecuado registro permite una cuantificacin correcta del nmero de prstamos y del nmero de usuarios de prstamos. Existe una medida y evaluacin adicional a los prstamos, se trata de los no reintegrados en el plazo reglamentario para los que ya vimos, unos utilizan la denominacin de prestamos no devueltos y otros prstamos reclamados. Siendo las dos expresiones aparentemente semejantes, a efectos terminolgicos, existe una matizacin a tener en cuenta: la no devolucin representa una pasividad que no es tal si se habla de reclamacin que detecta una posicin activa de los archiveros. En algunos Archivos, antes de cumplir el plazo del reintegro, existe la posibilidad de renovacin del prstamo que vuelve a contabilizarse de nuevo. A efectos de indicadores, estimado el proceso como gestin de prstamos de documentos, proponemos dos opciones: Proceso Gestin de prstamos Indicador Nmero de prstamos Nmero de usuarios Nmero de prstamos reclamados

O bien,

Proceso Gestin de prstamos

Indicador Nmero de prstamos Nmero de prstamos reclamados Nmero de salidas temporales Nmero de usuarios

El descenso del nmero de prstamos reclamados, indicio de una deficiencia en la gestin documental, puede ser una de las mejoras a la hora de ofrecer objetivos y los archiveros han de establecer los medios y las medidas para conseguirlo.

c)Ingreso de documentos (transferencias) No todo lo que ingresa en un Archivo exige o es producto de una transferencia y no todas las transferencias son iguales. La transferencia es la principal manifestacin de la funcin archivstica de recoger. Supone el inicio del proceso archivstico general, aunque no siempre suponga el principio de la gestin documental. Funcin, aqulla, en la que hemos distinguido siempre, por una parte la entrada de documentos y por otra la salida de stos _que no de fondos(13)- y para cada una de ellas pueden reconocerse procesos diferentes. Las definiciones para el trmino son numerosas. El DTA dice de ella: procedimiento habitual de ingreso de fondos () en un Archivo mediante traslado de fracciones de series documentales una vez stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoracin para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos El Diccionario brasileiro la define como paso de documentos de un archivo corriente a un archivo intermedio. No entendemos porque esta definicin no contempla sino la transferencia entre un Archivo corriente (administrativo) y el intermedio. El Reglamento del Sistema andaluz de Archivos entiende que es :el proceso de traspaso peridico de la documentacin () de un Archivo a otro siguiendo el ciclo vital de los documentos. La transferencia no es una funcin, sino un proceso que exige una gestin, dentro de la funcin de recoger, y a la vez el producto, el resultado, de ese proceso. No es un simple traslado de ubicacin de los documentos, en tanto en cuanto el Archivo receptor adquiere al recibirlos la responsabilidad archivstica sobre ellos. No se transfieren ni fondos, ni documentacin, sino simplemente documentos. La transferencia presupone la existencia de un Sistema de Archivos por mnimo que sea (Archivos de oficina y central con funciones de intermedio e histrico). Todos los documentos producidos por una Organizacin han de ser transferidos, en los plazos establecidos en el calendario de transferencias. Ese calendario debera precisar que no podrn transferirse al Archivo siguiente los documentos cuya eliminacin corresponda al Archivo anterior. Esto es vital a la hora de la economa al evitar almacenamientos intiles y costosos, amn de colapsar indebidamente los Archivos. Adems el citado

calendario permite prever el nmero de transferencias anuales. No hay una sola modalidad de transferencia aunque no todos las reconozcan. Desde mi punto de vista son: las regulares y las extraordinarias. Las transferencias determinan el crecimiento del fondo o fondos y con l aumentan las posibilidades de servicio a los usuarios. De las transferencias depende todo el desarrollo del resto de las funciones archivsticas, salvo el caso de determinados Archivos Histricos en el sentido ms pleno de la denominacin, como sera el General de Indias, en Sevilla. Las transferencias, peridicas, normalizadas, suponen un proceso doble, el que se inicia en el Archivo remisor y el que se contina en el Archivo receptor. El primero supone, tras la puesta en contacto con el Archivo receptor, la colocacin de fracciones de series lo que presupone la identificacin de las series- en unidades de instalacin (cajas normalizadas), el traslado fsico de un Archivo a otro y la entrega mediante una relacin de contenido o formulario de remisin, normalizado. La colocacin en cajas y el traslado fsico se suprimirn si est implantada la gestin documental electrnica. El proceso en el Archivo receptor supone cotejo, signatura y colocacin ordenada de todas las unidades de instalacin en las estanteras y concluye con la inscripcin en el correspondiente registro de ingreso de documentos. Debe hablarse de dos procesos o de uno solo?. En el primer caso, el proceso en el Archivo receptor siempre lo hemos denominado instalacin dndole la categora de operacin que no de funcin. Frente a la regular, la transferencia extraordinaria, que no es extraordinaria por su importancia, sino por lo que supone de trasgresin a lo regulado (14). No respeta ningun calendario, no es peridica y se suele saltar la normalizacin que afecta al contenido de las unidades de instalacin. Siempre supone un trabajo multiplicado en el Archivo receptor que afecta al cotejo, a la identificacin, a la instalacin y trasciende a la organizacin y a la descripcin. Las transferencias, por supuesto las regulares, deben estar reguladas en los correspondientes Reglamentos aunque resulta evidente que no todos contemplan aquella dualidad (15). Sin embargo, a la hora de evaluar la gestin documental en un Archivo por lo que se refiere a los ingresos la distincin entre unas y otras convendra precisarlas por la incidencia en la dedicacin y en la responsabilidad. El nmero de transferencias regulares anuales y su relacin con las de los aos anteriores son siempre sintomticas de la regularidad y periodicidad de los ingresos, indispensables, en cualquier Archivo, aparte de facilitarnos no solo el volumen de ingresos medidos en m/l, unidades de instalacin o en unidades documentales (16) sino tambin el volumen real del depsito al restarle las eliminaciones. Cualquier otro tipo de ingreso (compra, donacin, depsito voluntario, expropiacin, etc) , ms frecuentes en Archivos histricos, que no administrativos, exige procedimientos y procesos distintos para cada caso y ser necesario cuantificar por separado aunque puedan totalizarse a la hora del volumen final. En Espaa, creo que lo he dicho, ni todos los Reglamentos, ni todos los archiveros estiman las transferencias desde el mismo punto de vista y por lo tanto su medicin y su evaluacin difieren por lo que procede normalizar.

Reconociendo a las transferencias como un producto de la gestin de ingreso de documentos pero no siendo un servicio directo para los usuarios no deber explicitarse como indicador a la hora de elaborar una carta de servicios, a sabiendas, lo repito,de que determinan y condicionan en cualquier Archivo la bondad y volumen de los servicios a los usuarios, de aqu que deba ser un indicador de gestin importante. Mi propuesta: Proceso Proceso de ingreso de docs. Indicador N de transferencias regulares N de transferencias regulares/N transferencias previstas N de otros ingresos /discrecional/ N de documentos ingresados(m/l; u.i.; docs.)

Y ahora una apostilla con relacin a las transferencias. No faltan archiveros que a la hora de cuantificar junto a las transferencias de documentos, aaden y suman las transferencias de libros, de revistas, de documentacin(17). Ciertamente esto es una distorsin. Las transferencias en el contexto archivstico- afectan solo a los documentos de archivo. Termino recordando que son muchos los procesos sobre los que hay que volver para acotar indicadores. Es un ejercicio de normalizacin, de normalizacin de la gestin documental, pero una vez acotados los procesos y sus indicadores hemos de conseguir que su totalizacin, sus ratios, nos vengan dadas automticamente a partir de la aplicacin informtica para la gestin documental en nuestro Archivo. El uso de indicadores no puede ser un trabajo adicional que nos complique nuestra tarea diaria y especfica. Cuando en 1991 escrib un artculo con el ttulo:La normalizacin como punto de partida de la Archivstica haca ya aos que me haba comprometido con la normalizacin, compromiso al que creo he sido fiel. Hoy ms que nunca la normalizacin determina nuestro trabajo.

Notas (1)El concepto de redes de Archivos no es comn en Espaa. Unos lo aplican al conjunto de Archivos de una regin, otros a la agrupacin de Archivos semejantes(como es el caso de los comarcales en Catalua), otros a la sucesin de Archivos como residencias para los documentos segn su edad(Archivos de oficina, Archivo central, Archivo intermedio, Archivo histrico), es el caso de Andaluca. (2) Heredia Herrera, Antonia: Qu es un archivo?, Editorial TREA, 2007 (3) Cruz Mundet, Jos Ramn:La gestin documental en las Organizaciones, 2006, pg.67 (4) Heredia Herrera, Antonia: La identidad como punto de partida de la integracin y del desarrollo, Oviedo, 2006. (5) Eficacia: fuerza y poder para obrar Eficiencia: facultad para lograr un efecto (6) Guinart Jos Mara: Indicadores de gestin para las entidades pblicas, VII Congreso Internacional del CLAD sobre la reforma del Estado. Panam, 2003, pgs. 5y
ss.
(7) El etctera no justifica la referencia expresa a los ciudadanos
(8) Rodrguez Barredo, Julia M ; Benito, Soledad: Acceso a los fondos de los Archivos
municipales, en Actas del V Congreso de ANABAD, XLI, 1991, ns 3-4, pp.173 y ss.
(9) Heredia Herrera, Antonia:Archivstica General. Teora y prctica, 1 edicicn,1986,
pp. 377 y ss.
Corts Alonso, Vicenta: Manual de Archivos municipales, 1989,pp115, 123, tambin se
refiere a la comunicacin de los documentos y a su consiguiente consulta en sala,
distinguiendola del servicio de la informacin.
Romero Tallafigo, Manuel: Archivstica y archivos, 1994, pp. 365 y ss. No precisa ms
que el servicio de los documentos a travs del prstamo a la Administracin y de la
consulta a los ciudadanos, sin aludir a otra casustica
Alberch, Ramn: Entre los Archivos y la sociedad del conocimiento,

continuamente alude al derecho a la informacin y al acceso a los documentos pero no se detiene en su formalizacin y cuantificacin (10) Recientemente Jos Luis de la Torre Merino en su trabajo Hacia el establecimiento de una poltica de calidad en los Archivos. La implantacin de Sistemas ISO 2000. /9000. La normalizacin y la ISO 15.489. Las cartas de servicio como primer instrumento de difusin, pp. 106, a la hora de proponer indicadores para las cartas de servicio recurre tambin y distingue entre :servicio de los documentos y servicio de la informacin, que traduce respectivamente en entregas de documentos y en respuestas. (11) Tanto documento simple, como compuesto. (12) En Andaluca, el Reglamento del Sistema andaluz de archivos(2000) le da el nombre de prstamo administrativo (arts 98 a 103) (13) En este sentido confunde que en el art 22,2. del Reglamento de Archivos municipales de Aragn, de 27 de mayo de 2003, se diga:el archivero municipal podr exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores, cuando no se transfieren fondos habitualmente y la vigencia administrativa afecta a los expedientes no a los fondos. (14) La transferencia extraordinaria se define en el Reglamento del Sistema andaluz de Archivos (2000), art.57: la remisin de documentos de un Archivo a otro motivada por circunstancias de carcter excepcional que impidan su custodia, conservacin , control o servicio siempre que en tales casos no sea procedente que se acuerde el depsito. Cuando la transferencia extraordinaria obedezca al incumplimiento de lo establecido para las transferencias regulares, por el titular del Archivo receptor debern exigirse del rgano competente la depuracin de las responsabilidades disciplinarias que, en su caso concurran. (15) As en el Reglamento del Sistema de gestin documental y de organizacin de Archivos de Canarias (2003), art 21, solo se reconoce una transferencia como forma de ingreso. (16) La ltima posibilidad ser real si est implantada una electrnica. gestin documental

(17) El ltimo Boletn de ANABAD, 2006, LVI, n 1, dedicado monogrficamente a las Bibliotecas universitarias de muchas de las cuales depende el Archivo- y a su gestin de calidad , a la hora de enumerar indicadores para los ingresos, contabilizan juntos, los libros y revistas y los documentos de archivo (vid. p. 84). Sevilla 19 de marzo 2007.